Urlaub: Diese Regeln sieht das Arbeitsrecht für Erholungsurlaub, Sonderurlaub und weiteren Urlaubsformen vor

Urlaub: Diese Regeln sieht das Arbeitsrecht für Erholungsurlaub, Sonderurlaub und weiteren Urlaubsformen vor

Der Urlaub ist für viele Menschen wohl die schönste Zeit im Jahr. Ein paar Wochen die Seele baumeln lassen und nicht an die Arbeit denken. Um sich diese freien Tage zu ermöglichen, benötigen Arbeitnehmer eine entsprechende Freistellung von der Arbeit – ihre Urlaubstage. Diese sind in Deutschland gesetzlich geregelt und dienen der Erholung der Mitarbeiter und ihrem gesundheitlichen Wohlbefinden. Das Thema ist daher durchaus relevant und sollte von Arbeitgebern mit der nötigen Ernsthaftigkeit behandelt werden.

Arbeitnehmer haben einen Anspruch auf Urlaub und können diesen für private Belange einsetzen. Allerdings müssen sie dabei einige Regeln beachten. Schließlich locken beim Thema Urlaub im Arbeitsrecht einige Stolperfallen und nur weil im Arbeitsvertrag eine gewisse Anzahl von Urlaubstagen festgesetzt ist, bedeutet das nicht zwangsläufig, dass Arbeitnehmer diesen auch dann nehmen können, wann sie wollen.

    So ist Urlaub im Arbeitsrecht geregelt

    Das Thema Urlaub ist im Bundesurlaubsgesetz (BUrlg) geregelt. Es gilt für alle Beschäftigten und behandelt unter anderem die Punkte:

    • Mindesturlaubsanspruch
    • Übertragbarkeit des Urlaubs auf das nächste Kalenderjahr
    • Zeitpunkt des Urlaubs
    • Abgeltung des Urlaubs bei vorzeitiger Beendigung des Arbeitsverhältnisses
    • Erkrankung im Urlaub
    • Höhe des Entgelts während des Urlaubs

    Das Bundesurlaubsgesetz bildet in vielen Betrieben allerdings nur die Grundlage für die Regelung des Thema Urlaubs. Viele Tarifverträge und Verträge, die in der freien Wirtschaft geschlossen werden, sind häufig großzügiger ausgestaltet, als es das Bundesurlaubsgesetz vorsieht.

    So viele Urlaubstage stehen Arbeitnehmern nach dem Gesetz zu

    Die wichtigste Frage zum Thema Urlaub ist für viele Arbeitnehmer, wie viele Urlaubstage sie eigentlich haben. Die Anzahl ist gesetzlich festgelegt und hängt von der Anzahl der wöchentlichen Arbeitstage ab. Unternehmen steht frei, ob sie über diesen gesetzlichen Mindestanspruch hinaus noch weitere Urlaubstage genehmigen. Nicht nur Vollzeitkräfte, sondern auch Mitarbeiter in Teilzeit, Praktikanten, geringfügig Beschäftigte und Auszubildende haben einen Anspruch auf Urlaub.

    Das gesetzliche Minimum an Urlaubstagen liegt bei vier Wochen pro Jahr. Wie sich diese vier Wochen berechnen hängt davon ab, wie viele Tage pro Woche ein Mitarbeiter arbeitet.

    Minimale Anzahl der Urlaubstage per Gesetz

    Anzahl der Arbeitstage pro WocheUrlaubstage pro Kalenderjahr
    1 Tag pro Woche4 Urlaubstage
    2 Tage pro Woche8 Urlaubstage
    3 Tage pro Woche12 Urlaubstage
    4 Tage pro Woche16 Urlaubstage
    5 Tage pro Woche20 Urlaubstage
    6 Tage pro Woche24 Urlaubstage

    Dies ist wie bereits erwähnt bloß das gesetzliche Minimum. Was Arbeitgeber darüber hinaus noch gewähren, bleibt ihnen überlassen. Außerdem gelten für bestimmte Personengruppen gesetzlich festgelegte Sonderregeln:

    • Minderjährige erhalten je nach Alter 25 bis 30 Werktage Urlaub pro Jahr.
    • Berufsschüler erhalten einen zusätzlichen Urlaubstag für jeden Tag, den sie in der Berufsschule sind.
    • Schwerbehinderte haben zusätzlich zum gesetzlichen Anspruch von vier Wochen Anspruch auf 5 weitere Urlaubstage.

