Qualität und das damit einhergehende Qualitätsmanagement nehmen auch in der Personalarbeit eine immer größere Relevanz ein.
Qualität wird als Wettbewerbsfaktor zunehmend wichtiger – was nicht nur zu einem weitreichenderen Qualitätsbegriff führt, sondern auch zahlreiche Definitionen mit sich bringt. Um Qualität vergleichbar zu machen, hat sich die Norm ISO 9001:2015 etabliert. Sie spielt auch in der Personalarbeit eine immer größere Rolle.
In diesem Artikel lesen Sie, wie HR von der Qualitätsnorm profitieren kann und wie Sie Qualitätsmanagement in Personalarbeit und Führung gezielt einsetzen können.
Was ist Qualitätsmanagement nach ISO 9001:2015?
Wie der Name bereits andeutet, dreht sich beim Qualitätsmanagement (kurz: QM) alles um die Qualität eines Produkts, einer Dienstleistung oder diverser Arbeitsabläufe in einem Betrieb. Das QM umfasst unter anderem folgende Tätigkeiten:
- Qualitätsziele ableiten und festhalten
- Qualitätsplanung
- Qualitätssicherung
- Kontrolle und ggf. Qualitätsverbesserung
Den organisatorischen Rahmen für das Qualitätsmanagement bildet das QM-System: In dieses werden alle Maßnahmen eingebettet. Sowohl die Planung als auch die operative Umsetzung bis hin zur schlussendlichen Koordinierung vereinzelter Vorgänge – alle qualitätsrelevanten Fäden laufen bei der Spitze des QM-Systems zusammen.
Was ist nun der Vorteil eines zentralen Qualitätsmanagements, wie es auch zunehmend für HR-Abteilungen wichtiger wird? Durch QM können Fehler vermieden werden – das gilt sowohl für QM im Fertigungsbereich als auch in der Personalabteilung. Das hat Auswirkungen auf den gesamten Arbeitsprozess und die Effizienz: Der Anteil an Nacharbeit geht zurück, somit lassen sich personelle und finanzielle Ressourcen anderweitig gewinnbringend einsetzen. Ist die (Arbeits-)Qualität höher, so steigt auch die Zufriedenheit von Kunden und Mitarbeitern. Ein Vorteil, der besonders im HR wichtig ist.
Welchen Nutzen hat die ISO 9001:2015?
Wie eingangs erwähnt, dienen die Normen der International Standards Organization (kurz: ISO) dazu, bestimmte Systeme oder Rahmenbedingungen weltweit vergleichbar zu machen. Bereits im Jahr 1987 hat die Organisation erste Normen mit dem Fokus auf Qualität entwickelt. Seitdem gab es mehrere Revisionen. Die letzte Fassung der ISO 9001:2015 stammt aus dem Jahr 2015 und enthält eine Sammlung von Qualitätsanforderungen, die QM-Systeme für eine entsprechende Zertifizierung erfüllen müssen.
Diese qualitätsrelevanten Anforderungen fußen auf einem sogenannten Prozessmodell, einem Grundprinzip, welches sich an vier Schritten orientiert:
- Planen: Vor seiner Realisierung muss jeder Prozess geplant werden. Hier geht es um die Aufnahme des Status quo. Wie weicht dieser vom Sollzustand ab und mit welchen Maßnahmen kann dieser schließlich erreicht werden?
- Durchführen: Die Durchführung bezieht sich auf einzelne Pilotprojekte, nicht auf eine breite Umsetzung.
- Prüfen: Der realisierte Prozessablauf wird evaluiert und überprüft. Bei erfolgreichem Verlauf kann er großflächig umgesetzt werden.
- Umsetzen: Hier geht es schließlich um die gesamtbetriebliche Umsetzung von größeren organisatorischen Aktivitäten.
Diese vier Schritte sind an den Demingkreis angelehnt und dienen der kontinuierlichen Verbesserung der Qualität. Sie können und sollen immer wieder durchlaufen werden. Es handelt sich also um einen interativen Prozess, der dazu dient, die Qualität nachhaltig zu verbessern und das gesamte Qualitätsmanagementsystem zu optimieren.
Wie kann man Qualitätsmanagement in der Personalarbeit umsetzen?
