Bewerbungsverfahren optimieren – Software und Menschenkenntnis helfen beim Recruiting-Prozess

Bewerbungsverfahren optimieren – Software und Menschenkenntnis helfen beim Recruiting-Prozess

In Zeiten von Personal- und Fachkräftemangel spielt der Recruitingprozess eine immer wichtigere Rolle. Um den benötigten Personalbedarf zu decken, muss die Personalbeschaffung zügig und zielgerichtet ablaufen, ohne die immer anspruchsvoller werdenden Bewerber aus den Augen zu verlieren.

Wenn Sie als Unternehmer schnell an die immer rarer werdenden Fachkräfte kommen möchten, müssen Sie zwangsläufig die Bewerbungsverfahren optimieren. Dafür können Sie verschiedene Möglichkeiten nutzen, die im besten Fall kombiniert zum Einsatz kommen. Somit sparen Sie Zeit und haben außerdem die Chance, die wirklich besten Bewerber als neue Mitarbeiter und Führungskräfte für Ihr Unternehmen zu rekrutieren.

    Recruiting: Der Prozess der Personalbeschaffung

    Als Recruiting wird im Human Ressource Management der komplette Prozess der Personalbeschaffung bezeichnet. Ziel ist es, den zuvor ermittelten Personalbedarf zügig und kostengünstig sowohl in quantitativer als auch in qualitativer Hinsicht zu decken. Angesichts des zunehmenden Personal- und Fachkräftemangels erweist sich diese Aufgabe als immer größere Herausforderung. Die Optimierung des Recruitingprozesses soll auch den Erfolg der Personalbeschaffung steigern.

    Optimierter Recruitingprozess erhöht Wettbewerbschancen

    Genügte es früher, eine Stellenanzeige aufzugeben, auf die sich die Bewerberschar meldete, hat sich das Machtgefüge mittlerweile von der Anbieter- auf die Nachfrageseite verlagert. Vor allem je höher die Qualifikation, desto rarer die Bewerber. Aber auch für unqualifizierte und deshalb verhältnismäßig schlecht bezahlte Arbeitsplätze lassen sich immer weniger Bewerber begeistern. Personaler müssen deshalb das Verkaufen lernen.

    Je effizienter der Recruitingprozess, desto höher die Chancen im Wettbewerb um die besten Talente auf dem Arbeitsmarkt – dem sogenannten War for Talents. Durch den Wandel hin zum Bewerbermarkt, ist das größte Problem vieler Recruitingprozesse die mangelnde Bewerberorientierung. So mancher Geschäftsführer ist noch immer der Meinung, man müsse dankbar sein, bei ihm arbeiten zu dürfen. Doch Bewerber sind längst keine Bittsteller mehr. Genauso wenig funktioniert es bei mangelhaftem Interesse an einer Stelle, einfach den Verdienst in die Höhe zu schrauben. Insbesondere jüngere Arbeitnehmergenerationen achten eher auf Dinge wie flexible Arbeitszeiten, Homeoffice und Sabbatical.

    Recruiter sollten immer vor Augen haben, dass die Jobsuche für einen Großteil der Arbeitnehmer eine unglaublich emotionale Angelegenheit ist. Das gilt nicht nur für die, die auf Arbeit angewiesen sind, aber keine finden. Jeder Mensch überlegt sich gut, wo und mit wem er den Großteil seines Tages verbringt. Vor allem wenn er die Wahl hat.

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    Recruiter haben eine verantwortungsvolle Aufgabe © deagreez – Adobe Stock

    Da sich der Recruitingprozess zunehmend ins Internet verlagert, erhöht sich die Anzahl der Touchpoints, die perfekt aufeinander abgestimmt werden müssen. Nur wenn Sie Ihr Bewerbungsverfahren optimieren – von der Personalbeschaffung über die Stellenausschreibung bis hin zur Unterzeichnung des Arbeitsvertrags – ergibt sich eine zufriedenstellende Candidate Experience (kurz CandEx). Die Erfahrungen der Bewerber sind wichtig, weil sie diese nach außen tragen und damit das Image Ihres Unternehmens beeinflussen. Je besser die Candidate Experience ist, desto besser wird auch das Employer Branding, also die Arbeitgebermarkenbildung, Ihres Unternehmens sein.

