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Wie moderne Personalpolitik die Zukunftsfähigkeit von Unternehmen stärkt

© Barbara Noskowski – Fotolia
Personalpolitik

In jedem Unternehmen gilt es, Tag für Tag die unterschiedlichsten Entscheidungen zu treffen. Viele dieser Beschlüsse haben direkte oder indirekte Auswirkungen auf die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter eines Betriebs. Alle strukturellen Entscheidungen und Handlungen, die das Personal eines Unternehmens betreffen, werden unter dem Oberbegriff Personalpolitik zusammengefasst. Personalpolitik umfasst sowohl Beziehungen zwischen den Führungskräften und Mitarbeitern des Unternehmens als auch die Gesamtheit der Ziele, an deren Erreichung die Belegschaft beteiligt ist.

Wer steht im Zusammenhang mit der Personalpolitik?

Gerade in Zeiten des War for Talents, dem Fachkräftemangel, ist Personalpolitik untrennbar mit der erfolgreichen Ausrichtung eines Unternehmens und den Unternehmenswerten verknüpft.

Verantwortliche Personaler und Führungskräfte stehen im Zusammenhang mit moderner Personalpolitik vor Fragen wie den Folgenden:

  • Welchen Zusammenhang gibt es zwischen den Aufgaben der Personalpolitik, den Unternehmenszielen und dem Leitbild eines Unternehmens?
  • Welcher Unterschied besteht zwischen den Aufgaben von Personalpolitik und der Personalverwaltung?
  • Welche Rolle spielt der Betriebsrat in einer modernen Personalpolitik?
  • Warum ist eine familienfreundliche Personalpolitik für Unternehmen zielführend?
  • Wie sollte die zukünftige betriebliche Personalpolitik aussehen, um dem demografischen Wandel erfolgreich zu begegnen?

Warum ist eine professionelle Personalpolitik für Unternehmen wichtig?

Da die Personalpolitik eines Unternehmens untrennbar mit den Zielen und dem Image des Unternehmens verknüpft ist, ist es für Personaler und Führungskräfte zielführend, dieser einen überdurchschnittlich hohen Stellenwert beizumessen.

Im Besonderen beschreibt die Personalpolitik eines Unternehmens, wie

  • die persönliche Leistungsfähigkeit von Mitarbeitern durch stringente, individuelle Personalentwicklungsmaßnahmen gesteigert werden kann.
  • der Führungsstil und die Werte des Unternehmens die Leistungsbereitschaft beeinflussen
  • die Verbesserung von Arbeitsbedingungen die Effizienz im Unternehmen steigern kann

Eine gezielte, mitarbeiterzentrierte Personalpolitik hat die Möglichkeit, sowohl auf die Leistungsfähigkeit als auch auf die Leistungsbereitschaft der Beschäftigten Einfluss zu nehmen. Außerdem kann sie durch systematische Maßnahmen die Effizienz im Unternehmen nachhaltig anheben.

Unterschied zwischen Grundsatzentscheidungen und Einzelentscheidungen der Personalpolitik

Man unterscheidet in Bezug auf die Ausprägung und die originären Aufgaben von Personalpolitik generell zwischen Grundsatzentscheidungen und Einzelentscheidungen.

Grundsatzentscheidungen PersonalpolitikEinzelentscheidungen Personalpolitik
Leitlinien in der Personalpolitik, die direkt und richtungsweisend von der Unternehmensleitung und aufbauend auf den Werten und Zielen des Betriebes formuliert werden.

 

Beispiel: Mitarbeiterentwicklungsprogramm mit dem Ziel, junge Talente zu Führungskräften zu entwickeln

Individuelle Entscheidungen, die basierend auf den Grundsatzentscheidungen von Vorgesetzten getroffen werden.

 

Beispiel: Individuelle Schulungsmaßnahmen oder innerbetriebliche Weiterbildungen für Mitarbeiter einer Abteilung

Personalpolitik und Leistungsfähigkeit

Personalentwicklungsmaßnahmen sind aus erfolgreichen Unternehmen nicht mehr wegzudenken. Diese basieren auf der Annahme, dass jeder Mitarbeiter unterschiedlich ausgeprägte Kenntnisse, Fähigkeiten und Eigenschaften besitzt. Dieses Know-how befähigt Angestellte, den Erfolg des Unternehmens sicherzustellen und zu vermehren. Selbst wenn Mitarbeiter hoch motiviert und mit viel Enthusiasmus arbeiten, wird nicht automatisch das Ergebnis erzielt, was vereinbart wurde.

