Offboarding: Checkliste für den strukturierten Personalaustritt

Offboarding: Checkliste für den strukturierten Personalaustritt

Viele Arbeitnehmer wechseln heutzutage alle paar Jahre den Betrieb, um sich weiterzuentwickeln oder umzuorientieren. Für Unternehmen ist das Ausscheiden eines Mitarbeiters mit Aufwand verbunden und kann im schlimmsten Fall nicht nur teuer werden, sondern auch das Firmen-Image schädigen.

Tritt ein Mitarbeiter aus einem Betrieb aus, braucht es daher einen Offboarding-Prozess, um diesen Personalaustritt bestmöglich zu begleiten. Personalabteilungen sollten feste Abläufe etablieren, um das Ausscheiden des Mitarbeiters so professionell wie möglich zu gestalten. Schließlich geht mit dem Mitarbeiter nicht nur ein geschätzter Kollege. Er nimmt auch sein Fachwissen sowie seine Kontakte mit und sein Platz innerhalb der Organisation muss neu besetzt werden. 

Um zu verhindern, dass die Firma in eine Schieflage gerät oder ein scheidender Mitarbeiter nicht anständig verabschiedet wird, hilft ein strukturierter Austrittsprozess. 

    Was ist Offboarding? 

    Ein umfassender Ausstieg eines Angestellten, der strukturiert und systematisch geplant abläuft, wird als Offboarding oder auch Exit Management bezeichnet. 

    Offboarding ist das Gegenteil von Onboarding, bei dem neue Mitarbeiter in ein Unternehmen eingeführt und eingearbeitet werden. Während in das Onboarding in vielen Organisationen viel Zeit gesteckt wird, kommt das Offboarding häufig noch zu kurz, da andere Projekte wichtiger erscheinen. Dabei sollte ein gutes Offboarding nicht unterschätzt werden und wird außerdem immer relevanter. Schließlich arbeiten die wenigsten Menschen, die heutzutage in einen Beruf einsteigen, 40 Jahre lang bei demselben Arbeitgeber.

    In Anbetracht von Mitarbeiterfluktuation und häufigen Wechseln von Arbeitnehmern sollte sich jede Organisation nicht nur intensiv mit dem Recruiting und der Einarbeitung neuer Mitarbeiter beschäftigen, sondern genauso gewissenhaft den Weggang beschäftigter Arbeitnehmer in Form eines Personalaustritts vorbereiten. 

    Wieso ist Offboarding wichtig?

    Wenn ein in die Organisation eingebundener Mitarbeiter geht, so müssen die Arbeitsprozesse neu organisiert werden. Schließlich müssen die Aufgaben des Mitarbeiters dennoch weiterhin erledigt werden, was entweder ein nachfolgender neuer Mitarbeiter übernimmt oder auf die anderen Kollegen im Team verteilt werden muss. Das will vorbereitet und kommuniziert werden.

    Außerdem hilft das Offboarding im Unternehmen dabei, das Image der Firma zu schützen und eine positive Arbeitgebermarke zu etablieren. Schließlich ist Employer Branding ein wichtiger Bestandteil von Offboarding-Prozessen. Das Offboarding ist der letzte Kontakt, den ein scheidender Mitarbeiter zu seinem Arbeitgeber hat und je positiver dieser ausfällt, desto besser bleibt das Unternehmen in Erinnerung. 

    Diese 5 Vorteile bringt Ihnen ein gut strukturiertes Offboarding

    Mit einem gut organisierten Offboarding schlagen Sie gleich mehrere Fliegen mit einer Klappe:

