Lohnbuchhaltung: Aufgaben und Definition

Lohnbuchhaltung: Aufgaben und Definition

Spricht man im betrieblichen Umfeld vom Terminus Lohnbuchhaltung, ist generell die Erledigung sämtlicher Tätigkeiten rund um die Lohn- und Gehaltsabrechnung eines Unternehmens gemeint. Die Lohnbuchhaltung gehört damit zu den wesentlichen Disziplinen einer Firma. Die Lohnbuchhaltung bzw. Lohnbuchführung ist sowohl für den Arbeitgeber wie für alle Arbeitnehmer essenziell.

    Was sind die Aufgaben der Lohnbuchhaltung?

    Der Begriff Lohnbuchhaltung kann darüber hinaus eine Bezeichnung für die betriebsinterne Abteilung Lohnbuchhaltung sein. In manchen Firmen wird sie abweichend als Abteilung Buchhaltung bezeichnet. Wird der Ausdruck Lohnbuchhaltung als Oberbegriff für die fachgerechte Bearbeitung der Lohn- und Gehaltsabrechnung verwandt, kann er in die folgenden Unterbereiche gegliedert werden:

    1. Professionelle Erstellung der Gehalts- und Lohnabrechnungen.
    2. Melden und Entrichten von Abgaben und Beiträgen an Sozialversicherungsträger und das zuständige Betriebsfinanzamt.
    3. Fortlaufendes Führen der Lohnkonten der Mitarbeiter.
    4. Kontinuierliche Pflege der Mitarbeiterstammdaten bzw. Personenstammdaten.

    Bei Betrachtung der einzelnen Arbeitsschritte wird deutlich, dass kleinste Ungenauigkeiten oder Fehler in einer Entgeltabrechnung Auswirkungen auf die gesamte Lohnbuchhaltung und Lohnbuchführung haben. Aus diesem Grund ist es für Personalverantwortliche und Mitarbeiter in der Buchhaltung wesentlich, klar strukturierte Abläufe in der Lohnbuchhaltung einzuhalten. Diese betreffen unter anderem die Kalkulation des Netto-Gehaltes und der Abgaben sowie die Pflege der Jahreslohnkonten der Betriebsangehörigen.

    Infografik: Aufgaben und Bereiche der Lohnbuchhaltung | © personalwissen.de

    Praxisinfo: Umgangssprachlich werden die Begriffe Lohnabrechnung und Gehaltsabrechnung äquivalent verwendet. Aus rechtlicher Sicht können Unterschiede festgehalten werden. Bei einer Gehaltsabrechnung wird das Nettogehalt in jedem Monat vom gleichen Basisbetrag errechnet. Dieser festgeschriebene Betrag arbeitsvertraglich als Monatsgehalt zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer vereinbart. Das Bruttogehalt ist jeden Monat identisch. Dies gilt, unabhängig von der Tatsache, dass der Mitarbeiter durch Erholungsurlaub oder Feiertage weniger gearbeitet hat. Bei einer Lohnabrechnung dient im Gegensatz zum Gehalt ein vertraglich vereinbarter Stundenlohn als Grundlage der Kalkulation für den Auszahlungsbetrag. Der Mitarbeiter erhält auf Basis der tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden jeden Monat einen abweichenden Betrag als Lohn ausbezahlt. Für Urlaub wird ein Ferienzuschlag angerechnet und separat als Ferienentschädigung ausgewiesen.

    Aufgrund der Vielfältigkeit der Informationen und Daten fragen sich verantwortliche Mitarbeiter und Lohnbuchhalter unter anderem: 

    • Wie muss die Abteilung Lohnbuchhaltung generell strukturiert sein, um fehlerfrei und professionell zu arbeiten?
    • Warum ist es wesentlich, Mitarbeiterstammdaten und Lohnkonten kontinuierlich upzudaten?
    • Welche gesetzlichen Grundlagen müssen in der Lohnbuchhaltung beachtet werden?

    Im betrieblichen Umfeld gibt es keinen anderen Arbeitsbereich, in dem die gesetzlichen Vorgaben häufiger novelliert werden als in der Lohnbuchhaltung. Mitarbeiter in dieser Abteilung sind aus diesem Grund darauf angewiesen, sich stetig weiterzubilden. Sie sind darauf angewiesen, Änderungen im Lohnsteuerrecht, im Arbeitsrecht oder im Sozialversicherungsrecht zu kennen. Dies ist entscheidend, um die umfangreichen rechtlichen Rahmenbedingungen zu jedem Zeitpunkt im Betrieb mit Kompetenz anwenden zu können.