Beispiel: Ein Außendienstmitarbeiter punktet bei seinen Kunden vor allem durch seine Freundlichkeit und Verbindlichkeit. Er ist allseits ein geschätzter und gern gesehener Gesprächspartner, der seine Produkte gut kennt und das Unternehmen professionell repräsentiert. Bei genauer Betrachtung der KPI (Key Performance Indicators) fällt auf, dass er lediglich bei 2 von 5 Kundengesprächen einen erfolgreichen Verkaufsabschluss nachweisen kann. In Gesprächen mit seinen Vorgesetzten kristallisiert sich heraus, dass er ein deutliches Potenzial in Bezug auf Abschlussstärke hat. In einem individuellen Coaching mit Rollenspielen erlernt der Mitarbeiter Methoden, die ihm helfen, bei mehr Kunden positive Vertragsabschlüsse zu generieren.

Im Beispiel wird deutlich, dass durch ein gezieltes Coaching, die Personalentwicklung und auf den Außendienstmitarbeiter abgestimmte Maßnahmen die Stärken einer Person weiter verbessert und mögliche Entwicklungsfelder eindeutig kultiviert werden können. Personalpolitik setzt in diesem Fall im Rahmen einer Einzelentscheidung darauf, den einzelnen Mitarbeiter und seine Eigenschaften zu sublimieren und so die Leistungsfähigkeit zu erhöhen.

Personalpolitik und Leistungsbereitschaft

Die Leistungsbereitschaft einzelner Mitarbeiter oder der gesamten Belegschaft wird nicht unwesentlich vom Führungsstil im Unternehmen beeinflusst. Ein autoritärer Führungsstil könnte zum Beispiel intrinsisch motivierte Teamplayer abschrecken. Selbst wenn Anweisungen und Klarheit im Unternehmensalltag durchaus bei einzelnen Angestellten notwendig sind, könnte diese Vorgehensweise bei dem Großteil der Beschäftigten das Engagement und die Freude lähmen. Verantwortungsbewusste Mitarbeiter wünschen sich persönliche Freiheiten und eine offene, positive und nutzenorientierte Kommunikationskultur. Erfolgreiche Unternehmen und Führungskräfte achten aus diesem Grund stringent darauf, den Führungsstil der leitenden Mitarbeiter zu individualisieren.

Hierzu gehört auch die fortwährende und professionelle Schulung der leitenden Angestellten. Durch gezielte Grundsatzentscheidungen in Bezug auf den Führungsstil und durch die Implementierung von Unternehmenswerten gelingt es, die Führungskräfte dazu zu motivieren, jeden Mitarbeiter als Individuum zu sehen. Dies befähigt leitende Angestellte, die Leistungsbereitschaft durch Einzelmaßnahmen zu fördern.

Beispiel: In einer Fachabteilung arbeiten zwei Mitarbeiter in einer vergleichbaren Position. Während der eine Mitarbeiter durch seine Leistungsbereitschaft und seine Zielstrebigkeit auffällt, werden bei dem anderen Angestellten fortlaufend Fehler sichtbar. Vor allem fällt auf, dass sich der Mitarbeiter nicht an gesteckte Termine und Absprachen halten kann. Statt beide Mitarbeiter in Bezug auf den Führungsstil äquivalent zu behandeln, ist es für die Führungskraft entscheidend, jeden Mitarbeiter als Individuum zu sehen. Es ist essenziell, subjektive Ansätze zu wählen, um zu motivieren oder klare Grenzen aufzuzeigen.

Veränderungen brauchen Zeit und Mut

Die Individualisierung des Führungsstils im Unternehmen benötigt vor allem Mut und einen langen Atem. Führungskräfte brauchen darüber hinaus den Willen, die eigenen Mitarbeiter intensiv kennenzulernen und diese in Bezug auf Ihre Eigenschaften verbessern zu wollen. Dabei geht es weniger um charakterliche Veränderungen. Vor allem zielt Coaching darauf ab, positive Eigenschaften zu stärken und auszubauen. Die Personalpolitik eines Unternehmens schafft hierfür den Rahmen und erlaubt durch klare Grundsatzentscheidungen und darauf basierende Einzelentscheidungen ein hohes Maß an Flexibilität und Individualität. Dies führt nicht nur zu zufriedenen Mitarbeitern, die die Wertschätzung für ihre Person und ihre Tätigkeit als Ansporn empfinden. Es gewährleistet außerdem ein positives Employer Branding und eine hohe Leistungsbereitschaft im Betrieb.

Personalpolitik und Effizienz

Die Effizienz eines Unternehmens und seiner Mitarbeiter bestimmt letztlich über den Gesamterfolg. Die Personalpolitik legt durch Grundsatzentscheidungen den Grundstein dafür, dass jeder Beschäftigte die Voraussetzungen erhält, so effizient wie möglich tätig zu sein. Zusammen mit Maßnahmen, die die Leistungsfähigkeit und Leistungsbereitschaft fördern, wird die Belegschaft in die Lage versetzt, die beste Leistung zu erbringen. Dazu gehören neben den persönlichen Kenntnissen und Fähigkeiten auch moderne Arbeitsmittel, die grundsätzlich über ein höheres Maß an Produktivität entscheiden.

