Gehaltsabrechnung: Was gehört in eine professionelle Gehaltsabrechnung? Beispiel

Gehaltsabrechnung: Was gehört in eine professionelle Gehaltsabrechnung? Beispiel

Jedes Unternehmen, welches Mitarbeiter beschäftigt, steht aus Sicht des Gesetzgebers in der Verantwortung, eine professionelle Gehaltsabrechnung zu erstellen. Die Gehaltsabrechnung wiederholt sich in dem im Arbeitsvertrag festgelegten Turnus.

Das Bürgerliche Gesetzbuch (BGB) erklärt im § 614 unmissverständlich, dass die Vergütung nach der Leistung der Dienste fällig wird. Ist die Entlohnung nach Zeitabschnitten bemessen, ist sie nach dem Ablauf der einzelnen Zeitabschnitte zu entrichten.

    Gehalt oder Lohn – was bekommt wer und wann?

    In der Regel erhalten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ihr Gehalt zum Ersten eines Monats ausbezahlt. In vielen Fällen wird die Gehaltszahlung ebenfalls als Lohn bezeichnet. Beide Begriffe äquivalent zu gebrauchen, ist nicht korrekt, da ihre Bedeutung verschieden ist. Eine Gehaltszahlung bezieht sich eindeutig auf ein fest vereinbartes, monatliches Gehalt. Der Lohn und die darauf folgende Lohnabrechnung sind im Gegensatz zum Gehalt flexibel. Dies ist der Fall, da sich der Lohn an der tatsächlichen Arbeitsleistung eines Monats orientiert. Eine Lohnzahlung kann, abhängig vom persönlichen Arbeitseinsatz differieren.

    Wer sich eine schriftliche Gehaltsabrechnung im Detail ansieht, wird feststellen, dass diese unterschiedliche Abkürzungen enthält. Darüber hinaus können auf einer Gehaltsabrechnung verschiedenartige Lohnarten ausgegeben werden. Wegweisend für den letztendlichen Auszahlungsbetrag an den Arbeitnehmer ist die Steuerklasse des Arbeitnehmers.

    Personaler und Angestellte in der Lohnbuchhaltung haben die Aufgabe, jede Gehaltsabrechnung korrekt sowie rechtlich einwandfrei zu erstellen. Damit dies gelingt, ist es entscheidend, dass sie die Antworten auf die folgenden Fragen sach- und fachgerecht beantworten können:

    • Welche gesetzlichen Vorgaben zur Gehaltsabrechnung sind relevant?
    • Gehaltsabrechnung Abkürzungen – was bedeuten die Verkürzungen im Detail?
    • Welche Lohnarten können für eine Gehaltsabrechnung unterschieden werden?
    • Wie berechnet sich der Netto-Lohn und welche Rolle spielt die individuelle Steuerklasse?

    Welche gesetzlichen Vorgaben für die Gehaltsabrechnung und zur Zahlung von Lohn sind wesentlich?

    Es gehört zu den Verpflichtungen eines Arbeitgebers, eine schriftliche Gehaltsabrechnung zu erstellen, wenn er Angestellte beschäftigt. Die gesetzliche Grundlage zur Schriftform bei der Gehaltsabrechnung finden Unternehmen und Personaler im § 108 der Gewerbeordnung (GewO). Die folgenden, wesentlichen Bestimmungen müssen in jedem Fall beachtet werden:

    • Dem Arbeitnehmer ist bei Zahlung des Arbeitsentgelts eine Entgeltabrechnung in Textform zu erteilen.
    • Die Abrechnung muss im Mindestfall Angaben über Abrechnungszeitraum und Zusammensetzung des Arbeitsentgelts enthalten.

    Welche Bestandteile eine Gehaltsabrechnung im Mindestfall enthalten muss

    Eine Gehaltsabrechnung gehört zu den wichtigen und wesentlichen Dokumenten im Arbeitsverhältnis zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber. Es schafft Transparenz über die Zusammensetzung des Gehaltes sowie die gesetzlichen oder persönlichen Abzüge. In vielen Fällen enthält eine Gehaltsabrechnung Abkürzungen. Diese sind allgemein gültig und können eindeutig von Personalern oder Behörden interpretiert werden.