    Infografik: Trends im Recruiting 2021 | © personalwissen.de

    Was ist eigentlich diese Candidate Experience?

    Als Candidate Experience bezeichnet man die Wahrnehmungen und Erfahrungen eines Bewerbers während des gesamten Bewerbungsprozesses. Im Wettbewerb mit anderen Arbeitgebern kann dieser Eindruck ausschlaggebend dafür sein, ob Sie den Kandidaten als Arbeitgeber überzeugen konnten, oder ob er sich aufgrund negativer Erlebnisse für einen Mitbewerber von Ihnen entscheidet.

    Ohne gute Stellenanzeige keine Bewerber

    Die Optimierung beginnt deshalb schon bei der Stellenanzeige. Machen Sie es sich nicht zu leicht und verwenden Sie einfach die Stellenbeschreibung. Es heißt nicht umsonst Anzeige. Denn nur wenn es Ihnen gelingt, damit Aufmerksamkeit zu erzielen und Interesse für den angebotenen Job zu wecken, wird sich ein Interessent näher mit Ihrem Unternehmen befassen und möglicherweise auch den Bewerbungsprozess durchlaufen.

    Stellenanzeigen müssen deshalb sowohl optisch als auch inhaltlich ansprechend und informativ sein. Arbeiten Sie ruhig mit klassischen Werbeprinzipien wie dem AIDA-Modell, um Ihre Stellenanzeigen – egal ob für die Zeitung oder das digitale Jobportal – zu verbessern. Machen Sie Ihre Anforderungen an das Bewerberprofil deutlich, vergessen Sie aber nicht darauf hinzuweisen, was Sie zu bieten haben. Steht Ihnen nur begrenzter Raum zur Verfügung, dann verweisen Sie Interessenten auf Ihre Webseite, wo es ausführliche Informationen zur ausgeschriebenen Stelle und zu Ihnen als Arbeitgeber gibt. Verzichten Sie allerdings auf leere Versprechen. Diese sorgen hinterher nur für Unmut.

    Stellenanzeigen in sozialen Netzwerken und Jobbörsen schalten

    Heutzutage gibt es eine Vielzahl von Jobbörsen oder Jobsuchmaschinen, in denen Sie Ihre Stellenanzeige veröffentlichen können. Dazu zählen generalistische Jobbörsen wie LinkedIn oder Xing, aber auch spezialisierte und regionale Jobbörsen sowie Jobsuchmaschinen, wie zum Beispiel Indeed. Vor allem Erstere erlauben das Social Media Recruiting, d.h. soziale Netzwerke werden gezielt genutzt, um Stellenausschreibungen zu verbreiten und potentielle Kandidaten direkt zu kontaktieren. Diese „aktive Personalbeschaffung“ nennt sich Active Sourcing – Ihr Unternehmen begibt sich aktive auf die Suche nach qualifizierten Personal.

    So nutzen Sie Ihre Menschenkenntnis bei der Bewerberauswahl optimal aus

    Sie sind es leid, Dutzende schriftliche Bewerbungen zu sichten und trotzdem nicht zu wissen, welche Persönlichkeit sich dahinter verbirgt? Dann wird es höchste Zeit, die Potenziale zu nutzen, die Ihnen das Speed Recruiting bietet. Es gibt eine ganze Reihe von Agenturen, die solche Events veranstalten. Häufig handelt es sich um private Arbeitsvermittler oder klassische Event-Agenturen.

    Beim Speed Recruiting haben Sie die Chance, viele Bewerber im Schnellverfahren kennenzulernen. Das ist besonders dann interessant, wenn Sie als Unternehmer oder Personalchef eine sehr ausgeprägte Menschenkenntnis besitzen. Auf diese Weise fällt es Ihnen leichter, das Bewerbungsverfahren zu optimieren, indem Sie ungeeignete Kandidaten schon vor Ort aussortieren. Sie sparen sich damit überflüssige Vorstellungsgespräche, die viel mehr Zeit als die Teilnahme an einem Event zum Speed Recruiting kosten.