Beispiel: Ein Mitarbeiter arbeitet als Montagekraft an einer Maschine. Er fertigt pro Stunde 10 Werkstücke. Mit der neuesten Maschinengeneration könnte er pro Stunde 13 Werkstücke fertigen und  seine persönliche Effektivität deutlich steigern.

Bestimmt Personalpolitik in Grundsatzentscheidungen, dass Mitarbeiter nicht nur persönlich und in Bezug auf ihre Fähigkeiten und Eigenschaften weitergebildet werden, sondern darüber hinaus die besten Arbeitsmittel erhalten, dann führt dies zu messbaren und nachhaltigen Effizienzsteigerungen.

Welchen Vorteil hat eine lebensphasenorientierte Personalpolitik für moderne Unternehmen?

Abseits der für jedes Unternehmen wichtigen Parameter Leistungsfähigkeit, Leistungsbereitschaft und Effizienz ist eine lebensphasenorientierte Personalpolitik ein moderner und zukunftsorientierter Ansatz der Personalpolitik. Er basiert auf der Tatsache, dass jeder Mitarbeiter in seinem Erwerbsleben unterschiedliche Lebensphasen durchlebt. In jeder dieser Lebensabschnitte ändern sich die Leistungsfähigkeit, die persönlichen Möglichkeiten und die Bereitschaft des Angestellten in Bezug auf den Arbeitseinsatz.

Beispiele für lebensphasenorientierte Personalpolitik

Ein typisches Beispiel für eine lebensphasenorientierte Personalpolitik ist die Geburt eines Kindes und alle damit verbundenen Veränderungen. Auf Mütter und Väter stürmen in diesem Lebensabschnitt viele neue Impulse ein. Der Wunsch, mit der eigenen Familie mehr und intensiver Zeit zu verbringen verfestigt sich bei den meisten Elternpaaren. Gerade in den ersten Lebensmonaten eines Kindes besteht das Erfordernis, dass sich beide Partner mit Bedacht um den Nachwuchs kümmern und in ihre neue Rolle hineinwachsen. Zudem gilt es für junge Eltern, nicht in eine finanzielle Schieflage zu geraten. Das bedeutet unter anderem, Kindergeld und Elterngeld zu beantragen und die Details von staatlichen Fördermöglichkeiten wie Baukindergeld zu kennen.

Lebensphasenorientierte Personalpolitik setzt hier an und ermöglicht Betriebsangehörigen notwendige Freiräume. Diese können darin bestehen, die Arbeitszeiten abseits von Elternzeit oder Elterngeldbezug zu reduzieren. Des Weiteren ist es denkbar, innerbetriebliche Betreuungsangebote, flexible Arbeitszeitmodelle oder Homeoffice-Lösungen als Maßnahmen einer lebensphasenorientierten Personalpolitik zu organisieren.

Ein ähnliches und stetig diskutiertes Thema, bei dem eine lebensphasenorientierte Personalpolitik ebenfalls zielführend sein kann, ist die Notwendigkeit der Pflege von Angehörigen. In vielen Fällen ergibt sich sehr plötzlich eine private Situation, die die Berufstätigkeit eines Angestellten infrage stellt. Lebensphasenorientierte Personalpolitik kann in diesem Fall helfen, die neu entstanden emotionalen und zeitlichen Belastungen abzufedern. Durch innerbetriebliche Maßnahmen, eine erweiterte Flexibilität und durch ein hohes Maß an Verständnis ist es dem Mitarbeiter möglich, seine berufliche Tätigkeit und die Pflege des Angehörigen bestmöglich zu vereinen.

Lebensphasenorientierte Personalpolitik setzt zusammengefasst darauf, unterschiedlichste Lebensabschnitte der Beschäftigten zu bewerten und mit geeigneten mitarbeiterzentrierten Maßnahmen zu unterlegen.

Welche Umstände müssen nach der lebensphasenorientierten Personalpolitik Berücksichtigung finden?

