Personalaustritt leicht gemacht: So lässt sich das Ausscheiden eines Mitarbeiters professionell und planvoll begleiten

Personalaustritt leicht gemacht: So lässt sich das Ausscheiden eines Mitarbeiters professionell und planvoll begleiten

Ein Personalaustritt ist immer ein hoher Verwaltungsaufwand. Auch auf der zwischenmenschlichen Ebene ist er herausfordernd für HR-Mitarbeiter. Verlässt eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter einen Betrieb aus freien Stücken oder aufgrund der Pensionierung, so ist die Rede von einem Personalaustritt. Bei einer Kündigung liegt der Fall anders:

Hier ist die Rede von einer Personalentlassung, nicht von einem Austritt. Die Kündigungsgründe eines Mitarbeiters können krankheitsbedingt, betriebsbedingt oder personenbedingt sein. Bei einem Personalaustritt stehen meist sehr individuelle Gründe hinter dem Verlassen des Unternehmens.

    Verlässt eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter einen Betrieb aus freien Stücken oder aufgrund der Pensionierung, so ist die Rede von einem Personalaustritt. Bei einer Kündigung liegt der Fall anders: Hier ist die Rede von einer Personalentlassung, nicht von einem Austritt. Die Gründe für die Entlassung eines Mitarbeiters können krankheitsbedingt, betriebsbedingt oder personenbedingt sein. Bei einem Personalaustritt stehen meist sehr individuelle Gründe hinter dem Verlassen des Unternehmens.

    Auch eine einvernehmliche Kündigung ist denkbar, in dem Fall bestimmen Arbeitgeber und die Arbeitnehmerin beziehungsweise der Arbeitnehmer den Zeitpunkt des Ausscheidens aus dem Betrieb gemeinsam.

    Personalaustritt: Diese To Do’s bedeutet er für den Arbeitgeber

    Ob nun der Mitarbeiter kündigt oder vom Arbeitgeber entlassen wird – der mit einem Personalaustritt verbundene Aufwand für den Arbeitgeber ist hoch. Schließlich sind an eine Anstellung viele Verwaltungsprozesse gekoppelt. Diese aufzuheben bedeutet viel Schriftverkehr und viel Arbeit. Dazu gehören zum Beispiel:

    Personalaustritt, Mitarbeiteraustritt, Kündigung, Autrittsgespräch, Arbeitszeugnis, Offboarding
    Tritt ein Arbeitnehmer aus dem Arbeitsverhältnis aus, sind diese Todos für den Arbeitgeber wichtig … © DOC RABE Media – Adobe Stock
    • Das Beenden der monatlichen Lohnzahlung.
    • Veranlassen, dass keine Sozialabgaben mehr an die Kranken- und Rentenversicherung bezahlt werden.
    • Das Ausstellen eines Arbeitszeugnisses.
    • Den Anspruch des Mitarbeiters auf Resturlaub bedienen.
    • Den eventuellen Anspruch auf eine Abfindung prüfen und diese gegebenenfalls berechnen und auszahlen.
    • Das Nachbesetzen der Stelle.
    • Ein Austrittsgespräch mit dem Mitarbeiter.
    • Die Personalakte dementsprechend aktualisieren.

    Professionelles Exit Management für einen sauberen Personalaustritt

    Neben all dem organisatorischen Aufwand, spielt insbesondere die persönliche Ebene beim Thema Exit Management eine entscheidende Rolle. Schließlich sollte Ihnen als Arbeitgeber daran gelegen sein zu erfahren, weshalb Ihr Mitarbeiter den Betrieb verlässt. Aus den Austrittsgründen können Chefs schließlich lernen.

