Personalbeschaffung: Moderne Unternehmen setzen auf die Kraft verschiedener Recruiting-Methoden
Die Personalbeschaffung nimmt im Unternehmen einen wesentlichen Stellenwert ein. Nicht zuletzt ist sie eine echte Herausforderung für die Geschäftsführung bzw. die Personalabteilung, weil der Erfolg eines Unternehmens zum Großteil von ihren Mitarbeitern abhängt. Daher dürfen Führungskräfte die Personalbeschaffung nicht dem Zufall überlassen. Diese sollte aktiv zur Bestimmung der benötigten Kompetenzen der Mitarbeiter ebenso wie bei der Auswahl geeigneter Kandidaten genutzt werden.
Zur Wahl stehen für die Besetzung von vakanten Stellen gleich zwei Wege: Die externe und die interne Personalbeschaffung. Erfahren Sie in diesem Artikel, welche (Teil-)Prozesse es im Recruiting gibt und wie sich interne und externe Personalbeschaffung unterscheiden.
Recruiting: Definition, Grundlagen und Wissenswertes
Die Personalbeschaffung ist Teil des Personalmanagements beziehungsweise des Human Resource Managements. Sie dient dazu, vakante Stellen in einem Unternehmen mit kompetenten Mitarbeitern zu besetzen. Dabei geht es nicht nur darum, kurzfristige personelle Engpässe zu meistern, sondern auch eine langfristige Personalstrategie zu fahren. Dazu gehören folgende Aufgaben:
- Verrentungen im Blick behalten – muss eine Stelle nachbesetzt werden?
- Elternzeit und Mutterschutz vorbereiten – gibt es bereits personellen Ersatz?
- Interne Stellen neu besetzen – wer könnte für die Position geeignet sein?
Gerade die Mitarbeiterfluktuation durch Kündigung erfordert ein schnelles Agieren. Die Kündigungsfrist gibt hier den eng gesteckten Zeitrahmen vor. Frei werdende Stellen sollten innerhalb weniger Wochen mit einem adäquaten Bewerber besetzt werden. Deswegen ist eine detaillierte und zielgerichtete Personalbeschaffungsplanung essentiell wichtig.
Tipp: Beachten Sie die M.A.Z.O.-Formel. Sie beschreibt, dass geeignete Mitarbeiter in der richtigen Anzahl zur richtigen Zeit am richtigen Ort verfügbar sein müssen.
Weitere Themen die für die Personalbschaffung wichtig sind:
- Recruiting
- Bewerbung
- Vorstellungsgespräch und Vorstellungsgespräch führen
- HR-Marketing
Personalbeschaffung richtig machen: Diese Eigenschaften sind für Recruiter Pflicht
Aufgrund des demografischen Wandels führen weniger zur Verfügung stehende Arbeitskräfte zu einer Veränderung auf dem Bewerbermarkt. Je nach Branche müssen Personaler um Mitarbeiter werben – und nicht andersherum. Das legt die Vermutung nahe, dass Sozialkompetenz in der modernen Personalbeschaffung zunehmend an Relevanz gewinnt, beispielsweise im Rahmen des Active Sourcings.
HR-Manager und Recruiter müssen sich somit – sowohl beim Vorstellungsgespräch als auch im Alltag in der Personalabteilung – auf ihr Gegenüber einlassen können:
- Kandidaten: Gerade im Bewerbungsprozess ist es wichtig, sowohl die Interessen des Unternehmens als auch die des Bewerbers zu erkennen, ggf. zu vermitteln und auf einen Nenner zu bringen.
- Mitarbeiter: Egal, ob Interessenkonflikte aufgrund der Urlaubsplanung, Gehaltsverhandlungen oder Einfühlungsvermögen bei besonderen Situationen – die Personalabteilung ist der Ansprechpartner für alle Mitarbeiter. HR-Manager und Recruiter arbeiten täglich mit Menschen. Hier sind zwischenmenschliche Kompetenzen unabdinglich.
- Ehemalige Mitarbeiter: Auch der wertschätzende Umgang mit ehemaligen Mitarbeitern ist im Sinne des Employer Brandings der eigenen Firma wichtig.
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6 zentrale Schritte im Personalbeschaffungsprozess
Bevor es mit der Mitarbeiterbeschaffung losgehen kann, ist die exakte Vorbereitung das A und O. Bestimmen Sie hierfür den vorhandenen Personalbedarf: Für welche Stellen werden Mitarbeiter in welcher Zahl benötigt?
Hierbei ist ein Abgleich der vorhandenen Kapazitäten mit den benötigten Ressourcen erforderlich. Dieser wird in der Regel mittels der Kennzahl- oder der Stellenplanmethode durchgeführt.
Der Weg von der vakanten Stelle bis zur Neueinstellung lässt sich in insgesamt sechs Teilschritte gliedern, die in aller Regel aufeinander aufbauen. Dieser Prozess gilt sowohl für interne als auch externe Personalbeschaffung.
1. Anforderungsprofil
Bei der Erstellung eines Anforderungsprofils geben Unternehmen Erwartungen bezüglich Eigenschaften, Qualifikationen und Erfahrungen vor.
