Lohnabrechnung erstellen: Darauf ist bei Entgeldbescheinigung zu achten

Lohnabrechnung erstellen: Darauf ist bei Entgeldbescheinigung zu achten

Mittelständische und große Unternehmen sowie Konzerne sind es gewohnt, in jedem Monat die Lohnabrechnung ihrer Mitarbeiter professionell zu erstellen und auszugeben. Lohnbuchhalter in der Fachabteilung Buchhaltung sind sich bewusst, dass sie auf Basis des § 108 der Gewerbeordnung verpflichtet sind, eine schriftliche Abrechnung auszustellen, sobald sich Einzelheiten bei den Einnahmen oder Ausgaben der Entgeltempfänger verändern. Ebenfalls kennen sie aus rechtlicher Sicht die Unterscheidung zwischen Lohn und Gehalt.

Sie wissen, dass bei einer Lohnabrechnung der Arbeitslohn monatlich anhand der individuellen Arbeitsstunden berechnet wird. Eine Gehaltsabrechnung wird abweichend zur Lohnabrechnung anhand des im Arbeitsvertrag vereinbarten Monatsgehalts konzipiert. Dies bedeutet in der Praxis, dass Gehaltsabrechnungen in den meisten Monaten eines Jahres äquivalente Endsummen aufweisen, da das Brutto-Gehalt keine Unterschiede aufweist.

    Trotz dieser wesentlichen Differenzierung haben die Begriffe Lohnabrechnung und Gehaltsabrechnung umgangssprachlich dieselbe Bedeutung. In beiden Fällen stehen sie für die Dokumentation der Zusammensetzung des Arbeitslohnes in einer bestimmten Periode. In der Regel wird der Lohn oder das Gehalt fortlaufend, zum Ende eines Monats abgerechnet.

    Für Einzelunternehmer oder kleinere Betriebe ohne Mitarbeiter können die Einzelheiten einer Lohnabrechnung auf den ersten Blick kompliziert erscheinen. Für ungeübte Anwender mag die korrekte Berechnung der einzelnen Abgaben und des Nettoentgelts eine nachvollziehbare Herausforderung sein. Darüber hinaus müssen Normen und gesetzliche Regelungen vollumfänglich eingehalten werden.

    Personaler und Unternehmer fragen sich aus diesem Grund bei einer Lohnabrechnung vor allem:

    • Wie erstellt ein Betrieb eine Lohnabrechnung sach- und fachgerecht?
    • Wie kann man als Unternehmen sicherstellen, alle gesetzlichen Vorgaben einzuhalten?
    • Welche technischen Hilfsmittel oder fachliche Unterstützung können Betriebe bei der Lohnabrechnung zu Rate ziehen?

    Wie ein Betrieb eine Lohnabrechnung sach- und fachgerecht erstellt

    Eine bekannte Redewendung besagt: „Aller Anfang ist schwer!“ Dies trifft ebenfalls zu, wenn man im Betrieb erstmalig eine Lohnabrechnung erstellen möchte. Hierbei ist es unwesentlich, ob die Lohnabrechnung für einen fest angestellten Mitarbeiter, eine Aushilfskraft oder einen geringfügig beschäftigten Angestellten (Minijobber) ausgegeben werden soll. Jeder Betriebsangehörige hat das Recht, eine korrekte und detaillierte Entgeltabrechnung zu erhalten. Aus dieser muss ersichtlich sein, aus welchen Bestandteilen sich sein Nettoentgelt zusammensetzt. Unternehmen stehen in der Verantwortung, eine Lohnabrechnung gesetzeskonform zu erstellen und als offizielles Dokument an den Mitarbeiter weiterzuleiten.