  • Hochzeit und Elternschaft
  • Chronische Krankheit und Pflege
  • Lebensphasen des Partners
  • Ehrenamt oder soziale Nebentätigkeiten
  • Hobbys und persönlichkeitsbildende Weiterbildung
  • Laufbahnspezifische Berufsphasen, wie Einstieg, Weiterentwicklung oder Altersteilzeit

Eine lebensphasenorientierte Personalpolitik bezieht die unterschiedlichen Stadien im Leben eines Mitarbeiters ein und versucht, betriebliche Gegebenheiten oder Herausforderungen individuell anzupassen. Um eine lebensphasenorientierte Personalpolitik im Betrieb erfolgreich zu implementieren, benötigen sowohl Arbeitgeber wie Beschäftigte ein hohes Maß an Verständnis, Offenheit und Vertrauen. Ein an jeden Angestellten angepasster Führungsstil und ausgeprägte empathische Fähigkeiten führen bei einer solchen Vorgehensweise dazu, dass Mitarbeiter sich öffnen und private oder persönliche Veränderungen im Betrieb preisgeben.

Nur mit Vertrauen kann man nachhaltige Erfolge erzielen

Ohne gegenseitiges Vertrauen wird eine lebensphasenorientierte Personalpolitik keine nachhaltigen Erfolge zeigen. Es ist in diesem Zusammenhang äußerst wichtig, die Führungskräfte im Unternehmen fortlaufend und intensiv zu schulen und im betrieblichen Wertekodex festzulegen, dass Offenheit und Vertrauen die Grundfesten der Zusammenarbeit darstellen. Darüber hinaus ist es sinnvoll, jeden Mitarbeiter in Leitungsfunktion vor allem dahingehend zu trainieren, welchen Nutzen aktives Zuhören in der Mitarbeiterführung hat.

Aktives Zuhören und aufmerksames Beobachten stellt die Grundlage für Interesse und Empathie dar. Es bildet den professionellen Rahmen, um jeden Mitarbeiter als Individuum zu sehen und separat zu fördern.

Welche Maßnahmen kommen je nach Lebensphase und persönlicher Situation in Betracht?

  • Flexible Arbeitszeitregelungen in Absprache mit dem Betriebsrat
  • Regelungen zur Vertrauensarbeitszeit
  • Homeoffice-Lösungen
  • Freistellung beispielsweise nach dem Sabbatical Modell
  • Finanzielle Zuschüsse zu privaten Weiterbildungen
  • Implementierung von Zeitkonten
  • Professionelle Vergütungsmodelle

Alle Maßnahmen werden dann ihre volle Wirkung entfalten, wenn diese individuell auf jeden einzelnen Mitarbeiter abgestimmt sind.

Wie lebensphasenorientierte Personalpolitik Win-Win-Situationen schafft

Aufgabe einer lebensphasenorientierten Personalpolitik ist es, den eigenen Beschäftigten auf Dauer optimale Rahmenbedingungen am Arbeitsplatz zu ermöglichen. Durch ein solches Vorgehen ist es möglich, Mitarbeiter langfristig im Betrieb zu halten und die Effizienz der Belegschaft zu steigern. Passen Lebensphasen des Mitarbeiters und Maßnahmen des Unternehmens perfekt zusammen, entstehen leistungsfördernde Win-Win-Situationen. Die Vorteile für Beschäftigte und das Gesamtunternehmen sind klar erkennbar:

Vorteile für UnternehmenVorteile für Beschäftigte
Geringe FluktuationStärkere Identifikation mit dem Unternehmen
Weniger Recruiting-KostenStarke Motivation
Erweiterung des Employer BrandingPositives Einstellung zum Unternehmen
Höhere EffektivitätSicherer Arbeitsplatz
  

 

Homeoffice-Lösungen als Beispiel lebensphasenorientierter Personalpolitik

Einige Lebensabschnitte von Angestellten sind durch eine hohe Flexibilität und Leistungsfähigkeit gekennzeichnet. Als Beispiel kann in den meisten Fällen der Bereich genannt werden, der zwischen dem 20. und 30. Lebensjahr liegt. Nach der Ausbildung streben viele Mitarbeiter eine lukrative Karriere an, bilden sich hierfür fortlaufend weiter und sind in Bezug auf Arbeitszeiten und Arbeitsorte flexibel. Geschäftsreisen oder kurzfristige Arbeitsplatzwechsel werden akzeptiert und unterstützen Beschäftigten darin, Erfahrungen zu sammeln und sich beruflich weiterzuentwickeln.

Jenseits des 30. Lebensjahres ist der Karrierewunsch nach wie vor ausgeprägt. Gleichzeitig fällt in diese Zeit in vielen Fällen die Gründung einer eigenen Familie und die Geburt der Kinder. Aufgrund dieser Umstände müssen und möchten viele Mitarbeiter den persönlichen Grad der Flexibilität reduzieren. Lebensphasenorientierte Personalpolitik hilft Mitarbeitern dieser Altersklasse zum Beispiel durch das Angebot, temporär oder flexibel im Homeoffice zu arbeiten.

