Jedes Jahr beginnen in Deutschland über fünf Millionen Menschen einen neuen Job. Genauso viele müssen demnach jedes Jahr neu eingelernt werden. Der erste Arbeitstag ist nicht nur für den neuen Mitarbeiter, sondern auch die bestehende Belegschaft eine spannende Situation. Die Einarbeitung neuer Mitarbeiter wird in vielen Unternehmen dem Zufall überlassen.
Lesen Sie in diesem Beitrag, was Onboarding ist, aus welchen Phasen es sich zusammensetzt und wie Sie Onboarding in Ihrem Unternehmen gezielt und erfolgreich umsetzen.
Was versteht man unter Onboarding im Personalmanagement?
Der Begriff Onboarding wird im Personalmanagement verwendet. Es handelt sich dabei um den systematischen Prozess der Einarbeitung eines neuen Angestellten an seinem Arbeitsplatz. Dabei kommen bestimmte Instrumente und Maßnahmen zum Einsatz, die zumeist im unternehmensinternen Einarbeitungsplan festgelegt wurden.
Vorgesetzte und zukünftige Kollegen begrüßen den neuen Mitarbeiter und helfen Ihm schrittweise dabei, sich im Betrieb einzuarbeiten. Während dieses Integrationsverfahrens klären sich die Erwartungen und Ansprüche beider Seiten. Ziel des Onboardings ist es unter anderem, Unterstützung und Wertschätzung zu vermitteln, sodass die Mitarbeiterbindung von Anfang an gefördert wird.
Der Onboarding-Prozess startet mit der Unterzeichnung des Arbeitsvertrags und endet in der Regel nach etwa sechs Monaten. Nach der schrittweisen Eingliederung ist der neue Mitarbeiter an seiner Arbeitsstelle integriert, mit seinen Gebieten und Aufgaben vertraut sowie in das Team eingegliedert. Als Bestandteil des Personalmanagements ist die Durchführung des Onboardings die Aufgabe des HR-Managers .
Vorteile: Warum ist Onboarding wichtig?
In vielen Unternehmen ist es gang und gäbe, dass neu eingestellte Beschäftigte sozusagen ins kalte Wasser geworfen werden. Schon nach wenigen Arbeitstagen werden sie sich selbst überlassen. Das führt dazu, dass viel Zeit für die selbstständige Einarbeitung in die internen Abläufe und Prozesse verloren geht. Jede einzelne Information muss besorgt werden, obwohl der Betroffene selten weiß, wer in der Firma wofür zuständig ist.
Die Folge: Es passieren Fehler. Die Schuld dafür wird dem neuen Mitarbeiter zugesprochen, seine Kollegen müssen den Irrtum ausbessern. Das schadet der Arbeitsatmosphäre und dem Betriebsklima.
Vor allem hochqualifizierte Fach- und Führungskräfte haben vermehrt den Anspruch auf eine ordentliche Einarbeitung durch den Arbeitgeber. Ist dies nicht der Fall, nutzen einige die verkürzte Kündigungsfrist während der Probezeit und sehen sich nach einem anderen Job um. Aufgrund des Fachkräftemangels erhalten diese Personen ohnehin mehrere Angebote.
Ein gezielter, systematischer Onboarding-Prozess hat für beide Seiten wesentliche Vorteile. Durch einen mit Bedacht und Strategie erarbeiteten, an das Unternehmen bzw. die Abteilung angepassten Einarbeitungsplan lässt sich einiges an Zeit einsparen. Das Einarbeitungskonzept des An-Bord-Holens ist vor allem deshalb interessant, weil Führungskräfte den neuen Mitarbeitern von Beginn an die Möglichkeit geben, sich in den laufenden Betrieb zu integrieren. So lernen die Angestellten die Strukturen des Unternehmens sofort kennen. Die Mitarbeiterfluktuation wird gering gehalten.
Was sind die Ziele des Onboardings?
Das systematische Einarbeiten eines neuen Mitarbeiters im Rahmen des geführten Onboarding-Prozesses hilft bei der erfolgreichen Integration an den Arbeitsplatz. Zukünftige Aufgaben und Tätigkeiten werden schrittweise erarbeitet. Dies erleichtert den Einstieg in das bestehende Arbeitsumfeld.
