Bewerbung: In 4 Schritten durch den Recruitingprozess

Wenn neue Stellen innerhalb eines Betriebs ausgeschrieben sind, bedeutet das für die Personalabteilung in erster Linie viel Arbeit. Das Vorgehen beim Bewerbungsmanagement läuft immer nach einem ähnlichen Schema ab, das erfahrene Personaler schon vielfach durchlaufen haben:

1. Stelle ausschreiben
2. Eingehende Bewerbungsmappen sichten und Bewerbungen inhaltlich und formal beurteilen
3. Vorstellungsgespräche führen
4. Zu- und Absagen erteilen

Einige Unternehmen laden nicht nur zum Gespräch ein, sondern auch noch zu einem Assessment Center. Wieder andere planen nach dem ersten Gespräch auch noch ein Anschlussgespräch ein, bei dem dann zum Beispiel auch der zukünftige Vorgesetzte anwesend ist, der beim ersten Kennenlernen zwischen Bewerber und Personalabteilung noch nicht dabei war. Auch wenn sich das jeweilige Vorgehen von Unternehmen zu Unternehmen etwas unterscheidet, so sind die Prozesse doch immer ähnlich. In manchen Firmen ziehen sie sich über Wochen oder sogar Monate hin, in anderen Betrieben vergehen zwischen Bewerbung und Vertragsunterzeichnung keine zwei Wochen.

Schritt 1 zu neuen Mitarbeitern: die Stellenausschreibung

Eine Stellenausschreibung beginnt mit der Bedarfsplanung in der Firma:

• Wie viele Mitarbeiter werden benötigt?
• Welche Qualifikationen sollten diese mitbringen?
• Welche zeitlichen Kapazitäten sollten abgedeckt werden?

Auf Basis dieser Informationen sollte dann so präzise wie möglich eine Stellenausschreibung formuliert werden. Recruiter müssen hierbei zwischen Anforderungen entscheiden, die Kandidaten mitbringen müssen und Anforderungen, die Kandidaten mitbringen sollen. Welche Ausbildung, welche Vorerfahrung, welche Berufserfahrung, welche Fähigkeiten, Qualifikationen und Kompetenzen sind nötig, um den Job durchzuführen?

 Auch das Unternehmen sollte sich in einer Stellenausschreibung kurz vorstellen und beschreiben, um welche Position und welche Tätigkeit es sich genau handelt.

Neben den spezifischen Anforderungen an Bewerber wie die Berufserfahrung oder Ausbildung sollten Recruiter außerdem die Rahmenbedingungen für die Stelle auflisten wie zum Beispiel:

• Arbeitsstunden
• Gehalt
• Weiterbildungsangebot
• Betriebliche Altersvorsorge
• Benefits wie Yoga-Kurse, Vergünstigungen für das Fitnessstudio, Zuschuss zum öffentlichen Nahverkehrsticket oder Gesundheitsvorsorge

Ein Bewerbungsschluss sowie die Nennung einer Kontaktperson gehören ebenso in eine Stellenausschreibung wie der Zusatz, ob Bewerbungen digital oder analog erfolgen sollen.

Anschließend gilt es zu entscheiden, an welchen Stellen die Stellenausschreibung kommuniziert werden soll:

• Firmeneigene Homepage
• Recruiting-Portale im Internet wie z.B. Stepstone oder Monster.de
• Ggf. Arbeitsmarktservice
• Inserate in Printmedien
• Zusammenarbeit mit Headhuntern oder Personalberatern

Sobald die Stelle dann ausgeschrieben ist, gilt es abzuwarten, bis die ersten Bewerbungsunterlagen eingehen.

Hinweis: Firmen erhalten auch ohne konkret ausgeschriebene Stellen Bewerbungen von potenziellen Kandidaten, sogenannte Initiativbewerbungen. Für gute Kandidaten mit beeindruckender Berufserfahrung und hohen Qualifikationen kann es sich lohnen einen Pool anzulegen, in dem bei dem Bedarf nach neuem Personal Ausschau gehalten wird, bevor eine Stelle öffentlich ausgeschrieben wird.

Schritt 2: So werten Personaler Bewerbungsunterlagen richtig aus

Um Bewerbungsunterlagen richtig auszuwerten, sollten Personaler einige Aspekte kennen und beurteilen können. Das A und O einer Bewerbung bildet sowohl der Inhalt vom Lebenslauf und Anschreiben als auch die Aufmachung der Bewerbungsmappe wie zum Beispiel das Beifügen eines Deckblattes. Auch die angehängten Arbeitszeugnisse sind hilfreich, um einen Bewerber einschätzen zu können. Die Bewerbungsunterlagen sagen viel über einen Kandidaten und seine Motivation aus und sollten intensiv geprüft werden.

