Das sollten Sie zur Privatnutzung des Dienstwagens wissen!

Das sollten Sie zur Privatnutzung des Dienstwagens wissen!

Wer vom Arbeitgeber die Möglichkeit bekommt, den Dienstwagen auch zur Privatnutzung zu fahren, der freut sich in der Regel über sorglose Privatfahrten und kostenlose Ausflüge mit der ganzen Familie. Oft erlaubt der Arbeitgeber sogar, den Firmenwagen auch für private Fahrten ins Ausland zu nutzen.

Damit ist dann sogar die nächste Urlaubsreise gesichert. Damit der Fahrspaß nicht getrübt wird, sollten Sie sowohl Ihre Rechte als auch Ihre Pflichten kennen, die sich aus der Privatnutzung des Dienstwagens ergeben.

    Informationen zum Thema Betriebsausgaben finden Sie in diesem Artikel: Betriebsausgaben im Unternehmen – Wie Aufwendungen, Erlöse und Gewinne solide kalkuliert werden

    Ist für den Dienstwagen die Privatnutzung überhaupt vorgesehen?

    Bevor der Arbeitnehmer mit dem Firmenwagen auch bei privaten Unternehmungen durchstartet, muss die rechtliche Situation eindeutig sein. Nicht immer ist nämlich die Privatnutzung des Dienstwagens zulässig. In der arbeitsrechtlichen Praxis ergibt sich hier eine große Bandbreite an Möglichkeiten. So sind auch Konstellationen möglich, in denen der Arbeitnehmer den Dienstwagen privat nur eingeschränkt nutzen darf.

    Es empfiehlt sich daher, schon bei der Übernahme des Fahrzeugs im Überlassungsvertrag festzuhalten, in welchem Rahmen der Dienstwagen überhaupt genutzt werden darf. Dieser ist die rechtliche Grundlage für die Mitarbeiter, die einen Firmenwagen nutzen – völlig losgelöst von der Frage, ob der Wagen für eine Privatnutzung vorgesehen ist.

    Was beinhaltet der Dienstwagenüberlassungsvertrag?

    Der Überlassungsvertrag regelt alle wichtigen Fragen rund um den Firmenwagen – und liefert auch Informationen zur Privatnutzung des Dienstwagens.

    Ebenfalls behandelt der Dienstwagenüberlassungsvertrag auch rein praktische Fragen, wie zum Beispiel:

    Wichtige Fragen
    Wer darf den Dienstwagen fahren?
    Darf der Dienstwagen an Freunde und Bekannte überlassen werden?
    Darf der Dienstwagen für Fahrten ins Ausland genutzt werden?
    Wie muss sich der Fahrer bei einem Unfall mit dem Firmenwagen oder bei einer Panne verhalten?
    Wie wird die Betankung des Dienstfahrzeugs gehandhabt?
    Wann muss der Dienstwagen zurückgegeben werden?
    Wer sind die zuständigen Ansprechpartner im Unternehmen?
    Wie sollte sich der Fahrer im Straßenverkehr verhalten?
    Wer übernimmt die Kosten für Reparatur und Instandhaltung?
    Wer übernimmt die Kosten für Sonderausstattungen im Dienstwagen?
    Was passiert bei einer Kündigung des Arbeitnehmers?
    Was passiert, wenn der Arbeitnehmer die Fahrerlaubnis verliert?

    Außerordentlich wichtig ist im Dienstwagenüberlassungsvertrag aber die Regelung zur Privatnutzung des Wagens.

    Wie kann der Umfang der privaten Nutzung des Dienstwagens geregelt werden?

    Der Arbeitgeber ist grundsätzlich frei darin, die Privatnutzung des Dienstwagens nach freiem Ermessen zu regeln. Dies gehört juristisch in den Bereich der unternehmerischen Freiheit und ist primär von wirtschaftlichen Überlegungen abhängig.

    Regelmäßig wird der Arbeitnehmer in den Genuss einer uneingeschränkten Nutzungsberechtigung für das Firmenfahrzeug kommen. Dies erfolgt häufig auch aus dem Gedanken heraus, die eigenen Mitarbeiter zu motivieren oder auch zu belohnen. Auch heute noch ist ein Dienstwagen für viele Arbeitnehmer ein Statussymbol. Dabei gilt: Je höherwertiger das Firmenfahrzeug, desto bedeutender ist scheinbar der Mitarbeiter für das Unternehmen.

    Zum Umfang der Privatnutzung gehört auch die Frage, wer den Dienstwagen überhaupt fahren darf. Tatsächlich darf nämlich auch im Rahmen der Privatnutzung noch lange nicht jeder andere damit fahren – und auch nicht jeder Familienangehörige. Dies ist nur dann möglich, wenn der Dienstwagenüberlassungsvertrag das explizit vorsieht.

    Viele Arbeitgeber beschränken zudem die Privatnutzung des Dienstwagens, indem sie für die private Nutzung ein monatliches Pensum bestimmen oder für die private Nutzung bestimmte Zeitfenster festlegen oder einen bestimmten räumlichen Bereich bestimmen.