Für das Onboarding sprechen sowohl technische als auch soziale Aspekte. Einerseits erhält der Angestellte wesentliche organisatorische Informationen – von der Zugänglichkeit der Büroräume über Arbeitszeiterfassung bis hin zu den Terminen der regelmäßigen Meetings. Andererseits lernt der neue Mitarbeiter nach und nach seine Kollegen kennen, wird aktiv in die Abläufe integriert und findet seinen Platz im Team.
Es lassen sich drei Ziele des Onboardings definieren:
- Unterstützung der Mitarbeiter zur optimalen Einarbeitung in das jeweilige Fachgebiet
- Integration des neuen Beschäftigten in das emotionale Wertesystem der Firma
- Soziale Orientierung und Zuweisung von Ansprechpartnern
Die erste Phase im neuen Arbeitsumfeld muss so effizient als möglich gestaltet werden. Dies verringert nicht nur die Kosten für das Unternehmen, sondern auch den Aufwand für Personalmanager und den betroffenen Mitarbeiter. Er bekommt die Möglichkeit, sich an die neue Atmosphäre zu gewöhnen, um sich aktiv und produktiv an den Arbeitsprozessen zu beteiligen.
Der neue Mitarbeiter, ebenso seine Kollegen und die Führungskraft haben während des Onboardings die Gelegenheit, sich gegenseitig kennenzulernen. Es geht sowohl um die Einarbeitung in die zukünftigen Aufgaben als auch die beidseitige Prüfung:
- „Passe ich in dieses Unternehmen?“ / „Passt der neue Mitarbeiter in dieses Unternehmen?“
- „Entspricht die Unternehmenskultur meinen Vorstellungen?“ / „Entspricht der neue Mitarbeiter der Unternehmenskultur (link)?“
- „Entspricht die Arbeitsatmosphäre meinen Vorstellungen?“ / „Fügt sich der neue Mitarbeiter gut in die Arbeitsabläufe ein?“
- „Funktioniert die Zusammenarbeit mit dem Team?“
Ein stabiles und langfristiges Beschäftigungsverhältnis mit kompetenten Mitarbeitern ist eines der wichtigsten Ziele der Personalarbeit. Durch gezielte Bemühungen im Onboarding können Arbeitgeber ihren Angestellten einen engagierten und rücksichtsvollen Eindruck vermitteln. Das resultiert in einer wertschätzenden Gegenreaktion: Arbeitnehmer bewerten ihre Vorgesetzten entsprechend positiv.
Wie ist der Onboarding-Prozess aufgebaut?
Nicht nur beim Onboarding, sondern selbstverständlich auch im laufenden Betrieb ist die Wertschätzung des Arbeitgebers ein wesentliches Zeichen an die Mitarbeiter. Damit diese von Anfang an bei den Angestellten ankommt, kann man sich in der Einarbeitungszeit an drei Schritten orientieren.
Die Phasen des Onboardings:
- Vorbereitung bzw. Preboarding
- Orientierung
- Integration
Einarbeitungsplan zur Organisation des Onboarding-Prozesses
Im Laufe der Einarbeitung soll der Mitarbeiter möglichst effizient dazu befähigt werden, selbstständig an den Arbeitsabläufen des Unternehmens teilzunehmen. Gleichzeitig muss er die Möglichkeit haben, sich in das Team zu integrieren und einen Eindruck über das Unternehmen zu gewinnen.
Um einen erfolgreichen Onboarding-Prozess zu gewährleisten, lohnt sich die Erstellung eines Einarbeitungskonzeptes mit einem konkreten Ablaufplan. Dieser ist als Stunden- bzw. Tagesplan aufgebaut und umfasst sämtliche Arbeits- und Aufgabenbereiche des neuen Mitarbeiters. Der Einarbeitungsplan orientiert sich an den drei Phasen des Onboardings. Es ist sinnvoll, den Plan individuell an die ausgeschriebene Stelle anzupassen.
Wer erstellt den Einarbeitungsplan?
Im Idealfall erstellt jede Abteilung einen eigenen Einarbeitungsplan. Das Personalmanagement kann dabei behilflich sein und darauf achten, nicht nur die fachlichen Aspekte berücksichtigt werden.