    Urlaub bei einer Teilzeitstelle: Es zählen nicht die Stunden, sondern die Tage

    Für Teilzeitkräfte bedeutet dies, dass sie nicht auf Urlaub verzichten müssen und auch nicht weniger Urlaub haben als ihre Vollzeitkollegen. Ihr gesetzlicher Urlaubsanspruch liegt ebenfalls bei vier Wochen pro Jahr. Um vier Wochen freizunehmen braucht jemand mit einer Fünftagewoche 20 Urlaubstage. Jemand mit einer Viertagewoche benötigt nur 16 Tage für vier freie Wochen, da für ihn ein Tag in der Woche eh frei ist.

    Auch Teilzeitbeschäftigte haben Recht auf Urlaub © BUSARA – Adobe Stock

    Wie viele Stunden jemand pro Tag arbeitet, ist dabei irrelevant. Der Urlaubsanspruch bezieht sich immer darauf einen vollen Tag freizuhaben, egal ob dieser fünf oder acht  Arbeitsstunden beinhaltet.

    Der gesetzliche Urlaubsanspruch besteht erst nach sechs Monaten

    Eine Besonderheit gilt hinsichtlich des gesetzlichen Urlaubsanspruchs: Er besteht erst, wenn das Arbeitsverhältnis sechs Monate besteht. Somit müssen Arbeitnehmer nach dem Antritt einer neuen Stelle sechs Monate warten, bis sie das erste Mal Urlaub nehmen. Sobald diese sechs Monate verstrichen sind, können Arbeitnehmer theoretisch ihren gesamten Jahresurlaub auf einen Schlag nehmen. Dies ist aber häufig aus betrieblichen Gründen nicht möglich.

    Viele Unternehmen gewähren ihren Mitarbeitern Ausnahmen von der 6-Monats-Regelung und lassen sie zumindest einige Tage nehmen. Andernfalls muss nämlich die gesamte Anzahl an Urlaubstagen in nur wenige Monate gequetscht oder sogar mit ins nächste Jahr genommen werden, was zu einem zu starken Ungleichgewicht führt.

    Urlaubsanspruch – ein Beispiel

    Angenommen ein neuer Mitarbeiter startet im Juli einen neuen Job und erhält 30 Urlaubstage pro Kalenderjahr. Für das laufende halbe Jahr, dass er in der Firma arbeitet, beträgt sein Urlaubsanspruch also 15 Tage. Wenn er keinen einzigen Urlaubstag in diesem halben Jahr im Betrieb nehmen kann, hat er im nächsten Jahr Anspruch auf 45 Tage Urlaub. Da dies zu personellen Engpässen führen kann, gewähren viele Firmen ihren Mitarbeitern Ausnahmen und lassen sie zum Beispiel die Anzahl von Tagen nehmen, die sie pro Monat bereits erarbeitet haben. Bei 30 Urlaubstagen pro Jahr sind das 2,5 Tage pro Monat, sodass Mitarbeiter zum Beispiel nach vier Monaten 10 Tage Urlaub nehmen können. Dies ist allerdings nicht in jeder Firma möglich, sondern obliegt dem Arbeitgeber, ob er diese Abweichung vom Gesetz zulässt oder nicht.

    Urlaub übertragen: Welche Regeln gelten?

    Arbeitnehmer müssen ihren Urlaub im laufenden Kalenderjahr nehmen. Wenn betriebliche Gründe oder Gründe, die in der Person des Arbeitnehmers begründet sind, es nötig machen, dann können die Urlaubstage mit in das nächste Kalenderjahr genommen werden. Wenn der Resturlaub übertragen wird, dann muss er in den ersten drei Monaten des Folgejahres, also bis zum 31. März, genommen werden. Kann er aus betrieblichen Gründen bis dahin nicht genommen werden, verfällt er nach diesem Datum. Der Arbeitgeber ist dann zu Schadensersatz verpflichtet, der in der Regel aus Nachgewährung der verstrichenen Urlaubstage besteht.

    Urlaubsanspruch kann verfallen, wenn er nicht genommen wird. Allerdings bezieht sich das nur auf den Urlaub, den der Arbeitgeber zusätzlich zum gesetzlich vorgeschriebenen Mindesturlaub gewährt. Diese beiden Arten des Urlaubs werden im Arbeitsvertrag auch getrennt voneinander ausgewiesen, um deutlich zu machen, welcher Urlaub der gesetzliche Teil ist und welcher der darüber hinaus gewährte.  Der gesetzliche Urlaub verfällt nur dann, wenn eine länger dauernde Arbeitsunfähigkeit vorliegt. Dies ist dann nach 15 Monaten der Fall, also am 31.03. des übernächsten Kalenderjahres.

    Wie wird Urlaub vergütet?