    Welche Angaben eine Lohnabrechnung enthalten muss

    Der Gesetzgeber hat im § 108 der Gewerbeordnung (GewO) eindeutig festgelegt, welche Angaben in einer Lohnabrechnung enthalten sein müssen. Die Entgeltbescheinigungsverordnung (EBV) spezifiziert im § 1 die Leitlinien der GewO, wenn sie explizit aufführt, aus welchen Einzelkomponenten eine Lohnabrechnung besteht. Die gesetzlichen Vorgaben sind einzuhalten und gelten gleichzeitig als Orientierung, um eine Lohnabrechnung mit Kompetenz zu erstellen.

    Allgemeine InformationenEntgeltbestandteile
    Angaben über den AbrechnungszeitraumBruttolohn- oder Bruttogehalt
    Zusammensetzung des ArbeitsentgeltsArt und Höhe der Zuschläge
    Name und Anschrift des ArbeitgebersZulagen wie geldwerte Vorteile
    Name und Anschrift des ArbeitnehmersSonstige Vergütungen
    Geburtsdatum als OrdnungsmerkmalArt und Höhe der Abzüge zu den Sozialversicherungen und zu Steuern (Lohnsteuer)
    Versicherungsnummer des BeschäftigtenAbschlagzahlungen und Vorschüsse
    Steuerklasse des BetriebsangehörigenSteuerfreibeträge
    Steuer-ID des AngestelltenPersönliche Abzüge und Aufwandsentschädigungen

    Betriebe, die erstmalig eine Lohnabrechnung konzipieren, handeln zielführend, wenn sie sich mit den rechtlichen Richtlinien der GewO und der EBV im Detail beschäftigen. Für wenig geübte Entgeltabrechner ist es sinnvoll, die unterschiedlichen Lohn- oder Gehaltsbestandteile und die errechneten Abgaben transparent nebeneinander zu erfassen. Ob dies analog oder digital geschieht ist unwesentlich.

    Durch ein solches Vorgehen ist es Anwendern einfacher möglich, einen Überblick über die Bestandteile der Lohnabrechnung zu bekommen. Fehler können gleichzeitig umgehend identifiziert und abgestellt werden. Digitale Lohnabrechnungsprogramme können die buchhalterische Tätigkeit professionaliseren und Firmen Sicherheit geben. Sie verfügen über den entscheidenden Mehrwert, dass sie in einfachen Dialogen die Einzelbausteine einer Lohnabrechnung abfragen und Redundanzen und Abweichungen automatisch erkennen. Aufgrund der rechtlichen Notwendigkeit, betriebliche Lohn- und Gehaltsdaten digital an Behörden und Einzugsstellen weiterzuleiten, ist eine analoge Buchführung in den meisten Fällen nicht umsetzbar.

    Wann eine Lohnabrechnung zwingend erstellt werden muss

    Wurden in einem Unternehmen sporadisch oder vor längerer Zeit Lohnabrechnungen erstellt, erscheinen die Herausforderungen der Lohnbuchhaltung unter Umständen unüberwindbar. Kleinere Betriebe oder Einzelunternehmer könnten in diesem Fall überlegen, ob sie überhaupt eine schriftliche Lohnabrechnung anfertigen müssen. Diese Frage ist aus Sicht des Unternehmens nachvollziehbar. Aus gesetzlicher Perspektive sind Arbeitgeber auf Grundlage der Gewerbeordnung oder der Entgeltbescheinigungsverordnung grundsätzlich zur schriftlichen Abrechnung verpflichtet. Der § 2 der Entgeltbescheinigungsverordnung (EBV) legt Unternehmern die folgenden, eindeutigen Verpflichtungen auf:

    • „Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer erhalten eine Entgeltbescheinigung in Textform für jeden Abrechnungszeitraum mit der Abrechnung des Entgeltes.“
    • „Die Verpflichtung entfällt, wenn sich gegenüber dem letzten Abrechnungszeitraum keine Änderungen ergeben oder sich nur der Abrechnungszeitraum selbst ändert.“
    • „Enthält eine Entgeltbescheinigung gegenüber der letzten Bescheinigung inhaltliche Änderungen, ist gegebenenfalls der Hinweis aufzunehmen, für welche Entgeltabrechnungszeiträume keine Bescheinigung ausgestellt wurde, da keine Veränderungen vorlagen, sodass ein durchgehender Nachweis möglich ist.“

