Privatfahrten mit dem Dienstwagen bzw. Firmenwagen sind nur dann zulässig, wenn der Arbeitgeber dies explizit erlaubt. Häufig enthält der Arbeitsvertrag dazu entsprechende Regelungen. Möglich ist aber auch ein Überlassungsvertrag für den Dienstwagen. Er legt sowohl die Rechte als auch die Pflichten fest, die sich aus der Überlassung des Dienstwagens für den Arbeitnehmer ergeben.
Ebenfalls Bestandteil des Überlassungsvertrages sind Fragen rund um die Kosten für den Dienstwagen. Dies ist auch bei einer Privatnutzung des Firmenfahrzeugs der Fall. Wie die Kosten zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer konkret aufgeteilt werden, richtet sich nach den Umständen des Einzelfalles. Oft trägt der Arbeitgeber aber sämtliche Kosten – angefangen von den Spritkosten bis hin zu den regelmäßigen Versicherungs- und Leasingbeiträgen.
Aus der Möglichkeit der privaten Nutzung des Dienstwagens erwächst aus steuerrechtlicher Sicht für den Arbeitnehmer ein sogenannter geldwerter Vorteil. Dieser ist nach Maßgabe des § 8 des Einkommensteuergesetzes (EStG) zu versteuern, da er als Sachbezug gewertet wird.
Anrechnung der privaten Nutzung des Firmenwagens
Steuerrechtlich wird die Privatnutzung des Dienstwagens als sogenannter Sachbezug versteuert. Dieser ist immer dann gegeben, wenn der Arbeitnehmer das Entgelt nicht in Form von Geldleistungen erhält. Ein Sachbezug kann nicht nur die Privatnutzung des Dienstwagens sein, sondern auch freie Verpflegung oder Waren- und Dienstleistungen, die der Arbeitgeber kostenlos zur Verfügung stellt.
Der Fiskus stellt bei der steuerlichen Berücksichtigung der privaten Nutzung des Dienstwagens zwei Berechnungsmethoden zur Verfügung.
Während die Ein-Prozent-Regelung eine pauschale Versteuerung darstellt, wird beim Einsatz der sogenannten Nachweismethode durch ein Fahrtenbuch genau Buch darüber geführt, wann der Dienstwagen zu welchem Zweck durch den Arbeitnehmer genutzt wurde. Beide Methoden haben Vor- und Nachteile. Welche sich für den Arbeitnehmer als die optimale Berechnungsmethode darstellt, hängt von den Umständen des Einzelfalles ab.
Wichtig zu wissen: Ein Wechsel der beiden Berechnungsmethoden kann immer nur nach Ablauf des Kalenderjahres stattfinden. Innerhalb des Jahres ist ein Wechsel der Besteuerungsmethode nicht möglich.
Ein-Prozent-Regelung zur Versteuerung des geldwerten Vorteils
Bei der pauschalen Versteuerung über die Ein-Prozent-Regelung wird zur Berechnung des geldwerten Vorteils, der sich aus der Überlassung des Dienstfahrzeugs ergibt, der inländische Bruttolistenpreis des Wagens zugrunde gelegt.
Dabei gelten folgende Grundsätze:
- Der geldwerte Vorteil für die Privatnutzung beträgt 1 Prozent des inländischen Bruttolistenpreises des Fahrzeugs.
- Für die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte werden pauschal 0,03 Prozent des inländischen Bruttolistenpreises des Fahrzeugs für jeden Entfernungskilometer angesetzt. Dabei wird nur die einfache Strecke berücksichtigt.
- Für die Fahrten bei doppelter Haushaltsführung werden für jeden Entfernungskilometer zwischen dem Beschäftigungsort und dem eigentlichen Wohnort pauschal 0,02 Prozent des inländischen Bruttolistenpreises des Fahrzeugs angesetzt.
Nachweisregelung zur Versteuerung des geldwerten Vorteils
Neben der Pauschalversteuerung über die Ein-Prozent-Regelung können Arbeitnehmer auch über die Nachweisregelung den geldwerten Vorteil für die Privatnutzung des Dienstwagens errechnen. Diese Methode hat ihre rechtliche Grundlage in § 6 Abs. (1) Nr. 4 Satz 3 EStG.
Die Nachweisregelung hat den großen Vorteil, dass sie wesentlich genauer die tatsächlichen Kosten aufführt, die rund um den Dienstwagen entstehen.
Dazu zählen zum Beispiel:
- Benzinkosten
- Kfz-Steuer
- Kfz-Versicherung
- Reparaturen
- Reinigungskosten.
Die gesamten Kosten werden dann zu den privat gefahrenen Kilometern in Relation gesetzt. Daraus ergibt sich dann der tatsächliche geldwerte Vorteil des privat genutzten Dienstwagens.
