Mitarbeiterfluktuation: Wie Sie die Fluktuationsrate senken

Für Unternehmen ist es gängige Praxis: Einige Mitarbeiter werden neu angestellt, während andere den Betrieb nach längerer oder kürzerer Zeit aus unterschiedlichen Gründen wieder verlassen.

Generell bezeichnet man diesen Vorgang als Mitarbeiterfluktuation oder Personalfluktuation (im Englischen auch Employee Turnover). Eine gewisse Fluktuation ist für Firmen ganz normal, doch sie kann auch erhebliche Kosten mit sich bringen. Welche das sind, welche Gründe dahinterstecken und was Sie dagegen tun können, lesen Sie in diesem Artikel.

Mitarbeiterfluktuation: Definition und Wissenswertes

Der Begriff „Fluktuation“ kommt aus dem Lateinischen (fluctuare) und bedeutet so viel wie „hin und her schwanken“. Je nachdem, in welchem Bedeutungszusammenhang man das Wort verwendet, lassen sich damit unterschiedliche Sachverhalte darstellen. Im Bereich von Unternehmen oder Institutionen bezieht sich die Fluktuation in der Regel auf das Personal und dessen Veränderung während einer bestimmten Periode. Es handelt sich dabei um die sogenannte Mitarbeiterfluktuation.

Konkret geht es um die Ein- und Austrittsrate von Mitarbeitern in ein Unternehmen oder aus diesem heraus. Mit dem Begriff „Mitarbeiterfluktuation“ bezeichnet man also die Austauschrate von Mitarbeitern beziehungsweise deren Auswechslung. Grundsätzlich ist diese Fluktuation ein normaler Vorgang, der in jedem funktionierenden Unternehmen zu finden ist. 

Zudem ist die Mitarbeiterfluktuation auch nicht immer negativ behaftet. Denn: Durch die Einstellung neuer Mitarbeiter gelangt neues Wissen und Können in den Firmenalltag, wodurch neue Ideen entstehen können – ein Vorgang, der den Betrieb am Leben erhält.

Und dennoch: Obwohl eine gewisse Mitarbeiterfluktuation in einem Unternehmen immer vorhanden ist, kann sie auch erhebliche (negative) Konsequenzen nach sich ziehen. Das passiert immer dann, wenn die Fluktuationsrate zu hoch ist. Ist das der Fall, kann das verbleibende Personal darunter leiden. Auch für die Firma bedeutet das nicht selten einen enormen Kostenfaktor. 

Mitarbeiterfluktuation: Was sind die Ursachen und Hintergründe?

Zunächst lassen sich in einem Betrieb drei verschiedene Arten von Fluktuation unterscheiden:

• natürliche Fluktuation: z. B. Ausscheiden eines Angestellten in den Ruhestand, Todesfälle von Mitarbeitern
• unternehmensinterne Fluktuation: Alle Stellenwechsel innerhalb eines Unternehmens, bei denen der Mitarbeiter dem Betrieb selbst erhalten bleibt und nur eine andere Position einnimmt
• unternehmensfremde Fluktuation/Mitarbeiterfluktuation: Alle Personalabgänge eines Betriebes, die durch die Kündigung eines Mitarbeiters entstehen; der Beschäftigte wechselt in der Regel in ein anderes Unternehmen

Die unternehmensfremde Fluktuation bzw. Mitarbeiterfluktuation ist der größte Risikofaktor eines Betriebes. Eine Unterart dieser Fluktuation ist die sogenannte Frühfluktuation. 

Darunter lassen sich all diejenigen Abgänge von Mitarbeitern einordnen, die innerhalb von 12 Monaten nach deren Einstellung geschehen. Im Gegensatz zur späten Fluktuation, bei der üblicherweise eher Probleme bei der Mitarbeiterzufriedenheit maßgeblich sind, deutet die Frühfluktuation auf andere Schwierigkeiten hin, wie beispielsweise im Personalauswahlprozess oder im Onboarding- und Einarbeitungsprozess der Firma.

Gründe für die Mitarbeiterfluktuation im Überblick

Die Ursachen der Fluktuation sind so vielfältig wie die Arbeitnehmer selbst. Neben persönlichen und emotionalen Gründen sind es oft rationale Faktoren, die Angestellte dazu bewegen, sich auf dem Arbeitsmarkt neu zu orientieren. Aber auch strukturelle Probleme im Unternehmen können Phänomene wie die Frühfluktuation begünstigen.