    Wie die Lohnbuchhaltung generell strukturiert sein muss, um fehlerfrei und professionell zu arbeiten?

    Eine Lohnbuchhaltung als systematischer Vorgang kann als professionell bezeichnet werden, wenn sie in einem kontinuierlichen Kreislauf arbeitet. Dies bedeutet für die Praxis, dass die Erstellung der Lohn- und Gehaltsabrechnungen den ersten und wesentlichsten Schritt der Lohnbuchhaltung darstellt. Dieser Arbeitsschritt ist vor allem für die Arbeitnehmer eines Betriebes entscheidend. Sie verlassen sich auf eine sach- und fachgerechte Kalkulation ihres Lohnes oder Gehalts. Gleichzeitig ist es für sie wichtig, dass Steuern und Abgaben auf Basis der geltenden Gesetzgebung fristgemäß abgeführt werden. Aus diesem Grund stellt die Meldung und Weiterleitung der Abgaben zur Sozialversicherung an das Betriebsfinanzamt den zweiten wesentlichen Schritt in der Lohnbuchhaltung dar.

    professioneller Kalkulation, Weiterleitung von Steuern und Abgaben, zielgerichteter Archivierung und qualifizierter Datenpflege
    Eine strukturierte Lohnbuchhaltung besteht jede Prüfung vom Finanzamt © MQ-Illustrations – Adobe Stock

    Anhand der ermittelten Daten können in einem weiteren Arbeitsschritt die Jahreslohnkonten und Mitarbeiterstammdaten (Personenstammdaten) regelmäßig angepasst und aktualisiert werden. Korrekte Personalstammdaten und ein Lohnkonto, in dem relevante Buchungen archiviert werden, sind der Garant für eine korrekte Entgeltabrechnung im folgenden Monat. Dieser zirkulierende Kreislauf aus:

    • professioneller Kalkulation,
    • Weiterleitung von Steuern und Abgaben,
    • zielgerichteter Archivierung und
    • qualifizierter Datenpflege

    beschreibt die Arbeit der Abteilung Lohnbuchhaltung und die Lohnbuchhaltung als fundamentalen betrieblichen Vorgang.

    Wie eine professionelle Lohn- und Gehaltsabrechnung erstellt wird

    Eine korrekte Entgeltabrechnung wird vom Gesetzgeber auf Grundlage des § 108 der Gewerbeordnung (GewO) von jedem Arbeitgeber verlangt. Im Gesetzestext werden Unternehmer verpflichtet, bei Zahlung des Arbeitsentgelts eine Abrechnung in Textform zu erteilen. Die Abrechnung muss im Mindestfall Angaben über Abrechnungszeitraum und Zusammensetzung des Arbeitsentgelts enthalten.

    Die GewO gibt darüber hinaus vor, dass bei Abweichungen zum Vormonat in jedem Fall eine schriftliche Lohnabrechnung oder Gehaltsabrechnung auszugeben ist. Aus Gründen der Transparenz erstellen die meisten Betriebe in jedem Monat eine Abrechnung für ihre Mitarbeiter. Diese gilt als offizielles Dokument. Sie hat als Nachweis bei amtlichen Stellen oder bei der Beantragung eines Privatkredites eine hohe Relevanz.

    Eine Lohn- oder Gehaltsabrechnung besteht aus unterschiedlichen Einzelinformationen. Zusammengenommen ergeben sie ein eindeutiges Bild über die Leistung und den Verdienst eines Angestellten. Im oberen Teil der Abrechnung, die als Kopfteil bezeichnet wird, werden vor allem die spezifischen Mitarbeiterdaten aufgeführt. Neben dem Namen und der Anschrift des Angestellten gilt die Personal- oder Mitarbeiternummer als eindeutiges Erkennungsmerkmal.

    Viele Unternehmen drucken in eine Entgeltabrechnung ebenfalls aktuelle Informationen aus dem Urlaubskonto des Mitarbeiters und weitere Informationen ein. Weitere verpflichtende Merkmale sind der Abrechnungszeitraum, die Anzahl der Kinderfreibeträge und die Steuerklasse des Angestellten. Die Zugehörigkeit zu einer Glaubensgemeinschaft oder Kirche wird ebenfalls angegeben, um die Kirchensteuerabzüge korrekt zu bemessen. Mit der Entgeltabrechnung wird das Ziel verfolgt, spezifische Mitarbeiterdaten eindeutig und nachvollziehbar darzustellen.

