Fehlzeiten am Arbeitsplatz – Maßnahmen und Konsequenzen bei Unentschuldigung (inkl. Musterabmahnung)

Fehlzeiten am Arbeitsplatz – Maßnahmen und Konsequenzen bei Unentschuldigung (inkl. Musterabmahnung)

Motivationsbedingte Fehlzeiten und ein hoher Krankenstand können gravierende wirtschaftliche Folgen für Ihr Unternehmen haben. Sie sind aber auch ein Warnsignal und können als Indikator für die Arbeitszufriedenheit oder als Hinweis für Probleme innerhalb der Belegschaft dienen.

Es gibt zwei Arten von Fehlzeiten:

  • Arbeitsunfähigkeit aufgrund von Krankheit (z.B. Erkrankungen, Arbeitsunfälle)
  • Absentismus (Abwesenheit aufgrund der Einstellung und Motivation)

    Dieser Artikel klärt über die möglichen Ursachen von Fehlzeiten auf und erörtert Präventionsmaßnahmen, welche sowohl die Motivation als auch Gesundheit Ihrer Beschäftigten fördern werden. Außerdem erfahren Sie hier von den rechtlichen Maßnahmen, die das Arbeitsrecht für den Fall eines unentschuldigten Fehlens bereithält.

    Fehlzeiten aufgrund von Krankheit

    Krankheiten werden als Zustand verminderter Leistungsfähigkeit beschrieben und führen zu Fehlzeiten. Diese beruhen auf einer Störung von Organen, der Psyche oder des gesamten Organismus. Krank zu sein, ist für keinen Menschen schön und oft schmerzhaft. Erkrankungen führen oft auch zur Arbeitsunfähigkeit.

    Im beruflichen Alltag unterscheidet man zwischen kurzfristigen und langfristigen Erkrankungen. Die Ursachen für langfristige Erkrankungen und eine damit verbundene Arbeitsunfähigkeit liegen häufig im beruflichen Bereich begründet. So kann zum Beispiel ein Arbeitsunfall zu einer länger andauernden Krankheitsphase führen.

    Auch psychische Beschwerden und deren Krankheitsbilder entstehen oft aufgrund zu hoher Belastungen am Arbeitsplatz. Viele Mitarbeiter beschreiben zusätzlich eine Angst vor dem Versagen und eine Überforderung aufgrund der Informationsflut in den sozialen Medien. Die Folge ist ein Burn-out oder eine rezidivierende Depression, die oft einen monatelangen Ausfall bedingt. Auch Krebserkrankungen oder gesundheitliche Einschränkungen des Bewegungsapparats ziehen oft lange Fehlzeiten nach sich.

    Kurzfristige Erkrankungsphasen haben dagegen immer wieder mit Erkältungen, grippalen Infekten oder Magen-Darm-Beschwerden zu tun. Diese sind häufig schon nach wenigen Tagen auskuriert, sodass Ihr Mitarbeiter seine Arbeit kurzfristig wieder aufnehmen kann.

    Krankheitsbedingte Fehlzeiten haben schwerwiegende Folgen

    Das Bundesinstitut für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (BAuA) gibt den durchschnittlichen, krankheitsbedingten Ausfall pro Arbeitnehmer im Jahre 2017 in Deutschland mit 16,7 Arbeitstagen an. Das bedeutet, dass jeder Arbeitnehmer mehr als drei Wochen im Jahr, zusätzlich zum Erholungsurlaub, im Betrieb fehlt.

    Aus Unternehmenssicht ist die Erkrankung eines Mitarbeiters aber noch viel mehr als nur der Ausfall von geplanter und vertraglich zugesicherter Arbeitskraft. Das BAuA errechnet zusätzlich jährlich den Wertschöpfungsausfall durch die Erkrankung von Mitarbeitern. Schätzungsweise beliefen sich die Produktionsausfallkosten im Jahr 2017 auf 76 Mrd. Euro. Der Ausfall an Bruttowertschöpfung betrug zudem 136 Mrd. Euro. Insgesamt bedeuteten die Krankheitstage in Deutschland im Jahre 2017 1,8 Mio. ausgefallene Erwerbsjahre.

    Das bedeutet, dass durch Krankheiten von Beschäftigten die wirtschaftliche Leistung in Deutschland nennenswert geschwächt wird. Auch wenn ein gewisser Krankenstand von Unternehmen bei jeder Jahresplanung eingerechnet wird, stellt trotzdem jede Erkrankung aus unternehmerischer und volkswirtschaftlicher Sicht einen Schaden dar.

    Denn hohe Fehlzeiten können folgende Auswirkungen nach sich ziehen:

    • Überstunden für Mitarbeiter, die Ausfall kompensieren müssen
    • Zusätzliches Personal, erhöhte Bereitschaftsdienste und daraus resultierende Mehrkosten
    • Geringere Produktivität

    In einer Untersuchung auf Statista.de, der die Daten der DAK-Gesundheitsreporte zugrunde liegen, werden die wichtigsten Krankheitsgründe zwischen 2009 und 2017, für die eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung ausgestellt wurde, aufgeführt:

    ErkrankungVergleich 2009 – 2017 Rückgang in %Vergleich 2009 – 2017 Zuwachs in %
    Atmungssystem, z.B. Asthma oder COPD3,2% 
    Muskel-Skelett-System, z.B. Rückenschmerzen 1,4%
    Infektionen, z.B. Erkältungskrankheiten 1,4%
    Verdauungssystem, z.B. Durchfallerkrankungen2,6% 
    Allgemeine Verletzungen1,2% 
    Psychische Erkrankungen 1,6%

    Wichtige Informationen zur Arbeitsunfähigkeit

    Der Gemeinsame Bundesausschuss (GBA), der als oberstes Beschlussgremium der Ärzteschaft den Leistungskatalog der gesetzlichen Krankenkassen erarbeitet, legt die Richtlinien zur Arbeitsunfähigkeit oder Dienstunfähigkeit fest. In der aktuellen Arbeitsunfähigkeitsrichtlinie wird diese folgendermaßen definiert:

    Arbeitsunfähigkeit liegt vor, wenn Versicherte aufgrund von Krankheit ihre zuletzt vor der Arbeitsunfähigkeit ausgeübte Tätigkeit nicht mehr oder nur unter der Gefahr der Verschlimmerung der Erkrankung ausführen können.

