Fahrtkosten richtig berechnen – so geht es

Der Arbeitsplatz ist nur wenige Gehminuten vom Wohnort entfernt? Dieses Glück haben die wenigsten Arbeitnehmer in Deutschland. Mehr als die Hälfte der sozialversicherungspflichtig Beschäftigten in Deutschland muss stattdessen mit öffentlichen Verkehrsmitteln, Fahrrad oder PKW oft längere Wegstrecken zurücklegen.

Mit der sogenannten Pendlerpauschale gibt der Staat Arbeitnehmern eine Möglichkeit, die zusätzlichen Fahrtkosten für den Arbeitsweg von der Steuer abzusetzen. Doch wie funktioniert das genau? Und: Was ist, wenn der Arbeitgeber einen Fahrtkostenzuschuss gewährt? Hier lohnt es sich, genau hinzusehen – für Arbeitnehmer sowie für Arbeitgeber. Was dabei zu beachten ist, lesen Sie in diesem Beitrag.

Gut zu wissen: Wer gilt eigentlich als Pendler?  Als Pendler gelten Berufstätige, die auf dem Weg zu ihrer Arbeitsstätte ihre Wohngemeinde verlassen müssen. Eine vom Elektronik-Konzern Samsung in Auftrag gegebene Studie zeigt, dass europäische Arbeitnehmer pro Tag durchschnittlich 45 Minuten von der Wohnung zum Arbeitsplatz pendeln. Deutsche Mitarbeiter liegen mit knapp 40 Minuten etwas unter dem europäischen Durchschnitt. Pro Jahr verbringt ein Mitarbeiter in Europa damit knapp 7 Arbeitstage mit der An- und Abreise zum Arbeitsplatz.

Das entlastet Pendler: Fahrtkostenzuschuss vs. Pendlerpauschale

Grundsätzlich gibt es zwei Möglichkeiten, Fahrtkosten finanziell auszugleichen: Die Entfernungspauschale, die über die Steuererklärung geltend gemacht wird, und den Fahrtkostenzuschuss vom Arbeitgeber.

1. Pendlerpauschale

Die Berechnung der Pendler- oder Entfernungspauschale obliegt dem Mitarbeiter. Möchten Sie als Arbeitgeber Ihren Mitarbeiter bei der Berechnung unterstützen und ihm dabei helfen, Steuern zu sparen, so müssen Sie die wichtigsten, individuellen Mobilitätsparameter Ihres Angestellten kennen. 

Dazu gehört die kürzeste Wegstrecke zwischen dem ersten Wohnsitz des Arbeitnehmers und der ersten Tätigkeitsstätte. Bei der jährlichen Entfernungspauschale sind auch die Arbeitstage pro Jahr und etwaige Zuschüsse zu Fahrtkosten oder Jobtickets seitens des Arbeitgebers zu bestimmen. Zur Berechnung kommt immer nur die einfache Wegstrecke ohne Hin- und Rückweg.

2. Fahrtkostenzuschuss

Seit einer Gesetzesänderung mit Wirkung zum 01.01.2019 haben Arbeitgeber die Möglichkeit, Fahrtkosten unbegrenzt steuerfrei für Mitarbeiter zu übernehmen. Voraussetzung ist, dass es sich hierbei um ein Gehaltsextra handelt und der Fahrtkostenzuschuss nicht durch eine Gehaltsumwandlung erbracht wird.

Ein Fahrtkostenzuschuss kann auch mit der Pendlerpauschale kombiniert werden. Dabei wird die Pauschale bei der Rückzahlung der Steuer um den Betrag gekürzt, den der Arbeitgeber als Fahrtkostenzuschuss gezahlt hat. Ihr Mitarbeiter muss letztlich alle individuellen Angaben in die Anlage N der Einkommensteuererklärung übertragen. So kann er Steuern sparen und seine Steuerlast senken. Die letztendliche Höhe der Rückzahlung hängt dabei immer vom individuellen Steuersatz des Arbeitnehmers ab.

Wie kann ich die Fahrtkosten über die Steuer erstatten lassen?