    Wie der Nettoverdienst berechnet wird

    Im mittleren Finanzteil der Lohn- oder Gehaltsabrechnung werden in der Folge die monatlichen Entgeltdaten dargestellt. Das Monatsgehalt oder der individuelle Monatslohn sowie Zulagen müssen im ersten Schritt erfasst werden. Des Weiteren werden die spezifischen Abzüge im laufenden Monat eingedruckt. Diese sind gesetzlich festgeschrieben und müssen auf Basis der aktuellen Beitragsbemessungsgrenzen und Prozentsätze berechnet werden:

    • Gesetzliche Krankenversicherung (14,6 %)
    • Gesetzliche Krankenversicherung Eigenanteil (subjektiv je nach KK z. B. 0,9 %)
    • Arbeitslosenversicherung (2,4 %)
    • Rentenversicherung (18,6 %)
    • Pflegeversicherung (3,05 % + Zuschlag für kinderlose Arbeitnehmer 0,25 %)
    • Solidaritätszuschlag (5,5 % der Lohnsteuer)
    • Individuelle Lohnsteuer
    • Kirchensteuer (8 % – 9 % der Lohnsteuer. Befreiung bei kleineren Einkommen oder Kinderfreibeträgen)

    Alle Abgaben und Beiträge werden hälftig vom Arbeitgeber und Arbeitnehmer getragen. Einzige Ausnahme bildet der Zuschlag für kinderlose Mitarbeiter. Diese müssen den Zuschlag als alleinige Abgaben entrichten. Arbeitgeber sind bevollmächtigt, die fälligen Beträge im Rahmen der Entgeltabrechnung einzuziehen. Unternehmen sind darüber hinaus verpflichtet, unterschiedliche Umlagen für ihre Betriebsangehörigen abzuführen. Die:

    • Umlage U1 (Pflichtbeitrag Lohnfortzahlung im Krankheitsfall),
    • Umlage U2 (Pflichtbeitrag Mutterschutz),
    • Umlage U3 (Insolvenzgeldumlage) sowie
    • der Individualbeitrag zur Berufsgenossenschaft

    muss ausschließlich vom Arbeitgeber getragen werden. Für die Umlage U1 gilt der Grundsatz, dass ausschließlich Firmen zur Zahlung verpflichtet sind, die in der Regel nicht mehr als 30 anrechenbare Personen beschäftigen.

    Im Informationsteil im untersten Teil der Entgeltabrechnung werden in einem letzten Schritt alle Beiträge und Abgaben vom Einkommen subtrahiert. Das Ergebnis ist das Nettogehalt oder der Nettolohn. Dieser wird an den Angestellten monatlich überwiesen. Viele Entgeltabrechnungen erhalten darüber hinaus eine Addition der Jahresbeiträge zur Sozialversicherung und zur Lohnsteuer.

    Die Abteilung Lohnbuchhaltung ist zusammenfassend verantwortlich, das monatliche Entgelt der Mitarbeiter korrekt zu berechnen. Eine fristgerechte Überweisung ist ebenfalls essenziell, um die Vorgaben des Arbeitsvertrages zu erfüllen. Um alle Tätigkeiten fachlich korrekt zu erledigen, hat die Abteilung Lohnbuchhaltung in den meisten Unternehmen keine weiteren Aufgaben. Sie beschäftigt sich mit der Umsetzung buchhalterischer Grundsätzen und Richtlinien und nimmt eine sach- und fachgerechte Entgeltabrechnung vor. In kleinen Unternehmen ohne eigene HR-Abteilung kann in der Lohnbuchhaltung ebenfalls die Ausarbeitung von Arbeitsverträgen erfolgen.

    Welche wesentlichen Vorgaben die Entgeltbescheinigungsverordnung enthält

    Der § 108 der Gewerbeordnung verlangt konkret, dass eine Lohn- oder Gehaltsabrechnung im Besonderen Angaben über Art und Höhe der Zuschläge, Zulagen, sonstige Vergütungen, Art und Höhe der Abzüge, Abschlagszahlungen sowie Vorschüsse enthalten muss.