    Wurde von einem Arzt die Arbeitsunfähigkeit festgestellt, so erhält Ihr Mitarbeiter eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung. In dieser wird festgehalten, dass er seine berufliche Tätigkeit aufgrund der Erkrankung unterbrechen soll. Das Enddatum der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung zeigt an, an welchem Tag Ihr Mitarbeiter letztmalig von der Arbeitszeit befreit ist. Mit der Arbeitsunfähigkeit gehen sowohl Rechte als auch Pflichten des Arbeitgebers und Arbeitnehmers einher.

    Diese werden in der untenstehenden Tabelle ausführlich erörtert:

    Pflichten des ArbeitnehmersPflichten des Arbeitgebers
    Unverzügliche Meldepflicht (Anzeigepflicht) – sofort nach Bekanntwerden der ErkrankungEntgeltfortzahlung im Krankheitsfall – während der Krankheitsphase bis zu 6 Wochen
    Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (Nachweispflicht) – Diese muss spätestens am vierten Tag der Erkrankung beim Arbeitgeber vorliegen, wenn nicht anders vertraglich vereinbartKeine Nachfrage zur ärztlichen Diagnose – Gründe für die Erkrankung dürfen nicht beim Mitarbeiter erfragt werden

    Info: Die Pflicht der Entgeltfortzahlung bei einer Erkrankung Ihres Mitarbeiters ergibt sich aus dem Entgeltfortzahlungsgesetz. Im § 3 wird geregelt, dass jeder Arbeitnehmer, der unverschuldet erkrankt, einen Anspruch auf eine 6-wöchige Entgeltfortzahlung hat. Voraussetzung hierfür ist, dass er mindestens seit 4 Wochen im Unternehmen beschäftigt ist.

    Die Mitteilungspflicht bei Fehlzeiten

    Ist Ihr Angestellter im Sinne der Definition des Gemeinsamen Bundesausschusses arbeitsunfähig, so ist er verpflichtet, Sie unverzüglich über die Erkrankung zu informieren. Auch eine Information über die voraussichtliche Dauer muss erfolgen, damit innerbetriebliche Vertretungsregelungen geplant werden können. Als Arbeitgeber sollten Sie die Art der Mitteilungspflicht arbeitsvertraglich oder in Form einer Betriebsvereinbarung regeln. Bestimmen Sie, ob der direkte Vorgesetzte und/oder die Personalabteilung informiert werden müssen. Legen Sie zusätzlich fest, welche Kommunikationswege eingehalten werden sollten. Grundsätzlich sind sowohl schriftliche Mitteilungen per E-Mail, Fax oder SMS als auch die telefonische oder persönliche Information möglich.

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    Eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung sollte nur dann Anwendung finden, wenn Mitarbeiter wirklich krank sind © nitpicker – Shutterstock

    Info: Als Arbeitgeber können Sie verlangen, dass bereits ab dem ersten Tag der Erkrankung eine ärztliche Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung vorgelegt werden muss. Dies ist sowohl für die Gesamtbelegschaft möglich, als auch nur für einzelne Mitarbeiter. Eine offizielle Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung enthält immer die Unterschrift des behandelnden Arztes und einen Hinweis auf den Beginn und das Ende der Indisposition.

    Urlaub und Arbeitsunfähigkeit

    Wenn Mitarbeiter im Erholungsurlaub erkranken, ergeben sich in Personalabteilungen immer wieder Fragen, in Bezug auf eine korrekte Abrechnung der Urlaubstage oder zu den allgemeinen gesetzlichen Grundlagen. Ein Blick in das Bundesurlaubsgesetz (BurlG) hilft, die wichtigsten Rahmenbedingungen in Bezug auf den Urlaubsanspruch Ihrer Mitarbeiter nachzuvollziehen:

    • Jeder Mitarbeiter hat ein Recht auf bezahlten Erholungsurlaub
    • Der Anspruch beträgt pro Kalenderjahr mindestens 20 Werktage bei einer 5-Tage-Woche
    • Schwerbehinderte oder Jugendliche unter 18 Jahren erhalten zusätzliche Urlaubstage
    • Tarifverträge oder individualvertragliche Regelungen können zu abweichenden Urlaubsansprüchen führen

    Bei einer kurzzeitigen Erkrankung im Erholungsurlaub greift § 9 des BurlG. Hier wird bestimmt, dass

    die durch ärztliches Zeugnis nachgewiesenen Tage der Arbeitsunfähigkeit auf den Jahresurlaub nicht angerechnet werden.

    Beispiel: Ihr Mitarbeiter befindet sich in einem genehmigten Erholungsurlaub. Dieser dauert zwei Wochen. Nach fünf Tagen erhalten Sie die Mitteilung, dass er erkrankt ist. Die gleichzeitig übersandte Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung eines Arztes belegt die Krankschreibung für drei Tage. Der Angestellte verbleibt am Urlaubsort und setzt seinen Urlaub nach der Erkrankung fort. Alle vom Arzt bestätigten Krankheitstage, müssen Sie in diesem Fall dem Urlaubskonto des Mitarbeiters wieder gutschreiben.

    Bei einer Langzeiterkrankung Ihres Mitarbeiters verfällt der Urlaubsanspruch erst 15 Monate nach Ende des Jahres, in dem die Erkrankung oder der Arbeitsunfall eingetreten ist. Interessant ist hierbei die Erklärung zur sogenannten „Schulz-Hoff-Entscheidung“ des Europäischen Gerichtshofs (EuGH). Mit diesem wegweisenden Richterspruch kippte der EuGH die bis dahin geltenden Regelungen des § 7 Abs. 3 des Bundesurlaubsgesetzes und stellte klar, dass langfristig erkrankte Angestellte Anspruch auf Erholungsurlaub haben.