    Für die Praxis bedeutet der gesetzliche Grundsatz, dass von Unternehmensseite eine schriftliche Lohnabrechnung zu erstellen ist, wenn sich Änderungen in der Abrechnung des Lohnes oder Gehaltes ergeben haben. Ein Großteil der Unternehmen weicht von der gesetzlichen Vorgabe ab und konzipiert monatlich fortlaufend eine Lohnabrechnung. Dieses Vorgehen wirkt transparent und bedeutet für Betriebe in der Regel wenig Mehraufwand. Jeder Betriebsangehörige erhält auf diese Weise monatlich eine Information über die Zusammensetzung seiner Bezüge. Die schriftliche Abrechnung dient darüber hinaus als Nachweis bei Behörden oder als Grundlage für die Beantragung eines Privatkredites.

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    Eine Lohnabrechnung gilt als amtlicher Nachweis für Privatkredit und Vermieter © pichetw – Adobe Stock

    Aus betrieblicher Sicht ist es sinnvoll, turnusmäßig schriftliche Abrechnungen auszugeben. Angestellte sind durch dieses Vorgehen fortlaufend über ihre Bezüge informiert. Darüber hinaus werden in modernen Betrieben die meisten Daten digital erfasst. Eine Lohnbuchhaltungssoftware oder ein beauftragter Abrechnungsdienstleister können in diesem Fall automatisch spezifische Berichte und die schriftliche Lohnabrechnung ausgeben und weiterleiten.

    Wie sich das Nettogehalt in der Lohnabrechnung berechnet

    Eine Lohnabrechnung in Textform schließt eine Vielzahl unterschiedlicher Informationen ein. Im oberen Teil der schriftlichen Lohnabrechnung werden die personenbezogenen Daten des Arbeitnehmers aufgeführt. Hierzu gehört neben seinem Namen, dem Geburtsdatum und der spezifischen Adressen in den meisten Fällen ebenfalls die Personalnummer. Diese identifiziert den Arbeitnehmer eindeutig als individuellen Gehaltsempfänger. Des Weiteren werden die Steuer-ID, die Sozialversicherungsnummer und die Steuerklasse eingedruckt.

    Ebenfalls wesentlich für die korrekte Kalkulation sind Informationen über einen Steuerfreibetrag oder die Angabe des spezifischen Kinderfreibetrages. Wird die Lohnabrechnung über ein Dienstleistungsunternehmen, einen Steuerberater oder eine Softwareapplikation erstellt, können weiterführende Daten eingearbeitet werden. Viele Unternehmen fügen zum Beispiel auf der rechten Seite der Lohnabrechnung aus Transparenzgründen den aktuellen Status des Erholungsurlaubes ein.

    In der eigentlichen Kalkulation der Einnahmen und Ausgaben im mittleren Kalkulationsteil wird das Nettoentgelt des Betriebsangehörigen errechnet. Die meisten schriftlichen Lohnabrechnungen verfügen darüber hinaus über einen weiteren Informationsteil im linken unteren Dokumentenbereich. Dieser schlüsselt in einer Addition die Jahresbeiträge zur Sozialversicherung und die Lohnsteuersummen auf. Die kalkulierten Beträge müssen äquivalent mit den Angaben im betriebsinternen Jahreslohnkonto sein. Sie dienen dem Mitarbeiter als Information. Gleichzeitig zeigen sie anschaulich seine Steuerlast im Kalenderjahr auf. Bei Diskrepanzen und Abweichungen können sie als wesentliche Informationsquelle dienen.