Homeoffice bietet jedem die Möglichkeit erfolgreich in seinem Job zu arbeiten

Durch die Verlagerung des Arbeitsplatzes ist es jungen Müttern oder Vätern möglich, Fahrzeiten einzusparen und insgesamt mehr Zeit mit der Familie zu verbringen. Die Digitalisierung eröffnet zusätzliche Chancen, wie die Anbindung der privaten Arbeitsstätte an das Firmennetzwerk oder virtuelle Besprechungen mittels Videokonferenztechnik.

Teile der monatlichen Arbeitszeit im Homeoffice zu verbringen, kann ebenfalls bei der Pflege von Angehörigen eines sinnvolle Erleichterung sein. Durch den Wegfall von Wegezeiten und die Option, in der Nähe der zu pflegenden Angehörigen zu bleiben, ergeben sich für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in dieser besonderen Lebenssituation attraktive Perspektiven, den liebgewonnenen Beruf und die Fürsorge für Familienmitglieder sinnvoll zu verbinden.

Unternehmen handeln professionell, wenn Sie die Anfrage nach einer Homeoffice-Lösung intensiv prüfen und die Rahmenbedingungen im persönlichen Gespräch festlegen und schriftlich fixieren. Dabei sollte unmissverständlich verankert werden, wann der Betriebsangehörige eine Präsenzpflicht an der ersten Arbeitsstätte hat. Mit einer eindeutigen Zielvereinbarung ist es möglich, bei einer lebensphasenorientierten Personalpolitik sowohl die Interessen des Mitarbeiters und die betrieblichen Notwendigkeiten zu berücksichtigen.

Lebensphasenorientierte Personalpolitik und Vergütungssystem

Die lebensphasenorientierte Personalpolitik achtet intensiv auf die unterschiedlichen Lebensabschnitte der Beschäftigten. Neben individuellen Arbeitszeitmodellen, attraktiven Fortbildungsangeboten und professioneller Kommunikation spielt die Vergütung des Mitarbeiters eines entscheidende Rolle, dass Beschäftigte eine hohe Affinität zum Unternehmen entwickeln. Das Vergütungssystem sollte aus diesem Grunde eindeutig an die einzelnen Lebensphasen sowie an die Arbeits- und Berufsphasen angepasst sein.

Während junge Mitarbeiter mit wenig Erfahrung mit einem geringeren Gehalt zufrieden sind, sollte der Verdienst eines Familienvaters mit Kindern zur aktuellen Lebensphase passen. Die Tarifverträge im öffentlichen Dienst können als Beispiel für ein an Lebensphasen angepasstes Vergütungssystem angeführt werden. Mit turnusmäßigen Gehaltsverbesserungen wird der Tarifvertrag geänderten persönlichen Rahmenbedingungen gerecht. Durch das Erwerben von zusätzlichen Qualifikationen ist es darüber hinaus möglich, in eine andere Vergütungsklasse zu wechseln und einen überdurchschnittlichen Gehaltssprung zu realisieren.

Was hat der Tarifvertrag mit moderner Personalpolitik zu tun?

Während sich der Tarifvertrag vor allem am Lebensalter der Mitarbeiter orientiert und Gehaltserhöhungen zu festen Zeiten vorsieht, geht lebensphasenorientierte Personalpolitik noch einen entscheidenden Schritt weiter. Sie berücksichtigt nicht nur den Jahrgang, sondern erlaubt es Führungskräften, individuelle Entscheidungen auf Basis der aktuellen Situation des Mitarbeiters zu treffen. Zukunftsorientierte Vergütungssysteme bieten den Mehrwert, dass Mitarbeiter einen Teil der Gehaltssteigerungen virtuell anlegen können. Dieser angesparte Gehaltsteil kann aktiviert werden, wenn aufgrund von Nachwuchs die Arbeitszeit für einen definierten Zeitraum reduziert werden muss. Eine durch einen Pflegefall in der Familie begründete Auszeit rechtfertig ebenfalls das Abrufen der Rücklagen.

Es ist klar erkennbar, dass Mitarbeiter durch individuelle Vergütungssysteme, die mit einzelnen Lebensphasen verknüpft sind, umfassend motiviert werden können. Flexible Benefit-Programme oder eine hohe Individualisierung der betrieblichen Altersvorsorgen bringt den Beschäftigten Sicherheit und Klarheit. Jedes Vergütungssystem im Unternehmen sollte kosteneffektiv geplant werden. Eine große Zahl von unterschiedlichen und individualisierten Vertragsvereinbarungen stellt ansonsten einen hohen verwaltungstechnischen Aufwand dar. Dies verursacht zusätzliche Aufwendungen und bindet Mitarbeiter in der Personalabteilung unnötig. Ziel jeder individuellen Maßnahme sollte es sein, eine Balance zwischen dem persönlichen Nutzen des Mitarbeiters und den Kosten für das Unternehmen herzustellen.