    Wichtige Elemente einer Gehaltsabrechnung auf Basis der Gewerbeordnung 

    BestandteilBedeutungAbkürzung
    AbrechnungszeitraumKlare Information, für welchen Monat die Gehaltsabrechnung ausgestellt wurde
    Name und Anschrift des MitarbeitersWesentlich für die korrekte Zuordnung
    Anzahl der Kinder, die steuerlich berücksichtigt werdenKinderfreibetrag als Kennzahl für die korrekte Abrechnung der gesetzlichen Abzüge (Rentenversicherung, Krankenversicherung, Arbeitslosenversicherung, Solidaritätszuschlag)Ki.Frbtr.
    Spezifische Steuerklasse des ArbeitnehmersGilt in gleicher Weise als Kennzahl für die korrekte Abrechnung der gesetzlichen AbzügeStKl
    KonfessionAbrechnung der Kirchensteuer, abhängig von der religiösen Zugehörigkeit und den Kinderfreibeträgen
    Individuelle FreibeträgeFreibeträge des Arbeitgebers, z. B. für die Fahrten zwischen Wohnung und ArbeitsstätteFreibetrag jährl. / Freibetrag mtl.
    Höhe des BruttogehaltesAusgangsbasis für die Berechnung aller Abzüge und des Netto-Entgelts
    ZulagenMöglich sind z. B.:

    Spezifische Funktionszulagen
    Zulage für Nachtarbeit

    Zulage für Sonn- und Feiertagstätigkeit
    Einmalige Zulagen wie Urlaubsgeld, Weihnachtsgeld oder eine Gratifikation

    AbzügeDetaillierte Aufstellung von monatlichen und jährlichen Abzügen:

    Lohnsteuer
    Kirchensteuer
    Solidaritätszuschlag
    Rentenversicherung
    Krankenversicherung
    Arbeitslosenversicherung

    Weitere spezifische Abzüge, wie Versteuerung eines Firmen-PKW

    NettolohnEndergebnis der Berechnung aller Abzüge vom Nettolohn

    Abhängig vom Abrechnungsprogramm und der Größe des Unternehmens kann eine Gehaltsabrechnung darüber hinaus weitere Fakten enthalten. Diese dienen zu Informationszwecken. Sie sind gesetzlich nicht vorgeschrieben:

    BestandteilBedeutungAbkürzung
    PersonalnummerZur besseren Zuordnung des ArbeitnehmersPersonal-Nr.
    Doppelbesteuerungsabkommensteuerfreier Arbeitslohn, unterschieden nach Doppelbesteuerungsabkommen (DBA) oder nach Auslandstätigkeitserlass (ATE)DBAATE
    GleitzoneGleitzonenregelung zwischen einem Mini-Job und einer vollständigen sozialversicherungspflichtigen Beschäftigung
    SV-NummerSozialversicherungsnummer – eindeutige Nummer zur Zuordnung der Sozialversicherungsbeiträge zu einer PersonSV-Nummer
    KrankenkasseName der Krankenkasse – wesentlich als Ordnungsmerkmal und zur Berechnung des Zusatzbeitrags
    KK %Höhe des KrankenkassenbeitragesKK %
    PGRSPersonengruppenschlüssel – hier wird die Spezifikation des Beschäftigungsverhältnisses deklariertPGRS
    BGRSBeitragsgruppenschlüssel – numerischer Schlüssel, der bei der Meldung zur Sozialversicherung angegeben wirdBGRS
    Steuer-IDSpezifische Steuer-IdentifikationsnummerSteuer-ID
    MFBMehrfachbeschäftigungMFB

    Welche Bezüge und Lohnarten unterschieden werden

    Zur einfachen und gesetzeskonformen Darstellung der Bezüge unterscheidet man unterschiedliche Lohnarten auf der Gehaltsabrechnung. Eine Zuordnung nach Lohnart bestimmt, wie Zahlungen an den Mitarbeiter abgerechnet wird. Darüber hinaus ist die Lohnart für das Abführen von Abgaben zur Sozialversicherung oder Lohnsteuer relevant.

