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Personalressourcen: Mit dem richtigen Ressourcenmanagement vorbeugen

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Personalressourcen, Ressorcenmanagement

Eine professionelle und zielgerichtete Ressourcenplanung stellt im Unternehmensalltag die Grundlage für ein erfolgreiches Projektmanagement dar. Somit stellt es einer der wichtigsten Parameter für das Erreichen der Unternehmensziele dar. Dabei ist die Planung aller notwendigen Ressourcen für Projekte nicht einfach zu realisieren und benötigt vor allem eine detailgenaue Absprache und Kommunikation zwischen allen Beteiligten. Eine vorausschauende Einteilung von Personalressourcen, die einen wesentlichen Teil der Gesamt-Ressourcenplanung im Unternehmen darstellt, ist im Besonderen für Betriebe, die ihre Aufträge in Projekten organisieren, essenziell.

Personaler, Projektmanager oder Ressource-Manager – alle haben ein Auftrag

Personaler und Projektmanager oder auch spezialisierte Ressource-Manager stehen bei der Implementierung und Ausgestaltung von Projekten vor vielfältigen Herausforderungen. Neben internen und externen Faktoren gilt es die Wünsche und Vorgaben von weisungsbefugten Teamleitern, Vorgesetzten und der Unternehmensleitung zu kanalisieren und bestmöglich in der Planung abzubilden. Gerade bei komplexen Projektaufgaben, bei denen es für den Gesamterfolg entscheidend ist, Personalressourcen genau und zielgerichtet zu planen, benötigen alle Beteiligten eine klare Vision der zu erreichenden Ziele. Zudem ist es angebracht, die wichtigsten Hintergrundinformationen zu den Projektinhalten allen Entscheidern zur Verfügung zu stellen und für eine kollegiale Kommunikation in der Unternehmensstrategie zu sorgen.

Nur so kann bestmöglich bestimmt werden, wie und mit welchen Personalressourcen die gesteckten Ziele erreicht werden können. Gelingt es, Projekte oder betriebsinterne Prozesse in dieser Weise aufzubauen, dass ein schlagkräftiges und effizientes Projektteam entsteht, beeinflusst dies auch die Mitarbeiterzufriedenheit.

Projektmanager oder Personaler, die die Personalressourcen im Unternehmen hauptverantwortlich planen, stehen vor allem vor zwei wegweisenden Fragestellungen:

  • Was beinhaltet ein strukturiertes und strategisches Ressourcenmanagement im Bereich Personalressourcen und warum ist es für die Zielerreichung wichtig?
  • Wie kann innerbetrieblichen Konflikten bei der Planung von Personalressourcen sinnvoll vorgebeugt werden?

Was beinhaltet ein strukturiertes und strategisches Ressourcenmanagement im Personalbereich?

Einfach ausgedrückt beantwortet ein professionelles Ressourcenmanagement die Frage, wie vorhandene Ressourcen in bestehenden Projekten optimal zugeordnet werden können. Ziel einer stringenten Planung ist es dabei, die Effizienz des Projektes zu maximieren und gleichzeitig sicherzustellen, dass genügend Ressourcen zugeteilt werden, um das Projekt erfolgreich zu implementieren und abzuschließen. Im Ressourcenmanagement unterscheidet man vor allem zwischen:

  • Sachressourcen, wie Arbeitsmitteln oder Grundstoffen im Produktionsprozess.
  • Personalressourcen, anders ausgedrückt der „Ressource Mensch.“
  • Investitionen, die notwendig sind, um die gesteckten Ziele zu erreichen.

Info: Viele Betriebe benutzen heute den englischen Begriff Human Resources für Personalabteilung. Das englische Synonym beschreibt noch besser als das deutsche Wort die Hauptaufgabe von Personalern: Die „Ressource Mensch“ und dessen Arbeitskraft im Unternehmensalltag zielgerichtet zu verplanen und Angestellten zudem durch Weiterbildung und Coaching die Möglichkeit zu geben, sich persönlich und beruflich weiterzuentwickeln.

