Personalressourcen – Mit einer effizienten Ressourcenplanung Personalengpässen vorbeugen

Personalressourcen – Mit einer effizienten Ressourcenplanung Personalengpässen vorbeugen

Unternehmen stehen im globalen Wettbewerb. Schnelligkeit und die professionelle Ausführung von Projekten sichert Erfolge. Dieser Artikel geht darauf ein, wie eine effiziente Ressourcenplanung das Projektmanagement stützt.

Eine professionelle und zielgerichtete Ressourcenplanung stellt im Unternehmensalltag die Grundlage für ein erfolgreiches Projektmanagement dar.

Erfolgreiche Unternehmen setzen auf eine professionelle Ressourcenplanung und Kapazitätsplanung. Unter dem Begriff Ressourcenplanung, der abweichend ebenfalls als Ressourcenmanagement bezeichnet wird, versteht man die Berechnung oder Kalkulation aller Ressourcen eines Projektes. Die wichtigste Ressource sind die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Ohne gut ausgebildete und flexible Betriebsangehörige kann effektives Projektmanagement nicht gelingen.

Wenn Mitarbeiter und Führungskräfte eine hohe Veränderungsbereitschaft an den Tag legen, kann auf externe Herausforderungen schnell und effizient reagiert werden. Nicht umsonst wird der Themenbereich Change-Management für Unternehmen fortlaufend wichtiger.

Kündigen sich kurzfristige Veränderungen in Bezug auf Kapazitäten, Teams und den Ressourcenbedarf an, zeigt sich, wie gut ein Unternehmen in Bezug auf seine Personalressourcen aufgestellt ist. Agile Entscheidungen implizieren neben Weitblick und Fachwissen vor allem, die Ressource Mensch professionell und ganzheitlich zu verplanen. Hierbei sind die Fachbereich Personalstrategie, Personalcontrolling und die Personalwirtschaft im Ganzen betroffen. Dieser Artikel zeigt, wie eine moderne Ressourcenplanung das Projektmanagement professionalisiert und welche Aufgaben auf Teamleiter, Teams und Ressourcen-Manager bei der Personalplanung zukommen. Ebenso geht der Fachartikel darauf ein, wie Unternehmen offensiv mit Engpässen und Risiken umgehen und eine zukunftsorientierte Personalstrategie verfolgen können. 

Das versteht man konkret unter Ressourcenplanung

Das Ressourcenmanagement als Teil des Projektmanagements verfolgt vor allem das Ziel, durch eine gezielte Planung und eindeutige Maßnahmen Prozesse zu optimieren und den effizienten Einsatz aller Mitarbeiter und Teammitglieder sicherzustellen. Mittels einer optimalen Ressourcenplanung sind Unternehmen in der Lage vom Kleinstauftrag bis zum kompletten Fertigungsplan eines Großauftrages effizient zu kalkulieren. Eine Ressourcenplanung in Bezug auf die Personal- und Arbeitskapazität dient vor allem dazu, die vertraglichen Verpflichtungen zu erfüllen, die im Rahmen von Projekten gegenüber Kunden eingegangen wurden.

Ausschließlich durch eine durchdachte Ressourcenplanung können Unternehmen:

  • Die Wirtschaftlichkeit des Produktionsprozesses sicherstellen,
  • Kosteneffizient und vertragstreu arbeiten und
  • Im globalen Vergleich Wettbewerbsfähigkeit und preisliche Attraktivität sicherstellen.

Personalressourcen beziehen sich qua Definition grundsätzlich auf die Verfügbarkeit der Mitglieder eines Projektteams.

Ein wesentlicher Vorteil der qualifizierten Berechnung von Personalressourcen ist die hohe Kostentransparenz für Unternehmen. Diese kann zusätzlich verfeinert werden, wenn im Personalcontrolling die tatsächlichen Personalkosten ermittelt werden. Softwareapplikationen in der HR-Abteilung können eingesetzt werden, um unkompliziert die Personal- oder Arbeitskosten pro Mitarbeiterstunde zu ermitteln.

