Wenn der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer einen Dienstwagen zur Verfügung stellt, dann dient dieser in erster Linie der Erledigung der Aufgaben aus dem Arbeitsvertrag.
Sehr häufig wird dem Arbeitnehmer aber auch die private Nutzung des Dienstwagens eingeräumt. Im Überlassungsvertrag ist dann explizit aufgeführt, in welchem Umfang die Nutzung für private Fahrten mit dem Firmenwagen zulässig ist.
Dazu gehören Vereinbarungen zu:
- Umfang der privaten Nutzung des Firmenwagens
- steuerliche Regelungen rund um den Wagen
- Fahrten ins Ausland
- Pflichten beim Umgang mit dem Dienstwagen
- Kostenverteilung
- Inspektion und Pflege des Dienstwagens
- Unfälle & Schäden
- Verlust & Diebstahl
- Haftungsfragen
- Kündigung & Krankheit
- Widerrufsrecht / Rückgabe des Dienstwagens
- Entzug des Führerscheins.
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Welche Auswirkungen hat der Dienstwagen auf das Gehalt?
Ein Dienstwagen mit dem Recht zur privaten Nutzung des Fahrzeugs kann für einen Arbeitnehmer im Alltag deutlich mehr Vorteile bedeuten als eine einfache Gehaltserhöhung. Allerdings gibt es den Dienstwagen für den Arbeitnehmer auch nicht „umsonst“: Der Gesetzgeber sieht in der privaten Nutzung des Fahrzeugs einen sogenannten geldwerten Vorteil. Dieser Wert unterliegt wie jeder andere Gehaltsbestandteil der Steuerpflicht, die sich aus § 8 des Einkommensteuergesetzes (kurz: EStG) ergibt.
Wie hoch der geldwerte Vorteil konkret ist, lässt sich ermitteln. Dafür stehen zwei Möglichkeiten zur Verfügung.
| 1 Prozent-Regelung | Einzelnachweis |
| Bei der 1%-Regelung wird pauschal monatlich ein Prozent des inländischen Bruttolistenpreises des Fahrzeugs zuzüglich der Sonderausstattungen als geldwerter Vorteil versteuert. Zusätzlich wird bei dieser Möglichkeit für die Strecke zwischen Wohnung und Arbeitsstätte 0,03 Prozent des Bruttolistenpreises multipliziert mit der Anzahl der Entfernungskilometer pro Monat hinzuaddiert. | Bei der Methode mittels Einzelnachweis muss der Arbeitnehmer ein Fahrtenbuch führen, in dem Dienstfahrten und private Fahrten detailliert aufgeführt werden. Der geldwerte Vorteil, der eine Steuerpflicht auslöst, beschränkt sich hierbei nur auf die tatsächlich gefahrenen privaten Kilometer und auf die Strecke zwischen Wohnung und Arbeitsstätte, die mit dem Fahrtenbuch transparent nachgewiesen werden. |
Wichtig zu wissen: Der geldwerte Vorteil, der sich aus dem Dienstwagen ergibt, unterliegt auch der Sozialversicherungspflicht. Für den Arbeitnehmer bedeutet das, dass sich der Dienstwagen finanziell spürbar auf das Nettogehalt auswirkt, das am Ende des Monats auf dem Konto verbucht wird – denn die Höhe der Steuern steigt damit deutlich.
Dienstwagen oder Gehaltserhöhung?
Nicht selten steht der Arbeitnehmer vor der Wahl zwischen einer Gehaltserhöhung oder einem Dienstwagen. Damit bringt der Arbeitgeber zum Ausdruck, dass er seinem Mitarbeiter nur dann einen Firmenwagen mit Privatnutzung zur Verfügung stellt, wenn dieser im Gegenzug auf einen Teil seines Gehalts verzichtet. Hier sollte der Arbeitgeber dann überlegen, ob sich dies aus steuerlichen Überlegungen heraus lohnt.
Regelmäßig ist diese Konstellation für den Arbeitnehmer aber deutlich günstiger. Allerdings beeinflussen die Umstände des Einzelfalles das Ergebnis nachweislich – hier lohnt es sich, entsprechende Rechnungen für die eigene Situation aufzustellen.
Korrespondiert das Gehalt mit dem Firmenwagen?
Je höher das Gehalt, desto luxuriöser der Dienstwagen – doch ist das tatsächlich immer so? Studien zeigen, dass mit dem Einkommen auch die Klasse des Firmenfahrzeugs steigt. Im sogenannten Firmenwagenmonitor wird klar: Der Bruttolistenpreis des Dienstwagens hängt direkt mit der Einkommenshöhe zusammen. Dabei gilt die Faustformel: Der Bruttolistenpreis beträgt in etwa die Hälfte des Bruttojahreseinkommens.
