• 0228 / 95 50 160
Marken der Personalwissen Familie

Personalcontrolling: Kennzahlen, Instrumente und Ziele

© Personalwissen
Personalcontrolling

Das Personalcontrolling vereint zwei wesentliche Bereich: Das Personalwesen und das Unternehmenscontrolling.

In diesem Artikel lesen Sie, weshalb es so wichtig ist, Kennzahlen zu erheben und im Blick zu behalten. Welche Instrumente dafür nützlich sind und welche Ziele man schlussendlich im Rahmen des Personalcontrollings verfolgt.

Was ist Personalcontrolling: Definition und Wissenswertes

Das Controlling hat in Unternehmen eine tragende Funktion – dabei ist es unerheblich, ob es sich um einen international agierenden Konzern handelt oder um ein kleines oder mittelständisches Unternehmen. Je nach Firmengröße gibt es entweder ganze Abteilungen, die für das Controlling zuständig sind, nicht selten übernehmen bei inhabergeführten Firmen auch die Geschäftsführer selbst das Controlling.

Was ist nun das Ziel solcher Controlling-Aktivitäten? Nur im weiteren Sinne ist das Ganze mit Kontrolle verbunden, wie vielleicht der Name vermuten lässt. Vielmehr liefert das Controlling Informationen, die dreierlei Funktionen für das Unternehmen haben:

Um an diese unternehmensspezifischen Informationen zu gelangen, müssen Daten erhoben werden. Das geschieht mittels Kennzahlen. Diese legt entweder das Unternehmen selbst individuell fest oder aber der gängigen Praxis entsprechen, beispielsweise Umsatz, Gewinn oder Mitarbeiterzahl.

Das Personalcontrolling umfasst nun ein spezifisches Feld innerhalb des Unternehmenscontrollings und bringt Controlling-Methoden und den Personalbereich zusammen.

Personalrelevante Daten bereitet man im Rahmen des Personalcontrollings vornehmlich auf. Analysen und Ergebnisse dienen dann dazu, das Personalmanagement feiner abzustimmen und strategische Entscheidungen zu fällen, die schlussendlich auch das gesamte Unternehmen betreffen – gerade im Hinblick auf die Wirtschaftlichkeit.

Welche Ausprägungen des Personalcontrollings gibt es?

Ähnlich wie beim Unternehmenscontrolling gibt es auch beim Personalcontrolling verschiedene Ausprägungen. So gibt es einerseits das operative Personalcontrolling und andererseits das strategische Personalcontrolling:

  • Operative Ausrichtung: Das Personalcontrolling ist ein Messinstrument, mit dem man das operative Geschäft überwacht. Im Blick behalten werden hierbei der Status quo und vor allem die aktuellen Zahlen.
  • Strategische Ausrichtung: Wie der Name bereits andeutet, geht es hier um eine längerfristige Strategieausrichtung. Das bedeutet, dass Daten erhoben werden, um die Unternehmensstrategie und -ausrichtung festzulegen. Dabei gibt es verschiedene Zeiträume, die für die strategische Planung relevant sind (ein Jahr, fünf Jahre, zehn Jahre).

Unterschieden wird gemeinhin zwischen diesen Daten, die mittels spezifischer Kennzahlen erhoben werden:

  • Quantitative Daten: Hier geht es um direkt messbare Personaldaten, wie beispielsweise Mitarbeiterzahlen, Personalkosten oder Personalkapazitäten. Sie können in aller Regel relativ einfach erhoben werden. Einige Personalsoftwares bieten Reporting-Möglichkeiten, sodass relevante Zahlen bequem via Mausklick vom System bereitgestellt werden können.
  • Qualitative Daten: Das sind weniger konkrete Zahlen und Fakten, denn weiche „Faktoren“. Analysieren kann man beispielsweise die Leistungsbereitschaft der Beschäftigten oder die Mitarbeiterzufriedenheit.

Personalcontrolling: Ziele im Auge behalten

Je nachdem, welche Ausrichtung die Controlling-Maßnahmen haben, variieren auch die Ziele, die damit erreicht werden sollen. In erster Linie dient das (Personal-)Controlling der Informationsversorgung: Durch die Erhebung von Kennzahlen und deren Auswertung und Aufbereitung kommen Informationen zum Vorschein, die vor allem der Geschäftsleitung bzw. Entscheidungsträgern dienlich sind.

Auf Basis der ausgewerteten Daten sind Personalmaßnahmen zu beurteilen – waren beispielsweise die Neueinstellungen der vergangenen Monate zielführend? Das führt bereits zum nächsten Ziel des Personalcontrollings: Bisherige Maßnahmen können evaluiert werden. Bei der Evaluation stehen nicht nur Personalmaßnahmen – Einstellungen, Neubesetzungen und Co. – im Fokus, sondern zugleich auch vorhandene Strukturen und Prozesse.

Auf Basis der Auswertungen können beispielsweise auch Personalbeschaffungsprozesse analysiert und beurteilt werden (beispielsweise Time-to-hire und entsprechende Kosten).

