Jedes Unternehmen benötigt engagierte und qualifizierte Mitarbeiter. Neben der Besetzung aller Positionen sind ebenfalls die Qualifikation und die Fähigkeiten der Angestellten entscheidend, damit Unternehmen ihre Ziele erreichen können. Eine kluge Personaleinsatzplanung garantiert, dass zu jeder Zeit genügend geeignetes Personal zur Verfügung steht.
Neben der Kalkulation des Personalbestands und einer Besetzung aller vakanten Positionen kommt es ebenfalls darauf an, dass die Beschäftigten entsprechend ihrer Fähigkeiten und Qualifikation im Betrieb eingesetzt werden. Geschieht dies nicht, kann dies gravierende Auswirkungen haben. Zum einen sinkt die Produktivität im Betrieb. Gleichzeitig können die Stimmung der Beschäftigten und ihre Identifikation mit dem Unternehmen massiv leiden. Eine hohe Mitarbeiterfluktuation kann die Folge sein, die vor allem in Zeiten eines Fachkräftemangels verheerend ist.
Um Probleme dieser Art zu vermeiden, ist eine professionell vorbereitete Personaleinsatzplanung für Betriebe aller Größenordnungen entscheidend. Die Personaleinsatzplanung ist ein wichtiger Bestandteil der Personalplanung. Im Rahmen der Personaleinsatzplanung wird die „Ressource Mitarbeiter“ den vorhandenen Stellen im Unternehmen zugeordnet. Bei der Personaleinsatzplanung geht es nicht in erster Linie darum, die Positionen im Betrieb mit Mitarbeitern zu besetzen. Vielmehr muss deren Qualifikationsprofil und die Eignung der Angestellten zur Positionsbeschreibung passen. Zeitliche und örtliche Aspekte sind für die Personalplanung ebenfalls wichtig.
Was sind die Aufgaben der Personaleinsatzplanung?
Das Ziel aller Maßnahmen im Rahmen der Personaleinsatzplanung besteht darin, dass zu jedem Zeitpunkt die richtige Anzahl von Mitarbeitern zur Verfügung steht. Entscheidend ist, dass es sich um Beschäftigte handelt:
- die über die passende Qualifikation und
- die fachlichen Kenntnisse und Fähigkeiten verfügen,
um die anfallenden Tätigkeiten im Betrieb ausführen zu können. Decken sich die Eignung und das fachliche Know-how der Mitarbeiter mit den Anforderungen der einzelnen Position, ist die Personaleinsatzplanung erfolgreich.
Gibt es Abweichungen zwischen den Stellenerfordernissen und der Eignung, muss umgeplant werden. Entweder erhält der Stelleninhaber die Möglichkeit, sich weiterzubilden. Alternativ kann ein neues Betätigungsfeld für den Betriebsangehörigen gefunden werden. In der Personaleinsatzplanung werden Mitarbeiter als Kostenfaktor behandelt. Es muss sichergestellt sein, dass sowohl für das Unternehmen wie für den Angestellten eine Win-Win-Situation entsteht. Dies ist der Fall, wenn Arbeitsplätze zu den Interessen und Potenzialen des Mitarbeiters passen. Des Weiteren sollte der Nutzen oder Gewinn für das Unternehmen höher ausfallen, als die Mitarbeiterkosten.
Das Ziel der Personaleinsatzplanung wirkt auf den ersten Blick leicht erreichbar, da sich das Recruiting darauf fokussiert, die besten Mitarbeiter einzustellen. Sie müssen zum Unternehmen und zur Position passen. In der Praxis kann ein professioneller Personaleinsatz gleichzeitig mit vielen Herausforderungen einhergehen. Zum einen verändern sich die Anforderungen an Positionen, da sich Märkte und Mitbewerber wandeln. Desgleichen können kurzfristige Fehlzeiten von Mitarbeitern eine durchdachte Personaleinsatzplanung, die in manchen Firmen ebenfalls als Schichtplan oder Dienstplanung bezeichnet wird, verzerren. Erkranken Mitarbeiter an Schlüsselpositionen kurzfristig oder fallen Angestellte mit langjähriger Unternehmenserfahrung langfristig aus, gehört es zur Personalarbeit, schnell reagieren zu können.