In der Folge ist es ohne Aufwand möglich, äußerst präzise die Fixkosten eines Projektes zu berechnen. Dieses faktenorientierte Vorgehen hilft in der Planungsphase zu bestimmen, ob eine externe Vergabe des Projektes aus Kostengründen sinnvoller wäre als die Bearbeitung im eigenen Hause. Alternativ ergeben sich bereits mit den durchschnittlichen Circa-Personalkosten für Entscheider kalkulatorische Anhaltspunkte in Bezug auf die betriebswirtschaftliche Sinnhaftigkeit von Projekten.

Diesen Auftrag haben Personaler, Projektmanager oder Ressource-Manager

Unternehmen aller Größenordnungen stehen in der alltäglichen Praxis vor der gleichen Herausforderung. Kundenprojekte und Aufträge müssen im ersten Schritt zuverlässig geplant und im späteren Verlauf effizient ausgeführt werden. Während im Vorfeld in der Planungsphase Fragen nach der Arbeitskapazität und dem Ressourcenbedarf gestellt werden, kommt es in der Ausführungsphase darauf an, dass alle Pläne und Ausarbeitungen effektiv umgesetzt werden können.

An diesem Punkt kommt es im praktischen Arbeitsalltag in vielen Fällen zu Herausforderungen. Zum Beispiel stehen aufgrund von Krankheiten oder anderen Verpflichtungen nicht alle Mitglieder eines Teams für ein Projekt zur Verfügung. Sind Maschinen und Geräte aufgrund von Wartungsarbeiten nicht wie geplant verfügbar, kann es ebenso zu Engpässen kommen.

Neben dem Einplanen von Puffern aufgrund von internen und externen Faktoren und Engpässen stehen Ressource-Manager, Personaler und Führungskräfte in der Verantwortung, die Wünsche und Vorgaben von weisungsbefugten Teamleitern, Vorgesetzten und der Unternehmensleitung zu beachten und bestmöglich in der Ressourcenplanung abzubilden.

Gerade bei komplexen Projektaufgaben, bei denen es für den Gesamterfolg entscheidend ist Personalressourcen genau und zielgerichtet zu verplanen, benötigen alle Beteiligten eine klare Vision der zu erreichenden Ziele. Werden die wichtigsten Hintergrundinformationen zu den Projektinhalten allen Entscheidern zur Verfügung gestellt, ergeben sich weniger Engpässe und Risiken in Bezug auf die Arbeitsqualität oder Überlastungen. Entscheidend ist darüber hinaus, dass eine kollegiale Kommunikation in der Unternehmensstrategie im Unternehmen von allen Beteiligten gelebt wird. Mit vorausschauender Ressourcenplanung, nutzenorientierter Kommunikation und einer stringenten Personalpolitik gelingt es, die gesteckten Ziele zu erreichen. Werden das Projektmanagement und die betriebsinternen Prozesse effizient strukturiert, entstehen motivierte und schlagkräftige Projektteams. Effizientes Ressourcenmanagement sorgt in diesem Fall für mehr Motivation, Kostenoptimierungen und einem klaren Überblick über die Human Ressources.

Projektmanager oder Personaler, die die Personalressourcen im Unternehmen hauptverantwortlich planen, stehen vor allem vor zwei wegweisenden Fragestellungen:

  • Was beinhaltet ein strukturiertes und strategisches Ressourcenmanagement für die Personalressourcen und warum ist es für die Zielerreichung wichtig?
  • Wie kann innerbetrieblichen Konflikten bei der Planung von Personalressourcen proaktiv vorgebeugt werden?

Was eine strategische Ressourcenplanung im Personalbereich für die Praxis bedeutet

Eine professionell aufgebaute Ressourcenplanung beantwortet die Frage, wie vorhandene Ressourcen in bestehenden Projekten optimal zugeordnet werden können. Ziel einer stringenten Planung ist es, die Effizienz des Projektes zu maximieren. Gleichzeitig muss sichergestellt werden, dass genügend Ressourcen zugeteilt werden, um das Projekt erfolgreich zu implementieren und abzuschließen. Im Ressourcenmanagement unterscheidet man vor allem zwischen:

  • Sachressourcen, wie Arbeitsmitteln oder Grundstoffen im Produktionsprozess.
  • Personalressourcen, anders ausgedrückt der „Ressource Mensch.“
  • Investitionen, die notwendig sind, um die gesteckten Ziele zu erreichen.