Welche formalen Aspekte gibt es bei Bewerbungsmappen zu berücksichtigen?

Zunächst gilt es, die formalen Aspekte der gesamten Bewerbungsmappe, insbesondere des Lebenslaufes sowie des Anschreibens, zu betrachten. Ob der Kandidat zudem seine Bewerbung fristgerecht eingereicht hat, sagt viel über seine Arbeitsweise aus. Eine zu spät eingereichte Bewerbungsmappe disqualifiziert auf Anhieb. Auch wenn eine Bewerbung bereits eingeht, wenn die Stellenanzeige gerade erst einmal 30 Minuten online ist, lässt Zweifel daran aufkommen, wie viel Mühe sich ein Kandidat mit seiner Bewerbung, insbesondere seinem Anschreiben gegeben hat.

Ein weiterer entscheidender formaler Aspekt ist die Aufmachung der Bewerbung. Hat der Kandidat eine Bewerbungsmappe mit Deckblatt erstellt oder wurden die Bewerbungsunterlagen einfach gefaltet und in einen Briefumschlag gesteckt? Auch bei einer Online-Bewerbung gibt es formale Stolperfallen, wie zum Beispiel das falsche Dateiformat oder ein in der Formatierung zerschossenes Dokument oder Deckblatt.

Neben der äußeren Erscheinung der Bewerbung ist auch die Rechtschreibung im Lebenslauf und Anschreiben ein entscheidender Aspekt. Rechtschreibfehler sind ein No-Go in einer Bewerbungsmappe und können zum Ausschlusskriterium werden. Auch wenn wichtige Angaben wie zum Beispiel die Adresse in der Bewerbung vergessen wurden, ein falscher Ansprechpartner genannt wird oder der Unternehmensname falsch geschrieben ist, lässt das Zweifel im Unternehmen aufkommen.

Welche qualititative Merkmalen müssen Bewerbungsunterlagen erfüllen?

Ob das Anschreiben und der Lebenslauf der Bewerbungsmappe die gängigen Kriterien erfüllt, hängt stark von der Position und der Firma ab. Schließlich gibt es Betriebe wie zum Beispiel moderne Werbeagenturen, in denen eher unkonventionelle Bewerbungen gefragt sind. In jedem Fall muss es auf die Stellenausschreibung zugeschnitten sein und kein im Internet rausgesuchtes Muster sein. Standardanschreiben ohne individuellen Bezug fallen auf. Auch die Motivation und Eignung des Bewerbers sollte aus dem Anschreiben einer Bewerbungsmappe hervorgehen.

Der Lebenslauf sollte konstant sein, Lücken im besten Fall erklären und Aufschluss über die beruflichen Stationen einer Person geben. Im besten Fall passt der Lebenslauf auch zum Anschreiben und bietet eine gute Ergänzung zu restlichen Bewerbung, um sich ein Bild von einer Person zu machen.

So gehen Personaler mit Guerilla-Bewerbungen um

Guerilla-Bewerbungen sind eine Art von Bewerbung, mit der Bewerber versuchen aus der Masse hervorzustechen. Solche Bewerbungsmappen sind auffällig, besonders kreativ und weichen vom üblichen Standards und Vorlagen mit einem CV und einem Anschreiben in Form eines PDF-Dokuments ab. Bekannte Beispiele für Guerilla-Bewerbungen sind der Koch, der seine Bewerbung in einer Bratpfanne verschickte und die Stelle bekam oder die Grafikdesignerin, die ihrer Bewerbung zur Weihnachtszeit einen Osterhasen hinzufügte und somit deutlich machte, das sie ihrer Zeit voraus ist. Online-Bewerbungen per Video statt der üblichen PDF-Dokumente sind ebenso ein Hingucker wie ein extra für die Bewerbung eingerichteter und gestalteter Social Media-Kanal, der Personalern schon einen umfassenden Eindruck einer Person verschafft und auf besondere Kreativität hinweist.

Guerilla-Bewerbungen sind schnell an der Grenze von „zu gewollt“, „zu viel“ oder „zu schrill“. Dennoch steckt hinter ihnen häufig etwas mehr Arbeit als hinter klassischen Bewerbungen, weshalb Personaler ihnen zumindest Anerkennung zollen sollten. Entscheidend ist, dass die Guerilla-Bewerbung zum Unternehmen und zur ausgeschriebenen Stelle passt. Ein Instagram-Account als Bewerbung für eine Stelle als Social Media Manager ist durchaus passend, für eine Kundenberaterstelle in einer Bank ist sie unangebracht.