    Die Entgeltbescheinigungsverordnung (EBV) spezifiziert die Vorgaben und gibt der Lohnbuchhaltung vor, wie eine Entgeltabrechnung aufgebaut sein muss. Der Gesetzgeber erklärt im § 1 der EBV:

    Eine Entgeltbescheinigung nach § 108 Absatz 3 Satz 1 der Gewerbeordnung hat folgende Angaben zum Arbeitgeber und zur Arbeitnehmerin oder zum Arbeitnehmer zu enthalten:

    1. Die Arbeitgeberanschrift.
    2. Namen, Anschrift und das Geburtsdatum der Arbeitnehmerin oder des Arbeitnehmers.
    3. Die Versicherungsnummer des Mitarbeiters.
    4. Das Datum des Beschäftigungsbeginns.
    5. Bei Ende der Beschäftigung das Datum des Beschäftigungsendes.
    6. Den bescheinigten Abrechnungszeitraum.
    7. Die Anzahl der Steuer- und Sozialversicherungstage.
    8. Die individuelle Steuerklasse inklusive Wahlfaktor, Zahl der Kinderfreibeträge, Merkmale für den Kirchensteuerabzug,
    9. Steuerfreibeträge oder Steuerhinzurechnungsbeträge nach Jahr und Monat sowie die Steuer-Identifikationsnummer
    10. Den Beitragsgruppenschlüssel und die zuständige Einzugsstelle für den Gesamtsozialversicherungsbeitrag.
    11. Im Bedarfsfall einen Beitragszuschlag für kinderlose Mitarbeiter.
    12. Angaben über Mehrfachbeschäftigungen oder ein Beschäftigungsverhältnis im Übergangsbereich.

    Des Weiteren muss bei der Erstellung der Entgeltabrechnung bestimmte Entgeltbestandteile und Salden dargestellt werden. Ebenfalls gibt der Gesetzgeber Unternehmen in der EBV vor, wie Brutto- und Nettogehälter aufgeschlüsselt werden müssen. Lohnbuchhalter handeln zielführend, wenn sie die Vorgaben der EBV kennen und umsetzen. Spezifische Softwareapplikationen unterstützen die Buchhaltung in ihrem Vorhaben, alle gesetzlichen Leitlinien umfassend in den betrieblichen Abrechnungsalltag zu überführen.

    Praxistipp: Aus gesetzlicher Sicht muss eine schriftliche Entgeltabrechnung erstellt werden, wenn sich gegenüber dem letzten Abrechnungszeitraum Änderungen ergeben haben. Der § 2 EBV enthält für den Fall, dass keine schriftliche Lohn- oder Gehaltsabrechnung ausgegeben wurde, einen wichtigen Hinweis. In einer solchen Situation hat der der Arbeitgeber die Möglichkeit, einen Hinweis in die Entgeltabrechnung aufzunehmen. Er kann in einem Informationsfeld spezifizieren, für welche Entgeltabrechnungszeiträume keine Bescheinigung ausgestellt wurde. Durch dieses transparente Vorgehen ist ein durchgehender Nachweis möglich, ohne jeden Monat eine Entgeltabrechnung zu erstellen.

    Wie Arbeitgeber eine korrekte Meldung an Sozialversicherungsträger und das zuständige Betriebsfinanzamt vornehmen

    Die Meldungen der Beiträge für die verschiedenen Sozialversicherungsträger sowie für das Finanzamt werden im Rahmen der systematischen Lohnbuchhaltung vorgenommen. An vereinbarten Stichtagen zieht die Einzugsstelle der zuständigen Krankenkasse die gesammelten Sozialversicherungsbeiträge ein und verteilt diese weiter. Die gesetzliche Grundlage für diese Regelung wird im 4. Sozialgesetzbuch (SGB IV) im § 28 beschrieben. Im Gesetz wird in 24 Unterpunkten aufgeschlüsselt, welchen Meldepflichten Arbeitgeber unterliegen. Konkret sind Buchhalter verpflichtet, der Einzugsstelle die Krankenkassen-Beitragsnachweise zwei Arbeitstage vor Fälligkeit durch Datenfernübertragung zu übermitteln.