2. Stellenausschreibung/Stellenanzeige
Erst, wenn das getan ist, kann eine entsprechende Stellenausschreibung oder eine Stellenanzeige verfasst werden. In dieser bekommen potenzielle Interessenten Informationen über das Unternehmen und die zu besetzende Position. Bewerber und Interessierte bekommen in wenigen Zeilen diese Kernbotschaften vermittelt:
- Art des Unternehmens: Branche, Größe und Unternehmenssitz
- detaillierte Arbeitsplatzbeschreibung zu Zielen, Aufgaben und Verantwortungsbereichen
- Anforderungen: gewünschte Kompetenzen und Qualifikationen
3. Bewerbungen
Danach geht es in der Personalabteilung in die aktive Phase des Recruitingprozess: Die Recruiter erhalten Bewerbungen, sichten das Material und treffen eine Auswahl, welche Bewerber am besten zur ausgeschriebenen Position passen.
4. Vorstellungsgespräch
Der nächste Schritt ist eine Einladung zum Bewerbungsgespräch bzw. Vorstellungsgespräch, wo sich die Personaler einen ersten Eindruck von den Bewerbern verschaffen können.
5. Probearbeit
Je nach Unternehmen gibt es eine weitere Bewerbungsrunde, wobei – in Abhängigkeit zur Art der Stelle– auch eine Probearbeit gefordert sein kann.
6. Vertragsunterzeichnung
Ist die Entscheidung auf einen Kandidaten gefallen, folgen administrative Schritte: Der Arbeitsvertrag muss formuliert, ausgehandelt und unterschrieben werden. Sollte kein geeigneter Kandidat auf die Position im Bewerber-Pool gewesen sein, wird die Stelle in aller Regel ein weiteres Mal ausgeschrieben.
Zwei Wege der Personalbeschaffung, die Sie kennen sollten
Generell wird zwischen der internen und der externen Personalbeschaffung unterschieden.
1. So geht Personalbeschaffung intern
Besteht Personalmehrbedarf oder Personalmangel, kann die vakante Position mit Mitarbeitern besetzt werden, die bereits für das eigene Unternehmen tätig sind. Der Grundgedanke dahinter: Bestehende Arbeitsverhältnisse müssen geändert bzw. angepasst werden. Dafür wird die Veränderung des Aufgabenbereichs eines Beschäftigten angestrebt. Das kann auf verschiedene Weise funktionieren:
- Interne Stellenausschreibung
Mitarbeiter haben die Chance, sich innerbetrieblich auf eine andere Position zu bewerben und können somit aktiv werden. Nach § 93 des Betriebsverfassungsgesetzes kann der Betriebsrat auf eine innerbetriebliche Stellenbesetzung insistieren, noch bevor Stellen extern ausgeschrieben werden.
- Versetzung
Geeigneten Beschäftigten kann auch verbindlich ein neuer Aufgabenbereich in einer anderen Abteilung zugewiesen werden, somit kommt eine Versetzung des Mitarbeiters zustande.
- Personalentwicklung
Im Rahmen von Personalentwicklungsmaßnahmen kann die Stammbesetzung der Mitarbeiter für weiterführende Aufgaben qualifiziert werden. Möglichkeiten sind hier Weiterbildungen, Zusatzausbildungen, Coachings sowie weitere diverse On- und off-the-job-Maßnahmen.
Wir raten Ihnen für die interne Personalgewinnung, mit Abteilungs- und Teamleitern zu sprechen, da sie Mitarbeiter für eine Position empfehlen können.
Überblick: Vor- und Nachteile der internen Personalbeschaffung
| Positiv | Negativ |
| Kostengünstiger Rekrutierungskanal (Time-to-Hire sowie Einarbeitungszeit entfällt) | Nur begrenzte personelle Ressourcen für die Auswahl qualifizierter Kandidaten |
| Stammbelegschaft kennt Firmenstrukturen und Ansprechpartner | Weniger Innovationskraft und „frisches“ Know-how –> Gefahr der Betriebsblindheit |
| Mögliche Aufstiegschancen steigern die Motivation der Mitarbeiter | Mitarbeiter, die nicht ausgewählt werden, fühlen sich benachteiligt, was das Arbeits- und Betriebsklima negativ beeinflussen kann |
Ablauf der internen Personalbeschaffung: So geht’s
Ein Patentrezept, wie die interne Personalbeschaffung vonstattengehen soll, gibt es natürlich nicht. Jedoch gibt es einige Parallelen, die sich immer wieder ähneln bzw. gleichen. Im ersten Schritt muss – noch bevor interne Rekrutierungsmaßnahmen ergriffen werden können – eine Stellenbeschreibung angefertigt werden. Diese gezielte Vorarbeit ist sowohl bei der externen als auch bei der internen Personalbeschaffung ein Muss. Nur wenn klar ist, wie genau die zu besetzende Position aussieht, lässt sich auch der passende Kandidat ausfindig machen.