    Urlaubsanspruch meint eine bezahlte Freistellung von der Tätigkeit. Die Bezahlung für diesen Zeitraum sieht wie folgt aus:

    • Der Arbeitgeber erhält während des Urlaubs die durchschnittliche Vergütung der letzten drei Monate.
    • Diese Vergütung meint aber ausschließlich das Arbeitsentgelt, also das Fixgehalt.
    • Spesen, Fahrgelder oder ausbezahlte Überstunden werden in diese Vergütung nicht mit eingerechnet.

    Arbeitgeber können ihren Mitarbeitern zusätzlich zur Fortzahlung der durchschnittlichen Vergütung ein Urlaubsentgelt gewähren. Dies kann zum Beispiel 0,5 Prozent oder 0,7 Prozent des monatlichen Fixums betragen, manche Firmen gewähren sogar ein volles weiteres Gehalt.

    Krank im Urlaub: Das müssen Arbeitnehmer beachten

    Es gibt wohl nichts Ärgerliches als im Urlaub, auf den man sich lange gefreut hat, krank zu werden. Für Arbeitnehmer gibt es dahingehend aber immerhin einen kleinen Trost – Krankheitstage sind keine Urlaubstage. Wenn der Urlaub als Urlaub eingetragen und genehmigt war und ein Arbeitnehmer wird dann krank, dann muss der Urlaub neu gewährt werden. Die Voraussetzung ist, dass der Arbeitnehmer ein Attest vorlegt und die Arbeitsunfähigkeit nachweist. Wenn also jemand im Auslandsurlaub erkrankt, sollte er sich einen Nachweis eines ausländischen Arztes besorgen, um die Arbeitsunfähigkeit zu belegen.

    Im Urlaub krank zu werden ist ein großes Ärgernis © epixproductions – Adobe Stock

    Viele ausländische Atteste genügen den Anforderungen nicht, da sie nur die Krankheit, nicht aber die Arbeitsunfähigkeit bescheinigen. Hier sollten Arbeitnehmer aber genau hinschauen, da sie nur so die Urlaubstage tatsächlich zu einem anderen Zeitpunkt nochmal nehmen können. Entscheidend ist, dass der Arbeitnehmer den Arbeitgeber direkt aus dem Urlaub über seine Krankheit bzw. Arbeitsunfähigkeit informiert und das Attest so schnell wie möglich vorlegt. Wer bei diesem Thema trickst, riskiert die fristlose Kündigung.

    Urlaub einreichen: Kann der Chef Nein sagen?

    Wer Urlaub einreicht, tut dies in der besten Hoffnung, dass er auch für den gewünschten Zeitraum genehmigt wird. Schließlich sind die Urlaubswünsche des Arbeitnehmers zu berücksichtigen und Arbeitgeber haben wenig in der Hand, ihnen ihre Wünsche zu verwehren. Es gibt jedoch zwei Ausnahmen, die in Betrieben regelmäßig vorkommen:

    • Dringende betriebliche Belange können eine Urlaubssperre für eine gewisse Zeit vorsehen oder dazu führen, dass Mitarbeiter darum gebeten werden, ihren Urlaub zu einem anderen Zeitpunkt zu nehmen. Das können Projekte sein, große Aufträge oder auch Krisensituationen, in der jede helfende Hand gebraucht wird. Auch für den Jahresabschluss ist es in vielen Betrieben wie zum Beispiel Banken üblich, zeitlich begrenzte Urlaubssperren zu verhängen.
    • Arbeitgeber können von Arbeitnehmern verlangen, ihren Urlaub zu einem anderen Zeitpunkt zu nehmen, wenn andere Arbeitnehmer unter sozialen Gesichtspunkten Vorrang bei der Planung ihrer Urlaubstage haben. Das gilt zum Beispiel bei Mitarbeitern, die Kinder haben und darauf angewiesen sind, ihren Urlaub in den Ferienzeiten zu nehmen. Mitarbeiter ohne Kinder kann man bitten, sich dann einen anderen Zeitraum auszusuchen als den, indem gerade alle Kollegen mit Kindern abwesend sind. Auch wenn ein Kollege seine Eltern pflegt und dafür freie Tage benötigt, kann dies Vorrang gegenüber den Urlaubswünschen anderer Mitarbeiter haben.

    Wenn Mitarbeiter ihren Urlaub im Anschluss an eine Rehabilitation oder eine medizinische Vorsorge nehmen, müssen Arbeitgeber ihnen diesen Urlaub gewähren.  

    Urlaubssperren unterliegen gesetzlichen Vorgaben und müssen gut begründet sein. Wenn ein Betriebsrat im Unternehmen vorhanden ist, muss er die Sperre außerdem abgesegnet haben.

    Wie viele Wochen am Stück können Arbeitnehmer freinehmen?

