Dienstreise während Corona: Das müssen Arbeitgeber wissen

Dienstreise während Corona: Das müssen Arbeitgeber wissen

Die Corona-Pandemie dauert an, was auch viele Betriebe nach wie vor spüren. In Australien oder Neuseeland sind die Grenzen seit März 2020 geschlossen, in vielen asiatischen Ländern müssen Einreisende zunächst in Quarantäne und auch in Europa steigen die Fallzahlen zum Winter 2021 wieder so stark an, dass erste Länder wieder in einen Lockdown gehen.

Auch auf Dienstreisen wirken sich diese Entwicklungen stark aus und insbesondere für Unternehmen mit internationalen geschäftlichen Beziehungen sind die Zeiten nach wie vor herausfordernd. Während in Deutschland und auch in weiten Teilen Europas wieder relativ unbeschwert gereist werden kann, sind Flüge in manche Teile der Welt nach wie vor rar und Einreiseverbote tun ihr übriges.

So durften EU-Bürger seit März 2020 nicht in die USA einreisen – zumindest ist das ab November 2021 wieder möglich. Dennoch gibt es nach wie vor strikte Regeln und Bedingungen – auch für den innerdeutschen Raum. Für Arbeitgeber gleichen die rechtlichen Grundlagen an vielen Stellen nach wie vor einem Flickenteppich und es stellen sich viele Fragen.

    Sind Dienstreisen innerhalb Deutschlands möglich?

    Grundsätzlich gilt, dass Dienstreisen in Deutschland derzeit möglich sind (Stand: 22.10.2021). Es gibt auch keine Reisewarnungen für innerdeutsche Reisen sowie keine Risikogebiete mehr. Dadurch ist es auch für Arbeitgeber wieder möglich, ihre Mitarbeiter auf Dienstreisen zu schicken, ohne unmittelbar mit der Fürsorgepflicht in Konflikt zu geraten.

    Welche Rechte haben Arbeitgeber hinsichtlich Dienstreisen während Corona?

    Arbeitgeber haben ein sogenanntes Weisungsrecht, von dem sie Gebrauch machen können und können Dienstreisen anordnen, wenn sie sie für nötig erachten. Dabei ist es jedoch entscheidend, welche Formulierungen im Arbeitsvertrag festgeschrieben steht. Zudem spielt die Tätigkeit eines Mitarbeiters eine entscheidende Rolle. So sind Dienstreisen für Monteure oder Mitarbeiter im Außendienst zwingend nötig.

    Wenn keine arbeitsvertraglichen Regelungen dagegensprechen und der Mitarbeiter keine Einwände hat, ist auch eine Dienstreise ins Ausland möglich. Hierbei sind jedoch die unterschiedlichen Regeln zu beachten, die sich zum Teil wöchentlich ändern.

    Welches Mitspracherecht haben Mitarbeiter?

    Mitarbeiter können sowohl bei Dienstreisen ins Ausland als auch bei innerdeutschen Reisen Bedenken äußern, wenn sie nach wie vor Sorge haben sich mit Corona anzustecken oder das Virus zu verbreiten. Dies gilt insbesondere bei Reisen ins Ausland, wenn das Zielland vom Auswärtigen Amt als Hochrisikogebiet deklariert ist oder es eine Reisewarnung gibt. Arbeitgeber und Arbeitnehmer können dann versuchen, eine andere Lösung als die Dienstreise zu finden, zum Beispiel eine Videokonferenz.

    Schließlich sollten auch die Interessen des Mitarbeiters berücksichtigt werden, um ihn nicht zu demotivieren. Ist der Arbeitgeber jedoch der Meinung, dass die Dienstreise unbedingt notwendig ist, so kann er von seinem Weisungsrecht Gebrauch machen und die Dienstreise anordnen – insbesondere, wenn der Arbeitsvertrag eine Reisetätigkeit vorsieht.

    Interessant: Wann eine Dienstreise unumgänglich ist, ist arbeitsrechtlich nicht eindeutig geregelt. Reisen, die für den Fortbestand des Unternehmens essenziell sind, fallen beispielsweise darunter. So unter anderem Dienstreisen, um den Ein- oder Verkauf am Laufen zu halten oder Montagereisen, um den eigenen Service weiterzuführen.