    1. Sie schmälern finanzielle Verluste, indem Sie alles Finanzielle rechtzeitig regeln und dem Mitarbeiter nicht länger Geld ausbezahlen als ihm zusteht. Auch können Kunden weiterhin ohne Ausfälle bedient werden, wenn Sie sich rechtzeitig um die Nachfolgeplanung kümmern. 
    2. Sie vermeiden Rechtsstreitereien, die bei nicht eingehaltenen Kündigungsfristen oder der falschen Dokumentation von Personalaustritten entstehen könnten.
    3. Sie erhalten wertvolles Feedback, da scheidende Mitarbeiter häufig offener sprechen, wenn sie im Gegensatz zu ihren verbleibenden Kollegen keine Konsequenzen mehr bei geäußerter Kritik befürchten müssen. 
    4. Sie können Ihr Firmenimage stärken, indem Sie den Mitarbeiter wertschätzend behandeln und dafür sorgen, dass er auch nach dem Austritt noch positiv über Ihr Unternehmen sprechen wird.
    5. Sie entlasten verbleibende Kollegen, indem diese nicht in einem unüberblickbaren Aufgaben-Chaos zurückbleiben, wenn die Aufgaben des ausgeschiedenen Mitarbeiters nicht sauber umverteilt werden.

    Offboarding auf verschiedenen Ebenen: Was müssen Arbeitgeber berücksichtigen?

    Nicht immer treten Mitarbeiter aus freien Stücken aus dem Unternehmen aus oder gehen in Eintracht. Persönliche Differenzen, langwierige Verhandlungen ohne ein zufriedenstellendes Ergebnis oder eine betriebsbedingte Kündigung von Seiten des Unternehmens sind nur einige von vielen möglichen Gründen, die zum Personalaustritt führen können. 

    Ein Mitarbeiter, dem gekündigt wurde, verhält sich meist anders als ein Arbeitnehmer, der die Organisation freiwillig verlässt (dies nennt man Personalaustritt). Entscheidend für den Offboarding-Prozess sind daher der Kündigungsgrund und von welcher Seite die Kündigung ausgeht sowie die organisatorische Ebene und die soziale Ebene, die mit einem Offboarding einhergehen: 

    • Organisatorische Ebene: Auf organisatorischer Ebene geht es darum, den Aufgabenbereich des Mitarbeiters zu kennen, seine Vernetzung innerhalb des Unternehmens zu kennen und seine Aufgaben neu zu verteilen. Auch die Abgabe von Arbeitsgeräten oder der Entzug von Zugriffsrechten auf firmeneigene Systeme sind Bestandteil der organisatorischen Ebene.
    • Soziale Ebene: Auf sozialer Ebene geht es darum, die Gründe des Mitarbeiters für die Kündigung kennenzulernen, als Arbeitgeber aus dem Feedback etwas mitzunehmen, trotz der Kündigung Wertschätzung zu vermitteln und einen positiven letzten Eindruck zu hinterlassen. 

    Je nach Kündigungsgrund sollten Human Resource-Verantwortliche das Offboarding der Angestellten anpassen und entsprechend ausarbeiten. In den meisten Fällen haben Sie mehrere Wochen oder Monate Zeit für das Offboarding Ihres Arbeitnehmers aufgrund von Kündigungsfristen. Fangen Sie jedoch frühzeitig an, den Prozess in Gang zu setzen und halten Sie den scheidenden Mitarbeiter stets auf dem Laufenden, was die nächsten Schritte sind und wie er zu einem erfolgreichen Austritt beitragen kann.

    Welcher Kündigungsgrund erfordert welchen Schwerpunkt beim Offboarding? 

    Mitarbeiter im Personalwesen sollten sich je nach Hintergrund des Personalaustritts auf verschiedene Schwerpunkte beim Offboarding gefasst machen:

    Der Mitarbeiter geht in den Ruhestand: Dass der Mitarbeiter ausscheiden wird, ist lange im Voraus bekannt. Personaler können frühzeitig mit der Nachfolgeplanung beginnen und die Aufgaben neu verteilen. Auf der sozialen Ebene gilt es, dem Mitarbeiter Wertschätzung für seine Arbeit und seine Loyalität dem Unternehmen gegenüber entgegenzubringen und ihn bei seinem Ausstand gebührend zu verabschieden. 

