Digitalisierung im Recruiting: Diese neuen Herausforderungen kommen auf Recruiter zu

Digitalisierung im Recruiting: Diese neuen Herausforderungen kommen auf Recruiter zu

    Recruiting hat sich in den letzten Jahren stark gewandelt. Die Digitalisierung hat in die Personalabteilungen Einzug gehalten und trifft auf den „War for Talents“, den Kampf um gute Mitarbeiter. Fachkräftemangel betrifft viele Branchen und um Bewerber für sich zu gewinnen, müssen Recruiter bei der Personalbeschaffung heutzutage neue Wege gehen.

    Die Digitalisierung im Recruiting bietet dabei viele Chancen. Schließlich werden Prozesse nicht nur effizienter, sondern auch kreativer. Dies ist zwar herausfordernd, kommt letztlich aber dem Unternehmen zugute.

    Denn, was heute Headhunter und Personaler erledigen, könnte in Zukunft durch Künstliche Intelligenz ersetzt oder von KI in verschiedenen Recruiting-Tools unterstützt werden. Robot Recruiting ist auf dem Vormarsch und durch die Recruiting-Bots ergeben sich viele neue Chancen. Schneller und effizienter, nicht aber weniger ergebnisorientiert und zielsicher wird Robot Recruiting verschiedene Aufgabenbereiche übernehmen und bei Stellenangeboten nach dem perfekten Match suchen.

    Recruiting-Bots vs. Recruiting durch Personaler?

    Ein indirekter Vorteil liegt bei Recruiting-Bots deutlich auf der Hand. Während Menschen Fehler machen, persönliche Stimmungen einfließen lassen und sich irren können, verfügt die KI nicht über Empathie und Emotionalität.

    Eine Umstellung des Recruiting auf die rein faktische Ebene könnte zukünftig daher ein ernstzunehmendes Thema und der Algorithmus ein ernsthafter Gegner für den Headhunter sein. Die Digitalisierung schafft auch im Recruiting Möglichkeiten, die zwar aktuell noch utopisch klingen, in Bezug auf die technischen Möglichkeiten aber längst keine „Zukunftsmusik“ mehr sind.

    Weitere Potenziale beim digitalen Recruiting

    Nicht nur Robot Recruiting ist ein Thema der Zukunft. Auch das Recruiting über Suchmaschinenwerbung gewinnt an Relevanz. Schließlich lassen sich über Google sehr gezielt potenzielle Bewerber ansprechen. Die Ausschreibung von Stellen über Jobsuchmaschinen ist für Firmen heute Gang und Gäbe. Ohne die Suche nach neuem Personal über das Internet, wäre es fast unmöglich, neue Mitarbeiter zu gewinnen.

    Ein interessanter Bereich, dem Recruiter sich nicht verschließen sollten, ist Social Media Recruiting. Während Facebook von vielen Firmen bereits für eine Präsenz in den sozialen Netzwerken genutzt wird, ist TikTok für viele Recruiter noch Neuland. Auch Instagram ist ein relevanter Kanal geworden, über den sich die Themen Employer Branding und Recruiting abbilden lassen.

    Durch die Nutzung sozialer Netzwerke und digitaler Medien im Allgemeinen lässt sich die Aufmerksamkeit potenzieller Bewerber gewinnen. Dies erhöht maßgeblich die Chancen, den passenden Arbeitnehmer zu finden und hohe, durch unbesetzte Stellen entstehende Kosten zu vermeiden. Im Rahmen von Social Media Recruiting sollte insbesondere das Mobile Recruiting in den Vordergrund gerückt werden. Schließlich spielt sich immer mehr auf dem Alltagsbegleiter Smartphone ab und Unternehmen müssen versuchen, potenzielle Kandidaten auf dem Mobilgerät zu erreichen.

    E-Recruiting: Gewählte Medien sollten zur Zielgruppe passen

    Insbesondere junge Menschen sind in der Regel nicht mehr durch klassische Ausschreibungen in Print-Medien zu erreichen. Wer auf der Suche nach diesen ist, der muss seine Ausschreibungen auf digitalem Wege publizieren. E-Recruiting ist das Schlüsselwort. Als Unternehmen eine ansprechende Karriereseite zu haben, ist ein erster wichtiger Schritt. Er reicht aber nicht aus, um auch tatsächlich Bewerbungen zu erhalten. Schließlich müssen Interessenten auch auf diese Seite aufmerksam werden.