Info: Viele Betriebe benutzen heute den englischen Begriff Human Resources für Personalabteilung. Das englische Synonym beschreibt noch besser als das deutsche Wort die Hauptaufgabe von Personalern: Die „Ressource Mensch“ und dessen Arbeitskraft im Unternehmensalltag zielgerichtet zu verplanen. Ebenfalls gehört es zu den Aufgaben der Abteilung „Human Ressources und zum Personalmanagement Angestellten durch gezielte Weiterbildung und Coaching die Möglichkeit zu geben, sich persönlich und beruflich weiterzuentwickeln.

Moderne Ressourcenplanung ist digital

Es gibt effektivere Wege als komplizierte Excel-Listen oder Papier und Bleistift für die Ressourcenplanung zu nutzen. Eine moderne Ressourcenplanung ist digital. Softwareapplikationen sorgen in Echtzeit dafür, dass ein klarer Überblick über die Ressourcenverfügbarkeit möglich ist. Jeder Teamleiter hat die Möglichkeit, über die Software Informationen einzugeben und abzurufen. Durch die Visualisierung in den Tools sind der Ressourcenbedarf, eine Prognose für einzelne Projekte und ebenso Simulationen zu jeder Zeit abrufbar.

Digitale Tools zum Ressourcenmanagement unterstützen sowohl Teams und ebenso das Management bei der Bewertung des Projekterfolgs. Sie zeigen auf, welche Mitarbeiter federführend am Projekt und seinen Erfolgen beteiligt waren. Die Software kann ebenfalls behilflich sein, Kostentreiber in Projekten zu entdecken und einzelne Bereiche zu optimieren. Key Performance Indicators (KPI) können zu jeder Zeit betrachtet und verglichen werden. Durch digitale Tools gewinnen Unternehmen Klarheit über ihre Kapazitäten, können Risiken, Engpässe und den Aufwand für Teams besser berechnen und Projekte verlässlicher planen. Für künftige Projekte können Kapazitätsbedarfe antizipiert werden, was zielgenauere und schnellere Planungen zulässt.

Softwareapplikationen sind darüber hinaus in der Lage, umfangreiche Planungen abteilungsübergreifend zu realisieren, die ohne digitale Unterstützung schwer vorstellbar wären. Durch Einarbeiten aller Qualifikationen, Kenntnisse und Fähigkeiten von Mitarbeitern ist auf einen Blick in Personalinformationssystemen und in der Ressourcenplanung ablesbar, welche Teams aufgrund ihrer Skills am besten performen werden. Dieses Vorgehen unterstützt Teamleiter bei der korrekten Auswahl und macht die Personalplanung flexibler.

Zusammenfassend sind Softwarelösungen in der Ressourcenplanung sinnvoll, zielführend und alternativlos. Eine analoge Planung mit Zettel, Stift oder Excel führt im Gegensatz zu einem Wettbewerbsnachteil, da es durch die Globalisierung und Digitalisierung entscheidend ist, agil, flexibel und „just in time“ zu reagieren. Workforce-Management und eine durchdachte Personalstrategie sind digital. 

Sach- und Personalressourcen spielen in der Ressourcenplanung eine entscheidende Rolle

Beim Aufbau von Projekten spielen sowohl die Sachressourcen und ebenso die Personalressourcen eine wichtige Rolle. Ohne gut ausgebildetes und einsatzfähiges Personal und zielgerichtete Investitionen kann kein Projekterfolg realisiert werden. Aus diesem Grund beschäftigt sich dieser Artikel vor allem mit der richtigen Planung der „Ressource Mensch.“ Personalressourcen beziehen sich auf die konkrete Verfügbarkeit der vorhandenen Projektmitglieder. Aus Transparenzgründen und um die effektiven Projektkosten zu ermitteln, ist es sinnvoll, diese grundsätzlich mit den tatsächlichen Personalkosten zu erfassen.