Die Personalabteilung wird in vielen Unternehmen immer stärker als interner Dienstleister wahrgenommen. Als Bindeglied zwischen Mitarbeitern und Geschäftsführung obliegen ihr alle HR-spezifischen Themen. Sowohl die Unternehmensleitung als auch die Beschäftigten profitieren von den „Services“, die HR-Abteilung bietet:
- Beratung und Ansprechpartner für arbeitsrechtliche Themen (Mitarbeiter)
- Personalplanung (Fachabteilungen)
- Administrative Abwicklung (gesamtes Unternehmen)
- Umfassende Information (Bewerber)
Um mögliche Verbesserungspotenziale aufzudecken, sollten HR-Verantwortliche zunächst alle Beteiligten (sogenannte Stakeholder) identifizieren. Neben dieser Aufteilung in Geschäftsführung, Mitarbeiter und Bewerber kann man die Stakeholder in weiteren Schritten noch feingliedriger bestimmen. So kann die Gruppe der Mitarbeiter zum Beispiel wiederum unterteilt werden: Beispielsweise in Beschäftigte, die eine Weiterbildung absolvieren möchten (Schwerpunkt: Personalentwicklung) oder in Mitarbeiterinnen, die bald in Mutterschutz gehen.
Prozesse definieren und verbessern
Anhand der oben genannten „Services“ können auch die Prozesse innerhalb der Personalabteilung benannt und definiert werden: Im Prinzip kümmert sich der Human-Resources-Bereich also darum, dass immer ausreichend qualifiziertes Personal zur Verfügung steht. Es geht dementsprechend um alle Prozesse, die mit dem Eintritt von neuen Mitarbeitern (Personalbeschaffung), der Personalverwaltung und dem Austritt der Beschäftigten zusammenhängen.
Dabei bietet es sich an, bestimmte Teilprozesse genauer zu bestimmen. Auch die Differenzierung zwischen strategischer, also planvoller, und operativer, ausführender, HR ist geläufig. Das Ziel von Qualitätsmanagement in der Personalabteilung ist in erster Linie, diese bestehenden Prozesse zu optimieren. Sie können so Mitarbeiterpotenziale besser ausschöpfen und die abteilungsinterne Arbeit kontinuierlich verbessern.
Was sind die Vorteile von Qualitätsmanagement im Bereich HR?
Doch was sind eigentlich die konkreten Vorteile für ein umfassendes Qualitätsmanagement im Bereich HR? Generell gilt: Wenn die Arbeitsabläufe beständig verbessert werden, so trägt das zu einer gesteigerten Wettbewerbsfähigkeit des gesamten Unternehmens bei. Das heißt konkret: Wenn alle personalwirtschaftlichen Abläufe effizient gestaltet sind, bleibt mehr Zeit für das Wesentliche. Das gilt einerseits für Unternehmen, in denen Human Resources nebenbei mitabgearbeitet wird. Das gilt aber auch für eine große Personalabteilung. Kurzum: Qualitätsmanagement stellt die Effizienz sicher und wirkt sich somit positiv auf die Wirtschaftlichkeit aus.
Zugleich profitieren Unternehmen auch in weiterer Hinsicht. Vor allem in Zeiten des Fachkräftemangels ist es wichtig, potenziellen neuen Mitarbeiter Wertschätzung entgegenzubringen. Das beginnt bei einem transparenten Bewerbungsprozess sowie einer etablierten Antwortkultur und hört bei einer respektvollen Absage – mit brauchbarem Feedback – auf. Insbesondere im Kontakt mit Bewerbern repräsentiert vor allem die Personalabteilung das gesamte Unternehmen. Um als „Employer of Choice“ wahrgenommen zu werden, muss in der Personalabteilung also alles reibungslos funktionieren.
Verbessertes Betriebsklima
Neben diesen oben genannten messbaren Vorteilen, die anhand von Erhebungen und Zahlen überprüfbar sind, hat ein gut funktionierendes Qualitätsmanagement auch positive Einflüsse auf die Arbeitsatmosphäre. Zeigt sich ein Unternehmen also offen für positive Veränderungen und eine Feedback- und Innovationskultur, sind die Mitarbeiter gefordert, sich selbst einzubringen.
Wer auf diese Weise die Möglichkeit bekommt, selbst mit eigenen Vorschlägen aktiv zu werden, geht motiviert an die Sache. Und gerade das ist es, was einem Unternehmen langfristig mehr Erfolg bringt: Motiviertes Personal, das gerne zur Arbeit kommt und sich mit seiner Arbeitsstelle identifizieren kann.
