Vorschriften und Pflichten: die rechtlichen Vorgaben in Unternehmen

Vorschriften und Pflichten: die rechtlichen Vorgaben in Unternehmen

Nicht nur Arbeitnehmer haben ihrem Arbeitgeber gegenüber gewisse Pflichten. Auch Arbeitgeber müssen eine Reihe Pflichten erfüllen und sich an bestimmte Vorschriften halten. Einige sind dabei klar geregelt und gesetzlich vorgeschrieben. Bei anderen wiederum bewegen sich Arbeitgeber in Bereichen, die im Einzelfall entschieden werden müssen. Zum Teil gibt es zwar gesetzliche Grundlagen und auch berechtigte Interessen, jedoch gibt es nicht immer eine eindeutige Antwort.

Die Pflichten von Arbeitgebern können in Haupt- und Nebenpflichten unterteilt werden. Eine der Hauptpflichten ist zum Beispiel, dass Arbeitgeber ihre Mitarbeiter vergüten müssen. Nebenpflichten betreffen unter anderem die Pflicht zur Gewährung von Urlaub oder die Schutz- und Sorgfaltspflichten von Arbeitgebern.

    Vorschriften und Pflichten: Arbeitgeber müssen Kriterien des Arbeitsschutzes erfüllen

    Zu den Bereichen, die klar geregelt sind und denen im Arbeitsrecht eine große Bedeutung zukommt, zählen der Arbeitsschutz und die Fürsorgepflicht des Arbeitgebers:

    • Arbeitgeber müssen Räume, Vorrichtungen und Gerätschaften, die zur Erbringung der Arbeitsleistung nötig sind, so einrichten und unterhalten, dass Leib, Leben und Gesundheit so weit geschützt sind, wie es die Gegebenheiten des Betriebs und der Arbeit zulassen.
    • Arbeitgeber sind verpflichtet ihre Mitarbeiter darüber aufzuklären, wenn es eine erhöhte Gefahr für ihre Gesundheit gibt.
    • Dienstleistungen müssen klar geregelt werden, zum Beispiel indem eine Betriebsordnung erlassen wird.
    • Arbeitgeber müssen Arbeitnehmer davor schützen sich zu überanstrengen. Sie dürfen keine unangemessene Arbeitsleistung einfordern oder entgegennehmen.

    Wie genaue die Fürsorgepflicht begrenzt und durchgeführt wird, ist auch durch den Betrieb sowie die Art der Tätigkeit definiert. Sowohl die psychische als auch die körperliche Gesundheit der Mitarbeiter wird im Rahmen der Fürsorgepflicht durch den Arbeitgeber, die durch das Arbeitsrecht geregelt ist, in den Blick genommen.

    9 Bereiche, in denen das Arbeitsschutzgesetz Vorgaben macht

    Zu den wichtigsten Vorgaben, die im Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) festgehalten sind, zählen diese neun:

    1. Planung, Durchführung und Überwachung von Arbeitsschutzmaßnahmen
    2. Beurteilung der Arbeitsbedingungen
    3. Dokumentation
    4. Aufgabenübertragung auf geeignete Beschäftigte
    5. Unterweisung
    6. Arbeitsschutzmaßnahmen bei Zusammenarbeit mehrerer Arbeitgeber
    7. Arbeitsschutzmaßnahmen für besonders gefährliche Arbeitsbereiche
    8. Erste-Hilfe- und Notfallmaßnahmen
    9. Arbeitsmedizinische Vorsorge

    Die Pflichten der Arbeitgeber sind in zahlreichen Verordnungen festgehalten, die je nach Arbeitsplatz gelten. Dazu zählen unter anderem diese Verordnungen:

    • Arbeitsstättenverordnung
    • Baustellenverordnung
    • Gefahrstoffverordnung
    • Lärm- und Vibrations-Arbeitsschutzverordnung
    • Lastenhandhabungsverordnung
    • Verordnung zur arbeitsmedizinischen Vorsorge
    • Uvm.
    Pflichten des Arbeitsgebers sind in Verordnungen festgehalten © Ingo Bartussek – Adobe Stock

    Beispiele für die Pflichten eines Arbeitgebers

    Um mal einige Beispiele zu nennen: Zu den Pflichten eines Arbeitgebers zählt, den Mitarbeiter so einzusetzen, wie es im Arbeitsvertrag festgehalten wurde. So dürfen Personalreferenten nicht einfach an der Poststelle eingesetzt werden und ein Gärtner darf nicht plötzlich in die IT versetzt werden.