Hintergrund: Um Personalressourcen einheitlicher berechnen zu können, bedient man sich in der Kalkulation den aus der Statistik bekannten Vollzeiteinheiten (VZE). Eine Vollzeiteinheit ist hierbei als eine Position definiert, die zu 100 % von einem Mitarbeiter besetzt ist. Zwei Teilzeitkräfte mit 70 % Arbeitszeit und 30 % Arbeitszeit bilden bei der Berechnung ebenfalls eine Vollzeiteinheit.

Um die verfügbare Anzahl von VZE zu ermitteln, wird wie folgt vorgegangen:

  1. Im ersten Schritt werden alle Mitarbeiterpositionen in Vollzeit addiert.
  2. Im zweiten Schritt werden alle Teilzeitmitarbeiter und geringfügig angestellten Mitarbeiter entsprechend Ihrer Arbeitszeit in Vollzeiteinheiten umgerechnet.

Mit dieser nachvollziehbaren Kalkulationsmethode können Personalressourcen und die Arbeitskapazität detaillierter berechnet werden. Bei der Erstellung von statistischen Arbeitskostenerhebung nutzt man die Anzahl der Vollzeiteinheiten ebenfalls, um die Arbeitskosten pro Vollzeiteinheit zu ermitteln.

Risiken bei der Ressourcenberechnung – das sollte jedes Unternehmen wissen

Es steht außer Frage, dass Personalkosten im Unternehmen unabhängig davon anfallen, in welchem Projekt ein Mitarbeiter beschäftigt ist. Trotz dieser Tatsache würde die Nicht-Berechnung von Ressourcen und Personalkosten dem Unternehmen im Endeffekt schaden. Die Ressourcenplanung erfüllt einen wesentlichen Zweck im Personalcontrolling und wirkt wie ein Sicherheitsnetz für das Projektmanagement.

Zum einen garantiert eine sinnvolle und objektive Ressourcenplanung des Personals, dass Aufwand und Nutzen (Return on invest) in einem korrekten Verhältnis zueinander stehen. Ein als betriebswirtschaftlich unrentabel definiertes Projekt kann schneller gestoppt oder extern vergeben werden. Gleichzeitig hilft die Planung des Mitarbeitereinsatzes Überlastungen oder Engpässe während eines Projektes zu vermeiden. Den Ressourcenbedarf in Bezug auf das Personal proaktiv zu ermitteln, spart Kosten und sichert die vertragsgemäße und erfolgreiche Beendigung des Projekts. Ein durchdachtes Ressourcenmanagement ist grundsätzlich die beste Lösung.

Beispiel: In einem Unternehmen mit 50 Angestellten in der Produktion ist die Auftragslage und die Auslastung der Mitarbeiter im Laufe eines Jahres großen Schwankungen unterlegen. Bei einer intensiven Auftragslage kann die Arbeitskapazität der Mitarbeiter vollständig genutzt werden. Zusätzlich müssen bei Vollauslastung Überstunden geplant und neue Angestellte in Arbeitnehmerüberlassung rekrutiert werden. Zum Jahresende und in den Sommermonaten beträgt die kalkulierte Auslastung der Beschäftigten im Gegensatz weniger als 70 %. Dies bedeutet abseits vom Abbau von Überstunden für das Gesamtjahr eine verminderte Rentabilität. Einzelne Projekte oder der gesamte Produktionsprozess müssen professionalisiert werden.

Am Beispiel ist abzulesen, dass eine Personalstrategie die nicht auf kalkulatorischen Fakten basiert, zu Überlastung und Problemen führt. Werden Personalressourcen im Gegensatz vorausschauend und kontinuierlich geplant, können die verfügbaren Ressourcen bestmöglich ausgenutzt werden. Ein ökonomischer Projektprozess und das bestmögliche Ausnutzen der Ressourcen ist die Folge.

Um die optimale Auslastung von Mitarbeitern sicherzustellen, planen erfolgreiche Unternehmen ihre Angestellten nicht ausschließlich für ein Projekt oder eine Arbeitsaufgabe ein, sondern verplanen die Arbeitskapazität jedes Angestellten auf Basis von Projekten.