Sach- und Personalressourcen spielen eine entscheidende Rolle

Auch wenn beim Aufbau von Projekten grundsätzlich sowohl die Sachressourcen als auch die Personalressourcen eine wichtige Rolle spielen und diese nur gemeinsam mit zielgerichteten Investitionen den Projekterfolg sicherstellen, beschäftigt sich dieser Artikel vor allem mit der richtigen Planung der Personalressourcen. Personalressourcen beziehen sich dabei auf die Verfügbarkeit der vorhandenen Projektmitglieder und sollten aus Transparenzgründen und um die effektiven Projektkosten zu ermitteln immer zusammen mit den tatsächlichen Personalkosten erfasst werden.

Hintergrund: Um Personalressourcen einheitlicher berechnen zu können, bedient man sich in der Kalkulation den aus der Statistik bekannten Vollzeiteinheiten (VZE). Eine Vollzeiteinheit ist hierbei als eine Position definiert, die zu 100 % von einem Mitarbeiter besetzt ist. Zwei Teilzeitkräfte mit 70 % Arbeitszeit und 30 % Arbeitszeit bilden bei der Berechnung eine Vollzeiteinheit.

Um die verfügbare Anzahl von VZE zu ermitteln, werden zunächst alle Mitarbeiterpositionen in Vollzeit berechnet. Im zweiten Schritt werden alle Teilzeitmitarbeiter und geringfügig angestellten Mitarbeiter entsprechend Ihrer Arbeitszeit in Vollzeiteinheiten umgerechnet. Durch diese Art der Kalkulation können Personalressourcen detaillierter berechnet werden, da die Kalkulationsgrundlage immer Vollzeiteinheiten sind. Bei der Erstellung von statistischen Arbeitskostenerhebung nutzt man die Anzahl der Vollzeiteinheiten unter anderem auch, um die Arbeitskosten pro Vollzeiteinheit zu ermitteln.

Was ist das Ressourcenmanagement?

Das Ressourcenmanagement als Teil des Projektmanagements verfolgt vor allem das Ziel, durch eine gezielte Planung und die Implementierung von abgeleiteten Maßnahmen Prozesse zu optimieren und den effizienten Einsatz aller Mitarbeiter sicherzustellen. Nur so können Unternehmen die Wirtschaftlichkeit des Produktionsprozesses sicherstellen, unnötige Kosten vermeiden und auch im globalen Vergleich Wettbewerbsfähigkeit und preisliche Attraktivität sicherstellen. Personalressourcen beziehen sich qua Definition immer auf die Verfügbarkeit der Mitglieder eines Projektteams.

Ein großer Vorteil der qualifizierten Berechnung von Personalressourcen ist die hohe Kostentransparenz für Unternehmen. Diese kann man zusätzlich verfeinern, wenn die Abteilung Controlling, die echten Personalkosten ermittelt. In diesem Fall besteht die Möglichkeit, sehr präzise die Fixkosten eines Projektes zu berechnen. Zweifelsfrei kann man bereits in der Planungsphase bestimmen, ob eine externe Vergabe des Projektes aus Kostengründen sinnvoller wäre als die Bearbeitung im eigenen Hause. Selbst wenn nur mit den durchschnittlichen Circa-Personalkosten gerechnet werden kann, ergeben sich für Entscheider gute Anhaltspunkte in Bezug auf die betriebswirtschaftliche Sinnhaftigkeit von Projekten.

Welche Gefahren können bei der Ressourcenberechnung entstehen?

Eine Gefahr besteht, wenn Unternehmen Personalkosten bei der Ressourcenberechnung vollständig negieren und außer Acht lassen. Projektleiter könnten argumentieren, dass die Kosten für die Beschäftigten in jedem Fall vertragsgemäß anfallen und für Projektplanungen nicht anpassbar sind. Auch wenn dies zutreffend ist, kann eine Nicht-Berechnung der anfallenden Personalkosten dem Unternehmen letztlich finanziell teuer zu stehen kommen. Dies ist deshalb entscheidend, da ansonsten ein wichtiges Sicherheitsnetz und eine Entscheidungsgrundlage in der Kalkulation fehlen würden. Ein als betriebswirtschaftlich unrentabel definiertes Projekt könnte in diesem Fall nicht intern gestoppt, in den Parametern verändert oder extern vergeben werden. Dies ist nur möglich, wenn alle Fakten in Bezug auf die Personalkosten der Projektmitglieder bekannt und kalkulierbar sind.