    Auch kann ein erfolgreiches Offboarding oder Exit Management dazu beitragen, dass der Angestellte trotz möglicher betriebsinterner Konflikte doch noch mit einem positiven Gefühl aus seinem Job austritt. Wenn es gelingt einen sauberen Personalaustritt zu ermöglichen, der nach allen Regeln des erfolgreichen Personalmanagements abläuft, können selbst in einem zerworfenen Verhältnis noch die Wogen geglättet werden. Entscheidend dafür sind eine gute Kommunikationsebene und ein planvolles Vorgehen mit der Entlassung. 

    Austrittsgespräch als Chance: So profitieren Arbeitgeber von kündigenden Arbeitnehmern

    Ein Austrittsgespräch wird mit den Mitarbeitern geführt, die den Betrieb aus eigener Motivation verlassen. Arbeitgeber können nämlich aus einem Personalaustritt lernen, wenn sie in einem Austrittsgespräch den Gründen für die Kündigung nachspüren.

    • Weshalb geht der Mitarbeitende, welche Austrittsgründe gibt es?
    • Wie empfindet er das Arbeitsklima?
    • Welches Verbesserungspotenzial sieht er in den verschiedenen Bereichen?
    • Was ist seine Meinung über die Führung im Betrieb?
    • Wie nimmt der Angestellte das Personalcontrolling wahr?

    Arbeitgeber sollten sich daher auf ein Austrittsgespräch gründlich vorbereiten. Im besten Fall gibt es ein Offboarding-Dokument im Rahmen des Austrittsprozesses, das wie eine Art Feedbackbogen funktioniert und anhand dessen sich Arbeitgeber und Arbeitnehmer entlang hangeln können.

    Wenn das persönliche Verhältnis zwischen Chef und Angestelltem gut ist, dann kann das Gespräch direkt zwischen diesen beiden Parteien geführt werden. Falls die Lage angespannt ist, können andere Personalverantwortliche, Linienvorgesetzte, Geschäftspartner oder der Geschäftsführer das Austrittsgespräch führen. Entscheidend ist, dass der Austritssprozess standardisiert ist, damit ihn theoretisch jeder Personalverantwortliche im Betrieb durchführen kann.

    Auch für Arbeitnehmer empfiehlt sich eine Vorbereitung des Austrittsgesprächs. Schließlich kann es entweder gut tun, angestauten Frust (konstruktiv!) loszuwerden oder dem Arbeitgeber konkrete Tipps zu erteilen, von denen dann zumindest die verbleibenden Kollegen profitieren können.

    Im Trennungsgespräch die Kündigung mitteilen: Sensibel sein und individuell reagieren

    Ein Austrittsgespräch unterscheidet sich klar von einem Trennungsgespräch. Bei einem Austrittsgespräch ist bereits klar, dass der Mitarbeiter aus freien Stücken das Unternehmen verlässt.  Es handelt sich vielmehr um ein Abschlussgespräch, indem das Dienstverhältnis rekapituliert wird und gegebenenfalls die Austrittsgründe besprochen werden.

    Bei einem Trennungsgespräch handelt es sich um den Moment, in dem einem Mitarbeiter mitgeteilt wird, dass er das Unternehmen verlassen muss. Auch der Grund für die Entlassung muss dem Mitarbeiter mitgeteilt werden – das sieht das Trennungsmanagement in den meisten Unternehmen so vor.

    Einem Mitarbeiter mitzuteilen, dass sein Vertrag aufgehoben oder gekündigt wird, ist eine schwere Aufgabe, die niemand gerne übernimmt. Ein Trennungsgespräch muss dementsprechend fair, professionell und sensibel geführt werden. Schließlich bricht für soeben gekündigte Mitarbeiter häufig eine Welt zusammen. Die Entlassung müssen sie erst einmal verdauen. 

    Ein professionelles Trennungsmanagement kann vor Imageschäden und Klagen schützen

    In vielen Unternehmen gibt es keine klaren Richtlinien, wenn es um die Entlassung eines Mitarbeiters geht. Dabei kann ein gutes Trennungsmanagement Firmen teure Klagen ersparen und außerdem das Image eines Betriebs positiv prägen.

