Lohnabrechnung erstellen: Darauf ist bei Entgeltbescheinigung zu achten

Lohnabrechnung erstellen: Darauf ist bei Entgeltbescheinigung zu achten

Sobald ein Unternehmer Mitarbeiter einstellt, muss er sich mit dem Thema Lohnabrechnungen beschäftigen. In jedem Unternehmen, egal ob kleiner Familienbetrieb oder riesiger Konzern, sind Lohnabrechnungen daher an der Tagesordnung.

Eine Lohnabrechnung wird angefertigt, um Mitarbeitern eine Aufschlüsselung zu geben, wie sich ihr Nettolohn zusammensetzt. Schließlich vereinbaren sie mit ihrem Arbeitgeber einen Bruttolohn, von diesem dann aber zahlreiche Abgaben und Abschläge heruntergehen. Um nachvollziehen zu können, welche Abgaben geleistet werden und welche Lohnbestandteile das eigene Nettoentgelt enthält, hilft eine Lohnabrechnung.

    Was ist der Unterschied zwischen Lohnabrechnung und Gehaltsabrechnung?

    Dabei ist Lohnabrechnung nicht gleich Lohnabrechnung, sondern der Begriff wird häufig synonym mit Gehaltsabrechnung verwendet:

    • Eine Gehaltsabrechnung wird anhand des im Arbeitsvertrag vereinbarten Monatsgehalts konzipiert.
    • Bei einer Lohnabrechnung wird der Arbeitslohn monatlich anhand der individuellen Arbeitsstunden berechnet.

    In beiden Fällen stehen die Begriffe für die Dokumentation der Zusammensetzung des Arbeitslohnes in einer bestimmten Periode. In der Regel wird der Lohn oder das Gehalt fortlaufend, zum Ende eines Monats abgerechnet. Arbeitnehmer erhalten mit ihrer Lohnabrechnung einen Überblick über ihren Bruttolohn, Zuschläge, Abzüge der Sozialversicherung sowie Steuer, Bonuszahlungen und mehr. Am Ende einer jeden Lohnabrechnung steht der Nettolohn. Diesen bekommen die Mitarbeiter dann auf ihr Konto überwiesen. 

    Lohn- und Gehaltsabrechnungen lassen sich unterscheiden. © Stockfotos MG l Adobe Stock

    Inhalt und Aufbau der Lohnabrechnung: Was muss unbedingt rein?

    Auf einer Lohnabrechnung müssen einige Angaben verpflichtend enthalten sein:

    ALLGEMEINE INFORMATIONENENTGELTBESTANDTEILE
    Angaben über den AbrechnungszeitraumBruttolohn- oder Bruttogehalt
    Zusammensetzung des ArbeitsentgeltsArt und Höhe der Zuschläge
    Name und Anschrift des ArbeitgebersZulagen wie geldwerte Vorteile
    Name und Anschrift des ArbeitnehmersSonstige Vergütungen
    Geburtsdatum als OrdnungsmerkmalArt und Höhe der Abzüge zu den Sozialversicherungen und zu Steuern (Lohnsteuer)
    Versicherungsnummer des BeschäftigtenAbschlagzahlungen und Vorschüsse
    Steuerklasse des BetriebsangehörigenSteuerfreibeträge
    Steuer-ID des AngestelltenPersönliche Abzüge und Aufwandsentschädigungen

    Außerdem wird in der Lohnabrechnung häufig noch die betriebliche Altersvorsorge aufgeschlüsselt und aus Gründen der Transparenz die noch verbleibenden Erholungsurlaubstage für das restliche Jahr angegeben. Außerdem sind die Kontodaten des Arbeitnehmers vermerkt. 

    Muster: Wie sieht eine Lohnabrechnung genau aus?