    Info: Als Langzeiterkrankung bezeichnet man eine über einen längeren Zeitraum hinweg andauernde Krankheitsphase mit Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung. Langzeitkranke erhalten ab der 7. Woche Krankengeld der gesetzlichen Krankenkassen. Die Pflicht zur Lohnfortzahlung des Arbeitgebers endet mit dem 42. Tag der Krankschreibung. Das Krankengeld beträgt höchstens 90 Prozent des vereinbarten Nettoentgelts und wird für eine diagnostizierte Erkrankung bis zu 78 Wochen von der Krankenkasse bezahlt.

    Burn-out als moderne Langzeiterkrankung

    Eine Langzeiterkrankung, von der in den letzten Jahren immer mehr Mitarbeiter betroffen sind, ist Burn-out. Auch wenn Burn-out keine Erkrankung im Sinne des ICD-Codes (Internationale Klassifikation von Krankheiten) ist, erkranken doch immer mehr Menschen in Folge von einer zu hohen Arbeitsbelastung im Zusammenspiel mit einer verminderten Work-Life-Balance.

    Info: Gemäß Duden beschreibt Work-Life-Balance ein ausgewogenes Verhältnis zwischen beruflichen Anforderungen und privaten Bedürfnissen einer Person.

    Burn-out ist dabei der Oberbegriff für verschiedene Einzelsymptome. Diese sind allein bereits gravierend, zusammen erschweren Sie die allgemeine Lebensführung und auch eine konzentrierte, erfolgreiche Tätigkeit am Arbeitsplatz von Tag zu Tag mehr.

    Die wichtigsten Indikatoren für einen ausgeprägten Burn-Out sind:

    • Emotionale Erschöpfung und Müdigkeit
    • Verlust des Persönlichkeitsgefühls
    • Frustration durch überzogenen Perfektionismus
    • Enttäuschung, bezüglich persönlicher Leistungen / Versagensangst
    • Sozialer Rückzug

    Die meisten Mitarbeiter werden letztendlich arbeitsunfähig und langzeitkrank, da bei Ihnen eine leichte, mittelgradige oder schwerwiegende, rezidivierende Depression festgestellt wird. Ein Burn-out kann eine monatelange Krankheitsphase und schließlich sogar eine Frühverrentung nach sich ziehen. Für alle Angestellten empfiehlt sich daher der Abschluss einer privaten Berufsunfähigkeitsversicherung. Diese zahlt zusätzlich zur gesetzlichen Rentenversicherung, deren Leistungen bei einer Berufsunfähigkeit sehr gering sind. Eine Berufsunfähigkeitsversicherung übernimmt dann die vereinbarte, monatliche Leistungssumme, wenn Ihr Mitarbeiter zu weniger als 50 Prozent in der Lage ist, an seinem ehemaligen Arbeitsplatz tätig zu sein.

    Prävention von Burn-out-Erkrankungen und Absentismus – Fehlzeiten verringern

    Als Arbeitgeber können Sie das Entstehen von hohen Fehlzeiten Ihrer Mitarbeiter, z.B. durch ein Burn-Out, verhindern. Das größte Risiko für diese psychische Belastungen basiert nämlich auf der Angst, zu versagen. Um das Risiko auf Burn-out zu minimieren, sollten vor allem die Führungskräfte im Unternehmen sensibilisiert werden. Andauernder Stress, Leistungsdruck und mangelnde Wertschätzung können, zusammen mit individuellen Persönlichkeitseigenschaften wie Perfektionismus, dazu beitragen, dass ein Burn-out schleichend entsteht.

    Dieser Artikel geht unter anderem darauf ein, wie Sie als Unternehmen:

    • Ihrer Pflicht gemäß 3 des Arbeitsschutzgesetzes (ArbSchG) nachkommen
    • Richtige, mitarbeiterzentrierte Kommunikation zur Prävention einsetzen können
    • Ein Arbeitsumfeld aufbauen, dass einen entscheidenden Beitrag zur Prävention leistet

    Offene Kommunikation das A und O

    Gerade eine individuelle, persönliche und positive Kommunikations- und Feedbackkultur im Unternehmen hilft Arbeitnehmern, eine mögliche Überforderung offen anzusprechen. Herrscht im Unternehmen Offenheit und kann jedes Problem ohne Angst vor Konsequenzen angesprochen werden, so erfahren Sie und Ihre Führungskräfte schon sehr früh von persönlichen Sorgen und Problemen. Sie haben dann die Chance, frühzeitig gegenzusteuern. Dies kann vor allem bedeuten, mit Einzelmitarbeitern und im Team geeignete Maßnahmen zu besprechen und diese kurzfristig umzusetzen.

    Beachtung und ehrliches Interesse hilft Ihren Mitarbeitern, sich als Mensch wertgeschätzt zu fühlen. Austausch und Kommunikation sind daher die Grundlage für ein stressfreies Arbeitsklima und für eine wirksame Burn-out-Prävention.

    Optimierung des Arbeitsumfelds

    Im Gespräch werden Ihnen Mitarbeiter vielleicht auch widerspiegeln, dass das Arbeitsumfeld nicht optimal ist. Dies kann unter anderem die technische Ausstattung, das Mobiliar, die Regelungen in Bezug auf Pausenzeiten und flexible Arbeitszeiten oder auch die Vereinbarkeit von Beruf und Familie betreffen. Oft können Sie hier mit marginalen Veränderungen schon viel erreichen.

    Beispiel: Klagen Mitarbeiter über eine hohe Arbeitsbelastung oder zu wenig Möglichkeiten zum ruhigen, konzentrierten Arbeiten im Betrieb, könnten Sie über eine anteilige Homeoffice-Lösung nachdenken. Dabei kann zum Beispiel vereinbart werden, dass ein bestimmter Teil der monatlichen Arbeitszeit, nach Absprache, im Homeoffice verbracht werden kann. Dies führt zu mehr Mitarbeiter-Motivation und einer höheren Flexibilität und kann dabei helfen, das Grundproblem zu lösen. Doch auch bei einer Tätigkeit von zu Hause müssen die Rahmenbedingungen stimmen. Sonst kann es auch dort zu Überforderung kommen. Eine weitere Überlegung ist die Einführung eines Gleitzeitmodells.