    Das folgende Schema kann Betrieben und Einzelunternehmern bei der Erstellung einer Lohnabrechnung behilflich sein:

    Basisdaten:

    • Heinz Mustermann, wohnhaft in Hamburg.
    • 34 Jahre alt.
    • Lohnsteuerklasse 1 ohne Kinderfreibetrag.
    • gesetzlich krankenversichert (14, 6 % + 0,9 % Zuschlag).
    • kein Mitglied in einer Kirche oder Glaubensgemeinschaft.
    Lohnabrechnung
    Bruttolohn/Bruttogehalt
    3.450,00 Euro
    + Vermögenswirksame LeistungenHöchstbetrag Arbeitgeber: 40 Euro40,00 Euro
    + Geldwerter Vorteil / Sachbezügez. B. Firmenwagen mit 1 % Regelung320,00 Euro
    + Zuschläge und Zulagenz. B. Wochenendzuschlag0,00 Euro
    + Pauschal versteuerter Lohnz. B. Fahrtkosten, die pauschal versteuert werden0,00 Euro
    + Betriebliche Altersvorsorge (bav)Vorsorgeverträge wie private Rentenversicherungen100,00 Euro
    GESAMTBRUTTO
    3.910,00 Euro
    – betriebliche Altersvorsorge
    0,00 Euro
    SOZIALVERSICHERUNGS-BRUTTO
    3.910,00 Euro
    – Steuerfreibeträgez. B. als eingetragener ELStAM-Freibetrag für Fahrten zwischen Wohnung und erster Arbeitsstätte0,00 Euro
    STEUERBRUTTO
    3.810,00 Euro
    – LohnsteuerBerechnet auf Basis der aktuell gültigen Lohnsteuertabellen620,83 Euro
    – KirchensteuerAnwendbar bei Kirchenmitgliedern0,00 Euro
    – Solidaritätszuschlag5,5 % der Lohnsteuer, Solidaritätszuschlag entfällt für einen Großteil der Angestellten ab 202134,14 Euro
    – Krankenversicherung (ggf. anteilig Zusatzbeitrag)14,6 % + 0,9 % vom Sozialversicherungs-Brutto295,28 Euro
    – Rentenversicherung18,6 % vom Sozialversicherungs-Brutto354,33 Euro
    – Arbeitslosenversicherung2, 4 % vom Sozialversicherungs-Brutto,45,72 Euro
    – Pflegeversicherung3, 3 % vom Sozialversicherungs-Brutto
    – Pflegeversicherung Zuschlag für  kinderlose Angestellte0,25 % vom Sozialversicherungs-Brutto9,53 Euro
    NETTOARBEITSENTGELT
    2.492,07 Euro
    – Überweisung bavÜberweisung des Altersvorsorgebeitrags100,00 Euro
    – SachbezügeDer Sachbezug des nach der 1 %-Methode zu versteuernden Firmenfahrzeugs wird abgezogen320,00 Euro
    – Vermögenswirksame LeistungenVermögenswirksame Leistungen werden im unteren Teil der Lohnabrechnung abgezogen40,00 Euro
    AUSZAHLUNGSBETRAGNettoarbeitsentgelt abzüglich Sachbezüge und vermögenswirksame Leistungen und betriebliche Altersvorsorge2.032,07 Euro



    Info: Alle Steuern und Abgaben werden jeweils zur Hälfte vom Arbeitgeber und Arbeitnehmer getragen. Die einzige Ausnahme bildet der Kinderlosenzuschlag in der Pflegeversicherung. Dieser muss ausschließlich vom Mitarbeiter getragen werden. In der Gesamtheit betragen die Arbeitgeberkosten für den Lohn oder das Gehalt des oben aufgeführten Angestellten 4.663,43 Euro. Nicht einberechnet sind die tatsächlichen Aufwendungen des Firmenfahrzeuges (Leasing, Kraftstoff, Reparaturen). Ebenfalls müssen die Kosten für die Umlagen U1, U2, U3 und die Insolvenzumlage noch einkalkuliert werden, um ein vollständiges Bild zu erhalten.