    Wer drei, vier oder fünf Wochen am Stück freinehmen will, stößt im Betrieb schnell auf Grenzen. Schließlich muss es in der Regel eine Vertretung geben und einen Mitarbeiter einen Monat oder länger aus den Betriebsabläufen rauszunehmen ist nicht immer so leicht umzusetzen. Wenn es aber möglich ist und der Arbeitgeber es gewährt, können Arbeitnehmer sich auch länger am Stück freinehmen. Wichtig zu bedenken ist der Erholungsfaktor von Urlaub und dass es möglicherweise anstrengend sein kann, wenn im Februar schon ein Großteil des Jahresurlaubs verbraucht wurde, noch zehn Monate ohne längere Urlaubsphasen durchzuarbeiten. Grundsätzlich können Arbeitnehmer ihren Urlaub aber so legen wie sie wollen, sofern das betrieblich umsetzbar ist.

    Die einzige Vorgabe, die es laut des Bundesurlaubsgesetzes hinsichtlich der Dauer eines Urlaubs nämlich gibt ist, dass dieser im besten Fall zusammenhängend gewährt werden sollte. Ausnahmen sind dringende betriebliche Umstände oder persönliche Gründe des Arbeitnehmers, die nötig machen, dass der Urlaub aufgeteilt wird. Wenn der Urlaub aus diesen Gründen nicht zusammenhängend gewährt werden kann, der Arbeitnehmer aber Anspruch auf mehr als zwölf Werktage Urlaub hat, so muss einer der Urlaubsteile mindestens zwölf aufeinanderfolgende Werktage beinhalten.

    Mit einem guten Urlaubshandling die Mitarbeiterzufriedenheit stärken

    Am zufriedensten sind Mitarbeiter in Sachen Urlaub dann, wenn sie ihren Urlaub so nehmen können wie sie wollen. Das ist zwar nicht immer zu 100 % so abzubilden, in den meisten Fällen lassen sich aber gute Lösungen finden.

    Arbeitgeber sollten darauf achten, dass sie Mitarbeitern ihren Urlaub auch wirklich zur Erholung lassen. Sie zu verpflichten, im Urlaub erreichbar zu sein oder E-Mails zu bearbeiten, ist dem Erholungsanspruch nicht förderlich und kann sich negativ auf die Motivation des Mitarbeiters auswirken. Wenn so etwas für sehr wichtige Mitarbeiter nötig wird, sollte eine gewisse Erreichbarkeit am besten schon im Arbeitsvertrag dokumentiert werden. Mitarbeiter aus dem Urlaub zurückzuholen ist keine Option. Ist der Urlaub nämlich einmal gewährt, kann er von Arbeitgeberseite aus nur noch in Notfällen rückgängig gemacht werden.

    Die Mitarbeiterzufriedenheit ist unmittelbar an die Freiheiten in der Urlaubsplanung geknüpft © Kurhan – Adobe Stock

    Können Arbeitnehmer zu Urlaub verpflichtet werden?

    Eigentlich müssen sich Arbeitgeber bei den Urlaubswünschen nach ihren Mitarbeitern richten. Es gibt jedoch auch die Situation in der Arbeitgeber ihre Angestellten zwingen können, Urlaubstage zu nehmen. Dies ist allerdings nur dann möglich, wenn dringliche betriebliche Belange vorliegen. Diese Belange müssen nachgewiesen werden können, um Betriebsferien wirklich durchzusetzen. Gründe für Zwangsurlaub können verschieden sein:

    • Das Unternehmen arbeitet als Zulieferer für ein Unternehmen und wenn diese Firma Betriebsferien macht, geht auch die eigene Auftragslage stark zurück.
    • Wenn die Kundenfrequenz oder Auftragslage zum Beispiel im Sommer oder zwischen Weihnachten und Silvester stark abnimmt, können Betriebsferien verordnet werden.
    • Mitarbeiter benötigen die Anwesenheit des Arbeitgebers, um arbeiten zu können, wie zum Beispiel in einer Arztpraxis. Ist der Arzt nicht da, können auch die Praxismitarbeiter nicht arbeiten und dementsprechend zu Zwangsurlaub verpflichtet werden.
    • Krisensituationen wie das Wegbrechen sehr großer Kunden oder Aufträge können ebenfalls Zwangsurlaub nötig machen, wenn es verhindert, dass Mitarbeiter in die Kurzarbeit geschickt oder sogar entlassen werden müssen. Hier ist allerdings ein genaues Abwägen nötig, da die Störungen im Betriebsablauf oder die Auftragsflaute unvorhergesehen und plötzlich kommen muss und nicht gilt, wenn sie durch die Unternehmensleitung hätte verhindert werden können.