    Der § 23 Abs. 1 des SGB IV gibt des Weiteren an, wann die Sozialversicherungsbeiträge generell fällig sind. Nach dieser gesetzlichen Grundlagenverordnung sind die Sozialversicherungsbeiträge am drittletzten Arbeitstag eines Monats zu entrichten. Hierbei handelt es sich um den Monat, in dem die Beschäftigung oder Tätigkeit ausgeübt wird und das Arbeitsentgelt fällig ist. Die gesetzliche Vorgabe impliziert ein reflektiertes und aufeinander abgestimmtes System in der Lohnbuchhaltung. Dieses muss sicherstellen, dass die Sozialversicherungsbeiträge termingerecht übermittelt und 48 Stunden später überwiesen werden.

    Lohnsteuerübermittlung an das örtliche Betriebsstättenfinanzamt

    Die Lohnsteuer und der Solidaritätszuschlag müssen anderweitig abgeführt werden. Sie werden vom örtlichen Betriebsstättenfinanzamt per Lastschrift eingezogen. Der genaue Ablauf der sogenannten Steuerabrechnung wird im § 41a des Einkommensteuergesetzes (EStG) beschrieben. Wesentlich sind vor allem die folgenden Details:

    • Der Arbeitgeber muss in einer Frist von zehn Tagen nach Ablauf eines Lohnsteuer-Anmeldungszeitraums eine Steuererklärung beim zuständigen Betriebsstättenfinanzamt einreichen.
    • In der Lohnsteueranmeldung muss er die aufschlüsseln, welche Lohnsteuersummen aus bestehenden Arbeitsverhältnissen angefallen sind.
    • Die Lohnsteueranmeldung muss getrennt nach Kalenderjahren erfolgen.
    • Der Arbeitgeber muss die die im Lohnsteuer-Anmeldungszeitraum insgesamt einbehaltene (Lohnsteuer Arbeitnehmer) und übernommene Lohnsteuer (Lohnsteuer Arbeitgeber) an das Betriebsstättenfinanzamt abführen.
    • Die Lohnsteuer-Anmeldung ist nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz durch Datenfernübertragung zu übermitteln.

    Darüber hinaus gelten die rechtlichen Vorgaben der Lohnsteuer-Durchführungsverordnung (LStDV).

    Die meisten Unternehmen fallen aufgrund ihrer Größe unter die Verpflichtung der LStDV, monatlich eine Lohnsteueranmeldung an das Betriebsstättenfinanzamt abgeben zu müssen. Kleinere Unternehmen profitieren von:

    • quartalsweisen (Lohnsteuer im Kalenderjahr zwischen 1.080 Euro und 5.000 Euro) oder
    • jährlichen Abrechnungsintervallen (Lohnsteuer im Kalenderjahr unter 1.080 Euro).

    Wie moderne Softwareapplikationen die Lohnbuchhaltung und Finanzbuchhaltung unterstützen

    Die Abrechnung der Sozialversicherungsbeiträge und der Lohnsteuer muss in jedem Monat korrekt vorgenommen werden. Die Vorgaben der Lohnsteuer-Durchführungsverordnung (LStDV), der Entgeltbescheinigungsverordnung (EBV) und die Gewerbeordnung (GewO) müssen in jedem Fall eingehalten werden. Damit Fehlbuchungen und Abweichungen vermieden werden, setzen moderne Unternehmen auf spezifische Softwareapplikationen für die Lohnbuchhaltung. Diese digitalen Helfer haben bedeutende Mehrwerte gegenüber einer klassischen, analogen Lohnbuchhaltung. Vor allem von den folgenden fünf Punkten profitieren Unternehmen aller Größenordnungen:

    • Rechtssicherheit in der Entgeltabrechnung durch regelmäßige Updates.
    • Integrierte Plausibilitätsprüfung vermeidet grobe Falscheingaben.
    • Hohe Transparenz durch digitale Verfügbarkeit aller erfassten Daten.
    • Möglichkeit, zu jeder Zeit in Berichten den Status quo der Lohnbuchhaltung abzulesen.
    • Informationen der Entgeltabrechnung können cross-funktional analysiert und weiterverarbeitet werden.

    Die Vorteile von digitalen Softwareapplikationen in der Lohnbuchhaltung sind unübersehbar. Sie garantieren Unternehmen Planungssicherheit bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung. Durch die digitale Unterstützung können Betriebe darüber hinaus ihrer Verpflichtung zur Weiterleitung von Steuern und Abgaben kompetent nachkommen. Die Kosten für moderne Softwareprogramme sind im Vergleich zu ihren vielfältigen Mehrwerten zu vernachlässigen.