Tipp: Recruiter sollten im Vorfeld entscheiden, wie sie mit Guerilla-Bewerbungen umgehen und welche Kriterien sie für die Bewertung anlegen. Zählt die Kreativität mehr als die eigentliche Qualifikation des Bewerbers für die Stelle? Insbesondere wenn klassische Bewerbungen mit Lebenslauf und Anschreiben zusätzlich zu Guerilla-Bewerbungen eingehen, sollte sich eine Gewichtung überlegt werden.

Ansprechende Formulierungen: So erkennen Personaler ein gutes Bewerbungsschreiben

Laut einer Studie verschaffen sich 40 Prozent der Personalverantwortlichen den ersten Eindruck eines Bewerbers und einer Bewerbung in weniger als fünf Minuten. Eine Viertelstunde oder länger nimmt sich nur jeder zehnte Personaler Zeit.  Egal zu welcher der Gruppen Sie gehören: Der erste Blick sollte immer auf den Lebenslauf des Bewerbers gehen. Er gibt auf Anhieb einen gut sortierten und übersichtlichen Überblick über die bisherigen Stationen eines Kandidaten.

Wie sinnvoll sind Bewerbung- beziehungsweise Motivationsschreiben?

Die Sinnhaftigkeit der Bewerbungsschreiben, auch Motivationsschreiben genannt, wird in Fachkreisen immer wieder angezweifelt. Schließlich enthalten sie oft Phrasen, kopierte Inhalte und Standardformulierungen, die es in Bewerbungs-Mustern im Internet zuhauf gibt. Allerdings geben sie auch einen umfassenderen Einblick als der bloße Lebenslauf. Schließlich lässt sich aus einem Anschreiben schon einiges ableiten:

• Wie formuliert jemand?
• Wie sehr hat sich ein Kandidat mit der ausgeschriebenen Stelle und der Firma auseinandergesetzt?
• Wie ist es um Kreativität und Individualität bestellt?
• Wie motiviert ist jemand?
• Wie sorgfältig und strukturiert arbeitet jemand?
• Kann sich der Bewerber selber vermarkten?

Auch wenn sich aufgezählte Soft-Skills nur schwer belegen lassen, ist es doch für Personaler interessant zu lesen, welche Attribute sich ein Mensch selber zuschreibt. Das Anschreiben ist daher nicht zu unterschätzen.

Gute Bewerbungsschreiben erkennen

Einheitstexte erkennen Sie an Floskeln und Phrasen, die allgemeingültig sind und nicht auf die ausgeschriebene Stelle oder das Unternehmen zugeschnitten sind. Mit der Zeit merken Personaler immer schneller, ob es sich bei einem Anschreiben um einen Copy-Paste-Text handelt, der an verschiedene Firmen verschickt wurde und nur einen geänderten Firmennamen enthält oder ob sich jemand wirklich mit der Stellenausschreibung und dem Unternehmen auseinandergesetzt hat. Besonders positiv auswirken kann sich dabei zum Beispiel:

• Das Aufgreifen von Aspekten, die auf der Homepage erwähnt werden.
• Die Verknüpfung eigener Erfahrungen mit den Anforderungen des Stellenprofils, um die eigene Eignung für die neue Stelle zu belegen. So wird auch deutlich, dass ein Bewerber die Stellenausschreibung gründlich studiert hat.
• Eine generelle Einordnung des Unternehmens in der Branche und vielleicht sogar das Aufzeigen von Fragestellungen, die deutlich machen, dass sich der Bewerber mit dem Betrieb auseinandergesetzt hat.

Auch wenn es sicherlich Alternativen zu Motivationsschreiben gibt und sie nicht für jede Branche und jede Firma das am besten geeignete Instrument sind, um Bewerber kennenzulernen. In einer Bewerbungsstudie aus dem Jahr 2017 gaben 87 Prozent der befragten HR-Mitarbeiter an, dass sie Wert auf ein Anschreiben legen. Für die meisten Stellenausschreibungen sind Bewerbungsschreiben auch nach wie vor relevant. Alternativen zu einem klassischen Anschreiben gibt es aber auch:

1. Einreichen eines Projekts, einer Arbeitsprobe oder der Ausarbeitung einer Idee zusätzlich zum Lebenslauf.
2. Einreichen eines Bewerbungsvideos.
3. Bearbeiten von konkreten Aufgaben, Fragebögen oder Wissenstests.
4. Kreative Anschreiben.

Bewerbungsfoto: Ja oder Nein?

Theoretisch müssen Bewerber kein Bewerbungsfoto mehr mitschicken. Laut einer Umfrage bevorzugen es aber viele Personaler dennoch, wenn ein Bewerbungsfoto dabei ist. So können sie sich ein besseres Bild von einer Person machen. Wichtig ist, innerhalb des Betriebs festzulegen, wie mit Bewerbungsmappen ohne Bewerbungsfotos umgegangen wird. Ebenfalls möglich ist es, direkt in der Stellenausschreibung darauf hinzuweisen, dass die Bewerbung ohne Foto geschickt werden soll, falls dies ein Aspekt ist, der für ein Unternehmen wichtig ist.