Beispiel: In einem Unternehmen mit 50 Angestellten in der Produktion ist die Auftragslage und die Auslastung der Mitarbeiter im Laufe eines Jahres individuell und zeitweilig großen Schwankungen unterlegen. Bei einer intensiven Auftragslage werden alle Mitarbeiter vollumfänglich eingesetzt. Zudem müssen Überstunden geplant und neue Angestellte in Arbeitnehmerüberlassung oder Aushilfen für kurzfristige Einsätze rekrutiert werden. Zum Jahresende und in den Sommermonaten beträgt die kalkulierte Auslastung der Beschäftigten dagegen weniger als 70 %. Dies bedeutet trotz des gezielten Abbaus von Urlaubstagen explizite Einbußen in der Rentabilität und Effektivität von einzelnen Projekten oder des gesamten Produktionsprozesses.

Wie das Beispiel deutlich zeigt, ist eine vorausschauende und fortwährende Planung der Personalressourcen für jedes Unternehmen Grundvoraussetzung für eine erfolgreiche Tätigkeit. Dabei macht es Sinn, die verfügbaren Ressourcen bestmöglich auszunutzen. Nur so ist ein ökonomischer und fortschrittlicher Projektprozess möglich.

Um die bestmögliche Auslastung von Mitarbeitern sicherzustellen, planen eine Vielzahl von Unternehmen Ihre Mitarbeiter nicht ausschließlich für ein Projekt oder eine Arbeitsaufgabe ein, sondern verplanen die Arbeitskapazität jedes Angestellten auf Projekte. Bei einer Vielzahl von Mitarbeitern und Vorgaben von weisungsbefugten Vorgesetzten und Projektverantwortlichen liegt es auf der Hand, dass für eine stringente Planung fachmännische interne Prozesse und professionelle Kommunikationsstrukturen grundlegend sind.

Techniken für die effiziente Planung von Personalressourcen

1. Ressourcenzuteilung

Eine der erfolgversprechendsten Techniken zur Planung von Personalressourcen ist die Ressourcenzuteilung. Richtig umgesetzt verspricht diese Methodik eine nahezu maximale Ausnutzung aller Personalressourcen. Sie basiert darauf, anhand strukturierter Informationen darstellen zu können, wie viele Mitarbeiter derzeit im Unternehmen für Projektaufgaben verfügbar sind und über welche Fähigkeiten und Arbeitskapazitäten diese verfügen.

Um Planungssicherheit und Übersichtlichkeit zu garantieren, empfiehlt sich der Einsatz eines digitalen Planungsprogrammes. Moderne ERP-Programme (Enterprise Ressource Planning) bieten unter anderem die Möglichkeit, Sach- und Personalressourcen im Detail zu erfassen, übersichtlich zu gliedern und durch ein anschauliches Berichtswesen darzustellen, welche Personalressourcen für einzelne Projekte zur Verfügung stehen.

Neben den Projektleitern, die vor allem für die strategische und fachliche Umsetzung einzelner Projekte verantwortlich sind, übernehmen Personaler oder spezialisierte Ressource Manager oft die Ausarbeitung der Personalressourcenplanung. Ressource Manager beschäftigen sich dabei ausschließlich mit der sorgfältigen Planung aller Projektparameter. So gewährleisten erfolgreiche Betriebe, dass für Projektarbeiten jederzeit eine optimale Anzahl von Mitarbeitern verfügbar ist. Bei Unterdeckung durch Krankheit oder innerbetriebliche Ereignisse können verantwortungsbewusste Planer kurzfristig Maßnahmen ergreifen, um die Bearbeitung des Projektes sicherzustellen. Dadurch können Verzögerungen in Bezug auf die Zielerreichung proaktiv verhindert werden.