Einarbeitung und Stellenbeschreibung: Risikofaktoren für Mitarbeiterfluktuation

Einer der Hauptgründe für erhöhte Mitarbeiterfluktuation liegt im Einstellungsprozess des Betriebes. Wird in der Stellenausschreibung keine angemessene Stellenbeschreibung der Tätigkeit und ihrer Anforderungen gegeben, können Bewerber die Arbeit nicht richtig einschätzen. 

Im schlechtesten Fall erwarten sie dann etwas Falsches von der zu besetzenden Stelle. Bemerken Arbeitnehmer, dass sie mit falschen Erwartungen in das Unternehmen gekommen sind, ist die Kündigung eine häufige Folge.

Rolle des Betriebsklimas für Mitarbeiterfluktuation

Auch Probleme mit den Vorgesetzten erhöhen die Fluktuationsrate eines Unternehmens. Herrscht kein gutes Betriebsklima oder hat der Vorgesetzte kaum Zeit für seine Mitarbeiter, begünstigt das die Abgänge von Angestellten. 

Denn wenn die Führungskraft nicht bemerkt, dass die Belastbarkeit eines Mitarbeiters überschritten ist, sieht dieser womöglich keinen anderen Ausweg als das Unternehmen zu verlassen. Auf dieselbe Weise kann auch Druck in der Führungsebene die Mitarbeiterfluktuation auslösen. Die Führung hat daher eine erhebliche Auswirkung auf die Fluktuationsrate in einem Betrieb.

Weitere Treiber der Fluktuation

Außerdem können folgende Faktoren zu einer hohen Mitarbeiterfluktuation führen:

• Mobbing
• fehlende Wertschätzung
• eine nicht leistungsgerechte Bezahlung
• ungünstige Zeiteinteilungen
• fehlende Entwicklungsmöglichkeiten

Zudem begünstigen externe Faktoren Personalabgänge. So spielt zum Beispiel auch die Konjunktur eine entscheidende Rolle im Hinblick auf die Fluktuation von Mitarbeitern. Bei einer hohen Quote an Arbeitslosigkeit verbleiben Angestellte eher in ihrem bisherigen Betrieb. Anders verhält es sich bei einer günstigen Konjunkturlage: Das erhöhte Jobangebot verleitet viele Arbeitnehmer, sich nach neuen Möglichkeiten auf dem Arbeitsmarkt umzusehen.

Fluktuationsrate nach Branchen: Personalabgänge in verschiedenen Wirtschaftsbereichen

Die Mitarbeiterfluktuation ist ein Phänomen, das die gesamte Wirtschaft betrifft. Doch im Vergleich zeigt sich, dass einige Branchen eine höhere Fluktuationsrate aufweisen als andere. Dabei verzeichnen beispielsweise die Landwirtschaft und das Gastgewerbe besonders hohe Fluktuationsraten. 

Grund dafür sind saisonbedingte Faktoren und die damit verbundene schwankende Arbeitskräftenachfrage. Aber auch die Tatsache, dass Arbeitnehmer in diesen Branchen oft keine speziellen fach- oder betriebsspezifischen Kenntnisse benötigen, um gute Arbeit zu leisten, begünstigt die Fluktuation. Denn ein Neustart in einem anderen Betrieb bringt hier weniger Hürden mit sich als in anderen Wirtschaftsbereichen.

Das belegen auch die Zahlen des statistischen Bundesamts aus dem Jahr 2019. Während die öffentliche Verwaltung eine Fluktuationsrate von nur 14,3 Prozent verzeichnet, beläuft sie sich in der Land- und Forstwirtschaft sogar auf 78,2 Prozent. Die Fluktuationsrate setzt dabei die Personalabgänge zur Mitarbeiterzahl ins Verhältnis. Sie berücksichtigt jedoch keine Personalzugänge.

Eine Übersicht über die Fluktuationsrate in verschiedenen Branchen:

Branche	Fluktuationsrate in Prozent
Arbeitnehmerüberlassung	138,3
Land- und Forstwirtschaft, Fischerei	78,2
Gastgewerbe	68,1
Information und Kommunikation	59,9
Wirtschaftliche Dienstleistungen	50,8
Sonstige Dienstleistungen, private Haushalte	38,1
Baugewerbe	36,6
Handel, Instandhaltung und Reparatur (z.B. Kfz)	30,7
Erziehung und Unterricht	30,2
Immobilien, freiberufliche, wissenschaftliche und technische Dienstleistungen	30
Heime und Sozialwesen	29
Gesundheitswesen	24,1
Verarbeitendes Gewerbe	20,1
Bergbau, Energie- und Wasserversorgung, Entsorgungswesen	19,9
Finanz- und Versicherungsdienstleistungen	16,7
Öffentliche Verwaltung, Verteidigung, Sozialversicherung	14,3

Fluktuation berechnen: Personalabgänge in einer mathematischen Formel darstellen

Zunächst ist es wichtig, dass Sie als Personaler die Fluktuationsrate berechnen können. Einen allgemeingültigen Weg zur Berechnung gibt es jedoch nicht. Eine der populärsten Formeln ist die sogenannte „BDA Formel“. Sie stammt von der Bundesvereinigung der Deutschen Arbeitgeberverbände und setzt die Abgänge im Unternehmen ins Verhältnis zum durchschnittlichen Personalbestand.