Die Entfernungspauschale, umgangssprachlich auch Pendlerpauschale, bezeichnet den steuerlichen Vorteil im deutschen Einkommensteuerrecht, den Arbeitnehmer für tägliche Fahrten zwischen Wohnort und erster Tätigkeitsstätte erhalten. Die gesetzliche Grundlage zur Anwendung der Entfernungspauschale ist im Einkommensteuergesetz (EStG) im Paragraph 9unter dem Unterpunkt „Werbungskosten“ zu finden.

Wichtig: Als erste Tätigkeitsstätte wird gemäß EStG der Arbeitsort des Mitarbeiters beschrieben, der als regelmäßige Arbeitsstätte definiert wurde. Diese ist im Arbeitsvertrag oder in einer Betriebsvereinbarung schriftlich fixiert. Gibt es keinen dauerhaft festgelegten Arbeitsort, so gilt als erste Tätigkeitsstätte der Ort, an dem man mindestens ein Drittel der regelmäßigen Arbeitszeit verbringt.

Wie genau gestaltet sich die Entfernungspauschale?

Im Einkommensteuergesetz (§9 EStG) ist festgelegt, dass die ersten 20 Kilometer jeder zurückgelegte Kilometermit einer Pauschale von 0,30 Euro angesetzt werden können. Jeden zusätzlichen Kilometer darf der Steuerzahler für das Jahr 2021 mit 0,35 Euro ansetzen, von 2022 bis 2026 sogar mit 0,38 Euro. Dies wurde in Folge der erhöhten Spritkosten beschlossen. Für folgende Verkehrsmittel gilt die Entfernungspauschale:

• Privat-PKW oder Fahrzeug des Mitarbeiters
• Vom Arbeitgeber zur Nutzung überlassener PKW
• Fahrrad
• Öffentliche Verkehrsmittel des Personennahverkehrs

Auch wer zu Fuß zur Arbeit kommt, kann die Entfernungspauschale in der Steuererklärung geltend machen. Nur Verkehrsmittel, die der Sammelbeförderung dienen, sind nicht unter der Entfernungspauschale abgebildet. Dazu gehören Flugzeuge oder auch Taxis.

Die Entfernungspauschale ist mit bis zu 4.500 Euro pro Jahr gedeckelt. Wem einzelne Belege fehlen, der kann dafür auch einen Fahrtkostenrechner heranziehen. Wer mit dem Auto – ob mit dem eigenen oder einem zur Nutzung überlassenen – zur Arbeit fährt, kann einen individuell höheren Betrag ansetzen. Liegen die tatsächlichen Kosten jedoch über dem Pauschalbetrag, dann müssen diese Fahrtkosten für die Steuererklärung nachgewiesen werden. Für den Verbrauch beziehungsweise die Spritkosten benötigt das Finanzamt folgende Dokumente:

• Belege
• Abrechnungen
• Kontoauszüge 

Die berechnete Entfernungspauschale ist in der Steuererklärung als Werbungskosten anzugeben. Doch wie genau müssen Fahrtkosten berechnet werden, um sie steuerlich geltend zu machen?

Fahrtkosten von der Steuer absetzen: So werden Fahrtkosten korrekt berechnet

Um in der Steuererklärung richtig Fahrtkosten zu berechnen, sind ein paar Dinge zu beachten. So ist die Fahrt von Umwegen beim Berechnen von Fahrtkosten genau zu begründen. Und auch die Arbeitstage sollten genau dokumentiert sein. So gehen Sie vor:

1. Wegstrecke

Für die Berechnung der Entfernungspauschale wird pro Arbeitstag die einfache Wegstrecke herangezogen. Dadurch sind Arbeitnehmer im Nachteil, die beispielsweise Schichtdienst haben und öfter mehrere Arbeitswege pro Tag haben. Auch, wer zu Hause Mittagspause macht, der kann nur eine Strecke pro Arbeitstag in der Steuererklärung als Entfernungspauschale ansetzen.

Es gilt dabei, grundsätzlich den kürzesten Weg zu wählen. Selbst wenn bei der Fahrt mit öffentlichen Verkehrsmitteln die tatsächlich zurückgelegte Strecke länger ist, so wird bei der Berechnung der Steuer die kürzeste Straßenverbindung zugrunde gelegt.