Ressourceneinteilung sollte stetig optimiert werden

Eine effektive Ressourcenzuteilung ist ein kontinuierlicher Prozess, der fortlaufend verbessert und optimiert werden muss. Arbeiten alle in den Vorgang involvierten Beteiligten kollegial zusammen, fördert dies die Erfolgschancen des Projektes und die Leistungsfähigkeit der Belegschaft. Dafür ist es notwendig, in regelmäßigen Meetings alle aktuellen Entwicklungen und Parameter zu besprechen. Auch Herausforderungen oder Probleme sind offen anzusprechen und lösungsorientiert im Sinne der Unternehmensziele vorzugehen. Projektleiter, Mitarbeiter und Vorgesetzte benötigen daher vor allem Flexibilität und Anpassungsfähigkeit. So können sie gelassen auf die objektive Verschiebung von Prioritäten reagieren.

Trotz umfangreicher Planungsarbeit und sehr professioneller innerbetrieblicher Kommunikation wird die Planung von Personalressourcen niemals vollständig und perfekt funktionieren. Abweichungen, Fehler und eine Unter- oder Überdeckung mit Personal können nicht zu 100 Prozent verhindert werden. Der Grund lieft in der Veränderung von innerbetrieblichen und externen Ereignissen bei fortlaufenden Projekt-Gegebenheiten und Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die nicht unbeschränkt verfügbar sind.

2. Ressourcenabgleich

Die Methode des Ressourcenabgleiches basiert vordergründig auf der Erfassung aller Fähigkeiten und Qualifikation der Betriebsangehörigen. Wird ein Ressourcenabgleich im Unternehmen vorgenommen, soll gezielt analysiert werden, ob innerhalb des Betriebes Mitarbeiterressourcen nicht vollständig ausgelastet oder ineffizient genutzt werden. Statt nur die Verfügbarkeit gleichwertig qualifizierter Angestellter zu messen, wird vor allem erfasst, ob ein Mitarbeiter, der derzeit noch über Arbeitskapazitäten verfügt, auch aufgrund seiner Qualifikation für ein weiteres Projekt geeignet ist.

Beispiel: Im Produktionsbereich Fahrzeuglackierung, der sich auch durch hohe Anforderungen im IT-Bereich auszeichnet, fällt ein spezialisierter Mitarbeiter aufgrund eines Betriebsunfalles für voraussichtlich drei Monate aus. Ein anderer Angestellter, der im Arbeitsbereich Endkontrolle tätig ist, verfügt über eine nachweisliche Qualifikation im Bereich IT/Datenbankmanagement. Im Rahmen des Ressourcenabgleiches kann dieser Mitarbeiter zeitweise dem Produktionsbereich Fahrzeuglackierung zugeteilt werden. So ist es möglich den Krankheitsfall auch ohne Einstellung einer externen Aushilfe zu kompensieren.

3. Ressourcenprognose

Eine Projektion oder Prognose in Bezug auf die Personalressourcen ist eine weitere Methodik, die ein professionelles Ressourcenmanagement sicherstellt. Neben einer kurzfristigen Projektplanung helfen Langzeitplanungen und die Kalkulation möglicher Szenarien dabei, eine Ressourcenprognose zu erstellen. Grundvoraussetzung dafür ist die umfassende Fachkenntnis des Projektleiters und aller beteiligten Mitarbeiter. Nur wenn das Produkt, die Ziele des Projektes und auch der Markt und die Mitbewerberaktivitäten objektiv eingeschätzt und prognostiziert werden können, ist es möglich durch eine Ressourcenprognose Anhaltspunkte dafür zu liefern, wie hoch der Personaleinsatz in Zukunft sein wird.

ERP-Programme und die gezielte Kommunikation und Abstimmung aller Beteiligten unterstützen Projektverantwortliche und Ressource-Manager dabei, Projektionen gezielt vorzunehmen. Durch die Erarbeitung unterschiedlicher Szenarien ist es möglich, zielgerichtet und lösungsorientiert auf Marktveränderungen oder interne Abweichungen zu reagieren. Weiterhin kann man Personal aus anderen Projekten abziehen oder verlagern, sollte dies notwendig sein.