    Maximal 3/5 des Jahresurlaubs dürfen von Arbeitgebern als Betriebsurlaub festgesetzt werden. Auf 30 Urlaubstage gerechnet, sind das maximal 18 Tage, die der Arbeitgeber festlegen kann. Außerdem muss berücksichtigt werden, dass Arbeitnehmer Anspruch darauf haben, an mindestens 12 aufeinanderfolgenden Werktagen frei zu nehmen. 

    Darüber hinaus müssen Arbeitgeber Betriebsurlaub so früh wie möglich ankündigen. Empfehlenswert ist ein halbes Jahr im Voraus, noch besser ist ein Jahr. Am besten verankern Arbeitgeber Betriebsurlaub im Arbeitsvertrag. So weiß der Arbeitnehmer von vorneherein was auf ihn zukommt und für den Arbeitgeber ist es wasserdicht.

    Sonderurlaub: Wann er gerechtfertigt ist und wann er bezahlt wird

    Sonderurlaub zu nehmen bedeutet nicht per se auf eine Lohnfortzahlung hoffen zu können. So ist zum Beispiel eine längere Freistellung für ein Sabbatical nichts, wofür Arbeitgeber weiterhin den Lohn bezahlen müssen. Falls ein Arbeitnehmer jedoch für einen Tag auf die Beerdigung eines nahestehenden Familienmitgliedes geht, wird der Lohn für diesen Tag in der Regel weiter bezahlt. Entscheidend ist beim Thema Sonderurlaub zunächst festzustellen, ob Arbeitnehmer

    1. die Freistellung von der Arbeitsverpflichtung verlangen können und

    2. ob sie dafür entlohnt werden müssen.

    Anspruch auf Sonderurlaub kann sich auf Basis verschiedener Grundlagen ergeben:

    • Gesetzliche Bestimmungen
    • Arbeitsvertrag
    • Tarifvertrag
    • Betriebsvereinbarung
    • Arbeitsrechtlicher Grundsatz auf Gleichbehandlung

    Eine entscheidende Regelung, die im BGB festgehalten ist, besagt, dass die Arbeitspflicht für den Arbeitnehmer entfällt, wenn es für ihn unmöglich ist, Leistung zu erbringen. Dies ist zum Beispiel bei Krankheit der Fall. Auch wenn das Erbringen der Arbeitsleistung unzumutbar ist, kann der Arbeitnehmer die Arbeitsleistung verweigern.

    Für manch einen Sonderurlaub wird kein Lohn gezahlt © Me studio – Adobe Stock

    Verhinderungsgründe sind im Gesetz nicht genannt, es handelt sich dabei in der Regel jedoch um folgende Ursachen:

    • Hochzeit oder Eintragung einer Lebenspartnerschaft
    • Geburt eines Kindes
    • Kommunion oder Konfirmation eines Kindes
    • Erkrankung eines Kindes
    • Unverschuldeter Verkehrsunfall
    • Tod eines nahen Angehörigen
    • Beerdigung
    • Wohnungsbrand oder Einbruch
    • Umzug
    • Pflege von pflegebedürftigen Angehörigen
    • Arztbesuche
    • Wahrnehmung staatlicher Pflichten wie zum Beispiel ein Termin als Zeuge vor Gericht
    • Zu Unrecht erlittene Untersuchungshaft
    • Goldene Hochzeit der Eltern
    • Stellensuche

    Während der Erkrankung eines betreuungsbedürftigen Kindes können Arbeitnehmer sich 10 Tage (pro Kind) Sonderurlaub nehmen. Für diesen haben sie Anspruch auf Krankengeld, weshalb die Fortbezahlung des Arbeitnehmers nicht beim Arbeitgeber liegt. Für die anderen Gelegenheiten können Mitarbeiter zwar von ihrer Arbeitspflicht entbunden werden, der Arbeitgeber ist aber nicht verpflichtet, den Lohn weiterzubezahlen. Dies hängt von weiteren Faktoren zum Thema Sonderurlaub ab.

    In einigen Fällen sind Arbeitgeber dazu verpflichtet, den Lohn fortzuzahlen. Das sind:

    • Zusatzurlaub für schwerbehinderte Mitarbeiter
    • Freistellung von Auszubildenden für die Teilnahme am Berufsschulunterricht und an Prüfungen
    • Freistellung für einen Bildungsurlaub nach den entsprechenden Gesetzen der Länder
    • Freistellung für Betriebsratsmitglieder zur Durchführung ihrer Aufgaben
    • Freistellung von Müttern im Rahmen der vor- und nachgeburtlichen Schutzfristen

    Für die Fälle wie Todesfälle, Verkehrsunfälle oder andere unvorhergesehene Ereignisse hängt es für die Fortbezahlung davon ab, wie lange die Verhinderung des Arbeitnehmers anhält. Ein genauer Zeitraum ist dabei nicht definiert. An dieser Stelle wird der Dialog zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer wichtig. 