    Welche weiteren Schritte bei einer Lohnabrechnung essenziell sind

    Nachdem die Einzelwerte in Bezug auf das Bruttoentgelt, die Abgaben für die Sozialversicherungen und die Lohnsteuer und das Nettoentgelt kalkuliert wurden, folgen weitere wesentliche Schritte.

    Im nächsten Arbeitsschritt nach der korrekten Lohnabrechnung muss der Auszahlungsbetrag pünktlich auf das Privatkonto des Angestellten überwiesen werden. Dies ist entscheidend, damit der Arbeitgeber seine Verpflichtungen aus dem gegenseitig geschlossenen Arbeitsvertrag erfüllt. In diesem Fall gerät er nicht in Zahlungsverzug.

    Des Weiteren ist der Arbeitgeber verantwortlich, die einbehaltenen Arbeitnehmerbeiträge zur Sozialversicherung und zur Lohnsteuer weiterzuleiten. Gleiches gilt für den in den meisten Fällen äquivalenten Arbeitgeberanteil. Die Beiträge zur Sozialversicherung werden von den Einzugsstellen der gesetzlichen Krankenkassen zu festgelegten Daten per Lastschrift eingezogen. Die einbehaltene Lohnsteuer und der Arbeitgeberanteil müssen dem örtlichen Betriebsfinanzamt in gleicher Weise durch Überweisung zugeführt werden.

    Gesetzliche Grundlagen für die Weiterleitung von Beiträgen und Abgaben

    Die folgenden gesetzlichen Vorgaben gelten für die Weiterleitung der Sozialversicherungsbeiträge und der Lohnsteuer:

    SozialversicherungsbeiträgeGesetzliche Grundlage: 4. Sozialgesetzbuch (SGB IV)Eindeutige Spezifizierung, welche Daten weitergeleitet werden müssen (§ 28 a)

    Datenfeldbeschreibungen zur Einheitlichkeit (§ 28b SGB IV)Zahlung als Gesamtsozialversicherungsbeitrag (§ 28 d SGB IV)

    Aufzeichnungspflicht als Nachweis der korrekten Beitragsabrechnung (§ 28 f SGB IV)

    Fälligkeit der laufenden Beiträge zur Sozialversicherung auf Basis von § 23 SGB IV: „Generell am drittletzten Bankarbeitstag eines Monats.“
    LohnsteuerübermittlungGesetzliche Grundlage: § 41 des Einkommensteuergesetzes (EStG)

    Frist zur Steuererklärung beim Betriebsstättenfinanzamt: Zehn Tagen nach Ablauf eines Lohnsteuer-Anmeldungszeitraums.

    Aufschlüsselung, welche Lohnsteuersummen aus bestehenden Arbeitsverhältnissen getrennt nach Kalenderjahren angefallen sind.

    Einbehaltene und übernommene Lohnsteuersummen müssen gekennzeichnet und abgeführt werden

    Übermittlung aller Daten nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz durch Datenfernübertragung

    Häufigkeit auf Grundlage der Lohnsteuerdurchführungsverordnung (LStDV):

    Monatlich: Lohnsteuer über 5000 Euro im Kalenderjahr

    Quartalsweise: Lohnsteuer im Kalenderjahr zwischen 1.080 Euro und 5.000 Euro

    Jährlich: Lohnsteuer im Kalenderjahr unter 1.080 Euro

    Wichtig: Für geringfügig beschäftigte Mitarbeiter gelten abweichende Regelungen. Die sogenannten Mini-Jobs mit einer Verdienstgrenze von 450-Euro monatlich werden pauschaliert besteuert. Die errechneten Abgaben zur Sozialversicherung und die pauschal erhobene Lohnsteuer von 2 % werden über die Minijob-Zentrale an die Deutsche Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See weitergeleitet.