Soziale Netzwerke prüfen

Den Bewerber zu googlen und seine Profile in den sozialen Netzwerken durchzuklicken, ist durchaus legitim. Schließlich handelt es sich um Informationen, die der Bewerber selber öffentlich zugänglich gemacht hat und sie können Personalern helfen, einen tiefergehenden Eindruck einer Person zu bekommen. Instagram-Fotos von Partys oder feucht-fröhlichen Abenden sollten kein Ausschlusskriterium für eine Stelle sein. Schließlich hat jeder Mal Spaß und wie Mitarbeiter ihre Wochenenden verbringen ist nicht die Sache des Chefs. Falls aber jemand diskriminierende, rassistische oder rechtsradikale Parolen über seine Kanäle verbreitet, kann das definitiv ein Ausschlusskriterium für eine Stelle sein.

Als Bewerber empfiehlt es sich, die eigenen Fußabdrücke im Internet zu kennen. Sowohl die Google-Einträge als auch die eigene Social Media-Präsenz sind im besten Fall frei von „Schandflecken“ – auch wenn der Einfluss auf die Google-Einträge zum Teil nur begrenzt ist.

Zeugnisse auswerten

Die Zeugnisse, die jemand mit einer Bewerbung einreicht, sagen viel über eine Person aus. Personaler kennen die speziellen Formulierungen, aus denen abzulesen ist, welche Leistung jemand erbracht hat. Sie wissen, dass „er war bemüht“ keine gute Bewertung ist und erkennen, wenn jemand von einem früheren Arbeitgeber gelobt und aufrichtig weiterempfohlen wird.

Die Bewertung in einem Zeugnis kann anhand der Formulierung in der Regel in eine Schulnote übersetzt werden:

Benotung	Formulierung im Zeugnis
Sehr gut	„In jeder Hinsicht sehr gut“, „Stets/Immer zur vollsten Zufriedenheit“, „Übertraf die Erwartungen jederzeit“
Gut	„Stets zur vollen Zufriedenheit“, „seine Leistungen waren jederzeit gut“
Befriedigend	„Zur vollen Zufriedenheit“
Ausreichend oder schlechter	„Er hat den Erwartungen entsprochen“, „Er war bemüht, den Aufgaben/Anforderungen/Erwartungen gerecht zu werden“, „Zu unserer Zufriedenheit“

Nicht nur auf die Leistungen, sondern auch auf das Verhalten eines Mitarbeiters kann anhand der genutzten Formulierungen geschlossen werden:

„Er zeigte Einsatz für seine Kollegen“ spricht zum Beispiel für eine Tätigkeit im Betriebsrat oder in der Gewerkschaft. „Gesuchter Gesprächspartner“ oder „Kommunikatives Wesen“ spricht für Redseligkeit. Sätze wie „er war gerne gesellig“ können auf Alkoholkonsum am Arbeitsplatz hinweisen.

Beim Lesen von Zeugnissen sollten Personaler immer im Hinterkopf behalten, dass sich Bewerber ihr Zeugnis möglicherweise selbst geschrieben haben. In vielen kleinen Unternehmen kommt es häufiger vor, dass scheidende Mitarbeiter aufgefordert werden ihr Zeugnis selber zu schreiben und der Chef es dann nur noch kurz prüft und unterschreibt. Zeugnisse geben daher interessante Einblicke, sollten aber nicht alleine als Kriterium zur Bewertung der Eignung eines Bewerbers herangezogen werden.

Datenschutz im Umgang mit Bewerbungen: Was gilt für Personaler?

Bewerbungsunterlagen unterliegen einem strengen Datenschutz. Schließlich handelt es sich um sensible Informationen, die eines speziellen Umgangs bedürfen. Lebensläufe von Kandidaten offen im Büro liegen zu haben oder Bewerberdateien auf für alle Mitarbeiter zugänglichen Servern abzulegen, ist nicht rechtens und richtet sich gegen die DSGVO und das Bundesdatenschutzgesetz.

Das muss bei der Aufbewahrung von Bewerbungsunterlagen berücksichtigt werden

1. Unterlagen schützen: Nur diejenigen Personen, die mit der Bewerbung zu tun haben, dürfen die Bewerbungsdaten einsehen. Das sind in der Regel der Arbeitgeber oder Geschäftsführer, der Personalchef oder Personalsachbearbeite sowie die Führungskräfte, mit denen der Bewerber künftig zusammenarbeiten wird. Auch der Betriebsrat darf Einsicht in die Bewerberunterlagen erhalten.