    Jobmessen bieten ähnliches Potenzial

    Suchen Sie neue Fachkräfte und sind parallel an Auszubildenden interessiert, sind die Jobmessen ein guter Anlaufpunkt. Hier erreichen Sie die Optimierung der Bewerbungsverfahren ebenfalls durch erste persönliche Kontakte. Im direkten Gespräch können Sie den Bewerbern für einen Arbeitsplatz oder einen Ausbildungsplatz mit konkreten Nachfragen „auf den Zahn fühlen“.

    Haben Sie dabei geeignete Kandidaten entdeckt, bietet sich die Chance, mit diesen noch vor Ort einen Termin für ein weiterführendes Vorstellungsgespräch oder einen Probearbeitstag zu vereinbaren. Außerdem haben Sie die Möglichkeit, die Bewerber auch nach dem Gespräch mit Ihnen zu beobachten. Daraus gewinnen Sie wichtige Erkenntnisse zu deren üblichen Umgangsformen. Diese wiederum sind ein bedeutendes Auswahlkriterium bei allen Mitarbeitern, die ständig oder häufig Kontakt mit Ihren Kunden haben.

    Bewerbungsverfahren optimieren mithilfe eines Headhunters

    Wenn Sie Spezialisten für die Besetzung wichtiger Führungspositionen suchen, könnte sich auch ein anderer Weg lohnen. Er ist vor allem für die Unternehmen interessant, die keine spezielle Personalabteilung haben. Hier sollte sich der Chef überlegen, wie wertvoll ihm die Zeit für seine eigentliche unternehmerische Tätigkeit ist. Kommt dabei ein hoher Wert heraus, empfiehlt sich die Kooperation mit einem Headhunter. Diese Dienstleister übernehmen einen großen Teil der Bewerbungsverfahren. Der Auftraggeber bekommt zum Schluss eine kleine Zahl von Bewerbern präsentiert, die bereits ein umfangreiches Vorauswahlverfahren durchlaufen haben.

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    Mit einem optimierten Bewerbungsverfahren finden Unternehmen den richtigen © ADragan – shutterstock

    Als interessante Zusatzleistungen bieten Headhunter die Prüfung der Echtheit von Arbeitszeugnissen und Abschlusszeugnissen an. Sogar komplexe Eignungstests nach konkreten Vorgaben der Auftraggeber führen sie durch. Damit haben Sie als Unternehmer die Chance, sich auf Ihre Hauptaufgaben zu konzentrieren, ohne einen eigenen Personalchef einstellen zu müssen.

    Digitalisierung beschleunigt Recruitingprozess

    Einmal in den Recruitingprozess eingestiegen, wollen Bewerber heute genauso umgarnt werden wie Kunden. Wer gutes Personal sucht, der kann es sich nicht mehr erlauben, Bewerbungsunterlagen erst einmal acht Wochen zu sammeln und dann gemütlich durchzugucken. Bewerber erwarten eine zeitnahe Reaktion und betrachten diese als Zeichen des Respekts.

    Der gesamte Recruitingprozess lässt sich beschleunigen, wenn man ihn digitalisiert. Vor allem wenn es um reguläre Arbeitsplätze geht, für die regelmäßig neue Mitarbeiter gesucht werden, kann wunderbar ein standardisiertes Onlineformular genutzt werden. Das hat einerseits den Vorteil, dass Eingangsbestätigungen und Zwischenbescheide automatisiert und somit zeitnah verschickt werden können.

    Wenn Sie sich für einen Online-Bewerbungsprozess entscheiden, dann gilt es darauf zu achten, diesen möglichst einfach zu gestalten. Das ist im Recruiting nicht anders als im Sales, wo um jeden Preis vermieden werden muss, dass der Kunde den Kaufprozess abbricht. Was dort die Customer Experience, ist hier die Candidate Experience.

    Ein weiterer Vorteil eines digitalen Bewerbungsprozesses ist, dass Recruiting-Kennzahlen relativ einfach erhoben werden können. Sie geben Aufschluss darüber, wie gut der Recruitingprozess bereits optimiert ist und wo es noch hakt. So ist zum Beispiel die Klickrate, die Verweildauer und die Konversionsrate auszuwerten.