    Auch ein Blick auf den Stundenzettel Ihrer Mitarbeiter ist wichtig und hilft, Überlastungen frühzeitig zu erkennen. Statt Beschäftigten in Bezug auf Arbeitszeiten eine zu hohe Eigenverantwortung zuzumuten, ist es Aufgabe der Führungskräfte, Belastungen vorzubeugen und diejenigen zu schützen, die eine überdurchschnittlich lange Zeit im Unternehmen verbringen. Das Delegieren von Aufgaben oder die Weitergabe von Verantwortung im Team sind in diesem Fall zielgerichtete Präventionsmaßnahmen. Klare Strukturen und Regeln in Bezug auf Arbeitszeiten, Überstunden und Pausenzeiten sind die beste Prävention gegen psychische Belastungen. Dies könnte zum Beispiel mithilfe eines Arbeitszeitskonto und der damit verbundenen Arbeitszeiterfassung gelöst werden.

    Praxistipp: Um herauszufinden, wie hoch die psychische Arbeitsbelastung in Ihrem Unternehmen ist, empfiehlt sich eine anonyme Mitarbeiterbefragung, z.B. zum Thema „Zufriedenheit und psychische Belastung“. So ist es möglich, ein Stimmungsbild der Gesamt-Belegschaft abzubilden. Wenn das Ergebnis bekannt ist und ein Handlungsbedarf im Betrieb erkannt wird, ist der zweite Schritt in der Burn-Out die Enttabuisierung des Themas.

    Führungspersonal in die Pflicht nehmen

    Offenheit im Unternehmen und eine Umfrage unter allen Angestellten stärkt auch die allgemeine Mitarbeiter-Sensibilität. Je offener Sie mit psychischen Belastungen, Depressionen oder Burn-out umgehen, desto direkter werden auch Ihre Beschäftigten kommunizieren. Ein weiterer wichtiger Punkt ist Hilfe zur Selbsthilfe. Hierdurch können Sie die Kompetenz der Mitarbeiter dadurch steigern, dass Sie jeden ermuntern, sich selbst zu beobachten und Probleme zu erkennen. Dabei bieten Angebote, die der Arbeitgeber vorstellt und fördert, einen niedrigschwelligen Zugang zu Präventionsmaßnahmen für Mitarbeiter.

    Präventionsangebote könnten zum Beispiel in den folgenden Bereichen angeboten werden:

    • Seminare zur Stressbewältigung
    • Lehrgänge zum Thema Zeitmanagement
    • Vorträge im Bereich Persönliche Work-Life-Balance
    • Maßnahmen für die körperliche Gesundheit

    Des Weiteren müssen die Führungskräfte und die Geschäftsleitung des Unternehmens direkt angesprochen und in die Pflicht genommen werden. Nur wenn auch Führungskräfte bei Pausenzeiten und Work-Life-Balance mit gutem Beispiel vorangehen, werden Mitarbeiter ebenfalls auf diese Bereiche achten. Wer als Führungskraft selbst rund um die Uhr für die Firma da ist und sich keine Freizeit gönnt, kann dies auch nicht von seinen Mitarbeitern erwarten. Dies schließt auch ein, klare Regeln in Bezug auf das Abrufen dienstlicher E-Mails in der Freizeit zu definieren. Auch die Zeitplanung in Meetings ist ein Hinweis darauf, wie Führungskräfte mit der Arbeitszeit und der Gesundheit Ihrer Mitarbeiter umgehen.

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    Leiden Mitarbeiter an Burnout oder Depressionen sind die Führungskräfte in die Pflicht zu nehmen © Ingo Bartussek – Adobe Stock

    Insgesamt sollte das Thema Burn-out-Prävention eine hohe Priorität im Unternehmen haben. Wichtig ist dabei eine offene Kommunikation zwischen Mitarbeitern und Unternehmensleitung. In größeren Unternehmen kann auch ein qualifizierter Ansprechpartner als Schnittstelle fungieren und als Vertrauensperson zur Verfügung stehen.

    Eine Sensibilisierung des Managements hilft dabei, Probleme frühzeitig zu erkennen und mit geeigneten Maßnahmen gegenzusteuern. Dabei sollten Sie bedenken, dass Führungskräfte oft selbst überlastet sind und zu viel arbeiten. Schärfen Sie daher bei Ihren Führungskräften das Bewusstsein für einen professionellen, modernen Umgang mit flexibler Arbeitszeit im Unternehmen. Dies wird dann sicherlich auch zu einer Veränderung der gesamten Unternehmenskultur beitragen. Denn Vertrauen, Toleranz und eine gute Unternehmenskultur beugen psychischen Belastungen vor. Die gelebte Unternehmenskultur sollte alle Abteilungen einschließen und in der Führungsebene zusammenlaufen.

    Die Wiedereingliederung von Langzeitkranken nach langen Fehlzeiten

    Mitarbeiter, die an Burn-out erkranken, oder aufgrund anderer psychischer oder physischer Leiden lange ausfallen, benötigen Hilfestellung und Verständnis anstatt Stigmatisierung. Unternehmen haben die finanzielle Verpflichtung der 6-wöchigen Lohnfortzahlung im Krankheitsfall. Neben dem finanziellen Aspekt geht es für Unternehmen bei der Aufarbeitung von Gründen der Langzeiterkrankung vor allem auch darum, aus möglichen innerbetrieblichen Fehlern zu lernen. Dies schließt auch ein, die Arbeitsbedingungen immer wieder zu überprüfen.

    Nach erfolgreich überstandener Erkrankung kehren Mitarbeiter mit Burn-out oder einer Depression erst nach vielen Wochen oder Monaten an ihren Arbeitsplatz zurück. Eine sofortige 100-prozentige Belastung würde schnell zu einem Rückfall und zu einer Intensivierung der gesundheitlichen Beschwerden führen. Daher gehört es zu Ihren Verpflichtungen als Arbeitgeber, ein betriebliches Eingliederungsmanagement (BEM) anzubieten. Das BEM ist allen Mitarbeitern anzubieten, die im letzten Jahr länger als sechs Wochen am Stück oder durch häufige Kurzerkrankungen arbeitsunfähig waren. Es ist aber freiwillig, will der Mitarbeiter nicht, dann kann er nicht gezwungen werden.