    Dieser Aspekt sollte bei der Entwicklung einer Recruiting-Strategie berücksichtigt werden. Für ein erfolgreiches Bewerbermanagement sollten daher die gewählten Medien auch zur anvisierten Zielgruppe passen. Viele dieser Medien bieten zudem auch die Möglichkeit, direkt mit den Bewerbern in Interaktion zu treten.

    Das Recruiting der Zukunft spielt sich im digitalen Raum ab © kozirsky – Adobe Stock

    Die Digitalisierung des Bewerbungsvorgangs

    Ein gutes Beispiel für die direkte Interaktion mit dem Bewerber sind spezielle Recruiting-Apps. Anbieter wie Talenthero oder Truffls gehen dabei neue Wege und bieten die wichtigsten Funktionen, die eine Recruiting-App benötigt. Diese erlauben beispielsweise auch die Erstellung eines Profils, auf dem das eigene Unternehmen präsentiert werden kann. Je medial ansprechender die Gestaltung ist, desto besser. Die Stellenbeschreibungen sollten dabei präzise formuliert sein und alle wichtigen Informationen enthalten.

    Es ist wesentlich anschaulicher, sich über visuelle Medien einen Eindruck zu verschaffen, als über eine Stellenausschreibung in Form einer klassischen Annonce. Auf dem digitalen Weg ist die Nähe zwischen dem Bewerber und dem Unternehmen größer. Darüber hinaus können Personaler davon ausgehen, dass sich überwiegend Bewerber melden, die aufgrund der detaillierten Informationen sicher sind, gut in das Unternehmen zu passen. Bei einem Match können Kandidaten zum Bewerbungsgespräch eingeladen werden.

    Employer Branding im Fokus dank Selbstselektion der Bewerber

    Eine attraktive Arbeitgebermarke aufzubauen ist etwas, das Personaler immer stärker in den Fokus rücken müssen. Schließlich sind die Zeiten, in denen Arbeitgeber aus einem großen Bewerberpool frei wählen können, vorbei. Heute steht die Selbstselektion bei immer mehr Bewerbern im Fokus und sie treffen die eigentliche Auswahlentscheidung.

    Ob sie sich auf eine Stelle bewerben ist davon abhängig, ob ein Unternehmen das Berufsbild und die damit verbundenen Anforderungen ausführlich erläutert und plausibel dargestellt hat. Dann greift die Selbstselektion und der Kandidat prüft, ob er zum Unternehmen passt und sich mit der Marke identifizieren kann.

    Wenn Unternehmen schon längere Zeit am Markt sind und sich bereits ein unverwechselbares Image aufgebaut haben, so lässt sich dieses verjüngen. Employer Branding funktioniert nicht nur bei jungen Unternehmen, sondern auch im Rahmen von Veränderungen der betrieblichen Strukturen.

    In der Digitalisierung liegen Chancen

    Für Arbeitgeber bietet die Digitalisierung in diesem Bereich viele Chancen. Denn nie war es einfacher, sich ein maßgeschneidertes Image aufzubauen, ein erfolgreiches Employer Branding zu betreiben und die Ergebnisse mit hoher Reichweite im Internet zu präsentieren als heute. Die Digitalisierung gibt dem Bewerber die Chance, selbst zu selektieren und abzuwägen, ob er sich für oder gegen ein Unternehmen entscheidet.

    In der Vergangenheit wurde eine Stelle ausgeschrieben und die Bewerbungen gingen ein. Heute ist eine Personalabteilung selbst personalisiert und überträgt die Personalisierung auf ihren gesamten Aufgabenbereich.

    An einem Beispiel erklärt: Früher wurde ein Bewerber mit dieser oder jener Qualifikation und dem entsprechenden Schulabschluss gesucht. Heute wird DER Bewerber, nämlich eine Person, die sich in den geforderten Merkmalen erkennt, gesucht. In diesem Zug wird auch das klassische Recruitieren immer mehr im Wandel stehen und zukünftig einem Talent-Relationship-Management weichen. Das ist der Punkt, an dem Robot-Recruiting zur Möglichkeit und Wirklichkeit wird.