Ähnlich verhält es sich in Branchen, die sich durch ein starkes Saisongeschäft auszeichnen. Im Weihnachtsgeschäft oder in den Sommermonaten muss in diesen Fällen ein erhöhter Personalbedarf an Arbeitsplätzen gesteuert werden. Um dies zu bewältigen, ist es sinnvoll, den Personaleinsatz proaktiv und langfristig zu planen. Dies impliziert, Personalbudgets einzuhalten, frühzeitig Verträge mit Aushilfen oder Saisonkräften zu schließen und insgesamt eine flexible Personaleinsatzplanung zu garantieren.
Die theoretische Herangehensweise beim Personaleinsatz
Bevor es zu unvorhergesehen Fehlzeiten und Herausforderungen durch das Saisongeschäft kommt, zeichnet sich die Personaleinsatzplanung vor allem durch eine theoretische, planerische Herangehensweise aus. Es gilt, die Mitarbeiter im Unternehmen in Bezug auf:
- Ihren Zeiteinsatz auf Basis ihres Arbeitsvertrages.
- Ihre Qualifikation, Fähigkeiten und Ihre Fachkompetenz.
- Ihren Arbeitsort.
unter Effizienzgesichtspunkten einzuteilen. In der Personalarbeit muss berücksichtigt werden, dass einem Großteil der Mitarbeiter eine feste Position im Unternehmen zugesichert wurde. Diese Beschäftigten können nicht grundlos versetzt werden. In allen anderen Bereichen muss der Schicht- oder Dienstplan in einer Weise aufgebaut werden, dass er:
- Die innerbetrieblichen Belange berücksichtigt.
- Wünsche in Bezug auf Einsatzzeit und Ort der Beschäftigten beachtet.
- Gesetzliche Arbeitszeitvorgaben oder innerbetriebliche Richtlinien einbezieht.
- Eine sinnvolle Zuordnung der Mitarbeiter nach Qualifikation sicherstellt.
Zusammenfassend besteht die wichtigste Aufgabe der Personaleinsatzplanung darin, die Belegschaft wohlüberlegt und faktenbasiert den Positionen im Betrieb zuzuordnen. Dies kann aufgrund von ungeplanten Fehlzeiten, Mitarbeiterfluktation oder bei sich verändernden externen Rahmenbedingungen eine Herausforderung sein. Moderne Unternehmen nutzen für einen mitarbeiterzentrierten und effizienzbasierten Personaleinsatz spezifische Personalsoftware. Sie kann Personalverantwortliche in der Personalarbeit unterstützen, die Zuordnung nach Aufgaben und Fähigkeiten vornehmen und die HR-Abteilung administrativ entlasten. Darüber hinaus unterscheidet man verschiedene Arten der Personaleinsatzplanung, mit deren Hilfe Mitarbeiter professionell zugeordnet werden können.
Wenn Sie mehr über Personalmanagement erfahren möchten, lesen Sie dazu einfach folgenden Artikel: Grundlagen Personalmanagement: Organisation und Aufgaben in der Personalabteilung
Welche unterschiedlichen Formen der Personaleinsatzplanung gibt es?
Insgesamt kann die Personaleinsatzplanung in drei unterschiedliche Arten unterschieden werden:
- Die quantitative Personaleinsatzplanung.
- Die qualitative Personaleinsatzplanung.
- Die zeitliche und örtliche Personaleinsatzplanung.
Was man unter einer quantitativen Personaleinsatzplanung versteht
Hinter dem Begriff der quantitativen Personaleinsatzplanung verbirgt sich eine einfache Rechenformel. Man kalkuliert:
- Ob der Personalbestand in einer Planungsperiode und
- Der Personalbedarf
deckungsgleich sind.
