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Wichtige Erkenntnisse – wie rekrutiere ich Mitarbeiter durch Personalbeschaffung?

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Personalbeschaffung, Stellenausschreibung

Sowohl in etablierten Unternehmen als auch bei Start-ups besteht immer wieder Personalbedarf. Um diesen bedarfsgerecht mit kompetenten Mitarbeitern zu decken, kommt der Personalbeschaffung eine elementar wichtige Bedeutung zu. Sie hilft bei der Bestimmung der benötigten Kompetenzen der Mitarbeiter ebenso wie bei der Auswahl geeigneter Kandidaten. Diese kann ebenso intern wie extern erfolgen. Um passende Mitarbeiter für eine vakante Stelle zu finden, ist ferner eine professionelle Stellenausschreibung entscheidend.

Was genau ist Personalbeschaffung?

Die Personalbeschaffung oder auch Personalgewinnung ist Teil des Personalmanagements beziehungsweise des Human Resource Managements. Sie dient dazu, vakante Stellen in einem Unternehmen mit kompetenten Mitarbeitern zu besetzen.

Hinweis: Hierbei spielt die M.A.Z.O.-Formel eine große Rolle. Sie beschreibt, dass geeignete Mitarbeiter in der richtigen Anzahl zur richtigen Zeit am richtigen Ort verfügbar sein müssen.

 

In den meisten Fällen entsteht ein Personalbedarf durch Kündigung oder Ruhestand. Aber auch durch Fluktuation werden für gewöhnlich Stellen frei, die dann neu besetzt werden müssen. Zudem werden zusätzliche Mitarbeiter benötigt, wenn ein Unternehmen expandiert oder sein Angebotsspektrum erweitert.

Die Personalbeschaffung ist häufig zeitaufwendig und mit erheblichen Kosten verbunden. Deswegen kommt es sehr stark darauf an, dass ein kompetenter Personalmanager mit der Findung geeigneter Mitarbeiter beauftragt wird. Schließlich ist es sehr lästig und teuer, wenn sich ein ausgewählter Bewerber als ungeeignet erweist und die Personalgewinnung neu aufgezogen werden muss. Deswegen ist eine detaillierte und zielgerichtete Planung der Personalbeschaffung im Rahmen des Personalmanagements essentiell wichtig.

Diese Kriterien spielen bei der Personalbeschaffung eine Rolle

Eine exakte Vorbereitung ist das A und O bei der Personalbeschaffung. Bestimmen Sie hierfür den vorhandenen Personalbedarf sehr genau: Für welche Stellen werden Mitarbeiter in welcher Zahl benötigt? Hierbei ist ein Abgleich der vorhandenen Kapazitäten mit den benötigten Ressourcen erforderlich. Dieser wird in der Regel mittels der Kennzahl- oder der Stellenplanmethode durchgeführt.

Nachdem auf diese Weise der quantitative Personalbedarf ermittelt wurde, geht es bei einer Stellenbeschreibung um den qualitativen Personalbedarf. Es wird also nicht mehr allein nach der benötigten Zahl an Mitarbeitern gefragt, sondern auch nach den Zielen und Aufgaben, die ein Mitarbeiter zu erreichen beziehungsweise zu bewältigen hat, und nach den Kompetenzen und Qualifikationen, die er hierfür mitbringen muss. Nachdem sich das Unternehmen klar darüber geworden ist, wie viele und welche Art von Mitarbeitern es benötigt, müssen die potenziellen Kandidaten über die Stelle informiert werden.

Das kann zum Beispiel im Rahmen von Ausschreibungen oder Stellenanzeigen erfolgen. Diese sollten unbedingt eine detaillierte Arbeitsplatzbeschreibung umfassen, in der die zu erledigenden Aufgaben und Methoden ebenso angesprochen werden. Hierzu gehören beispielsweise die Zielsetzung des Unternehmens und die mit der Stelle verbundenen Verantwortungsbereiche. Je genauer sich ein Kandidat ein Bild von der zu besetzenden Stelle machen kann, desto klarer wird, ob er dafür geeignet ist.

Ebenfalls wichtig ist ein Anforderungsprofil. Das Unternehmen gibt die Erwartungen bezüglich Eigenschaften, Qualifikationen und Erfahrungen vor. Nur so lässt sich dafür sorgen, dass sich gezielt Kandidaten auf die Stelle bewerben, die dafür geeignet sind.

Intern oder extern? – Zwei Arten der Personalbeschaffung

Die Personalbeschaffung kann sowohl intern als auch extern erfolgen. Beide Methoden sind mit Vor- und Nachteilen verbunden.

Wichtig: Als Personalmanager sollten Sie sich im Vorfeld der Personalbeschaffung Gedanken machen, welche Art der Personalgewinnung im konkreten Fall besser geeignet ist.