Gut zu wissen: Insbesondere für PKW-Fahrer gibt es eine Ausnahme bei triftigen Gründen für einen Umweg. Dazu gehören beispielsweise Langzeitbaustellen oder aus sonstigen Gründen verkehrsgünstigere Straßen. In diesem Fall kann die längere Strecke zur Berechnung der Fahrtkosten in der Steuererklärung herangezogen werden.

2. Arbeitstage

Um die Entfernungs- oder Pendlerpauschale bei der Steuer abzurechnen, können Mitarbeiter nur die Tage ansetzen, an denen sie den Weg zur Arbeit tatsächlich zurückgelegt haben. Dazu werden zunächst folgende Tage abgezogen:

• Samstage und Sonntage (gesamt: 104 Tage)
• Gesetzliche Feiertage (je nach Bundesland)
• Urlaubstag (je nach Arbeits- oder Tarifvertrag 20 bis 35)

Damit verbleiben etwa 220 bis 230 Arbeitstage pro Jahr. Zusätzlich sind davon individuelle Krankentage oder andere Fehltage – auch aus innerbetrieblichen Gründen – abzuziehen.

Beispiel: Fahrtkosten berechnen für die Entfernungspauschale

Sie möchten Ihren Mitarbeiter bei der Berechnung der individuellen Entfernungspauschale unterstützen? Er fährt an 220 Tagen von seiner gemeldeten Wohnanschrift zur ersten Tätigkeitsstätte, die gleichzeitig Ihr Unternehmensstandort ist. Die einfache Entfernung zwischen Wohnung und Arbeitsstätte beträgt 16 Kilometer. Allerdings bedingt eine Großbaustelle eine andere Wegstrecke, die deutlich länger ist. Die Entfernung beträgt hier statt 16 Kilometer insgesamt 25 Kilometer. Zur Berechnung multiplizieren Sie:

• Fahrtstecke * Arbeitstage * 0,30 Euro, also
• 25 Kilometer * 220 * 0,30 Euro = 1.650 Euro

Ihr Mitarbeiter kann für die Fahrtstrecke zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte pro Jahr 1.650 Euro steuerlich geltend machen. Ein Nachweis der Großbaustelle, mit schriftlicher Begründung der Mehrkilometer, ist beizulegen. Die Eintragungen muss Ihr Arbeitnehmer in seiner Einkommensteuererklärung in der Anlage N in den Zeilen 31 bis 35 vornehmen.

Achtung: Etwaige Zuschüsse des Arbeitgebers zu den Fahrtkosten sind dabei in Abzug zu bringen.

Exkurs: Fahrgemeinschaften

Eine komplexere Angelegenheit ist es, Fahrtkosten zu berechnen, wenn eine Fahrgemeinschaft gebildet wird. Hier gilt es genau zu unterscheiden, wer gefahren ist und wer „nur“ Mitfahrer war.

An Tagen, an denen der eigene Wagen genutzt wird um Kollegen mitzunehmen, kann ein Mitarbeiter die Fahrtkosten berechnen, indem er die Entfernungspauschale ansetzt beziehungsweise Nachweise für das Übersteigen des Deckelungsbetrags von 4.500 Euro vorlegt. Allerdings werden etwaige Umwege, die zur Abholung nötig sind, nicht berücksichtigt: Es gilt weiterhin die kürzeste Wegstrecke als Berechnungsgrundlage, um Fahrtkosten bei der Steuer abzusetzen.

Für die Tage, an denen ein Mitarbeiter nicht selbst am Steuer saß, wird zusätzlich die Entfernungspauschale von maximal 4.500 Euro angesetzt. 

Tipp: Um die entsprechenden Tage im Rahmen der Steuererklärung angeben zu können, empfiehlt sich eine Dokumentation darüber, wer wann gefahren ist. 

Wie funktioniert der Fahrtkostenzuschuss?

Arbeitgeber haben die Möglichkeit, Zuschüsse zu den Fahrtkosten Ihrer Arbeitnehmer zu übernehmen. Zum 01.01.2019 wurde auf Basis des EStG Paragraph 3 Nr. 15 festgelegt, dass Arbeitgeber ein Jobticket oder Fahrausweise für die Nutzung von öffentlichen Verkehrsmitteln komplett steuerfrei bezahlen dürfen. Dies gilt sowohl für Monats- wie auch für Jahreskarten.