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    Bezüge und Lohnarten werden generell unterschieden © create jobs 51 – Shutterstock

    Generell unterscheidet man Bruttolohnarten und Nettolohnarten. Sie können aufgrund ihrer konkreten Bezeichnung und gleichzeitig über einen spezifischen Schlüssel einwandfrei unterschieden werden. Die Verschlüsselung macht es möglich, in der digitalen Verarbeitung von den Personal- und Abrechnungsstellen erkannt zu werden.

    Der allgemeine Schlüssel für das zu zahlende Brutto-Gehalt lautet zum Beispiel „2000.“

    LohnartAusprägung
    GehaltRegelmäßiges, monatliches Entgelt auf Grundlage eines wirksam geschlossenen Arbeitsvertrages
    LohnNach Stundenlohn berechnete Bezahlung geleisteter Arbeit
    ProvisionLohnart, die als Erfolgshonorar prozentual ausgekehrt wird
    Bonus / PrämieErfolgsabhängige Vergütung
    Urlaubsgeld, Weihnachtsgeld oder 13. MonatsgehaltZusätzliche finanzielle Leistung des Arbeitgebers. Diese kann im Arbeitsvertrag oder in einer Betriebsvereinbarung verankert sein. Ebenso kann sie auf einem Tarifvertrag begründet sein
    ZulageZulage für erschwerte Arbeitsbedingungen, z. B. die regelmäßige, gesundheitsgefährdende Arbeit in einem Atomkraftwerk
    ZuschlagGesetzlicher Zuschlag zur Lohn- oder Gehaltszahlung – z. B. Wochenendzuschlag
    UrlaubsabgeltungAuszahlen von Tagen des Erholungsurlaubes bei einer Beendigung des Arbeitsvertrages
    AbfindungEinmalige finanzielle Leistung bei der gemeinschaftlichen Auflösung eines Arbeitsvertrages
    ErholungsbeihilfeZweckgebunde Zulagen des Arbeitgebers auf Grundlage von § 19 EstG 
    Geldwerter VorteilZahlung des Arbeitgebers für einen Firmen-PKW auf Grundlage der 1 %-Regelung. Der Arbeitnehmer muss die Kosten des Firmen-PKW über seine Gehaltsabrechnung versteuern
    Zuschuss zur KinderbetreuungSteuer- und sozialversicherungsfreie Zuschüsse zur Kinderbetreuung der Arbeitnehmer, z. B. Übernahme der Kita-Kosten für eine Mitarbeiterin
    Pauschalversteuerte Zuwendungen oder Sachbezüge nach § 37b EStGGeschenke oder Sachzuwendungen können über diese Lohnart pauschaliert versteuert werden. Der Pauschsteuersatz beträgt 30 Prozent
    Beruflich veranlasste doppelte HaushaltsführungLohnart, bei der zu Beginn eines Arbeitsverhältnisses eine finanzielle Beteiligung an den Mehraufwendungen des Arbeitsnehmers erfolgt (z. B. für Heimfahrten am Wochenende)

    Unternehmen haben die Möglichkeit, in Ihrer Abrechnungssoftware die einzelnen Lohnarten durch Unterklassen zu spezifizieren. So kann unter anderem ein Dienstwagen durch die Vergabe eines spezifischen Schlüssels einer Abteilung im Unternehmen zugeordnet werden. Durch das Bilden von Gruppen können Ausgaben und Kosten im Unternehmen übersichtlich und professionell geclustert werden.

    Wie oft muss eine Gehaltsabrechnung vom Arbeitgeber erstellt werden?