Besteht der Anspruch auf einen bestimmten Dienstwagen?
In diesem Zusammenhang ist wichtig, ob dem Arbeitnehmer der Anspruch auf einen bestimmten Dienstwagen zusteht bzw. ob es einen Anspruch auf eine bestimmte Fahrzeugklasse gibt. Grundsätzlich ist rechtlich kein Anspruch auf einen Dienstwagen gegeben und auch kein Anspruch auf einen bestimmten Wert, den der Firmenwagen haben muss. Dieser kann sich allenfalls aus dem Arbeitsvertrag selbst ergeben. Große Unternehmen greifen dabei auf Dienstwagenregelungen zurück, die für alle Mitarbeiter im Betrieb gelten und transparent festlegen, wer welchen Dienstwagen bekommt.
Die Dienstwagenregelung bzw. Car Policy ist Teil des Arbeitsvertrags – oder es wird durch den Arbeitsvertrag auf die Dienstwagenregelung Bezug genommen. Unterschreibt der Arbeitnehmer den Arbeitsvertrag, gilt dann auch die entsprechende Car Policy des Unternehmens.
Wie wirkt sich eine Kostenbeteiligung des Arbeitnehmers aus?
Wird für den Dienstwagen eine private Nutzung vereinbart, entsteht für den Mitarbeiter der oben genannte geldwerte Vorteil, der bei der Versteuerung von entscheidender Bedeutung ist. Der Dienstwagen ist für den Gesetzgeber ein fester Bestandteil des Gehalts, der die Höhe der Steuern maßgeblich beeinflusst.
Für Arbeitnehmer stellt die Steuerlast, die im Rahmen der Privatnutzung des Wagens erwächst, oft eine große finanzielle Belastung dar. Dies gilt ganz besonders dann, wenn die Entfernung zwischen Wohnort und Arbeitsstätte vergleichsweise groß ist, denn: Jeder Kilometer erhöht die Steuerlast, die dann für den Mitarbeiter entsteht. Die Versteuerung des privat genutzten Dienstwagens lässt sich auf legale Weise nicht umgehen. Daher stellt sich regelmäßig die Frage, wie sich die steuerliche Belastung unter Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften auf ein erträgliches Maß reduzieren lässt. Eine Option ist dabei die Beteiligung des Arbeitnehmers an den Kosten für den Dienstwagen. Dabei gibt es verschiedene Varianten:
| Variante | Bedeutung |
| Arbeitgeber und Arbeitnehmer vereinbaren ein pauschales Nutzungsentgelt: | Bei dieser Variante beschließen Arbeitgeber und Arbeitnehmer für die Privatnutzung des Dienstwagens ein Entgelt. Dieses wird bei der monatlichen Gehaltsabrechnung direkt vom Nettolohn abgezogen und reduziert den geldwerten Vorteil, der sich aus der privaten Nutzung des Firmenfahrzeugs ergibt. Je nach Höhe des Nutzungsentgelts kann sich der geldwerte Vorteil sogar bis auf Null reduzieren. |
| Arbeitgeber und Arbeitnehmer vereinbaren die Kostenübernahme der Leasingraten: | Bei dieser Variante beschließen Arbeitgeber und Arbeitnehmer, dass der Arbeitnehmer die Kosten für die monatlichen Leasingraten vollumfänglich übernimmt. Dazu zählen auch einmalige Zahlungen zu den Anschaffungskosten oder Leasingsonderzahlungen. |
| Arbeitgeber und Arbeitnehmer vereinbaren die Übernahme von einzelnen Kosten: | Anstatt einer Kostenpauschale beschließen Arbeitgeber und Arbeitnehmer bei dieser Variante die Übernahme einzelner Kosten. Das können die Kosten für das Benzin sein, aber auch die Kosten für die Versicherung und / oder Reparaturkosten. |
Egal, für welche Variante sich Arbeitgeber und Arbeitnehmer entscheiden: Beide profitieren durch die Kostenbeteiligung des Arbeitnehmers deutlich. Dies liegt daran, dass auf der einen Seite für den Arbeitnehmer eine geringere steuerliche Belastung und niedrigere Sozialversicherungsbeiträge anfallen. Auf der anderen Seite ergibt sich für den Arbeitgeber deutlich weniger Verwaltungsaufwand.
Wichtig zu wissen: Bei der sogenannten Gehaltsumwandlung verzichtet der Arbeitnehmer auf einen Teil seines Gehaltes und erhält im Gegenzug das Nutzungsrecht für einen Dienstwagen des Arbeitgebers. Dies stellt nach ständiger Rechtsprechung aber kein Nutzungsentgelt dar. Dieses muss im Arbeitsvertrag oder anderen vertraglichen Regelungen verbindlich festgelegt werden.
