Effiziente Meetings: So optimiert man Besprechungen für alle Teilnehmer

Effiziente Meetings: So optimiert man Besprechungen für alle Teilnehmer

Meetings sind heutzutage unverzichtbar, um die Kommunikation innerhalb eines Unternehmens zu gewährleisten. Sie dienen dazu, Fortschritte und Planungen einzelner Projekte effizient zu koordinieren, Entscheidungen zu treffen oder gemeinsam etwas zu erarbeiten.

Doch warum hakt es häufig genau dort? Warum sind Meetings oft von gähnender Langeweile und Ineffizienz geprägt? Schuld sind häufig eine viel zu große Teilnehmerzahl und eine oft sehr schlechte Vorbereitung. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie mit einfach umzusetzenden Methoden die Attraktivität und gleichzeitig die Produktivität Ihrer Meetings erhöhen und somit eine effiziente Meeting-Kultur im Arbeitsalltag etablieren können.

    Wozu braucht man Meetings?

    Meetings sind gerade in großen Unternehmen ein unerlässliches Instrument, um den Austausch firmenrelevanter Informationen zu ermöglichen und konstruktive Diskussionen zu fördern. Gerade in der heutigen Zeit haben sich Besprechungen etwa per Videokonferenz bewährt. Beispielsweise werden durch flachere Hierarchien oft mehrere Personen für relevante Entscheidungen gebraucht. Die Etablierung einer funktionierenden Meeting-Kultur hat dementsprechend großen Einfluss auf effektive Entscheidungsfindungen und schnelle Absprachen.

    Die erste Frage, die Sie sich allerdings immer stellen sollten, ist, ob ein Meeting wirklich notwendig ist. Kann das Anliegen schriftlich geklärt werden oder ist die Präsenz der Kolleginnen und Kollegen erforderlich? Dabei sollten Sie beachten, dass bei der Kommunikation via Schriftwechsel nur Informationen mitgeteilt werden können. Besprechungen bieten dagegen den Vorteil der direkten Meinungsbildung und des -austausches sowie der Diskussion. Zudem beinhalten persönliche Meetings eine emotionale Komponente: Es entsteht ein Wir-Gefühl unter den Teilnehmerinnen und Teilnehmern.

    Meetings für alle Umstände: Update, Workshop, Entscheidungs-Termine

    Eine Besprechung kann verschiedensten Zwecken dienen. Dabei unterscheiden sich die Meetings in Frequentierung, Teilnehmerzahl, Länge und Ausführung. Generell kann man Meetings aber drei übergeordneten Kategorien zuordnen:

    • Update Meetings,
    • Workshops,
    • und Entscheidungstermine.

    Update Meetings

    Bei Update Meetings handelt es sich im Wesentlichen um Koordinationstermine. Es geht darum, die Teilnehmer sowie Teilnehmerinnen auf den neuesten Stand zu bringen und das weitere Vorgehen einzelner Abteilungen oder Mitarbeiter aufeinander abzustimmen. Schlagworte wie Daily Standup-Meeting und Sprint Review hört man in diesem Kontext häufig.

    Wie diese Namen bereits implizieren, handelt es sich um Sitzungen, die möglichst wenig Zeit in Anspruch nehmen sollen. Aber auch kurze Meetings können Umstände machen und füllen die Terminkalender aller Teilnehmenden. Man sollte sich deshalb die folgenden Fragen stellen:

    • Wie hoch ist der Bedarf eines solchen Meetings tatsächlich?
    • Reicht womöglich eine E-Mail aus, um alle Punkte der Agenda abzuhaken?
    • Falls dies nicht der Fall ist, wer sollte eingeladen werden?

    Ergibt ein Meeting Sinn, sollte es getreu dem alten Sinnspruch „In der Kürze liegt die Würze“ abgehalten werden.

    Um eine möglichst hohe Effizienz zu erzielen, wird in Update-Meetings oft ein Time-Boxing festgelegt. Dabei wird ein fester und unveränderlicher Zeitrahmen für den Termin und dessen Gespräche definiert. Der Gedanke, nur dieses Zeitfenster zu haben, verhindert das Teilen von unnötigen Informationen. So konzentrieren sich die Teilnehmer und Kolleginnen auf das Wesentliche.