Im Einarbeitungsplan wird festgehalten, was ein neuer Mitarbeiter zu Beginn wissen muss und was er können sollte. Fähigkeiten und Kenntnisse werden priorisiert, damit das Wichtigste so früh wie möglich angesprochen wird. Als Basis für die Erstellung dient die Stellen- beziehungsweise Arbeitsplatzbeschreibung.
Die Rolle der Führungskraft im Onboarding-Prozess
Ihre Aufgabe als Vorgesetzter ist es, die Einarbeitung durch Ihre anderen Teammitglieder zu koordinieren und zu kontrollieren. Ziehen Sie sich aus diesem Prozess nicht komplett zurück, sondern tragen Sie Ihren Teil dazu bei. Indem Sie Schwerpunkte setzen, können Sie sofort deutlich machen, auf was es Ihnen ganz besonders ankommt.
Folgende Tipps sollten Führungskräfte beim Onboarding beachten:
- Machen Sie dem neuen Mitarbeiter deutlich, dass auch Ihre Tür stets offensteht und Sie nach wie vor erster Ansprechpartner sind.
- Planen Sie in den ersten Tagen genügend Zeit für persönliche Gespräche ein, in denen Sie sich über den Fortschritt der Einarbeitung erkundigen.
- Haben Sie ein offenes Ohr für Bedürfnisse und Wünsche des Neulings.
- Indem Sie Interesse und Hilfsbereitschaft signalisieren, bauen auch Sie von Anfang an ein vertrauensvolles Verhältnis zu Ihrem neuen Schützling auf.
- Intensivere Feedback-Gespräche, in dem Sie auch weitere Erwartungen formulieren können, sollten in regelmäßigen Abständen stattfinden, zum Beispiel eine Woche nach dem ersten Arbeitstag, nach einem Monat, nach drei Monaten und abschließend nach einem halben Jahr.
Beginn & Dauer des Onboardings neuer Mitarbeiter
Die Dauer der Einarbeitungszeit wird individuell vom HR-Manager bzw. dem Personalverantwortlichen eingeschätzt. Ebenso kann die Führungskraft den Zeitraum für das Onboarding bestimmen. Anpassungen lassen sich selbstverständlich jederzeit spontan durchführen.
Wer ein gelungenes Onboarding im neuen Unternehmen erfahren hat, fühlt sich dort von Beginn an wohl und eingebunden. Arbeitnehmer haben in diesem Fall nicht das Bedürfnis, den Betrieb wieder zu verlassen und sind bestrebt, möglichst gut mitzuarbeiten. Durch eine gute Einarbeitung lässt sich die Produktivität des Unternehmens deutlich steigern.
Onboarding-Phase 1: Vorbereitung bzw. Preboarding
Die erste Phase des Onboardings umfasst die umfassende Vorbereitung auf den Einarbeitungsprozess. Zukünftige Arbeitskollegen und Führungskräfte stellen sich auf den neuen Mitarbeiter ein und auch dieser hat die Gelegenheit, sich mit seinem Arbeitsumfeld zu beschäftigen.
Das Preboarding startet nach der Unterzeichnung des Arbeitsvertrags und endet mit dem ersten Arbeitstag des neuen Mitarbeiters. Das Ziel des Arbeitgebers sollte es sein, einen professionellen und bestrebten Eindruck zu machen.
Folgende Maßnahmen können Teil der Vorbereitungsphase des Onboardings sein:
- Übermittlung von Erstinformationen und wesentlichen Materialien, z.B. Flyer oder Broschüren über das Unternehmen und seine Mitarbeiter
- Vorstellung der zukünftigen Arbeitskollegen
- Information über Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten als Ausblick auf die berufliche Zukunft
- Zuweisung einer direkten Ansprechperson für offene Fragen
Eine weitere Aufgabe stellt auch die organisatorische Vorbereitung sowie die Anpassung des Einarbeitungsplans dar. Der Onboarding-Plan kann beispielsweise vorsehen, wann Gesprächstermine angesetzt werden und welcher Arbeitsplatz dem neuen Mitarbeiter zugewiesen wird.
Insgesamt sollten Verantwortliche den potenziellen zukünftigen Mitarbeiter schon in dieser ersten Phase positiv stimmen. Falls er zum festen Bestandteil des Unternehmens wird, sollte er mit einer positiven Grundstimmung in die Firma kommen. Aus diesem Grund sollten wichtige Unterlagen und Einzelheiten schon in der Vorbereitung ausgetauscht bzw. bearbeitet werden.