    Der Mitarbeiter will sich selbstständig machen oder eine berufliche Auszeit nehmen: Hierbei muss der Fokus weniger darauf liegen, dem Mitarbeiter Beratung und Hilfestellung zu geben, sondern vielmehr die organisatorische Ebene sauber abzuwickeln sowie ein wohlwollendes Arbeitszeugnis zu schreiben. Trifft der Mitarbeiter die Entscheidung ohne Groll und rein aus persönlichen Motiven, so können Arbeitgeber in einem Austrittgespräch von ihm ein ehrliches Feedback erwarten – wahrscheinlich ehrlicher als von noch bestehenden Mitarbeitern.

    Der Mitarbeiter kündigt aufgrund einer schlechten Arbeitsumgebung: In einem solchen Fall sollten Personalverantwortliche gut zuhören und aus den Kritikpunkten des Mitarbeiters Schlüsse ziehen, um gegebenenfalls Veränderung anzustreben. Das Ziel sollte es sein, das Offboarding trotz der Unzufriedenheit des Mitarbeiters professionell und empathisch zu gestalten, damit zumindest sein letzter Eindruck der Firma noch möglichst positiv ist.

    Der Mitarbeiter kündigt aufgrund eines Jobwechsels: Spezifische Coachings oder ein Check der Bewerbungsunterlagen sind bei der mitarbeiterseitigen Kündigung aufgrund eines Jobwechsels nicht notwendig. Versuchen Sie eher in einem Gespräch herauszufinden, was der neue Job dem Mitarbeiter bieten kann, was Sie nicht können und ob er aus Unzufriedenheit geht oder aufgrund von Neugierde auf etwas Neues. Wenn Sie mit der Leistung des Mitarbeiters zufrieden waren, können Sie ihm signalisieren, dass Sie ihm gerne eine Tür offenlassen, falls es ihm bei dem neuen Arbeitgeber doch nicht gefällt. Außerdem sollten Sie ein wohlwollendes Zeugnis ausstellen (bei entsprechender Leistung), um dem Mitarbeiter zu signalisieren, dass Sie ihm für seine Zukunft keine Steine in den Weg legen. Das kann sich auf Ihr Firmen-Image positiv auswirken, wenn der Mitarbeiter das Ausscheiden aus Ihrem Unternehmen in guter Erinnerung behält und vor anderen positiv darüber spricht.

    Das Unternehmen kündigt dem Mitarbeiter betriebsbedingt aufgrund von Umstrukturierung: Hierbei muss mit Unzufriedenheit des Mitarbeiters gerechnet werden, der Sie verständnisvoll begegnen sollten. Als Arbeitgeber können Sie Ihrem Mitarbeiter Hilfestellungen für die Umorientierung anbieten, wie die Durchsicht seiner Bewerbungsunterlagen, ein Bewerbungscoaching, Weiterbildungsmaßnahmen oder ein wohlwollendes Arbeitszeugnis (Stichwort: Outplacement). Eventuell können Sie sogar eine Weitervermittlung veranlassen. 

    Das Unternehmen kündigt dem Mitarbeiter, da er sich etwas zu Schulden hat kommen lassen: Je nachdem was vorgefallen ist, sollte der Fokus hierbei in erster Linie auf einem sauberen, organisatorischen Ablauf liegen. Eine Schlichtung kann das Ziel sein, wenn Sie verhindern wollen, dass der Mitarbeiter nach seinem Ausscheiden negativ über Ihre Firma spricht. 

    Ein strukturiertes Offboarding hilft sowohl dem Arbeitnehmer als auch dem Arbeitgeber. (c) snowing12 l Adobe Stock

    Checkliste für Ihr Offboarding: Welche Schritte gehören dazu?