    Der Paragraf 108 der Gewerbeordnung enthält einen wesentlichen Hinweis zur Erstellung von Gehaltsabrechnungen. Im Gesetz heißt es, dass:

    „die Verpflichtung zur Abrechnung entfällt, wenn sich die Angaben gegenüber der letzten ordnungsgemäßen Abrechnung nicht geändert haben.“

    Dies könnte aus formaljuristischer Sicht bedeuten, dass Arbeitgeber eine Gehaltsabrechnung ausschließlich ausstellen, wenn sich Abrechnungspunkte gegenüber dem Vormonat geändert haben. Bleiben alle Abzüge, Lohnarten und die Steuerklasse unverändert, besteht nicht die Notwendigkeit, eine Gehaltsabrechnung in Schriftform an den Arbeitnehmer weiterzugeben.

    In der Praxis erhält abweichend zur gesetzlichen Regelung nahezu jeder Arbeitnehmer eine monatliche Gehaltsabrechnung. Dies liegt vor allem an der Tatsache, dass die Gehaltsabrechnung für beide Vertragsparteien einen Nachweis darstellt. Der Arbeitgeber bestätigt, dass er die Gehaltszahlung vertragskonform an den Arbeitnehmer überwiesen hat. Dieser erhält durch die schriftliche Abrechnung Detailinformationen über die Zusammensetzung seines Gehaltes. Gleichzeitig benötigen Arbeitnehmer die schriftliche Gehaltserhöhung für ihre Steuererklärung oder als Nachweis ihrer Liquidität. Beabsichtigen Mitarbeiter zum Beispiel die Aufnahme eines Ratenkredites, werden sie in der Regel gebeten, die letzten drei Gehaltsabrechnungen als Testat einzureichen.

    Zusammenfassend gehört eine monatliche Gehaltsabrechnung zum Standard im Vertragsverhältnis zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber. Sie sorgt für Transparenz und ermöglicht es Arbeitnehmern, die Abrechnung auf Richtigkeit zu überprüfen. In den meisten Fällen läuft sie in ihrer kompletten Ausprägung automatisiert und digitalisiert ab. Dies versetzt Unternehmen in die Situation, ohne erhöhten Aufwand und auf Knopfdruck eine schriftliche Gehaltsabrechnung auszugeben. Moderne Buchhaltungsprogramme sind darauf ausgelegt, die Gehaltsabrechnung entweder als Ausdruck oder in einem digitalen Format weiterzuleiten.

    Wie Unternehmen eine Gehaltsabrechnung konkret vornehmen

    Grundlage einer sach- und fachgerechten Gehaltsabrechnung in einem Unternehmen ist ein modernes Buchhaltungsprogramm. Die Software garantiert, dass alle Lohnarten, Zulagen und Abschläge korrekt gebucht werden. Das Buchhaltungsprogramm ist intern abteilungsübergreifend vernetzt. Aus diesem Grund können die spezifischen Lohn- und Gehaltsparmeter des Arbeitnehmers zu jeder Zeit in Berichte oder für das Controlling übernommen werden.

    Kurz vor dem Ende eines Abrechnungsmonats beginnt der sogenannte Lohnlauf. Bis zu diesem Zeitpunkt müssen alle Besonderheiten für die Gehaltsabrechnung im System hinterlegt sein. Ein Sonderfall könnte zum Beispiel die Überweisung einer Prämie an einen Außendienstmitarbeiter sein. Diese muss im Buchhaltungssystem gesondert gebucht und zugeordnet werden.

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    Buchhaltunssoftwares nehmen Unternehmen durch einen strukturierten Aufbau sehr viel Arbeit ab © Andrey Popov – Adobe Stock

    Die Berechnung des eigentlichen Nettogehalts und die Ausgabe der schriftlichen Gehaltsabrechnung werden in modernen Büros automatisiert vorgenommen. Dies schließt die Überweisung des Nettogehalts an den Arbeitnehmer ebenso ein, wie die Übersendung der Abrechnung per E-Mail.

    An welche Ämter und Behörden müssen Abgaben abgeführt werden?