2. Unterlagen vernichten: Laut Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) dürfen Bewerbungsunterlagen nur so lange aufbewahrt werden dürfen, bis der Zweck der Aufbewahrung erfüllt wurde. Hat sich ein Kandidat beworben und wird abgelehnt, müssen auch seine Bewerbungsunterlagen vernichtet oder zurückgegeben werden.

3. Aufbewahrung verlängern: Der Arbeitgeber darf die Unterlagen unter Umständen länger aufbewahren, falls zum Beispiel der Arbeitnehmer gegen die Absage klagt, da sie aus seiner Sicht diskriminierend war, etwa auf Grund seines Geschlechts oder des Alters. Kläger haben dafür bis zu zwei Monate Zeit. Zumutbar ist es daher, dass Arbeitgeber die Bewerbungsunterlagen noch zwei bis sechs Monate nach der Absage aufbewahren, wenn es zu einer Klage kommt. Falls der Bewerber in einen Kandidaten-Pool aufgenommen wird, um vielleicht zu einem späteren Zeitpunkt nochmal an ihn heranzutreten, kann die Bewerbung nach der schriftlichen Einholung des Einverständnisses auch länger aufbewahrt werden. Der Kandidat muss im Vorfeld auf sein Widerrufsrecht hingewiesen werden. 

Schritt 3: Das sind die nächsten Schritte nach der Sichtung der Bewerbung

Nach der Sichtung der schriftlichen Bewerbungseingänge geht es für Personaler an den nächsten Schritt im Bewerbungsprozess. Dieser kann wie folgt aussehen:

• Einladung zum Assessment Center
• Einladung zum persönlichen Vorstellungsgespräch
• Einladung zum Telefon- oder Videointerview

In vielen Betrieben ist es mit einem Vorstellungsgespräch getan und der Bewerber wird anschließend darüber informiert, ob es mit der Stelle geklappt hat oder nicht. Es gibt jedoch auch Betriebe, die noch weitere Schritte in ihren Auswahlprozess eingebaut haben. Dazu gehören zum Beispiel:

• Einladung zum Probearbeiten
• Zweites Vorstellungsgespräch mit Kennenlernen relevanter Personen, die beim ersten Termin noch nicht dabei waren (z.B. Geschäftsführer oder Kollegen)

So nützlich sind Assessment Center

Assessment Center gibt es häufig bei großen Konzernen. So lassen zum Beispiel 27 der 30 DAX-Konzerne ihre Jobanwärter durch ein Assessment Center gehen. Dabei prüfen sie ihre Bewerber auf Herz und Nieren. Ein Assessment Center ist ein Auswahlverfahren, bei dem verschiedene Aufgaben von den Bewerbern gemeistert werden müssen. Diese betreffen sowohl das Wissen und Fachwissen des Bewerbers sowie das logische Denken, aber auch die psychologische Komponente und den Umgang mit anderen Bewerbern in simulierten Situationen. Häufig sind die Aufgaben so aufgebaut, dass sie zeitlich in der vorgegebenen Zeit nicht zu schaffen sind. Für die begleitenden Personaler ist in dem Fall wichtig, ob der Kandidat einen kühlen Kopf bewahrt hat und wie seine Strategie zur Problemlösung aussah.

Im Rahmen eines Assessment Centers werden die Kandidaten darauf geprüft, ob sie den Anforderungen an die ausgeschriebene Position gerecht werden können. Für viele Bewerber ist ein Assessment Center eine große Stresssituation und wer in diesen ein bis drei Tagen, die solche ACs in der Regel dauern, heraussticht, wird mit großer Wahrscheinlichkeit auch im Job abliefern. Zwar spiegeln ACs nicht die reelle Arbeitssituation wieder. Sie geben aber häufig mehr Einblicke in die Arbeitsweise einer Person und in ihre Persönlichkeit als ein 60-minütiges Bewerbungsgespräch.

Vorstellungsgespräche sind für viele Firmen die erste Wahl

Dennoch sind Bewerbungsgespräche für viele Firmen immer noch die erste Wahl wenn es darum geht, neue Mitarbeiter kennenzulernen. Schließlich sind Assessment Center mit viel Organisations- und Planungsaufwand verbunden, den viele mittelständische und kleine Betriebe gar nicht leisten können. Sie setzen daher auf das persönliche Kennenlernen im Vorstellungsgespräch und entscheiden auf Basis der eingegangenen Bewerbungsunterlagen und dem Gespräch, ob ein Kandidat für eine Stelle infrage kommt oder nicht.