Zählt der Dienstwagen auch bei der Rente zum Gehalt?
Obwohl der Dienstwagen in Form des geldwerten Vorteils als Gehaltsbestandteil gilt, wird er nicht in die Berechnung der Altersversorgung miteinbezogen. Die Rentenberechnung basiert auf dem monatlichen Gehalt inklusive der Zulagen. Nach Ansicht der Arbeitsgerichte sind aber der Dienstwagen sowie andere Sachleistungen nicht unter den Begriff der Zulagen zu subsumieren. Damit wird auch die Rente nicht höher – selbst dann nicht, wenn der geldwerte Vorteil einen hohen monatlichen Beitrag umfasst.
Höheres Gehalt = besserer Dienstwagen?
Nicht nur aus Mobilitätsgründen ist der Dienstwagen begehrtes Objekt bei Mitarbeitern jeder Hierarchiestufe. Auch aus repräsentativen Gründen heraus wird der Dienstwagen gerade bei Arbeitnehmern im Außendienst entsprechend der beruflichen Funktion ausgewählt. Dementsprechend ist der Dienstwagen häufig auch eine Art Statussymbol. Er gibt an, welche Position der Mitarbeiter in der eigenen Firma einnimmt und gibt Aufschluss über die Branche selbst.
Dabei zeigt die Statistik deutliche Tendenzen:
| Ursache | Effekt |
| Je mehr Außendienst, desto häufiger der Firmenwagen: | Dies gilt beispielsweise verstärkt in der Baubranche. Hier sind Arbeitnehmer hauptsächlich unterwegs. Von Inbetriebnahme bis hin zur Baustellenüberwachung – der Dienstwagen ist dabei unverzichtbar. Vergleichsweise selten sind Dienstwagen im Krankenhausbetrieb. |
| Je größer die Firma, desto mehr Mitarbeiter fahren einen Dienstwagen: | In großen Unternehmen sind Dienstwagen deutlich häufiger anzutreffen als in kleinen bzw. Familienbetrieben. Große Unternehmen verfügen zudem über die Kapazitäten für ein individuelles und internes Fuhrparkmanagement, das genau auf die Bedürfnisse des Betriebs zugeschnitten ist. In KMU – also kleineren und mittleren Unternehmen – wird diese Aufgabe an externe Dienstleister outgesourced. |
| Die Verteilung von Dienstwagen hängt vom Geschlecht ab: | Trotz Gender Equality und gesetzlicher Gleichstellung von Männern und Frauen fahren immer noch deutlich mehr Männer einen Dienstwagen als Frauen in einer vergleichbaren Position. Dies ist übrigens völlig unabhängig von der Hierarchiestufe: Sowohl Fach- als auch Führungskräfte weisen hier einen sogenannten Gender Car Gap auf. |
| Deutsche Dienstwagen sind am beliebtesten: | Bei den Modellen für die Dienstwagen haben deutsche Automobilhersteller die Nase vorn. Am häufigsten rüstet der Hersteller Volkswagen Unternehmen mit Dienstwagen aus, danach folgen die Autobauer Audi, BMW, Mercedes und Opel. Regelmäßig eine Rolle spielt bei der Auswahl die Frage, ob der Wagen zum Image des Unternehmens passt und den Betrieb auch nach außen hin angemessen präsentiert. Allerdings spielen auch andere Faktoren wie der Kraftstoffverbrauch und die Schadstoffemissionen eine Rolle. Dies gilt gerade in Anbetracht des immer noch präsenten Dieselskandals, der insbesondere auch deutsche Fabrikate betrifft. Hier holen mittlerweile auch die Elektrofahrzeuge auf. Immerhin erwarten Experten, dass in den nächsten Jahren bis zu eine Million Elektrofahrzeuge zugelassen werden. Dies wird sich auch auf die Ausstattung mit Dienstwagen auswirken. Hier sind Unternehmen besonders daran interessiert, verbrauchsarme und zuverlässige Fahrzeuge für die eigenen Mitarbeiter anzuschaffen. |
| Je höher das Gehalt, desto wertiger der Firmenwagen: | Führungskräfte fahren statistisch höherwertige Dienstwagen als einfache Fachkräfte. Allerdings steigt der Wert der Dienstwagen nicht ins Endlose – eine proportionale Zuordnung des Dienstwagens zum Gehalt findet somit regelmäßig nicht statt. Ebenso reduziert sind regelrechte Luxuskarossen. Unternehmen vermeiden allzu luxuriöse Modelle und / oder Ausstattungsmerkmale. Dies würde zusätzlich zu den hohen Kosten insbesondere in der Außenwirkung einen eher negativen Eindruck erzeugen – ein Image, das jeder Betrieb nach Möglichkeit vermeiden möchte. |