Daraufhin folgt die Anfertigung eines Anforderungsprofils – was muss das neue Teammitglied mitbringen, um die optimale Besetzung für eine vakante Position zu sein? Das können sowohl fachliche Kompetenzen als auch Soft Skills sein:
- Fachliches Know-how: Eine entsprechende Berufsausbildung bzw. Weiterbildungen oder Zertifikate
- Praktische Fertigkeiten: Beispielsweise der Umgang mit bestimmten Software-Lösungen wie SAP, Microsoft Office, etc.
- Führerscheine: Zum Beispiel Staplerschein, Lkw-Führerschein, etc.
Steht fest, welche Kompetenzen für eine bestimmte Stelle gefordert sind, so kann die Auswahl von geeigneten Mitarbeitern starten. Sinnvoll ist es – wenn noch niemand konkret ins Auge gefasst ist – mit den Abteilungs- und Teamleitern zu sprechen. Sie kennen ihre Mitarbeiter aus dem Alltagsgeschäft und können gut einschätzen, wer Entwicklungspotenzial hat und gut auf eine andere Position passen könnte.
Ebenfalls können Vorgesetzte auch gut beurteilen, wer für Personalentwicklungsmaßnahmen gut geeignet wäre. Hier ist es sinnvoll, in einen engen Dialog mit den Fachabteilungen zu treten, denn diese können wichtige Impulse geben, die aus der Perspektive der Personalabteilung zunächst nicht als relevant eingestuft werden.
2. So geht Personalbeschaffung extern
Bei der externen Personalbeschaffung und dem Recruiting liegt der Fokus darauf, geeignete Bewerber von außen ins Unternehmen zu holen. Das können beispielsweise Azubis und Absolventen oder auch Fach- und Führungskräfte sein. In Sachen externer Personalbeschaffung gibt es zahlreiche mögliche Maßnahmen, um Bewerber auf das Unternehmen und vakante Stellen aufmerksam zu machen und als Arbeitgeber positiv aufzufallen (Stichwort: Employer Branding):
- Stellenanzeigen
Nach wie vor ist die Stellenausschreibung der klassische Weg, um eine Stelle zu besetzen. Diese können auf Jobbörsen on- oder offline geschaltet werden.
- Veranstaltungen
Auch Informationsveranstaltungen, Netzwerk-Events und Ausbildungsmessen bieten die Möglichkeit, geeignete Bewerber zu finden.
- Personalberater
Die Agentur für Arbeit, Personaldienstleister oder Headhunter können beim externen Recruiting ebenfalls hilfreich sein.
- Social Recruiting
Personaler können aktiv auf Social-Media-Kanälen wie Xing oder LinkedIn nach Arbeitskräften suchen.
Außerdem sind Empfehlungen von Kollegen wertvoll. Denn diese haben eine Unternehmensbindung und können die Eigenschaften sowie Qualitäten der empfohlenen Bewerber gut einschätzen.
Überblick: Vor- und Nachteile der externen Personalbeschaffung
| Positiv | Negativ |
| große Anzahl an Bewerbern zur Auswahl | Methode verursacht hohe Kosten und ist zeitintensiv |
| finanzielle Investition in Aus- und Weiterbildungsmaßnahmen entfällt –> Gefahr der Betriebsblindheit reduziert | Gefahr einer Fehlbesetzung ist höher |
| innovative Ideen werden in die Unternehmensstrukturen eingebracht und können diese optimieren | höhere Gehaltsvorstellungen möglich |
Fazit: Interne und externe Rekrutierungskanäle nutzen
Die Personalbeschaffung ist ein essentieller Bestandteil eines erfolgreichen Unternehmens, um vakante Arbeitsplätze mit qualifizierten Personen zu besetzen. Dafür ist für die Verantwortlichen die Fach- und Sozialkompetenz sowie ein allgemeins Verständnis für die Abläufe im Unternehmen eine wichtige Voraussetzung. Bei Personalbedarf eignen sich die interne und externe Personalbeschaffung. Diese zwei unterschiedlichen Methoden bringen verschiedene Vorteile und Nachteile mit sich, die es vor jedem Personalbeschaffungsprozess abzuwägen gilt. Die Auswahl der Methode ist dabei situationsabhängig.
| externes Recruiting | internes Recruiting |
| Rekrutierung neuer Mitarbeiter durch Stellenausschreibungen, Beauftragung von Personalvermittlern, Job-Messen | Rekrutierung interner Mitarbeiter durch Implacement, interne Stellenausschreibungen, Personalentwicklung |
| kosten- und zeitintensives Bewerbermanagement | kostensparend für die Rekrutierung |
| Auswahl aus einem großen Bewerber-Pool | begrenzte Möglichkeiten aufgrund eingeschränkter Personalauswahl |
| Zugewinn von externem Know-how | Kurze Einarbeitung, da Unternehmen und Strukturen bereits vertraut sind |
Es ist ratsam bei der Suche nach neuem Personal, auf einen ausgewogenen Mix von externen und internen Rekrutierungsmöglichkeiten zu setzen. Außerdem sollten die Wege der Personalbeschaffung auf aktuelle Entwicklungen angepasst werden. Wir empfehlen Ihnen daher, die Recruiting Trends im Blick haben.