Dies wirkt im ersten Moment sinnvoll, beinhaltet gleichzeitig Risiken. Diese liegen vor allem darin begründet, dass eine Vielzahl von Vorgaben von unterschiedlichen weisungsbefugten Vorgesetzten und Projektverantwortlichen Probleme im Ablauf verursachen kann. Eine stringente Ressourcenplanung setzt in diesem Fall voraus, dass alle internen Prozesse aufeinander abgestimmt sind und die Kommunikation untereinander harmonisiert wird. Einheitliche Softwareprogramme für das Ressourcenmanagement sind aus diesem Grund alternativlos da sie helfen, die unterschiedlichen Verantwortlichkeiten zu kanalisieren.

Effektive und praxiserprobte Techniken für die effiziente Ressourcenplanung

Mit der Ressourcenzuteilung, dem Ressourcenabgleich und der Ressourcenprognose stehen Unternehmen drei praxiserprobte und sinnvolle Techniken für die Ressourcenplanung zur Verfügung, die auf die vorausschauende Kalkulation von Personalressourcen angewandt werden können. 

1. Die Ressourcenzuteilung

Eine der erfolgversprechendsten Techniken zur Planung von Personalressourcen ist die Ressourcenzuteilung. Richtig umgesetzt verspricht diese Methodik eine nahezu maximale Ausnutzung aller Personalressourcen. Ressourcenzuteilung fokussiert sich vor allem auf zwei Fragen:

  1. Wie viele Mitarbeiter sind aktuell im Unternehmen für Projektaufgaben verfügbar?
  2. Über welche Fähigkeiten und Arbeitskapazitäten verfügen die Angestellten?
  3. Gibt es zu viele Mitarbeiter mit entsprechender Qualifikation, die durch Outsourcing versetzt werden sollten? 

Um Planungssicherheit und Übersichtlichkeit zu garantieren, empfiehlt sich der im Rahmen der Ressourcenzuteilung der Einsatz eines digitalen Planungsprogrammes. Moderne ERP-Programme (Enterprise Ressource Planning) bieten unter anderem die Möglichkeit, Sach- und Personalressourcen im Detail zu erfassen und übersichtlich zu gliedern. Durch ein anschauliches Berichtswesen kann die Software visualisieren, welche Personalressourcen für einzelne Projekte zur Verfügung stehen.

Neben den Teamleitern, die vor allem für die strategische und fachliche Umsetzung einzelner Projekte verantwortlich sind, übernehmen Personaler oder spezialisierte Ressource Manager in vielen Fällen die Ausarbeitung der Personalressourcenplanung. Ressource Manager beschäftigen sich ohne Ausnahme mit der sorgfältigen Planung aller Projektparameter. Auf diese Weise gewährleisten erfolgreiche Betriebe, dass für Projektarbeiten jederzeit eine optimale Anzahl von Mitarbeitern verfügbar ist. Bei Unterdeckung durch Krankheit oder innerbetriebliche Ereignisse können verantwortungsbewusste Planer kurzfristige Maßnahmen ergreifen, die die Bearbeitung des Projektes sicherzustellen.

Ressourcenzuteilung ist ein fortlaufender Prozess

Eine effektive Ressourcenzuteilung ist ein kontinuierlicher Prozess, der fortlaufend verbessert und optimiert werden muss. Arbeiten alle am Prozess Beteiligten kollegial zusammen, fördert dies die Erfolgschancen des Projektes und die Leistungsfähigkeit der Belegschaft. Regelmäßigen Meetings sorgen dafür, alle Projektbeteiligten auf den gleichen Wissensstand zu bringen und Herausforderungen lösungsorientiert im Sinne der Unternehmensziele anzugehen. Teamleiter, Mitarbeiter und Vorgesetzte überzeugen durch ihre Flexibilität und Anpassungsfähigkeit.

Trotz proaktiver Planungsarbeit und einer nutzenorientierten Kommunikationskultur wird die Planung von Personalressourcen zu keinem Zeitpunkt fehlerlos funktionieren. Abweichungen, Fehler und eine Unter- oder Überdeckung mit Personal können nicht ausgeschlossen werden. Dies ist der Fall, da Überlastungen oder Engpässe durch Erkrankungen im Arbeitsprozess ohne Vorwarnung entstehen können. Kann der Belegungsplan in einem solchen Fall flexibel angepasst werden, ist das Unternehmen in der Lage, seine „Human Ressources“ effizient einzusetzen.