Vor- und Nachteile beider Methoden
Der Vorteil der Pauschalversteuerung ist für Arbeitnehmer der geringe organisatorische Aufwand. Ein Nachteil der Methode ergibt sich aber dann, wenn der Arbeitnehmer den Dienstwagen nur wenig bzw. gar nicht für private Fahrten nutzt. Dann liegt nämlich der pauschal veranschlagte geldwerte Vorteil deutlich über dem tatsächlichen finanziellen Nutzen, den der Arbeitnehmer aus dem Dienstwagen zieht.
Der Vorteil der Nachweisregelung liegt in der genauen Berechnung des geldwerten Vorteils der Privatnutzung. Der Arbeitnehmer versteuert hier wirklich nur das, was er tatsächlich als Privatfahrt in Anspruch genommen hat. Als Faustregel hat sich die Nachweisregelung vor allem dann bewährt, wenn wenig private Fahrten mit dem Dienstwagen unternommen werden. Ebenfalls vorteilhaft ist die Fahrtenbuchmethode, wenn
- der Listenpreis für den Dienstwagen sehr hoch ist.
- der Arbeitnehmer wenige Fahrten zur Arbeitsstätte unternimmt.
- der Dienstwagen in der Bilanz des Arbeitgebers bereits abgeschrieben ist.
- der Dienstwagen ein Gebrauchtwagen ist.
- die gesamte Fahrleistung des Dienstwagens als gering eingestuft werden kann.
Beispielrechnung für Versteuerungmethoden eines Dienstwagens
Um beide Versteuerungsmethoden in der praktischen Anwendung bewerten zu können, hilft eine Beispielrechnung.
In dieser fährt der Arbeitnehmer Herr Müller, der bei seinem Arbeitgeber als Projektleiter beschäftigt ist, einen Dienstwagen. Es handelt sich bei dem Dienstwagen um einen Audi A6 Avant. Der Preis für den Dienstwagen liegt einschließlich der Sonderausstattungen bei 60.000 Euro. Herr Müller wohnt 10 Kilometer von seiner Arbeitsstelle entfernt. Die jährliche Gesamtfahrleistung von Herrn Müller liegt bei 40.000 Kilometer. Lediglich 10.000 Kilometer sind dabei private Fahrten – der Rest der Fahrleistung ist ausschließlich dienstlich bedingt. Der Privatanteil liegt damit bei 25 Prozent. Die Besteuerung kann Herr Müller entweder über die Fahrtenbuchmethode oder über die Pauschalmethode durchführen.
Versteuerung über die Fahrtenbuchmethode
- Abschreibung (16,67 Prozent von 60.000 Euro): 10.002 Euro
- laufende Kosten lt. ADAC-Autokosten 2019: 6.890 Euro
- Fixkosten (Steuer & Versicherung) gerundet: 1.350 Euro
- Gesamtkosten pro Jahr: 18.242 Euro
- Steuerpflichtiger geldwerter Vorteil für Herrn Müller (25 Prozent von 18.242 Euro): 4.560 Euro
- Steuerlast im konkreten Fall (angenommener Spitzensteuersatz von 45 Prozent): 2.052 Euro
Versteuerung über die Pauschalmethode
- 12 Monate / 1 Prozent von 60.000 Euro: 7.200 Euro
- 12 Monate / 0,03 Prozent von 60.000 Euro / 10 Entfernungskilometer: 2.160 Euro
- Summe des geldwerten Vorteils für Herrn Müller: 9.360 Euro
- Steuerlast im konkreten Fall (angenommener Spitzensteuersatz von 45 Prozent): 4.212 Euro
Der Vergleich zeigt deutlich, dass Herr Müller bei der Versteuerung über die Pauschalmethode finanziell schlechter dasteht als mit der Versteuerung über die Fahrtenbuchmethode. Voraussetzung für die günstigere Versteuerung per Nachweis ist aber das Führen eines Fahrtenbuches.
Was ist überhaupt ein Fahrtenbuch?
Das Fahrtenbuch ist technisch nichts anderes als eine laufende Aufzeichnung darüber, welche Strecken mit dem Wagen unternommen werden. Dabei muss unterschieden werden, ob es sich um eine dienstliche Fahrt handelt oder um eine private Nutzung des Dienstwagens.
Der Gesetzgeber stellt an die Dokumentation einige Anforderungen. Nur so ist gewährleistet, dass das Fahrtenbuch auch bei der Prüfung durch die Finanzverwaltung Bestand hat. Für dienstliche Fahrten sind folgende Angaben notwendig:
- Datum der Dienstfahrt
- Kilometerstand zu Beginn und zum Ende der Dienstfahrt
- Reiseziel und ggf. auch Reiseroute
- Reisezweck
- Geschäftspartner / Unternehmen, die aufgesucht werden.