    Workshop

    Bei dem Workshop geht es oft darum, Ideen zu sammeln, Lösungen zu finden und Fragen zu klären. Die am häufigsten genutzte Form ist dabei das Brainstorming. Insbesondere Mitarbeiter, die im Arbeitsalltag nah am Produkt arbeiten, profitieren von dieser Meeting-Form. Sie können neue Ideen mit anderen teilen und erhalten Feedback, welches ein unverzichtbarer Bestandteil der Produktentwicklung ist.

    Auch die Nachbereitung eines Workshops trägt zu dessen Erfolg bei. Werden die Ergebnisse eines Workshops nicht entsprechend dokumentiert und aufgearbeitet, geht ein Teil dessen Mehrwert für alle Kollegen verloren.

    Wichtiger Hinweis: Auch bei einem Workshop-Meeting, dessen Prinzip oft auf einer freien Ideenfindungsphase basiert, ist das Setzen definierter Ziele und einer Tagesordnung notwendig. Nur so kann die Effizienz von Workshop-Meetings gewährleistet werden.

    Entscheidungs-Termine

    Die Effizienz eines Entscheidungstermins steht und fällt mit der Vorbereitung dieser Art von Besprechungen. Vor- und Nachteile müssen einfach und verständlich dargelegt werden. Eine Aufbereitung solch einer Konferenz ist hier nicht mehr erforderlich. Eine Entscheidung soll für oder wider gefällt werden. Daher sollten auch die zur Verfügung stehenden Informationen im Vorhinein sorgfältig herausgearbeitet und auf das Wesentliche fokussiert sein. Keinesfalls fehlen darf also eine Entscheidungsvorlage.

    In dieser sollten sämtliche Optionen noch einmal kurz und übersichtlich gegenübergestellt werden. Es empfiehlt sich, den Teilnehmern bereits vor dem Termin entsprechende Informationen an die Hand zu geben. Es gilt das Prinzip der kollektiven Intelligenz. Daher sollten alle beteiligten Kollegen und Mitarbeiter auf dem gleichen Wissensstand sein. Nur dank einer guten Organisation und Planung im Vorfeld sind Ihre Kollegen sowie Kolleginnen in der Lage, effizient eine sinnvolle Entscheidung zu treffen.

    Verschiedene Arten von Besprechungen: Videokonferenzen oder in Präsenz?

    Fanden Besprechungen früher wie selbstverständlich meist in Präsenz statt, hat sich die Meeting-Kultur vor allem seit der Corona-Krise gewandelt: Telefon- und vor allem Videokonferenzen sind deutlich beliebter und alltäglicher geworden. Wann sich welche Meetings-Variante anbietet, hängt jedoch von der jeweiligen Zielsetzung der Sitzung ab.

    Besprechung von Angesicht zu Angesicht: Präsenz-Meetings

    Die Voraussetzung für ein Präsenz-Meeting ist natürlich, dass sich alle Teilnehmer und Teilnehmerinnen am gleichen Ort befinden – was ja heutzutage nicht mehr selbstverständlich ist. Wenn dies der Fall ist, sind solche Besprechungen aus einer Reihe von Gründen von Vorteil: Vor allem bei kritischen Themen sorgt das persönliche Gespräch für mehr Konzentration, auch weil im Konferenzraum – anders als Zuhause – Ablenkungen fehlen. Zudem profitieren solche Besprechungen von einem flüssigerem Gesprächsverlauf, da sich die Teilnehmerinnen und Teilnehmer weniger ins Wort fallen und Hemmschwellen niedriger sind.

    Moderne Online-Meetings: Videokonferenzen

    Online-Meetings bieten den Vorteil, dass sie von jedem Standort aus und ziemlich spontan durchgeführt werden können. Alles, was Sie dafür brauchen sind ein Endgerät, Internet und eine Kamera. Allerdings empfinden viele Menschen die Teilnahme dieser Video-Konferenzen als weniger emotional als es bei Präsenz-Meetings der Fall wäre. Hinzukommen technische Herausforderungen sowie die Gefahr, bei einer großen Gesprächsrunde abzuschweifen.

    Auf folgende Dinge sollten Sie deshalb bei der Teilnahme an Online-Meetings achten:

    • Checken Sie vorher die Technik: Besteht eine gute Internetverbindung? Funktioniert das Meeting-Tool auf Ihrem Computer? Sind Sie mit den Funktionen des Tools vertraut?
    • Tragen Sie auch bei Online-Meetings angemessene Kleidung.
    • Achten Sie darauf, dass Sie Ihr Mikrofon ausgeschaltet haben, wenn Sie nicht am Gespräch teilnehmen. Das verhindert ungewollte Nebengeräusche.
    • Seien Sie pünktlich: Planen Sie genug Zeit ein, um sich in das Meeting einzuwählen.