    Das BEM wurde eingeführt, um Langzeiterkrankte oder anderweitig aus dem Betriebsablauf ausgeschiedene Personen kontinuierlich und professionell in den Arbeitsalltag zu integrieren. Auch soll es helfen, langfristige Arbeitslosigkeit zu vermeiden. Im Fachartikel erfahren Sie unter anderem auch, welche internen und externen Partner bei der Wiedereingliederung Ihres Mitarbeiters eine Rolle spielen. Es wird außerdem beantwortet, warum und wie auch der Personal- oder Betriebsrat mit in das Vorgehen eingebunden werden muss. Der Artikel Das betriebliche Eingliederungsmanagement (BEM) – ein Leitfaden für Arbeitgeber“ empfiehlt den folgenden Prozess zur Wiedereingliederung:

    MaßnahmeZiel
    1. Erkennen gesundheitlicher ProblemeDokumentation von krankheitsbedingten Arbeitsausfällen mit der Feststellung von konkretem Handlungsbedarf
    2.Kontaktaufnahme mit MitarbeiterKommunikation zu den Möglichkeiten des BEM im Einklang mit den Bestimmungen des DSGVO
    3. Einverständnis des MitarbeitersSchriftliches Einverständnis des Mitarbeiters erhalten – ohne Einverständniserklärung können Sie kein BEM umsetzen
    4. Analyse und Besprechung des FallsInvolvieren aller internen und externen Berater; Finden von Anhaltspunkten und Verbesserungsmöglichkeiten
    5. Konkretisierung von MaßnahmenAbleiten von konkreten Regelungen durch Arbeitsplatzanalysen, Gesundheitsberichte oder Gefährdungsanalysen
    6. Überprüfen der MaßnahmenRevision der Wirksamkeit einzelner Methodenänderungen; Intensivierung oder Anpassen von Maßnahmen für besseren Erfolg

    Das BEM hat das Ziel, den Mitarbeiter am Arbeitsplatz zu etablieren und Folgeerkrankungen zu vermeiden. Als Arbeitgeber sind Sie hier in der Pflicht, sowohl mitarbeiterbezogene Einzelmaßnahmen einzuleiten, als auch generelle Veränderungen im Unternehmen umzusetzen.

    Das Ziel aller Maßnahmen sollte sein, die Leistungsfähigkeit der Mitarbeiter zu fördern. Dies sind mögliche Maßnahmen:

    • Betrieblicher Gesundheitsschutz
    • Medizinisches Notfallmanagement
    • Individuelle Beratungsmöglichkeiten
    • Konzentration auf Unfallschutz und Gefahrstoffmanagement
    • Zuschüsse zu Arbeitshilfen
    • Kuraufenthalte zur Rehabilitation
    • Barrierefreiheit im Unternehmen

    Implementieren Sie diese Punkte im Unternehmen, stellen Sie sicher, dass Folgeerkrankungen Ihrer Mitarbeiter ausbleiben oder minimiert werden.

    Vorteile durch die Wiedereingliederung

    Das BEM bietet Angestellten und dem Betrieb nur Vorteile, auch wenn auf den ersten Blick die Kosten für die Wiedereingliederung hoch erscheinen. Denn die Analyse und das Ableiten von individuellen Maßnahmen kostet zunächst Arbeitszeit und binden Personal im Unternehmen. Doch durch ein mitarbeiterzentriertes Wiedereingliederungsmanagement sparen Sie langfristig Geld und Zeit. Zusätzlich behalten Sie das vorhandene Wissen und Know-how des Beschäftigten im Unternehmen.

    Ihr Betrieb profitiert unter anderem an den folgenden Schnittstellen von einer zielgerichteten Umsetzung des BEM:

    • Weniger Lohnfortzahlungen für den erkrankten Mitarbeiter
    • Keine Lohnkosten für Vertretungskräfte
    • Keine Neueinstellungen, weniger Kosten für die Suche nach neuen Arbeitskräften
    • Konstanter Qualitätsstandard bei Produkten und Dienstleistungen
    • Das gesamte Unternehmen profitiert von Präventions-Leistungen und positiven Veränderungen im Arbeitsumfeld

    Unentschuldigte Fehlzeiten am Arbeitsplatz – Maßnahmen und Konsequenzen

    Es gehört zu den größten Ärgernissen für Arbeitgeber, wenn ein Mitarbeiter unentschuldigt dem Arbeitsplatz fernbeleibt. Nicht nur, weil er für seine Präsenz und Leistung bezahlt wird, sondern auch weil seine Abwesenheit vielfach unabdingbar ist. Um bei solch gravierenden Verstößen gegen den Arbeitsvertrag ein deutliches Zeichen zu setzen, sind sofortige Maßnahmen notwendig. Damit halten Sie sich für den Wiederholungsfall die Konsequenz der fristlosen Kündigung offen. Was Sie unternehmen müssen, wenn der Arbeitnehmer durch Fehlen am Arbeitsplatz glänzt, erfahren Sie im Folgenden.

    Fehlen kann zu Imageschaden und Umsatzverlust führen

    Wenn ein Mitarbeiter nicht zur Arbeit erscheint, ist das im besten Falle ärgerlich. Vielleicht bleibt etwas im Büro liegen, aber die Kollegen können die Abwesenheit halbwegs ausgleichen. Mehr als ärgerlich ist es jedoch, wenn der Arbeitnehmer an einer kritischen Position im Unternehmen eingesetzt wird.

    Beispiel: Erscheint ein Tankstellenmitarbeiter nicht zur Frühschicht, kann die oftmals mit nur einer Person besetzte Tankstelle nicht öffnen. Meldet dieser seine Abwesenheit nicht einmal beim Vorgesetzten, dauert es möglicherweise Stunden, bis dieser von der geschlossenen Tankstelle überhaupt erfährt.

    In der Zwischenzeit wurden zahlreiche Kunden verärgert, die hier tanken, ihre Zeitung und ihren Kaffee kaufen wollten. Doch beim Imageschaden bleibt es nicht. Die verärgerten Kunden wenden sich gezwungenermaßen an die Konkurrenz. Während die Tankstelle geschlossen bleibt, können keine Umsätze erwirtschaftet werden. Ersatzpersonal muss aufwendig organisiert werden.