    Was Betriebe über Umlagen und die Insolvenzgeldpauschale wissen müssen

    Neben den allgemeingültigen Steuern und Sozialabgaben sind Unternehmen ebenfalls verpflichtet, für jeden Mitarbeiter Umlagebeiträge zu entrichten. Die folgenden Umlagen müssen für jeden Betriebsangehörigen abgeführt werden:

    • Umlage U1 (Pflichtbeitrag zur Lohnfortzahlung im Krankheitsfall)
    • Umlage U2 (Pflichtbeitrag zu Mutterschutz-Zahlungen)
    • Umlage U3 (Insolvenzgeldumlage)
    • Spezifischer Beitrag zur Berufsgenossenschaft

    Für die Umlage U1 gilt abweichend zu den anderen Umlagearten, dass bestimmte Betriebe von der Zahlung ausgenommen sind. An dem Umlageverfahren U1 nehmen ausschließlich Arbeitgeber teil, die in der Regel nicht mehr als 30 anrechenbare Personen beschäftigen. Müssen teilnehmende Unternehmen verpflichtet, einem kranken Angestellten Leistungen für die Entgeltfortzahlung bei Krankheit zu leisten, erstatten ihnen die Krankenkassen auf Antrag die Kosten teilweise. Die Höhe der Erstattung ergibt sich aus dem Prämiensatz, den der Arbeitgeber mit der jeweiligen Krankenkasse vereinbart hat. Mit der Umlage können zwischen 40 % bis 80 % der tatsächlichen Aufwendungen ausgeglichen werden.

    Die rechtlichen Grundlagen und Bestimmungen für die Umlagen U1, U2 und U3 werden im Aufwendungsausgleichsgesetz (Gesetz über den Ausgleich der Arbeitgeberaufwendungen für Entgeltfortzahlung – abgekürzt AAG) dargelegt.

    Die individuellen Umlagebeiträge müssen entrichtet werden, um im Bedarfsfall:

    1. Einen Teil der Kosten für die Lohnfortzahlung im Krankheitsfall zu erhalten.
    2. Die Aufwendungen während des Mutterschutzes (siehe Mutterschutzgesetz) auszugleichen.

    Gleiches gilt für die Insolvenzgeldumlage. Von den Leistungen dieser Umlage profitieren Mitarbeiter, wenn ihr Arbeitgeber Insolvenz anmelden muss. In diesem Fall erhalten sie ihren Arbeitslohn aus dem Umlagetopf U3. Den gesetzlichen Anspruch auf Insolvenzgeld beschreibt der § 165 des 3. Sozialgesetzbuches (SGB III).

    Welche technischen Hilfsmittel oder fachliche Unterstützung Betriebe zu Rate ziehen können?

    Unternehmer stehen juristisch in der Verantwortung, eine gesetzkonforme Lohnabrechnung für ihre Angestellten zu erstellen. Neben der korrekten Kalkulation des Nettolohnes und der termingerechten Überweisung impliziert dies ebenfalls, Steuern und Abgaben rechtlich einwandfrei abzuführen. Arbeitnehmer sind darauf angewiesen, dass Zahlungen für die gesetzliche Krankenkasse oder die gesetzliche Rentenversicherung sach- und fachgerecht vorgenommen werden. Ist dies nicht der Fall, drohen hohe Nachzahlungen oder eine fehlerhafte Berechnung des voraussichtlichen Rentenbezuges.

    Während global agierende Konzerne und große Unternehmen innerbetrieblich Lohnbuchhalter als Fachkräfte beschäftigen, ist es für Einzelunternehmer und kleine Betriebe schwer möglich, aus eigener Kraft eine rechtskonforme Lohnabrechnung sicherzustellen. Um Unsicherheiten und Fehlkalkulationen auszuschließen, können Unternehmer externe Hilfe in Anspruch nehmen. Folgende Möglichkeiten sind praxiserprobt und zielführend:

    1. Auslagerung der Buchhaltung und der Lohnabrechnung an einen Steuerberater oder einen externen HR-Spezialisten.
    2. Einsatz von spezifischen Buchhaltungsprogrammen zur teilweisen oder kompletten Konzeption der Lohnabrechnung.