    Bewerbungsverfahren optimieren dank Verwaltungs-Software

    Wenn Sie eine Stellenausschreibung starten, werden Sie feststellen, dass sich nicht alle Bewerber an Ihre Vorgaben halten. Bewerbungen werden sowohl per Mail als auch per Telefon und in schriftlicher Form bei Ihnen eintrudeln. Das macht es schwierig bis unmöglich, wirklich alle Bewerber im Blick behalten zu können. Genau deshalb benötigen Sie ein Hilfsmittel, mit dem die Bewerberverwaltung an einer zentralen Stelle erfolgt. Dafür bietet sich spezielle Software für das Bewerbermanagement an – sogenannte CV-Parsing-Tools. Die Auswahl ist hier mittlerweile so groß, dass es Pakete für kleine Unternehmen ebenso wie für multinational agierende Konzerne gibt.

    Was sollte eine gute Bewerbermanagement-Software können?

    Wollen Sie mit Computerprogrammen Bewerbungsverfahren optimieren, achten Sie zuerst auf die Nutzerfreundlichkeit. Software, deren Nutzer erst umständlich eingewiesen werden müssen, machen wenig Sinn. Besser sind Programme, die eine intuitiv erfassbare Benutzeroberfläche bieten. International tätige Unternehmen sind mit Software am besten versorgt, welche die Benutzeroberfläche in mehreren Sprachen zur Verfügung stellt.

    So kann ein einheitliches Programm für das Bewerbermanagement in allen Niederlassungen zum Einsatz kommen. Das hat außerdem den Vorteil, dass ein zentrales Personalbüro die Aktivitäten der Personalchefs in den einzelnen Niederlassungen problemlos überwachen kann. Im besten Fall erhalten die Personaler auch einen mobilen Zugriff auf die gespeicherten Bewerbungen über eine dazugehörige App fürs Smartphone. Dabei ist es wichtig, dass die App für alle gängigen mobilen Betriebssysteme zur Verfügung steht. Das sind die Grundansprüche, die jede Software für das Bewerbermanagement erfüllen sollte.

    Welche weiteren Funktionen sind bei der digitalen Bewerberverwaltung nützlich?

    Wünschen Sie sich eine komplette Optimierung des Bewerbungsverfahrens, sollten Sie auf zusätzliche Extras achten. Sie beginnen bereits mit der Chance, gescannte Bewerbungen in die Daten einpflegen zu können. Außerdem bringt das ideale Programm zur Bewerberverwaltung eine Schnittstelle zur Übergabe von Daten aus Mail-Bewerbungen mit. Ein sehr nützliches Extra ist eine Abfragemaske, die Ihnen die schnelle Eintragung von Bewerberdaten während eines Telefonats ermöglicht. Sie sollte auch in der dazugehörigen App fürs Smartphone oder Tablet bereitstehen. Ist das der Fall, sind Sie jederzeit „betriebsbereit“, wenn Ihnen beispielsweise beim Sport oder bei Events zufällig ein geeigneter Mitarbeiter begegnen sollte.

    Welche Features tragen noch zu einem hohen Nutzerkomfort bei?

    Wollen Sie durch eine Optimierung der Bewerbungsverfahren Zeit sparen, sind weitere Funktionen wichtig. Wirklich gute CV-Parsing-Software für das Bewerbermanagement macht die Erstellung von Stellenanzeigen in verschiedenen Versionen überflüssig. Sie bieten die Chance, vorhandene Jobangebote schnell und einfach in mehreren Formaten zu exportieren. Das spart Aufwand bei der parallelen Veröffentlichung bei den Jobcentern, in den Social Networks sowie den einschlägigen Online-Jobbörsen.

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    Video-Interviews sind angesagt – auch wenn schüchterne Bewerber eher Sorge haben © Andrey_Popov – Shutterstock

    Möchten Sie von A bis Z die Bewerbungsverfahren optimieren, ist eine Speicherfunktion für Interviews im Video-Chat oder von Video-Interviews eine nützliche Sache. Idealerweise stellt ein Programm für die Bewerberverwaltung eine Schnittstelle und ein Formular für Online-Bewerbungen bereit.