Vorteile eines stringenten Ressource-Managements

Einige Unternehmen schenken der Ressourcenplanung und im speziellen der Personalressourcenplanung beim Aufbau von Projekten wenig Aufmerksamkeit. Vielfach ist dies auf eine sehr enge Zeitplanung oder eine Unterbesetzung mit qualifizierten Mitarbeitern zurückzuführen. Eine zu lasche Kalkulation aller Ressourcen kann im Laufe des Projektfortschritts zu Problemen in Bezug auf den Personaleinsatz oder auch bei Sachressourcen und Investitionen führen. Achten Unternehmen in der Planungsphase von Projekten zu sehr auf die Terminplanung und weniger auf eine adäquate Ressourcenplanung entstehen Fehlinterpretationen. Diese führen vor allem auf der Kostenseite zu Mehrausgaben und finanziellen Belastungen und stellen die Rentabilität und den Erfolg des Projektes in Frage.

Gerade in Unternehmen, in denen ein hoher Kostendruck herrscht und die aufgrund geringer Margen darauf angewiesen sind, dass Projektplanungen ohne Abweichungen eingehalten werden. Hier ist ein stringentes Ressourcenmanagement essenziell. Dabei profitieren erfolgreiche Unternehmen vor allem von Businessplänen, die alle Kosten und Investitionen monatlich oder bestenfalls quartalsweise abbilden. Gehen Unternehmen so vor und planen zusätzlich genügend Zeit für ein feingliederiges Controlling ein, ist sichergestellt, dass man Projektabweichungen frühzeitig erkennt. Diese betreffen sowohl Planabweichen bei den Personalressourcen als auch bei Sachressourcen und Investitionen. Die Vorteile einer konstruktiven und ökonomischen Personalplanung sind unter anderem die folgenden:

Vorteil Beschreibung
Transparenz Möglichkeit, die Auslastung von Mitarbeitern oder ganzen Teams anhand einfacher Parameter aufzuschlüsseln und Maßnahmen zu implementieren, die eine optimale Personalauslastung unterstützen
Effektivität Ermöglicht einen effizienten und vorausschauenden Personaleinsatz
Mitarbeitermotivation Optimal ausgelastete Mitarbeiter sind motivierter und überlasten weniger. Dies verhindert Demotivation, krankheitsbedingte Ausfälle oder Fehlzeiten
Lösungsorientierung Auf Basis aller Eingaben in ERP-Programme und einer kollegialen innerbetrieblichen Kommunikation ist sichergestellt, dass auch bei Misserfolgen oder Fehlern ausgeschlossen werden kann, dass die Personalressourcen diese Entwicklung begünstigt haben
Return on invest Durch effiziente Planung wird der Erfolg des Projektes und ein hoher ROI sichergestellt

 

Wie kann man innerbetrieblichen Konflikten bei der Planung von Personalressourcen sinnvoll vorgebeugt?

Die Planung von Personalressourcen bestimmt man insbesondere von der Verfügbarkeit des Personals. Eine gute Personal-Ressourcenkalkulation soll die Verfügbarkeit der für das Projekt notwendigen Angestellten sicherstellen. Beeinflusst wird der Zugriff auf die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter eines Unternehmens durch:

  1. interne Einflüsse, wie zum Beispiel Zuteilungen der Fachvorgesetzten oder
  2. externe Gegebenheiten wie Erholungsurlaub, Krankheit oder andere Abwesenheitsgründe.

Unvorhergesehene, nicht abgesprochene Entscheidungen oder kurzfristige Ausfälle können schnell zu innerbetrieblichen Konflikten oder Problemen führen, die den Projektablauf nachhaltig stören. Insbesondere kann dies der Fall sein, wenn die disziplinarischen Vorgesetzten einzelner Mitarbeiter in Bezug auf Projektplanung und Personaleinsatz anderer Meinung als Projektleiter oder Ressource-Manager sind. Gerade bei Multi-Projekteinsätzen mögen die Interessen des Fachvorgesetzten und des Ressource-Managers voneinander abweichen und unterschiedliche Prioritäten berücksichtigen.

Beispiel: Mitarbeiter A wird für ein innerbetriebliches Projekt vom Projektleiter eingeteilt. Der disziplinarische Fachvorgesetzte des Angestellten A ist anderer Meinung und überstimmt den Projektleiter. Grund ist der kurzfristige Ausfall eines weiteren Teammitgliedes aufgrund von Krankheit. Dieser Beschäftigte soll jetzt Mitarbeiter A ersetzen.

