Wenn ein Mitarbeiter krank wird oder einen Unfall erleidet – unabhängig davon, ob dies während der Arbeitszeit oder im Privaten geschieht –, führt dies zu einem Ausfall der Arbeitskraft. In diesem Beitrag beleuchten wir die unterschiedlichen Szenarien und geben Ihnen Tipps und Informationen, damit Sie bei kürzeren oder auch längerfristigen Ausfällen des Personals die richtigen Maßnahmen ergreifen können.
Abwesenheiten gehören zum Tagesgeschäft
Die Abwesenheiten von Mitarbeitern sind ein zentraler Bestandteil von Ressourcenplanung und Personalmanagement. Denn sie gehören zum Tagesgeschäft dazu. Selbstverständlich gilt es zu differenzieren: Während Urlaubstage (reguläre sowie Zusatz- oder Sonderurlaube), Freizeitausgleich oder betriebliche Fortbildungen üblicherweise mit Vorankündigung in Anspruch genommen werden, sieht es bei Erkrankungen oder Unfällen vollkommen anders aus.
Die besondere Herausforderung für das Personalmanagement besteht darin, solche unvorhergesehenen und häufig kurzfristig eintretenden Abwesenheiten zu kompensieren. Dabei ist es zunächst unerheblich, ob es sich um kürzere oder langfristige Ausfallzeiten handelt – wenn Mitarbeiter im laufenden Betrieb fehlen, ist das immer ein Risiko um gesetzte Ziele zu erreichen.
Herausforderung Ausfallmanagement
Um das personelle Engpass-Risiko zu minimieren und laufende Prozesse nicht zu gefährden, empfiehlt sich deshalb immer ein funktionelles Ausfallmanagement. Dieses dreht sich nicht allein um die Ausfallzeiten und wie diese zu kompensieren sind.
Es umfasst üblicherweise auch eine Analyse der Ausfallgründe. Das versetzt die Arbeitgeber unter anderem in die Lage, langfristig vorbeugende Maßnahmen zu ergreifen, um Personalausfälle aufzufangen – oder weitgehend zu verhindern. Wichtige Instrumente sind in diesem Zusammenhang beispielsweise die Ressourcenplanung und ein betriebliches Gesundheitsmanagement.
Die Herausforderung bei einem gut funktionierenden Ausfallmanagement besteht darin, auf Basis verschiedener Faktoren, Kennzahlen und möglicher Szenarien eine angemessene Strategie zu finden.
Arbeitsausfälle und ihre möglichen Auswirkungen auf die Ressourcenplanung
Die Anforderungen an das betriebliche Ausfallmanagement sind bisweilen deswegen so hoch, weil eine Reihe von Eventualitäten bedacht werden müssen. In die Berechnungen für die Ressourcenplanung des Personals müssen daher verschiedene Situationen und ihre Auswirkungen einfließen – es geht nicht nur um den akuten Fall, sondern genauso um die möglichen Folgen, die daraus resultieren können.
Ausfall der Krankheitsvertretung
Ein klassisches Szenario, das die ursprünglichen Berechnungen für die Ressourcenplanung im Krankheitsfall, schnell obsolet macht: Die Vertretung für einen erkrankten Mitarbeiter fällt ebenfalls krankheitsbedingt aus. Ist ein solcher Fall nicht im Ausfallmanagement nicht berücksichtigt, entstehen Lücken in der Personaldecke.
Kurzfristige Ausfälle werden zum langfristigen Problem
Ausfälle aufgrund von Krankheiten sind häufig nicht von langer Dauer, können aber dennoch perspektivisch zu einem Problem werden. Das gilt insbesondere dann, wenn für kurze Ausfallzeiten im Rahmen von Ausfallmanagement und Ressourcenplanung nicht in ausreichenden Puffer vorgesehen sind.
In der Regel bedeutet das, dass andere Mitarbeiter die fehlenden Kapazitäten ausgleichen müssen – durch Mehrarbeit. Das ist einerseits keine gute Voraussetzung für ein angenehmes, produktives Arbeitsklima. Andererseits steigt durch das höhere Arbeitspensum das Risiko weiterer Ausfälle von Mitarbeitern durch Stress, Überlastung oder ähnliches.