    Das örtliche Finanzamt, bei dem ein Unternehmen gemeldet ist, erhält vollautomatisch Informationen zu den Abgaben eines Arbeitnehmers. Digital werden die Abgabebeträge zur Lohnsteuer, zum Solidaritätszuschlag und ggf. zur Kirchensteuer weitergeleitet. Die Krankenkasse des Arbeitnehmers erhält darüber hinaus die Daten und Abgabehöhen zur Krankenversicherung, zur Pflegeversicherung sowie zur Renten- und Arbeitslosenversicherung. Der Berufsgenossenschaft werden Informationen zur individuellen Beitragshöhe der gesetzlichen Unfallversicherung mitgeteilt. Werden geringfügige Mitarbeiter in 450-Euro-Jobs beschäftigt, muss vor allem der abweichende Empfänger beachtet werden. Die Pauschalabgaben werden pauschaliert an die Deutsche Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See abgeführt.

    Die zuständigen Stellen kümmern sich in der Folge um den Einzug der Beträge. Dies geschieht in den meisten Fällen per Bankeinzug. Zu festen, im Voraus kommunizierten Terminen ziehen das Finanzamt und die Krankenkasse die fälligen Abgaben des Arbeitgebers und des Arbeitnehmers gesammelt ein.

    Beispiel einer professionellen Gehaltsabrechnung nach § 108 der Gewerbeordnung

    Arbeitnehmer: Hans Mustermann, Musterstraße 12, 12345 Musterstadt (Bundesland: Bayern).

    Familienstand: verheiratet, 2 Kinder.

    Konfession: Römisch-katholisch.

    Steuerklasse: III, inklusive 2 Kinderfreibeträgen.

    Gehalt: 3.480 Euro Brutto.


    ArbeitnehmerArbeitgeber
    Krankenversicherung (14,6 %)254,04 €254,04 €
    Krankenversicherung Eigenanteil (0,9 %)15,66 €15,66 €
    Arbeitslosenversicherung (2,4 %)41,76 €41,76 €
    Rentenversicherung (18,6 %)323,64 €323,64 €
    Pflegeversicherung (3,05 %)53,07 €53,07 €
    Solidaritätszuschlag(keine Kosten durch Kinderfreibetrag!)0,00 €0,00 €
    Lohnsteuer260,00 €260,00 €
    Kirchensteuer(keine Kosten durch Kinderfreibetrag!)0,00 €0,00 €



    Netto-Gehalt Arbeitnehmer2.531,83 €
    Gesamtkosten Arbeitgeber
    4.428,17 €

    Ab 01.01.2020 tragen Arbeitgeber und Arbeitnehmer bei allen Abgaben die äquivalenten Beiträge. Bis Ende 2019 musste unter anderem der Eigenanteil zur gesetzlichen Krankenversicherung vom Arbeitgeber alleinig getragen werden. Zusätzlich zu den allgemeinen Kosten muss der Arbeitgeber die folgenden Abgaben entrichten:

    • Umlage U1 (Pflichtbeitrag Lohnfortzahlung im Krankheitsfall)
    • Umlage U2 (Pflichtbeitrag Mutterschutz)
    • Umlage U3 (Insolvenzgeldumlage)
    • Spezifischer Beitrag zur Berufsgenossenschaft

    Steuerklassen und Ihre Bedeutung

    Die Steuerklassen sind als Lohnsteuerabzugsmerkmal auf der elektronischen Lohnsteuerkarte (ELStAM = Elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale) hinterlegt. Sie sind für die Höhe des Lohnsteuerabzugs entscheidend.