    Was Arbeitgeber über die DEÜV wissen sollten

    Die Digitalisierung ist in nahezu jeden Lebensbereich vorgedrungen. Kein Unternehmen kann ohne moderne Bürokommunikation effizient und behördenkonform arbeiten. Die Finanz- oder Sozialversicherungsbehörden erwarten, Daten und Informationen einheitlich und in digitaler Form zu erhalten. In der Lohnbuchhaltung haben aus diesem Grund die gesetzlichen Grundlagen zur Datenübermittlung eine hohe Relevanz. Für die Buchhaltung ist vor allem die Verordnung über die Erfassung und Übermittlung von Daten für die Träger der Sozialversicherung (DEÜV) verbindlich.

    DEÜV, Strafzahlung, Sozialversicherungsträger, Rentenversicherung
    Wer sich nicht an die Vorgaben der DEVÜ hält, handelt mit einer Ordnungswidrigkeit © Yingko – Adobe Stock

    Die DEÜV regelt allumfassend, welche Zahlen und Werte zu welchem Zeitpunkt übermittelt werden müssen. Sie gibt vor, in welcher Weise neue Mitarbeiter den Sozialversicherungsträgern gemeldet werden. Sie geht darüber hinaus darauf ein, mit welchem Datenübertragungsverfahren (eXTra-Standard, verschlüsselt durch https) Informationen übermittelt werden. Des Weiteren erklärt die DEÜV, welche Aufgaben die Datenstelle der Rentenversicherung übernimmt. Unternehmen, die die Maßgaben der DEÜV missachten drohen auf Basis von § 41 DEÜV Strafzahlungen, da Zuwiderhandlungen als Ordnungswidrigkeit gewertet werden.

    Warum das Führen von Lohnkonten für Betriebe verpflichtend ist

    Der Kreislauf der Lohnbuchhaltung beinhaltet ebenfalls die Verpflichtung des Arbeitgebers, ein Lohnkonto für jeden Angestellten zu führen. Die Notwendigkeit leitet sich aus dem § 4 der Lohnsteuer-Durchführungsverordnung (LStDV) ab. Vor allem die folgenden Informationen müssen fortlaufend gespeichert und archiviert werden:

    • Aktuelle Kontaktdaten des Mitarbeiters sowie das Geburtsdatum.
    • Die eingetragenen allgemeinen Besteuerungsmerkmale. Diese werden ebenfalls als Elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale bezeichnet (ELStAM) und ersetzen die bis 2014 gültige Lohnsteuerkarte.
    • Den Jahresfreibetrag oder den Jahreshinzurechnungsbetrag.
    • Individuelle Lohnsteuerbefreiung nach Lohnsteuerfreistellungsbescheinigung.
    • Vorsorgefreibetrag (zum Beispiel für einen Rürup-Rentenvertrag)

    Neben den allgemeinen Informationen im Lohnkonto müssen die folgenden Angaben bei jeder Lohnabrechnung auf Basis von § 4 LStDV eingetragen werden:

    Angaben im LohnkontoPraxisbeispiel
    Tag der Lohnzahlung sowie der LohnzahlungszeitraumLohnzahlung: 30.01.2021
    Lohnzahlungszeitraum: 01.01.21 – 30.01.21
    Lohnsteuerabzug der mit dem Buchstaben U (Unterbrechungszeitraum) nach § 41 EStG bezeichnet werden muss.Bezug von Krankengeld von mehr als 5 Tagen
    Bezug von Mutterschaftsgeld von mehr als 5 Tagen
    Unbezahlter Urlaub von mehr als 5 Tagen
    Arbeitslohn, getrennt nach Barlohn und Sachbezügen sowie die davon einbehaltene LohnsteuerBarlohn: 3.250 Euro
    Sachbezüge: Gehaltsextra wie Tankgutscheine oder ein Jobticket bis 44 Euro pro Monat
    Steuerfreie BezügeZuschläge für Sonntags-, Feiertags- oder Wochenend/Nachtarbeit
    Bezüge, die nach einem Abkommen zur Vermeidung der Doppelbesteuerung oder unter Progressionsvorbehalt steuerbefreit sindBezüge, die im Ausland erwirtschaftet wurden
    Einnahmen aus Arbeitslosen- oder Elterngeld
    Außerordentliche EinkünfteZ. B. Abfindungen im Rahmen eines Aufhebungsvertrages
    Förderbetrag zur betrieblichen AltersversorgungFörderbeitrag von 30 % des zusätzlich zu den vom Arbeitgeber geleisteten Zahlungen zu Pensionsfonds, einer Pensionskasse oder für eine Direktversicherung 
    Pauschalbesteuerte BezügeZ. B. Sachgeschenke an Mitarbeiter oder an Dritte, die mit 30 % pauschal versteuert werden (§ 37 b EStG)

    Alle Daten und Informationen müssen dem Betriebsstättenfinanzamt vom Arbeitgeber in einer amtlich vorgeschriebenen einheitlichen Form über eine digitale Schnittstelle elektronisch übermittelt werden.