Folgeeffekte beachten
Ein unzureichendes Ausfallmanagement sorgt für nicht nur dafür, dass akute Arbeitsausfälle nicht kompensiert werden. Es besteht sogar das Risiko, dass dadurch negative Folgeeffekte entstehen. Die Auswirkungen fehlender Kapazitäten werden durch mangelnde Maßnahmen weiter verstärkt.
Um langfristige Probleme auszuschließen, sollte ein funktionierendes Ausfallmanagement auch für kurzfristige Ausfälle passende Antworten bieten.
Zentrale Faktoren und Orientierungsgrößen für das Ausfallmanagement
Ausfallmanagement und Ressourcenplanung lassen sich nicht voneinander trennen. Die Maßnahmen in den beiden Bereichen bedingen sich gegenseitig, daher sind viele der Kennzahlen für das Ausfallmanagement ebenso relevant wie für die Ressourcenplanung. Wir zeigen das an zwei Beispielen auf.
Krankheitsquote
Diese Kennzahl errechnet sich aus dem Verhältnis von Krankentagen zu Soll-Arbeitstagen, entweder im Verlauf eines Monats oder eines Jahres. Sie hilft dabei, ausreichende Personalkapazitäten zu ermitteln, damit krankheitsbedingte Ausfälle von Mitarbeitern aufgefangen werden können.
Die Krankheits- oder Krankenquote wird gelegentlich dazu genutzt, Aufschluss über eine mögliche Überbelastung der Mitarbeiter oder deren Zufriedenheit im Unternehmen zu erhalten. Unter Umständen ist eine hohe Krankenquote ein Indikator für eine zu starke Beanspruchung von Mitarbeitern.
Unfallhäufigkeit
Analysen zur Unfallhäufigkeit im Unternehmen dienen dem Ausfallmanagement nur mittelbar. Sie zeigen in erster Linie auf, wo es im Bereich Arbeitsschutz noch Verbesserungsbedarf braucht, um die Arbeitsumgebung und die Arbeitsprozesse sicherer zu gestalten.
Durch den optimierten Arbeitsschutz wiederum lassen sich Ausfallzeiten verringern oder im Idealfall sogar gänzlich vermeiden.
Für das Ausfallmanagement und die Planung einer geeigneten Personaldecke sollten deshalb möglichst alle Ursachen für mögliche Arbeitsunfälle berücksichtigt werden. So muss eine hohe Unfallquote nicht zwangsläufig mit einem unzureichend abgesicherten Arbeitsumfeld zusammenhängen. Sie kann ebenso eine Folge von Überlastung sein, die zu Unkonzentriertheit und in der Konsequenz zu Unfällen führt.
Mögliche Maßnahmen gegen Arbeitsausfälle
Wie wir bereits angedeutet haben, gibt es im Unternehmen verschiedene Bereiche, in denen das Ausfallmanagement und die dazugehörigen Maßnahmen ansetzen können. Im Wesentlichen handelt es sich dabei um Prävention und optimierte Ressourcenplanung. Wir stellen einige Instrumente vor.
Präventive Maßnahmen zur Reduzierung von Arbeitsausfällen
Arbeitsschutz: Mit dem Arbeitsschutz wurde eine zentrale Säule für den besseren Umgang mit Ausfallzeiten schon angesprochen. Das Thema ist vielschichtig und keineswegs nur in offensichtlich gefährlichen Arbeitsumgebungen relevant.
Schließlich umfasst Arbeitsschutz nicht nur die Unfallprävention, sondern genauso gesundheitliche Aspekte der Arbeit. Das Stichwort Ergonomie zeigt, dass auch der Büroarbeitsplatz negative Auswirkungen auf die körperliche Verfassung haben kann.
Die Nutzung von schweren Maschinen oder Gefahrstoffen ist also keine notwendige Voraussetzung für Arbeitsausfälle im Zusammenhang mit dem unmittelbaren Arbeitsumfeld. Langwierige gesundheitliche Folgen sind in jeder Branche ein Risiko, wenn die Voraussetzungen für die Ausübung des Berufs nicht optimal sind.
