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Alles über Einmalzahlungen

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Einmalzahlungen

Es gibt unterschiedliche Entgeltleistungen, die Arbeitgeber ihren Mitarbeitern als Einmalzahlungen entlohnen können. Zu den wichtigsten Einmalzahlungen gehören:

  • Weihnachtsgeld
  • Urlaubsgeld
  • Zuwendungen zu Jubiläen
  • Unternehmensbeteiligungen

    Einmalzahlung = jährliche Zahlungen

    Dabei handelt es sich um einmalige Zahlungen an Ihre Mitarbeiter, die zusätzlich zum Gehalt überwiesen werden. Es kann sich hierbei auch um jährlich wiederkehrende, im Rahmen von Arbeitsverträgen oder Tarifverträgen, gesicherte Einmalzahlungen handeln. Zahlen Sie dreimal in Folge eine Einmalzahlung, so kann daraus eine bindende Verpflichtung zur Zahlung entstehen. Diese Verpflichtung zur Zahlung einer Einmalzahlung nennt man auch „betriebliche Übung“ und beschreibt das Gewohnheitsrecht, das Mitarbeiter aus jährlich wiederkehrenden Zahlungen ableiten und einklagen können.

    Tipp: Damit kein wiederkehrender Anspruch auf eine Einmalzahlung entsteht, die nicht vertraglich oder tarifvertraglich geregelt ist, muss mit der Einmalzahlung durch einen Freiwilligkeitsvorbehalt schriftlich klargestellt werden, dass es sich ausschließlich um eine einmalige Zahlung handelt. Gemäß § 307 BGB (Bürgerliches Gesetzbuch) muss die Formulierung klar und verständlich sein. Um hier eindeutig und rechtlich sicher zu formulieren, empfiehlt es sich, vor Erstellung des Freiwilligkeitsvorbehalts, einen Anwalt zu Rate zu ziehen.

    Beitragsberechnung in der Sozialversicherung

    Einmalzahlungen werden im Sinne der Sozialversicherung grundsätzlich beitragspflichtig, wenn eine Auszahlung der Einmalzahlung erfolgt, da in der Sozialversicherung das Entstehungsprinzip gilt. Dieses besagt, dass Beiträge zur Sozialversicherung abgeführt werden müssen, sobald ein Anspruch auf diese entstanden ist. Für Beiträge in der Sozialversicherung gilt nicht der Zeitpunkt der Auszahlung.

    Anders ist dies bei Einmalzahlungen. Eine Beitragspflicht entsteht erst, wenn die Leistungen, zum Beispiel das Weihnachtsgeld auch an den Mitarbeiter ausbezahlt wurden. Für Einmalzahlungen gilt hier § 23 Sozialgesetzbuch IV. In den Paragraphen Eins und Zwei wird geregelt, das für Einmalzahlungen der Abrechnungszeitraum gilt, in dem diese ausbezahlt werden.

    Alle Einmalzahlungen sind sozialversicherungspflichtig. Bei der Berechnung der Sozialversicherungsbeiträge müssen Sie die Beitragsbemessungsgrenzen beachten, da bei gleichzeitiger Zahlung des Gehalts und der Einmalzahlung, Überschreitungen der Beitragsbemessungsgrenze möglich sind.

    Beitragsbemessungsgrenzen 2019

    Bereich West Bereich Ost
    monatlich jährlich monatlich jährlich
    Rentenversicherung 6.700€ 80.400€ 6.150€ 73.800€
    Arbeitslosenversicherung 6.700€ 80.400€ 6.150€ 73.800€
    Kranken- und Pflegeversicherung 4.537,50€ 54.450€ 4.537,50€ 54.450€

     

    Da es sich bei Einmalzahlungen in der Regel um ein Entgelt für mehrere Monate oder Jahre handelt, müssen Sie bei der Berechnung der Sozialversicherungsverträge immer die Jahres-Beitragsbemessungsgrenze als Grundlage zur Beitragsberechnung wählen.

