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Wie die DEÜV Unternehmen und die Sozialversicherungsträger sinnvoll bei der Datenverarbeitung unterstützt

Wie die DEÜV Unternehmen und die Sozialversicherungsträger sinnvoll bei der Datenverarbeitung unterstützt

    Im Jahre 2018 gab es laut dem Statistikportal Statista in Deutschland mehr als 32,8 Millionen sozialversicherungspflichtig versicherte Beschäftigte. Im Vergleich der letzten 15 Jahre steigt die Anzahl von Mitarbeitern, die regelmäßigen Abgaben an die Sozialversicherung entrichten, stetig. Mit jedem neuen sozialversicherungspflichtig Beschäftigten erhöhen sich gleichzeitig die Anforderungen an die Sozialversicherung insgesamt. Um eine reibungslose, datenrechtlich sichere und professionelle Datenverarbeitung zu garantieren, hat der Gesetzgeber die Verordnung über die Erfassung und Übermittlung von Daten für die Träger der Sozialversicherung implementiert.

    Was ist die DEÜV?

    Die Vorschriften, die kurz ebenfalls als Datenerfassungs- und Übermittlungsverordnung oder DEÜV abgekürzt werden, beschreiben die digitale Meldung von klar definierten Mitarbeiterdaten an die Sozialversicherung. Anders ausgedrückt ist die DEÜV ein digitales und weitestgehend automatisiertes Kommunikationssystem zwischen Arbeitgebern und den Sozialversicherungsträgern. Im Rahmen von DEÜV-Datentransfers müssen Unternehmen unter anderem eine Jahresmeldung abgeben, Statuskennzeichen bei besonderen Beschäftigungsverhältnissen übermitteln und darauf achten, dass alle Meldungen fristgerecht digital übertragen werden.

    Eine fachgerechte Datenübertragung gewährleistet, dass man das Arbeitsentgelt jedes Mitarbeiters für die Sozialkassen einwandfrei verbucht. Dies stellt sicher, dass Anfragen oder Forderungen von Unternehmen oder Beschäftigten an die gesetzliche Rentenversicherung oder die gesetzliche Krankenversicherung zeitnah und unbürokratisch beantwortet werden können. Außerdem gewährleisten ausschließlich funktionierende, digitale Datenverarbeitungs-Strukturen, dass die Buchhaltung eines Unternehmens zielgerichtet arbeitet und sich effizient mit Behörden austauschen kann. Da die Digitalisierung weiter voranschreitet und bereits heute die Systeme weitestgehend autark arbeiten, entstehen die unterschiedlichsten Fragen:

    • Was regelt die DEÜV konkret?
    • Wie funktioniert ein Meldeverfahren?
    • Welche Meldetatbestände kann man im DEÜV-Meldeverfahren unterscheiden?
    • Innerhalb welcher Fristen müssen Meldungen abgegeben werden?
    • Wann muss ein Statuskennzeichen übermittelt werden?

    Was regelt die DEÜV konkret?

    Die DEÜV beinhaltet prägnante Regelungen, die die Verpflichtung von Arbeitgebern zur Datenweiterleitung beschreiben. Jeder Arbeitgeber ist auf Basis dieser Vorgaben aus rechtlicher Sicht verpflichtet, die Beitragsnachweise zum Arbeitsentgelt seiner Mitarbeiter digital an die gesetzlichen Krankenkassen, die Rentenversicherung und an die gesetzliche Unfallversicherung weiterzuleiten. Die Bundesagentur für Arbeit zweigt aus elektronischen Meldungen der Arbeitgeber ebenfalls die für sie notwendigen Daten ab und verarbeitet diese behördenintern weiter. Ziel der gemeinsamen Datennutzung und aller digitalen Meldungen ist es, die Ansprüche der Beschäftigten auf Leistungen gegenüber allen genannten Versicherungsträgern sicherzustellen.