    Unbezahlter Urlaub ist Verhandlungssache

    Wenn Mitarbeiter unbezahlten Urlaub nehmen wollen, ist das Verhandlungssache zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber. Einen gesetzlichen Anspruch auf unbezahlten Urlaub gibt es nicht. Unbezahlter Urlaub kann für wenige Tage genommen werden, doch auch für ein paar Wochen oder Monate kann er relevant werden, wenn Arbeitnehmer diesen Wunsch äußern.

    Sabbatical nehmen und freistellen lassen

    Ein Sabbatical, also eine längere Freistellung vom Beruf ist etwas, das mit dem Arbeitgeber besprochen werden muss. Zum Teil steht der Anspruch auf Sabbatical im Arbeitsvertrag festgeschrieben, aber auch hier müssen betriebliche Anforderungen berücksichtigt werden. Andersherum bedeutet es nicht, dass Arbeitnehmer kein Sabbatical nehmen können, nur weil es nicht in ihrem Arbeitsvertrag steht. Häufig ist es eine Frage der Firmenpolitik, ob Arbeitgeber ihren Mitarbeitern längere Auszeiten gewähren oder nicht. Die Gründe, aus denen Arbeitnehmern für einige Monate von ihrem Job freigestellt werden wollen, sind in der Regel diese:

    • Reisen
    • Umschulung, Fort- oder Weiterbildung
    • Private Auszeit zur Steigerung der Kreativität und Motivation
    • Pflege kranker oder pflegebedürftiger Angehöriger
    • Persönliches Projekt verwirklichen
    • Ehrenamtliches oder soziales Engagement
    • Forschung
    • Berufliche Neuorientierung
    • Uvm.

    Längere berufliche Auszeiten zu gewähren, kann die Mitarbeiterzufriedenheit enorm steigern. Wie sich das Sabbatical genau gestaltet, müssen Arbeitgeber und Mitarbeiter gemeinsam überlegen. So gibt es die Möglichkeit den Mitarbeiter freizustellen, ihm während der Auszeit keinen Lohn zu bezahlen und ihn auch selber in die Krankenversicherung einzahlen zu lassen. Alternativ kann der Lohn auch angespart werden.

    Sabbaticals geben Arbeitnehmern die Möglichkeit eine längere Auszeit zu nehmen © Elnur – Adobe Stock

    So erhält der der Mitarbeiter beispielsweise in den sechs Monaten vor dem Sabbatical nur noch 50 % seines Gehalts und die anderen 50 % erhält er dann in den sechs Monaten Auszeit. In diesem Fall kann er auch über den Arbeitgeber versichert bleiben. Diese Modelle sehen in jedem Fall alle Sonderregelungen hinsichtlich des Urlaubs vor und sollten gründlich geplant werden.

    Urlaub stundenweise nehmen: Möglich oder nicht?

    Mitarbeiter können ihren Urlaub nicht stundenweise nehmen, da dies keinen Erholungsurlaub darstellt. Es ist zum Beispiel nicht möglich, bei einer vertraglich vereinbarten Stundenzahl von 38 Stunden einfach jeden Tag nur 37,5 Stunden zu arbeiten und die restliche halbe Stunde mit Urlaub auszugleichen.

    Auch halbe Urlaubstage sind laut Gesetz nicht vorgesehen, denn das kennt nur ganze Tage. Es gibt jedoch betriebsinterne Vereinbarungen, nach denen auch halbe Tage Urlaub genommen werden können. Diese Urlaubstage gehen jedoch immer von dem Urlaubstagekontingent ab, was Unternehmen ihren Mitarbeitern über den gesetzlichen Mindestanspruch hinaus gewähren.

    In vielen Firmen werden die halben Urlaubstage an Weihnachten und Silvester relevant. Weihnachten und Silvester sind keine gesetzlichen Feiertage. Dementsprechend müssen Arbeitnehmer an diesen Tagen Urlaub nehmen, wenn sie frei haben wollen. In vielen Betrieben sind Heiligabend und Silvester aber nur halbe Arbeitstage und dementsprechend wird auch nur jeweils ein halber Urlaubstag fällig. Diese Vereinbarungen sind aber betriebsintern getroffen und basieren nicht auf dem Bundesurlaubsgesetz. Einige Betriebe „schenken“ ihren Mitarbeitern auch diese beiden Tage und gewähren einen freien Tag, ohne dass dafür Urlaub eingereicht werden muss.

    Sonderurlaub bei Hitze: Gibt es hitzefrei für Arbeitnehmer?