    Beispiel: Sie zahlen Ihrem Mitarbeiter im Juli ein Urlaubsgeld in Höhe von 2000 Euro. Sein monatliches Gehalt beträgt zudem 4.000 Euro. Möchten Sie die Beiträge zur Krankenversicherung berechnen, so errechnen Sie zuerst die anteiligen Sozialversicherungstage des Jahres. Diese betragen gerundet:

    7 Monate * 30 Tage = 210 Sozialversicherungstage.

    Die anteilige Beitragsbemessungsgrenze für die Krankenversicherung errechnen Sie nun nach folgender Formel:

    Jährliche Beitragsbemessungsgrenze Krankenversicherung / 360 Tage * 210 Tage

    54.450 Euro / 360 Tage * 210 Tage = 31.762,50 Euro

     

    Die anteilige Beitragsbemessungsgrenze bis Ende Juli beträgt somit 31.762,50 Euro. Addieren Sie nun alle Gehaltszahlungen. Liegt die Summe der Gehaltszahlungen bereits über der anteiligen Beitragsbemessungsgrenze, so sind für das Urlaubsgeld keine Krankenkassenbeiträge mehr zu zahlen.

    7 Monate * 4.000 Euro = 28.000 Euro + Einmalzahlung = 30.000 Euro

    Die bisherigen Gehaltszahlungen inklusive der Einmalzahlung von 2000 Euro liegen unter der errechneten, anteiligen Beitragsbemessungsgrenze von 31.762,50 Euro. Somit ist die Einmalzahlung für die Krankenkassenbeiträge voll beitragspflichtig.

    Was ist die Märzklausel?

    Die rechtliche Grundlage der sogenannten „Märzklausel“ findet man im Paragraph 23a Abs. 4 Sozialgesetzbuch IV. Im Absatz 4 wird bestimmt, dass einmalig gezahltes Arbeitsentgelt, also Einmalzahlungen, dann dem vergangenen Kalenderjahr zuzuordnen ist, wenn:

    • In den Monaten Januar bis März die Auszahlung erfolgt
    • Ihr Mitarbeiter auch im Vorjahr bei Ihnen beschäftigt war
    • Die Summe der Einmalzahlung und des beitragspflichtigen Entgelts die anteilige Jahres-Beitragsbemessungsgrenze überschreitet

    Um zu prüfen, ob die Märzklausel für Ihren Mitarbeiter Anwendung findet, müssen Sie die für den Zahlungsmonat geltende, anteilige Jahres-Beitragsbemessungsgrenze der gesetzlichen Krankenversicherung ermitteln. Diese berechnen Sie nach folgender Formel:

    Monatliche Beitragsbemessungsgrenze Krankenversicherung (4.537,50 Euro) * Monate

    Beispiel: Im oben erwähnten Beispiel verdient Ihr Mitarbeiter ein reguläres, monatliches Gehalt von 4.000 Euro. Im März erhält er zusätzlich eine Einmalzahlung aufgrund seines 10-jährigen Jubiläums. Diese Einmalzahlung beträgt 3.000 Euro.

    Die monatliche, anteilige Beitragsbemessungsgrenze für die Krankenversicherung beträgt im März 13.612,50 Euro (4.537,50 Euro * 3)

    Der Verdienst des Mitarbeiters bis Ende März beträgt:

    3 * 4.000 Euro Gehalt + Einmalzahlung 3.000 Euro = 15.000 Euro

    Somit liegt Ihr Mitarbeiter mit seinem Verdienst bis Ende März über der anteiligen Beitragsbemessungsgrenze. Die Einmalzahlung wird in diesem Fall dem vorherigen Kalenderjahr zugeordnet. Hat Ihr Mitarbeiter im vorherigen Kalenderjahr Krankenversicherungsbeiträge oberhalb der Beitragsbemessungsgrenze bezahlt, so ist die Einmalzahlung nicht beitragspflichtig.

    Entstehen aufgrund der Einmalzahlung Beiträge zur Krankenversicherung, so sind diese der Krankenkasse zuzuordnen, in der der Mitarbeiter im Vorjahr versichert war. Findet die Märzklausel Anwendung, so ändert sich auch das zu meldende, beitragspflichtige Bruttoarbeitsentgelt des Vorjahres. Da die Abgabe der Jahresmeldung bereits vor dem 31.03. erfolgt, muss bei Anwendung der Märzklausel zudem eine Sondermeldung erstattet werden.