    Verletzung der arbeitsvertraglichen Hauptpflichten

    Dieses Beispiel macht deutlich, warum das unentschuldigte Fehlen am Arbeitsplatz eine Verletzung der arbeitsvertraglichen Hauptpflichten darstellt. Es ist also alles andere als ein Kavaliersdelikt, den Urlaub eigenmächtig um ein paar Tage zu verlängern oder sich ohne Information an den Arbeitgeber einfach mal selbst krankzuschreiben. Juristen sprechen beim eigenmächtigen Freistellen von der Arbeit von Störungen im Leistungsbereich.

    Auch wenn es sich um einen Verstoß gegen die Pflichten des Arbeitsvertrags handelt, können Sie den Mitarbeiter nicht einfach so entlassen. Das Arbeitsrecht setzt hohe Hürden für eine Freistellung und anschließende Kündigung. Voraussetzung ist vor allem, dass der Arbeitnehmer auf seine Pflichtverletzung und die möglichen Konsequenzen klar und deutlich hingewiesen wird.

    Krank oder Krankfeiern – Gründe der Fehlzeiten

    Langzeiterkrankte, wie zum Beispiel ein Beschäftigter mit einem Burn-out, haben gute und nachvollziehbare Gründe auszufallen. Auch in den allermeisten Fällen kurzer Krankheitsphasen werden Ihre Mitarbeiter sich nur dann krankmelden, wenn ein größeres körperliches oder psychisches Problem vorliegt. Jeder kranke Mitarbeiter hat das Recht, sich eingehend auf seine Gesundheit zu konzentrieren. Das schließt ein, so lange krank zu sein, bis die Krankheit vollständig ausgeheilt ist

    Manchmal mag an einer Krankmeldung aber auch Zweifel angebracht sein. Ist Ihr Angestellter immer wieder montags und freitags krank? Ist gleichzeitig bekannt, dass er in seiner Freizeit und am Wochenende unterschiedliche Tätigkeiten verfolgt oder gibt es sogar Anhaltspunkte, dass er an Krankheitstagen anderen, beruflichen Aktivitäten nachgeht? Dann besteht der Verdacht, dass er sich an diesen Tagen krankmeldet, ohne wirklich krank zu sein. Auch wenn Sie bei Verdachtsfällen vorsichtig abwägen müssen, ob und wie Sie reagieren, sollten Sie Ihren Vermutungen nachgehen.

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    Wer Krankfeiert hat mit schwerwiegende Folgen zu rechnen © pix4U – Adobe Stock

    Als Unternehmen können Sie zudem präventive Maßnahmen ergreifen, die auf die Gesamtmotivation der Mitarbeiter abzielen und Absentismus verhindern. Durch eine gute Pausenregelung, flexible Arbeitszeiten oder spannende Incentives können Sie die Mitarbeiterzufriedenheit und den Zusammenhalt im Team fördern. Auch eine positive Zusammenarbeit mit Vorgesetzten und Führungskräften trägt zu einem angenehmen Betriebsklima bei. Mit diesen Maßnahmen stellen Sie sicher, dass Beschäftigte generell gern in Ihrem Betrieb arbeiten. Dies führt nicht nur zu Spaß am Arbeitsplatz, sondern auch zu mehr Produktivität – also eine Win-win-Situation für Arbeitgeber und Arbeitnehmer.

    Haben Sie trotzdem die Vermutung oder auch konkrete Anhaltspunkte, dass einige Betriebsangehörige krankfeiern und fehlen, obwohl sie arbeitsfähig sind? Dann hilft Ihnen der 4-Punkte-Plan unseres Fachartikels „Wie Sie blaumachen verhindern: Tipps für Personalverantwortliche.“ Dort erhalten Sie außerdem einen wichtigen Hinweis, der sich auf die in vielen Betrieben üblichen Rückkehrgespräche bezieht. Im Dialog wird hier versucht, Verständnis für den Angestellten und seine Erkrankung zu zeigen. Gleichzeitig wird hinterfragt, was das Unternehmen tun kann, damit Fehlzeiten vermieden werden. Welche Fragen möglich und welche rechtlich unzulässig sind, erfahren Sie ebenfalls in diesem Artikel.

    Unentschuldigte Fehlzeiten am Arbeitsplatz

    Nicht alle Mitarbeiter halten sich an die innerbetrieblichen und gesetzlichen Regelungen, wenn Sie sich krankmelden. Werden die Bestimmungen in Bezug auf die Mitteilungspflicht vom Arbeitnehmer missachtet, dann steht die Anwendung arbeitsrechtlicher Konsequenzen im Raum. Bevor Sie arbeitsrechtlich tätig werden, sollten Sie jedoch die Gesamtsituation eingehend bewerten. So kann zum Beispiel ein sehr schwieriger, persönlicher Schicksalsschlag des Arbeitnehmers dazu führen, dass er eine Mitteilung der Arbeitsunfähigkeit verdrängt oder vergisst.

    Beispiel: Ihr Mitarbeiter bleibt kurzfristig der Arbeit fern, da er von einem schweren Verkehrsunfall im engsten Familienumfeld erfahren hat. Vergisst der Mitarbeiter in diesem Fall die pünktliche Krankmeldung, so kann diesem Vergehen, in Anbetracht der Situation, eine geringe Bedeutung zugemessen werden.

    Arbeitsrechtliche Konsequenzen bei Fehlzeiten – die Abmahnung

    Eine Abmahnung verfolgt das Ziel der juristischen Absicherung. Gleichzeitig räumt es dem Mitarbeiter die Chance ein, sich zu bessern und sein Verhalten zu überdenken. Wenn Sie eine Abmahnung aussprechen, hat dies auch einen erzieherischen, abschreckenden Charakter. Erfahren andere Mitarbeiter von der Abmahnung, sichern Sie Ihre Autorität und werden als Unternehmen respektiert, da Sie Ankündigungen bei Fehlverhalten konsequent umsetzen.