Beispiel: Ein Unternehmen plant den Personaleinsatz für das kommende Quartal. In der Firma arbeiten 600 Mitarbeiter in Einsatzwechselschichten in der Produktion. Durch zwei neue Kooperationspartner steigt der Personalbedarf um 50 weitere Mitarbeiter. Gleichzeitig verlassen 5 Angestellte das Unternehmen aufgrund einer Arbeitgeberkündigung. Darüber hinaus werden 3 Mitarbeiter verrentet. Der kalkulatorische Personalbestand beträgt zu Beginn des Quartals 592 Mitarbeiter. Da in der Personalplanung ein Personalbedarf von 650 Mitarbeitern angefordert wurde, müssen zusätzlich 58 Mitarbeiter rekrutiert werden. Ein Mitarbeiter fällt additional kurzfristig für voraussichtlich 3 Monate aufgrund von Krankheit aus. Das Unternehmen entscheidet sich für diesen Zeitraum für eine Aushilfe, die in Arbeitnehmerüberlassung angeworben wird.
Am Beispiel ist ohne Zweifel erkennbar, dass die quantitative Personaleinsatzplanung das Ziel verfolgt, den Personalbedarf des Unternehmens zu decken. Um dieses Ziel zu erreichen, muss im Detail und strategisch kalkuliert werden. Vergeht eine zu lange Zeit zwischen der Informationsbeschaffung und nachfolgenden Personalentscheidungen, könnte ein rechtzeitiges Onboarding neuer Mitarbeiter unmöglich werden.
Neben der langfristigen Personaleinsatzplanung, die eng mit der Personalbestandsplanung und der Personalbedarfsplanung korreliert, müssen ebenfalls kurzfristige Schwankungen ausgeglichen werden. Die Personalarbeit in Bezug auf den Personaleinsatz beinhaltet aus diesem Grund ebenfalls die Zuordnung von Aushilfen oder Leiharbeitern oder die einstweilige Versetzung von Angestellten in andere Bereiche. Auf diese Weise können Arbeitsplätze die für die Produktion eine hohe Relevanz haben, priorisiert werden.
Worauf sich die qualitative Personaleinsatzplanung konzentriert
Ebenso wie in der Personalbestandsplanung oder der Personalbedarfsplanung werden in der Personaleinsatzplanung die qualitativen Anforderungen und Fähigkeiten überprüft. Bei einer kurzfristigen Personaleinsatzplanung wird beispielsweise geprüft, welche Kenntnisse und Qualifikation aktuell im Unternehmen benötigt werden. Wird die qualitative Personaleinsatzplanung für einen längerfristigen Zeitraum durchgeführt, besteht gleichzeitig die Möglichkeit, fehlende Kenntnisse und Fertigkeiten zu eruieren und Betriebsangehörige individuell extern oder intern weiterzubilden.
Ein Unternehmen verliert an Effizienz, wenn es auf der einen Seite über genügend Mitarbeiter verfügt, denen gleichzeitig das notwendige fachliche Know-how fehlt. Bei der Zuordnung und Planung des Personaleinsatzes müssen zu jeder Zeit qualitative Kriterien zu den Beschäftigten einbezogen werden. Bei einer vorausschauenden Personalarbeit und erfolgter Personalbestands- und Bedarfsplanung wurden die wichtigsten Informationen zur Belegschaft und ihren individuellen Fähigkeiten ermittelt. Sie können in der Folge ohne Mühe in die qualitative Personaleinsatzplanung transferiert werden.
Warum eine zeitliche und örtliche Personaleinsatzplanung essenziell ist
Im Rahmen der Personaleinsatzplanung werden generell die Arbeitsplätze oder Arbeitsorte für Mitarbeiter festgelegt. Es ist wenig zielführend, wenn ein Unternehmen mit mehreren Standorten insgesamt über genügend Arbeitnehmer verfügt, diese jedoch nicht in den Filialen verfügbar sind, in denen sie benötigt werden. Weicht der Personalbedarf an Firmenstandorten von der Norm ab, muss professionell nachgesteuert werden. Neben internen Versetzungen sind Neueinstellungen oder das Aufnehmen von Mitarbeitern in Arbeitnehmerüberlassung sinnvolle Optionen.