    Eine weitere Pflicht besagt, dass Arbeitgeber ihre Mitarbeiter auch dann bezahlen müssen, wenn äußere Umstände die Durchführung der Beschäftigung verhindern. Zudem müssen vereinbarte Arbeitszeiten sowie Ruhezeiten eingehalten werden.

    Das sind weitere Pflichten, die Arbeitgeber haben

    • Arbeitgeber müssen ihre Mitarbeiter pünktlich mit dem vereinbarten Lohn bezahlen.
    • Mitarbeiter müssen gleich behandelt werden.
    • Arbeitgeber müssen monatlich die anteiligen Sozialbeiträge für ihre Mitarbeiter abführen.
    • Den Mitarbeitern muss eine monatliche Lohnabrechnung zur Verfügung gestellt werden.
    • Arbeitgeber müssen ihren Mitarbeitern den gesetzlich vorgeschriebenen Mindesturlaub gewähren.
    • Arbeitgeber müssen ihre Mitarbeiter vor Diskriminierung und sexueller Belästigung schützen.
    • Arbeitgeber sind dazu verpflichtet ihren Mitarbeitern auf Wunsch ein Zwischenzeugnis und bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses ein Arbeitszeugnis auszustellen.
    • Arbeitgeber unterliegen einer Datenschutzpflicht und müssen mit den Daten von Beschäftigten vertraulich umgehen.

    Wie erfahren Mitarbeiter von neuen Gesetzen? Zur Aushangpflicht des Arbeitgebers

    Eine wichtige Pflicht des Arbeitgebers ist, dass er seine Mitarbeiter stets über neue Gesetze informieren muss. Regelungen zum Arbeitsschutz und arbeitsrechtliche Vorschriften müssen so veröffentlicht werden, dass alle Mitarbeiter Zugang haben. Das geht über:

    • Auslegen
    • Aushängen
    • Bekanntmachen

    Diese Gesetze müssen Arbeitgeber aushängen

    Welche Gesetze Arbeitgeber veröffentlichen müssen, hängt von der Branche ab in der sie tätig sind. Spezifische Vorgaben zum Umgang mit chemischen Stoffen sind für die Mitarbeiter einer IT-Firma beispielsweise nicht relevant.

    Andere Gesetze hingegen betreffen jedes Unternehmen und müssen zugänglich gemacht werden:

    • Arbeitszeitgesetz
    • Arbeitsschutzgesetz
    • Arbeitssicherheitsgesetz
    • Jugendschutzgesetz
    • Allgemeines Gleichbehandlungsgesetz

    Wo können Aushänge gemacht werden?

    Üblicherweise gibt es in Betrieben ein schwarzes Brett, an dem neue Regelungen ausgehangen werden, die die Mitarbeiter betreffen. Alternativ empfiehlt es sich, neue Gesetze an prominenten Stellen auszulegen, an denen alle Kollegen vorbeikommen wie zum Beispiel die Kantine. Auch eine Veröffentlichung im Internet ist möglich, wenn es Mitarbeiter gibt, die im Home Office arbeiten.

    Das müssen Arbeitgeber beachten

    Bevor neue Gesetze ausgehangen werden, muss der Betriebsrat darüber informiert werden. Außerdem sind Arbeitgeber dazu verpflichtet, immer die neueste Fassung von Gesetzen bekanntzugeben. Sie müssen sich also stetig auf dem Laufenden halten, ob es neue Regelungen gibt, die der Belegschaft mitgeteilt werden müssen. Bußgelder von bis zu 2.500 Euro erwarten Arbeitgeber, die gegen die Aushangpflicht verstoßen.