    Es gilt regelmäßig die Corona-Reglungen des Einreiselandes zu überprüfen. © dusanpetkovic1 l Adobe Stock

    Welche Regeln gelten auf innerdeutschen Dienstreisen?

    Arbeitnehmer oder Arbeitgeber müssen sich auf Dienstreisen in Deutschland an die geltenden Regeln halten, die Bund und Länder festgelegt haben. So müssen sie zum Beispiel in geschlossenen Räumen oder öffentlichen Verkehrsmitteln einen Mund-Nasen-Schutz tragen. Für Hotelübernachtungen gilt überall in Deutschland die 3G-Regel, das heißt Hotelgäste müssen nachweisen, dass sie geimpft, genesen oder getestet sind. Gleiches gilt auch für die Innenräume gastronomischer Betriebe.

    Einige Bundesländer wie zum Beispiel Hamburg haben bereits eine 2G-Regel eingeführt, das heißt es steht beispielsweise Restaurants frei, nur Geimpfte und Genesene einzulassen und dafür keine Abstandsregeln oder Abtrennungen zwischen den Tischen mehr einhalten zu müssen. Ungeimpfte Mitarbeiter auf Dienstreise hätten somit keinen Zutritt zu diesen Restaurants.

    Welche Pflichten haben Arbeitnehmer bei innerdeutschen Dienstreisen ihrer Mitarbeiter?

    Trotz des Weisungsrechts haben Arbeitgeber nach wie vor die Pflicht, ihre Mitarbeiter zu schützen. Somit müssen sie allgemeine Vorkehrungen treffen wie zum Beispiel die Bereitstellung von Desinfektionsmittel oder Masken.

    Kommt es während der Dienstreise zu einer solchen Verschlechterung der Situation, dass eine vorzeitige Rückkehr notwendig wird, so muss der Arbeitgeber diese vorgezogene Rückkehr organisieren und alle Kosten dafür tragen.

    Was gilt für ausländische Dienstreisen?

    Bei ausländischen Dienstreisen wird es deutlich komplizierter als bei inländischen Reisen. Schließlich gibt es Länder, die eine Quarantäne nach der Einreise vorsehen. Je nach Risikostatus eines Landes und Impfstatus eines Mitarbeiters kann auch die Rückreise mit einer Quarantäne für den Mitarbeiter verbunden sein.

    Es gibt Ausnahmeregelungen für ungeimpfte Personen, die aus Hochrisikogebieten einreisen, wenn die Reise dorthin zwingend notwendig und unaufschiebbar beruflich veranlasst war und maximal fünf Tage gedauert hat. Grundsätzlich müssen ungeimpfte Arbeitnehmer aber in Quarantäne, wenn es die Regelungen so vorsehen.

    Pflichtquarantäne für ungeimpfte Personen nach einer Dienstreise: Wird das Gehalt weitergezahlt?

    Personen, die in eine gesetzlich angeordnete Quarantäne müssen und nicht geimpft sind, erhalten laut neuesten Regelungen keine Fortzahlung ihres Gehalts, wenn sie aufgrund der Quarantäne nicht arbeiten können. In Paragraf 56 des Infektionsschutzgesetzes steht die entsprechende Regelung dazu und sie besagt, dass eine Entschädigung nicht bekommt, wer durch eine Impfung eine Quarantäne hätte vermeiden können.

    Dennoch bleibt es dem Arbeitgeber überlassen, ob er weiterhin zahlt oder nicht. Viele Arbeitgeber gewähren bei einer Pflichtquarantäne nach einer Dienstreise auch weiterhin den Lohn – schließlich war die Reise beruflich veranlasst. Hierbei handelt es sich jedoch um eine Kulanzregelung.

    Welche Regeln müssen bei Dienstreisen ins Ausland berücksichtigt werden?