Der zeitliche Personaleinsatz muss ebenfalls fokussiert werden. Er betrifft die Arbeitsstunden der einzelnen Mitarbeiter. Ebenfalls zum zeitlichen Personaleinsatz gehören saisonale Arbeitsspitzen. Viele Unternehmen benötigen vor den Feiertagen am Ende des Jahres oder in bestimmten Jahreszeiten zusätzliches, flexibles Personal. In der zeitlichen Personaleinsatzplanung muss dieser Bedarf frühzeitig gedeckt werden, damit in saisonalen Spitzen genügend geeignetes Personal zur Verfügung steht.
Welche Ziele hat die Personaleinsatzplanung?
Zu einer vorausschauenden und professionellen Personalarbeit gehört, alle drei Arten der Personaleinsatzplanung im Betrieb zu kennen und individuell einzusetzen. Die sinnvolle Kombination von:
- quantitativen,
- qualitativen,
- zeitlichen und
- örtlichen
Parametern gewährleistet, dass zu jeder Zeit qualifiziertes Personal in der Firma zur Verfügung steht. Es ist wahrscheinlicher, dass alle anfallenden Arbeiten erledigt werden können. Mit einer mit Kompetenz aufgebauten Personaleinsatzplanung sollten die folgenden beiden Ziele erreicht werden:
Ziel 1: Kosten senken und Personaleinsatz synchronisieren | Ein passgenauer Personaleinsatz senkt die Personalkosten und schafft Spielräume in konjunkturellen Krisen. Durch eine korrekte Personalplanung werden zu keinem Zeitpunkt zu viele Arbeitnehmer beschäftigt. Kurzfristige Schwankungen können durch Leiharbeit oder Versetzungen reguliert werden. Um das Ziel 1 zu erreichen, bedarf es eines feinabgestimmten Prozesses und einer kollegialen Kommunikationsstruktur im Betrieb. |
| Ziel 2: Produktivität und Mitarbeiterzufriedenheit steigern | Zufriedene Mitarbeiter arbeiten produktiver und sind leistungsfähiger. Sie können ihr Potenzial ausschöpfen, wenn sie am passenden Arbeitsplatz tätig sind. Eine nach Fähigkeiten und Aufgaben aufgebaute Personaleinsatzplanung erhöht die Produktivität und das Vertrauen der Beschäftigten in das Unternehmen. Mitarbeiterfluktation und damit verbundene Recruitment-Kosten sinken zusätzlich. |
Wie kann man Flexibilität beim Personaleinsatz fördern?
Flexibilität ist eines der wesentlichen Anforderungen der modernen Arbeitswelt. In nahezu jeder Stellenanzeige ist dieser Begriff als Schlagwort zu finden. Arbeitgeber erwarten von ihren Angestellten, im Rahmen der vertraglichen und gesetzlichen Rahmenbedingungen, dass sie ihre Tätigkeit individualisiert ausführen. Personalverantwortliche können beim Personaleinsatz Flexibilität fördern, indem sie alle Einflussfaktoren in Betracht ziehen, die den Personalbedarf tangieren. Interne und externe Risikofaktoren zu berücksichtigen, ist zielführend und erfolgversprechend.
Flexibilität beginnt im Kopf aller Beteiligten. Flexibles Handeln impliziert, dass die Wünsche und Vorgaben der Beschäftigten bei der Personaleinsatzplanung ebenfalls ihre Berücksichtigung finden. Auf diese Weise zeigen moderne Betriebe an, dass Flexibilität untrennbar zu den Unternehmenswerten gehört. Flexible Arbeitszeitmodelle, eine proaktive Zusammenarbeit mit dem Betriebsrat und das Einbeziehen der Angestellten helfen, die Arbeitnehmer langfristig ans Unternehmen zu binden. Wird die Personaleinsatzplanung systematisch und flexibel implementiert, entsteht ein Win-Win-Effekt für alle Beteiligten.