    Wenn die Temperaturen im Sommer über die 30 Grad-Marke klettern, wird es an vielen Arbeitsplätzen kuschelig. Für die Regelung der Arbeitszeit bei hohen Temperaturen am Arbeitsplatz ist nicht das Bundesurlaubsgesetz, sondern die Arbeitsstättenverordnung zuständig. Schließlich haben Arbeitgeber eine Verantwortung dafür, dass ihre Mitarbeiter in einer sicheren Umgebung arbeiten. Ab Temperaturen in Innenräumen jenseits der 30 Grad gilt eine Umgebung nicht mehr als sicher, da die Gesundheit Schaden nehmen kann. Arbeitgeber müssen daher schauen, wie sie die Temperaturen senken können.

    Falls es keine Klimaanlagen gibt und die Temperatur im Raum nicht reguliert werden kann, können sie über eine Verkürzung der Arbeitszeit nachdenken. Auch eine Entzerrung des Arbeitstages kann möglich sein, sodass die Mitarbeiter früher anfangen und länger arbeiten, dafür aber während der heißen Mittagszeit mehrere Stunden Pause machen. Hitzefrei ist aber nichts, was sofort die Gewährung von Sonderurlaub rechtfertigt. Vielmehr sollten Arbeitgeber zunächst zusehen, wie sie den Mitarbeitern die Belastung durch die Hitze anderweitig nehmen können.

    Urlaubsanspruch bei Kündigung

    Der Urlaubsanspruch eines Arbeitnehmers, der nach einer Kündigung besteht, berechnet sich aus der Anzahl der Monate der Betriebszugehörigkeit im laufenden Kalenderjahr. Scheidet ein Mitarbeiter, der ab dem 01. Januar in einem Betrieb beschäftigt war, vor dem 30.06. aus, kann er 1/12 seiner Urlaubstage pro Monat nehmen, den das Arbeitsverhältnis noch besteht.

    Beispiel: Kündigung zum 01.05., der Arbeitgeber ist von Januar bis April beschäftigt und hat somit Anspruch auf seine Urlaubstage aus den vier Monaten. Bei einer Fünftagewoche und 20 gesetzlichen Urlaubstagen sind das 1,66 Tage pro Monat, also 6,66 Urlaubstage, die er noch nehmen kann.

    Hinweis: Urlaub darf übrigens nicht abgerundet werden.

    Bei einer Kündigung in der zweiten Jahreshälfte hat der Mitarbeiter Anspruch auf seinen vollen Jahresurlaub und nicht nur anteilig. Scheidet er im August oder September aus, kann er seine 20 Tage Urlaub nehmen, auch wenn er nicht das volle Jahr mehr für die Firma angestellt ist.

    Wenn ein Arbeitnehmer noch Urlaubsansprüche hat, diese aufgrund eines zeitnahen Ausscheidens aus dem Betrieb nicht mehr nehmen kann, sind diese durch den Arbeitgeber abzugelten. Dies gilt sowohl für eine freiwillige Kündigung durch den Mitarbeiter als auch bei einer fristlosen Kündigung.

    Urlaub ausbezahlen: Geht das?

    Im Arbeitsrecht ist nur ein Fall verankert, in dem der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer den Urlaub ausbezahlen muss, nämlich bei der Kündigung und wenn nicht mehr genügend Zeit bleibt, den Urlaub noch zu nehmen. Mitarbeiter haben abgesehen davon keinen Anspruch darauf, sich Urlaub ausbezahlen zu lassen. Gleiches gilt für Überstunden. Wenn es aus betrieblicher Sicht möglich ist, Urlaub zu nehmen, dann hat das Vorrang vor einer eventuellen Abgeltung.

    Den Urlaub kann man sich nur in seltenen Fällen ausbezahlen lassen © Chinnapong – Adobe Stock

    Dem Mitarbeiter seine Urlaubstage abzukaufen ist nur in absoluten Ausnahmefällen möglich, zum Beispiel wenn betriebliche Gründe dies rechtfertigen. Arbeitnehmer müssen außerdem versuchen, ihre Urlaubstage zu nehmen. Sie einfach bis zum Jahresende aufzuschieben und dann Geld zu verlangen, funktioniert nicht. Dennoch gibt es Firmen, in denen Urlaub „abgekauft“ wird.

    Dies geschieht häufig dann, wenn Mitarbeiter besonders wichtige Positionen haben und auf sie nicht verzichtet werden kann. Empfehlenswert ist das aber nicht, da die Arbeitsbelastung des Mitarbeiters sich so immer stärker aufsummiert. Arbeitgeber sollten ihre Mitarbeiter eher dazu animieren, ihren Urlaub auch zu nehmen. So profitieren sie von motivierten, erholten Kräften und verringern die Gefahr von Burnouts und anderen Erkrankungen.