    Das sind die bekanntesten Meeting-Tools für Videokonferenzen:

    • Zoom,
    • Microsoft Teams,
    • Skype,
    • Cisco Webex,
    • TeamViewer,
    • GoToMeeting.

    Ohne Kamera und Internet: Telefonkonferenzen

    Das ist wohl die unkomplizierteste Art, eine Sitzung durchzuführen. Denn alles, was Sie benötigen, ist ein Telefon. Dennoch sollten Sie im Vorfeld sicherstellen, ob die Verbindung und der Empfang entsprechend gut sind. Außerdem eignen sich Telefonkonferenzen meist nur für sehr kleine Gruppen, da der Gesprächspartner nicht zu sehen ist und dies die Koordination sowie Moderation des Meetings erschwert.

    Mittlerweile können bei Meetings auch die Kollegen von zu Hause aus digital teilnehmen. © insta_photos l Adobe Stock

    Effiziente Meetings gestalten: Amazon, Google und Co. machen es vor

    Unternehmen neigen häufig dazu, ihren Mitarbeitern eine Vielzahl von Meetings auf die Tagesordnung zu schreiben. Diese Vorgehensweise entwickelt sich bei gutbezahlten Mitarbeitern jedoch schnell zu einer kostspieligen Angelegenheit. Die Effizienz wird in diesem Falle nicht gefördert, sondern gemindert.

    Doch wie erreicht man es, dass Sitzungen gerne und zielorientiert durchgeführt werden? Die Effizienz eines Meetings steht und fällt mit der optimalen Nutzung der Ressourcen. Eine falsche oder übermäßige Durchführung von Meetings endet in ihrer Wahrnehmung als „Zeitfresser“ und macht den Kollegen nur Umstände. Das verwundert nicht, wenn man bedenkt, dass oft bis zu einem Drittel der Arbeitszeit für Meetings aufgebracht werden müssen. Die effiziente Gestaltung von Besprechungen wirkt somit auch einer Demotivation durch Zeitverschwendung entgegen.

    Strenge Regeln: Das steckt hinter Jeff Bezos‘ zwei Pizzen-Vorgabe

    Effizienz ist für ein Unternehmen in der Größenordnung von Amazon das A&O. Jeff Bezos, Gründer von Amazon, hat für die Durchführung der für das Unternehmen notwendigen Meetings eine einfache Regel etabliert. Ein Meeting sollte demnach nicht länger als der Verzehr von zwei Pizzen dauern. Und auch für die Anzahl der Teilnehmer gilt die „Zwei-Pizzen“ Vorgabe.

    Es sollten nicht mehr Personen an dem Meeting teilnehmen, als von zwei Pizzen satt werden können. Diese starke Limitierung des Zeitrahmens und der Mitglieder sorgt für ein Maximum an Effizienz. Um diese noch zu steigern, beginnt Jeff Bezos jedes Meeting mit einer halben Stunde absoluter Stille. Diese Zeit soll dafür genutzt werden, dass die Teilnehmer sowie Teilnehmerinnen alle Memos und zusammengestellte Informationen lesen können.

    Strenge Meeting-Regeln auch bei Google

    Als Google-Mitgründer Larry Page 2011 erneut den Platz auf dem Chefsessel des Unternehmens einnahm, galt eine seiner ersten Entscheidungen der Effizienz der zahlreichen Besprechungen und Konferenzen. Um zu verhindern, dass Mitarbeiter durch Meetings von der Arbeit abgehalten werden, erließ er strenge Rahmenbedingungen. Laut diesen dürfen höchstens zehn Mitglieder an einem Meeting teilnehmen. Ist dem Mitarbeiter, der eine abschließende Entscheidung fällen muss, die Teilnahme nicht möglich, entfällt das Meeting. Darüber hinaus sollten diejenigen auf ihre Teilnahme verzichten, die nichts aktiv beisteuern können.

    Die spielerische Komponente in Meetings

    Ganz neue Wege zur Steigerung der Meeting-Effizienz geht zum Beispiel der Babynahrungshersteller Plum Organics. Die Innovationsdirektorin des Unternehmens, Jen Brush, sieht es als erwiesen an, dass das Ausmalen von Bilderbüchern während eines Meetings die Fähigkeit, aktiv zuzuhören, steigert. In den wöchentlich stattfindenden Kreativmeetings werden daher Ausmalbücher an die Teilnehmer ausgegeben, die diese kolorieren sollen.