Die vorher geltende Freigrenze ist damit entfallen und kann gemäß Paragraph 8 Absatz 2 EStG für andere steuerfreie Arbeitgeberleistungen, wie Beiträge zur betrieblichen Altersvorsorge oder Zuschüsse zur Kinderbetreuung verwendet werden.

Info: Als Jobticket wird eine Monats- oder Jahreskarte für öffentliche Verkehrsmittel bezeichnet. Diese Fahrkarte kann nur über den Arbeitgeber erworben und an den Mitarbeiter weitergegeben werden. Als Arbeitgeber erhalten Sie Jobtickets dann zu einem vergünstigten Preis, wenn Sie als Unternehmen eine Mindestanzahl an Tickets abnehmen.

Unternehmen können dabei Zuschüsse zu Fahrtkosten übernehmen oder die Kosten für Jobtickets anteilig beziehungsweise komplett übernehmen. Auf der Gehaltsabrechnung des Mitarbeiters erscheint hierzu eine Buchung des bezuschussten Betrages. Barzuschüsse oder auch unbare Zahlungen für Fahrtkarten und Jobtickets sind für den Arbeitnehmer steuerfrei.

Wie wird ein Fahrtkostenzuschuss in der Steuererklärung berechnet? 

Erhält ein Mitarbeiter einen Arbeitgeberzuschuss zu den Fahrtkosten und möchte diese dennoch steuerlich geltend machen, so muss der Zuschuss von der Entfernungspauschale abgezogen werden. Dies gestaltet sich zum Beispiel folgendermaßen:

Ihr Mitarbeiter pendelt an 220 Arbeitstagen im Jahr mit öffentlichen Verkehrsmitteln zwischen Wohnung und erster Arbeitsstätte. Er legt hierbei 30 km (einfache Fahrt) pro Tag zurück. Ihr steuerfreier Arbeitgeberzuschuss zu den Fahrtkosten beträgt pauschal pro Monat 60 Euro. Die Berechnung für die jährlich anzurechnende Entfernungspauschale lautet: 220 Arbeitstage * 20 Kilometer * 0,30 Euro + 220 * 10 Kilometer * 0,38 Euro (ab 2022)= 2.156 Euro

Der Arbeitnehmer kann pro Jahr 2.156 Euro im Rahmen der Entfernungspauschale absetzen. Abzuziehen hiervon ist der steuerfreie Arbeitgeberzuschuss von 720 [VNG4] Euro. Somit kann er noch 1.436 Euro an Fahrtkosten steuerlich geltend machen.

Wichtig: Auch hier ist der maximale Pauschalbetrag von 4.500 Euro zu beachten – außer, der Arbeitnehmer fährt mit seinem eigenen oder einem von der Firma gestellten PKW zur Arbeit.

Fazit: Fahrtkosten korrekt berechnen kann sich bei der Steuer lohnen 

Über die Hälfte der deutschen Arbeitnehmer pendelt regelmäßig zur Arbeitsstätte. Das macht nicht nur viel zurückgelegte Strecke aus, sondern geht auch ins Geld.

Eine Möglichkeit, die entstehenden Fahrtkosten auszugleichen ist ein Zuschuss vom Arbeitgeber – entweder in Form eines Jobtickets oder eines Gehaltsextras. Eine andere Möglichkeit ist, sich einen Teil der Kosten über die Entfernungspauschale bei der Steuererklärung „zurückzuholen“. Dies gilt auch, wenn der Arbeitgeber einen Zuschuss gewährt: Möglicherweise lohnt es sich, die Fahrtkosten genau zu berechnen – so können Arbeitnehmer bei der Steuer gegebenenfalls zusätzlich Ausgaben geltend machen.

Tipp für Unternehmen: Ein Fahrtkostenzuschuss, beispielsweise für ein Jobticket, ist eine gute Möglichkeit der Mitarbeiterbindung, von dem beide Seiten profitieren. Seit der Gesetzgebung von 2019 ist es auch für kleine Unternehmen möglich, solche Kosten zu bezuschussen.

FAQ zum Thema Fahrtkosten