    Schließlich gibt es die Möglichkeit Mitarbeiter wertschätzend zu entlassen und ihnen sogar noch Optionen für ihre Zukunft aufzuzeigen, die die Auflösung des Arbeitsvertrags abmildern. Entscheidend dafür ist zunächst die Grundhaltung der Arbeitgeberseite: Sie muss das Gespräch wertschätzend angehen und um jeden Preis versuchen, den Mitarbeiter nicht persönlich anzugehen – zumindest dann, wenn es sich um eine betriebliche Kündigung handelt.

    Wer bei betriebsbedingten Kündigungen die Gründe nüchtern darlegen kann, trägt – soweit es in der Situation der Entlassung möglich ist – zur positiven Wahrnehmung der Aufhebung des Arbeitsverhältnisses bei.  

    Es kann auch dazu kommen, dass Mitarbeiter unmittelbar nach der Mitteilung einer Kündigung erst einmal zu keinem weiteren Gespräch in der Lage sind und in Tränen ausbrechen. Dies sollten Personalverantwortliche respektieren und dementsprechend sensibel reagieren. Bei einem Trennungsgespräch sollte die Menschlichkeit im Vordergrund stehen.

    Das Ziel sollte nicht sein, das Gespräch so schnell wie möglich hinter sich zu bringen – auch wenn die Personalentlassung unangenehm ist. Wer einfühlsam ist, punktet und wer weitere Lösungen aufzeigen und mit Outplacement aufwarten kann, hat gewonnen. 

    Outplacement bzw. Newplacement: Wie Sie mit neuen Optionen gekündigten Mitarbeitern helfen

    Besonders in großen Betrieben gehören Outplacement beziehungsweise Newplacement zur Trennungs-Kultur dazu. Die Begriffe stehen dafür, einem entlassenen Mitarbeiter mit finanzieller Unterstützung oder einem konkreten Angebot auch über die Kündigung hinaus weiterzuhelfen. Das Ziel des Outplacements ist, die Folgen der Kündigung für Arbeitnehmer und Arbeitgeber so gering wie möglich zu halten. Arbeitgeber, die über eine Reduktion ihres Personals nachdenken (müssen), sollten diese Optionen von vorneherein berücksichtigen.

    Wird einem gerade gekündigten Mitarbeiter noch im Trennungsgespräch eine Abfindung für die geleisteten Dienstjahre angeboten, kann dies den Schock abmildern. Weitere Möglichkeiten von Out- beziehungsweise Newplacement sind, den Mitarbeitern andere Optionen aufzuzeigen, wie zum Beispiel:

    • Konkrete Angebote für Aus- und Weiterbildungen, die vom Betrieb finanziert werden.
    • Übernahme der Kosten für einen Bewerbungs- oder Karrierecoach.
    • Unterstützung bei einer Existenzgründung.
    • Weitervermittlung in einen anderen Betrieb.

    Wenn Personaler mit diesen konkreten Optionen für ihren Mitarbeiter in ein Trennungsgespräch gehen, verläuft es in der Regel milder, als ohne diese Perspektiven. Natürlich hat nicht jeder Betrieb die Möglichkeit, Out- oder Newplacement zur realisieren. Wenn es aber möglich ist, senkt es die Enttäuschung der betroffenen Mitarbeiter in der Regel stark.

    Personalaustritt: Diesen Vorgaben unterliegt das Arbeitszeugnis

    Unabhängig davon aus welchen Gründen ein Personalaustritt erfolgt, haben Mitarbeiter einen Anspruch auf ein Arbeitszeugnis. Dieses sollte folgenden fünf Regeln nachkommen:

    1. Es sollte formal einwandfrei sein und keine Rechtschreibfehler enthalten. Außerdem sollte es den Firmenbriefkopf enthalten und eine persönliche Unterschrift des Vorgesetzen.
    2. Die Tätigkeit, die Sie in der Firma ausgeübt haben, sollte klar definiert sein. Ist eine Tätigkeit besonders qualifizierend, sollte diese auch hervorgehoben werden.
    3. Arbeitnehmer haben ein Recht auf ein wohlwollendes Arbeitszeugnis. Wenn also besondere Leistungen erbracht wurden, eine besondere Qualifikation hervorzuheben ist oder der Arbeitgeber durch bestimmte positive Eigenschaften aufgefallen ist, sollten diese auch explizit genannt werden. Üblicherweise gibt es festgelegte Formulierungen, aus denen sich ableiten lässt, wie gut die Leistung des Mitarbeiters wirklich war. Sie reichen von „stets zur vollsten Zufriedenheit“ (hervorragend) bis hin zu „stets bemüht“ (schlecht). Auch das Verhalten des Mitarbeiters gegenüber Vorgesetzten, Kollegen und Kunden sollte in genau dieser Reihenfolge erwähnt werden – andernfalls spricht dies für ein Problem mit dem Chef.
    4. Wenn Mitarbeiter aus freien Stücken kündigen, sollte dies auch im Dienstzeugnis erwähnt werden. Werden die Austrittsgründe im Arbeitszeugnis nicht angesprochen, lässt sich daraus häufig ableiten, dass die Kündigung nicht im Guten passiert ist.
    5. Eine präzise, klare Formulierung ist besser geeignet als verschachtelte Sätze. Sie könnten darauf schließen lassen, dass die Arbeitsleistung des Mitarbeiters vielleicht doch nicht so gut war.

    Betriebliche Nachfolgeplanung bei Personalaustritt: Das kommt auf Personaler zu

    Wovon Angestellte im Rahmen eines Personalaustritts in der Regel wenig mitbekommen, ist die Nachfolgeplanung. Für Betriebe ist es schließlich wichtig, dass alle Stellen im Unternehmen zu jeder Zeit angemessen besetzt sind. Sobald klar ist, dass ein Mitarbeiter aus freien Stücken aus dem Betrieb ausscheiden will, muss die Nachfolgeplanung anlaufen.

    Mitarbeiter haben eine Kündigungsfrist, die mindestens vier Wochen entweder zum 15. oder zum letzten eines Monats beträgt. Je nach Vertrag kann die Frist auch länger sein. Das ist die Zeit, die die Personalabteilung dann hat, um die Stelle neu zu besetzen. Wenn der Austrittsprozess durch die Arbeitgeberseite angestoßen wird, besteht möglicherweise schon vor der Personalentlassung die Option, über einen Nachfolger nachzudenken.

    Ein fairer Arbeitgeber führt nicht schon Bewerbungsgespräche, bevor die Kündigung offiziell übermittelt wurde. Im Rahmen der Personalbedarfsplanung ist es aber durchaus legitim, bereits einen Plan zu haben, wie eine demnächst freiwerdende Stelle entweder neu besetzt oder auf die verbleibenden Mitarbeiter neu verteilt wird.

    Pensionierungen sind ein Sonderfall des Personalaustritts

    Wenn Pensionierungen anstehen, wissen alle Beteiligten weit im Voraus, wann ein Mitarbeiter ausscheidet. Schließlich ist das Pensionsalter kein Geheimnis. In diesem Fall ist es auch legitim, bereits Bewerber einzuladen, um den Personalbedarf so schnell wie möglich decken zu können.

    Im Rahmen eines guten Exit Managements haben Personalverantwortliche stets eine Übersicht mit alle Pensionierungen parat, die im laufenden Jahr anstehen. Insbesondere in sehr großen Betrieben können zum Teil dutzende Menschen zur selben Zeit das Unternehmen verlassen. Diese Lücken wollen rechtzeitig gefüllt, Übergaben müssen geplant und der Prozess des Personalaustritts rechtzeitig angestoßen werden.