Warum ist eine familienfreundliche Personalpolitik für Unternehmen sinnvoll?

Eine Personalpolitik, die sich den Mitarbeitern und deren unterschiedlichen familiären Situationen anpasst, ist für moderne Unternehmen eine sinnvolle und erstrebenswerte Investition in die Zukunft. Ebenso wie bei einer lebensphasenorientierten Personalpolitik konzentrieren sich Betriebe in diesem Zusammenhang besonders auf die Zielgruppe der Familien und deren persönliche Herausforderungen.

Beispielsweise schließt eine familienfreundliche Personalpolitik ein, alleinerziehenden Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern bestimmte Vorteile zu gewähren, um die Betreuung der Kinder und die Tätigkeit im Betrieb zu vereinbaren. Flexible Arbeitszeitmodelle oder kurzfristige Arbeitsplanänderungen können hier als sinnvolle Schritte angeführt werden. Die Übernahme von Betreuungskosten für die Unterbringung von Kindern oder die Eröffnung eines Betriebskindergartens können, je nach Unternehmensgröße, weitere mitarbeiterzentrierte Maßnahmen für Familien sein.

Wird eine familienfreundliche Personalpolitik im Unternehmen von allen Führungskräften gelebt, führt dies ebenfalls zu einer klaren Steigerung der Motivation in der Belegschaft. In der Außendarstellung und im Wettbewerb um die besten Mitarbeiter und Talente sind familienfreundliche Rahmenbedingungen ein weiterer entscheidender Maßstab geworden. Zufriedene Beschäftigte, die ihre Karriere und die familiären Verpflichtungen bestmöglich vereinbaren können, sind zusätzlich motiviert, dem eigenen Unternehmen treu zu bleiben und effizient und erfolgreich zu arbeiten. Langfristig zahlt sich eine familienfreundliche Personalpolitik daher in jedem Fall aus. Dies kann selbst dann gesagt werden, wenn es von Zeit zu Zeit Probleme und Konflikte bei der fairen innerbetrieblichen Organisation aller Mitarbeiteranforderungen gibt.

Welcher Unterschied besteht zwischen den Aufgaben von Personalpolitik und der Personalverwaltung?

Während die Personalpolitik im Wesentlichen dazu genutzt wird, die Rahmenbedingungen in Bezug auf die Belegschaft des Unternehmens festzulegen und gestalterisches Potenzial bietet, konzentriert sich die Personalverwaltung ausschließlich auf die administrativen Aufgaben des Personalwesens.

In großen Unternehmen und Konzernen ist es unumgänglich, eine funktionierende HR-Abteilung aufzubauen, die alle routinemäßigen Tätigkeiten der Personalverwaltung übernimmt. In kleineren Betrieben werden Aufgaben der Personalverwaltung dagegen auf unterschiedliche Mitarbeiter verteilt. Vielfach übernimmt die Chefsekretärin oder Verwaltungsangestellte einen Teil der anfallenden Arbeiten. Der gesamte Bereich der Personalverwaltung zeichnet sich dadurch aus, dass wiederkehrende Verwaltungstätigkeiten ausgeführt werden. Da sich diese Aufgabenbereiche mit sensiblen Informationen wie Gehältern, personenbezogenen Daten oder Leistungsparametern von Mitarbeitern beschäftigen, gilt für Personalverantwortliche eine hohe Diskretionsstufe.

Der Personalverwaltung kommt eine entscheidende Rolle im Betrieb zu. Dies kann gesagt werden, da Personalstatistiken, die Personaldatenverwaltung oder die Aufbereitung von Leistungsparametern die Grundlage für eine moderne Personalpolitik und umfangreiche Personalentscheidungen bildet.

Welche Zusatzaufgaben führen Personaler und HR aus?

Zusätzlich übernehmen qualifizierte Personaler Aufgaben im Fachbereich der Lohn- und Gehaltsabrechnung und kümmern sich um die sachgerechte Abrechnung der Reisekosten. Sie führen die Personalakten und erstellen umfangreiche Statistiken über Urlaubs-, Arbeits- oder Fehlzeiten der Mitarbeiter. Des Weiteren sind sie dafür verantwortlich, alle personenbezogenen Daten sicher und nach Maßgabe der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) zu speichern. Zudem obliegt ihnen die fachkundige und professionelle Beratung der Beschäftigten bei allen Personalthemen. Gleichzeitig beraten sie die Führungskräfte des Unternehmens bei disziplinarischen Maßnahmen oder bei Fragen im Bereich von Kündigung und Abfindung. Die HR-Abteilung ist in diesem Zusammenhang auch zu einer transparenten Zusammenarbeit mit dem Betriebsrat im Unternehmen verpflichtet.

