Wer als Arbeitnehmer über einen Dienstwagen verfügt, der ist bei gleichzeitiger Privatnutzung dazu verpflichtet, den privaten Gebrauch entsprechend der geltenden Vorschriften zu versteuern.
Der Gesetzgeber sieht beim privaten Einsatz eines Dienstwagens einen sogenannten geldwerten Vorteil. Dieser Vorteil muss genauso wie das normale Monatsgehalt einer Besteuerung zugeführt werden.
Die Steuerlast des einzelnen Arbeitnehmers kann sich dabei – je nach Ausgangslage – deutlich erhöhen. Zu Recht kommt daher immer wieder die Frage auf, ob es legale Möglichkeiten gibt, den Dienstwagen nicht zu versteuern. Doch was sagt eigentlich das Finanzamt dazu? Und wann ist ein Dienstwagen lohnend?
Wann muss der Dienstwagen versteuert werden?
Die Nutzung eines Dienstwagens unterliegt nach § 6 Abs. (1) Nr. 4 des Einkommensteuergesetzes (kurz: EStG) immer dann der Steuerpflicht, wenn dieser auch für private Fahrten und den Weg zur Arbeit genutzt werden darf. Als sogenannter geldwerter Vorteil wird dies rein rechtlich wie ein Teil des Bruttoeinkommens behandelt. Jedes Einkommen begründet eine steuerliche Belastung – und nicht nur diese, sondern auch entsprechende Sozialabgaben.
Für die Versteuerung des Firmenwagens steht den Arbeitnehmern entweder die Pauschalversteuerung bzw. Ein-Prozent-Regelung zur Verfügung oder die Versteuerung über ein Fahrtenbuch. Dabei hat sich in der Praxis die Pauschalversteuerung für diejenigen Dienstwagennutzer bewährt, die viele private Fahrten unternehmen. Die Faustregel dabei lautet, dass ab circa 30 Prozent privatem Anteil an der Gesamtnutzung die Pauschalversteuerung die steuerlich günstigere Variante darstellt.
Wichtig zu wissen: Wird der Dienstwagen überhaupt nicht für Privatfahrten genutzt oder sind diese grundsätzlich nicht vorgesehen, entfällt die Steuerpflicht. Allerdings geht der Fiskus in der Regel von einer Privatnutzung aus, wenn diese nicht ausdrücklich durch den Arbeitgeber untersagt wird. Arbeitnehmer, die von der Privatnutzung keinen Gebrauch machen, müssen dies nachweisen – aber Achtung: Das Vorhandensein eines privaten Fahrzeugs spricht einer Privatnutzung des Dienstwagens grundsätzlich nicht entgegen!
Sonderfälle bei der Versteuerung des Dienstwagens
Ein Sonderfall ist gegeben, wenn die Privatnutzung durch den Arbeitgeber zwar zulässig, faktisch aber nicht möglich ist. Dies ist beispielsweise dann relevant, wenn der Arbeitnehmer den Dienstwagen aufgrund einer krankheitsbedingten Fahruntüchtigkeit gar nicht nutzen kann. In der Rechtsprechung wird hier eine Versteuerung des geldwerten Vorteils abgelehnt. Dieser ist nämlich mangels tatsächlicher Nutzung nicht existent. Der Sonderfall ist jedoch dann nicht einschlägig, wenn in der Zeit der krankheitsbedingten Fahruntüchtigkeit die Berechtigung zur Nutzung auch für andere Personen besteht. Das ist zum Beispiel dann der Fall, wenn Familienangehörige bzw. Partner des Arbeitnehmers den Dienstwagen nutzen dürfen. Dann ist nach richtiger Auffassung auch weiterhin ein geldwerter Vorteil gegeben, der der entsprechenden Pflicht zur Versteuerung unterliegt.
Ebenfalls einschlägig ist diese Regelung in Fällen eines gesetzlichen Fahrverbotes. Auch hier fällt der geldwerte Vorteil weg, wenn der Dienstwagen längere Zeit nicht für private Zwecke genutzt wird.
Lässt sich die Versteuerung des Dienstwagens legal umgehen?
Jeder Arbeitnehmer hat ein Interesse daran, die eigene Steuerlast so gering wie möglich zu halten. Daher ist die Frage nach legalen Schlupflöchern bei der Versteuerung des Dienstwagens ein regelmäßiges Thema. Spätestens dann, wenn es an die Steuererklärung geht, sind Arbeitnehmer bemüht, die Steuerlast zu reduzieren.
