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Firmenwagen: So rechnet sich das Dienstfahrzeug für Arbeitgeber

© Birgit Reitz-Hofmann/Fotolia
Firmenwagen

Mercedes, BMW, Audi – in zahlreichen Unternehmen werden Mitarbeiter immer häufiger mit Firmenwagen oder Dienstfahrzeugen ausgestattet. Für die Arbeitnehmer bedeutet ein solches vom Unternehmen gestelltes Fahrzeug zunächst Komfort und Status, doch wirft es auch gleichzeitig viele Fragen an die Nutzung auf. Und auch für das Unternehmen selbst ist der Firmenwagen nicht immer eine Investition, die sich lohnt. Wenn Sie überlegen, ob Sie für Ihre Mitarbeiter spezielle Dienstfahrzeuge anschaffen wollen, dann sind Sie hier richtig!

In unserem Artikel zeigen wir Ihnen, worauf Sie bei der Firmenwagenvergabe achten müssen, welche Vor- und Nachteile daraus entstehen und wann sich eine Anschaffung für den Betrieb überhaupt lohnt.

    Der Firmenwagen: Statussymbol und Zusatzvergütung

    Ein Firmenfahrzeug für die Mitarbeiter hat oft viele Vorteile – nicht nur für den Arbeitnehmer, sondern auch für den Arbeitgeber. Und: Die Dienstfahrzeuge werden immer häufiger genutzt. Lange schon verfügen nicht mehr nur Topmanager oder Politiker über Dienstwagen mit bisweilen sogar eigenem Fahrer, sondern auch in mittelständischen Unternehmen hält der Firmenwagen mehr und mehr Einzug.

    Doch was bedeutet es überhaupt, ein Firmenfahrzeug zu stellen? Als Firmenwagen, auch Dienstwagen oder Geschäftswagen genannt, handelt es sich grundlegend um ein Fahrzeug, welches der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer zur betrieblichen Nutzung überlässt. Auch kann damit ein Fahrzeug bezeichnet werden, das vom Unternehmer selbst genutzt wird und dem Betrieb zugeordnet ist. In der Regel darf der Mitarbeiter dieses Fahrzeug lediglich für betriebliche Belange nutzen, gelegentlich ist aber auch eine teilweise private Nutzung erlaubt.

    Grundsätzlich gehört der Firmenwagen also dem Unternehmen oder wurde von diesem geleast und zum Gebrauch an den Arbeitnehmer übergeben. Vor allem Beschäftigte, die beruflich viel unterwegs sind, können also einen solchen Firmenwagen nutzen. Nicht selten zählen Dienstfahrzeuge für den Arbeitnehmer als Statussymbol.

    Wissenswert: Für den Arbeitgeber hingegen können sie auch einen Teil der Vergütung des Mitarbeiters und damit eine kostengünstige Alternative zur Gehaltserhöhung darstellen.

    Die Nutzung des Dienstfahrzeuges ist grundsätzlich auf die Dauer des Arbeitsverhältnisses beschränkt. Das heißt: Der Mitarbeiter muss – wenn er den Betrieb verlässt – das von ihm genutzte Firmenauto an den Arbeitgeber zurückgeben. Ist der Firmenwagen dabei beispielsweise beschädigt, muss der Arbeitnehmer unter Umständen selbst dafür aufkommen.

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    Sparen mit Dienstwagen: So profitieren Sie als Arbeitgeber

    Ein Dienstauto für die Mitarbeiter bedeutet für den Arbeitgeber zwar zunächst einmal Kosten, doch in der Regel rechnet sich die Anschaffung eines Firmenfahrzeuges für den Betrieb durchaus. Ob das auch für Ihren Betrieb letztlich zutrifft, sollten Sie als Unternehmer vor der Anschaffung eines solchen Wagens gründlich überprüfen. Damit Sie wissen, ob sich ein oder mehrere Firmenwagen für Ihre Firma lohnen und wie Sie dabei sparen können, müssen Sie zunächst einmal die Kosten für ein solches Fahrzeug im Auge haben:

    • Kfz-Steuern
    • Versicherungen
    • Abschreibungen
    • Finanzierungskosten
    • Diverse variable Kosten (z. B. Treibstoff und Hilfsstoffe, Verschleißteile, Inspektionen, Reparaturen, u. a.)

    Besonders bei der Finanzierung gibt es verschiedene Möglichkeiten, die es zu bedenken gilt. Statt ein Firmenauto einfach zu kaufen, was das Vorhandensein eines gewissen Kapitals voraussetzt, kann man das Fahrzeug auch leasen. Doch auch wenn diese Finanzierungsform auf den ersten Blick verführerisch klingt, gibt es dabei einige Tücken. So ist das Leasing auf Dauer beispielsweise wesentlich teurer als der Kauf eines Fahrzeugs. Außerdem wird bei Schäden am Leasingobjekt der Leasingnehmer, also in der Regel der Arbeitgeber, zur Rechenschaft gezogen.