Welche Möglichkeiten bei einem kurzfristigen Personalengpass ausgeschöpft werden können
Die beste Personaleinsatzplanung kann nicht perfekt ausgestaltet sein. Ein unvorhergesehener Krankheitsfall, ein Betriebsunfall oder andere Eventualitäten können eine Herausforderung in der Personalarbeit darstellen. Kurzfristige Personalengpässe kommen in jedem Unternehmen vor. Sie können mit den folgenden Maßnahmen wirksam abgefedert werden:
| Einsatz von Mitarbeitern in Arbeitnehmerüberlassung | Es ist sinnvoll, Geschäftskontakte mit professionellen Zeitarbeitsfirmen zu unterhalten. Sie können im Bedarfsfall effektiv Zeitarbeiter vermitteln, die bei längerfristiger Krankheit aushelfen. Mitarbeiter in Arbeitnehmerüberlassung können bei guter Leistung regulär im Unternehmen angestellt werden. In der Regel fällt hierfür eine Abstandszahlung an das Zeitarbeitsunternehmen an. |
| Anordnung von Überstunden | Im Rahmen des Arbeitszeitgesetzes können bei kurzfristigen Schwankungen Überstunden angeordnet werden. Im Arbeitszeitgesetz (ArbZG) wird im § 3 verfügt: „Die werktägliche Arbeitszeit der Arbeitnehmer darf acht Stunden nicht überschreiten. Sie kann auf bis zu zehn Stunden nur verlängert werden, wenn innerhalb von sechs Kalendermonaten oder innerhalb von 24 Wochen im Durchschnitt acht Stunden werktäglich nicht überschritten werden.„ Überstunden können vom Arbeitgeber verlangt werden, sofern sie innerhalb von sechs Monaten abgebaut werden. |
| Temporäre interne Versetzung | Bei kurzfristigen Krankheitsfällen können Arbeitnehmer temporär an passende Positionen im Unternehmen versetzt werden. Hierfür findet sich in den meisten Arbeitsverträgen ein Passus, der eine vorübergehende Delegation bei unveränderten Bezügen erlaubt. |
| Einsatz von Springern | Große Unternehmen beschäftigen in vielen Fällen sogenannte „Springer“, die flexibel an Stellen im Unternehmen eingesetzt werden können, an denen Bedarf besteht. |
Warum ist der Einsatz von Software für die Personaleinsatzplanung sinnvoll?
Moderne, plattformunabhängige Softwareapplikationen sind für Unternehmen in vielen Abteilungen und Arbeitsbereichen essenziell. In der Personaleinsatzplanung kann spezifische Software ebenfalls einen hohen Mehrwert bieten. Eine analoge Personaleinsatzplanung mit Laufzetteln oder gedruckten Excel-Listen ist ausschließlich bei einer kleinen Anzahl von Beschäftigten zielführend. Sobald die Aufgaben und die Zuordnung der Fähigkeiten umfangreicher wird, garantiert eine Software Zeitersparnis und Produktivitätssteigerungen.
Teilweise können mit spezifischer Planungssoftware bis zu 80 % des monatlichen Planungsaufwandes für die Personalplanung eingespart werden. Die durchdachten Applikationen binden die Mitarbeiter aktiv in die Arbeitszeitgestaltung ein. Durch persönliche Mitarbeiterzugänge oder mitarbeiterzentrierte Berichte werden Transparenz und eine Flexibilisierung der Arbeitszeiten erreicht.