    So helfen Programme zur Bewerberverwaltung bei der Vorauswahl

    Bevor Sie Ihre Menschenkenntnis im Vorstellungsgespräch einsetzen, müssen Sie eine Vorauswahl unter den eingegangenen Bewerbungen treffen. Auch dabei ist der Support der Software für das Bewerbermanagement hilfreich. Mit der Filterfunktion „Perfect Match“ bekommen Sie zum Beispiel nur Bewerber angezeigt, bei denen alle Parameter zu Ihren Vorgaben passen. Die beste Wahl sind Programme, bei denen Sie die Filterkriterien individuell zusammenstellen können. Software der Oberklasse bezieht dabei nicht nur die Daten der vorhandenen Ausbildungen ein, sondern berücksichtigt zusätzlich die Soft Skills. Das macht sich bezahlt, wenn Sie Ihre neuen Mitarbeiter auch in der Gruppe der Quereinsteiger rekrutieren möchten.

    Das Auswahlverfahren: So gut vorbereitet sein, wie Sie es auch vom Bewerber erwarten

    Auch der Auswahlprozess selbst ist bei der Optimierung nicht zu vergessen. Vor allem wenn die Führungskräfte Vorstellungsgespräche führen, sind diese mitunter von wenig Struktur und wenig aussagekräftigen Fragen geprägt. Vielen Vorgesetzten fehlt nicht nur das nötige Know-how, sondern auch die Erfahrung und Routine in Sachen Bewerberinterviews. Deshalb ist es ratsam, dass ein Mitarbeiter aus dem Recruiting dabei ist. Im Vorfeld sollten die Interviewer den Ablauf und die Fragen abklären. Sie müssen gegenüber den Bewerbern „mit einer Stimme“ sprechen.

    Vergessen Sie nicht: Das Bewerbungsgespräch dient nicht nur Ihnen, sich ein Bild vom Kandidaten zu machen, sondern auch dem Bewerber, sich ein Bild von seinem zukünftigen Arbeitgeber zu machen. Auch hier müssen Sie überzeugend sein, wenn Sie eines der raren Fachkräfte für Ihr Unternehmen gewinnen wollen. Wenn Sie erwarten, dass der Bewerber Standardfragen aus dem Stegreif beantworten kann, sollten Sie das auch tun können, wenn es beispielsweise um Benefits oder Aufstiegsmöglichkeiten geht.

    Sollten Sie sich gegen einen Kandidaten entscheiden, gehört es zum guten Ton – und natürlich zur positiven Candidate Experience – ihn zeitnah darüber zu informieren. Am besten so persönlich wie möglich. Handelt es sich prinzipiell um einen guten Bewerber, können Sie ihm anbieten, ihn in den Talentepool aufzunehmen und auf ihn zurückzukommen, wenn erneut eine Stelle vakant ist. Auch bei Bewerbern gilt: Man sieht sich immer zweimal im Leben.

    Wie Sie Ihren Recruitingprozess optimieren: der Ablauf

    Der typische Recruitingprozess lässt sich grob in vier Phasen unterteilen:

    1. Stellenausschreibung – die Nähe zum Bewerber suchen

    Welche Stellen das Recruiting besetzen muss, ergibt sich aus der Personalbedarfsplanung. Neben der Anzahl der offenen Stellen entscheidet vor allem die notwendige Qualität darüber, welche Beschaffungswege in Frage kommen. Deshalb ist ein Anforderungsprofil notwendig, das Auskunft über die fachlichen, persönlichen und sozialen Kenntnisse und Kompetenzen der Stelleninhaber gibt. Außerdem ist es ratsam gleich einen Vergütungsrahmen festzulegen.

    Die Auswahl an Beschaffungswegen ist groß und reicht von der klassischen Stellenanzeige (Print oder Online) über Talentscouting auf Events bis hin zu Headhunting. Welcher Weg beschritten wird oder welche Möglichkeiten miteinander kombiniert werden, hängt zudem von Faktoren wie der Dringlichkeit, den Marktgegebenheiten sowie dem Budget ab.

    2. Bewerbermanagement – der zeitliche Faktor

    Bewerber sind ungeduldig und warten nicht gern auf eine Antwort. Beim Bewerbermanagement kommt es deshalb vor allem auf die Zeit an. Im Idealfall erfolgt die Einladung zur ersten Auswahlrunde (Vorstellungsgespräch, Einstellungstest, Assessment Center, etc.) innerhalb von maximal zwei Wochen. Eine Eingangsbestätigung sollte innerhalb von ein bis zwei Tagen erfolgen.