    Arbeitgeber müssen immer die neueste Fassung von Gesetzes bekanntgeben © zolnierek – Adobe Stock

    Arbeitgeber haben nicht nur Vorschriften und Pflichten, sondern auch Rechte

    Arbeitgeber haben nicht nur Pflichten, sondern auch Rechte. Dazu zählt zum Beispiel das Recht des Arbeitgebers auf die Treue seiner Mitarbeiter, was bedeutet, dass sie keine Gelder oder Bestechungsmittel annehmen dürfen. Auch haben Arbeitgeber ein Recht darauf, dass Arbeitnehmer ihren Ruf nicht schädigen. Auch dürfen sich Arbeitgeber die Arbeitskraft ihrer Mitarbeiter exklusiv sichern, indem sie weitere Tätigkeiten zum Gelderwerb untersagen.

    Weitere Rechte von Arbeitgebern sind:

    • Das Recht auf Verschwiegenheit durch die Mitarbeiter
    • Das Recht, dass Arbeitnehmer sorgfältig mit ihrem Eigentum umgehen
    • Das Recht auf Auskünfte, Rechenschaft sowie Herausgaben
    • Ein Weisungsrecht, das Arbeitgebern erlaubt, den Inhalt, den Ort und die Zeit der Arbeitsleistung vorzugeben, sofern dies mit gesetzlichen Vorgaben vereinbar ist.

    Darüber hinaus gibt es auch noch weitere Rechte, die sich Arbeitgeber sichern können. Dazu zählt zum Beispiel das Recht auf Überstunden der Mitarbeiter oder auf das Arbeiten im Schichtdienst.

    Rechte und Pflichten im Arbeitsvertrag festhalten

    Damit sowohl die Arbeitgeber- als auch die Arbeitnehmerseite wissen, welche Rechte und Pflichten sie für die Zeit des Arbeitsverhältnisses zu erfüllen haben, gibt es den Arbeitsvertrag. Er setzt den grundlegenden Rahmen für einige wichtige Rechte und Pflichten, die beide Seiten betreffen. Dies betrifft zum Beispiel die Lohnzahlung, die Arbeitszeit, die Urlaubstage, den Datenschutz und vieles mehr.

    3 Situationen, denen Arbeitgeber im Betriebsalltag begegnen

    Neben all diesen klar festgelegten Pflichten und Regeln, gibt es aber auch Bereiche, in denen der Sachverhalt nicht so eindeutig ist. Diese betreffen insbesondere die Zusammenarbeit im Unternehmen und die Organisation des Arbeitsalltags.

    Immer wieder aufkommende Themen sind diese 3:

    • Social Media am Arbeitsplatz
    • Smartphone im Betrieb
    • Kleidungsvorschriften am Arbeitsplatz

    1. Social Media am Arbeitsplatz

    Mitarbeiter am Arbeitsplatz Social Media Kanäle nutzen zu lassen, ist ein zweischneidiges Schwert. So kann die kurze Pause die Kreativität fördern und Mitarbeiter für einen Moment verschnaufen lassen. Außerdem kann ein Verbot von Social Media Nutzung außerhalb der Pausenzeiten dazu führen, dass Arbeitnehmer dagegen verstoßen und Arbeitnehmer dann auch tatsächlich Konsequenzen walten lassen müssen, wenn sie einen Mitarbeiter während der Arbeitszeit bei Instagram oder Facebook erwischen. Das kann zu starker Unzufriedenheit führen.

    Andererseits sind Social Media Kanäle Zeitfresser und können Mitarbeiter von der Arbeit abhalten. Die Konzentration kann darunter leiden und die Arbeitszeit wird für private Zwecke genutzt. Sich dem als Arbeitgeber zu widersetzen ist durchaus berechtigt.

