Spätestens nach dem Bewerbungsschluss geht es darum, die Bewerbungsunterlagen zu bewerten.
Spätestens nach dem Bewerbungsschluss geht es darum, die Bewerbungsunterlagen zu bewerten. Eine wesentliche Rolle bei der Personalbeschaffung spielt dabei nicht nur die fachliche Eignung der Bewerber, sondern auch die Form und der Inhalt der Bewerbung. In diesem Artikel lesen Sie, worauf Sie achten sollten, wenn Sie Bewerbungsunterlagen bewerten.
Welche formalen Kriterien gelten beim Bewerbungsunterlagen bewerten?
Wie bei so vielen anderen Dingen zählt auch bei Bewerbungen der erste Eindruck. Ein Blatt Papier, das zerknittert ist oder womöglich Flecken aufweist, ist ein No-Go. Zudem deutet es nicht gerade auf Sorgfalt und eine ernst gemeinte Vorstellung des Bewerbers hin. Denn: Saubere und ordentliche Unterlagen sind Bewerbungsbasics.
Doch die Form betrifft nicht nur Dinge, die auf den ersten Blick erkennbar sind. Spätestens beim Durchlesen sollten Sie auch einen Blick auf die Rechtschreibung werfen. Eine sorgfältige Korrektur ist bei Bewerbungsunterlagen ein Muss. Um formale Kriterien auszuwerten, können Sie sich zudem folgende Fragen stellen:
- Wie ging die Bewerbung ein? Schnell, initiativ oder womöglich mit Verspätung – auch das ist ein Ausschlusskriterium.
- Sind die Unterlagen vollständig? Je nach Stelle sollten die Unterlagen ein Anschreiben, Lebenslauf und Zeugnisse enthalten. Ein Deckblatt und ein Motivationsschreiben sind nicht unbedingt erforderlich.
- Wirkt die Bewerbung strukturiert und übersichtlich – und passt sie zur Art der ausgeschriebenen Stelle? Eine Kurzbewerbung wäre für eine Führungsposition zum Beispiel nicht angemessen.
- Gibt es ein Lichtbild? Wenn ja, hat es ein professioneller Fotograf, ein Automat oder der Bewerber womöglich selbst mit dem Smartphone aufgenommen?
Wichtig: Sie dürfen von den Bewerbern nicht ausdrücklich verlangen, ein Bewerbungsbild beizulegen. Der Hintergrund: Es könnte der Eindruck entstehen, die sich daraus ergebenden Informationen zu Aussehen, Alter, ethnischer Herkunft und Geschlecht seien ein Einstellungskriterium. Das ist nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetzes (AGG) verboten.
Erfüllt das Anschreiben alle gängigen Kriterien?
Die Herausforderung beim der Erstellung der Bewerbungsunterlagen ist das Anschreiben – so lautet das Credo bei fast allen Bewerbern. Denn: Das Bewerbungsanschreiben muss auf nur einer Seite den Kandidaten und seine Kompetenzen vorstellen. Gleichzeitig muss es perfekt auf die vakante Stelle und das Unternehmen ausgerichtet sein. Zudem sollte das Anschreiben verdeutlichen, wieso sich ein Kandidat für eine bestimmte Stelle bewirbt und was seine Motivation ist.
Wer in der Personalabteilung tätig ist und auf der anderen Seite steht, prüft alle oben genannten Anforderungen beim Auswerten der Bewerbungsunterlagen kritisch. Direkt auf den ersten Blick fällt auf, ob ein Anschreiben individuell auf eine Stelle zugeschnitten wurde. Ein Standardanschreiben, das für zahlreiche Bewerbungen genutzt wird, ist nicht aussagekräftig. Es deutet auch darauf hin, dass sich der Bewerber nicht die Zeit genommen hat, eine Individualbewerbung vorzubereiten – ein Zeichen für mangelndes Interesse?
Danach geht es darum, das fachliche Know-how eines Bewerbers nachzuvollziehen. Im besten Fall stellt der Kandidat bereits alle wesentlichen Fähigkeiten, die für das Ausüben der vakanten Stelle notwendig sind, im Anschreiben vor. Bewerten Sie das Anschreiben deshalb unter folgenden Gesichtspunkten:
- Entsprechen die Qualifikationen des Bewerbers den Anforderungen?
- Hat der Kandidat Aus- und Weiterbildungen absolviert?
- Welche Berufserfahrung bringt der Bewerber mit?
Schlussendlich gehen diese Fragen mit dem nächsten Schritt einher: Bewerbungsunterlagen bewerten Sie, indem Sie das Anschreiben mit dem Lebenslauf abgleichen.