Expertentipp: Ansprechpersonen & Mentor während des Onboardings
Es hat sich als hilfreich erwiesen, dem neuen Mitarbeiter für die ersten Tage am Arbeitsplatz einen Mentor an die Seite zu stellen, der als direkte Ansprechperson dient. Dieser sollte aus der gleichen Hierarchieebene stammen, damit schnell ein Vertrauensverhältnis aufgebaut werden kann. Der „Pate“ ist gleichzeitig eine Entlastung für den HR-Manager und die Führungskraft.
Nicht zuletzt kann der Mentor den neuen Angestellten über zwischenmenschliche Spielregeln aufklären, beispielsweise:
- Welche Werte sind dem Vorstand besonders wichtig?
- Welches Mitglied der Geschäftsführung hat ein offenes Ohr für Verbesserungsvorschläge oder Probleme?
- Wer ist die beste Kontaktperson in den anderen Abteilungen?
- Welchen Kollegen sollte man vor zehn Uhr nicht ansprechen?
Onboarding-Phase 2: Orientierung
Ab dem ersten Arbeitstag beginnt die Orientierungsphase des Onboarding-Prozesses. Der neue Mitarbeiter sieht sich gemeinsam mit der Führungskraft oder dem HR-Manager im Unternehmen um und lernt die verschiedenen Abteilungen kennen. Ergreifen Sie diese Gelegenheit und stellen Sie gleich alle Kollegen inklusive ihrer Aufgabengebiete vor. Das hilft bei der Orientierung im Betrieb.
Diese zweite Onboarding-Phase reicht vom ersten Arbeitstag bis etwa in den dritten Monat des Anstellungsverhältnisses.
Eine sorgfältige Vorbereitungszeit garantiert einen entspannten Start in den ersten Arbeitstag – sowohl für den neuen Angestellten als auch den HR-Manager bzw. die Führungskraft. Folgendes ist jetzt wichtig:
- Freundliche & aufmerksame Begrüßung
- Vorstellung der direkten Kollegen, des Vorgesetzten sowie des Ansprechpartners
- Kurzer Rundgang durch die Abteilung/das Unternehmen – Hinweis auf Räumlichkeiten wie Küche, Toiletten, etc.
- Schreibtisch bzw. Arbeitsplatz des neuen Mitarbeiters
Nach dem Vermitteln eines ersten Eindrucks folgen organisatorische Maßnahmen. Der Angestellte erhält die Schlüssel sowie sämtliche wesentlichen Unterlagen wie Mitarbeiterausweis und Zugangsdaten. Danach geht es auch schon an die ersten fachlichen Tätigkeiten. Zusammenhänge innerhalb des Unternehmens, der Produkte oder Kunden werden erläutert, die zukünftigen Aufgabengebiete aufgeteilt.
Beispiele & Tipps: Onboarding Tag 1
Trotz eines ausführlich erarbeiteten Einarbeitungsplans ist das Onboarding ein individueller, flexibler Prozess. Abhängig von der Komplexität der jeweiligen Arbeitsaufgaben und Tätigkeiten dauert die erste Einarbeitung manchmal wenige Tage, in anderen Fällen mehrere Wochen. Ein Arbeitstag ist jedenfalls zu knapp bemessen.
Am ersten Tag des neuen Kollegen stehen die Begrüßung, das Kennenlernen der neuen Kollegen sowie organisatorische Tätigkeiten im Vordergrund. Fachliche Informationen werden nur in geringem, oberflächlichem Maße angesprochen. Der erste Eindruck zählt!
Die Onboarding-Willkommensmappe für den ersten Arbeitstag
Als hilfreich hat sich das Erstellen einer Willkommensmappe der Personalabteilung herausgestellt. Diese enthält sämtliche relevanten Informationen und wird jedem neuen Mitarbeiter ausgehändigt.