    Recruiting im Zeitalter der Digitalisierung: Wie gut kann Matching funktionieren?

    Wie auch bei Online Partnerbörsen beruht das Robot-Recruiting auf Matches. Das, was Arbeitgeber und Arbeitnehmer suchen, wird übereinandergelegt und abgeglichen. Zwei Schablonen sollen übereinander passen und so präzise wie nur möglich harmonieren. Grundsätzlich ist das mit künstlicher Intelligenz möglich, bietet aber auch einen Nachteil: Menschliches Recruitment ist eine persönliche Angelegenheit und „kann mehr sehen“, als es beim Robot Recruiting der Fall ist. Auch Chatbots sind kein adäquater Ersatz für ein Bewerbungsgespräch, sie können höchstens eine Vorab-Selektion durchführen.

    KI könnte zukünftig ein wichtiges Instrument des Recruitings werden © sodawhiskey – Adobe Stock
    Hinweis: Durch die personalisierte und individualisierte Bewerbersuche wird ein wichtiger Grundstein für den Einsatz von Recruiting-Bots gelegt. Denn Algorithmen können das Match anhand der Eck- und Kerndaten erkennen und den am besten in allen Bereichen übereinstimmenden neuen Mitarbeiter finden.

    Algorithmen als Recruiter

    Algorithmen sammeln Daten und nutzen die Informationen, um gezielt Inhalte zu schalten, die den Nutzer sehr wahrscheinlich ansprechen.

    Bei Recruiting-Bots funktioniert das Prinzip ähnlich. Es geht darum, dass die Merkmale einer Stelle mit den Merkmalen des Bewerbers in Symbiose gehen.

    Effiziente Personalbeschaffung dank Recruting-Bots

    Robot Recruiting spart Zeit, Kosten und erhöht die Übereinstimmungssicherheit. Zukünftig sind menschliche Fehler und subjektive Einschätzungen Vergangenheit, da Recruiting-Bots nicht nach Sympathie, sondern anhand der Fakten auswerten.

    Für Unternehmen ergibt sich daraus ein immenser Vorteil. Sie definieren und programmieren die gewünschten Merkmale in Algorithmen und diese prüfen in Form von Recruiting-Bots konkret, welcher Bewerber zu ihnen passen. Um auch die persönliche Ebene nicht außer Acht zu lassen, kann ein persönliches Gespräch nach dem technischen Auswahlverfahren geführt werden. Somit werden zeitlich effizient und zielsicher alle relevanten Faktoren für eine Stellenbesetzung abgefragt und gedeckt.

    Vorteile des digitalen Recruitings

    Neben den Möglichkeiten, eine Arbeitgebermarke aufzubauen und den Recruitingprozess deutlich effizienter zu gestalten, bietet die Digitalisierung noch weitere Vorteile.

    Dazu gehören folgende Vorzüge:

    • Prozesse werden beschleunigt und geeignete Kandidaten können schneller gefunden werden.
    • Recruiting kann sehr zielgerichtet erfolgen und zum Beispiel über Suchmaschinenwerbung individuell ausgespielt werden. So lassen sich Erfolge gut messen.

    Darüber hinaus erhalten Unternehmen Feedback zur Firmenkultur sowie zur Zufriedenheit der Mitarbeiter auch zunehmend digital. Arbeitgeberbewertungsportale wie Kununu machen Arbeitsbedingungen transparent und für alle einsehbar. Dadurch ist es zunehmend wichtiger, als Firma ebenfalls digital unterwegs zu sein, um das entsprechende Feedback aufzunehmen und wenn nötig umzusetzen.

    Zielführendes digitales Recruiting kann Kosten senken

    Die Kosten für eine eigene Personalabteilung mit mehreren Mitarbeitern sind enorm. Doch ohne diese, oder ohne externe Headhunter, die ebenfalls auf Provisionsbasis arbeiten, ist zielführendes Recruiting nicht möglich. Bis zum aktuellen Zeitpunkt.