Fluktuationsquote = (Abgänge: Durchschnittlicher Personalbestand) x 100 %

Auch mit einigen anderen Formeln, wie der Schlüter-Formel oder der ZVEI-Formel, lassen sich entsprechende Berechnungen zur Fluktuationsquote durchführen.

Der Faktor Geld: Kosten der Fluktuation für Ihr Unternehmen

Die Auswirkungen einer zu hohen Mitarbeiterfluktuation schlagen sich besonders in den Finanzen der Firma nieder. Um die tatsächlichen Kosten der Fluktuation berechnen zu können, muss man zunächst ein paar grundlegende Überlegungen anstellen und eine sogenannte Fluktuationsanalyse vornehmen: Wer verlässt das Unternehmen? Verliert man einen leistungsstarken oder einen leistungsschwachen Mitarbeiter? Wie kann der Angestellte am besten ersetzt werden?

Um sich einen Überblick über anfallende Kosten zu verschaffen, sollten Sie diese einzelnen Posten im Blick behalten:

• Kosten vor der Kündigung: Hat sich ein Mitarbeiter entschlossen, den Betrieb zu verlassen, arbeitet er möglicherweise langsamer, stößt keine neuen Ideen mehr an, ist vielleicht öfter krank.
• Die Kosten, die unmittelbar durch den Wegfall des Mitarbeiters entstehen: Zum Beispiel durch einen möglichen Rechtsstreit mit dem Angestellten nach dem Ausscheiden.
• Finanzielle Belastung durch die unbesetzte Stelle: Möglicherweise bleibt in der Zeit nach der Kündigung wichtige Arbeit liegen, auf die andere Mitarbeiter im Betriebsablauf angewiesen sind. Arbeitsabläufe verzögern sich oder kommen zum Erliegen.
• Rekrutierungskosten: Dazu zählen alle Kosten, die durch das Auswahlverfahren eines neuen Mitarbeiters entstehen – Stellenanzeige, Testverfahren, Vorstellungsgespräche usw. Unter Umständen kann gerade dieser Prozess sehr hohe Kosten verursachen.
• Einarbeitungskosten: Die Einarbeitung eines neuen Angestellten erfordert Zeit und Geld, denn die Stelle muss angemessen besetzt werden. Ein umfassendes Onboarding ist daher unverzichtbar.

Häufig schätzen Unternehmen die Kosten, die durch Fluktuation entstehen, weitaus niedriger ein, als sie sind. Das kann schnell zu Problemen führen und drastische Konsequenzen nach sich ziehen.

Mitarbeiterbindung und Wertschätzung: Welche Maßnahmen helfen gegen Fluktuation?

Was tun, wenn die Fluktuationsrate in Ihrem Betrieb besonders hoch ausfällt? Es gibt zahlreiche Maßnahmen, mit denen Sie verhindern können, dass zu viele Mitarbeiter Ihren Betrieb verlassen. Dazu zählen zum Beispiel:

• Verbesserung des Einstellungsprozesses
• Training für Manager und Vorgesetzte
• Möglichkeiten zum betrieblichen Aufstieg für Mitarbeiter
• Anerkennung und Wertschätzung von Beschäftigten für mehr Motivation
• flexible Arbeitszeiten und eine gesunde Work-Life-Balance
• regelmäßige Feedbackgespräche/Mitarbeitergespräche
• positives Betriebsklima (beispielsweise durch einen Feel Good Manager)
• angemessene Entlohnung
• Weiterbildungsmöglichkeiten
• Vermeidung von innerbetrieblichem Mobbing
• Teamgeist fördern durch Teambuilding

Besonders wichtig ist also, dass Sie das Führungsverhalten Ihres Unternehmens klar in den Vordergrund stellen. Die Führungskräfte in Ihrem Betrieb fungieren als Vorbilder für die Mitarbeiter, sie transportieren Werte und schaffen im besten Fall eine positive Unternehmens- und Fehlerkultur.