Die Mappe für das Onboarding enthält beispielsweise:
- Informationen über das Unternehmen – die Unternehmensphilosophie/das Leitbild
- Organigramm, am besten mit Fotos und Namen der Führungskräfte
- Orientierungsplan
- Hinweise zur Arbeitssicherheit
- Informationen zum betrieblichen Gesundheitsmanagement
- Verhaltensregeln
- Telefonliste
- Übersicht der Pausenzeiten
Onboarding: Ein beispielhafter Ablauf des ersten Arbeitstages
Einen Teil des systematischen Einarbeitungsplans kann auch die zeitliche Planung des ersten Arbeitstages des neuen Mitarbeiters darstellen. Dieser könnte folgendermaßen ablaufen:
9:00 Uhr: Empfang durch den Vorgesetzten
09:15 Uhr: Begrüßungsgespräch mit dem Vorgesetzten, Inhaber/Geschäftsführer, Mentor/Ansprechperson
10:00 Uhr: Rundgang durch die Abteilung, Vorstellung der Kollegen
11:00 Uhr: Übergabe Mitarbeiterausweis, Schlüssel, Zugangsdaten & Organisatorische Informationen wie Pausenzeiten, Küchennutzung, interner Postverkehr, Intranet, Betriebsrat, feste Meetings, etc.
12:00 Uhr: Mittagspause, Besuch der Kantine mit dem Mentor und ggfls. Kollegen
13:00 Uhr: Sicherheitsunterweisung
14:00 Uhr: erste Arbeitsbesprechung
Der Onboarding-Prozess ab Tag 2
Ab dem zweiten Arbeitstag startet die fachliche Einarbeitung entsprechend des Onboarding-Plans. Diese sollte im Team mit den Kollegen erfolgen und nicht ausschließlich durch den Mentor, um diesen zu entlasten. Wenn sich die gesamte Abteilung in den Prozess miteinbezogen fühlt, übernimmt jeder gerne Verantwortung. Außerdem verfügt jeder einzelne über andere Stärken sowie einen anderen Wissens- und Erfahrungsschatz. Letztlich vermittelt jeder genau das, was er am besten kann.
Das neue Teammitglied darf jedoch nicht überfordert werden. Es geht nicht darum, dass der neue Mitarbeiter in Rekordzeit eigenständig arbeiten kann, sondern dass er seine Arbeit in Zukunft in bestmöglicher Qualität erledigen kann. So hilft er Ihnen schließlich am besten weiter.
Für die fachliche Einarbeitung im Onboarding-Prozess kann die 4-Stufen-Methode angewendet werden:
- Stufe 1: Erläuterung und Vorbereitung auf den Arbeitsprozess – Warum ist er wichtig?
- Stufe 2: Vorzeigen und Beschreiben der konkreten Arbeits-/Handlungsschritte
- Stufe 3: Durchführung und gleichzeitige Beschreibung der Schritte durch den neuen Mitarbeiter – Auf Fehler sollte zeitgerecht aufmerksam gemacht werden.
- Stufe 4: Selbstständige Ausführung und Übung des Arbeitsprozesses durch den neuen Mitarbeiter
Onboarding-Phase 3: Integration
Auf die fachliche Einarbeitung folgt die Integration des neuen Mitarbeiters in den laufenden Betrieb. Während die soziale Integration bereits am ersten Arbeitstag startet, unterstützt die Phase der Integration den neuen Kollegen dabei, seine Position vollkommen eigenständig auszuführen. So ist die Selbstständigkeit des Arbeitnehmers in der Zukunft gewährleistet.
Die Integration verläuft besonders geradlinig, wenn Führungskräfte und Kollegen den Mitarbeiter schrittweise an seine neuen Aufgaben heranführen. Der Onboarding-Plan kann ab dem dritten Monat bis zum sechsten Monat vorsehen, diese Phase durchzuführen. Je nach Einzelfall umfasst dieser Prozess aber auch das ganze erste Arbeitsjahr. Da das primäre Ziel dieser Onboarding-Phase die selbstständige Übernahme von Arbeiten ist, sollten Zuständige genügend Zeit einplanen, um die Integration nachhaltig zu gestalten.
Die Zielsetzungen der Integrationsphase im Onboarding-Prozess umfassen:
- Überblick über die allgemeinen und spezifischen Ziele des Unternehmens
- Hintergründe bestimmter Werte sowie das System der Organisation
- Orientierung für zukünftige Entwicklungen
In dieser Onboarding-Phase empfiehlt es sich, den neuen Mitarbeiter konkreter über seine Entwicklungs- und Weiterbildungsmöglichkeiten zu informieren.