    Am Beispiel von Algorithmen in Partnerbörsen zeigt sich, dass es andere Optionen gibt und dass die Übereinstimmung vorher definierter Merkmale durchaus über Algorithmen geprüft werden kann. Recruiting-Bots werden das Personalmanagement verändern und die Kosten zur Personalgewinnung senken.

    Personalabteilungen stehen vor externen sowie internen Herausforderungen

    Auf die Personalabteilungen warten große Herausforderungen in der Zukunft. Denn nicht nur nach außen hin werden sie immer digitaler und begeben sich im Netz auf Bewerberfang. Auch die interne Organisation der Abteilungen schreitet fort. Dabei gilt der Bereich Human Resources in den meisten Betrieben nicht als Vorreiter, wenn es um Digitalisierung geht. Vergleicht man die Arbeitsweise und die verwendeten Hilfsmittel der Personalabteilung mit anderen Abteilungen eines Unternehmens, so fällt auf, dass die HR-Abteilung deutlich „analoger“ arbeitet.

    Recruiting
    Die Digitalisierung bringt zusätzliche Herausforderungen mit sich © Elnur Amikishiyev – Fotolia

    Zwar sind auch E-Mail, Intranet oder Kommunikationskanäle wie Slack mittlerweile in den Personalabteilungen angekommen. Seit der Corona-Krise und dem vermehrten Arbeiten im Home Office werden mit Sicherheit auch mehr Personalmitarbeiter mit Tools wie Microsoft Teams oder Zoom vertraut sein. Dennoch gibt es immer noch viele Personalabteilungen, in denen die Personalarbeit vorwiegend analog durchgeführt wird.

    Personalabteilungen sind häufig weniger digital als andere Unternehmensbereiche

    Eine Studie des Kienbaum Instituts hat digitales Arbeiten und Arbeitsmethoden in verschiedene Bereiche wie E-Commerce, Cloud-Lösungen, Social Media, Mobile Applications und Data Analysis gegliedert. Herausgekommen ist bei dieser Studie, dass Personalabteilungen nur im Bereich Social Media digitaler als andere Unternehmensbereiche sind.

    Diese Tatsache ist wahrscheinlich darauf zurückzuführen, dass immer mehr Unternehmen – sowohl KMU als auch Konzerne – die verschiedenen zielgruppenspezifischen Ansprache-Möglichkeiten der sozialen Medien nutzen, um Stellenanzeigen dort zu streuen, wo potenzielle Interessenten warten. Darüber hinaus ist für die Digitalisierung in der Personalabteilung noch deutlich mehr Raum. Die technischen Angebote gibt es schon, nun muss nur noch das Umdenken stattfinden.

    Nach einer Umfrage, durchgeführt von der Karriereplattform Stepstone, bezeichneten sich im Januar nur 30 Prozent der Personalmanager als digitalaffin. Im Mai 2020 waren es immerhin schon 35 Prozent der Befragten, wofür die Corona-Krise im Frühjahr und der plötzliche Umzug ins Homeoffice gesorgt haben dürfte. Dennoch ist an dieser Stelle noch viel Luft nach oben.

    Die richtigen Tools und Software-Programme für die Personalarbeit finden

    Es gibt Programme, die sowohl den Recruiting-Prozess als auch die gesamte Personalverwaltung ermöglichen.

    Dabei wird unterschieden zwischen Recruiting-Tools, Recruiting-Software und Personalmanagement-Software:

    • Recruiting-Tool: Dabei handelt es sich um Search-Tools, die im Active Sourcing beliebt sind. Mithilfe der Online-Tools können unterschiedliche Businessnetzwerke und Datenbanken nach geeigneten Kandidaten durchsucht werden. Filtern lässt es sich dabei nach Berufserfahrung, Kompetenzen etc. Einige Tools verfügen auch über Matching-Funktionen.
    • Recruiting-Software: Die Möglichkeiten dieser Programme sind oftmals auch in die Personalmanagement-Software eingebettet. Konkret geht es um die Bewerberverwaltung. Serienbrief-Funktionen, automatisierte E-Mails zum Bewerbungseingang und das Anlegen eines Talent-Pools erleichtern die Personalbeschaffung und greifen Recruitern im gesamten Bewerbungsprozess unter die Arme.
    • Personalmanagement-Software: Die Funktionen der Personalmanagement-Software konzentrieren sich in aller Regel auf bestehendes Personal. Hinterlegt sind unter anderem Stammdaten der Mitarbeiter, Arbeitsverträge sowie Informationen zu Löhnen und Gehältern. Auch die Urlaubsplanung kann über solche IT-Lösungen vorgenommen werden.

