Als Herzstück des Unternehmens sind die Arbeitnehmer maßgeblich an dessen Wirtschaftlichkeit und Funktionalität beteiligt.
Oftmals müssen jedoch durch wirtschaftliche Probleme oder andere Krisen Kosten im Betrieb gesenkt werden – und das geschieht meist durch Personalabbau. Es gibt jedoch weitaus effektivere Methoden, wie Sie auch ohne Entlassungen Personalkosten senken können. Welche das sind, erfahren Sie in diesem Artikel.
Was zählt zu Personalkosten?
Unter Personalkosten versteht man alle Kosten, die einer Firma im Rahmen der Beschäftigung von Arbeitnehmern entstehen. Oftmals sind die Personalkosten die wichtigsten in einem Unternehmen und belasten dieses finanziell am stärksten. Deshalb sind es auch meist die Ausgaben in der Personalabteilung, die in einer Notlage zuerst in den Fokus rücken. Doch welche Ausgaben betrifft das überhaupt?
Die Kosten, die für das Personal eines Unternehmens anfallen, sind vielfältig. Neben dem monatlichen Bruttolohn der Mitarbeiter können zahlreiche andere Zahlungen zu leisten sein. Grundsätzlich unterteilt man die Personalkosten daher in direkte und indirekte Kosten:
Direkte Personalkosten:
- Arbeitgeberanteil an den Sozialversicherungen
- Urlaubs- und Weihnachtsgeld
- Kosten für Aus- und Weiterbildungen
- Freiwillige Leistungen (betriebliche Altersvorsorge, Mitarbeiterrabatte, Familienbeihilfen, etc.)
- Anfallende Kosten bei Geschäftsreisen, Meetings, etc.
Indirekte Personalkosten:
- Büroeinrichtung (Möbel, Technik, etc.)
- Miete (für Büroräume, Gebäude, etc.)
- Energiekosten
- Laufende Kosten für Verbrauchsmaterial (Papier, Ordner, etc.)
- Firmenwagen o. ä.
Um langfristig wirtschaftlich zu bleiben, sollte der vom Mitarbeiter erwirtschaftete Nutzen für die Firma das doppelte der gesamten für ihn anfallenden Personalkosten betragen.
Mit den folgenden Maßnahmen senken Sie diese effektiv, ohne Kündigungen auszusprechen.
Personalkosten senken – Maßnahme 1: Bauen Sie Überstunden ab
Der Abbau von Überstunden ist der Klassiker unter den Personalkostenkürzungen. In zahlreichen Betrieben fallen im Verlauf eines Arbeitsjahres viele Überstunden an. Unter Überstunden versteht man grundsätzlich die Zeit, in der der Arbeitnehmer über seine vertraglich vereinbarte Arbeitszeit hinaus arbeitet. Um diese Mehrarbeit entlohnen zu können, fallen für das Unternehmen hohe Kosten an.
Hat ein Mitarbeiter über einen längeren Zeitraum hinweg Überstunden angesammelt, bedeutet das für den Betrieb, dass für diesen Zweck entsprechende Gelder zurückgelegt werden müssen. Ein enormer Kostenfaktor, der in der Regel den ersten Schritt der Kürzung von Personalkosten darstellt. Um die Rücklagen zu beseitigen, müssen also im Betrieb zunächst Überstunden abgebaut werden.
Dies kann je nach Vertragsgrundlage unterschiedlich ausfallen, in der Regel jedoch werden geleistete Überstunden vergütet. Alternativ können Sie auch einen entsprechenden Freizeitausgleich vereinbaren. Bezahlen müssen Sie die Mehrarbeit allerdings nur dann, wenn sie betrieblich notwendig war. Arbeitet der Angestellte ohne Anweisung des Arbeitgebers und ohne Notwendigkeit, besteht kein Anspruch auf Vergütung.
Personalkosten senken – Maßnahme 2: Kürzen Sie freiwillige Leistungen
Neben dem monatlichen Entgelt, das dem Beschäftigten für seine geleistete Arbeit vertraglich zusteht, können sich Unternehmen auch entscheiden, andere freiwillige Leistungen zu erbringen, die dem Mitarbeiter zusätzlich zur Verfügung stehen. Derartige Zusatzleistungen lassen sich ebenso zu den Personalkosten rechnen. Sie können diese, da sie nicht verpflichtend sind, einfacher streichen.
Zu den freiwilligen Zusatzleistungen zählen vor allem Angebote im Bereich der Familienplanung und beruflichen Weiterbildung. Zuschüsse für Lebensmittel, Sozialleistungen, Jobtickets oder auch die Organisation und Finanzierung von Kinderbetreuung fallen in diesen Bereich. Doch bei der Umsetzung von Kürzungen ist seitens des Betriebs besondere Vorsicht geboten.
Eine kommentarlose Streichung bestimmter Zuschüsse sollten Sie als Arbeitgeber unbedingt vermeiden. Durch gezielte Kommunikation und transparente Debatten können Mitarbeiter stattdessen sogar in die Entscheidungsfindung mit eingreifen. Das fördert die Motivation der Arbeitnehmer und stärkt das Betriebsklima.