Eine Möglichkeit, die Versteuerung zu umgehen, ist der Nachweis, dass der Dienstwagen gar nicht privat genutzt wird. Allerdings ist dieser Nachweis mit einem hohem Aufwand verbunden und wird nicht automatisch durch das Finanzamt anerkannt. Ausschlaggebend ist regelmäßig, ob für den Arbeitnehmer eine Veranlassung gegeben ist, den Dienstwagen auch privat zu nutzen.
Wichtig zu wissen: Eine vollständige Umgehung der Dienstwagenbesteuerung bei gleichzeitiger privater Nutzung des Dienstwagens ist legal nicht möglich.
Möglichkeiten zur Reduzierung der Steuerlast für Dienstwagennutzer
Ob Pauschalversteuerung oder Versteuerung über das Fahrtenbuch: Für Arbeitnehmer ergeben sich unterschiedliche Möglichkeiten zur Optimierung, wenn es um die Versteuerung des Dienstwagens geht.
- Ausstattungs-Extras nachträglich einbauen lassen: Gerade bei der Pauschalversteuerung können sich steuerliche Vergünstigungen ergeben, wenn der Dienstwagennutzer bei der Ausstattung des Dienstwagens Geduld zeigt. Der geldwerte Vorteil wird hierbei mit monatlich einem Prozent des Bruttolistenpreises des Wagens ermittelt. Das bedeutet in der Praxis: Je teurer das Auto in der Anschaffung, desto höher die Steuerlast. Sonderwünsche sorgen dafür, dass der Dienstwagen schon im Grundpreis teurer wird. Werden Extras erst später in den Dienstwagen eingebaut, dann werden diese bei der Steuer nicht berücksichtigt. Dies hat der Bundesfinanzhof schon 2010 in einer Entscheidung bestätigt. Damit ergibt sich gleichzeitig eine Möglichkeit zur Reduzierung der Steuerlast. Arbeitnehmer sollten vor der Bestellung des Dienstwagens mit dem Arbeitgeber abklären, ob der nachträgliche Einbau von Extras in das Dienstfahrzeug eine zulässige Option ist.
- Beteiligung an den laufenden Kosten: Sowohl bei den Anschaffungskosten als auch bei den laufenden Kosten rund um den Dienstwagen herum ist die finanzielle Beteiligung durch den Arbeitnehmer eine Möglichkeit, die jährliche Steuerlast zu reduzieren. Dazu zählen zum Beispiel Benzin, Versicherungsbeiträge und auch Reparaturkosten. Wichtig zu wissen: Aufwendungen aus der eigenen Tasche müssen nachgewiesen werden. Dienstwagennutzer sollten daher Quittungen und Zahlungsbelege aufbewahren und bei der Steuererklärung dem zuständigen Finanzamt vorlegen.
- Wechsel der Versteuerungsmethode: Die Pauschalversteuerung hat sich insbesondere für die Arbeitnehmer bewährt, die den Dienstwagen viel im privaten Rahmen nutzen. Wird der Dienstwagen nur wenig privat gefahren, dann kann sich der Umstieg auf die Versteuerung über das Fahrtenbuch lohnen. Hierbei sind Arbeitnehmer aber in der Pflicht, das Fahrtenbuch von Jahresbeginn an sorgfältig und detailliert zu führen. Dazu wird jede Fahrt aufgezeichnet. Bei den dienstlichen Fahrten gehören dazu auch Informationen zu Datum, Ziel, Zweck, Kilometerstand des Dienstwagens bei Beginn und Ende der Fahrt sowie der Name des besuchten Geschäftspartners. Bei den privaten Fahrten müssen im Fahrtenbuch lediglich die gefahrenen Kilometer notiert werden.Der Wechsel der Versteuerungsmethode ist nicht im laufenden Jahr möglich. Der Arbeitgeber muss also mit dem Arbeitnehmer zu Beginn des Jahres verbindlich festlegen, wie die Privatnutzung des Dienstwagens in den nächsten 12 Monaten versteuert werden soll.
- Entfernungspauschale: Der geldwerte Vorteil für die Fahrt zwischen der Wohnung und der Arbeitsstätte errechnet sich aus der kürzesten Straßenverbindung. Dennoch ist es zulässig, in der eigentlichen Steuererklärung eine längere Strecke anzugeben, wenn es um die Berücksichtigung des Werbungskostenabzugs für die Entfernungspauschale geht. Erforderlich ist dafür aber der Nachweis, dass die längere Strecke aus verkehrstechnischen Überlegungen heraus günstiger ist. Ebenfalls nachzuweisen ist die tatsächliche Nutzung der Strecke durch den Arbeitnehmer. Die Fahrzeitersparnis sollte nach ständiger Rechtsprechung bei circa zehn Prozent liegen im Vergleich zur kürzesten Verbindung zwischen den beiden Orten.
