Outplacement: So funktioniert das faire Trennungsmanagement

Im Laufe des Lebens durchlaufen die meisten Arbeitnehmer mehrere Male den Prozess von Kündigung, Neubewerbung und beruflicher Umorientierung. Mal entscheiden sie sich selbst für eine Neuausrichtung in Form eines Personalaustritts, mal ist es der Arbeitgeber, der das Arbeitsverhältnis kündigt, zum Beispiel aus betrieblichen Gründen.

Arbeitgeber können Arbeitnehmer mithilfe des sogenannten Outplacements bei der Umorientierung unterstützen und dank des intelligenten Trennungsmanagements einen Weg finden, der für beide Seiten fair und sozial ist. 

Was genau ist Outplacement?

Der Begriff Outplacement – manchmal auch als Newplacement bezeichnet – beschreibt die Idee, entlassenen oder von der Entlassung bedrohten Arbeitnehmern mithilfe des ehemaligen Arbeitgebers eine neue Stelle zu vermitteln. 

Beim Outplacement verpflichtet sich der Arbeitgeber dazu, dem Betroffenen eine entsprechende Outplacement-Beratung und/oder einen Karriere-Coach zu bezahlen. Dieser Karriereberater wiederum steht dem scheidenden Mitarbeiter bei der Vermittlung in einen gleichwertigen oder sogar besseren Job unterstützend zur Seite.

Outplacement statt Kündigung: Was bezwecken Unternehmen damit?

Wenn Firmen Mitarbeiter entlassen müssen, ist das nie leicht. Mit dem Outplacement kann den Arbeitnehmern durch eine schwierige Zeit geholfen und sie können bei dem Übergang in einen anderen Job unterstützt werden. Die Gründe, aus denen Mitarbeiter entlassen werden und Outplacement nötig wird, sind vielfältig:

• Arbeitsplätze werden an andere Standorte verlagert
• Absatzschwierigkeiten und eine daraus resultierende finanzielle Schieflage
• Insolvenz des Betriebes
• Übernahme der eigenen Firma durch eine andere und der damit verbundene Wegfall von Stellen
• Rationalisierung von Arbeitsplätzen (z. B. durch Einführung neuer Technologien)
• Einstellen bisheriger Geschäftsfelder
• Erschließung neuer Geschäftsfelder und Märkte

Für Arbeitgeber ist es aufgrund des hohen Kündigungsschutzes in Deutschland dennoch häufig schwer, Mitarbeiter zu entlassen. Eine Kündigung muss ausreichend begründet sein, um rechtssicher wirksam zu sein. Viele Unternehmen versuchen daher mit dem Angebot eines Outplacements einen Aufhebungsvertrag und somit eine gütliche Einigung zu erzielen, indem die Angestellten der Entlassung zustimmen und im Gegenzug das Outplacement bekommen.

Für Unternehmen ist das trotz der hohen Kosten für das Outplacement häufig günstiger als ein Rechtsstreit und außerdem wirkt es sich positiv auf das Firmen-Image aus. Mitarbeiter haben auf diese Weise beim Trennungsprozess ein besseres Gefühl. Durch ihre Zustimmung zum Aufhebungsvertrag fühlt es sich für sie häufig mehr nach einer Entscheidung an, die sie mit beeinflusst haben, als dass sie einfach „vor die Tür gesetzt“ wurden. Das führt dazu, dass Sie das Unternehmen eher positiv bewerten, als bei einer einseitigen Kündigung.

Wichtiger Hinweis: Nicht nur der scheidende Mitarbeiter profitiert also von der Maßnahme, sondern auch der eigene Betrieb.

Was ist besser: Outplacement oder Abfindung? 

Viele Arbeitnehmer hoffen bei einer Kündigung zumindest auf eine Abfindung. Arbeitgeber sind jedoch im Rahmen einer rechtmäßigen Kündigung nicht verpflichtet diese zu zahlen – dennoch können Arbeitnehmer über sie verhandeln. Für Arbeitgeber kann es eine Alternative zur Abfindungszahlung sein, Arbeitnehmern das Outplacement anzubieten. 