    Exit Management, Offboarding, Prozess, Gründe, Pension
    Den Überblick über Pensionierungen der Mitarbeiter haben – das ist Exit Management © jamesteohart – Adobe Stock

    Der Zeitablauf bei standardisierten Personalaustritten wie Pensionierungen ist immer derselbe, was es für Personalverantwortliche gut planbar macht. Unerwartete Kündigungen, notwendige Entlassungen oder sogar massive Rationalisierungen mit Massenentlassungen aufgrund betrieblicher Probleme und zu hoher Personalkosten sind deutlich herausfordernder.

    Auch Umstrukturierungsmaßnahmen bedeuten einen großen Aufwand für das Personalcontrolling. So müssen Positionen neu identifiziert und besetzt werden und nicht wenige Mitarbeiter verlangen in einem solchen Zusammenhang nach Zwischenzeugnissen.  

    Die 3 Schritte der Nachfolgeplanung

    Nachfolgemanagement hat eine hohe Relevanz in Betrieben, schließlich sollte so wenig Produktivität wie möglich verloren gehen, wenn ein Belegschaftswechsel im digitalen Wandel stattfindet. Eine Verantwortungsvolle Nachfolgeplanung sieht verschiedene Schritte vor:

    1. Schlüsselpositionen identifizieren: Zunächst gilt es, die Schlüsselpositionen im Unternehmen zu identifizieren und ein Stellenprofil zu entwerfen.

    2. Rahmenbedingungen festlegen: Anschließend werden die Rahmenbedingungen für die Nachfolgeplanung festgelegt. Soll intern nachbesetzt werden oder findet eine externe Personalbeschaffung statt?

    3. Personalgewinnung starten: Wenn die Schlüsselpositionen identifiziert, das Anforderungsprofil geschärft und die Rahmenbedingungen festgelegt wurden, geht es an die Personalgewinnung. Eine freie Stelle kann sowohl intern als auch extern ausgeschrieben werden.

    Personalfreistellungen: Diese Regeln gelten

    Ein Mitarbeiteraustritt geschieht dabei nicht immer erst zum tatsächlichen Kündigungstermin. Es kann auch zu einer Freistellung kommen, bei der der Mitarbeiter nicht mehr zur Arbeit erscheinen muss, aber noch bis zum Kündigungsdatum sein Gehalt erhält. Die Freistellung kann entweder vom Arbeitgeber oder vom Arbeitnehmer schriftlich beantragt beziehungsweise angekündigt werden.

    Bittet der Mitarbeiter um eine Freistellung, erfolgt diese in der Regel ohne eine Fortzahlung des Lohns. Geht die Freistellung vom Arbeitgeber aus, hat der Mitarbeiter einen Anspruch auf Leistungen, sofern sein Arbeitsvertrag noch läuft. Unterschieden wird zwischen zwei Arten der Freistellung:

    Widerrufliche Freistellung: Der Mitarbeiter kann im Rahmen seiner Freistellung jederzeit zurück an den Arbeitsort beordert werden, solange sein Vertrag noch läuft.

    Unwiderrufliche Freistellung: Der Arbeitnehmer kann trotz eines noch laufendes Vertrags nicht mehr zur Aufnahme seiner Tätigkeit verpflichtet werden. Die Personalfreistellung sorgt für eine nicht zu widerrufende Entbindung von der Pflicht.

    Gründe für eine mitarbeiterseitig gewünschte Freistellung

    • Eine Freistellung im Rahmen einer Kündigung kann aus dem noch bestehenden Urlaubsanspruch resultieren.
    • Wird ein Arbeitnehmer nach seiner Kündigung nachgewiesenermaßen arbeitsunfähig, ist er ebenfalls von der Arbeit freigestellt.
    • Wer einen neuen Job sucht, kann einen Antrag auf bezahlte Freistellung stellen. Schließlich haben aus einem Betrieb austretende Arbeitnehmer nach einer Kündigung laut Bürgerlichem Gesetzbuch (BGB) das Recht, einen neuen Arbeitsplatz zu finden.