    Wer aus beruflichen Gründen ins Ausland reist, muss alle Vorgaben des Ziellandes erfüllen, um einreisen zu dürfen. Dazu zählen je nach Land die Einreiseanmeldung über ein Online-Portal oder das Ausfüllen einer Gesundheitserklärung. Zudem wird für die Reise in der Regel ein 3G-Nachweis nötig.

    Auch vor Ort müssen sich Dienstreisende an die geltenden Regeln des Ziellandes halten. So gibt es beispielsweise in Italien oder Frankreich einen „Grünen Pass“, den jeder benötigt, um Innenräume zu betreten. Das bedeutet, dass Personen wie auch in Deutschland eine Impfung, eine Genesung oder einen tagesaktuellen Test vorzeigen müssen, um Einlass zu erhalten.

    Auf der Website des Auswärtigen Amtes erhalten Arbeitgeber sowie Arbeitnehmer tagesaktuelle Hinweise zu den Einreiseregelungen sowie weitere Hinweise zu den örtlichen Bestimmungen.

    Dienstreisen während Corona: Wo haben Ungeimpfte keinen Zutritt?

    Arbeitgeber dürfen Arbeitnehmer nicht nach ihrem Impfstatus fragen, außer im Gesundheitswesen. Das kann die Planung von Dienstreisen zum Teil kompliziert machen. Schließlich gibt es Länder, die nur geimpfte Reisende einreisen lassen. Dazu zählen nach aktuellem Stand die USA, die ab dem 8. November nur geimpfte EU-Bürger ins Land lassen. Weitere Länder, die derzeit nur Geimpfte ins Land lassen, sind:

    • Kanada
    • Mauritius
    • Singapur
    • Thailand

    Für Reisen in diese Länder wird zusätzlich zum Impfnachweis auch ein PCR-Test fällig, zum Teil schon vor der Abreise, zum Teil muss auch nach Ankunft noch ein Test gemacht werden. Handelt es sich um eine Dienstreise, auf die ein geimpfter Mitarbeiter geschickt wird, so müssen die Kosten für diese Corona-Tests vom Arbeitgeber übernommen werden – dabei handelt es sich um Reisekosten

    Wie eindeutig ist die rechtliche Lage für Dienstreisen während Corona?

    Viele Arbeitgeber warten noch auf klare Regeln hinsichtlich der Kostenübernahme für Corona-Tests, wenn ungeimpfte Personen auf Dienstreise geschickt werden. Auch in Sachen Abfrage des Impfstatus wünschen sich viele Arbeitgeber eine rechtliche Handhabe, da es die Planung von Dienstreisen zusätzlich erleichtern könnte. Schließlich kann es passieren, dass Mitarbeiter zwingend notwendige Dienstreisen ins Ausland nicht mehr durchführen können, da sie sich nicht impfen lassen und das Zielland aber nur Geimpfte einreisen lässt. 

    Aktuell scheint es praktikabler, geimpfte Mitarbeiter auf Reisen zu schicken als Ungeimpfte, da die Fragen zu Quarantäne, Lohnfortzahlung während der Quarantäne, Einreise- und Rückreisetestungen sowie Testungen für die Teilnahme an Veranstaltungen entfallen. Da der Zugang zur Impfung in Deutschland mittlerweile für jeden möglich ist, gelten viele Regelungen aus dem letzten Winter nicht mehr.

    Für neue Verordnungen fehlt zum Teil aber noch die Rechtsprechung, weshalb Arbeitgeber folgendes berücksichtigen sollten, wenn sie Dienstreisen anordnen:

    • Zum Einhalten der jeweils geltenden Maßnahmen im Zielland aufrufen.
    • Vereinbarungen treffen, was nach der Rückkehr zu tun ist (Bestimmungen zur Einreise, Quarantäne, Durchführung eines Tests etc.)
    • Unter Umständen alternative Lösungen wie eine Videokonferenz finden, falls es berechtigte Einwände gegen die Dienstreise während Corona gibt.

    Außerdem sollten Arbeitgeber stets die neuesten Entwicklungen im Blick halten und insbesondere bei Auslandsreisen auf Reisewarnungen achten. Schließlich könnten sie in solchen Fällen ihre Fürsorgepflicht verletzen, wenn sie Mitarbeiter auf eine Dienstreise schicken, die nicht unbedingt nötig ist.