Interne Personalbeschaffung

Mitarbeiter aus dem eigenen Bereich besetzen die vakanten Stellen bei der internen Personalbeschaffung. Das kann beispielsweise im Rahmen einer Beförderung erfolgen. Auch interne Ausschreibungen oder Schulungen beziehungsweise Coachings als gezielte Ausbildungsmaßnahmen sind geeignete Mittel bei der Personalgewinnung. Sinnvolle Medien, um diese Art der Personalbeschaffung durchzuführen, sind

  • Mitarbeiterzeitschriften
  • das firmeneigene Intranet
  • oder Gespräche mit einem Personaldienstleister.

Vorteil: Es besteht bereits eine Firmenbindung des Mitarbeiters und die Qualifikationen der einzelnen Bewerber sind den Entscheidern meist bekannt. Außerdem lässt sich eine freie Stelle mit dieser Methode oft schneller und kostengünstiger besetzen. Ferner profitiert das Unternehmen von einer hohen Motivation des Mitarbeiters und einer kürzeren Einarbeitungszeit.

Nachteil: Mitarbeiter, die nicht ausgewählt werden, fühlen sich benachteiligt, was das Arbeitsklima nicht selten negativ beeinflusst. Hinzu kommt, dass weniger Kandidaten zur Auswahl stehen und dass keine frischen Ideen in den Betrieb kommen, was die Gefahr der Betriebsblindheit fördert.

Externe Personalbeschaffung

Mitarbeiter von außerhalb decken den Personalbedarf bei der externen Personalbeschaffung ab. Das kann einerseits durch die Nutzung von Initiativ- und Blindbewerbungen als auch durch externe Ausschreibungen erfolgen. In der Regel werden bei dieser Methode Medien wie

  • Jobbörsen
  • Informationsveranstaltungen
  • Datenbank der Bundesagentur für Arbeit
  • sowie Social-Media-Kanäle (Xing, Facebook und LinkedIn) genutzt.

Außerdem sind Empfehlungen von Kollegen häufig viel wert, weil diese eine Unternehmensbindung haben und die Eigenschaften und Qualitäten der empfohlenen Bewerber oft gut einschätzen können.

Vorteil: Es steht eine sehr große Anzahl an Bewerbern zur Auswahl. Gleichen Sie hier deren Qualifikationen gezielt mit den Kompetenzen der internen Mitarbeiter ab. Zudem entfällt bei dieser Methode die finanzielle Investition in Aus- und Weiterbildungsmaßnahmen und damit auch die Gefahr der sogenannten Betriebsblindheit. Nicht zu unterschätzen ist die Tatsache, dass externe Mitarbeiter neue Ideen in das Unternehmen bringen und eingefahrene Abläufe im Idealfall verbessern und optimieren.

Nachteil: Diese Art der Personalbeschaffung recht teuer ist und nimmt viel Zeit in Anspruch. Das liegt nicht zuletzt daran, dass externe Bewerber oft eine längere Einarbeitungszeit benötigen als interne. Hinzu kommt, dass die Gefahr einer Fehlbesetzung bei dieser Methode größer ist und externe Mitarbeiter meist höhere Gehaltsvorstellungen haben.

Die Auswahl geeigneter Mitarbeiter im Rahmen der Personalbeschaffung

Nach allen Vorbereitungen zur Personalbeschaffung geht es an den eigentlichen Auswahlprozess. Prüfen Sie hierbei die Bewerbungsschreiben sehr genau. Wichtig ist zum Beispiel, dass das Anschreiben möglichst individuell und nicht durch „Copy & Paste“ erstellt worden sein sollte. Wichtige weitere Bestandteile einer Bewerbung sind der Lebenslauf, das Bewerbungsfoto und die Schul- beziehungsweise Arbeitszeugnisse. Zudem sollte es eine Selbstverständlichkeit sein, dass die Bewerbungsunterlagen vollständig, fehlerfrei und ordentlich sind.

Laden Sie die Kandidaten zu Bewerbungsgesprächen ein, sobald Sie geeignete potenzielle Mitarbeiter ausgewählt haben. Hierbei geht es darum, sich einen persönlichen Eindruck von den Bewerbern zu verschaffen und zu prüfen, ob die Aussagen der Bewerbungen mit der Realität übereinstimmen.

Tipp: Stellen Sie hierbei Fragen zu den bisherigen Tätigkeiten, zu Straftaten, zu vorliegenden Krankheiten und zu eventuellen Behinderungen, die den Arbeitsablauf gefährden könnten. Aber: Der Bewerber ist nicht verpflichtet alle Fragen zu beantworten. Das dürfen Sie ihm nicht negativ auslegen.

 

Um die gewonnenen Erkenntnisse sammeln und auswerten zu können, ist es ratsam, nach jedem Gespräch einen Auswertungsbogen auszufüllen. Wie man also sehen kann, ist die Personalbeschaffung vielen Faktoren unterworfen, die allerdings mit der Umsetzung der richtigen Tipps durchaus einfacher zu realisieren ist, als es auf den ersten Blick den Anschein haben mag.

Autor: Redaktion Personalwissen

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