Der gezielte Einsatz bei ausgewählten Projekten in Zusammenarbeit mit Kollegen verspricht schnell erste Erfolge. Diese motivieren zu weiterer engagierter Arbeit. Die Teilnahme an Meetings oder Veranstaltungen begünstigt das Networking.
Im Laufe des Onboarding-Prozesses: Feedback einholen
Mit Bedacht auf die Einarbeitung zukünftiger neuer Mitarbeiter sowie die optimale Gestaltung des aktuellen Onboarding-Prozesses ist die Durchführung von regelmäßigen Feedbackgesprächen eine wesentliche Maßnahme.
Bitten Sie als HR-Manager oder Führungskraft sowohl den neuen Angestellten als auch alle in den Prozess eingebundenen Personen um ehrliche Rückmeldung zum Onboarding-Ablauf. So bleiben Sie auf dem aktuellen Stand über den Erfolg der einzelnen Schritte. Sie können bei Bedarf reagieren und Unterstützung anbieten. Möglicherweise stellt sich eine zeitaufwendige Maßnahme im Feedbackgespräch als ineffektiv heraus.
Bei der Er- und Überarbeitung des Einarbeitungsplans lohnt sich eine systematische Mitarbeiterumfrage, um Feedback einzuholen. Mögliche Fragestellungen sind:
- Welcher Schritt hat sich als der nützlichste Teil des Onboarding-Prozesses herausgestellt?
- Welche Maßnahme(n) würden in den Prozess einfügen oder ändern?
- Was war die größte Herausforderung während der Einarbeitungszeit?
Fazit zum erfolgreichen Onboarding-Prozess
Das Onboarding gewinnt in der heutigen Zeit mehr und mehr an Bedeutung. Der Grund dafür liegt unter anderem in der steigenden Mobilität der Arbeitnehmer. Es ist für hochqualifizierte Fachkräfte einfacher geworden, ihren Arbeitsplatz zu wechseln. Dafür sorgt auch der bestehende Fachkräftemangel. Wenn ein neu eingestellter Mitarbeiter seine Stelle nach wenigen Wochen wieder kündigt, fallen für das betroffene Unternehmen Kosten an. Der freie Arbeitsplatz verursacht niedrigere Produktionsraten, der Recruiting-Prozess muss von Neuem beginnen.
Es lohnt sich also jedenfalls, Zeit und Mühe in das Onboarding zu investieren: Der neue Beschäftigte erhält einen guten ersten Eindruck seines Arbeitgebers, er wird als unterstützend und wertschätzend wahrgenommen. Wer die Planung und diese wichtige Anfangsphase systematisiert gestaltet und auf die Bedürfnisse der Mitarbeiter ausrichtet, schöpft das gesamte Potenzial seiner Arbeitnehmer aus. Neben der gesteigerten Motivation der Mitarbeiter, die sich auch auf die Arbeitsleistung auswirkt, erhöhen Personalverantwortliche vor allem die Bindung der Angestellten an das Unternehmen.
Checkliste: Der erfolgreiche Onboarding-Prozess
I. Preboarding: Vorbereitungen vor dem ersten Arbeitstag
- Ist der Arbeitsplatz vorbereitet und ausgestattet?
- Sind die Zugangsdaten fürs IT-System vorhanden?
- Wurde ein Schlüssel oder eine Zugangskarte angefordert?
- Liegt die Willkommensmappe bereit?
- Wurde eine Sicherheitsunterweisung beauftragt?
- Wurde ein Mentor/eine Ansprechperson bestimmt?
- Ist der Einarbeitungsplan angepasst und vorbereitet?
- Wurde der erste Arbeitstag durchgeplant?
- Sind der Empfang und die Kollegen informiert?
II. Orientierungsphase: Ab dem ersten Arbeitstag
- Persönliche Begrüßung inkl. Abholung am Empfang
- Lockerer Smalltalk und gemeinsamer Kaffee zur Auflockerung der Situation
- Überreichung von Willkommensmappe, Schlüssel, Firmenhandy, etc.