Ein letzter, bedeutender Aufgabenbereich der HR-Abteilung ist die zielgerichtete moderne Personalbeschaffung. Dazu gehört neben der Ausschreibung vakanter Positionen zusätzlich der gesamte Bereich der Administration im Recruiting und das Führen von Bewerbungs- und Einstellungsgesprächen.

Personaler werden bei ihrer Arbeit durch umfangreiche computergestützte Softwareprogramme unterstützt. Diese übernehmen zum Beispiel einen großen Teil der Lohn- und Gehaltsabrechnung. Sie minimieren durch Vernetzung die doppelte Erfassung personenbezogener Daten oder helfen bei der Interpretation von komplizierten Gesetzestexten.

Welche Rolle spielt der Betriebsrat bei einer erfolgreichen Personalpolitik?

Moderne Personalpolitik, die sich an den Lebensphasen der Mitarbeiter orientiert und empathisch auf Beschäftigte eingeht, vereint die beiden wichtigsten Bausteine im Personalbereich:

  1. Sicherstellen von unternehmerischem Erfolg durch stringenten Personaleinsatz
  2. Erfolgreiches, soziales Handeln zur Mitarbeitermotivation

Der Betriebsrat eines Unternehmens spielt bei einer ausgewogenen Personalpolitik eine entscheidende Rolle. Zum einem agiert er als Vertrauensfaktor und vermittelt bei Konflikten und innerbetrieblichen Herausforderungen. Arbeitnehmervertretern kommt zudem die Rolle zu, sich für die Belange der schwächeren oder benachteiligten Personen einzusetzen. Durch seine Tätigkeit verfügt der Betriebsrat über weitreichende Kompetenzen und ein umfassendes Fachwissen in Bezug auf die gesetzlichen Rahmenbedingungen. Der Betriebsrat agiert mit dem Selbstverständnis, dass Mitbestimmung in Unternehmen ein soziales Gestaltungsprinzip ist.

Zusammenarbeit zwischen Betriebsrat, Personalabteilung und Unternehmensspitze

Moderne Personalpolitik gewinnt durch eine offene, vertrauensvolle Zusammenarbeit zwischen Betriebsrat und Personalabteilung sowie der Unternehmensführung. Statt den Betriebsrat als Störquelle anzusehen und so weit wie möglich von Entscheidungen auszuschließen, arbeiten zukunftsorientierte Betriebe sachorientiert und kollegial mit dem Betriebsrat zusammen. Das schließt nicht aus, dass fachliche Fragen zu Streitpunkten eskalieren. Es ist sogar beinahe natürlich, dass im Spannungsfeld zwischen Ökonomie und sozialer Verantwortung Differenzen entstehen. Diese auszuräumen und auch zwischen Unternehmen, Beschäftigten und dem Betriebsrat eine Win-Win-Situation zu schaffen ist eines der vorrangigen Ziele innovativer Personalpolitik.

Zusätzlich stehen Unternehmen aufgrund der Globalisierung in einem stetigen Wettbewerb. Arbeitsbedingungen, Nachhaltigkeit sowie soziale Verantwortung werden von Angestellten stärker den ökonomischen Zielen eines Unternehmens gegenübergestellt. Strategische Personalarbeit und moderne Personalpolitik verfolgen aus diesem Grund das Ziel, alle genannten Komponenten bestmöglich im Unternehmen zu vereinen.

Wie sollte die zukünftige betriebliche Personalpolitik aussehen, um dem demographischen Wandel erfolgreich zu begegnen?

Der demographische Wandel auf dem deutschen Arbeitsmarkt ist eine allgemein anerkannte Tatsache. Die Auswirkungen verspüren Unternehmen aller Größenordnung bereits heute. Der viel diskutierte Fachkräftemangel und der „war for talents“ sind erste Vorboten einer Entwicklung, an deren Ende in den nächsten Jahrzehnten eine Minderheit von jungen Arbeitnehmern einer alternden Gesellschaft gegenübersteht. Die Folgen für die Sozialkassen und die Belastung für Mitarbeiter sind für jeden Betrachter greifbar.

Selbst wenn gut ausgebildete und engagierte Mitarbeiter momentan als ein hohes Gut und wichtiger Parameter für Leistung und Erfolg gelten, wird sich ihr Ansehen in den nächsten Jahren weiter verstärken. Vor diesem Hintergrund ist es für Unternehmen und Führungskräfte schon heute zielführend, die eigene Personalpolitik fortlaufend zu überdenken. Hierbei geht es vor allem um Grundsatzentscheidungen, die professionell dahingehend geprüft werden können, ob diese nachweisbar mitarbeiterzentriert sind. Fällt bei der Betrachtung ein Defizit auf, sollten geeignete Maßnahmen ergriffen werden, um die Mitarbeiter im Unternehmen bestmöglich zu unterstützen.