    Es ist in unserer vernetzten Welt nicht vorstellbar, dass der Datenaustausch zwischen Arbeitgebern und Behörden ohne digitale Unterstützung funktionieren könnte. Eine manuelle Eingabe spezifischer Daten hätte nicht nur die Verletzung von Datenschutzgesetzen zu Folge, sondern wäre fehleranfällig und behäbig. Aus diesem Grund gibt die DEÜV das Regelwerk zur digitalen Datenverarbeitung von Daten der Sozialversicherungen explizit vor.

    Neben der DEÜV, die vor allem die technischen Rahmenbedingungen einordnet, kann ebenso das Sozialgesetzbuch Band IV als gesetzliche Grundlage herangezogen werden. In den § 28a bis § 28c SGB IV werden die unterschiedlichen Meldetatbestände aufgeführt und in einer gemeinsamen Vorschrift für die Sozialversicherung zusammengefasst. Der § 28b geht vor allem auf die Datenfeldbeschreibungen ein und erklärt den Aufbau von Schlüsselzahlen. Ausschließlich durch die identische Feldbelegung ist es möglich, die Arbeitgeberdaten maschinell und automatisiert einzulesen und den unterschiedlichen Versicherungsträgern zur Verfügung zu stellen. Der § 28 c SGB VI ermächtigt im letzten Schritt das Bundesministerium für Arbeit und Soziales dazu, über das Melde- und Beitragsnachweisverfahren der Sozialversicherungskassen zu bestimmen.

    Für welche Personengruppen sind gemäß § 3 der DEÜV Detailinformationen vom Arbeitgeber weiterzuleiten?

    • Beschäftigte, die kranken-, pflege-, renten- oder nach dem Recht der Arbeitsförderung versicherungspflichtig sind,
    • Beschäftigte, für die Beitragsanteile zur Rentenversicherung oder nach dem Recht der Arbeitsförderung zu zahlen sind,
    • geringfügig Beschäftigte,
    • Leiharbeitnehmer,
    • Bezieher von Entgeltersatzleistungen oder von Arbeitslosengeld II,
    • Wehr- und Zivildienstleistende.

    Auf Basis der Beitragsnachweise ermittelt unter anderem die gesetzliche Unfallversicherung die Beiträge, die Unternehmen für ihre Angestellten entrichten müssen. Die Einstufung in der gesetzlichen Unfallversicherung erfolgt neben dem Arbeitsentgelt des Beschäftigten ebenfalls nach dessen Gefahrenklasse. Die Übermittlung erfolgt über zertifizierte Entgeltabrechnungsprogramme. § 17 der DEÜV regelt klar, dass jede Datenübertragung im eXTRa-Standard und verschlüsselt erfolgen müssen.

    Im Gesetz ist zu dieser wichtigen Bestimmung ausgeführt: „Die gültige Version ist in den Gemeinsamen Grundsätzen nach § 95 des Vierten Buches Sozialgesetzbuch festgelegt. Eine Beschreibung des eXTra-Standards ist für jeden zugänglich und kostenfrei bei der Deutschen Rentenversicherung Bund abzurufen. Für den Einsatz von https (Verschlüsselung) sind die Anforderungen in den Technischen Richtlinien des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik zu berücksichtigen.“

    Wie funktioniert ein Meldeverfahren?

    Basis jedes Meldeverfahrens im Rahmen der DEÜV ist ein zertifiziertes Entgeltabrechnungsprogramm. Alternativ haben vor allem kleinere und mittelständische Unternehmen die Möglichkeit, maschinelle Ausfüllhilfen zu nutzen. Eine gesicherte Datenübertragung ist gleichzeitig eine der Grundvoraussetzungen zur Teilnahme am Meldeverfahren.