Das Vorstellungsgespräch ist das erste persönliche Kennenlernen des potenziellen Mitarbeiters und letztlich der wichtigste Eindruck. Bewerber mit mittelmäßigem CV können in Vorstellungsgesprächen total überraschen und Kandidaten mit einem Muster-Lebenslauf können sich im persönlichen Gespräch als ungeeignet für das Team oder die Anforderungen herausstellen.

Nichts geht über den persönlichen Eindruck eines neuen Mitarbeiters, weshalb das persönliche Vorstellungsgespräch essentiell für eine Einstellung ist. Unter Umständen lässt es sich nicht vor Ort durchführen, da der Bewerber zum Beispiel noch in einer anderen Stadt wohnt oder andere Umstände wie die Covid-19-Pandemie persönliche Treffen verhindern. Ein Bewerbungsgespräch per Video Call kann dann eine Alternative sein.

So kann ein Vorstellungsgespräch geführt und ausgewertet werden

Um Vorstellungsgespräche mit mehreren Bewerbern vergleichbar zu machen, empfiehlt es sich, allen dieselben Fragen zu stellen. Durch das Gespräch hangeln Sie sich am besten mit einem Gesprächsleitfaden. Notizen sind essentiell, um auch im Nachgang noch zu wissen, was der Bewerber geantwortet hat und wie es im Vergleich zu den anderen Kandidaten auszuwerten ist. Am besten werden auch direkt der persönliche Eindruck, Gedanken oder Empfindungen notiert, um diese auch nach Wochen noch zu erinnern. 

Körpersprache interpretieren und Diskrepanzen erkennen

Während eines Vorstellungsgesprächs ist nicht nur das interessant, was ein Mensch sagt, sondern auch wie er es sagt und wie er insgesamt auftritt. Das äußere Erscheinungsbild, die Körperhaltung und die Körpersprache verraten viel über einen Menschen, auch wenn die Wahrnehmung dieser Aspekte zum Teil unbewusst erfolgt. Dennoch lassen sich auch Rückschlüsse ziehen, was gute Personaler im Laufe ihrer Karriere erlernen:

• Wenn Bewerber keinen Augenkontakt halten können und nervös mit den Beinen wippen, gleichzeitig aber sagen, dass sie sehr selbstbewusst und offen seien, gibt es eine offensichtliche Diskrepanz.
• Verschränkte Arme im Vorstellungsgespräch sind ein No Go. Sie stehen für wenig Interesse und eine ablehnende Haltung.
• Die Kleidung einer Person muss nicht zwingend modisch oder offensichtlich teuer sein – entscheidend ist, dass sie gepflegt und sauber ist. Wer mit einem fleckigen Hemd, einer löchrigen Bluse oder schmutzigen Schuhen im Vorstellungsgespräch sitzt, hat sich scheinbar wenig aus der Vorbereitung gemacht.
• Gibt ein Bewerber an, dass er ruhig und besonnen sei sowie immer einen kühlen Kopf bewahrt und dann fuchtelt er im Gespräch hektisch mit den Händen und spricht sehr schnell, dann gibt es auch in diesem Fall eine offensichtliche Diskrepanz.

Personaler und Arbeitgeber sollten bei Bewerbern auf diese Aspekte achten:

• Fester Händedruck
• Freundlicher, offener Gesichtsausdruck sowie Lächeln
• Der Bewerber kann den Augenkontakt halten
• Die Hände liegen auf dem Tisch oder so, dass sie gesehen werden können
• Die gesamte Körperhaltung ist aufrecht
• Feste und ruhige Stimme
• Die Körperhaltung ist zugewandt

Ein verlegenes Räuspern als Schwindel zu entlarven oder das Erröten einer Person darauf zu beziehen, dass sie gerade nicht die Wahrheit sagt, sollte nur mit Umsicht geschehen. Schließlich sind viele Menschen in Vorstellungsgesprächen sehr nervös und reagieren anders als sie es in einem normalen Gespräch tun würden. Es erfordert schon sehr viel Erfahrung und Menschenkenntnis, tatsächlich aus jeder Körperregung auch etwas herauslesen zu können. Die Körpersprache ist daher ein wichtiger Aspekt, jedoch ist sie einer von vielen und spielt eher in das Gesamtbild hinein als es einzig und alleine zu entscheiden.

Falls sich jedoch in einem Gespräch der klare Verdacht einer Diskrepanz ergibt, wie zum Beispiel, dass der Bewerber gar nicht selbstbewusst oder besonnen sei, so können Personaler gezielte Fragen stellen, um in dieser Richtung intensiver nachzuforschen.