    Das folgende Schema kann Betrieben und Einzelunternehmern bei der Erstellung einer Lohnabrechnung behilflich sein. Schließlich stehen Unternehmen in der Verantwortung, jegliche Form der Entgeltabrechnung gesetzeskonform zu erstellen und als offizielles Dokument an den Mitarbeiter weiterzuleiten:

    Zunächst stehen die Basisdaten auf der Abrechnung:

    • Heinz Mustermann, wohnhaft in Hamburg.
    • 34 Jahre alt.
    • Lohnsteuerklasse 1 ohne Kinderfreibetrag.
    • gesetzlich krankenversichert (14, 6 % + 0,9 % Zuschlag).
    • kein Mitglied in einer Kirche oder Glaubensgemeinschaft.
     LOHNABRECHNUNG  
    Bruttolohn/Bruttogehalt 3.450,00 Euro
    + Vermögenswirksame LeistungenHöchstbetrag Arbeitgeber: 40 Euro40,00 Euro
    + Geldwerter Vorteil / Sachbezügez. B. Firmenwagen mit 1 % Regelung320,00 Euro
    + Zuschläge und Zulagenz. B. Wochenendzuschlag0,00 Euro
    + Pauschal versteuerter Lohnz. B. Fahrtkosten, die pauschal versteuert werden0,00 Euro
    + Betriebliche Altersvorsorge (bav)Vorsorgeverträge wie private Rentenversicherungen100,00 Euro
    GESAMTBRUTTO 3.910,00 Euro
    – betriebliche Altersvorsorge 0,00 Euro
    SOZIALVERSICHERUNGS-BRUTTO 3.910,00 Euro
    – Steuerfreibeträgez. B. als eingetragener ELStAM-Freibetrag für Fahrten zwischen Wohnung und erster Arbeitsstätte0,00 Euro
    STEUERBRUTTO 3.810,00 Euro
    – LohnsteuerBerechnet auf Basis der aktuell gültigen Lohnsteuertabellen620,83 Euro
    – KirchensteuerAnwendbar bei Kirchenmitgliedern0,00 Euro
    – Solidaritätszuschlag5,5 % der Lohnsteuer, Solidaritätszuschlag entfällt für einen Großteil der Angestellten ab 202134,14 Euro
    – Krankenversicherung (ggf. anteilig Zusatzbeitrag)14,6 % + 0,9 % vom Sozialversicherungs-Brutto295,28 Euro
    – Rentenversicherung18,6 % vom Sozialversicherungs-Brutto354,33 Euro
    – Arbeitslosenversicherung2, 4 % vom Sozialversicherungs-Brutto,45,72 Euro
    – Pflegeversicherung3,3 % vom Sozialversicherungs-Brutto 
    – Pflegeversicherung Zuschlag für kinderlose Angestellte0,25 % vom Sozialversicherungs-Brutto9,53 Euro
    NETTOARBEITSENTGELT 2.492,07 Euro
    – Überweisung bavÜberweisung des Altersvorsorgebeitrags100,00 Euro
    – SachbezügeDer Sachbezug des nach der 1 %-Methode zu versteuernden Firmenfahrzeugs wird abgezogen320,00 Euro
    – Vermögenswirksame LeistungenVermögenswirksame Leistungen werden im unteren Teil der Lohnabrechnung abgezogen40,00 Euro
    AUSZAHLUNGSBETRAGNettoarbeitsentgelt abzüglich Sachbezüge und vermögenswirksame Leistungen und betriebliche Altersvorsorge2.032,07 Euro

    Welche Bedeutung hat die Lohnabrechnung für Mitarbeiter?

    Mitarbeiter erhalten mit einer solchen Lohnabrechnung nicht nur einen Überblick über ihre Entlohnung, sondern außerdem ein Dokument, das als Nachweis bei Behörden oder als Grundlage für die Beantragung eines Privatkredites oder eines Vertrags gilt. Auch Vermieter wollen häufig eine Lohnabrechnung sehen, um die Zahlungsfähigkeit eines potenziellen neuen Mieters einschätzen zu können.

    Welche Pflichten haben Arbeitgeber bei den Abgaben?

    Arbeitgeber stehen in der Pflicht, die jeweiligen Abgaben direkt an die entsprechenden Stellen wie die Krankenversicherung oder das Finanzamt abzuführen. Darüber hinaus sind sie verpflichtet den Lohn wie vertraglich vereinbart auszubezahlen. 