    To Do Details
    AustrittsgesprächNach Eingang der Kündigung sollte ein Austrittsgespräch vereinbart werden. Mit dem Austrittsgespräch wird der Offboarding-Prozess angestoßen. Im Austrittsgespräch teilen entweder Unternehmen oder Mitarbeiter die Kündigungsgründe mit und besprechen das weitere Vorgehen. Dieses Gespräch sollte auch unbedingt dazu genutzt werden, Feedback vom Mitarbeiter einzuholen. Wenn ihm klar signalisiert wird, dass auch Kritik gewünscht ist, kann ihn das dazu motivieren, offen zu sprechen.
    Buchhaltung informierenSobald feststeht, wann der Mitarbeiter geht, sollte die Buchhaltung informiert werden, um Steuerbelege, Gehaltsabrechnungen, Abfindungen und eventuelle noch ausstehende Kostenerstattungen in die Wege leiten können. Auch muss die monatliche Gehaltsüberweisung eingestellt werden. Das Thema Urlaubstage und eventuelle Überstunden ist ebenfalls zu klären – ob der Mitarbeiter diese noch nimmt oder ob sie ausbezahlt werden. 
    Kündigung des Mitarbeiters kommunizierenDie Kündigung des Mitarbeiters sollte transparent gegenüber Kollegen kommuniziert werden, um Gerüchtebildung zu verhindern und das Betriebsklima nicht zu belasten. Kunden können ruhig etwas später informiert werden – dafür sollte zunächst geklärt sein, wer die Aufgaben künftig übernimmt, damit sie zu jedem Zeitpunkt das Gefühl haben, bei Ihnen gut aufgehoben zu sein.
    NachfolgeplanungDie HR-Abteilung sollte alles daransetzen, die Position so schnell wie möglich wieder neu zu besetzen. Im besten Fall kann der Mitarbeiter seinen Nachfolger noch selbst einarbeiten und sein Wissen weitergeben. 
    Wissensdokumentation  Falls noch kein Nachfolger feststeht, sollte die Personalabteilung dafür sorgen, dass der Mitarbeiter seine Aufgaben schriftlich festhält oder diese an Kollegen überträgt, was am besten durch die Führungsebene geregelt wird. Dabei sind nicht nur die Aufgaben im Tagesgeschäft relevant, sondern auch die Weitergabe von Kontakten, die Kommunikation von bisher Erreichtem, Projektupdates und vieles mehr.
    Technisches OffboardingDabei wird geregelt, welche Zugriffsrechte dem Mitarbeiter zu welchem Zeitpunkt entzogen werden, ob Passwörter nach seinem Ausscheiden geändert werden müssen und wann er den Zugriff auf sein E-Mail-Postfach verliert. Auch die Abgabe von Schlüsseln, Laptop oder anderen Arbeitsutensilien sollte im Zuge dieses Prozesses besprochen werden.
    Zeugnis erstellenMitarbeiter, die ein Unternehmen verlassen, haben Anrecht auf ein wohlwollendes Arbeitszeugnis, in dem ihre Erfolge, Karriereschritte sowie Aufgaben festgehalten sind.
    Ausstand planenEin Abschiedsgeschenk für den Mitarbeiter zu organisieren, sollte ebenso dazu gehören wie die Planung einer kleinen Feier. Dies drückt Wertschätzung und Dankbarkeit aus. 
    Türen offen haltenWenn Sie der Mitarbeiter im Guten verlässt und Sie mit seiner Leistung zufrieden waren, signalisieren Sie ihm, dass er sich durchaus wieder bei Ihnen bewerben kann, falls seine neuen Pläne nicht aufgehen oder der neue Job nicht das hält, was er versprochen hat. Stolz oder Trotz sollten Sie an dieser Stelle herunterschlucken und den Personalaustritt nicht persönlich nehmen – freuen Sie sich lieber, falls er eines Tages doch zu Ihnen zurückkommen will, denn das spricht für Ihre Firma.
    NetzwerkpflegeMit ausgeschiedenen Mitarbeitern auf Karriereplattformen wie LinkedIn oder Xing in Kontakt zu bleiben, kann sich zu einem späteren Zeitpunkt noch auszahlen. 
    Arbeitgeberbewertung anregenWenn Sie mit Ihrem Mitarbeiter im Guten auseinandergehen, bitten Sie ihn um eine positive Bewertung auf Bewertungsplattformen für Arbeitgeber wie zum Beispiel kununu.de. Davon profitieren Sie, wenn Sie sich mit dem Recruiting neuer Mitarbeiter beschäftigen.

    Was ist das zentrale Element beim Offboarding?