Die Gesprächsführung braucht einige Freiräume

Zu den typischen Fragen in einem Bewerbungsgespräch gehören Fragen zu vorangehenden Tätigkeiten, zu den Stärken und Kompetenzen des Bewerbers und weshalb er sich für geeignet hält. Auch hypothetische Fragen, wie jemand in Situation XY reagieren würde, kommen in Bewerbungsgesprächen häufig vor. Fragen zu bisherigen Herausforderungen und auch nähere Nachfragen zu einzelnen Stationen im Lebenslauf können ebenfalls gestellt werden. Beispiele dafür sind:

• Welches Aufgabe oder welches Projekt hatte bisher den größten Einfluss auf ihre Karriere?
• Weshalb sollten wir Sie einstellen?
• Wie motivieren Sie sich?
• Weshalb haben Sie sich ausgerechnet in unserer Firma beworben?
• Was ist in Ihrer beruflichen Laufbahn bisher nicht so gut gewesen?
• Welche drei Attribute würde ich von ihrem vorherigen Chef über Sie zu hören bekommen?

Wenn der Leitfaden für ein Vorstellungsgespräch nicht so eng gestrickt ist, kann es auch spannend sein, das Gespräch einfach mal laufen zu lassen. Vielleicht kann der Bewerber auch etwas zu einer gemachten Auslandserfahrung erzählen oder über eines der Hobbys des Bewerbers lässt sich eine Gemeinsamkeit entdecken. Somit kann gegebenenfalls eine persönliche Ebene gefunden werden, die nicht zu unterschätzen ist. Schließlich geht es nicht nur darum, wie qualifiziert jemand ist, sondern auch was er für ein Typ Mensch ist.

Ein neuer Mitarbeiter muss in das bereits bestehende Team passen und mit einem etwas lockereren Gesprächsfluss lässt sich so etwas häufig eher herausfinden als mit fachspezifischen Fragen. Ein gutes Bewerbungsgespräch entwickelt sich mit der Zeit zu einem angenehmen Gespräch mit Konversationselementen. Es darf auch gerne gelacht werden, wenn die Stimmung des Gesprächs es zulässt.

Dem Bewerber Raum für Fragen lassen

Dem Kandidaten sollte im Bewerbungsgespräch immer der Raum gegeben werden, Fragen stellen zu können. Anhand dieser Fragen können Personaler nochmal einige interessante Rückschlüsse auf Bewerber ziehen.

Stellen diese Fragen zur Länge der Mittagspause, zum Überstundenausgleich und zur Anzahl der Urlaubstage? Oder fragen sie vielleicht, wie sie sich direkt zu Beginn in die Arbeitsabläufe einbringen können und wie die Aufgaben strukturiert und verteilt sind? Im besten Falle zeigt der Bewerber mit seinen Fragen, dass er im Gespräch aufmerksam war und sich darüber hinaus ausgiebig mit dem Unternehmen, der Stelle und den Arbeitsweisen befasst hat. So kann mit gezielten Fragen Interesse an der Position signalisiert wird, während andere Fragen das Gegenteil deutlich machen können.

Schritt 4: Zu- und absagen: So informieren Personaler Bewerber richtig

Nachdem alle Bewerbungen gesichtet, die Bewerbungsgespräche oder das Assessment Center abgeschlossen sind und die Entscheidung für einen Kandidaten gefallen ist, geht es an den letzten Schritt des Recruiting-Prozesses. Der Kandidat, der den Job bekommt, erhält eine Zusage und allen anderen Bewerbern muss abgesagt werden.

Bewerbern zuzusagen ist eine dankbare Aufgabe

Bewerbern zuzusagen ist leicht. Ein Anruf oder eine E-Mail mit der Zusage, damit verbundenen Glückwünschen und der Aussage, dass man sich auf die Zusammenarbeit freut, gehen leicht über die Lippen beziehungsweise von der Hand. Gibt man dem zukünftigen Mitarbeiter dann noch erste Schritte an die Hand, wie es nun weitergeht, ist das Thema Zusage auch schon fast erledigt:

• Wann erhält er seinen Vertrag?
• Wann startet der Job?
• Welche Unterlagen muss er bei der Personalabteilung bis wann einreichen?
• Gibt es schon erste Dokumente, in die er sich bei Interesse vor Jobbeginn einlesen kann?

Beim Bewerber bedanken

Einen Aspekt sollten Personaler bei der Zusage nicht vergessen. Bewerber sind keine Bittsteller sondern leisten als Mitarbeiter eines Unternehmens einen wertvollen Beitrag. Um die Stelle zu ergattern haben sie sich intensiv mit dem Unternehmen auseinandergesetzt und viel Zeit investiert. Dafür sollten Sie sich als künftiger Arbeitgeber beim Bewerber bedanken. Dies drückt Wertschätzung aus und ebnet den Weg für einen gelungenen gemeinsamen Start in die neue Tätigkeit.