    Ziel: Personalplanung- und Verwaltung in einer Software

    Erstrebenswert für viele Unternehmen sollte eine Software-Lösung sein, die alle Aspekte vereint. Im besten Fall lässt sich mit einer solchen Software auch die Personaleinsatzplanung im Unternehmen digital koordinieren. Unterstützende Programme haben das Potenzial, Lücken im Personalbestand aufzudecken und die Planung so zu vereinfachen.

    Beispiele wären folgende Fälle:

    • Verrentung
    • Mutterschaftsurlaub und Elternzeit
    • Krankheitsbedingte Ausfälle

    Sobald das System mit Informationen gefüttert wird – beispielsweise „die Mitarbeiterin ist schwanger“ – kann es im Talent-Pool geeignete Kandidaten auswerten, die über die Software direkt kontaktiert werden können. Sind bestehende Vorlagen ins System integriert, bedarf es nur noch weniger Mausklicks, bis potenzielle neue Mitarbeiter kontaktiert werden können.

    Bewerbermanagement
    Mit Software-Lösungen lässt sich die Personalplanung effizient gestalten © fotogestoeber – Fotolia

    Weitere Bereiche in der Personalabteilung, die von der Digitalisierung betroffen sind

    Neben der Personalplanung- und Verwaltung sowie der digitalen Kommunikation innerhalb der Personalabteilung gibt es noch zwei weitere Bereiche, die von Veränderungen durch die Digitalisierung betroffen sind. In beiden Fällen führt die Digitalisierung zu mehr Effizienz sowie Praktikabilität und erweitert die bisher dagewesenen Möglichkeiten sinnvoll.

    Digitale Personalakten

    Mit digitalen Personalakten wird bereits in vielen Unternehmen gearbeitet. Arbeitsvertrag, Zusatzvereinbarungen, Bescheinigungen und vieles mehr sind schon heute in vielen Firmen digital und datenschutzkonform hinterlegt.

    Die zentrale Ablage der Daten sorgt außerdem dafür, dass auch Mitarbeiter von anderen Standorten darauf zugreifen können. Das vereinfacht nicht nur die Handhabung, sondern bringt auch einen Zeitgewinn mit sich, wenn mit wenigen Klicks alle nötigen Details abgerufen werden können. Eine Schnittstelle mit der Buchhaltung für die Lohnabrechnung ist ebenfalls sinnvoll und effizient, was nicht nur Zeit, sondern auch Kosten einspart.

    Digitale Weiterbildungen

    Weiterbildungen sind ein weiterer Bereich, der in einer Personalabteilung digitalisiert werden kann. Spätestens seit Corona gibt es für Personalmitarbeiter kaum noch andere Möglichkeiten als sich mit virtuellen Angeboten fortzubilden. E-Learning-Angebote stellen eine neue Dimension innerhalb der Personalentwicklung dar.

    Einerseits sind solche digitalen Weiterbildungsmaßnahmen oftmals kostengünstiger, wodurch generell mehr Mitarbeiter gefördert werden können. Andererseits können E-Learning-Angebote ortsunabhängig wahrgenommen werden, was einen weiteren Vorteil darstellt und auch agiles Lernen fördert.

    Digitalisierung im Eiltempo durch Corona: So wirkt sich die Pandemie auf Personalabteilungen aus

    Die Covid-19 Pandemie hat der Digitalisierung in vielen Bereichen einen kräftigen Schub verpasst. Als im Frühjahr 2020 viele Betriebe von jetzt auf gleich ins Homeoffice umgezogen sind, mussten sich auch die Personalabteilungen umorganisieren. Der Umstieg auf digitale Lösungen ist für das ein oder andere Unternehmen sicherlich schneller gekommen als gedacht und zumindest die interne digitale Kommunikation dürfte sich seit der Corona-Krise bewährt haben.