Je nach Betriebszugehörigkeit des Mitarbeiters kann das die für die Firma günstigere Variante sein und für den Mitarbeiter kann der Vorteil darin liegen, durch das Outplacement bessere Chancen auf dem Arbeitsmarkt zu haben. Es hängt daher immer von der Perspektive des Arbeitnehmers ab, ob für ihn die Abfindungszahlung oder das Outplacement die bessere Variante ist – aus Arbeitgebersicht sollten Sie das Outplacement aber definitiv in Betracht ziehen, wenn es um Abfindungen und weitere Kompensationsmaßnahmen im Rahmen einer Kündigung geht.

Wie läuft eine Outplacementberatung ab?

Bei einer Outplacement-Beratung geht es darum, scheidende Arbeitnehmer bei der Suche nach einem neuen Job zu unterstützen. So soll verhindert werden, dass sie in die Arbeitslosigkeit rutschen. Dabei geht es nicht nur um ein Bewerbungstraining, bei dem gemeinsam der Lebenslauf betrachtet und der Arbeitnehmer für das nächste Jobinterview gecoacht wird. 

Vielmehr geht es darum, dass die Kompetenzen und Stärken des Arbeitnehmers herausgearbeitet werden, damit er sich mit neuer Motivation und vielleicht auch neuem Selbstverständnis einer neuen beruflichen Herausforderung zuwenden kann. So muss das Outplacement nicht darin münden, dass der Arbeitnehmer sich bei einer ähnlichen Firma auf einen vergleichbaren Job bewirbt. Auch ein komplett neues Konzept kann das Ergebnis des Outplacements sein. 

In der Regel erfolgt ein Outplacement befristet, das heißt der Arbeitnehmer wird für einen im Vorfeld festgelegten und vom Arbeitgeber bezahlten Zeitraum bei der Vorbereitung auf einen neuen Job begleitet. Üblich ist ein Zeitraum von drei, sechs oder zwölf Monaten. Dabei muss zwischen Einzeloutplacement und Gruppenoutplacement unterschieden werden.

Einzeloutplacement vs. Gruppenoutplacement: Was unterscheidet die beiden Varianten?

Während beim Einzeloutplacement der Fokus auf die individuelle Beratung eines gekündigten Mitarbeiters gelegt wird, ist beim Gruppenoutplacement zumeist eine größere Anzahl an Beschäftigten zu betreuen. 

Entsprechend muss man auf eine jeweils angemessene Beratung Wert legen. Einzelberatungen gehen auf die individuellen Schwerpunkte der einzelnen Mitarbeiter ein, bei der Betreuung von mehreren Beschäftigten bieten sich beispielsweise Workshops und Bewerbungstrainings an.

Bei einem Einzeloutplacement kann sehr klientenorientiert und exklusiv gearbeitet werden. Häufig werden Führungskräfte oder Personen auf Managementebene in ein Einzeloutplacement geschickt, während für Mitarbeiter der mittleren und unteren Firmenebene eher Gruppenoutplacements durchgeführt werden.

Einzeloutplacements und Einzelberatungen sind in den meisten Fällen die bessere Variante, da der Coach oder Karriereberater zu 100 Prozent nur für eine Person da ist und auf jede Frage und jedes Problem individuell eingehen kann. Nur eine Person steht im Fokus, während es bei einer Gruppe gleich mehrere sind. Bei einem Gruppenoutplacement hängt der Erfolg der Maßnahme stark von der Homogenität der Gruppe ab und ob diese einheitlich und gut zusammenarbeiten kann. 

Der Vorteil von Gruppenmaßnahmen liegt darin, dass die anderen Teilnehmer einen zusätzlichen Spiegel abgeben können und auch für Übungssituationen gleich mehrere Personen vorhanden sind. 

Die Ziele beider Outplacement-Varianten sind jedoch weitgehend gleich, nämlich dass die Teilnehmer der Maßnahme am Ende der Zeit wieder im Job stehen. Die Schritte innerhalb des Prozesses sind meist klar definiert.

Outplacement in 5 Schritten: Welche Maßnahmen sind nötig?