    Theoretisch können Sie auch mündlich abmahnen, dies ist rechtswirksam. Obwohl eine Abmahnung nicht an eine Form gebunden ist, sollte sie stets schriftlich erfolgen. So ist sichergestellt, dass ihr Inhalt auch später noch nachvollzogen werden kann. Beispielsweise wenn es zu einer juristischen Auseinandersetzung kommt. Ein Exemplar erhält der Abgemahnte, also der Arbeitnehmer, und ein Exemplar verbleibt in der Personalakte.

    Wichtiger Hinweis: Alles, was hier über das unentschuldigte Fehlen am Arbeitsplatz geschrieben wird, gilt gleichermaßen für Auszubildende, die unentschuldigt in der Berufsschule fehlen. Auch unerlaubtes Entfernen vom Arbeitsplatz ist ein Vertrags- und Vertrauensbruch und hat in der Regel dieselben arbeitsrechtlichen Konsequenzen.

    Abmahnung wegen unentschuldigtem Fehlen am Arbeitsplatz

    Inhaltlich gibt es einige Angaben, die in der Abmahnung nicht fehlen sollten, damit diese rechtlich Bestand hat und nicht von einem Rechtsanwalt oder ein einem Gericht beanstandet und für ungültig erklärt werden kann. Dazu zählen:

    • Grund für die Abmahnung
    • Darstellung des beanstandeten Sachverhaltes, inkl. Datum, Zeit und Ort
    • Probleme/Schaden, die/der durch das Fehlverhalten entstanden sind/ist
    • Darstellung des zu unterlassenden Verhaltens
    • Konsequenzen im Wiederholungsfall
     
    Musterabmahnung wegen unentschuldigtem Fehlen am Arbeitsplatz

    Sehr geehrte/-r Frau/Herr …,

    entgegen Ihrer arbeitsvertraglichen Verpflichtung sind Sie am … (Datum) um … (Zeit) nicht zur Arbeit am/in … (Standort, Filiale, etc.) erschienen.

    Über Ihr Fernbleiben vom Arbeitsplatz haben Sie Ihren Vorgesetzten weder im Vorfeld noch im Nachhinein informiert. Ferner fehlt bis heute jegliche Erklärung Ihrerseits zu dem Fehlverhalten. Ihr unentschuldigtes Fehlen am Arbeitsplatz hat zu erheblichen Störungen im Betriebsablauf geführt, weshalb ich Sie hiermit abmahne.

    Ein solches Verhalten können und wollen wir in Zukunft nicht mehr dulden. Zu Ihren arbeitsvertraglichen Pflichten gehört das pünktliche Erscheinen am Arbeitsplatz. Sollten Sie aus wichtigem Grund, zum Beispiel Krankheit, verhindert sein, haben Sie Ihren Vorgesetzten darüber unverzüglich zu informieren.

    Sollte sich ein solcher Vorfall in Zukunft wiederholen, behalten wir uns das Recht einer – gegebenenfalls auch fristlosen – Kündigung des Arbeitsverhältnisses vor.

    Eine Kopie dieser Abmahnung findet Eingang in Ihre Personalakte.

    Mit freundlichen Grüßen …

    (Ort, Datum und Unterschrift Arbeitgeber)

    Lassen Sie sich den Erhalt der Abmahnung von Arbeitnehmer stets unterschreiben, um im Zweifelsfall nachweisen zu können, dass Sie ihn tatsächlich über die Konsequenzen im Wiederholungsfall aufgeklärt und ihm die Möglichkeit zur Besserung gegeben haben.

    Wichtiger Hinweis: Als Arbeitgeber müssen Sie nicht nachweisen, zu welchen konkreten Problemen oder zu welchem konkreten Schaden das unerlaubte Fernbleiben Ihres Arbeitnehmers geführt hat. Stattdessen wird davon ausgegangen, dass das Fehlen eines vollen Arbeitstages oder zumindest eines Großteils des Arbeitstages automatisch zu einer Störung oder zu einem Schaden führt.

    Beweispflichtig sind Sie dann, wenn Sie von Ihrem Arbeitnehmer Schadensersatz wegen seines Fehlverhaltens fordern. Dieser kann jedoch nur durchgesetzt werden, wenn das Verhalten des Arbeitnehmers schuldhaft (vorsätzlich oder fahrlässig) war und der eingetretene Schaden auf die Pflichtverletzung des Arbeitnehmers zurückzuführen ist.

    Fristlose Kündigung wegen eigenmächtiger Freistellung

    Möchten Sie Ihrem Arbeitnehmer wegen des Nichterscheinens am Arbeitsplatz fristlos kündigen, muss gemäß § 626 Abs. 1 BGB ein wichtiger Grund dafür vorliegen. Ferner müssen alle Umstände des Einzelfalls berücksichtigt und die Interessen beider Seiten sorgfältig abgewogen werden. Entscheidend ist, ob Ihnen eine Fortsetzung des Dienstverhältnisses bis zum Ablauf der Kündigungsfrist oder bis zur vereinbarten Beendigung des Dienstverhältnisses zugemutet werden kann.

    Handelt es sich um einen Großbetrieb mit zahlreichen Mitarbeitern, die das Fehlen eines Einzelnen zumindest temporär auffangen können, ist eine fristlose Kündigung vermutlich nicht verhältnismäßig, da die Weiterbeschäftigung bis zum Ende der Kündigungsfrist zumutbar ist.

    In einem kleinen Handwerksbetrieb hingegen, in dem es durch das unentschuldigte Fehlen oder Unpünktlichkeit zu Verzögerungen bei der Abarbeitung von oder der Gefährdung ganzer Kundenaufträgen kommt, kann eine fristlose Kündigung verhältnismäßig sein. Vorausgesetzt der Angestellte wurde im Vorfeld aus gleichem Grund mindestens einmal, besser zweimal abgemahnt.