So wird eine Absage rechtsgültig

Eine Absage zu erteilen ist die deutlich schwierigere Aufgabe. Zu wissen, dass man Hoffnungen und Träume zerstört, ist nie schön. Neben dem emotionalen Aspekt gibt es aber auch noch eine weitere wichtige Komponente wenn es um das Thema Absagen geht. Schließlich muss die Absage rechtsgültig sein, denn andernfalls kann sie vom Bewerber angefochten werden.

Keine Option ist, sich als Unternehmen gar nicht mehr beim Bewerber zu melden. Schließlich gehört es zum guten Ton und somit auch zu einem guten Ruf des Unternehmens dazu, dem Bewerber zumindest eine Absage zu erteilen.

Für eine Absage muss, wie auch für die anderen Bereiche des Bewerbungsverfahrens, das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG) berücksichtigt werden. Dieses Gesetz besagt, dass kein Mensch aufgrund seiner ethnischen Herkunft, Religion, sexuellen Identität, Behinderung oder seines Geschlechts diskriminiert werden darf.

Somit dürfen Stellen nicht nur für Männer ausgeschrieben werden und eben einem Kandidaten auch nicht abgesagt werden, da er ein Mann ist oder einer bestimmten Religion angehört. Absagen müssen daher so formuliert sein, dass sie keine diskriminierenden Gründe anfügen. Das Alter oder die ethnische Herkunft dürfen also niemals als Begründung in einem Absageschreiben auftauchen, denn das kann zu massiven Klagen führen. Wenn überhaupt begründet wird, dann nur mit Argumenten, die sich auf den Arbeitsplatz und die Qualifikationen des Bewerbers beziehen.

Bewerberpool aufbauen

Falls mehrere Kandidaten sehr gut waren, können diejenigen, die nur knapp die Zusage verpasst haben, in einen Bewerberpool aufgenommen werden. Die Aufbewahrung der Bewerbungsunterlagen sollte schriftlich mit dem Kandidaten abgesprochen werden – er muss seine Erlaubnis dafür erteilen. Wie auch bei guten Initiativbewerbungen kann auf diese Kandidaten vielleicht zu einem späteren Zeitpunkt nochmal zurückgegriffen werden.

Checkliste für die Personalauswahl

To Do	Erledigt √
Personalbedarf abklären
Stellenprofil erstellen
Stellenanzeige veröffentlichen
Bewerbungseingänge sichten
Umgang mit Guerilla-Bewerbungen festlegen
Formelle und qualitative Bewertung von Bewerbungen
Zeugnisse auswerten
Bewerbungsunterlagen rechtssicher aufbewahren
Bewerber zu Assessment-Center einladen
Vorstellungsgespräche vereinbaren
Vorstellungsgespräche führen
Vorstellungsgespräche auswerten
Zusagen verschicken
Rechtsgültige Absagen verschicken
Bewerbungsunterlagen vernichten/zurückschicken
Bewerberpool aufbauen

Fazit: So durchlaufen Personaler den Bewerbungsprozess richtig

Um am Ende eines Bewerbungsprozesses mit einem guten und qualifizierten neuen Mitarbeiter dazustehen, müssen Recruiter schon die ersten Schritte richtig machen. Schließlich steht und fällt die Qualität der Bewerber mit der ausgeschriebenen Stelle und den darin genannten Anforderungen, Beschreibungen der Tätigkeit sowie den Rahmenbedingungen.

Eingehende Bewerbungen richtig auszuwerten ist eine Kunst und etwas, das Personaler im Laufe ihrer Karriere perfektionieren. Auch der rechtlich korrekte Umgang mit Bewerbungsunterlagen aus Sicht des Datenschutzes, will gelernt sein.

Die entscheidende Rolle im Bewerbungsprozess spielt in der Regel das Vorstellungsgespräch. Dort können Arbeitgeber den potenziellen neuen Arbeitnehmer kennenlernen und bekommen mit passenden Fragen und der richtigen Gesprächsführung einen guten ersten Eindruck. Vorangegangene Assessment Center oder eingereichte Vorab-Projekte können die Eignung eines Kandidaten noch unterstreichen.

Nachdem die Vorstellungsgespräche mit den potenziellen Kandidaten beendet sind, kommt es zur Entscheidung. Während das Formulieren einer Zusage leicht fällt, ist das Absagen umso schwerer. Schließlich sollte eine Absage nicht nur höflich formuliert, sondern auch rechtssicher sein. Gute Kandidaten können gegebenenfalls in einen Bewerberpool aufgenommen werden, um sie zu einem späteren Zeitpunkt bei offenen Vakanzen erneut zu kontaktieren.

Autor: Redaktion Personalwissen