    Auslagerung der Buchhaltung

    Ein Großteil der Einzelunternehmer und eine hohe Anzahl kleinerer Betriebe lagern ihre Buchhaltung insgesamt an einen Steuerberater oder einen HR-Spezialisten aus. Übernimmt ein Steuerberater die buchhalterischen Aufgaben, bündelt er alle Daten und Belege und verbucht diese gesetzeskonform und aus Sicht des Auftraggebers steuerbegünstigt. Inhaber, die Erfahrung in der klassischen Buchführung haben, können durch Eigenleistung Kosten sparen. Sie haben beispielsweise die Möglichkeit, Vorarbeiten eigenständig zu erledigen und ausschließlich die Lohnabrechnung extern zu vergeben. In diesem Fall wird ein Lohnbuchhaltungsunternehmen als Serviceprovider beauftragt.

    Der externe Partner ist in der Verantwortung, die Lohnabrechnung auf Basis der eingereichten Daten fachgerecht auszuführen. Er kümmert sich ebenfalls um die Weiterleitung von Steuern und Abgaben. Darüber hinaus garantiert er vertraglich, dass alle Arbeitnehmer turnusmäßig ihre schriftliche Lohnabrechnung erhalten. Inhaber und kleine Betriebe handeln verantwortungsvoll und unternehmerisch, wenn sie die gesamte Buchhaltung oder Teile der Lohnabrechnung extern vergeben. Die Kosten für die Auslagerung und Erstellung der Dokumente der Lohnabrechnung sind im Gegensatz zur Einstellung eines Lohnbuchhalters überschaubar.

    Gleichzeitig sinkt das unternehmerische Risiko deutlich. Dies kann gesagt werden, da Buchhaltungsunternehmen mit ihrer professionellen Tätigkeit die Garantie verbinden, dass alle Abrechnungen inhaltlich korrekt und gesetzeskonform konzipiert werden.

    Gleiches gilt für einen Steuerberater. Wird dieser vollumfänglich mit der Lohnbuchhaltung beauftragt, ist er zu jeder Zeit in der Lage, die unternehmerischen Risiken und Chancen des Betriebs fachlich zu überblicken. In diesem Fall ist es ihm möglich, vor Investitionen oder bei wichtigen Grundsatzfragen inhaltlich hochwertige Hilfestellung zu geben.

    Einsatz von spezifischen Buchhaltungsprogrammen

    Moderne Softwareapplikationen für die Buchhaltung sind ausgereift und können vor allem bei kleineren Betrieben mit einer überschaubaren Zahl von Angestellten nutzbringend sein. Sie verknüpfen eine einfache Anwendung mit der Garantie, dass neueste rechtliche Vorgaben automatisch in das Buchhaltungsprogramm eingearbeitet werden. Spezifische Onlinesoftware wie Debitoor oder stationäre Softwareapplikationen wie Lexware oder WISO Mein Büro vereint eine selbsterklärende Nutzeroberfläche mit einem Interviewmodus.

    Buchhaltungssoftware, Debitoor, WISO, Lexware, Elster, Finanzamt
    Viele Buchhaltungssoftwares arbeiten kompatibel mit Elster © J.C.Salvadores – Adobe Stock

    Auf diese Weise können Belege oder die Eingaben für die vorbereitende Lohnabrechnung ohne Mühe und ohne wesentliche Vorkenntnisse verarbeitet werden. Alle gängigen Programme verfügen über Schnittstellen zum Finanzamt (ELSTER). Gleichzeitig haben sie die Möglichkeit, einem Steuerberater oder einem HR-Spezialisten über DATEV Einblick in die Buchhaltung zu verschaffen.