Um das Outplacement erfolgreich zu bestreiten, sind verschiedene Schritte notwendig:

1. Bestandsaufnahme: In einer ersten Analyse werden sowohl die berufliche als auch die private Situation des Mitarbeiters unter die Lupe genommen, um sowohl seine eigenen Ambitionen als auch seine Möglichkeiten realistisch abzubilden. In diesem Schritt kann außerdem die Kündigungssituation besprochen werden, um die Zweifel oder Ängste des Mitarbeiters besser zu verstehen und für den weiteren Prozess zu berücksichtigen. 
2. Kompetenzen-Check: Anschließend werden die Qualifikationen des Mitarbeiters auf den Prüfstand gestellt, um sein Potenzial zu ermitteln. Dafür wird ein Qualifikationsprofil erstellt und der Weiterbildungsbedarf des Mitarbeiters ermittelt. Outplacement-Berater können darüber hinaus Empfehlungen für Fort- oder Weiterbildungsmaßnahmen erteilen.
3. Neue Ziele formulieren: Im nächsten Schritt wird eine Bewerbungsstrategie erstellt, in der Mitarbeiter und Berater gemeinsam berufliche Ziele festhalten. Gewünschte Tätigkeit, Position oder Gehalt können Inhalte dieses Schrittes sein. Nun gilt es zu erarbeiten, mit welchen Maßnahmen diese Ziele erreicht werden können und wie das weitere Bewerbungsverfahren abläuft.
4. Bewerbungsphase: Zur Bewerbungsphase zählt die Sichtung der Bewerbungsunterlagen beziehungsweise das Neuaufsetzen dieser. Häufig haben Mitarbeiter, die seit 20 Jahren bei einer Firma sind, auch seit diesem Zeitpunkt ihren Lebenslauf nicht mehr aktualisiert und seit langer Zeit kein Bewerbungsgespräch mehr geführt. Es gilt nun also, sie bestmöglich vorzubereiten. Mitarbeiter dabei zu unterstützen Stellenangebote zu sondieren, Anschreiben zu verfassen und den Lebenslauf auf Vordermann zu bringen, zählt ebenso zu den Aufgaben eines Outplacement-Beraters wie Bewerbungstrainings und ehrliches Feedback. 
5. Vertragsphase: In der letzten Phase des Outplacements helfen Berater dabei, die potenzielle neue Arbeitsstelle auf Herz und Nieren zu prüfen. Gibt es Einwände gegen die Stelle? Passt sie beruflich und persönlich zum Bewerber? Wie kann er sich auf Vertragsverhandlungen vorbereiten? Wenn es zum Vertragsabschluss kommt, können Outplacement-Berater dabei helfen, dass ihre Klienten die für sich besten Bedingungen aushandeln.

Mit der Unterschrift des neuen Arbeitsvertrages endet in der Regel der Outplacement-Prozess.

Worin liegt die Herausforderung des Outplacements? 

Mitarbeiter sollten sich von einer Outplacementberatung gut unterstützt fühlen, jedoch sollten Sie das Gefühl haben, ihre Entscheidungen dennoch selbst zu treffen. Ein guter Outplacementberater drängt seine Meinung nicht auf und überzeugt Mitarbeiter nicht von einem Job, von dem sie selbst nicht überzeugt sind. Sie sind hilfsbereit, aber zurückhaltend und übernehmen lediglich eine beratende Funktion – die letztliche Entscheidungsgewalt liegt selbstverständlich beim Mitarbeiter selbst.

Da es als Arbeitgeber Ihre Aufgabe ist, das Outplacement zu ermöglichen, sollten Sie sich daher gründlich informieren, welche Beraterfirma Sie hinzuziehen. Schließlich trägt das von Ihnen organisierte Outplacement dazu bei, wie Mitarbeiter Ihre Firma in Erinnerung behalten und wie Sie im Nachgang von ihr sprechen. 

Da die Mitarbeiter bei einer Kündigung sehr wahrscheinlich schon verärgert sind, ist es umso wichtiger für das Arbeitgeberimage, mit einem guten Outplacement die Mitarbeiter zu besänftigen und im besten Fall positiv in Erinnerung zu bleiben, wenn durch das vom Arbeitgeber vermittelte Outplacement der Wechsel in einen neuen Job geklappt hat. 

Was kostet Outplacement?