    Gibt es auch eine uneingeschränkte Privatnutzung des Dienstwagens?

    Die freie unternehmerische Entscheidung gilt auch im Bereich der Dienstwagenregelung. Der Arbeitgeber kann daher nach eigenem Ermessen entscheiden, inwieweit seine Mitarbeiter die Dienstwagen zur privaten Nutzung fahren dürfen. Denkbar ist dabei auch, dass jede Privatfahrt erst nach vorheriger Zustimmung durch den Arbeitgeber unternommen werden darf.

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    Darf man den Dienstwagen uneingeschränkt privat nutzen? © New Africa – Adobe Stock
    Achtung: Praktisch ist das gerade in größeren Betrieben kaum umsetzbar, da der Verwaltungsaufwand hier in kürzester Zeit exorbitante Dimensionen annehmen würde.

    Arbeitgeber haben vor allem Vorteile im Blick, wenn sie ihren Mitarbeitern die uneingeschränkte Privatnutzung des Dienstwagens einräumen. Es ist nicht von der Hand zu weisen, dass dies auch wesentlich zur Motivation beiträgt. Dies gilt insbesondere dann, wenn der Dienstwagen nicht nur praktisch ist, sondern auch ein gewisses Statussymbol darstellt. Arbeitnehmer verstehen einen privat genutzten Firmenwagen auch ein Stückweit als Belohnung für das eigene Engagement, das sie Tag für Tag in den Betrieb einbringen.

    Allerdings bringt die uneingeschränkte Privatnutzung des Dienstwagens auch Nachteile mit sich: Der Arbeitgeber verliert nämlich die Kontrolle über die Kilometerlaufleistung des Fahrzeugs. Das kann zahlreiche Konflikte verursachen – zum einen im Bereich der laufenden Versicherungsverträge, aber auch in Hinblick auf die Verschleißkosten, die logischerweise mit der Gesamtkilometerleistung des Wagens ansteigen.

    Steuerrechtliche Aspekte bei der Privatnutzung des Dienstwagens

    Wenn es um die Privatnutzung des Dienstwagens geht, stehen steuerrechtliche Fragestellungen oft im Vordergrund. Diese sind nicht nur für den Arbeitgeber von Bedeutung, sondern gerade auch für den Arbeitnehmer.

    Grundsätzlich wird die private Nutzung eines Dienstwagens wie ein Gehaltsbestandteil betrachtet. Damit unterliegt auch die Privatnutzung der Versteuerung. Steuerrechtlich wird die private Nutzung des Firmenfahrzeugs als sogenannter geldwerter Vorteil bezeichnet. Dem Arbeitnehmer stehen dabei zwei Möglichkeiten zur Verfügung: Die 1-Prozent-Regelung oder die Fahrtenbuch-Methode. Arbeitnehmer können sich bei der Versteuerung für die Methode entscheiden, bei der sie im Rahmen der Versteuerung finanziell besser dastehen. Aber Achtung: Ein Wechsel der Besteuerungsmethode ist nur zu Jahresbeginn möglich. Die jeweilige Variante muss dann für den Rest des Jahres beibehalten und vom Arbeitgeber durchgeführt werden.

    Versteuerung der Privatnutzung über die 1-Prozent-Regelung

    Darf der Arbeitnehmer den Dienstwagen für private Fahrten nutzen, dann muss dieser private Teil der Nutzung versteuert werden. Um den Vorgang der Besteuerung zu vereinfachen, bietet der Gesetzgeber über § 8 Abs. (2) des Einkommensteuergesetzes (kurz: EStG) die Möglichkeit der Pauschalierung. Dabei wird monatlich ein Prozent des Bruttolistenneupreises versteuert. Wird der Dienstwagen zum Pendeln zwischen Wohnung und Arbeitsstätte verwendet, kommen dazu noch 0,03 Prozent des Bruttolistenneupreises pro Kilometer der einfachen Entfernung zur Arbeitsstätte hinzu.

    Versteuerung der Privatnutzung über die Fahrtenbuchmethode

    Während bei der 1-Prozent-Regelung nicht die exakte private Nutzung des Firmenfahrzeugs berücksichtigt wird, ist bei der Fahrtenbuchmethode ausschlaggebend, wie intensiv der Dienstwagen tatsächlich privat genutzt wird. Dazu führt der Arbeitnehmer ein Fahrtenbuch, in das die privaten und dienstlichen Fahrten eingetragen werden.

    Welche Versteuerungsmethode ist die richtige Wahl?

    Grundsätzlich ist entscheidend, in welchem Umfang der Arbeitnehmer den Dienstwagen privat nutzt. Bei vielen privaten Fahrten hat sich die 1-Prozent-Regelung als finanziell deutlich günstiger erwiesen. Hält sich der Anteil der privaten Fahrten dagegen in Grenzen, ist aus wirtschaftlichen Überlegungen heraus die Fahrtenbuchmethode zu bevorzugen.