    Achtung: Die Abgaben an die Krankenkasse, die das Geld an die Renten-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung weitergibt, erfolgt zum Ende eines jeden Monats. Das Finanzamt fordert die Steuerabgaben in der Regel immer zum 10. des Folgemonats ein.

    Wichtig: Für geringfügig Beschäftigte Mitarbeiter gelten abweichende Regelungen. Die sogenannten Minijobber mit einer Verdienstgrenze von 450-Euro monatlich werden pauschaliert besteuert. Die errechneten Abgaben zur Sozialversicherung und die pauschal erhobene Lohnsteuer von 2 % werden über die Minijob-Zentrale an die Deutsche Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See weitergeleitet.

    Wann müssen Unternehmen keine Lohnabrechnung erstellen?

    Aus gesetzlicher Perspektive sind Arbeitgeber auf Grundlage der Gewerbeordnung oder der Entgeltbescheinigungsverordnung grundsätzlich zur schriftlichen Abrechnung verpflichtet. Dabei ist es unerheblich, ob die angestellte Person in Vollzeit oder in Teilzeit arbeitet oder Minijobber ist. Mitarbeitern ihren Lohn auszuzahlen, ohne diesen aufzuschlüsseln, ist daher nicht rechtens. Es gibt jedoch zwei Ausnahmen, in denen Unternehmen keine Lohnabrechnung erstellen müssen:

    1. Wenn keine Zahlungen an den Arbeitnehmer geleistet werden, muss auch keine Lohnabrechnung erstellt werden.
    2. Wenn das Arbeitsentgelt in jedem Zeitraum identisch ausfällt, muss ebenfalls keine Lohnabrechnung gestellt werden. In diesem Fall muss nur für den ersten Abrechnungszeitraum eine Abrechnung erstellt werden und dann erst wieder, wenn sich Beiträge oder Daten ändern.

    Lohnabrechnung per Software: Welche Programme sind geeignet?

    Es empfiehlt sich, auf digitale Lohnabrechnungsprogramme zurückzugreifen, denn so wird keine Angabe vergessen. Schließlich geben die Programme die Angaben vor und Lohnbuchhalter müssen diese nur noch ausfüllen. Dies führt zu einer Professionalisierung der Tätigkeit und gibt außerdem Sicherheit, das alles korrekt läuft. Schließlich werden Abweichungen automatisch erkannt. 

    Da es außerdem eine rechtliche Notwendigkeit gibt, betriebliche Lohn- und Gehaltsdaten digital an Behörden und Einzugsstellen weiterzuleiten, ist eine analoge Buchführung in den meisten Fällen nicht umsetzbar.

    Es gibt zahlreiche Lohnabrechnungsprogramme auf den Markt, die sich zum Teil in der Bedienbarkeit, den Schnittstellen, den Funktionen sowie im Service und Preis unterscheiden. Zu den gängigsten Programmen gehören:

    • Lexware: Bis zu 50 Mitarbeiter können mit Lexware abgerechnet werden. Ob verschiedene Vertragsarten, Spezialfälle oder Kurzarbeit – mit Lexware lassen sich alle relevanten Funktionen nutzen und anwenden – für eine sichere Lohnbuchhaltung. Außerdem verfügt das Programm über eine Anbindung an das Finanzamt. Die Lohnsoftware kostet ab 28,90 Euro im Monat.
    • Lexoffice: Lexoffice ist mit Preisen ab 9,90 Euro pro Monat günstig und dabei dennoch umfangreich. Die Lohn- und Gehaltsabrechnung kann dank Lexoffice komplett digital erstellt werden und außerdem ist eine Anbindung an das Online Banking möglich, um Mitarbeitern direkt ihr Gehalt zu überweisen.
    • DATEV: Insbesondere für Kleinbetriebe ist DATEV gut für die Lohnbuchhaltung geeignet und erfüllt wichtige Funktionen. Die Installation erfolgt stationär, der Preis ist je nach Mitarbeiteranzahl gestaffelt und startet ab 17,50 Euro pro Monat.
    • Dataline: Mit Dataline Lohnabzug Classic sind Online-Lohnabrechnungen möglich, die auch per Mail versendet werden können. Die Installation des Programms erfolgt jedoch stationär. Bis zu 50 Mitarbeiter können mit der klassischen Version von Dataline bearbeitet werden, die Preise starten ab 28 Euro pro Monat.
    • WISO: Für Unternehmen mit bis zu 15 Mitarbeitern ist WISO gut geeignet, darüber hinaus eher weniger. Die Bedienbarkeit ist etwas sperrig, die wichtigsten Schnittstellen und Funktionen werden aber unterstützt. Preis: Ab 13,30 Euro pro Monat. 
    • Lohnfix: Entweder einmal kaufen oder monatlich als SaaS-Lösung nutzen und von den flexiblen Optionen der Software profitieren. Einzig die GoBD-Konformität (GoBD = Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) ist mit der Software nicht gegeben. Kosten pro Monat ab 28,15 Euro.
    • SAGE: Sage ist am besten für kleine Mitarbeiter mit maximal 5 Personen geeignet, darüber hinaus lohnt es sich nicht mehr. Für kleine Firmen ist es aber sehr umfangreich in den Funktionen und zudem mit Preisen ab 5,90 Euro pro Monat sehr günstig. 

    Insbesondere die Online-Programme haben den Vorteil, dass steuerrechtliche Änderungen unmittelbar in die Programme eingepflegt und berücksichtigt werden. Somit sind Unternehmen stets auf dem neuesten Stand in Sachen Lohnbuchhaltung.

    Warum empfiehlt es sich, eine Software für die Lohnabrechnung zu nutzen? 

    Arbeitnehmer sind darauf angewiesen, dass Zahlungen für die gesetzliche Krankenkasse oder die gesetzliche Rentenversicherung sach- und fachgerecht vorgenommen werden. Ist dies nicht der Fall, drohen hohe Nachzahlungen oder eine fehlerhafte Berechnung des voraussichtlichen Rentenbezuges.

    Es empfiehlt sich daher für Unternehmen, mit automatisierten Programmen zu arbeiten, die Fehler erkennen und Hilfestellungen bei der Auflistung und Berechnung aller Abgaben machen. Große Unternehmen beschäftigen häufig innerbetrieblich Lohnbuchhalter als Fachkräfte, die speziell dafür ausgebildet sind, sich um die Lohnbuchhaltung zu kümmern. Für Einzelunternehmer und kleine Betriebe ist es deutlich schwieriger, eine rechtskonforme Lohnabrechnung sicherzustellen. Eine Lohnsoftware kann daher eine entscheidende Hilfestellung bei der Erstellung sein. 

    Welche Alternativen gibt es für die Erstellung einer Lohnabrechnung?

    Auch die Inanspruchnahme externer Hilfe kann sinnvoll sein, um einerseits rechtssicher zu agieren sowie Zeit zu sparen. So ist es möglich, die Buchhaltung und Lohnabrechnung an einen Steuerberater oder einen externen HR-Spezialisten auszulagern. Externe Partner stehen in der Pflicht, die Lohnabrechnung fachgerecht auf Basis der eingereichten Daten auszuführen. Sie kümmern sich ebenfalls um die Weiterleitung von Steuern und Abgaben und bündeln alle Daten und Belege gesetzeskonform und steuerbegünstigt im Sinne des Auftraggebers.

    Inhaber und kleine Betriebe handeln verantwortungsvoll und unternehmerisch, wenn sie die gesamte Buchhaltung oder Teile der Lohnabrechnung extern vergeben. Die Kosten für die Auslagerung und Erstellung der Dokumente der Lohnabrechnung sind im Gegensatz zur Einstellung eines Lohnbuchhalters überschaubar und außerdem sinkt das Risiko, nicht gesetzeskonform zu agieren. Einen Steuerberater zur Hilfe zu nehmen kann zudem den Vorteil haben, dass dieser stets die wirtschaftliche Situation eines Unternehmens im Blick hat und die Risiken und Chancen des Betriebes kennt. Somit kann er vor Investitionen oder bei wichtigen Grundsatzfragen inhaltlich hochwertige Hilfestellung zu geben.