Die Zukunft der Personal-Politik

Die Personalpolitik der Zukunft bezieht in ihre Grundsatzentscheidungen zu jeder Zeit die individuellen Bedürfnisse der eigenen Belegschaft ein. Sie achtet auf die verschiedenen Lebensphasen und bietet im Rahmen einer Lebensphasenorientierung individuelle Lösungen. Neben den Grundsatzentscheidungen der Unternehmensleitung gewinnt eine zukunftsorientierte Personalpolitik auch dadurch an Effektivität, dass Sie den eigenen Führungskräften mehr Verantwortung für Einzelentscheidungen überlässt. Diese können die Arbeitsmittel, Vergütungsmodelle oder den Arbeitsort der Angestellten betreffen. Jede Entscheidung sollte den Unternehmenszielen entsprechen und mit den festgeschriebenen Unternehmenswerten vereinbar sein.

Ähnlich wie zu erfolgreichen Verkaufsaktivitäten eine hohe Kundenorientierung, eine nutzenorientierte Kommunikation und das Einbeziehen der Bedürfnisse des Kunden gehören, ist dies im Verhältnis zwischen Unternehmen und Mitarbeiter feststellbar. Hier sollten Kommunikation zur Unternehmensstrategie gehören, wie auch Offenheit, Verständnis und ein bedürfnisorientiertes Vorgehen. Alles sind wichtige Grundvoraussetzungen für beide Seiten und für eine unbefristete Zusammenarbeit.

Unternehmen, die sich bereits heute professionell auf die wachsenden Herausforderungen des demographischen Wandels einstellen und sich fortlaufend anpassen, stellen die Weichen für langfristigen Erfolg. Weniger Fluktuation, eine bessere Mitarbeiterbindung und eine hohe Motivation werden nur einige der Ergebnisse sein, die dieses nachhaltige Handeln erzeugt.

Zusammenfassung und Fazit zur Personalpolitik in Unternehmen

Personalpolitik gehört wie selbstverständlich zu jedem Unternehmen und beschreibt alle strukturellen Entscheidungen und Handlungen, die das Personal eines Unternehmens betreffen. Personalpolitik ist nicht starr, sondern kann gestalterisch genutzt werden, um die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter langfristig an das Unternehmen zu binden. Sie hilft zudem, die Motivation und Leistungsfähigkeit zu verbessern.

Personalpolitik grenzt sich von der allgemeinen Personalverwaltung ab, die aus fortwährenden administrativen Tätigkeiten wie der Lohn- und Gehaltsabrechnung oder der Erarbeitung von Personalstatistiken besteht.

Moderne Personalpolitik unterscheidet zwischen Grundsatzentscheidungen und Einzelentscheidungen

Grundsatzentscheidungen werden von der Unternehmensleitung getroffen und betreffen wesentliche und prinzipielle Personalentscheidungen. Hierbei kann es sich zum Beispiel um ein einheitliches Vorgehen und Richtlinien in Bezug auf die innerbetriebliche Dienstwagenregelung handeln. Einzelentscheidungen können ohne Rücksprache von den Führungskräften des Unternehmens getroffen werden und beinhalten zum Beispiel Lohnerhöhungen oder individuelle Freiheiten eines Mitarbeiters. In vielen Fällen gibt das Unternehmen hierfür einen Entscheidungsrahmen vor. Innerhalb dieser Vorgaben können leitende Angestellte Maßnahmen selbstständig implementieren. Effektive Personalpolitik, die sich an den Mitarbeitern und den Zielen des Unternehmens orientiert, fördert die Leistungsbereitschaft und Leistungsfähigkeit der Beschäftigten und die Effizienz im Unternehmen.

Eine lebensphasenorientierte Personalpolitik geht einen entscheidenden Schritt weiter und beachtet zusätzlich die unterschiedlichen Lebensabschnitte eines Angestellten. Sie versucht, spezifische und auf die Lebensphase abgestimmte Rahmenbedingungen anzubieten. Ein Beispiel hierfür sind Absprachen in Bezug auf die Arbeitszeiten oder den Arbeitsort für Beschäftigte, die in die häusliche Pflege von Angehörigen involviert sind.

Zusammenfassend stellt Personalpolitik eine fundamentale innerbetriebliche Stellschraube dar, die die Zusammenarbeit zwischen Führungskräften und Angestellten beschreibt und einen zukunftsweisenden Charakter für das Unternehmen besitzt. Betriebe, die eine moderne Personalpolitik implementieren, können sich effektiver und zielstrebiger den Herausforderungen des demographischen Wandels und der Globalisierung stellen und Ihre Mitarbeiter langfristig an den eigenen Betrieb binden.

Autor: Torsten Niermann

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