    8 Tipps für effiziente Meetings: Darauf sollten Sie bei Besprechungen achten

    Bei Meetings kann vieles schief gehen. Befolgen Sie jedoch unsere Tipps, steht einem erfolgreichen Meeting nichts mehr im Wege.

    1. Agenda und Tagesordnung im Vorfeld festlegen

    Indem Sie im Vorfeld des Meetings die Agenda festlegen, können sich die Teilnehmer sowie Teilnehmerinnen zum einen auf die Besprechung vorbereiten, zum anderen grenzt es die Themen ein, so dass sich alle Kollegen auf das Wesentliche beschränken können. Bei der Klassifizierung der Themen hat sich das „I-E-D-Prinzip“ bewährt, mithilfe dessen Tagesordnungspunkte folgendermaßen eingeteilt werden:

    I = Information
    E = Entscheidung
    D = Debatte

    Dank dieses Prinzips wird einerseits direkt klar, welche Themen in welchem Umfang und mit welcher Zielstellung besprochen werden sollen, andererseits ist dies eine Voraussetzung für eine effiziente Zeitplanung.

    2. Zeit begrenzen

    Ein fester und unveränderlicher Zeitrahmen steigert nicht nur die Effizienz eines Meetings ungemein, dieser ist auch für die Tagesplanung aller Teilnehmenden von Vorteil. Seien Sie dabei mutig: Es stellte sich heraus, dass die erfolgreichsten Meetings nicht länger als 30 Minuten sind. Damit dies gelingt, es jedoch eine gute Moderation wichtig.

    3. Die richtigen Teilnehmer einladen

    Dies ist ein besonders wichtiger Punkt, denn der Erfolg eines Meetings hängt immer von seinen Teilnehmern ab. Das betrifft zum einen die Art der Teilnehmer – also deren Persönlichkeit und Aufgabenbereiche – zum anderen ist die Größe des Meetings von Bedeutung. In einer kleineren Runde lässt es sich besser diskutieren, deshalb vermeiden Sie große Meetings mit mehr als zehn Mitarbeitern.

    4. Pünktlicher Beginn

    Beginnen Sie unbedingt pünktlich das Meeting – auch wenn noch einige Teilnehmer und Teilnehmerinnen fehlen. Nur so können Sie Ihren straffen Zeitplan einhalten. Außerdem wird es für die Zuspätkommer eine Lektion sein, dass Sie mit dem Beginn der Besprechung nicht auf Sie gewartet haben.

    5. Vermeiden Sie lange Präsentationen

    Nicht für alle Meetings eignen sich lange Präsentationen, meist behindern sie sogar den Meinungsaustausch und die Diskussionen. Geht es also nur um den reinen Informationsaustausch, lassen Sie die wichtigsten Fakten den Teilnehmern im Vorfeld zukommen. Sollten Sie doch auf eine Präsentation nicht verzichten wollen, halten Sie sich kurz und verteilen Sie Handouts.

    6. Gespräche und Diskussionen anregen

    Das kommt in jedem guten Meeting vor: Schweigen. Deshalb sichern Sie sich schon zu Beginn die Aufmerksamkeit Ihrer Kollegen, indem Sie entweder eine spannende Frage stellen oder eine Anekdote zum Besten geben. Außerdem sollten Sie allen Teilnehmern – auch den Schüchternen – die Möglichkeit bieten, sich zu beteiligen. Dies können Sie ebenfalls mit einfachen Fragen erreichen, z.B. indem sie die Kollegen nach ihrer Meinung fragen. Regen Sie des Weiteren Diskussionen an, denn dazu wurde das Meeting ja wahrscheinlich einberufen.

    7. Mehr Effizienz durch Ergebnissicherung

    Erstellen Sie unbedingt ein Protokoll und halten Sie Ergebnisse fest. Um diese Ergebnisse zu sichern, ist es sinnvoll, einen Mitarbeiter für diese Aufgabe zu bestimmen. Aus dem Meeting-Protokoll kann dieser Mitarbeiter beispielsweise auch eine Aufgabenliste ableiten, die das weitere Vorgehen festlegt.

    8. Feedback einholen

    Holen Sie sich unbedingt Feedback ein. Das gilt vor allem, wenn ein Meeting nicht Ihren Erwartungen entsprach. Nur so können Sie es das nächste Mal besser machen.