    Kommunikation ist beim Offboarding-Prozess das A und O. Sie ist die Basis der Beziehung zwischen Unternehmen und Mitarbeiter. Jede Firma ist auf ihre Angestellten angewiesen und lebt unter anderem auch von der individuellen Meinung der Arbeitnehmer. Andersherum kann ein Mitarbeiter die Vorstellungen der Führungskräfte nur dann umsetzen, wenn er weiß, wie diese aussehen. Aus diesem Grund gilt für das Offboarding: Kommunikation ist zentral und hilft dabei, den Prozess für beide Seiten positiv zu gestalten.

    Da der Austritt aus einem Unternehmen für viele Arbeitnehmer eine ungewohnte Situation ist, sollten Personalverantwortliche kommunizieren, wie der Trennungsprozess insgesamt abläuft. So kann sich der Mitarbeiter auf die einzelnen Schritte einstellen und wird nicht überrascht. 

    Wieso sollten Sie als Arbeitgeber die Initiative im Offboarding-Prozess übernehmen?

    Der Arbeitnehmer sollte nicht in der Bringschuld sein, wenn es darum geht zu erfahren, wann er seinen Laptop abgeben soll, ab wann er keine E-Mails mehr erhält oder wen er informiert, um seine Aufgaben zu dokumentieren und zu übertragen. Hier sollte die Personalabteilung oder Führungsebene die Initiative übernehmen und den ausscheidenden Mitarbeiter in diesem Prozess anleiten.

    Schließlich ist es in erster Linie im Sinne des Arbeitgebers, dass bei einem Personalaustritt die Prozesse im Unternehmen reibungslos weiterlaufen können oder eventuell bestandene Probleme bestenfalls geklärt werden. Zwar ist dem Mitarbeiter auch an einem guten Zeugnis gelegen – der organisatorische Aufwand sollte aber bei HR liegen. 

    Fazit: Offboarding ernst nehmen und strukturiert vorgehen

    Ebenso wie Onboarding sollte das Offboarding dabei helfen, Unternehmensprozesse zu optimieren. Indem Arbeitnehmer planvoll bei ihrem Jobaustritt begleitet werden, schützt sich das Unternehmen vor finanziellen Verlusten oder Rechtsstreitigkeiten und fördert ebenso das Firmen-Image, indem der scheidende Arbeitnehmer einen positiven letzten Eindruck durch den Trennungsprozess behält. Je nach Kündigungsgrund sollte das Offboarding entsprechend angepasst werden – eine Checkliste mit den wichtigsten Schritten hilft Ihnen dabei, alles zu berücksichtigen, was Sie beachten müssen. Grundsätzlich gilt, dass der Offboarding-Prozess immer auch aus Sicht des Arbeitnehmers betrachtet werden sollte. Auf diese Weise behalten HR-Manager stets das Wohlbefinden und die Stimmung der Angestellten im Blick und tragen zu einem geordneten Ausscheiden des Mitarbeiters aus dem Unternehmen bei. 

    Häufig gestellte Fragen zum Thema Offboarding

    Was ist Offboarding genau?

    Beim Offboarding wird ein scheidender Mitarbeiter strukturiert durch den Austritt aus der Firma geleitet. Sowohl die organisatorische Ebene als auch die soziale Ebene werden in einem strukturierten Offboarding-Prozess berücksichtigt, wovon Firma und Mitarbeiter profitieren.

    Wieso ist Offboarding so wichtig?

    Offboarding sorgt für einen positiven letzten Eindruck beim Mitarbeiter und hilft der Firma, trotz der Personalveränderung reibungslos weiterarbeiten zu können, indem Wissen dokumentiert und Aufgaben umverteilt werden. Auch kann eventuelle Kritik des scheidenden Mitarbeiters zu Verbesserungen im Arbeitsablauf beitragen.

    Was sind die Fallstricke beim Offboarding?

    Ein gekündigter Mitarbeiter reagiert anders als jemand, der das Unternehmen aus eigenen Stücken verlässt. Hier liegt für Personalverantwortliche die Herausforderung, auch einen gekündigten Mitarbeiter so weit zu besänftigen, dass er das Firmen-Image nicht negativ prägt.