Im Rahmen des Personalcontrollings sollen nicht nur Erkenntnisse über bereits erfolgte Maßnahmen gewonnen werden, sondern auch eine gewisse Früherkennung möglich werden. Anhand von Zahlen und mittels bestimmter Informationen lassen sich frühzeitig bestimmte Tendenzen erkennen: Das können spezifische personelle Entwicklungen sein, es können aber auch Chancen und Risiken sein, die das gesamte Unternehmen betreffen.

Erfolgreiches Personalcontrolling: Instrumente, Verfahren und mehr

Je nachdem, welches Ziel man durch das Personalcontrolling erreichen möchte, stehen verschiedene Maßnahmen und Instrumente zur Verfügung. Ob und welche Controlling-Instrumente genutzt werden können, hängt auch von den zur Verfügung stehenden Zahlen und Daten ab. Als besonders wertvoll, um einen Überblick über den Status quo zu bekommen, erweisen sich bestimmte Vergleiche:

  • Zeitvergleichskontrolle: Ist-Ist-Vergleich
  • Planabweichungskontrolle: Soll-Ist-Vergleich
  • Planfortschrittskontrolle: Soll-Wird-Vergleich

Vergleiche helfen, die aktuelle Situation einschätzen und bewerten zu können. Für die Bewertung des Status quo erweisen sich ebenfalls Benchmarks als praktisch. Für Referenz- und Vergleichswerte müssen nicht zwangsläufig externe Vergleiche mit Wettbewerbern herangezogen werden – wo es unter Umständen schwierig sein kann, an entsprechende Vergleichsdaten zu kommen.

Auch interne Vergleiche, zum Beispiel mit einer anderen Filiale oder einem anderen Firmenstandort, sind ein wertvolles Controlling-Instrument.

Soll es eher um die Erhebung von qualitativen Daten gehen, so sind – wie bereits erwähnt – Mitarbeiterbefragungen sinnvoll. Hier sollten Sie darauf achten, Befragungsmethoden möglichst zu anonymisieren, um ehrliches Feedback zu erhalten. Viele Beschäftigte befürchten, dass das Aussprechen der ehrlichen Meinung eventuelle Sanktionen nach sich ziehen könnte.

Die Balanced Scorecard aus dem klassischen Controlling lässt sich auch ins Personalcontrolling übertragen und ist ebenfalls ein Instrument, das Aufmerksamkeit verdient: Die Human Resource Scorecard. Zu definieren sind neben Key Performance Indicators (KPI) auch Ziele mit personalspezifischem Schwerpunkt, wodurch ein umfassendes Kennzahlensystem entsteht, das zahlreiche Auswertungen zulässt.

Personalcontrolling: Diese Kennzahlen sind wichtig

Um ein Kennzahlensystem zu entwickeln, müssen Personalcontroller zunächst spezifische Kennzahlen definieren und diese entsprechend erheben. Während sich im klassischen Controlling Werte wie der Umsatz, Gewinn etc. anbieten, liegt der Fokus im Personalcontrolling insbesondere auf Zahlen, die in direktem Kontakt mit dem Personalmanagement stehen.

Personalbestand

Um den Personalbestand zu erheben, muss zunächst ein Stichtag festgelegt werden. Danach ermittelt man die Anzahl der Mitarbeiter zu diesem Zeitpunkt, wobei Teilzeitstellen oftmals zusammengefasst und in Vollzeitäquivalente umgerechnet werden. Um Schlüsse aus dem Personalbestand ziehen zu können, sollten zeitliche Vergleichswerte herangezogen oder interne Vergleiche, beispielsweise abteilungsspezifisch, vorgenommen werden.

Personalkosten

Alle Kosten, die durch den Einsatz von internen Mitarbeitern im Betrieb entstehen, zählen zu den Personalkosten. Als Kennzahl sind die personalspezifischen Kosten nur dann nützlich, wenn man sie in ein Verhältnis setzt. So lassen sich Personalkosten unter anderem im Zeitvergleich betrachten, auch der Vergleich zwischen unterschiedlichen Abteilungen sowie das Verhältnis zu den Gesamtkosten ist interessant.

Sinnvoll ist es zudem, auf eine Ausdifferenzierung der unterschiedlichen Kostenarten zu achten. Denn: Personalkosten untergliedern sich nochmals in Gehaltszahlungen, Zusatzkosten durch Überstunden sowie Sozialversicherungsbeiträge.

Netto-Personalbedarf

Der Netto-Personalbedarf ist vor allem für die Personalbedarfsplanung von großer Relevanz. Um ihn zu ermitteln, sind der aktuelle Ist- und der zukünftige Soll-Personalbestand in ein Verhältnis zu setzten. Das geschieht auf Basis der Geschäftsplanung, wo der Brutto-Personalbedarf als Soll-Personalbestand definiert wird.

Davon werden dann Zugänge und Abgänge addiert bzw. subtrahiert. Das Ergebnis ist der Netto-Personalbedarf, der Rückschlüsse zulässt, ob der Personalbestand zu verändern ist.

Autor: Redaktion Personalwissen

Siegel

Sie haben Fragen? Rufen Sie uns an.
0228 / 95 50 160