2. Der Ressourcenabgleich

Die Methode des Ressourcenabgleiches basiert vordergründig auf der Erfassung aller Fähigkeiten und Qualifikation der Betriebsangehörigen. Bei einem Ressourcenabgleich wird konkret analysiert, ob innerhalb des Betriebes Mitarbeiterressourcen ineffizient genutzt werden. Verfügt ein Mitarbeiter über Arbeitskapazitäten und besitzt er die richtige fachliche Qualifikation, kann er für weitere Projekte eingeplant werden.

Beispiel: Im Produktionsbereich Fahrzeuglackierung benötigen Mitarbeiter ausgeprägte IT-Kenntnisse für die Steuerung der automatisierten Produktion. Ein spezialisierter Mitarbeiter fällt aufgrund eines Betriebsunfalles für voraussichtlich drei Monate aus. Ein anderer Angestellter, der im Arbeitsbereich Endkontrolle tätig ist, verfügt über eine nachweisliche Qualifikation im Bereich IT/Automatisierungstechnik. Aufgrund des Ressourcenabgleichs kann dieser Mitarbeiter zeitweise dem Produktionsbereich Fahrzeuglackierung zugeteilt werden. Auf diese Weise ist es möglich, den Krankheitsfall betriebsintern und ohne Einstellung einer externen Aushilfe zu kompensieren. 

3. Die Ressourcenprognose

Eine Projektion oder Prognose in Bezug auf die Personalressourcen stellt eine weitere Methodik dar, die eine professionelles Ressourcenplanung sicherstellt. Abseits von kurzfristigen Projektplanungen helfen Langzeitplanungen und die Kalkulation möglicher Projektszenarien, eine Ressourcenprognose zu erstellen. Grundvoraussetzung hierfür ist die umfassende Fachkenntnis des Projektleiters und aller beteiligten Mitarbeiter in Bezug auf Arbeitskapazität, Aufwand, Risiken und Teamstrukturen.

Eine objektive Einschätzung von Produkt, Markt und Mitbewerberaktivitäten hilft, eine Ressourcenprognose zu erstellen, die valide Anhaltspunkte liefert, wie hoch der Personaleinsatz in Zukunft sein wird. ERP-Software und die gezielte Kommunikation und Abstimmung aller Beteiligten unterstützen Projektverantwortliche, Teamleiter und Ressource-Manager, valide Projektionen aufzubauen. Im internationalen Personalmanagement kann die Ressourcenprognose hohe Kosten sparen, wenn die Qualifikation von Mitarbeitern weltweit durch digitalisierte Prozesse genutzt wird. 

Vorteile einer stringenten Ressourcenplanung für Ihr Unternehmen

Engpässe aufgrund kurzfristiger Krankheitsphasen oder bei einem zu hohen Workload können Projekte zum Scheitern bringen. Hohe Kosten oder ein verlangsamter Projektfortschritt können ebenfalls die Folgen von fehlerhafter Planung sein. Vorausschauende Unternehmen sorgen vor und schenken der Ressourcenplanung und im speziellen der Personalressourcenplanung beim Aufbau von Projekten eine hohe Aufmerksamkeit.

Dieses Vorgehen garantiert, dass der Projekterfolg bei unvorhergesehenen Problemen zu keinem Zeitpunkt gefährdet ist. Wissen Unternehmen im Detail, über welche Qualifikation ihre Beschäftigten verfügen, sind diese effektiver einsetzbar. Ein klarer Überblick über die Ressourcenverfügbarkeit garantiert eine verlässliche Prognose und eine schnelle Personalanpassung als Lösung bei Überlastung. Vor allem ein klares Verständnis über Kosten und Nutzen bewahrt Unternehmen vor ungeplanten Mehrausgaben. Die Rentabilität und der Erfolg des Projektes bleiben gesichert.

Gerade Unternehmen, in denen aufgrund internationaler Ausrichtung ein hoher Kostendruck vorherrscht, profitieren von professioneller Ressourcenplanung. Werden Ressourcenplanung, Projektmanagement und strategische Planung miteinander verwoben, entsteht eine hohe Produktivität.