    Dienstreisen und Corona: Wie könnte es in Zukunft weitergehen?

    Deutsche Unternehmen haben durch den Verzicht auf Dienstreisen während der Corona-Pandemie im Jahr 2020 Milliarden Euro gespart haben. Während 2019 noch 55,3 Milliarden Euro für Dienstreisen ausgegeben wurden, waren es im Jahr 2020 nur 10,1 Milliarden Euro. Zwar sind viele Betriebe mittlerweile wieder bei einem Dienstreisen-Niveau von 25 Prozent im Vergleich zu Vor-Corona-Zeiten angekommen, es ist aber davon auszugehen, dass sich der Umgang mit Dienstreisen auch auf lange Sicht nachhaltig geändert hat.

    Natürlich gibt es immer noch Dienstreisen, die essenziell sind, wie zum Beispiel die Tätigkeit von Monteuren oder Außendienstmitarbeitern. Jedoch sind die Zeiten, in denen man Mitarbeiter für eine 30-minütige-Besprechung auf Reisen schickt, in vielen Firmen vorbei. Schließlich sind Dienstreisen für die Firmen ein großer Kostenpunkt und diesen einzusparen, wenn nun eh eine gute IT-Struktur bereitsteht, wird sicher an vielen Stellen relevant werden.

    Fazit: Dienstreise während Corona – was gilt?

    Innerdeutsche Dienstreisen sind derzeit weitestgehend problemlos möglich und insbesondere für geimpfte Mitarbeiter ohne zusätzliche Tests oder Quarantäneverordnungen gut durchsetzbar. Bei Dienstreisen ins Ausland wird es komplizierter, schließlich lassen einige Länder nur Geimpfte einreisen oder verlangen eine Quarantäne nach der Einreise.

    Grundsätzlich haben Arbeitgeber ein Weisungsrecht und können Arbeitnehmer auf Dienstreisen schicken, wenn diese unbedingt nötig sind. Das gilt zum Beispiel für Monteure oder Außendienstmitarbeiter oder wenn im Arbeitsvertrag eine entsprechende Regelung festgeschrieben ist.

    Ist dies nicht der Fall und haben Mitarbeiter Bedenken bei der Dienstreise, so sollten sie das Gespräch mit dem Arbeitgeber suchen, dem daran gelegen sein sollte, eine passende Lösung zu finden. Als Arbeitgeber sollten Sie stets die aktuelle Rechtsprechung sowie auch die Entwicklungen der Situation im Blick halten. Insbesondere bei den Einreiseregelungen sowie Hygiene-Maßnahmen vor Ort, gerade im Ausland, ist die Situation dynamisch. Kommen Sie Ihrer Fürsorgepflicht nach, klären Sie Ihren Mitarbeiter auf und statten Sie ihn mit Masken und Desinfektionsmittel aus. Eventuell lässt sich der Termin aber auch als Videokonferenz durchführen – das spart zum Teil Nerven und außerdem Geld.

    Hinweis: Die Informationen in diesem Artikel sind nicht rechtsverbindlich. Die Lage ist immer noch höchstdynamisch. Bitte informieren Sie sich über tagesaktuelle Änderungen.

    FAQ: Häufig gestellte Fragen rund um Dienstreisen während Corona

    Sind Dienstreisen während Corona möglich?

    Mit Stand Oktober 2021 sind innerdeutsche Dienstreisen problemlos möglich. Bei Auslandsreisen sollte ein Blick auf die Reisewarnungen geworfen werden sowie die Einhaltung der Einreiseregularien im Blick gehalten werden. Schließlich lassen einige Länder nur Geimpfte einreisen.

    Können Mitarbeiter eine Dienstreise verweigern?

    Arbeitgeber haben ein Weisungsrecht und können Dienstreisen anordnen. Je nach Arbeitsvertrag müssen diese auch durchgeführt werden. Haben Mitarbeiter Bedenken, sollten sie das Gespräch mit dem Arbeitgeber suchen, um eine Lösung zu finden.