    Bleiben Sie mit den Bewerbern in Kontakt und unterrichten Sie diese über den weiteren Verlauf des Bewerbungsverfahrens. Vor allem dann, wenn es zu Verzögerungen kommt. Das ist wichtig für die bereits erwähnte Candidate Experience.

    3. Bewerberauswahl – Bewerbungsunterlagen unter die Lupe genommen

    Der Auswahlprozess beginnt mit dem Screening der Bewerbungsunterlagen. Auf diese Weise trifft man eine Vorauswahl. Dieser Schritt kann auch von einer Software übernommen werden, wenn zuvor ein Bewerbungsformular ausgefüllt wurde und die Bewerber bestimmte, standardisierte Mindestkriterien erfüllen müssen.

    Je nach Unternehmen gibt es mit Einstellungstests, Diagnostikverfahren, Assessment Centern und ähnlichem verschieden Auswahlverfahren. Nach der Vor- erfolgt die Hauptauswahl, zu der fast immer ein Vorstellungsgespräch gehört.

    4. Einstellung des neuen Mitarbeiters

    Wurde unter den Kandidaten ein geeigneter Stelleninhaber identifiziert, wird ihm ein Arbeitsverhältnis angeboten. Der Arbeitsvertrag wird vorbereitet und es kommt zur Vertragsunterzeichnung. Dieser Schritt geht lückenlos in das Onboarding über, also in die Einführung des neuen Mitarbeiters in seinen Arbeits- und Einsatzbereich. Diese Phase ist entscheidend, um den Mitarbeiter langfristig an das Unternehmen zu binden.

    Fazit: Bewerber werden anspruchsvoller, Prozesse effizienter

    Im Kampf um die besten Mitarbeiter (War for Talents) sollten Sie sich nicht darauf verlassen, dass die Kandidaten von selbst bei Ihnen klingeln. Nur mit einem optimierten Recruitingprozess gelingt es Ihnen, die Erwartungen der Arbeitnehmer von heute zu erfüllen und somit eine Chance auf eines der begehrten Talente am leergefegten Arbeitsmarkt zu haben. Der Bewerbungsprozess bietet zahlreiche Touchpoints, an denen sich viel verbessern lässt. Manchmal genügt schon das Drehen an kleine Stellschrauben, um ein Bewerbungsverfahren zu optimieren.

    FAQ: Antworten auf die häufigsten Fragen zur Optimierung des Bewerbungsverfahren

    Wieso müssen Unternehmen ihren Bewerbungsprozess optimieren?

    Damit Unternehmen trotz Fachkräfte- und Personalmangel qualifizierte Nachwuchs- und Fachkräfte für sich gewinnen können, muss der Bewerbungsprozess auf die Bedürfnisse der Zielgruppe angepasst werden. Doch die heutigen Bewerber sind anspruchsvoll. Aus diesem Grund ist ein optimierter Bewerbungsprozess, der sich durch eine hohe Effizienz und Transparenz auszeichnet, unabdingbar, um sich geeignete Mitarbeiter im „War of Talents“ zu sichern.

    Inwieweit kann die Digitalisierung den Recruitingprozess optimieren?

    Ein digitalisierter Recruiting-Prozess kann das gesamte Bewerbungsverfahren erheblich beschleunigen. One-Click-Bewerbungen über ein standardisiertes Online-Formular beispielsweise erleichtern potenziellen Kandidaten die Bewerbung und verringern somit auch die Hemmschwelle einer Bewerbung, da es den Zeitaufwand deutlich mindert. Durch den Einsatz von Bewerbermanagementsystemen hingegen können die eingehenden Bewerbungen zielgerichtet analysiert und vorselektiert werden. Zugleich erlauben solche Systeme automatische Eingangsbestätigungen sowie Zwischenbescheide, die das Bedürfnis der Bewerber nach einer zeitnahen Rückmeldung erfüllt.

    Wie kann der Bewerbungsprozess optimiert werden?

    Der Recruitingprozess kann in jeder Phase gezielt optimiert werden.

    Autor: Redaktion Personalwissen