Diese können nur vom Arbeitgeber geschaffen werden. Arbeitnehmer hingegen sind in der Regel auf ihre persönliche Absicherung angewiesen, um im schlimmsten Fall finanziell aufgefangen zu werden.
Da die beruflichen Anforderungen – länger Arbeiten bis zur Rente, schnellere technologische Veränderungen etc. – weiter steigen, ist es für Mitarbeiter durchaus sinnvoll, sich frühzeitig über die Möglichkeiten zu informieren. Dabei hilft beispielsweise ein Berufsunfähigkeitsversicherungs-Test, um bei einem vorzeitigen Ausscheiden aus dem Erwerbsleben gut versorgt zu sein.
Gesundheitsmanagement: Betriebliches Gesundheitsmanagement (BGM) ist ein wichtiges Mittel, um Krankheiten vorzubeugen und Arbeitsbelastungen zu reduzieren. Die Möglichkeiten für Unternehmen reichen von ergonomisch gestalteten Arbeitsplätzen über ein ausgewogenes Ernährungsangebot in der Kantine bis hin zu Kursen für Stressbewältigung, Rückentraining und mehr.
Für die Betriebe hat das BGM nicht nur den Vorteil fitterer Mitarbeiter, die seltener krankheitsbedingt ausfallen. Die Maßnahmen für ein gesundes Arbeitsumfeld rechnen sich beispielsweise auch im Hinblick auf die steuerliche Handhabung. Investitionen in die Gesundheit der Mitarbeiter rechnen sich also in jeder Hinsicht.
Verbesserte Ressourcenplanung
Ein kritischer Faktor beim Personalmanagement und insbesondere bei der Planung der notwendigen Kapazitäten ist die Verhältnismäßigkeit. Häufig sind Arbeitsausfälle die Folge einer zu knapp bemessenen Personaldecke.
Unter solchen Voraussetzungen wird es umso schwieriger, Ausfälle durch Krankheit oder einen Unfall zu kompensieren – es fehlen dann schlicht die Ressourcen, die hierfür erforderlich sind. Ein wirksames Ausfallmanagement ist deshalb auf ausreichende Kapazitäten beim Personal angewiesen, auf die es im Ernstfall zurückgreifen kann. Das heißt: Es sollte so viel Personal eingestellt werden, dass Ausfallzeiten durch Krankheit, Unfälle oder Urlaube den Betrieb nicht beeinträchtigen.
Aber selbst mit einer guten Teamstärke bleiben Vorkehrungen für Arbeitsausfälle unerlässlich. Um den Personalausfall zu kompensieren, gibt es verschiedene Möglichkeiten:
- Umsetzungen: Liegt das Personalangebot in einer Abteilung unter der erforderlichen Mindestbesetzung, können Mitarbeiter aus anderen Bereichen mit höherer Besetzung (d. h. über der Durchschnittsbesetzung) umgesetzt werden.
- Rufbereitschaft: Mitarbeiter im Urlaub oder im Freizeitausgleich bleiben in Rufbereitschaft und können bei einem Personalausfall kontaktiert werden. Sie übernehmen dann für die ausgefallenen Kollegen.
- Springerpool: Vor allem in Unternehmen mit mehreren Filialen wird häufig ein zentral verfügbarer Springerpool genutzt, um bei Bedarf in den unterbesetzten Einrichtungen auszuhelfen.
- Leih-/Zeitarbeit: Kurzfristig lassen sich Arbeitsausfälle auch mit externen Kräften ausgleichen. Der Vorteil besteht darin, die eigenen Mitarbeiter nicht zusätzlich belasten zu müssen. Der Nachteil sind die höheren Kosten, weshalb diese Lösung zumindest langfristig weniger geeignet ist.
Schwierig ist es, Mitarbeiter aus dem Frei zu holen, sofern hierfür keine verbindlichen Regelungen (wie im Falle der Rufbereitschaft) bestehen. Für Freizeit und Urlaub gibt es gesetzliche Regelungen, diese stehen den Mitarbeitern zu. Das Holen aus dem Frei sollte deshalb nur im absoluten Notfall erforderlich werden.
Mit einem durchdachten Ausfallmanagement und einer klugen Ressourcenplanung ist es überhaupt nicht notwendig.