Hinweis: Wertschätzung der Mitarbeiter, Transparenz bei Entscheidungen und Authentizität sind nur einige der wichtigsten Zeichen guter Führung.

Frühfluktuation senken: Einarbeitungszeit und Onboarding richtig gestalten

In Ihrem Unternehmen ist insbesondere die Frühfluktuation stark ausgeprägt? Dann gilt es den Einstellungsprozess sowie die Einarbeitungszeit kritisch zu durchleuchten. HR-Verantwortliche können durch ein zielgerichtetes Recruiting dazu beitragen, die Fluktuation im Unternehmen zu senken.

Denn auf diese Weise lässt sich sicherstellen, dass die neuen Kollegen ihren Aufgaben am Arbeitsplatz gewachsen sind und die Unternehmenswerte teilen. Neben der fachlichen Einarbeitung sollte auch die soziale Integration im Mittelpunkt stehen. Denn je mehr sich neue Mitarbeiter als Teil des Teams sehen, desto niedriger ist die Wahrscheinlichkeit für eine frühe Kündigung.

Arbeitsbedingungen anpassen für eine bessere Work-Life-Balance

Ist die Einarbeitung geglückt, gilt es auf die richtigen Arbeitsbedingungen zu achten. Die Work-Life-Balance nimmt für Arbeitnehmer einen immer höheren Stellenwert ein. Bieten Sie Ihren Arbeitnehmern hier gute Konditionen, sinkt die Wahrscheinlichkeit, dass sie sich auf dem Arbeitsmarkt nach einer neuen Stelle umsehen. 

Zu den arbeitnehmerfreundlichen Bedingungen zählen beispielsweise flexible Arbeitszeiten sowie die Möglichkeit, aus dem Homeoffice zu arbeiten. Immer mehr Arbeitgeber nehmen auch Programmpunkte wie gemeinsame Sportstunden in die Unternehmenskultur auf, um die Mitarbeiter für den eigenen Betrieb zu begeistern. 

Fördermaßnahmen und Weiterentwicklungsmöglichkeiten schaffen

Vor allem qualifizierte Arbeitnehmer suchen immer wieder nach neuen Herausforderungen. Damit sie diese nicht bei der Konkurrenz, sondern in Ihrem Unternehmen finden, ist es unerlässlich, gewisse Fördermaßnahmen anzubieten. 

Aufstiegschancen steigern die Motivation und senken die Fluktuation in einem Unternehmen. Weiterbildungen und Workshops sollten daher regelmäßig angeboten werden. Auch Beratungsangebote wie beim Employee-Assistance-Program können dazu beitragen, das Wohlbefinden der Mitarbeiter zu steigern.

Führungsverantwortung wahrnehmen – Fluktuation senken

Zu guter Letzt kann auch das Führungspersonal entscheidend dazu beitragen, die Mitarbeiterfluktuation zu senken. Vorgesetzte tragen die Verantwortung, ihren Mitarbeitern im Sinne des Empowerments das Gefühl zu geben, dass ihre Leistung wahrgenommen und anerkannt wird.

Dies lässt sich beispielsweise durch regelmäßige Feedbackgespräche realisieren. Ein solches Gespräch ist nicht nur wichtig für eine transparente Kommunikation im Unternehmen. Vielmehr gibt es den Arbeitnehmern auch den Raum Kritik und Wünsche zu äußern. Nehmen sich Vorgesetzte diese Anmerkungen zu Herzen (beispielsweise in Form von Zielvereinbarungen), können sie so die Mitarbeiterbindung stärken und die Fluktuation senken.

Mitarbeiterfluktuation: Kostspieliger Faktor für viele Unternehmen 

Die Mitarbeiterfluktuation ist von großer Relevanz für den Unternehmenserfolg. Das ist nicht zuletzt deshalb der Fall, da mit jedem ausscheidenden Beschäftigten auch Kosten für den Arbeitgeber einhergehen. Behalten Sie deshalb stets die Ein- und Austritte sowie Veränderungen beim Personal im Blick. 

Gibt es beispielsweise Abteilungen, in denen die Fluktuationsrate besonders hoch ist, sollten Sie eruieren, weshalb das der Fall ist. Auch anonyme Mitarbeiterbefragungen helfen, in solchen Fällen verlässliches Feedback zu erhalten. Durch arbeitnehmerfreundliche Arbeitsbedingungen lässt sich eine starke Mitarbeiterbindung erzielen – eine der effektivsten Maßnahmen gegen Mitarbeiterfluktuation. 

FAQ: Häufig gestellte Fragen zum Thema Mitarbeiterfluktuation