    Zusammengefasst kann das Lohnkonto als digitale Mitarbeiterakte bezeichnet werden. In ihr werden alle relevanten buchhalterischen Informationen über einen Angestellten aufgezeichnet.

    Das Lohnkonto sorgt:

    1. für Transparenz,
    2. archiviert Daten zu den Einkünften eines Betriebsangehörigen und
    3. kann von Behörden bei Betriebsprüfungen in Augenschein genommen werden.

    Moderne Buchhaltungsprogramme erlauben eine plausible und professionelle Datenerfassung für jeden Mitarbeiter. Diese schließt ein, Daten über Schnittstellen an Finanzbehörden zu überspielen oder für interne Auswertungen bereitzustellen. Durch die einmalige und kontrollierte Datenerfassung werden Redundanzen ausgeschlossen. Dies garantiert, dass sowohl interne wie externe Datenempfänger mit den äquivalenten Mitarbeiterdaten arbeiten können.

    Wie das Jahreslohnkonto geführt und abgeschlossen wird

    Neben dem eigentlichen Lohnkonto existiert innerbetrieblich für jeden Mitarbeiter ein sogenanntes Jahreslohnkonto. In ihm werden alle aus Sicht der Buchhaltung wesentlichen Jahresdaten aufgezeichnet und gespeichert. Zum Ende eines Geschäftsjahres wird das Jahreslohnkonto abgeschlossen. Die ermittelten Mitarbeiterwerte werden den Sozialversicherungsträgern, Statistikämtern und der Agentur für Arbeit übermittelt. Die anonymisierten Daten werden unter anderem für Arbeitsmarktstatistiken oder Beschäftigungsstatistiken verwandt. Sie zeigen globale Veränderungen und Entwicklungen am Arbeitsmarkt auf. Diese können für die Politik und die Wirtschaft wegweisend sein, um Tendenzen zu erkennen und langfristig und effizient planen zu können.

    Warum eine kontinuierliche Pflege der Mitarbeiterstammdaten essenziell ist

    In jedem Unternehmen existieren Personalakten über die beschäftigten Betriebsangehörigen. In diesen werden Kopien des Arbeitsvertrages, die personenbezogenen Daten, Zeugnisabschriften und weitere Dokumente archiviert. Abseits dieser bedeutungsvollen Aufzeichnungen ist es aus betrieblicher Sicht wichtig, die Mitarbeiterstammdaten regelmäßig zu aktualisieren. Die Mitarbeiterstammdaten enthalten signifikante personenbezogene Merkmale. Beispielsweise müssen der Name des Angestellten, sein Wohnort und seine Adresse aktuell sein. Darüber hinaus wird der Familienstand oder die Anzahl der Kinder in die Stammdaten eingepflegt. Neben den individuellen Personendaten werden Ordnungsmerkmale, wie der spezifische Kinderfreibetrag oder die Steuerklasse des Betriebsangehörigen gespeichert.

    Eine inkorrekte Aktualisierung der Mitarbeiterstammdaten kann Abrechnungsfehler zur Folge haben. Ein Mitarbeiter könnte beispielsweise aufgrund eines Fehlers beim Kinderfreibetrag zu wenig Lohn erhalten. Ein Angestellter, der geschieden ist, könnte im entgegengesetzten Fall weiterhin die Vorteile der Steuerklasse 3 nutzen. Es fällt in den Zuständigkeitsbereich von Lohnbuchhaltern, relevante personenbezogenen Mitarbeiterstammdaten sach- und fachgerecht im Lohnkonto zu speichern und zu aktualisieren. Neue Betriebsangehörige werden darüber hinaus bei den Sozialversicherungsträgern mit ihren korrekten Mitarbeiterstammdaten angemeldet.