    Durch die plötzliche Notsituation konnten selbst Home Office- und Digitalisierungs-Skeptiker erleben, dass es funktioniert, digital und auch räumlich voneinander entfernt zu arbeiten. Diesen Schub mitzunehmen und aus den neuen Impulsen auch geplante Umstrukturierungen vorzunehmen, wäre für viele Unternehmen wünschenswert. Noch sind in vielen Betrieben aber Recruiting-Maßnahmen wie das Robot-Recruiting Zukunftsmusik und nichts, was alltäglich gelebt wird.

    Lange Zeit konnten sich junge und gut ausgebildete Mitarbeiter angesichts der sehr guten Konjunktur ihren Job aussuchen. Die Corona-Krise hat an diesem Bild etwas gerüttelt. Zwar gibt es immer noch viele boomende Bereiche, insgesamt hat sich der Arbeitsmarkt aber eingetrübt. Dennoch ist es umso wichtiger, jedem Interessenten für einen Job das Gefühl zu geben, dass dieses eine Unternehmen das Richtige für ihn ist.

    Fazit: Die Digitalisierung im Recruiting ist unaufhaltbar

    Unternehmen kommen nicht mehr drumherum, sich modern und aufgeschlossen zu präsentieren, wenn sie junge Talente für sich gewinnen wollen. Trends aufzugreifen, wie zum Beispiel Recruiting über Social Media-Kanäle ist unabdingbar geworden. Robot-Recruiting steht ebenfalls im Fokus, wenn es um neue Technologien geht und Firmen müssen Themen wie Suchmaschinenwerbung und Recruiting-Bots auf dem Schirm haben, wenn sie erfolgreich sein wollen.

    Noch ist die Erfahrung mit diesen Tools nicht Jahrzehnte alt. Genau das macht sie aber auch so reizvoll, da sie von Innovation und stetigen Neuerungen leben. Durch die Automatisierung von Recruiting können Kosten eingespart werden. Auch die internen Prozesse in Personalabteilungen zu digitalisieren, sorgt für mehr Effizienz und spart Ressourcen ein.

    Die Corona-Krise hat die Digitalisierung in vielen Bereichen beschleunigt und zumindest die interne Kommunikation hat sich digital bewährt. Wenn jetzt noch das Umdenken in der externen Arbeit der Personalabteilungen stattfindet und noch verstärkt auf Softwares und Tools gesetzt wird, die Bewerber managen, das bestehende Personal verwalten und im besten Fall auch noch beides miteinander abgleichen, dann steigt die Effizienz und Kosten werden gespart.

    FAQ – Wissenswertes zur Digitalisierung

    Wie ist der aktuelle Status der Digitalisierung des Recruitings?

    Die Digitalisierung im Recruiting läuft zum Teil noch schleppend, bietet aber viel Potenzial. Entscheidend ist, dass die Bereitschaft da ist, auf neue Technologien zu setzen. Gleiches gilt auch für das interne Personalmanagement, das von Verwaltungssoftwares profitieren kann.

    Welche Auswirkungen hat Corona auf die Digitalisierung im Recruiting?

    Die Corona-Krise hat die Digitalisierung vorangetrieben und zumindest auf interner Ebene bewiesen, dass digitale Kommunikation funktionieren kann.

    Bewerbungen und das Recruiting der Zukunft: Wie sehen sie aus?

    Das Recruiting der Zukunft arbeitet verstärkt mit Apps, Algorithmen und Bots. Künstliche Intelligenz unterstützt bei der Suche nach geeigneten Bewerbern und spart Zeit und Kosten.

    Was sind die Mega Trends im Recruiting 2021?

    Zu den Mega Trends im Recruiting 2021 gehört Recruiting via Instagram und TikTok. Über Social Media-Kanäle lässt sich eine attraktive Arbeitgebermarke aufbauen. Aufgrund der Corona-Krise zählen auch virtuelle Bewerbungsgespräche zu den Trends 2021.

    Autor: Redaktion Personalwissen