Gibt es Lücken oder Unstimmigkeiten im Lebenslauf? Halten Sie den Fokus
Nicht nur das Bewerbungsanschreiben muss zur ausgeschriebenen Position passen, auch der Lebenslauf sollte abgestimmt sein. Für eine Führungsposition im Industrieunternehmen ist es nicht notwendig, dass der der Kandidat Erfahrung im Einzelhandel hat. Kurzum: Ist die Vita voll von unerheblichen bzw. ungefilterten Informationen, lässt dies den Eindruck entstehen, dass der Bewerber nicht priorisieren kann. Auch möglich: Der Kandidat schickt ein und denselben Lebenslauf standardmäßig an verschiedene Unternehmen.
Danach gilt es, sich die einzelnen Stationen des Curriculum Vitae näher anzusehen: Prüfen Sie zunächst, ob es etwaige Lücken im Lebenslauf gibt. Wenn ja, gibt es dafür eine plausible Erklärung oder handelt es sich dabei schlicht und ergreifend um Auslassungen? Danach sollten Sie auch die Basics abklären und sich folgende Fragen stellen:
- Hat der Bewerber einen Schulabschluss und mit welcher Note wurde dieser erreicht?
- Durchlief der Kandidat eine Ausbildung in einem Betrieb oder hat er das Unternehmen öfter gewechselt?
- Hat sich der potenzielle neue Mitarbeiter weitergebildet und wenn ja, durch welche Maßnahmen?
- Gleiches gilt für die Arbeit in anderen Firmen: Gab es häufig Tätigkeitswechsel und wenn ja, sind die Gründe aus dem Lebenslauf ersichtlich?
Sehen Sie außerdem nach, ob die Ausführungen im Anschreiben und ggf. im Motivationsschreiben mit dem Lebenslauf übereinstimmen. Gibt es hier Abweichungen, ist dies ein weiteres Indiz für die mangelnde Sorgfalt des Bewerbers. Erwägen Sie, ob der Kandidat Auslassungen vielleicht bewusst eingebaut hat oder ob es sich „nur“ um Nachlässigkeit handelt.
Arbeitszeugnisse aus Bewerbungsunterlagen bewerten: Darauf sollten Sie achten
Zeugnisse unter der Lupe: Das müssen Sie beachten
Bewerbungsunterlagen bewerten – das beinhaltet nicht nur die Analyse von Anschreiben und Lebenslauf, sondern auch von Arbeitszeugnissen. Hierbei handelt es sich wohl um den interessantesten Part der Bewerbungsunterlagen. Sie erfahren darin nicht nur, welche Aufgaben ein Bewerber in einem anderen Unternehmen innehatte, sondern auch wie seine Arbeitsleistung zu bewerten war.
Hierbei sollten Sie sich jedoch zwei Dinge vor Augen halten:
- Zeugnisse sind nicht immer vom ehemaligen Arbeitgeber selbst verfasst. Einige Unternehmen bitten Ihre Mitarbeiter, die eigenen Arbeitszeugnisse anzufertigen. Schlussendlich müssen zwar die Personalabteilung und der Abteilungsleiter bzw. Chef das Zeugnis mit der Unterschrift bestätigen, trotz allem entspringt ein Arbeitszeugnis nicht immer der Feder des Betriebs selbst.
- Auch wenn alle Arbeitnehmer den Anspruch auf ein wohlwollendes Arbeitszeugnis haben, kann es sein, dass sich verschlüsselte Hinweise auf mangelnde Kooperation oder sonstige Probleme in einer früheren Position ergeben haben. Hier ist es die Aufgabe des HR-Managers, kritisch zu lesen, zu hinterfragen und ggf. selbst eine Einschätzung abzugeben. Sind Zeugniscodes ein verschlüsselter Hinweis, basierend auf der Wahrheit? Oder ging das Arbeitsverhältnis aufgrund von Differenzen auseinander?
Unter welchen Gesichtspunkten Zeugnisse aus Bewerbungsunterlagen bewerten?
Auch die Arbeitszeugnisse, die der Bewerbung beigelegt wurden, können unter formalen und inhaltlichen Kriterien analysiert werden. Folgende Fragen helfen Ihnen, sich ein umfassendes Bild über ein potenzielles neues Teammitglied zu machen:
- Sind der Bewerbung alle Arbeitszeugnisse beigefügt? Wurde vielleicht ein Zeugnis eines Arbeitgebers ausgespart? Wenn ja, sollten Sie herausfinden, weshalb das der Fall ist.
- Wie lautet die fachliche Beurteilung des ehemaligen Mitarbeiters?
- Wie fällt die persönliche Beurteilung aus?
Hier sollten Sie in jedem Fall unter Berücksichtigung der oben genannten Zeugniscodes genauer hinsehen. Wenn die Referenz Wiedersprüche aufzeigt, spricht dies für eine Absage. Immer mehr Bewerber geben mittlerweile auch Kontaktpersonen an, bei welcher Referenzen erfragt werden können – ein Trend, der vor allem aus den anglofonen Ländern auch zunehmend in unsere Gefilde kommt.