    Social Media Nutzung zuzulassen ist eine Frage des Vertrauens

    Arbeitgeber sollten sich gut überlegen, wie sie das Thema Social Media Nutzung im Unternehmen handhaben wollen. Während die einen kein Problem darin sehen und ihre Mitarbeiter unter der Prämisse arbeiten lassen „Hauptsache die Arbeit wird erledigt“, fürchten andere, dass die Arbeitsleistung abnimmt und Mitarbeiter zu viel Zeit auf Social Media Kanälen verbringen. Schließlich vergeht eine halbe Stunde auf Instagram oder Facebook wie im Flug und die Selbstkontrolle bei der Nutzung der sozialen Netzwerke fällt vielen schon im Privaten schwer.

    Das Thema Social Media-Nutzung auf der Arbeit ist kontrovers © oatawa – Adobe Stock

    An einigen Arbeitsplätzen ist die Nutzung eines Smartphones gar nicht möglich, zum Beispiel in Fabriken am Fließband oder als Arzt im Dienst. Hier bleibt automatisch nur die Pause übrig, um überhaupt zum Smartphone zu greifen.

    Social Media Nutzung per Betriebsverordnung regeln

    Am besten erlassen Arbeitgeber eine Betriebsverordnung, in der sie die Nutzung von Social Media Kanälen eindeutig regeln. So kann zum Beispiel eine bestimmte Zeit pro Tag festgelegt werden und dem Mitarbeiter vorgeschrieben werden, die gängigen Apps nur auf seinem Privatgerät zu nutzen. Selbst wenn Mitarbeiter dagegen verstoßen, haben Arbeitgeber kein Recht, Chatverläufe und Aktivitätsprotokolle zu verfolgen, da dies gegen den Datenschutz verstößt und zu stark in die Privatsphäre des Nutzers eindringt.

    Arbeitgeber können aber durchaus eine Haftung formulieren, dass Mitarbeiter zur Rechenschaft gezogen werden können, falls sie bei der Nutzung von Social Media Kanälen auf Firmenrechnern in eine Datenfalle tappen, was zum Datenklau führt oder ähnliches.

    Mit einer Verordnung statt eines kategorischen Verbots sichern sich Arbeitgeber die Zufriedenheit ihrer Mitarbeiter, die die kleinen Freiräume zu schätzen wissen. Klare Haftungsregeln, eine Zeitvorgabe, die Vorgabe des Privatgeräts und die Benennung der Kanäle machen es Mitarbeitern leicht, ihre Rechte zu kennen und sich dementsprechend konform zu verhalten.

    2. Smartphones im Betrieb

    Mit der Duldung von Smartphones im Betrieb verhält es sich ähnlich kompliziert wie mit der Nutzung von Social Media Kanälen. Schließlich haben die meisten Mitarbeiter ein privates Smartphone und bringen es mit zur Arbeit. Würde ein Arbeitgeber ihnen untersagen, mehrmals am Tag einen Blick auf ihr Gerät zu werfen, wären viele Arbeitnehmer wahrscheinlich verstimmt.

    Schließlich ist das Smartphone für viele Menschen zu einem so festen Bestanteil ihres Alltags geworden, dass es manchen sogar schwer fällt, für einige Stunden darauf zu verzichten.

    Wann dürfen Smartphones im Betrieb verboten werden?

    Es gibt jedoch klare Gründe, aus denen Arbeitgeber die Nutzung von Smartphones am Arbeitsplatz verbieten können.

    Dazu zählen unter anderem diese:

    • Durch die Ablenkung der Mitarbeiter geht Arbeitszeit verloren
    • Die Arbeitsleistung leidet.
    • Das Unfallrisiko wird durch die Smartphone-Nutzung erhöht.
    • Es besteht die Möglichkeit zur Industriespionage.
    • Fotos vom Arbeitsplatz werden in sozialen Netzwerken geteilt, was zu Konflikten unter Mitarbeitern sowie mit dem Arbeitgeber führen kann.
    • Wenn sich andere Mitarbeiter durch die Nutzung von Smartphones am Arbeitsplatz gestört fühlen, kann das negative Auswirkungen auf die Stimmung im Betrieb haben.