    Was müssen Unternehmen berücksichtigen, bevor Sie Hilfe bei der Lohnabrechnung in Anspruch nehmen?

    Wenn Einzelunternehmen und kleinere Betriebe sich dafür entscheiden, einen externen Dienstleister oder eine Software in Anspruch zu nehmen, so müssen Sie im Vorfeld spezifizieren, welchen Anforderungen externe Hilfsmittel genügen müssen. Wenn Mitarbeiter an der Erstellung der Lohnabrechnung beteiligt sind, indem sie beispielsweise die Daten selbst in die Software eintragen oder Abrechnungsdaten an ein Steuerbüro bereitstellen, so muss sichergestellt sein, dass die Mitarbeiter wissen, was sie tun. 

    Fazit: Lohnabrechnung erstellen und gesetzliche Vorgaben erfüllen

    Mit der Lohnabrechnung ist die professionelle Dokumentation der Zusammensetzung des Arbeitslohns in einem bestimmten Zeitraum gemeint. Dabei werden die Einnahmen und Ausgaben gegenübergestellt. Entscheidend ist, dass die Lohnabrechnung alle nötigen Angaben enthält und auflistet, welche Abzüge vom Bruttolohn abgehen und wie der Nettolohn zustande kommt. Dafür müssen der Familienstand, Kinderfreibeträge, Steuerklasse, Zuschläge, Sonderzahlungen wie Weihnachtsgeld, Dienstwagen, sonstige geldwerte Vorteile und die Abgaben für Sozialversicherungsbeiträge sowie Lohnsteuer aufgelistet werden. Der berechnete Nettolohn wird anschließend an den Mitarbeiter ausbezahlt.

    Arbeitgeber sind nicht nur zur Erstellung der Lohnabrechnung verpflichtet, sondern müssen außerdem viele Richtlinien einhalten, wie zum Beispiel die pünktliche Abgabe der Beiträge an das Finanzamt sowie die Krankenversicherung.

    Wer mit einer Software arbeiten will, hat die Qual der Wahl aus vielen Optionen, die aber in der Regel alle die wichtigsten Funktionen und Schnittstellen abdecken. Alternativ kann bei der Anfertigung der Lohnabrechnung auch auf die Hilfe eines Steuerberaters oder externen Dienstleister zurückgegriffen werden. Insbesondere für kleine Unternehmen, die keine eigenen Lohnbuchhalter beschäftigen, kann sich das lohnen und gibt zusätzliche Rechtssicherheit.

    Häufig gestellte Fragen zum Thema Lohnabrechnung

    Wann müssen Unternehmen eine Lohnabrechnung erstellen?

    Unternehmen sind immer zur Anfertigung einer Lohnabrechnung verpflichtet, außer es hat keine Lohnzahlung stattgefunden, oder der Mitarbeiter erhält jeden Monat dasselbe Entgelt. Dann genügt es zur ersten Auszahlung eine Abrechnung auszustellen und dann erst wieder, wenn sich Änderungen ergeben.

    Welche Angaben enthält eine Lohnabrechnung?

    Neben den Basisangaben enthält sie sowohl den gezahlten Lohn als auch alle Abzüge hinsichtlich Steuern und Sozialabgaben. Auch Sonderzahlungen, Dienstwagen, sonstige geldwerte Vorteile, Boni und mehr sind in berücksichtigt. Unter dem Strich steht dann der Nettobetrag, der bei der Verrechnung der Gelder übrigbleibt und dem Mitarbeiter ausbezahlt wird.

    Sollten Unternehmen die Lohnabrechnung selbst durchführen?

    In großen Unternehmen übernehmen Lohnbuchhalter die Abrechnung. In kleinen Unternehmen können Lohnsoftwareprogramme helfen oder ein externer Dienstleister oder Steuerberater kann die Abrechnung übernehmen. Das kann für mehr Rechtssicherheit sorgen und spart außerdem Zeit.