Ein weiterer Vorteil von Software ist die computergesteuerte Auswertung aller Informationen und Daten. Planungsprogramme enthalten darüber hinaus durch Updates generell die aktuellen gesetzlichen Grundlagen. Sie fokussieren darüber hinaus eine Einhaltung der Tarif- und Betriebsvereinbarungen und beziehen individuelle Unternehmenskriterien in ihre Planungen ein. In letzter Instanz wird die vorgefertigte Personaleinsatzplanung der Software von Personalverantwortlichen und Vorgesetzten innerbetrieblich geprüft und optimiert.
Durch die Synergie zwischen Software und HR-Verantwortlichen wird die Personalarbeit professioneller und effektiver. Die Kosten für spezifische Planungssoftware rentieren sich kurzfristig, wenn Produktivitätssteigerungen, eine Überstundenreduktion oder ein reduzierter Planungsaufwand die Folge sind. Unternehmen handeln zielführend, Softwareapplikationen zu testen und im Betrieb einzusetzen.
Wirkt sich eine gute Personaleinsatzplanung positiv auf das Betriebsklima aus?
Das vorrangige Ziel der Personaleinsatzplanung besteht darin, das vorhandene Personal zielgenau einzusetzen, um die Unternehmensziele zu erreichen. Eine auf Fakten basierende Personaleinsatzplanung kann Personalengpässe oder einen Personalüberhang vermeiden.
Neben der Einsparung finanzieller Mittel, wirkt sich dieser Nebeneffekt der Personalplanung auf das Betriebsklima aus. Sind Arbeitnehmer im Job überfordert, steigt die Fehlerquote, während die Produktivität und die Mitarbeiterzufriedenheit sinken. Eine Auswirkung von fortlaufender Überforderung kann eine überdurchschnittliche Mitarbeiterfluktuation oder der langfristige Ausfall von Mitarbeiter aufgrund von Erkrankungen wie Burn-out sein. Die Arbeitsatmosphäre und das Vertrauen in das Unternehmen sinken in der Folge.
Unterforderung kann das Betriebsklima ebenfalls negativ beeinflussen. Dienst nach Vorschrift und eine Unzufriedenheit über fehlende Betätigungsmöglichkeiten sind für die Zielerreichung kontraproduktiv. Gleichzeitig werden durch fehlerhaften Personaleinsatz unnötig finanzielle Mittel verbraucht, die an anderen Stellen im Betrieb fehlen. Eine vorausschauende Personaleinsatzplanung wirkt den negativen Einflussfaktoren entgegen und erhöht die Produktivität. Dies ermöglicht Spielräume für Innovationen oder die Weiterbildung der Arbeitnehmer. Durch diesen positiven Kreislauf gewinnen neben den Beschäftigten ebenso das Unternehmen und seine Kunden.
Des Weiteren kann ein positives Betriebsklima und eine auf Mitarbeiter ausgerichtete Personalpolitik für die Corporate Identity des Unternehmens genutzt werden. Die Corporate Identity kann als Wertekorsett bezeichnet werden. Unter Zuhilfenahme der Corporate Identity zeigen Betriebe ihre Unterschiede zu Mitbewerbern auf und vermitteln Bewerbern ihr Selbstverständnis.
Was sind die Vorteile einer effizienten Personaleinsatzplanung?
Betrachtet man die Auswirkungen einer professionellen Personaleinsatzplanung langfristig, sind eindeutige Vorteile erkennbar. Wird der Personaleinsatz mit Kompetenz synchronisiert, können Betriebsabläufe optimiert und Kosten gesenkt werden. Aufkommende Personalengpässe werden frühzeitig erkannt und abgestellt. Der Einsatz von spezifischer Software garantiert, dass der Personalbedarf zu jeder Zeit qualitativ und quantitativ überprüft wird. Der Wert der Mitarbeiter für Unternehmen wird durch den voranschreitenden Fachkräftemangel in der Zukunft an Relevanz zunehmen. Die Beschäftigten gehören zu den kritischen Erfolgsfaktoren und können durch eine kluge Personaleinsatzplanung professionell und vorausschauend im Betrieb eingesetzt werden.