    Wann dürfen Smartphones nicht verboten werden?

    Smartphones einfach so im Betrieb zu verbieten, ist für Arbeitgeber nicht möglich. Wenn müssen klare Gründe für ein Verbot sprechen. Außerdem gibt es Grenzen, bis zu denen ein mögliches Verbot ausgesprochen werden kann:

    • Für die Pausenzeit kann die Nutzung eines Smartphones nicht untersagt werden.
    • Mitarbeiter müssen für Notfälle erreichbar sein. Wenn am Arbeitsplatz kein Telefon vorhanden ist, darf Mitarbeitern das Smartphone nicht verboten werden. Dennoch genügt schon ein firmeneigener Festnetzanschluss, um dieses Argument auszuhebeln.
    • Wenn die Firma einen Betriebsrat hat, muss dieser einem Verbot von Smartphones am Arbeitsplatz zustimmen.
    Wer Smartphones auf der Arbeit verbieten will, muss gute Gründe vorbringen © apichon_tee – Adobe Stock

    Verbot von Smartphones zunächst besser mündlich klären

    Am leichtesten ist es natürlich, ein Verbot von Smartphones im Betrieb schriftlich zu fixieren und den Mitarbeitern mitzuteilen. Jedoch ist es für das Arbeitsklima besser, wenn ein solches Thema erst einmal mündlich thematisiert wird und mit den Mitarbeitern eventuell sogar gemeinsam Regeln für die Smartphone-Nutzung aufgestellt werden, die für alle Beteiligten logisch und nachvollziehbar sind.

    Verbote um des Verbots willens werden keine Akzeptanz finden, weshalb Arbeitgeber glaubhaft deutlich machen sollten, weshalb es ihnen lieber ist, dass die Smartphones am Arbeitsplatz nicht auf dem Schreibtisch liegen. Im besten Fall haben Mitarbeiter dafür Verständnis und werden sich an die Bitte des Arbeitgebers halten, während der Arbeitszeit weitestgehend darauf zu verzichten.

    3. Kleidungsvorschriften am Arbeitsplatz

    Kein Erwachsener lässt sich gerne vorschreiben, was er anzuziehen hat. Arbeitgeber haben aber durchaus die Berechtigung, genau dies zu tun, wenn es nötig ist. Schließlich gibt es Berufszweige mit Kundenkontakt oder konservative Branchen, in denen auffällige Tattoos oder unzählige Piercings unangebracht sind.

    Es gibt aber keine klaren Richtlinien oder Regeln, anhand derer sich Arbeitgeber entlang hangeln und Ihren Mitarbeiter die Kleidung vorgeben können. Viel mehr müssen sie nachweisen, dass sie ein berechtigtes Interesse an der Kleiderwahl ihrer Mitarbeiter haben.

    Gesundheitsschutz macht Kleidungsvorschriften nötig

    In einigen Fällen sind Arbeitgeber sogar verpflichtet, ihren Mitarbeitern bestimmte Kleidung vorzuschreiben. Dies ist immer dann der Fall, wenn es sich um spezielle Schutzkleidung handelt, die die Arbeitssicherheit erhöht. Mitarbeiter müssen diese Kleidung in bestimmten Berufen tragen, um sich nicht zu verletzen.

    Arbeitgeber unterliegen hier der Fürsorgepflicht. Sie können einer Arbeitskraft daher vorschreiben, dass sie zum Beispiel eine Schutzbrille, Sicherheitsschuhe oder einen Schutzhelm zu tragen hat, um bei einem Arbeitsunfall besser geschützt zu sein.

    Berechtigte Interessen, die Kleidungsvorschriften rechtfertigen

    Doch auch wenn berechtigte Interessen des Arbeitgebers vorliegen, können sie ihren Mitarbeitern Vorschriften zur Kleidung machen.