    Zusammenfassung und Fazit

    Der Terminus Lohnbuchhaltung kann zwei unterschiedliche Bedeutungen haben. Zum einen beschreibt er einen systematischen Abrechnungs- und Meldekreislauf. Gleichzeitig wird der Begriff als Bezeichnung für die Abteilung Lohnbuchhaltung verwandt. Die Hauptaufgaben der Lohnbuchhaltung liegen in der Pflege von Mitarbeiterstammdaten, in der Führung der Lohnkonten und in der rechtlich korrekten Entgeltabrechnung. Dies schließt ein, die Abgaben für die Sozialversicherung und die Lohnsteuer korrekt zu berechnen und abzuführen.

    Ausschließlich durch einen konstanten und professionell aufgebauten Kreislauf gelingt es Unternehmen, die Lohnbuchhaltung effizient und zielorientiert zu organisieren. Durch gute Planung und den Einsatz von modernen Softwareapplikationen können Redundanzen und Fehler in der Kalkulation vermieden werden. Dies führt zu einer logischen, transparenten und fehlerfreien Lohnbuchhaltung.

    Ein solches Vorgehen garantiert darüber hinaus, dass Mitarbeiter ihre Lohn- und Gehaltszahlung und eine schriftliche Abrechnung pünktlich erhalten. Betriebsangehörige können gleichzeitig davon ausgehen, dass Steuern und Abgaben vom Arbeitgeber fristgemäß und gesetzeskonform abgeführt werden. Vertrauen in den Arbeitgeber und seine Lohnbuchhaltung ist ein hohes Gut. Vertrauen fördert die Zufriedenheit der Belegschaft und unterstützt die Geschäftsleitung in ihrem Vorhaben, die besten Mitarbeiter langfristig ans Unternehmen zu binden.

    Darüber hinaus garantiert eine sach- und fachgerechte Lohnbuchhaltung eine vertrauensvolle Zusammenarbeit mit Finanzbehörden und Sozialkassen auf Augenhöhe. Wurden alle Meldeerfordernisse erfüllt, stehen Unternehmen nicht in der Gefahr, von Strafzahlungen überrascht zu werden. Eine kompetente Lohnbuchhaltung impliziert darüber hinaus, dass Mitarbeiter der Lohnbuchhaltung oder die Geschäftsleitung einer Betriebsprüfung durch Finanzkontrollorgane mit Zuversicht entgegensehen. Sie wissen, dass sie im Kreislauf der Lohnbuchhaltung zu jedem Zeitpunkt mit hoher Systematik und Professionalität gearbeitet haben.

    FAQ: Antworten auf die häufigsten Fragen zur Lohnbuchhaltung

    Was versteht man unter Lohnbuchhaltung?

    Die Lohnbuchhaltung umfasst jegliche fachgerechte Tätigkeiten rund um die Lohn- und Gehaltsabrechnung eines Unternehmens. Oftmals steht der Begriff „Lohnbuchhaltung“ auch für die entsprechende Abteilung in einer Firma.

    Was sind die Aufgaben der Lohnbuchhaltung?

    Im Rahmen der Lohnbuchhaltung erfolgt die professionelle Gestaltung der Gehalts- und Lohnabrechnungen, das Entrichten von Sozialabgaben an Versicherungsträger und das Betriebsfinanzamt, sowie die Erfüllung der damit verbundenen Meldepflicht, das kontinuierliche Führen der Lohnkonten sowie die Pflege und Kontrolle der Arbeitnehmer-Stammdaten.

    Welche Inhalte muss eine Lohn-/ Gehaltsabrechnung vorweisen?

    Eine Gehaltsabrechnung muss folgende Inhalte aufweisen: die Arbeitgeberanschrift, den Namen, die Anschrift und das Geburtsdatum der Arbeitnehmerin oder des Arbeitnehmers, die Versicherungsnummer des Mitarbeiters, das Datum des Beschäftigungsbeginns, (bei Ende der Beschäftigung) das Datum des Beschäftigungsendes, den bescheinigten Abrechnungszeitraum, die Anzahl der Steuer- und Sozialversicherungstage, die Steuerfreibeträge oder Steuerhinzurechnungsbeträge nach Jahr und Monat sowie die Steuer-Identifikationsnummer, den Beitragsgruppenschlüssel und die zuständige Einzugsstelle für den Gesamtsozialversicherungsbeitrag sowie Angaben über Mehrfachbeschäftigungen.

    Autor: Redaktion Personalwissen