    Tipp: Mit sv.net steht ein kostenloses elektronisches Programm zur Verfügung, das man als Arbeitgeber als zertifizierte Ausfüllhilfe nutzen kann. Unter Zuhilfenahme dieser Ausfüllhilfe kann man Entgeltabrechner Beitragsnachweise übermitteln oder eine Jahresmeldung weiterleiten. Die kostenlose Software ist mandantenfähig und wurde nach eigenen Angaben bisher für mehr als 200 Millionen Meldungen benutzt. In der Basis-Version kann man einen Benutzer anlegen. Mit der kostenlosen Version ist es möglich, im Jahr bis zu 100 Meldungen für eine Betriebsnummer abzugeben. Mit der Premium-Version, die 60 Euro pro Jahr kostet, können mehr als 100 Meldungen für unterschiedliche Betriebsnummern abgegeben werden. Gleichzeitig ist es möglich, mehrere Benutzer in der Buchhaltung freizuschalten.

    Technische Voraussetzungen von Entgeltabrechnungsprogrammen:

    Neben dem Einsatz digitaler Softwareprogramme und einer Verschlüsselungsmethode ist es für eine konforme Datenverarbeitung essenziell, dass die Daten über die Beschäftigungszeiten und die Höhe der beitragspflichtigen Arbeitsentgelte aus digitalen Entgeltunterlagen stammen. Auf Grundlage der maschinell verarbeiteten Daten werden die individuellen Beiträge zu den einzelnen Sozialversicherungsformen berechnet. Alle DEÜV-Meldungen lösen sich automatisch aus. Sinn und Zweck dieser Vorgaben ist es, dass alle über DEÜV übertragenen Daten maschinell lesbar und verarbeitbar sind. Nur so ist gewährleistet, dass die Datenverarbeitung in den einzelnen Sozialversicherungssparten und Behörden umgehend abzuwickeln ist. Alle Beteiligten sind zugleich aufgefordert, die gemeinsamen Grundsätze des § 95 SGB IV umzusetzen.

    Voraussetzungen für Entgeltabrechnungsprogramme

    Eine Datenübermittlung per DEÜV ist ausschließlich dann möglich, wenn die folgenden Parameter von einem eingesetzten Entgeltabrechnungsprogramm erfüllt werden. Aufgrund des Umfangs der Vorschriften wurden die wichtigsten Punkte aufgeführt oder zusammengefasst:

    • Stammdaten werden bei der Datenerfassung und vor jeder Abrechnung maschinell auf Zuverlässigkeit, Richtigkeit und Vollständigkeit geprüft. Fehlerhafte Daten werden maschinell protokolliert
    • Folgende Daten und Informationen müssen maschinell verwaltet werden:
    Maschinelle Verwaltung von: ü  allen melderelevanten, persönlichen Daten

    ü  Fehlzeiten und SV-Unterbrechungen

    ü  Ermittlung von Sozialversicherungsbeiträgen

    ü  Maschinelles Erkennen von Meldetatbeständen

    ü  Meldung des elektronischen Lohnnachweises und der UV-Jahresmeldung erfolgt auf Basis äquivalenter Daten

    ü  Eingehenden Meldungen inkl. Dokumentation

     

    Grundsätze bei der Datenübermittlung

    In Bezug auf DEÜV-Meldungen müssen Unternehmen zusätzlich zwingend die folgenden Grundsätze beachten:

    • Die Rentenversicherungsnummer des Mitarbeiters dient als zentrales Ordnungsmerkmal.
    • Die persönlichen Daten des Beschäftigten, wie Name, Geburtsname, Geburtsdatum, Geburtsort, Geschlecht, Staatsangehörigkeit und Anschrift sollten zwingend bei allen Meldungen vermerkt sein. Sie werden in der Regel von eingesetzten Entgeltabrechnungsprogrammen automatisch eingesetzt.
    • Beitragspflichtiges Entgelt muss in jedem Fall in vollen Beträgen und kaufmännisch gerundet gemeldet werden.