    Wissenswertes zum Thema Arbeitsrecht lesen Sie in: Arbeitsrecht: alles, was zu beachten ist

    Gründe für eine durch den Arbeitgeber veranlasste Freistellung

    • Das Vertrauensverhältnis zum Mitarbeiter ist zerstört und bis zum Kündigungstermin soll er nicht mehr zur Arbeit erscheinen.
    • Wenn die Auftragslage schlecht ist, können Mitarbeiter bis zu ihrem letzten offiziellen Arbeitstag freigestellt werden.
    • Berechtigte Bedenken zum Verrat von Betriebsgeheimnissen können eine Freistellung bis zur terminlichen Beendigung des Arbeitsverhältnisses ebenfalls begründen.

    Jegliche Personalfreistellung bedarf der Schriftform und muss begründet werden.

    Personalaustritt: Wissen konservieren mit einer guten Übergabe

    Zu einem guten Offboarding eines Mitarbeiters gehört auch ein entsprechender Wissenstransfer. So werden ausscheidende Angestellte in der Regel noch in der Austrittsphase darum gebeten, eine Übergabe für ihren Nachfolger vorzubereiten oder diesen sogar schon einzuarbeiten. Dieser Schritt im Rahmen des Personalaustritts kann die Produktivitätsverluste für Arbeitgeber mindern.

    Solange der Arbeitsvertrag noch läuft, ist der Arbeitgeber noch weisungsbefugt und kann eine Übergabe durch den Arbeitnehmer verlangen. Wenn beide Parteien im Guten auseinandergehen, spricht in der Regel auch nichts dagegen – schließlich wünschen sich Arbeitnehmer meist auch noch ein gutes Zeugnis. Vorgaben, wie sorgfältig und detailliert eine solche Übergabe sein muss, gibt es per Gesetz nicht.

    HR-Management im digitalen Wandeln

    Der HR-Bereich und auch die Personalverantwortlichen unterliegen einem immer stärkeren Wandel. So erfolgt beispielsweise eine Stellenausschreibung heutzutage über Online-Jobbörsen, Recruiting funktioniert auch über Xing und LinkedIn und der klassische Schriftverkehr wurde schon längst von digitalen Alternativen abgelöst.

    Für Mitarbeiter im Bereich HR ist es zudem nicht mehr zwingend nötig, in einem Betrieb vor Ort zu sein. Home Office und Remote-Work machen es möglich, von überall aus zu arbeiten. Zwar hat das Thema Personal immer noch die entscheidende zwischenmenschliche Komponente und gerade Bewerbungsgespräche oder Austrittsgespräche erfolgen im besten Fall persönlich. Viele andere Angelegenheiten lassen sich aber digital klären und die Themen Selbstorganisation und Flexibilität werden immer wichtiger.

    In vielen Jobs haben sich zudem die Anforderungen an die Mitarbeiter geändert. Mit einem Computer umgehen zu können, muss selbstverständlich sein und für viele Bürojobs braucht es weit mehr digitale Fähigkeiten als das Kennen der Hardware. Entscheidende Stichworte, die im Rahmen von Arbeit 4.0 immer wichtiger werden, sind:

    • Medienkompetenz
    • Kompetenz zur Verarbeitung von Informationen
    • Abstraktionsfähigkeit
    • Selbstorganisation
    • Flexibilität und Anpassungsfähigkeit
    • Aufgeschlossenheit
    • Anpassungsfähigkeit

    Checkliste für den Personalaustritt

    Wenn ein Anstellungsvertrag beendet wird, bedeutet das die Auflösung des Dienstverhältnisses mit allen rechtlichen Verpflichtungen, die daraus resultieren. Um beim Personalaustritt nicht den Überblick zu verlieren, hilft eine Checkliste. Diese ist nützlich, um den Ablauf und die anfallenden Aufgaben zu strukturieren.