    Ist Vertrauensurlaub das Modell der Zukunft?

    Vertrauensurlaub kennt man aus hippen, US-amerikanischen Startups. Auch in Deutschland versuchen sich immer wieder einige Unternehmen an diesem Modell. Vertrauensurlaub bedeutet, dass Arbeitnehmer so viel bezahlten Urlaub nehmen können, wie sie wollen.

    Was erst einmal praktisch klingt und nach jeder Menge Flexibilität, ist in der Realität häufig schwierig. Zwar drücken Arbeitgeber mit dem Vertrauensurlaubsmodell viel Vertrauen in ihre Mitarbeiter aus, was sich häufig in einer besonders großen Zufriedenheit und auch Motivation zeigt. Außerdem können sich Unternehmen mit diesem Modell als attraktiver Arbeitgeber positionieren und junge, talentierte Fachkräfte anziehen. Allerdings gibt es auch Menschen, die mit diesem geschenkten Vertrauen nicht umgehen können.

    Außerdem müssen in Deutschland auch bei allem Vertrauen die gesetzlichen Mindesturlaubszeiten berücksichtigt werden, sodass Arbeitnehmer bei einer Fünf-Tage-Woche mindestens 20 Urlaubstage pro Jahr nehmen müssen. Viele Arbeitnehmer neigen außerdem dazu, bei Vertrauensurlaub eher zu wenig als zu viele Urlaubstage zu nehmen. Das hängt damit zusammen, dass man die Kollegen nicht im Stich lassen möchte, dass man Sorge hat, dass ein zu großer Urlaubsanspruch negativ gesehen werden könnte und vieles mehr.

    Als Personaler ist es herausfordernd, Mitarbeiter daher zu einem angemessenen Erholungsurlaub zu motivieren. Ebenso ist es im Rahmen dieses Vertrauensmodells herausfordernd richtig zu reagieren, wenn ein Mitarbeiter den 44. Urlaubstag für das laufende Jahr nehmen möchte. Auf Personaler kommt bei diesem Thema daher jede Menge Arbeit zu, weshalb sie am besten Rahmenbedingungen für den Vertrauensurlaub festlegen.

    Fazit: Das Arbeitsrecht beim Thema Urlaub ist komplex, aber erleichtert die Zusammenarbeit

    Beim Thema Urlaub gibt es im Arbeitsrecht viele klare Vorschriften, die sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer schützen. Während ein gewisser Mindestanspruch an Urlaubstagen vorgegeben ist und Arbeitnehmer diesen in der Regel auch so einsetzen können wie sie wollen, profitieren Arbeitgeber von erholten und motivierten Mitarbeitern. Es gibt einige Ausnahmefälle, in denen der Betrieb festlegen kann, wann Urlaub genommen werden soll oder wann kein Urlaub genommen werden soll, im Vordergrund stehen aber meist die Wünsche des Arbeitnehmers.

    Auch für den Übertrag von Urlaubstagen ins Folgejahr, für Krankheit im Urlaub, für die Abgeltung von Urlaubstagen bei Kündigung sowie für Sonderurlaub gibt es Regeln, die es Arbeitnehmern und Arbeitgebern leichter machen. Es gibt jedoch auch Sonderfälle, in denen nach Ermessen entschieden wird, ob und wie lange einem Arbeitnehmer eine bezahlte Freistellung ermöglicht wird.

    Arbeitgeber halten Sonderregeln wie Sabbaticals, Betriebsferien oder sonstige Regelungen am besten direkt wasserdicht im Arbeitsvertrag fest. So ersparen sich beide Parteien Diskussionen oder Unstimmigkeiten. Ein gutes Urlaubshandling durch den Arbeitgeber kann die Mitarbeiterzufriedenheit verbessern. Wenn Arbeitnehmer das Gefühl haben, dass sie ihren Urlaub immer dann nehmen können, wenn sie wollen und dabei noch mit einigen Urlaubstagen über dem gesetzlichen Minimum bedacht werden, kommt es bei dem Thema in der Regel nicht zu Problemen.

    Vertrauensurlaub ist ein Modell, das ein Betrieb gut überdenken sollte. Einerseits wirkt er sich positiv auf die Mitarbeiterzufriedenheit aus und kann den Arbeitgeber in einem attraktiven Licht erscheinen lassen, was gerade in Zeiten des „War of Talents“ notwendig ist. Allerdings kann nicht jeder Mensch mit dem geschenkten Vertrauen umgehen und auch Personaler können bei diesem Thema an ihre Grenzen stoßen, weshalb es essentiell ist, dafür Rahmenbedingungen aufzustellen.

    Autor: Redaktion Personalwissen