    Zusammenfassend erfolgt die Meldung aller Meldetatbestände im Rahmen einer DEÜV-Meldung digital über ein zertifiziertes Entgeltabrechnungsprogramm. Dieses muss die wesentlichen Voraussetzungen erfüllen, die sowohl von der DEÜV wie vom SGB IV verfügt werden. Die eigentliche Meldung erfolgt standardisiert über die Software-Applikation oder alternativ über eine Ausfüllhilfe

    Info: Unternehmen benötigen für eine DEÜV-Meldung in jedem Fall eine Betriebsnummer. Diese vergibt die Bundesagentur für Arbeit und identifiziert so Unternehmen eindeutig. Durch Angabe der Betriebsnummer können Meldungen und Zahlungen eindeutig zugeordnet werden. Gleichzeitig stellt man eine datenrechtlich einwandfreie Kommunikation sicher. Jedes Unternehmen, das sozialversicherungspflichtige Angestellte beschäftigt, benötigt eine Betriebsnummer. Diese kann beim Betriebsnummern-Service der Bundesagentur für Arbeit und der Telefonnummer 0800-4555520 beantragt oder abgefragt werden.

    Welche Anlässe können im DEÜV-Meldeverfahren unterschieden werden und innerhalb welcher Fristen müssen Meldungen abgegeben werden?

    Der Gesetzgeber und die einzelnen Sozialversicherungsträger unterscheiden unterschiedliche Meldetatbestände oder Meldeanlässe. Gleichzeitig verfügt der Gesetzgeber bestimmte Fristen zur Abgabe einer Meldung:

    Meldetatbestände Frist zur Abgabe
    Anmeldung versicherungspflichtige Beschäftigung, Berufsausbildung, Altersteilzeit Erste Gehaltsabrechnung, spätestens sechs Wochen nach Beginn der Beschäftigung
    Abmeldung versicherungspflichtige Beschäftigung, Berufsausbildung, Altersteilzeit Letzte Gehaltsabrechnung, spätestens sechs Wochen nach Ende der Beschäftigung
    Unterbrechungsmeldung: Unterbrechung der Tätigkeit für mindestens einen vollen Monat, z.B. aufgrund von Krankengeld oder Mutterschaftsgeld Zwei Wochen nach Ablauf des vollen Kalendermonats
    Jahresmeldung: Für alle am 31.12. eines Kalenderjahres Beschäftigten Nächste Gehaltsabrechnung, spätestens 15. Februar des Folgejahres
    Einmalig gezahltes Arbeitsentgelt: Entweder gemeinsame Meldung mit normalen Entgelt oder gesonderte Meldung, z.B. bei Entgelt nach § 23a SGB IV (Zahlung Januar bis März des Folgejahres) Mit der Gehaltsabrechnung oder bei gesonderter Meldung spätestens sechs Wochen nach der Auszahlung
    GKV-Monatsmeldung: Für Mehrfachbeschäftigte Nach gesonderter Aufforderung der Krankenkasse

     

    Weitere Meldetatbestände könnten sein:

    • Geringfügige Beschäftigung
    • Sofortmeldung im Bauwesen, für Schausteller oder im Gebäudereinigungsgewerbe
    • Sondermeldung von nicht vereinbarungsgemäß verwendeten Wertguthaben (Störfall)
    • Sonstige Meldungen bei Änderung des Personen- oder Beitragsgruppenschlüssels
    • Sonstiges Meldungen bei Änderungen der Krankenkasse oder der Betriebsstätte
    • Stornierung bereits abgegebener Meldungen

    Info: Der Sozialversicherungsausweis ist für Mitarbeiter und Angestellte ein wichtiges und relevantes Dokument. In einigen Branchen war das Mitführen des Sozialversicherungsausweises bis Ende 2008 Vorschrift. Angepasst hat man die Nachweispflicht ab 2009. Heute besteht für Mitarbeiter bestimmer Branchen die Verpflichtung, ein offizielles Ausweisdokument mitzuführen. Im Fall einer Kontrolle durch den Zoll kann eindeutig die Identität und die ordnungsgemäße Zuordnung zur Sozialversicherung geprüft werden. Für ausgewählte Branchen sind zusätzlich Sofortmeldungen am Tage der Beschäftigungsaufnahme notwendig. Dies gilt zum Beispiel für Mitarbeiter im Baugewerbe, Schausteller oder Mitarbeiter in der Fleischwirtschaft und andere Branchen.