    Einzelunternehmen und kleinere Betriebe sollten sich vor der Entscheidung für einen externen Dienstleister oder eine Softwareapplikation eingehende Gedanken machen. Sie müssen spezifizieren, welchen Anforderungen externe Hilfsmittel genügen müssen. Soll eine Software einen Steuerberater in Teilen ersetzen, muss sichergestellt sein, dass Mitarbeiter im Betrieb in der Lage sind, Belege und Daten sachgerecht und korrekt zu erfassen. Ebenfalls sollten sich Inhaber und Verantwortliche vorab über das Leistungsvolumen von HR-Spezialisten und Steuerberatern informieren.

    Durch eine sorgfältige Abwägung aller Angebote und Leistungsinformationen kann ein Betrieb spezifisch entscheiden, ob die externe Hilfe durch einen Steuerberater wichtig ist oder eine Softwareapplikation ausreicht. In jedem Fall muss sichergestellt sein, dass externe Steuerberater, HR-Spezialisten oder eine Buchhaltungssoftware die Lohnabrechnung vereinfacht und professionalisiert. Die freiwerdende Arbeitszeit kann in der Folge für wichtige, innerbetriebliche Tätigkeiten verwandt werden.

    Zusammenfassung und Fazit

    Der Terminus Lohnabrechnung bezeichnet ebenso wie der Begriff Gehaltsabrechnung für die professionelle Dokumentation der Zusammensetzung des Arbeitslohnes in einer bestimmten Periode. Arbeitgeber sind verpflichtet, für ihre Angestellten eine regelmäßige Lohnabrechnung vorzunehmen. Vor allem für kleinere Betriebe oder Einzelunternehmen kann diese Verpflichtung eine hohe Herausforderung darstellen. Neben der nachvollziehbaren Abrechnung des Nettolohns sind Arbeitgeber verpflichtet, umfangreiche Gesetze und Richtlinien einzuhalten. Diese beziehen sich unter anderem auf die fortlaufende Weiterleitung der Abgaben für die Sozialversicherung und der Lohnsteuer. In gleicher Weise müssen die Umlageverfahren U1, U2 und U3 bedient werden.

    Eine Lohnabrechnung besteht vereinfacht ausgedrückt aus einer Gegenüberstellung von Einnahmen und Ausgaben. Als Erlöse gelten neben dem Bruttolohn spezifische Zulagen oder Sachbezüge. Zu den Ausgaben zählen vor allem die gesetzlichen Steuern und Abgaben, Altersvorsorgebeiträge oder Sachzuwendungen, wie ein zu versteuernder Dienstwagen. Der kalkulierte Nettolohn muss zum Ende eines Monats an den Mitarbeiter ausbezahlt werden.

    Die meisten Betriebe und Unternehmen vertrauen bei der monatlichen Lohnabrechnung auf Softwareapplikationen oder die externe Hilfe von Steuerberatern und HR-Spezialisten. Software oder steuerlich geschulte Fachunternehmen garantieren, dass eine sach- und fachgerechte Lohnabrechnung vorgenommen wird. Sie beachten bei der Entgeltabrechnung die geltenden Steuergesetze und übernehmen die Anmeldung bei Behörden und Einzugsstellen. Durch ihre Arbeit entlasten sie vor allem kleine und mittelständische Betriebe, die über keine eigene Abteilung Buchhaltung verfügen.

    Eine Lohnabrechnung kann zusammenfassend als komplexer Vorgang bezeichnet werden. Aus Arbeitgeber- und Arbeitnehmersicht gehört die Lohnabrechnung zu den essenziellen Tätigkeiten. Aus diesem Grund handeln Inhaber, Geschäftsführer und Personaler zielführend, wenn sie der monatlichen Lohnabrechnung eine besondere Aufmerksamkeit schenken. Dies schließt ein, fachliche, persönliche oder digitale Hilfsangebote innerbetrieblich zu implementieren. Auf diese Weise ist gewährleistet, dass Steuergesetze und Richtlinien eingehalten und die Effizienz im Unternehmen vergrößert wird.

    Autor: Redaktion Personalwissen