Anhand des Beispiels wird klar ersichtlich, wie schnell Konflikte und unterschiedliche Meinungen im Betrieb entstehen können. Zudem ist deutlich zu erkennen, dass man Interessenskonflikte nur durch die proaktive Besprechung aller Projektdetails und regelmäßige Abstimmungsmeetings entzerren kann. Auch wenn in bestimmten Intervallen angesetzte Zielgespräche und Erörterungen nicht die Gründe für einen Mangel an Personal abstellen können, wächst durch eine kollegiale Kommunikation das Verständnis für die Belange aller Abteilungen und Projekte. Eine objektive und empathische Nutzenkommunikation unterstützt Entscheider daher dabei, jedes Projekt als wertvoll wahrzunehmen und stellt die Gesamt-Zielerreichung sicher.

Eine sinnvolle Maßnahme hierbei kann die gezielte Weitergabe von Projektupdates an alle Fachvorgesetzten sein. Durch eine Kommunikation innerhalb der Linienorganisation wird sichergestellt, dass alle Mitarbeiter in Leitungsposition ausreichend Informationen zum Projekt haben. Auch ist die Einteilung von Projektleitern besser nachzuvollziehen. Des Weiteren ist es vorteilhaft, getroffene Entscheidungen schriftlich zu fixieren.

Findet man kollegiale Beschlüsse und Kompromisse, führt dies nicht nur zu einem guten Teamspirit. Gleichzeitig wird es dabei helfen, die Unternehmensziele zu fokussieren.

Zusammenfassung und Fazit

Die stringente Planung von Personalressourcen ist für Unternehmen jeder Größe einer der wichtigsten Parameter. Somit erreicht man die selbst gesteckten Ziele zu verfolgen und zu erreichen. Personalressourcen sind dabei nur ein Teilaspekt in der Projektplanung. Zusammen mit der gemeinsamen Kalkulation von Sachressourcen und Investitionen wird das Ressourcenmanagement zielführend und hat positive Auswirkungen auf die Projektziele.

Projektleiter oder Ressource-Manager haben dabei die Verantwortung, alle Wünsche, Vorgaben und individuellen Belange bestmöglich im Sinne der Unternehmenswerte zu kombinieren. Durch eine sinnvolle Ressourcenzuteilung, einen Ressourcenabgleich oder auch durch die Prognose von notwendigen Ressourcen für ein Projekt, tragen verantwortliche Projektmanager dazu bei, dass Plankosten eingehalten und die Projektziele jederzeit fokussiert werden.

Dabei ist zu beachten, dass aufgrund externer oder interner Umstände kein Ressourcenmanagement perfekt und optimal ausgestaltet werden kann. Daher kommt es für alle am Prozess beteiligten Mitarbeiter darauf an, flexibel Veränderungen in der Planung von Personalressourcen aufzunehmen und Kompromissen bei der Einteilung von Mitarbeitern positiv entgegenzutreten. Dies setzt nachhaltige Kommunikationsstrukturen im Unternehmen voraus.

Letztlich ist die Belegschaft sowie ihre Motivation und Qualifikation in jedem Unternehmen entscheidend dafür, Zielvorgaben zu erreichen und zu übertreffen. Der richtige Einsatz der im Betrieb vorhandenen Personalressourcen leistet damit einen entscheidenden Beitrag dazu, Projekte von der Planung über die Startphase bis zur Realisierung erfolgreich voranzutreiben. Statt die Terminplanung oder die inhaltliche Ausgestaltung des Projektes zu stark zu fokussieren, sollte in jedem Fall ausreichend Zeit darauf verwendet werden, eine effektive Personalplanung durchzuführen. Dies führt schneller und zielstrebiger zu einer nachhaltigen Mitarbeiterzufriedenheit und zur Zielerreichung. Gleichzeitig bringt es Projektverantwortliche und Unternehmen dem Vorhaben näher, innovative Projektideen im Betrieb gewinnbringend umzusetzen.

Autor: Torsten Niermann

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