Weitere Vorteile einer ökonomischen Ressourcenplanung sind:

Höhere TransparenzMöglichkeit, die Auslastung von Mitarbeitern oder ganzen Teams anhand einfacher Parameter aufzuschlüsseln und Maßnahmen zu implementieren, die eine optimale Personalauslastung unterstützen
Gesteigerte EffektivitätSicherstellen eines effizienten und vorausschauenden Personaleinsatzes. Durch Mitarbeiterbefragungen kann die Ressourcenplanung zusätzlich professionalisiert werden. 
MitarbeitermotivationOptimal ausgelastete Mitarbeiter, die sich fachlich und persönlich in Projekten weiterentwickeln können, sind motivierter und belastbarer. Dies verhindert Demotivation, krankheitsbedingte Ausfälle oder Fehlzeiten
FehlermanagementERP-Programme und softwaregestützte Ressourcenplanung helfen, Misserfolge in Projekten objektiv zu analysieren. Dies erhöht den Lerneffekt und zeigt auf, ob und inwieweit die Personalressourcen die Negativentwicklung begünstigt haben. Ein besseres Qualitätsmanagement ist die Folge. 
Return on invest (ROI)Durch effiziente Planung wird der Erfolg des Projektes und ein hoher ROI sichergestellt. Als ROI wird eine betriebswirtschaftliche Kennzahl zur Messung der Rendite bezeichnet. Das eingesetzte Kapital und die Ressource Mensch wird ins Verhältnis zum Ertrag oder Erfolg gesetzt. Ein hoher ROI ist Ziel jedes Projektes.

Innerbetrieblichen Konflikten bei der Planung von Personalressourcen proaktiv vorbeugen

Die unterschiedlichen Player im Unternehmen vertreten verschiedene Interessen. Jeder Teamleiter hat das Ziel, die eigenen Projekte effizient durchzuführen. Die Personalressourcenplanung konkretisiert, wieviel Personal verfügbar ist. Sie soll sicherstellen, dass allen Abteilungen ausreichend qualifiziertes Personal zu Verfügung steht.

Der Zugriff auf die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter eines Unternehmens wird durch die folgenden Einflussfaktoren limitiert:

  1. Interne Einflüsse, wie zum Beispiel Zuteilungen der Fachvorgesetzten oder
  2. Externe Gegebenheiten wie Erholungsurlaub, Krankheit oder andere Abwesenheitsgründe.

Unvorhergesehene, nicht abgesprochene Entscheidungen oder kurzfristige Ausfälle können ohne Vorwarnung zu innerbetrieblichen Konflikten oder Problemen führen, die den Projektablauf nachhaltig stören. Insbesondere kann dies der Fall sein, wenn die disziplinarischen Vorgesetzten einzelner Mitarbeiter in Bezug auf Projektplanung und Personaleinsatz anderer Meinung sind als Projekt- oder Teamleiter. Vor allem bei Multi-Projekteinsätzen mögen die Interessen des Fachvorgesetzten und des Ressource-Managers voneinander abweichen und unterschiedliche Prioritäten berücksichtigen. Überlastung und Engpässe sind vorprogrammiert.

Nutzenorientierte Kommunikation als Lösung bei Interessenkonflikten

Interessenskonflikte in Bezug auf die Ressourcen- oder Personaleinsatzplanung haben Einfluss auf Entscheidungsträger, Mitarbeiter und die allgemeine Motivation. Ausschließlich durch die proaktive Besprechung aller Projektdetails und regelmäßige Abstimmungsmeetings können Probleme entzerrt werden. Kommunikation ist wichtig und gleichzeitig kein Allheilmittel, um strukturelle Probleme zu lösen.

Sind beispielsweise zu wenig Mitarbeiter verfügbar, ist jede Lösung grundsätzlich ein Kompromiss. Durch eine kollegiale Kommunikation wächst gleichzeitig das Verständnis für die Belange aller Abteilungen und Projekte, wobei die Unternehmensziele im Mittelpunkt stehen sollten. Eine objektive und empathische Nutzenkommunikation unterstützt Entscheider, jedes Projekt als Teil der Unternehmensstrategie wahrzunehmen.