    SteuerklasseRelevant für
    ILedige, verpartnerte oder geschiedene ArbeitnehmerArbeitnehmer, deren Ehepartner im Ausland wohntVerwitwete Arbeitnehmer, deren Ehepartner im letzten Kalenderjahr verstorben istBeschränkt einkommensteuerpflichtige Arbeitnehmer
    IIAlle Personen der Steuerklasse I, denen zusätzlich der Erstattungsbeitrag für Alleinerziehende zusteht. Grundlage hierfür ist der § 24 des Einkommensteuergesetzes (EstG)
    IIIAlle verheirateten Arbeitnehmer, bei denen der Ehepartner nicht arbeitet oder in der Steuerklasse IV einkategorisiert istAlle verheirateten Arbeitnehmer, bei denen beide Ehepartner in Deutschland wohnen und nicht getrennt leben
    IVAlle verheirateten Arbeitnehmer, bei denen beide Ehepartner Arbeitslohn beziehen. Voraussetzung ist ebenfalls, dass beide in Deutschland wohnen und nicht getrennt leben
    VWahl-Steuerklasse. Ehepartner können wählen, ob ein Ehepartner in Steuerklasse III und ein Ehepartner in Steuerklasse IV geführt wird. Der Ehepartner mit dem geringeren Gehalt sollte die Steuerklasse IV wählen, da diese höhere Abzüge beinhaltet
    VISteuerklasse für Arbeitnehmer mit mehreren Beschäftigungsverhältnissen. Die Steuerklasse VI wird in der Regel für das Arbeitsverhältnis mit dem geringsten Gehalt gewählt

    Die Steuerklassen I und III sind die am häufigsten gewählten Abrechnungsklassen. Während in Steuerklasse I die Abgabenlast überproportional hoch ist, berücksichtigt die Steuerklasse III die spezifischen Bedürfnisse von Familien. Diese müssen insgesamt eine niedrigere Abgabenlast tragen. Durch Kinderfreibeträge können die Beiträge zur Lohnsteuer oder zur Sozialversicherung weiter gesenkt werden.

    Wann ist die Auslagerung der Gehaltsabrechnung für Unternehmen sinnvoll?

    Vor allem für kleinere oder mittelständische Unternehmen ist die sach- und fachgerechte Erstellung von Gehaltsabrechnungen mit einem hohen Aufwand verbunden. Sie impliziert:

    1. Fachlich versierte Mitarbeiter, die für die Entgeltabrechnung verantwortlich sind.
    2. Eine aktuelle Abrechnungssoftware zur Erstellung der Gehaltsabrechnung.

    Arbeitnehmer benötigen darüber hinaus einen betriebsinternen Ansprechpartner bei Fragen oder Abrechnungsproblemen. Zusammengefasst ist der Aufwand für viele Unternehmen im Vergleich zum Nutzen nicht darstellbar. Um die Kosten und den innerbetrieblichen Einsatz zu reduzieren, entschließen sich Betriebe aus diesem Grund, die Gehaltsabrechnung auszulagern.

    Gehaltsabrechnungen outsourcen, Fremdfirmen Gehaltsabrechnungen erstellen lassen
    Viele große Unternehmen outsourcen die Gehaltsabrechnungen © ra2 studio – Shutterstock

    Die gesamte Abrechnungstätigkeit kann zum Beispiel von einem Steuerberater übernommen werden. Darüber hinaus gibt es bundesweit tätige Dienstleistungsbetrieb, die die Abrechnung steuerkonform erledigen. Nach Übertragung aller relevanten Daten und Informationen zum Arbeitnehmer und seinem Gehalt, erstellt der Anbieter die monatlichen Gehaltsabrechnungen. Er versorgt das Unternehmen mit Detailberichten und übernimmt die Weitergabe der Daten an das Finanzamt und die Krankenkassen.

    In vielen Fällen ist die Zusammenarbeit mit einem externen Dienstleister kostengünstiger als die Einstellung eines neuen Mitarbeiters. Zudem sinkt das unternehmerischer Risiko durch einen Vertrag mit einem Dienstleister nachweislich. Dies kann gesagt werden, da die Gehaltszahlungen und die Gehaltsabrechnung zu den wichtigsten und sensibelsten Aufgaben im Unternehmen gehört.