Nicht ausreichend ist nach dem Willen des Fiskus die Aufzeichnung in einem repräsentativen Zeitraum. Vielmehr müssen die Fahrten kontinuierlich festgehalten werden. Das gilt selbst dann, wenn sich die Nutzungsverhältnisse immer gleich darstellen und keinen Veränderungen unterworfen sind.
Für private Fahrten ist lediglich die Angabe der Kilometerstände notwendig. Für die Fahrten zwischen der eigenen Wohnung und der Arbeitsstätte sollte ebenfalls ein Vermerk im Fahrtenbuch erfolgen.
Kann das Fahrtenbuch auch in elektronischer Form geführt werden?
Mittlerweile stehen Arbeitnehmern neben den herkömmlichen Fahrtenbüchern in Papierform auch moderne Formate zur Verfügung. Dabei erfreuen sich Fahrtenbuch-Apps sowohl für iOS- als auch für Android-basierte mobile Endgeräte besonderer Beliebtheit.
Wichtig zu wissen: Der Fiskus erkennt elektronische Fahrtenbücher nur dann an, wenn diese im Nachhinein nicht verändert werden können oder wenn Veränderungen transparent protokolliert werden.
In der Praxis haben sich die folgenden elektronischen Fahrtenbücher bzw. Fahrtenbuch-Apps bewährt:
- Lexware Fahrtenbuch-App: Das elektronische Fahrtenbuch von Lexware empfiehlt sich besonders für Vielfahrer bzw. Pendler. Es enthält einen automatisierten Fahrtenschreiber, der die aufgezeichneten Daten ins PDF-Format umwandeln kann und somit die Weiterleitung an den Steuerberater oder auch an die Finanzverwaltung erlaubt. Mit dem komfortablen Fahrtenbuch-Stecker im Wagen wird die Aufzeichnung gestartet, sobald der Dienstwagen genutzt wird. Dies ist übrigens völlig losgelöst davon, ob sich auch das Smartphone selbst im Auto befindet. Lexware zeichnet auch ohne mobiles Endgerät zuverlässig alle Fahrten auf. Die Lexware Fahrtenbuch-App steht sowohl für iOS als auch für Android zur Verfügung und bietet zudem mit einer Webversion noch eine weitere Möglichkeit der Nutzung. Besonders vorteilhaft: Die Lexware Fahrtenbuch-App wird von allen deutschen Steuerbehörden anerkannt.
- Fahrtenbuch App für das iPhone: Lediglich für iOS-Endgeräte bietet der App Store mit der Fahrtenbuch App eine Alternative, die ohne zusätzliches Equipment auskommt. Allerdings bedeutet das auch gleich einen Nachteil, denn: Die iOS-Fahrtenbuch-App nutzt zur Aufzeichnung der Fahrdaten Google Maps, was in der Praxis ab und zu Abweichungen bedeutet. Nichtsdestotrotz ist auch diese App in der Lage, das Fahrtenbuch in andere Formate zu exportieren, die dann zur Weiterverarbeitung an den Steuerberater oder die Finanzverwaltung bereitstehen.
- Vimcar: Von Steuerexperten wurde Vimcar als elektronisches Fahrtenbuch entwickelt. Es eignet sich sowohl für einzelne Fahrzeuge als auch für ganze Dienstwagenflotten. Vimcar nutzt dafür einen speziellen Stecker, der sowohl ein GPS-Modul als auch eine SIM-Karte sowie einen Prozessor enthält. Die aufgezeichneten Daten können dann verwaltet und ins PDF-Format umgewandelt werden. Auch Vimcar wird von allen deutschen Steuerbehörden anerkannt und kann daher rechtssicher als Fahrtenbuch für Dienstwagen eingesetzt werden.
Welche Anforderungen muss das Fahrtenbuch noch erfüllen?
Das Fahrtenbuch eines Firmenwagens kann, muss aber nicht zwingend in elektronischer Form geführt werden. Entscheidend ist aber, dass es
- die Vollständigkeit und Richtigkeit der Angaben gewährleistet.
- auf materielle Richtigkeit überprüfbar ist.
- bei allen Fahrten die Angabe des Ausgangs- und Endpunkts enthält.
Ebenfalls in diesem Zusammenhang wichtig: Die Fahrten müssen vollständig und in einem fortlaufenden Zusammenhang dokumentiert sein. Damit scheidet zum Beispiel eine einfache Excel- oder Word-Tabelle aus: Diese wird regelmäßig nicht vom Finanzamt als taugliches elektronisches Fahrtenbuch akzeptiert.
Achtung: Wer auf ein elektronisches Fahrtenbuch zurückgreift, sollte sicherstellen, dass dieses die Anforderungen der Finanzverwaltung vollumfänglich erfüllt. Im schlechtesten Fall wird die Dokumentation aufgrund fehlender Formalia nicht anerkannt. Das Finanzamt greift dann rückwirkend auf die Versteuerung nach der Pauschalmethode zurück.