Viele erfolgreiche Unternehmen haben positive Erfahrung mit bereichsübergreifenden Meetings gemacht, in denen alle Fachvorgesetzten über Projektupdates informiert werden. Durch eine derartige Kommunikation innerhalb der Linienorganisation wird sichergestellt, dass alle verantwortlichen Führungskräfte ausreichend Informationen zum Projekt haben. Diese werden in der Folge schriftlich aufbereitet und dienen als Grundlage für weitere Entscheidungen im Projektmanagement.

Offene Diskussionen, auf die kollegiale Beschlüsse und Kompromisse folgen, führen zu einem besseren Teamspirit. Die Identifikation aller Beteiligten mit dem Unternehmen und seinen Unternehmenszielen steigt. Ressourcenplanung ist zusammenfassend mehr als die Planung von Arbeitskapazitäten im Personaleinsatz. Es stellt vielmehr eine der wichtigsten Grundlagen im Projektmanagement dar. Der Dreiklang aus Ressourcenmanagement, Projektmanagement und strategischer Planung führt zu höherer Produktivität bei gleichzeitiger Transparenz.

Zusammenfassung: So stärkt ein durchdachtes Ressourcenmanagement Ihren Personaleinsatz

Die stringente Planung von Personalressourcen ist für Unternehmen jeder Größe einer der wichtigsten Parameter. Ohne gut ausgebildetes und motiviertes Personal können die Unternehmensziele nicht erreicht werden. Personalressourcen sind ein wichtiger Teilaspekt in der Projektplanung. Zusammen mit der Planung der notwendigen Sachressourcen und der vorausschauenden Kalkulation von Investitionen wird das Ressourcenmanagement komplett. Ein effizientes Ressourcenmanagement hat somit umfassende Auswirkungen auf das Erreichen von Projektzielen.

Projektleiter oder Ressource-Manager stehen in der Verantwortung, die Ressource Mensch als wichtigen Parameter professionell zu verplanen, um das Erreichen der Unternehmensziele sicherzustellen. Hierbei unterstützen die Verantwortlichen Softwarelösungen wie beispielsweise ERP-Programme oder digitale Software zur Ressourcenplanung effektiv.

Durch eine sinnvolle Ressourcenzuteilung, einen Ressourcenabgleich oder durch die Prognose von notwendigen Ressourcen für ein Projekt, tragen verantwortliche Projektmanager dazu bei, dass Plankosten eingehalten und die Projektziele fokussiert werden.

Es steht außer Frage, dass aufgrund externer oder interner Umstände kein Ressourcenmanagement perfekt und optimal ausgestaltet werden kann. Aus diesem Grund kommt es für alle am Prozess beteiligten Mitarbeiter darauf an, Veränderungen in der Planung von Personalressourcen mit hoher Flexibilität und Lösungsorientiertheit anzunehmen. Dies setzt nachhaltige und funktionierende Kommunikationsstrukturen im Unternehmen voraus.

Grundsätzlich sind die Belegschaft sowie ihre Motivation und Qualifikation in jedem Unternehmen entscheidend dafür, Zielvorgaben zu erreichen und zu übertreffen. Der richtige Einsatz der im Betrieb vorhandenen Personalressourcen leistet zusammenfassend einen entscheidenden Beitrag, Projekte von der Planung über die Startphase bis zur Realisierung erfolgreich voranzutreiben.

Statt zu viel Wert auf die Terminplanung oder die inhaltliche Ausgestaltung des Projektes zu setzen, sollte in jedem Fall ausreichend Zeit darauf verwendet werden, eine effektive Planung der Personalressourcen durchzuführen. Eine objektive Aufstellung des Ressourcenbedarfs führt zu einer schnelleren Zielerreichung sowie nachhaltiger Mitarbeiterzufriedenheit. Diese basiert vor allem auf dem Umstand, dass Angestellte zielorientiert in Projekte eingesetzt werden, statt aufgrund von Engpässen zu überlasten. Eine professionelle Ressourcenplanung ist alternativlos, um alle Ziele des Projektmanagements umzusetzen und die Ressource Mensch vernünftig und systematisch zu verplanen.

Autor: Torsten Niermann