    Kostenersparnis durch einen Dienstwagen

    Doch auch eine Kostenersparnis ist durch die Nutzung eines Leasingfahrzeuges problemlos möglich. Man spricht dabei oft vom sogenannten „geldwerten Vorteil“:

    • Wird der Dienstwagen auch für Privatfahrten zur Verfügung gestellt, reduziert sich das fällige Bruttogehalt und damit auch die Lohnnebenkosten, die sonst für den Mitarbeiter anfallen.
    • Der Kauf von Firmenfahrzeugen ist steuerlich günstig, beim Neukauf erhält der Arbeitgeber die Umsatzsteuer zurück.
    • Anschaffung und Unterhalt des Fahrzeuges können als Betriebsausgaben abgeschrieben werden.

    Diese Punkte sprechen also durchaus für das Bereitstellen eines Firmenwagens. Noch Fragen rund um den Dienstwagen? Dann lesen Sie einfach im nächsten Absatz weiter.

    FAQ: Die wichtigsten Fragen und Antworten zum Firmenwagen

    Die Anschaffung eines Firmenautos muss gut überlegt sein. Dabei fallen immer wieder Fragen an, die Sie unbedingt vor dem Kauf beachten sollten. Eine Übersicht der sechs wichtigsten Fragen und Antworten finden Sie hier:

    1. Dürfen Mitarbeiter das Dienstfahrzeug auch für private Zwecke nutzen?

    Wenn der Arbeitgeber das erlaubt, ja. Diese Regelung muss man vertraglich festhalten. In der Regel entsteht dem Arbeitgeber dadurch ein großer Kostenvorteil, da sich die Privatnutzung auf Bruttogehalt und Sozialversicherungsbeiträge auswirkt.

    2. Dürfen Familienangehörige des Mitarbeiters den Wagen benutzen?

    Auch hier kommt es darauf an, was vertraglich vereinbart ist. In der Regel gilt aber: Gibt es keine spezielle Vereinbarung, ist die Nutzung für Familienangehörige grundsätzlich untersagt. Dies gilt genauso für die private Nutzung durch den Mitarbeiter.

    3. Wer haftet bei einem Unfall mit Firmenwagen?

    In der Regel ist das Auto vollkaskoversichert, das heißt, die Versicherung des Arbeitgebers kommt für Schäden auf. Unter Umständen kann aber auch eine Beteiligung oder volle Haftung des Mitarbeiters gegeben sein: beispielsweise bei Privatfahrten.

    4. Gilt die Dienstwagenberechtigung auch während Urlaub, Elternzeit, Mutterschutz, Freistellung oder Krankheit?

    Wurde dem Mitarbeiter eine Privatnutzung eingeräumt, besteht die Dienstwagenberechtigung grundsätzlich auch während der gegebenen Fälle. Diese Regelung gilt üblicherweise sogar, wenn dem Mitarbeiter ein konkretes Beschäftigungsverbot ausgesprochen wurde. Andere Regelungen müssen Sie vorher vertraglich vereinbaren.

    5. Wem steht ein Firmenfahrzeug zu?

    In der Regel gibt es von Arbeitnehmerseite keinen Anspruch auf einen Dienstwagen. Die Bereitstellung ergibt sich aus dem Arbeits- oder Managervertrag zwischen Mitarbeiter und Firma.

    6. Wie steht es um die Versteuerung des Firmenwagens?

    Lässt der Arbeitgeber die Privatnutzung des Fahrzeugs für den Mitarbeiter zu, muss letzterer den Dienstwagen versteuern. In diesem Fall gilt das Auto nämlich als geldwerter Vorteil. Für diesen wird dann eine Einkommenssteuer fällig. Die Höhe des fälligen Betrages wird entweder per 1-%-Regelung (Abgabe entspricht 1 % des inländischen Bruttolistenpreises des Fahrzeugs) oder durch das Führen eines Fahrtenbuches berechnet.

    Welcher darf’s sein? Darauf sollten Sie bei der Auswahl eines Firmenwagens achten

    Natürlich stellt sich bei der Auswahl des Firmenautos auch immer wieder die Frage, welches Modell man am besten wählen sollte. Die Marken Volkswagen, Audi, BMW, Skoda und Mercedes zählen als beliebteste Dienstwagen. Direkt dahinter folgen Ford, Opel, Renault und Volvo. Doch auch andere Marken sind durchaus vertreten.

    Grundsätzlich sollten Sie bei der Auswahl immer bedenken, was der Sinn und Zweck des Firmenwagens sein soll. In der Regel achten Unternehmen darauf, dass die Dienstwagen die Firma selbst repräsentieren und ein seriöses Bild verkörpern. Doch auf unnötigen Luxus sollten Sie weitestgehend verzichten – denn das gilt schnell als übertrieben.

    Tipp: Achten Sie stattdessen auf CO2-Werte, Kraftstoffverbrauch und Zuverlässigkeit des Dienstautos. Auch auf Elektrofahrzeuge können Sie als Firma setzen, wenn Sie etwas für den Umweltschutz tun wollen. Letztlich sollte das ausgewählte Fahrzeug immer zur Corporate Identity des Unternehmens passen und individuell ausgewählt werden.

    Autor: Redaktion Personalwissen

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