    Fristlose Kündigung, eigenmächtige Freistellung, vor Kündigung Abmahnung, Unpünktlichkeit am Arbeitsplatz, Probezeit fristlose Kündigung, Wegen Streik fristlos kündigigen
    Für eine fristlose Kündigung müssen Gründe vorliegen © forkART Photography – Adobe Stock

    Eine fristlose Kündigung kann gemäß § 626 Abs. 2 BGB nur innerhalb von zwei Wochen erfolgen. Lassen Sie diese Frist verstreichen, können Sie den Arbeitgeber nicht mehr mit sofortiger Wirkung freisetzen. Es ist deshalb ratsam, in einer fristlosen Kündigung hilfsweise auch die ordentliche Kündigung zum nächstmöglichen Termin zu erklären. So sind Sie für den Fall abgesichert, dass eine außerordentliche Kündigung unwirksam ist.

    In der Probezeit ist eine fristlose Kündigung innerhalb von zwei Wochen ohne Angabe von Gründen möglich.

    Achtung: Ein Knackpunkt kann sein, dass sich der Mitarbeiter nicht über sein Fehlverhalten im Klaren ist. Beispielsweise dann, wenn er Urlaub haben möchte, es jedoch für die Wahl des Urlaubszeitraums Einwände vom Arbeitgeber gibt, die der Angestellte nicht wahrnimmt. Obwohl der Arbeitnehmer Anspruch auf Gewährung seines Urlaubs hat, möglichst auch im gewünschten Zeitraum, bedarf dieser vorab der Zustimmung des Arbeitgebers.

    Ohne Zustimmung handelt es sich um unentschuldigtes Fehlen am Arbeitsplatz. Eine fristlose Kündigung ist dennoch nicht möglich, da es weder einen wichtigen Grund gibt, noch eine vorherige Warnung in Form einer Abmahnung erfolgt ist.

    Fristlose Kündigung wegen Streik?

    Können Sie als Arbeitgeber Ihre Beschäftigten aufgrund der Teilnahme an einem rechtmäßigen Streik und den damit verbundenen Fehlzeiten kündigen? Die Antwort hierauf ist klar: nein. Mit einer Teilnahme an einem Streik, welche nicht als Fehlzeiten gewertet werden dürfen, werden die Pflichten aus dem Arbeitsvertrag ausgesetzt. Die Streikteilnahme darf keinerlei rechtlichen Konsequenzen für das Arbeitsverhältnis ihrer Beschäftigten haben. Anders sieht es bei einem sogenannten wilden Streik aus, welcher als Arbeitsverweigerung gilt. Hier können Abmahungen und in letzter Konsequenz auch die fristlose Kündigung ausgesprochen werden. Aber Vorsicht: Gewerkschaften können einen wilden Streik nachträglich als einen rechtmäßigen Streik übernehmen.

    Fazit: Wie Sie mit Fehlzeiten professionell umgehen können

    Fehlzeiten gehören zum Betriebsalltag. Diese entstehen vor allem aufgrund von Erkrankungen Ihrer Mitarbeiter. Eine gewisse Anzahl von Krankheitstagen wird bei der Jahresplanung im Betrieb automatisch pro Jahr und Mitarbeiter eingeplant. Jeder Mitarbeiter erhält dabei die Möglichkeit, im Falle einer Erkrankung in Ruhe zu genesen und mit neuer Kraft am Arbeitsplatz durchzustarten.

    Bei Langzeit-Erkrankungen ist es aus Unternehmenssicht sehr wichtig, die Gründe hierfür herauszuarbeiten, ohne die Persönlichkeitsrechte des Mitarbeiters zu verletzen. Bei betrieblichen Missständen sollten Sie sofort und unmissverständlich reagieren. Dies gilt im Besonderen für psychische Belastungsstörungen wie Depression und Burn-out. Diese haben oft ihren Ursprung in Überlastungen am Arbeitsplatz. Betriebliche Wiedereingliederungsmaßnahmen (BEM) können helfen, einer erneuten Indisposition Ihrer Beschäftigten vorzubeugen. Sie integrieren erkrankte Mitarbeiter langfristig und kontinuierlich.

    Den Führungskräften im Unternehmen fällt eine besondere Verantwortung bei der Prävention von Erkrankungen der Belegschaft zu. Dies betrifft neben der Arbeitsbelastung der Angestellten vor allem den Bereich Kommunikation. Nur eine offene Kommunikations- und Feedbackkultur stellt sicher, dass Unternehmen und Führungskräfte frühzeitig von Problemen im Unternehmen erfahren. Nur so können Fehlzeiten minimiert und Überlastungen reduziert werden. Neben Kommunikation helfen hier auch ausgleichende Maßnahmen. Diese könnten zum Beispiel in Stress-Management-Seminaren oder auch in betrieblichen Maßnahmen zur Gesundheitsförderung bestehen.

    Haben Sie Mitarbeiter, die sich immer wieder grundlos krankmelden und können Sie Krankheitsmuster nachweisen? Dann haben Sie das Recht, bereits ab dem ersten Tag der Erkrankung eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung anzufordern. In jedem Fall sollten Sie betriebliche Regeln im Unternehmen verankern, die genau festlegen, wer bei einer Erkrankung informiert werden sollte. Ihre Mitarbeiter haben die Pflicht, Sie umgehend über eine Erkrankung zu informieren.

    Fehlt Ihr Mitarbeiter unentschuldigt, können Sie unterschiedliche, arbeitsrechtliche Maßnahmen in Betracht ziehen. Eine Abmahnung stellt hier die wichtigste und bekannteste arbeitsrechtliche Methode dar. Sie zeigt dem Mitarbeiter unmissverständlich, welches Verhalten Sie in Zukunft nicht mehr wünschen. In seltenen Fällen ist auch eine sofortige Kündigung des Mitarbeiters möglich. Hier gilt jedoch immer die Betrachtung des Einzelfalls. Hilfsweise kann das Aussprechen einer ordentlichen Kündigung dazu beitragen, diese rechtlich wirksam werden zu lassen.

    Unsere Praxisbeispiele und Tipps helfen Ihnen, die Fehlzeiten Ihrer Mitarbeiter professionell zu managen, Präventionsmaßnahmen im Unternehmen wirkungsvoll einzusetzen und trotz Fehlzeiten und Krankheitsphasen von Mitarbeitern weiterhin als Gesamtunternehmen erfolgreich tätig sein zu können.

    Autor: Redaktion Personalwissen