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Outsourcing im Personalbereich: Vor- und Nachteile

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Outsourcing

In den meisten Bereichen eines Unternehmens geht es in der Regel vor allem um Gewinn und Ertrag. Anfallende Kosten – von Personal- über Anschaffungs- bis hin zu Produktionskosten – sollten möglichst geringgehalten, die erwirtschafteten Beträge möglichst maximiert werden. Besonders der Bereich rund um die „Human Resources“, kurz HR, also der Personalbereich einer Firma, ist üblicherweise sehr ressourcen- und damit kostenintensiv. Somit stellt er eine gewisse Kostenbelastung für das Unternehmen dar. Zudem braucht es im Personalbereich eines Unternehmens tiefgehende Expertise. Wer intern kein geeignetes Personal findet oder sich generell mehr aufs Kerngeschäft konzentrieren möchte, kann Teile der Personalarbeit nach außen geben und extern bearbeiten lassen. In diesem Artikel lesen Sie, was es mit Outsourcing im Personalbereich auf sich hat und welche Vor- und Nachteile damit einhergehen.

    Outsourcing: Ein Begriff mit Tücken

    Outsourcing – was ist das überhaupt? Der Begriff selbst ist eine Art Kunstbegriff, ein künstlich geschaffenes Wort. Abgeleitet wird der Begriff Outsourcing häufig aus den Wörtern outside (außer Haus), Resource (Hilfsquelle) und using (unter Verwendung von). Es bedeutet also grundsätzlich die Auslagerung von bestimmten Tätigkeiten aus dem eigenen Betrieb hinaus – man greift also gewissermaßen in bestimmten Bereichen auf ein gegebenes außerbetriebliches Potenzial zurück.

    Was ist Outsourcing überhaupt?

    Übersetzt heißt das: Man lagert bestimmte Teile oder Tätigkeiten eines Betriebes gezielt aus dem Unternehmen hinaus. Dabei unterscheidet die Literatur zwischen zwei grundlegenden Formen:

    1. Fremdbezug: Dabei geht es um eine vollständige oder teilweise Beschaffung nötiger Dienstleistungen oder Waren von außerhalb des eigenen Unternehmens – in der Regel über den Einkauf.
    2. Outsourcing: Hierbei wird eine bisher innerhalb des Unternehmens erfolgte Dienstleistungs- oder Güterstellung vollständig oder teilweise an Dritte ausgelagert.

    Gründe für eine derartige Auslagerung gibt es viele: Der Kostenfaktor ist der wohl am häufigsten genannte, dabei spielen sinkende Wirtschaftlichkeit und Konkurrenzdruck eine nicht unbedeutende Rolle. Grundsätzlich ist es durchaus sinnvoll, von Zeit zu Zeit die Firma nach auslagerungsfähigen Bereichen abzuprüfen, nicht nur aus Kostengründen. Die Prüfung sollte allerdings gründlich und unter Einbeziehung mittel- und langfristiger Aspekte geschehen.

    Bringt Outsourcing nur Vorteile?

    So einfach es klingen mag: Der Begriff Outsourcing kommt auch mit einigen Tücken daher. Wie oben beschrieben wird der Begriff vorzugsweise in der deutschsprachigen Literatur oftmals als aus den Worten ‚outside resource using‘ zusammengesetzt verstanden. Das kann allerdings zu erheblichen Missverständnissen führen, denn damit verbunden wäre eine Einordnung des Begriffes in die Zeitarbeit – was dem Outsourcing jedoch nur bedingt gerecht wird.

    Stattdessen kann man Outsourcing als Zusammensetzung der englischen Worte „out“ und „source“ verstehen. Dabei wird dann der Fokus vor allem auf die Qualität und Strategie der Maßnahme gelenkt. So stellt die Auslagerung einen Kostenkiller und eine Flexibilitätsreserve dar – mit neuen Perspektiven im unternehmerischen Wettbewerb. Gerade auch, was den HR-Bereich angeht.

    Wann lohnt sich outsourcen: Potenziale der Auslagerungen

    Die Gründe, die für Unternehmen für ein Outsourcing im HR-Bereich sprechen, sind vielfältiger Natur. In der Regel geht es im Zuge des Outsourcings vor allem um eine erhoffte Kostenoptimierung für den Betrieb. Und tatsächlich lassen sich durch eine Verlagerung bestimmter betrieblicher Bereiche wie dem Personalbereich Kosten für die Firma senken. Doch nicht nur die Kostensenkung kann ein großes Potenzial für Betriebe darstellen. Auch in anderen Bereichen gibt es Vorteile:

    • Flexibilität: Man kann angemessener auf Kapazitätsengpässe reagieren, z. B. bei der Einstellung neuer Mitarbeiter.
    • Fokussierung auf Kernkompetenzen: Gerade im Personalwesen können die Verantwortlichen durch die Verlagerung von Routinetätigkeiten (z. B. Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Schriftwechsel mit Behörden, usw.) wichtigeren personellen Fragen nachgehen (Hat und hält das Unternehmen die richtigen Mitarbeiter? Können sich diese gezielt entwickeln?)
    • Steigerung der Effizienz: Durch die hohe Entwicklungsgeschwindigkeit im Bereich der neuen Technologien sind dafür immer höhere Investitionen nötig.
    • Risikoverlagerung: Durch häufige Gesetzesänderungen in verschiedenen Bereichen herrscht in den Führungsriegen vieler Unternehmen oftmals Verunsicherung. Dieser kann mit Outsourcing entgegengewirkt werden.
    • Steigerung des Know-hows: Outsourcing hat das Potenzial, das Leistungsniveau in bestimmten Bereichen zu erhöhen.
    • Standardisierung: Gerade bei großen Konzernen, die weltweit agieren, sind gleichartige Standards und Prozesse nötig, die man durch Outsourcing erreicht.
    • Schnelligkeit: Durch das Wissen spezialisierter Dienstleister lassen sich Prozesse für Unternehmen deutlich beschleunigen.
    Wichtiger Hinweis: Die Strategie Outsourcing lohnt sich für Unternehmen also besonders, wenn Aufgaben in bestimmten Bereichen wie dem Personalwesen komplexer werden und durch einen Dienstleister beschleunigt werden sollen. Qualität und Serviceorientierung sind wichtige Aspekte, die sich durch die Verlagerung verbessern lassen. Auch wenn die Technologie eines Unternehmens nicht auf dem neuesten Stand ist, kann sich Outsourcing lohnen.

    Outsourcing im Personalbereich: Hindernisse und Hürden

    Auch wenn man Outsourcing in der Regel mit der Kostensenkung für einen Betrieb in Verbindung bringt, sollte ein Unternehmen nie nur darauf fixiert sein. Denn: Das Sparpotenzial lässt sich leicht falsch einschätzen. Damit kann Outsourcing auch eine Gefahr für Betriebe darstellen.

    Generell müssen Unternehmen auf die gute Vorbereitung auf die geplante Verlagerung von Tätigkeiten außerhalb des Betriebes setzen. Die angemessene Vorbereitung ist die größte Hürde auf dem Weg zu einem erfolgreichen Outsourcing. Ein gutes Branchenwissen ist unbedingt vonnöten, um den Prozess des Outsourcings kontrollieren zu können. Es obliegt Verantwortlichen, Prozesse und Abläufe genau zu betrachten und zu analysieren – dafür ist eine intensive Einarbeitung des Unternehmens nötig.

    Unternehmen müssen auch mit dem Dienstleister, der die outgesourcten Tätigkeiten übernimmt, eindeutige Ziele definieren und diese auch kontrollieren. Dafür braucht man entsprechende Kontroll- und Messkriterien. In der Regel spricht man dabei auch von sogenannten „Service Level Agreements“.

    Wichtiger Hinweis: Auch über eine mögliche Exit-Strategie sollte das Unternehmen im Vorfeld des Auslagerungsprozesses nachdenken. Die Möglichkeit, einen ausgelagerten Prozess nach einer gewissen Zeit wieder in den eigenen Betriebsablauf integrieren zu können, ist vor allem psychologisch wichtig. Hier spielt auch die Verhandlungsstrategie des Outsourcing-Vertrages mit dem Dienstleister eine große Rolle: Ist dieser Vertrag gut verhandelt, wird eine Exit-Strategie in der Regel unnötig.

    HR Outsourcing: Ein Fazit

    Auch wenn durch das Outsourcing eine Reihe von Vorteilen entstehen kann, geht der grundsätzliche Trend in Deutschland doch weg von selbigem Prozess. Oftmals entwickelt sich die erhoffte Kostenersparnis nämlich zu einem immensen Kostenfaktor. Insbesondere, wenn sich das Unternehmen im Vorfeld nicht ausreichend mit dem Prozess und der Vorbereitung der Auslagerung auseinandersetzt.

    Wird das Outsourcing dagegen mit guter Vorbereitung und in ernsthafter Absicht betrieben, kann es für alle Beteiligten des Unternehmens eine große Arbeitserleichterung mit sich bringen. Der Prozess lässt sich zusammen mit den Dienstleistern als partnerschaftliche Entwicklungsmöglichkeit betrachten, deren Ziel eine langfristigen Kompetenz- und Qualitätssteigerung von Arbeitsprozessen ist. Dann kann bald vielleicht auch der Mittelstand vom Outsourcing im Personalbereich profitieren.

    Autor: Redaktion Personalwissen

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