    Kein Betrieb kann es sich leisten, eine Abrechnung aufgrund von Krankheit des verantwortlichen Mitarbeiters oder im Urlaubsfall Urlaub verspätet zu übermitteln. Eine verspätete Gehaltszahlung ist aus gesetzlicher Sicht inkorrekt. Zudem hat sie weitreichende Folgen für die Arbeitnehmer. Externe Anbieter stellen sicher, dass Unternehmen alle relevanten Daten und Arbeitnehmer ihr Gehalt pünktlich erhalten.

    Wächst ein Unternehmen fortlaufend, ist eine eigene Lohnbuchhaltung und Personalabteilung trotz Auslagerung der Gehaltsabrechnung von höchster Relevanz. Dies liegt daran, dass in beiden Abteilungen weitere wesentliche Aufgaben, wie zum Beispiel die Betreuung von schwangeren Mitarbeitern bearbeitet werden. Diese auszulagern würde hohe Kosten nach sich ziehen oder vom Handling problematisch sein.

    Zusammenfassung und Fazit zur Gehaltsabrechnung

    Eine professionelle Gehaltsabrechnung ist für jedes Unternehmen wichtig, dass Mitarbeiter beschäftigt. Die Gewerbeordnung gibt Personalern und Angestellten in der Lohnbuchhaltung vor, welche Angaben im Mindestfall auf einer Gehaltsabrechnung aufgeführt sein müssen. Das Bürgerliche Gesetzbuch bestimmt darüber hinaus unmissverständlich, dass die Vergütung nach der Leistung der Dienste fällig wird.

    Für Unternehmer ist die Unterscheidung der Begriffe Lohn und Gehalt wesentlich. Eine Lohnzahlung bemisst sich zu jeder Zeit an der individuellen Arbeitsleistung eines Arbeitnehmers. Diese differiert von Monat zu Monat. Das Gehalt eines Mitarbeiters kann im Gegensatz über viele Monate kongruent bleiben. Es basiert auf dem im Arbeitsvertrag festgehaltenen Brutto-Gehalt. Generell muss ein Unternehmen eine schriftliche Gehaltsabrechnung ausschließlich dann an den Arbeitnehmer weiterleiten, wenn sich Änderungen zur vorherigen Abrechnungsperiode ergeben haben. In der Praxis erwarten Mitarbeiter in jedem Monat eine Gehaltsabrechnung. Diese dient neben der Information über das Nettogehalt ebenso als Nachweis für Privatkredite oder das Finanzamt.

    Moderne Buchhaltungsprogramme können die monatliche Gehaltsabrechnung vereinfachen und professionalisieren. In vielen Fällen bereiten Angestellte in der Lohnbuchhaltung eine Gehaltsabrechnung vor. Dies schließt ein, die Abkürzungen zu beachten und die Lohnart und die Steuerklasse zu hinterlegen. Die eigentliche Abrechnung übernehmen im Nachgang externe Dienstleister oder ein beauftragter Steuerberater. Generell können Unternehmen ebenso entscheiden, für den gesamten Vorgang der Gehaltsabrechnung betriebsintern aufzukommen. In diesem Fall ist es für sie wichtig, darauf zu achten, rechtzeitig alle Daten einzupflegen. Ein solches Vorgehen ist für eine fristgerechte Lohnzahlung entscheidend. Das Unternehmensziel sollte darin bestehen, dass jeder Mitarbeiter spätestens am 3 Werktag des Folgemonats sein Gehalt erhält. Die Gehaltsabrechnung sollte darüber hinaus im Mindestfall die relevanten gesetzlichen Angaben des § 108 der Gewerbeordnung enthalten.

    Dem sensiblen Themenbereich der Gehaltsabrechnung sollte im Betrieb generell eine hohe Priorität eingeräumt werden. In diesem Fall ist sichergestellt, dass die Abrechnung des Gehalts der Arbeitnehmer aus rechtlicher und fachlicher Sicht einwandfrei verläuft. Dies sorgt für weniger Nacharbeit in der Lohnbuchhaltung und für zufriedene Mitarbeiter.

    Autor: Redaktion Personalwissen