    Welche Bedeutung haben Tätigkeitsschlüssel und Statuskennzeichen?

    Neben den personenbezogenen Daten wird bei der DEÜV-Meldung gleichzeitig ein aussagekräftiger Tätigkeitsschlüssel übertagen. Dieser 9-stellige Code enthält Angaben über die Tätigkeit des Mitarbeiters im Unternehmen. Die Bundesagentur für Arbeit erhebt diesen aus statistischen Gründen. Die gesetzliche Grundlage hierfür findet sich im § 28 SGB IV. Das Gesetz verfügt, dass eine Meldung mit „Angaben über seine Tätigkeit nach dem Schlüsselverzeichnis der Bundesagentur für Arbeit“ erfolgen muss.

    Zusätzlich muss ein Statuskennzeichen für Beschäftigte hinterlegt werden, die:

    • in einem Beschäftigungsverhältnis bei ihrem Ehepartner, Lebenspartner oder Abkömmling stehen (Statuskennzeichen 1) oder
    • eine Tätigkeit als geschäftsführender Gesellschafter einer GmbH ausführen (Statuskennzeichen 2)

    Nach der Eingabe des Statuskennzeichens beginnt ein Prüfverfahren, in dem man das Beschäftigungsverhältnis auf Versicherungspflicht prüft.

    Zusammenfassung und Fazit zur DEÜV im Überblick

    Die Verordnung über die Erfassung und Übermittlung von Daten für die Träger der Sozialversicherung, die man abgekürzt als DEÜV bezeichnet, beschreibt ein digitales und automatisiertes Kommunikationssystem zwischen Arbeitgebern und den Sozialversicherungsträgern. Man hat das System mit der Zielsetzung implementiert, dass Daten nach einer DEÜV-Meldung den verschiedenen Sozialversicherungsträgern umgehend zur Verfügung stehen. Entgeltabrechnungsprogramme, die man für eine DEÜV-Meldung nutzt, müssen zertifiziert und auf Eignung überprüft sein. Hierfür legt man in gleicher Weise die Grundsätze des SGB IV zugrunde.

    Als kostenlose Alternative zu Entgeltabrechnungsprogrammen können kleine oder mittelständische Unternehmen eine Ausfüllhilfe verwenden. Über dieses webbasierte System können Beitragsnachweise versandt, eine Jahresmeldung abgegeben oder Statuskennzeichen übertragen werden. In der kostenpflichtigen Version können sogar DEÜV-Meldungen mit verschiedenen Betriebsnummern vorgenommen werden.

    Alle übermittelten Daten müssen vorab betriebsintern automatisiert verarbeitet worden sein und werden verschlüsselt übertragen. Der Gesetzgeber hat verschiedene Meldetatbestände vorgesehen und klare Fristen hinterlegt, in denen eine DEÜV-Meldung für jeden Meldetatbestand erfolgen muss.

    Das Ziel der automatisierten Datenübertragung gemäß DEÜV ist die schnelle, korrekte datenschutzrechtlich sichere und maschinelle Verarbeitung aller personenbezogenen Daten in der Sozialversicherung. Ausschließlich mit einem funktionierenden und effizienten digitalen System kann vom Gesetzgeber sichergestellt werden, dass alle personenbezogenen Daten und Beitragsnachweise den einzelnen Behörden zu jeder Zeit vorliegen. In diesem Fall ist es möglich, Anfragen von Unternehmen und Versicherten schnell und im Sinne der Gesetzgebung zu bearbeiten.

    Autor: Torsten Niermann

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