    Für die Renten- und Arbeitslosenversicherung findet die Berechnung ebenfalls im gleichen Kalenderjahr statt. So soll verhindert werden, dass Beiträge für verschiedene Abgabenbereiche in unterschiedlichen Kalenderjahren erhoben werden.

    Berechnung der Einmalzahlung bei freiwillig oder privat versicherten Mitarbeitern

    Die Beitragsbemessungsgrenze der gesetzlichen Krankenversicherung gilt nur für pflichtversicherte Mitglieder. Freiwillig krankenversicherte Mitarbeiter oder Angestellte sowie Führungskräfte, die sich privat versichert haben, werden daher bei der Anwendung der Märzklausel der anteiligen Beitragsbemessungsgrenze der gesetzlichen Rentenversicherung unterzogen. Wird mit einer Einmalzahlung auch die Beitragsbemessungsgrenze der gesetzlichen Rentenversicherung überschritten, muss die Einmalzahlung ebenfalls dem vorherigen Kalenderjahr zugeordnet werden.

    Einmalzahlungen und Lohnsteuer

    Einmalzahlungen, wie Urlaubsgeld oder Weihnachtsgeld sind ohne Abschläge lohnsteuerpflichtig. Sie gehören steuerlich gesehen zu den sonstigen Bezügen. Die Berechnung der Lohnsteuer erfolgt nach der Jahrestabelle. Die aktuellen Lohnsteuertabellen und einen Online-Rechner finden Sie auch auf der Internetseite des Bundesfinanzministeriums.

    Wie bei laufenden Gehaltszahlungen, gilt auch bei Einmalzahlungen, dass die Lohnsteuer vor der Zahlung berechnet und einbehalten wird. Diese Art der Besteuerung bezeichnet man auch als Zufluss-Besteuerung. Die gesetzliche Grundlage hierfür ist im Paragraph 38 Abs. 2 des Einkommensteuergesetzes (EstG) verankert. Hier wird ausgeführt, dass Lohnsteuer „zu dem Zeitpunkt entsteht, in dem der Arbeitslohn dem Arbeitnehmer zufließt.“

    Sonstige Bezüge werden bei der Berechnung der Lohnsteuer anders behandelt als reguläre Gehaltszahlungen. Die richtige Berechnung der Lohnsteuer erfolgt daher, indem Sie zunächst den voraussichtlichen Jahresarbeitslohn berechnen und die Gesamt-Lohnsteuer für das Kalenderjahr ermitteln.

    Im nächsten Schritt errechnen Sie die Lohnsteuerbelastung für das gesamte Entgelt des Kalenderjahres, inklusive der Einmalzahlung. Die Differenz zwischen der Lohnsteuer ohne Einmalzahlung und der Lohnsteuer mit Einbeziehung der Einmalzahlung ist vom Weihnachtsgeld als Lohnsteuer für die sonstigen Bezüge einzubehalten.

    Durch die Differenzbesteuerung steigt die Steuerbelastung, so dass eine Einmalzahlung zu einer überproportionalen Lohnsteuerzahlung führt.

    Zusammenfassung zur Einmalzahlung

    Einmalzahlungen sind aus steuerlicher Sicht anders zu behandeln als reguläre Gehaltszahlungen. In der Sozialversicherung müssen Sie vor allem die anteiligen Beitragsbemessungsgrenzen beachten und bei Zahlungen am Anfang des Jahres prüfen, ob die Märzklausel Anwendung findet. In Bezug auf die Lohnsteuer gilt, dass Einmalzahlungen zu einer höheren steuerlichen Belastung führen als reguläre Gehaltszahlungen. Einmalzahlungen sind im Sinne der Lohnsteuer zu 100 Prozent steuerpflichtig – maßgeblich für die Abrechnung ist die jeweils gültige Jahres-Lohnsteuertabelle.

    Autor: Torsten Niermann

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