Unter bestimmten Umständen sind Beschäftigte verhindert zu arbeiten – dann erhalten sie in aller Regel eine Entgeltersatzleistung.
Um den Prozess der Leistungserteilung zu beschleunigen, setzen Behörden und Unternehmen zusehends auf eine Digitalisierung der Beantragungs- und Übermittlungsschritte. Lesen Sie in diesem Artikel alles Wissenswerte rund um die elektronische Entgeltersatzleistung: Was zeichnet dieses Verfahren aus und was müssen Unternehmen dabei beachten?
Was zählt zu Entgeltersatzleistungen?
Entgeltersatzleistungen sind – wie der Name bereits andeutet – staatliche Leistungen, die anstatt eines Entgelts bzw. des Lohns oder des Gehalts gezahlt werden. Aus diesem Grund wurden sie früher auch Lohnersatzleistungen genannt. Versicherte bekommen die Leistungen von einem der Träger der Sozialversicherung, um ihr ausgefallenes Einkommen auszugleichen. Zu den Entgeltersatzleistungen zählen:
- Elterngeld
- Altersteilzeitzuschläge
- Krankengeld
- Mutterschaftsgeld
- Übergangsgeld vor einer Reha
- Arbeitslosengeld
Die Übersicht zeigt: Bei der Erteilung von Entgeltersatzleistungen sind die unterschiedlichsten Träger involviert. Dazu gehören nicht nur die Kranken- und die Pflegeversicherung, sondern auch die gesetzliche Rentenversicherung sowie die Unfall- und die Arbeitsversicherung.
Damit die Kommunikation mit diesen unterschiedlichen Stellen schnell und reibungslos verläuft, und die Versicherten die ihnen zustehenden Leistungen zeitnah erhalten, ist die Übermittlung der Daten über den sogenannten „Datenaustausch Entgeltersatzleistungen“ (DTA EEL) mittlerweile nach § 107 SGB IV verpflichtend. Ausnahmen stellen nur Einzelfälle dar, beispielsweise beim Krankengeld aufgrund von Organspende. Hierbei müssen die Anträge nach wie vor in Papierform gestellt werden.
Was ist die elektronische Entgeltersatzleistung (EEL)?
Unter dem Begriff „elektronische Entgeltersatzleistung (EEL)“ versteht man das maschinelle Meldeverfahren und die digitale Kommunikation rund um die Entgeltersatzleistungen. Wie bereits beschrieben, zählen dazu unterschiedliche staatliche Leistungen, die von den Trägern der Sozialversicherung ausgezahlt werden.
Zum 1. Januar 2018 wurde die neue, neunte Version des Datenaustauschverfahrens DTA EEL eingeführt. Diese Neuerung beinhaltet zahlreiche Überarbeitungen des bisherigen Austauschsystems. Wichtig ist in diesem Zusammenhang, dass Arbeitgeber seit 2018 nur noch die aktuellen Datensatz-Versionen verwenden dürfen.
Die zentrale Datenannahmestelle liegt bei den gesetzlichen Krankenkassen. Das bedeutet, dass die Krankenkassen sowohl als Annahmestelle der Meldungen als auch als Weiterleitungsstelle an anderweitige Sozialversicherungsträger fungieren.
Wie funktioniert die EEL Meldung über DTA EEL?
Damit die auszahlenden Stellen die Entgeltersatzleistungen korrekt berechnen können, muss der Arbeitgeber wichtige Daten des Arbeitnehmers weitergeben. Der Arbeitgeber verpflichtet sich, die Meldung spätestens dann abzugeben, wenn ersichtlich ist, dass der Entgeltfortzahlungsanspruch endet. Das ist dann der Fall, wenn die Arbeitsunfähigkeit den sechswöchigen Zeitraum überschreitet, in welchem der Arbeitgeber zunächst zur Lohnfortzahlung verpflichtet ist.
Zusätzlich zu den persönlichen Angaben zum Mitarbeiter, sind auch weitreichende andere Informationen für die Sozialversicherungsträger von Relevanz, wie beispielsweise:
- Name und Anschrift des Beschäftigten
- Rentenversicherungsnummer des Mitarbeiters
- Betriebsnummer des Unternehmens
Diese werden nicht formlos in die Maske des Meldungssystems übertragen, sondern müssen aufgrund der Vergleichbarkeit und der systemeigenen Vorgaben besonderen formalen Ansprüchen genügen. Das System arbeitet deshalb mit maschinellen Ausfüllhilfen, die die Handhabung vereinfachen sollen. In diesem Zusammenhang sind insbesondere die Schlüsselzahlen wichtig.
Datenaustauschverfahren DTA EEL: Schlüsselzahlen
Für den elektronischen Datenaustausch rund um die Entgeltersatzleistungen sind bestimmte Schlüsselzahlen vonnöten. Sie schematisieren die einzelnen Meldungen und vereinfachen die Bearbeitung vor Ort bei den Sozialversicherungsträgern.
Der GKV-Spitzenverband hat auf seiner Webseite umfassende Informationen rund um die elektronische Entgeltersatzleistung sowie gemeinsame Grundsätze zum Datenaustausch und eine Verfahrensbeschreibung zum Datenaustausch veröffentlicht. Zur Einhaltung der gemeinsamen Grundsätze nach § 107 SGB IV verpflichten sich diese Träger:
- GKV-Spitzenverband
- Deutsche Rentenversicherung Bund
- Bundesagentur für Arbeit
- Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung
- Sozialversicherung für Landwirtschaft, Forsten und Gartenbau
In der Anlage 2 zu den gemeinsamen Grundsätzen, finden sich unter anderem Schlüsselzahlen für Entgeltbescheinigungen und Vorerkrankungszeiten, für Gründe der Beendigung des Arbeitsverhältnisses, für Fehlzeiten vor Beginn der Schutzfrist sowie für Gründe der Beendigung der Entgeltersatzleistung.
Was müssen Arbeitgeber bei der elektronischen Entgeltersatzleistung (EEL) beachten?
Für Unternehmen ist es primär wichtig, eine zeitnahe, vollständige und formal korrekte Meldung abzugeben. Nicht zu bearbeiten sind Fehlerhafte oder unvollständige Datensätze und bedürfen einer erneuten Übermittlung. Diese zeitliche Verzögerung geht zulasten der Mitarbeiter, was finanzielle Einbußen bzw. Verzögerungen nach sich zieht, die sich vermeiden lassen.
Zahlreiche Beispielrechnungen und exemplarische Fälle helfen, die jeweiligen Entgeltersatzleistungen korrekt zu melden. So thematisiert die Verfahrensbeschreibung des GKV-Spitzenverbandes mitunter folgende Fälle:
- Kurzarbeitergeld
- Sonderfall: Seeleute
- Krankengeld bei Erkrankung eines Kindes
- Mutterschaftsgeld
Die Beispiele zeigen nicht nur konkrete Rechnungen auf, sondern geben auch eine Übersicht über die Schlüsselzahlen, die für den jeweiligen Fall relevant sind. Gute Dienste leistet ebenfalls die maschinelle Eingabehilfe, die Arbeitgeber durch die Meldemaske führt.
Autor: Redaktion Personalwissen