    Diese Interessen sind zum Beispiel:

    • Kundenkontakt
    • Kennzeichnung der eigenen Belegschaft durch Kleidung gegenüber Dritten
    • Corporate Identity über Kleidung ausdrücken

    So ist es zum Beispiel üblich, dass Berater in einer Bank einen Anzug tragen und Kunden nicht in Flipflops und Shorts beraten, da es einfach seriöser wirkt. Hierbei handelt es sich aber nicht um eine bestimmte Vorgabe, welcher Anzug und welches Hemd genau getragen werden müssen. Vielmehr ist es eine allgemeine Richtlinie, die Business-Kleidung vorsieht.

    In diesen Berufen wird die Kleidung vom Arbeitgeber gestellt

    In anderen Berufen wird die konkrete Kleidung vorgegeben und in der Regel auch vom Arbeitgeber gestellt:

    • Flugbegleiter
    • Piloten
    • Polizisten
    • Feuerwehrmänner
    • Soldaten
    • Krankenpfleger
    • Zugpersonal
    In einigen Berufen gibt es konkrete Vorgaben zur Arbeitskleidung © ake1150 – Adobe Stock

    Arbeitgeber können jedoch verlangen, dass Beschäftigte einen Eigenanteil der Kosten ihrer Kleidung übernehmen und dies direkt im Arbeitsvertrag vermerken. Für Bankberater oder andere Berufe, die zum Beispiel das Tragen von Anzügen vorsehen, gibt es keine Zuschüsse vom Arbeitgeber für den Kauf von Kleidung. Die Kosten für die Business-Outfits müssen aus eigener Tasche getragen werden.

    Vorgaben bei Tattoos und Piercings

    Nicht nur bei der Kleidung, sondern auch beim Körperschmuck können Arbeitgeber ihren Mitarbeitern Vorschriften machen. Auch hier braucht es aber einen triftigen Grund wie zum Beispiel Kundenkontakt.

    Arbeitgeber können Mitarbeitern vorschreiben, auffällige Tätowierungen wie zum Beispiel auf den Armen, abzudecken. Auch sind sie unter Umständen berechtigt Mitarbeitern die Einstellung zu verweigern, wenn diese Tattoos haben, die sich nicht verstecken lassen, zum Beispiel im Gesicht.

    Hierbei gibt es aber keine klaren Vorgaben, ab welcher Größe und mit welchem Motiv Tattoos am Arbeitsplatz problematisch sind oder nicht, sondern der Einzelfall entscheidet. In einem Einstellungsgespräch ist die Frage, ob ein Mitarbeiter ein Tattoo trägt, das sich nicht verdecken lässt, durchaus berechtigt. Weitere Fragen zu Tätowierungen stehen Arbeitgebern aber nicht zu.

    Fazit: Vorschriften und Pflichten als Arbeitgeber korrekt umsetzen

    In vielen Fällen sind die Vorschriften und Pflichten von Arbeitgebern klar geregelt. Gesetze und Verordnungen machen es leicht, keine Einzelfallentscheidungen treffen zu müssen, sondern eine klare Handhabung für den eigenen Betrieb zu haben.

    Es gibt jedoch auch Fälle, in denen es nicht so klar ist, wie Arbeitgeber am besten reagieren. Insbesondere im Bezug auf den Arbeitsalltag gibt es Sondersituationen, für die individuelle Lösungen gefunden werden müssen. Das betrifft die Nutzung von Social Media Kanälen und Smartphones am Arbeitsplatz sowie Vorschriften zur Kleiderwahl und zum Körperschmuck.

    Am besten finden Arbeitgeber gemeinsam mit ihren Mitarbeitern eine Lösung, wie zum Beispiel mit der privaten Nutzung von Smartphones im Betrieb umgegangen wird. Am besten werden alle Rechten und Pflichten, die Arbeitgeber und Arbeitnehmer haben, in einem Arbeitsvertrag festgehalten. So gibt es keine Unklarheiten. Zusätzliche Vereinbarungen können in einer Betriebsverordnung festgehalten werden.

    Autor: Redaktion Personalwissen