    Welche Punkte eine solche Checkliste enthält, ist von Firma zu Firma verschieden. Schließlich hat auch jede Firma ein anderes Personalcontrolling und geht die Themen Personalaustritt und Personalgewinnung unterschiedlich an.

    Entscheidend sind die verschiedenen To Do’s, die in eine solche Liste eingetragen werden können. In den Spalten „Wann?“ und „Wer?“ lassen sich dann individuell die Verantwortlichen bestimmen und entsprechende Timings festlegen. Es empfiehlt sich grundsätzlich, zeitlich eher großzügig zu planen. Schließlich kann es zu unvorhergesehenen Zwischenfällen kommen, zum Beispiel wenn der Mitarbeiter kurz vor seinem Austrittstermin krank wird. Ein mögliches Austrittsgespräch, der nötige Schriftverkehr oder die rechtzeitige Abgabe von Unterlagen sowie Arbeitsequipment wären dann möglicherweise nicht pünktlich durchführbar. Puffer lohnen sich daher, um die Einhaltung des richtigen Zeitablaufs zu gewährleisten.

    To DoWer?Wann?
    Kündigungsfrist beachten und Kündigung des Arbeitsvertrags erteilen

    Bestätigung der Kündigung zustellen

    Letzten Arbeitstag des Mitarbeitenden berechnen

    Abfindungsanspruch des Mitarbeiters prüfen

    Eventuelle Freistellung des Mitarbeiters prüfen

    Austritt der Arbeitnehmerin oder des Arbeitnehmers dem Team kommunizieren

    Nachbesetzung der Stelle planen

    IT über das Ende des Dienstverhältnisses informieren

    Meldung über den Austritt an die Sozialversicherungen

    Meldung über den Austritt an die Lohnabteilung

    Abbau verbleibender Urlaubstage bis zum Ende des Arbeitsverhältnisses klären und planen

    Abbau oder Ausbezahlung eventueller Überstunden klären und planen

    Planung des Austrittsgesprächs mit der Arbeitnehmerin oder dem Arbeitnehmer

    Durchführung des Austrittsgesprächs

    Erstellen des Arbeitszeugnisses

    Übergabe des Arbeitszeugnisses

    Rückgabe von Arbeitskleidung

    Rückgabe von Firmenlaptop, Smartphone, Dienstwagen, Schlüssel etc.

    Verabschiedung des Mitarbeiters planen und durchführen

    Dem Mitarbeiter seine (alten) Bewerbungsunterlagen aushändigen

    Personalakte des Mitarbeiters finalisieren, schließen und archivieren

    Fazit

    Ein Personalaustritt ist immer mit großem Organisationsaufwand verbunden. Mitarbeitende zu kündigen oder die Kündigung eines Mitarbeiters entgegenzunehmen, bedeutet viel Schriftverkehr und die ordentliche Durchführung verschiedener Prozesse im Rahmen des Personalcontrollings. Exit Management ist ein Thema, das jede Firma auf der Agenda haben sollte – schließlich lassen sich durch den ordnungsgemäßen Umgang mit Personalaustritten Klagen und Rufschädigungen vermeiden.

    Zu einem guten Trennungsmanagement gehört zum Beispiel ein Austrittsgespräch. In diesem können Arbeitgeber nachspüren, was zur Entscheidung des Arbeitnehmers geführt hat, das Arbeitsverhältnis zu beenden. Aus diesem Gespräch können Firmen Schlüsse ziehen, um zum Beispiel das Betriebsklima zu verbessern.

    Wird in einem Trennungsgespräch die Kündigung durch den Arbeitgeber (zum Beispiel aus betriebsbedingten Gründen) überhaupt erst verkündet, sollten Arbeitgeber umsichtig und einfühlsam sein und sich Zeit für den Mitarbeiter nehmen. Eine Personalentlassung ist schließlich oft erstmal ein Schock.