Die Kosten, die durch Outplacement auf das Unternehmen zukommen, sind hoch – können sich für Firmen aber lohnen. Sie hängen von verschiedenen Faktoren ab, beispielsweise der Art (Einzel-/Gruppenoutplacement) und dem Umfang der Leistungen, der Zielgruppe des Outplacements (Fachkräfte, Führungskräfte, Manager), der Dauer des Beratungsprozesses und anderen. 

Viele Berater bieten das Erstgespräch in der Einzelberatung kostenlos an, danach können Stundensätze von ca. 100 bis 300 Euro fällig werden. Bei der Gruppenberatung fallen üblicherweise zwischen 3.000 und 6.000 Euro an. Als groben Richtwert für die Kosten des Outplacements eines Mitarbeiters können Sie mit 20 Prozent seines Bruttojahreslohns rechnen.

Wichtig: Ihren Mitarbeitern sollten für das Outplacement keine Kosten entstehen. Falls Fahrtkosten anfallen, können Sie über eine Regelung nachdenken, wie diese abgegolten werden. 

Einige Unternehmen richten im Zuge von Umstrukturierungsmaßnahmen in der Firma sogar interne Outplacement-Stellen ein. Dafür kommen Outplacementberater dann regelmäßig in die Firma und sind vor Ort für die Mitarbeiter auf kurzen Wegen ansprechbar, was eine praktische Lösung sein kann, um das Outplacement auf einfache Weise verfügbar zu machen.

Wie erfolgreich ist Outplacement in Deutschland?

Durch die Corona-Pandemie erlebt die Outplacement-Branche einen Boom, da viele Mitarbeiter sich nach neuen Jobs umsehen mussten oder müssen. Schließlich leiden einige Branchen seit März 2020 extrem, wie zum Beispiel die Messe-, die Reise- oder die Veranstaltungsbranche. Sobald Corona-Hilfsgelder und Kurzarbeitergelder auslaufen, rechnet die Branche mit einem großen Restrukturierungsbedarf in der deutschen Wirtschaft, die auch Outplacement nötig macht.

Eine Studie aus dem Jahr 2020 zum Erfolg von Outplacement in Deutschland hat ergeben:

• Mehr als 70 Prozent der Outplacement-Kandidaten befinden sich spätestens sechs Monate nach Beratungsstart in einem neuen Job.
• Das Durchschnittsalter der Outplacement-Kandidaten in Deutschland beträgt 49 Jahre. 
• Das durchschnittliche Bruttoeinkommen der Kandidaten von Einzeloutplacements beträgt 105.000 Euro und bei Gruppenoutplacements 75.000 Euro.
• Sieben von zehn Kandidaten erreichten in ihrem neuen Job dasselbe oder ein höheres Einkommen. 

Zehn Prozent der Kandidaten nutzten den Umbruch für eine komplette Neuorientierung und machen sich nach einem Outplacement selbstständig. 

Fazit: Von Outplacement profitieren alle Seiten

Outplacement ist eine Erfolgsgeschichte, zumindest den neuesten Studien nach. Nicht nur Mitarbeiter, sondern auch Unternehmen profitieren von Outplacement. Mitarbeiter haben nicht das Gefühl von der Firma “fallengelassen”, sondern gründlich auf einen neuen Job vorbereitet zu werden, was sich positiv auf das Firmen-Image auswirkt. Firmen profitieren, da sie sich durch ein Outplacement im Trennungsprozess häufig Abfindungen oder einen teuren Rechtsstreit sparen. Außerdem kann mit der Aussicht auf ein Outplacement eher ein Auflösungsvertrag geschlossen werden, denn einseitige Kündigungen sind in Deutschland oft gar nicht so leicht durchzusetzen.

Das Outplacement muss von Unternehmensseite organisiert werden und besteht aus verschiedenen Phasen wie der Kompetenzanalyse, dem Check der Bewerbungsunterlagen sowie einem Bewerbungstraining. Die meisten Outplacementberatungen sind befristet und kosten Unternehmen pro Mitarbeiter rund 20 Prozent ihres Bruttojahreslohns. Einzel- und Gruppenoutplacements setzen verschiedene Schwerpunkte, haben aber vergleichbare Ziele. Am Ende der Maßnahme soll der Arbeitgeber mit neuer Energie in einem neuen Job stehen, was für über 70 Prozent der Klienten nach sechs Monaten funktioniert. 

Häufig gestellte Fragen zum Thema Outplacement