- Ermutigung, sich Notizen zu machen (Block und Stift überreichen) und Fragen zu stellen
- Begrüßungsgespräch mit Inhaber, Geschäftsführung oder Vorstand
- Vorstellung des Mentors
- Vorstellung der Abteilung und Kollegen
- Gemeinsames Mittagessen mit Vorgesetztem, Mentor oder Kollegen
- Sicherheitsunterweisung
- Betriebsführung
- Kleines Abschlussgespräch mit Austausch gegenseitiger Eindrücke
III. Integrationsphase: Fachliche Einarbeitung
- Besprechung des Einarbeitungsplans und der Zuständigkeiten
- Vermittlung der Unternehmenskultur
- Personalentwicklungsgespräche
- Durchführung von Teambuilding-Maßnahmen
- Fachliche Einarbeitung
- Regelmäßige Feedback-Gespräche
- Offene Fragerunden
FAQ – Fragen und Antworten zum Onboarding
Im Personalmanagement wird der Begriff Onboarding verwendet, um damit die systematische Einarbeitung eines Arbeitnehmers zu beschreiben. Als Bestandteil des Personalmanagements ist die Durchführung des Onboardings die Aufgabe des HR-Managers.
Die zum Einsatz kommenden Instrumente und Maßnahmen sind im unternehmensinternen Einarbeitungsplan festgelegt. Das schrittweise Verfahren hilft Vorgesetzen und zukünftigen Kollegen den Mitarbeiter kennenzulernen und in den Betrieb einzuarbeiten. Beide Seiten klären im Verlaufe dieses Prozesses Erwartungen und Ansprüche an die gemeinsame Zeit im Unternehmen.
Für Arbeitnehmer ist der Wechsel zu einem neuen Unternehmen immer in vielerlei Hinsicht eine Herausforderung. Das Onboardingverfahren ist dabei eine willkommene Orientierung und Stütze, um sich den neuen Gegebenheiten anzupassen. Das Verfahren vermittelt Unterstützung und Wertschätzung, gliedert den Mitarbeiter in sein Team sowie Fachgebiet ein und hilft ihm schnellstmöglich mit allen essenziellen Aufgaben vertraut zu werden, ohne dem Betriebsklima und der Arbeitsatmosphäre zu schaden. Einen positiven Nebeneffekt haben die Maßnahmen auch: Die Mitarbeiterbindung wird seit Tag 1 gefördert und die Fluktuation gering gehalten. Heißt: Das Unternehmen spart durch die systematische Einarbeitung Kosten und Zeit ein.
Das Onboarding beginnt bereits mit der Unterzeichnung des Arbeitsvertrages und endet in aller Regel innerhalb von sechs Monaten. Als integriert und eingegliedert gilt der neue Mitarbeiter, wenn er mit allen zuständigen Gebieten und Aufgaben vertraut sowie alle Kollegen kennengelernt hat. Wie lang und intensiv der Prozess tatsächlich ausfällt, hängt von unterschiedlichen Faktoren ab: Anforderungen an den Mitarbeiter, individuelle Arbeitserfahrungen, Social Skills und Größe des Teams. Im Regelfall entscheidet das HR-Management bzw. die Personalverantwortlichen und die Führungskraft über die individuelle Einarbeitungszeit.
Ein erfolgreicher Onboarding-Prozess baut auf drei Schritten auf: Preboarding, Orientierungsphase und Integrationsphase. Das Preboarding widmet sich allen wichtigen Fragen, die sich vor dem ersten Arbeitstag des neuen Mitarbeiters stellen. Es klärt sich zum Beispiel die Frage, ob der Arbeitsplatz vorbereitet und ausgestattet ist, eine Ansprechperson bestimmt wurde, der Empfang und Kollegen informiert sind oder Zugangsdaten fürs IT-System organisiert wurden. Ab dem ersten Arbeitstag beginnt die Orientierungsphase. Unter diesen Schritt fällt beispielsweise die Vorstellung der Kollegen und Gespräche mit Vorgesetzten, die Überreichung der Willkommensmappe sowie eine Betriebsführung. In der anschließenden Integrationsphase beginnt die fachliche Einarbeitung. Dazu gehören: Besprechung des Einarbeitungsplans und Zuständigkeiten, die Vermittlung der Unternehmenskultur, Personalentwicklungsgespräche, Durchführung von Teambuilding-Maßnahmen, die fachliche Einarbeitung und vieles mehr. Auch Raum für Feedback und offene Fragerunden sind in dieser Phase eingeplant.