    Können Arbeitgeber den Arbeitnehmern im Rahmen des Outplacement oder Newplacements neue Perspektiven für den weiteren beruflichen Weg aufzeigen, kann dies die negativen Folgen des Personalaustritts abmildern. Die Hilfe bei der Suche nach einer neuen Stelle, die finanzielle Unterstützung von Aus- und Weiterbildungen oder das konkrete Weitervermitteln in einen anderen Betrieb sorgen dafür, dass die Auflösung des Arbeitsverhältnisses als weniger schlimm wahrgenommen wird.

    Um all diese Schritte planvoll durchzuführen, hilft eine Prozessbeschreibung des Personalaustritts. Dieses standardisierte Dokument kann dabei helfen, Personalaustritte planvoll und geordnet durchzuführen. Schließlich geht es nicht nur darum, den Mitarbeiter geordnet aus seiner Tätigkeit herauszuführen. Auch die Nachfolgeplanung will rechtzeitig angegangen werden. Dafür muss bekannt sein, wann Mitarbeiter in Pensionierung gehen und welche Schritte zu welchem Zeitpunkt angegangen werden, wenn Mitarbeiter kündigen. In Sachen Freistellung, Abfindung und Arbeitszeugnis gibt es schließlich noch einiges zu regeln, nachdem ein Personalaustritt beschlossen wurde. 

    Resturlaub bei Personalaustritt, Personalaustritt, Mitarbeiteraustritt, Kündigung, Autrittsgespräch, Arbeitszeugnis, Offboarding
    Gerade bei Thema Resturlaub ist Vorsicht geboten, damit die Rechnung des Austritts aus dem Arbeitsverhältnis passt © nmann77 – Adobe Stock

    Der Resturlaub von Mitarbeitern will geplant werden und wenn Anrecht auf eine Abfindung besteht, muss diese noch berechnet werden. Auch beim Thema Arbeitszeugnis gibt es einiges zu beachten – so haben Angestellte ein Anrecht auf ein wohlwollendes Zeugnis, das rechtzeitig vor dem Ausscheiden aus dem Betrieb erstellt werden sollte. Verlangt ein Mitarbeiter eine Freistellung nach seiner Kündigung oder gibt es von Arbeitgeberseite her berechtigte Zweifel an einer weiteren Präsenz des Mitarbeiters im Unternehmen nach seiner Kündigung, so muss auch dieser Schritt ordentlich geplant werden.

    Eine Checkliste hilft ungemein, die einzelnen Schritte eines Personalaustritts planvoll zu verfolgen. Schließlich sind viele kleine Prozesse damit verbunden, die nicht vergessen werden dürfen.

    Für Personaler wachsen die Herausforderungen stetig. Der digitale Wandel hat auch die HR-Welt erfasst. Im internen Betrieb müssen sich HR-Mitarbeiter auf Home Office, digitale Kommunikationswege und mehr Flexibilität einstellen. Nach außen hin haben sich die Wege zur Personalbeschaffung geändert. Stellenanzeigen werden heutzutage fast ausschließlich online geschaltet und auch die sozialen Netzwerke Xing oder LinkedIn dienen dem Recruiting. Für Stellenbewerber stellt sich mehr und mehr die Frage, ob sie alle geforderten Fähigkeiten im digitalen Bereich haben und zudem flexibel, selbstverantwortlich und anpassungsfähig sind.

    Um mit der Zeit zu gehen, möglichst arbeitnehmerfreundlich zu sein und das eigene Image zu stärken ist es essentiell, das Thema Exit Management in den betriebseigenen Kanon der Personalthemen mit aufzunehmen. Schließlich will ein Mitarbeiter nicht nur zu Beginn nett empfangen, sondern auch zum Schluss angenehm hinausbegleitet werden. Arbeitgeber können zu diesem letzten Eindruck entscheidend beitragen und somit ihren eigenen Betrieb nach vorne bringen.

    Autor: Redaktion Personalwissen