    No-Gos: Was Sie unbedingt in einem Meeting vermeiden sollten

    Im Folgenden haben wir Ihnen einige Punkte zusammengestellt, die Sie entweder als Moderator oder Teilnehmerin unbedingt im Sinne einer effizienten Meeting-Kultur in jedem Fall vermeiden sollten:

    • Fehlende Agenda und Tagesordnung,
    • mangelhafte Vorbereitung,
    • unpünktliche und unhöfliche Teilnehmer,
    • keine klar definierte Leitung,
    • Verzicht auf zeitliche Limitierungen,
    • übermäßige Dominanz einzelner Teilnehmer,
    • schlecht verteilte Redeanteile,
    • zu viele spontan einfließende Themen,
    • ausufernde Diskussionen,
    • mangelnde Ergebnissicherung.

    Wann sollte man ein Meeting abbrechen?

    Manchmal läuft es einfach nicht – das kann auch Meetings betreffen. Wenn Sie als Moderator merken, dass dies der Fall ist, sollten Sie die Besprechung abbrechen, anstatt die Zeit von allen Teilnehmern sowie Teilnehmerinnen zu verschwenden. Woran Sie das merken? Kollegen sind abgelenkt und schauen auf ihr Smartphone. Oder es fehlen wichtige Informationen, ohne die keine Entscheidung getroffen werden kann.

    Es gibt aber noch andere Gründe, weshalb Sie ein Meeting abbrechen sollten:

    • Fehlende Agenda,
    • Unpünktliche Teilnehmer und Teilnehmerinnen,
    • Fehlende Vorbereitung bei allen Beteiligten,
    • Schlechte oder unproduktive Stimmung.

    Wichtig bei Besprechungen: Die Moderation eines Meetings

    Die Verteilung von Rollen auf Teilnehmer kann dabei helfen, den Ablauf von Meetings so effektiv wie möglich zu gestalten. Durch eine gezielte Leitung im Meeting und das Festhalten von Ergebnissen kann man sowohl die anfallende Zeit verkürzen als auch nachfolgende Aufgaben zielgerichtet festlegen.

    Die Moderation machts

    Eine prozessgesteuerte und neutrale Leitung sorgt dafür, dass Rederechte unter den Kollegen gleichmäßig verteilt und Zwischenergebnisse sowie Vereinbarungen ausreichend erfasst werden. Dabei muss die Leitung nicht immer in den Händen des Projektleiters oder der Führungskraft liegen. Eine Reihumverteilung steigert die Effizienz und fördert die Mitarbeitereinbindung.

    Hier finden Sie Tipps für eine gute Moderation:

    • Eine gute Vorbereitung ist das A und O für ein effizientes Meeting.
    • Vertrauensvolle Atmosphäre schaffen und kritische Situationen entschärfen.
    • Mit einer Aufwärmfrage sorgen Sie von Anfang an für eine gute Beteiligung.
    • Vorstellung von Ziel, Tagesordnung und Arbeitstechniken.
    • Bringen Sie Struktur in die (Rede-)Beiträge und fassen Sie Zwischenergebnisse zusammen.
    • Verteilen Sie Aufgaben und behalten Sie dabei die Zeit im Blick.
    • Setzen Sie zusätzlich eine Flipchart oder einen Beamer ein. Eine Visualisierung macht Vorgänge transparenter und anschaulicher.

    Fazit: Effiziente Sitzungen durch Organisation und Moderation

    Nach wie vor besteht mit der Durchführung von effizienten Meetings eine Methode, die sich bewährt hat. Für viele Unternehmen ist es der beste Weg, um einen schnellen Informationsaustausch zu gewährleisten. Dabei muss die Meeting-Kultur stetig weiterentwickelt und an das jeweilige Unternehmen angepasst werden. Eine gute Vorbereitung und das geregelte Durchführen von Meetings sind ausschlaggebend für die nachhaltige Effizienz von Meetings.

    Häufig gestellte Fragen zum Thema Meetings

    Welche Arten von Meetings gibt es?

    Man unterscheidet grob in Update Meetings, Workshops und Entscheidungsmeetings. Diese können sowohl in Präsenz als auch in Form von Videokonferenzen durchgeführt werden.

    Worauf sollte ich bei der Durchführung von Meetings achten?

    Legen Sie unbedingt die Agenda im Vorfeld fest und achten Sie auf die Teilnahme der richtigen Kollegen. Zudem sollten Sie lange Präsentation vermeiden, Diskussionen anregen und die Ergebnisse festhalten.