    Haftungsrechtliche Fragestellungen bei der Privatnutzung des Dienstwagens

    Die Privatnutzung des Dienstwagens, die der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer im Rahmen des Dienstwagenüberlassungsvertrages einräumt, hat sich in vielen Fällen für den Arbeitnehmer als äußerst komfortabel erwiesen. Oft macht die Privatnutzung einen eigenen privaten PKW sogar überflüssig und ermöglicht dem Arbeitnehmer deutliche Einsparungen. Was ist aber, wenn es bei der Privatnutzung des Dienstwagens zu einem Unfall oder einem Schaden des Firmenwagen kommt? Hier werden schnell haftungsrechtliche Fragen relevant und es gilt zu klären, wer in welchem Umfang für Schäden jeder Art aufkommt.

    Grundsätzlich gelten auch im Arbeitsverhältnis die zivilrechtlichen Regelungen zur Haftung für Schäden. Demnach muss derjenige den Schaden ersetzen, den er einem anderen zufügt. Im Verhältnis zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber wäre das in konsequenter Anwendung der entsprechenden Vorschriften nicht anders.

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    Wer haftet bei einem Schaden des Dienstwagens bei der Privatnutzung? © magele-picture – Adobe Stock

    Allerdings hat der Gesetzgeber hier richtig erkannt, dass dies zu einem eklatanten Ungleichgewicht führen würde, denn: Bei einer unbeschränkten Haftung des Arbeitnehmers gegenüber dem Arbeitgeber würden Arbeitnehmer einem großen finanziellen Risiko ausgesetzt. Daher hat sich in der Rechtsprechung in analoger Anwendung von § 254 des Bürgerlichen Gesetzbuches (kurz: BGB) eine Haftungserleichterung für den Arbeitnehmer ergeben. Hierbei spielt vor allem die Überlegung eine Rolle, dass sich der verursachte Schaden in der Regel erst dadurch ergibt, dass der Arbeitnehmer seinen Pflichten aus dem Arbeitsvertrag nachkommt.

    Die Rechtsprechung wendet hier das Prinzip des sogenannten innerbetrieblichen Schadensausgleiches an. Es orientiert sich in erster Linie daran, inwieweit dem Arbeitnehmer tatsächlich ein Verschulden angelastet werden kann. Dies gilt auch in Bezug auf Schäden, die am Dienstfahrzeug entstehen und zwar nach richtiger Meinung völlig losgelöst davon, ob dieses auf einer Dienstfahrt bewegt wird oder im Rahmen der vertraglich vereinbarten Privatnutzung.

    Daraus ergeben sich folgende mögliche Konstellationen:

    • Der Arbeitnehmer verursacht leicht fahrlässig einen Unfall bzw. Schäden am Dienstfahrzeug: Bei lediglich leichter Fahrlässigkeit haftet der Arbeitnehmer grundsätzlich nicht für Schäden, die am Dienstfahrzeug entstehen. 
    • Der Arbeitnehmer verursacht mit mittlerer Fahrlässigkeit einen Unfall bzw. Schäden am Firmenwagen: Mittlere Fahrlässigkeit ist dann gegeben, wenn zwar die erforderliche Sorgfalt nicht beachtet wurde, dem Arbeitnehmer aber kein besonders schwerer Vorwurf gemacht werden kann. Die Haftung teilt sich in diesen Fällen zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Häufig wird der Arbeitnehmer im Rahmen einer Quote an den Kosten für den Schaden beteiligt, die sich nach der Schwere der Fahrlässigkeit richtet. 
    • Der Arbeitnehmer verursacht grob fahrlässig oder sogar vorsätzlich einen Unfall bzw. Schäden am Firmenwagen: In diesen Fällen ist der Arbeitnehmer regelmäßig in der vollen Haftung und muss für den von ihm verursachten Schaden alleine einstehen. Das erscheint auch logisch, denn: Wer absichtlich einen Schaden am Fahrzeug des Arbeitgebers herbeiführt, der sollte sich vernünftigerweise nicht auf einer – wenn auch nur anteiligen – Haftung des Arbeitgebers „ausruhen“ können. 

    Wichtig zu wissen: Es wird häufig diskutiert, ob die Haftung des Arbeitnehmers bei Privatfahrten mit dem Dienstwagen eine Verschärfung erfahren darf. Diese Frage stellt sich zum Beispiel dann, wenn der Arbeitgeber eine Haftungsverschärfung explizit in den entsprechenden vertraglichen Vereinbarungen vorsieht. Die Rechtsprechung ist sich hier nicht immer einig und hat zum Teil abweichende Entscheidungen getroffen. Allerdings ist unter Berücksichtigung der Umstände und in Anbetracht des innerbetrieblichen Schadensausgleiches die Privatnutzung des Dienstwagens nicht als eine Art Malus zu betrachten, der eine Haftungsverschärfung nach sich zieht.

    Autor: Redaktion Personalwissen