Personalkosten senken – Maßnahme 3: Schaffen Sie flexible Arbeitszeiten im Betrieb
In vielen modernen Betrieben ist diese Maßnahme bereits an der Tagesordnung. Besonders in Krisenzeiten haben sich flexible Arbeitszeiten bereits vielfach ausgezahlt. Anstelle einer peinlich genauen Festlegung von zu leistenden Wochenstunden können Sie beispielsweise Zeitrahmen von Mindest- und Maximalarbeitszeiten vorgeben. So können Arbeitgeber ihre Beschäftigten flexibel einsetzen und auch der Mitarbeiter selbst hat mehr Freiraum.
Natürlich lohnt sich die Einführung flexibler Arbeitszeiten bereits als Präventivmaßnahme zur Geringhaltung von Personalkosten. Wird schon beim Abschluss eines Arbeitsvertrages auf diese Maßnahme gesetzt, lassen sich langfristig Kosten einsparen. Sie können Mitarbeiter je nach Auftragslage und Auslastung des Betriebes einsetzen und so die Produktivität des Unternehmens erhöhen.
Personalkosten senken – Maßnahme 4: Festanstellungen im Fokus
Neben der Einführung flexibler Arbeitszeiten kann auch die Vermeidung von Festanstellungen zum gewünschten Erfolg führen. Alternative Möglichkeiten der Anstellung sind:
- Zeitarbeit/Leiharbeit: In der Regel sind die Personalkosten für Zeitarbeiter im Verhältnis gesehen geringer als für festangestellte Beschäftigte, gerade im Hinblick auf die Flexibilität, beispielsweise im Saisongeschäft. Sobald der Beschäftigte nicht mehr benötigt wird, kann er den Betrieb ohne viel Aufwand wieder verlassen.
- Aushilfskräfte: Vor allem die Beschäftigung von Studenten ist ein Paradebeispiel in diesem Bereich. Aushilfskräfte oder Mitarbeiter ohne Vollbeschäftigungsstatus senken Personalkosten enorm. Die im Vorfeld festgelegte Mindestarbeitszeit lässt sich bei Aushilfskräften bei Bedarf nämlich um 25 Prozent erhöhen.
- Outsourcing: Tatsächlich können Sie bestimmte Aufgaben, beispielsweise solche, die Sie nur selten benötigen, an externe Dienstleister abgeben. Da die Leistungen also nur dann Geld kosten, wenn sie tatsächlich anfallen, können Sie auch hier Kosten einsparen. Allerdings droht hierbei auch der Abfluss von Wissen.
Personalkosten senken – Maßnahme 5: Im Notfall – Änderungskündigung aussprechen
Laufen alle bisherigen Maßnahmen ins Leere, so bleibt noch der Weg über die sogenannten Änderungskündigungen. Gemeint ist damit eine Gehaltskürzung im Einvernehmen mit dem Arbeitnehmer. Das Arbeitsentgelt, das zu Beginn des Arbeitsvertrages vereinbart wurde, kann dabei gekürzt und so Kosten gesenkt werden.
Allerdings funktioniert diese Maßnahme tatsächlich nur im Einvernehmen mit dem entsprechenden Mitarbeiter. Da in den wenigsten Fällen Beschäftigte freiwillig einer Gehaltskürzung zustimmen, müssen hierfür in der Regel also gravierende Gründe gegeben sein. Droht eine Entlassung des Beschäftigten oder muss eventuell sogar der Betrieb schließen, kann diese Methode Erfolg haben.
Alleine schon aufgrund der schwierigen Umsetzung von Änderungskündigungen, sollten Sie dieses Mittel jedoch ausschließlich im äußersten Notfall und nach umfassender juristischer Beratung in Erwägung ziehen. Vielmehr sollten Sie schon viel früher auf möglichst geringe Personalkosten achten. Mit den oben genannten Maßnahmen können Sie dahin gehend viel erreichen. Doch auch die Motivation Ihrer Mitarbeiter kann dabei eine wesentliche Rolle spielen.
Personalkosten senken – Maßnahme 6: Fördern Sie die Motivation Ihrer Mitarbeiter
Diese Maßnahme ist zwar eine durchaus effektive, jedoch nur dann, wenn sie langfristig und ernsthaft betrieben wird. Wenn das Unternehmen bereits in einer Schieflage ist, könnte es für diese Methode bereits zu spät sein. Dennoch lohnt es sich, an der Motivation und Arbeitszufriedenheit Ihrer Mitarbeiter zu arbeiten, auch für die Produktivität des gesamten Unternehmens.
Tatsächlich kann durch eine hohe Identifikation der Beschäftigten mit dem Unternehmen und dessen Zielen die Krankheitsrate der Arbeitnehmer sinken. Die Mitarbeiter fühlen sich an das Unternehmen gebunden, sind zufriedener und produktiver. Auch das Betriebsklima wird dadurch verbessert und ständige Neueinstellungen vermieden. Eine Methode, die großes Potenzial in sich trägt.
Mit den Mitarbeitern steht und fällt Ihr Betrieb. Investieren Sie also langfristig Zeit in gute Arbeitsbedingungen und ein positives Betriebsklima. So können Sie eine Menge Personalkosten einsparen. Diese Maßnahme ist die vielleicht aufwendigste, jedoch gleichermaßen langfristig betrachtet auch die effektivste.
