Firmenwagen: So rechnen sich die Kosten für Arbeitgeber

Firmenwagen: So rechnen sich die Kosten für Arbeitgeber

Mercedes, BMW, Audi – in zahlreichen Unternehmen werden Mitarbeiter immer häufiger mit Firmenwagen oder Dienstfahrzeugen ausgestattet. Für die Arbeitnehmer bedeutet ein solches vom Unternehmen gestelltes Fahrzeug zunächst Komfort und Status, doch wirft es auch gleichzeitig viele Fragen an die Nutzung auf.

Doch auch für das Unternehmen selbst ist der Firmenwagen nicht immer eine Investition, die sich lohnt. Wenn Sie überlegen, ob Sie für Ihre Mitarbeiter spezielle Dienstfahrzeuge anschaffen wollen, dann sind Sie hier richtig!

In unserem Artikel zeigen wir Ihnen, worauf Sie bei der Firmenwagenvergabe achten müssen, welche Vor- und Nachteile daraus entstehen und wann sich eine Anschaffung für den Betrieb überhaupt lohnt.

    Das Wichtigste zum Firmenwagen auf einen Blick

    Ein Firmenfahrzeug für die Mitarbeiter hat oft viele Vorteile – nicht nur für den Arbeitnehmer, sondern auch für den Arbeitgeber. Und: Die Dienstfahrzeuge werden immer häufiger genutzt. Lange schon verfügen nicht mehr nur Topmanager oder Politiker über Dienstwagen mit bisweilen sogar eigenem Fahrer, sondern auch in mittelständischen Unternehmen hält der Firmenwagen mehr und mehr Einzug.

    Doch was bedeutet es überhaupt, ein Firmenfahrzeug zu stellen? Als Firmenwagen, auch Dienstwagen oder Geschäftswagen genannt, handelt es sich grundlegend um ein Fahrzeug, welches der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer zur betrieblichen Nutzung überlässt.

    Auch kann damit ein Fahrzeug bezeichnet werden, das vom Unternehmer selbst genutzt wird und dem Betrieb zugeordnet ist. In der Regel darf der Mitarbeiter dieses Fahrzeug lediglich für betriebliche Belange nutzen, gelegentlich ist aber auch eine teilweise private Nutzung erlaubt.

    Grundsätzlich gehört der Firmenwagen also dem Unternehmen oder wurde von diesem geleast und zum Gebrauch an den Arbeitnehmer übergeben. Vor allem Beschäftigte, die beruflich viel unterwegs sind, können also einen solchen Firmenwagen nutzen. Nicht selten zählen Dienstfahrzeuge für den Arbeitnehmer als Statussymbol. Für den Arbeitgeber hingegen können sie auch einen Teil der Vergütung des Mitarbeiters und damit eine kostengünstige Alternative zur Gehaltserhöhung darstellen.

    Die Nutzung des Dienstfahrzeuges ist grundsätzlich auf die Dauer des Arbeitsverhältnisses beschränkt. Das heißt: Der Mitarbeiter muss – wenn er den Betrieb verlässt – das von ihm genutzte Firmenauto an den Arbeitgeber zurückgeben. Ist der Firmenwagen dabei beispielsweise beschädigt, muss der Arbeitnehmer unter Umständen selbst dafür aufkommen.

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    Kosten eines Dienstwagens: Lohnt sich ein Firmenwagen für Arbeitgeber?

    Ein Dienstauto für die Mitarbeiter bedeutet für den Arbeitgeber zwar zunächst einmal Kosten, doch in der Regel rechnet sich die Anschaffung eines Firmenfahrzeuges für den Betrieb durchaus. Ob das auch für Ihren Betrieb letztlich zutrifft, sollten Sie als Unternehmer vor der Anschaffung eines solchen Wagens allerdings gründlich überprüfen. Denn ein Dienstwagen für Arbeitnehmer kann auch mit hohen Kosten für den Arbeitgeber verbunden sein.

    Damit Sie wissen, ob sich ein oder mehrere Firmenwagen für Ihre Firma lohnen und wie Sie dabei sparen können, müssen Sie zunächst einmal die Kosten für ein solches Fahrzeug im Auge haben.

    Wer sich ein Dienstfahrzeug anschaffen will, den erwarten folgende Kosten:

    • Kfz-Steuern
    • Monatliche Versicherungen
    • Abschreibungen
    • Finanzierungskosten
    • Diverse variable Kosten (z. B. Treibstoff und Hilfsstoffe, Verschleißteile, Inspektionen, Reparaturen, u. a.)

    Auf Sie als Arbeitgeber kommen also nicht nur Steuern, monatliche Versicherungsbeiträge und Finanzierungskosten zu. Auch die Reparaturkosten des Firmenwagens sowie die Benzinkosten werden Sie als Arbeitgeber in der Regel übernehmen müssen. Doch auch der steigende Wertverlust des Fahrzeugs geht zu Lasten des Arbeitgebers.

    Allerdings rechnen sich diese Kosten oft für Arbeiter. Im Folgenden zeigen wir Ihnen, aus welchen Gründen und Vorteilen sich ein Firmenwagen auch für Sie als Arbeitgeber lohnt.

    Geldwerte Vorteile: Wieso sich ein Dienstwagen für den Arbeitgeber lohnen kann

    Arbeitgeber, die Ihren Mitarbeitern einen Dienstwagen bereitstellen, rechnen zunächst einmal mit hohen Kosten. Doch grundsätzlich kann sich die Anschaffung eines Firmenwagens für den Arbeitgeber durchaus lohnen.

    Das ist zum Beispiel bei Verhandlungen um eine Gehaltserhöhung der Fall. Anstatt das Bruttomonatsgehalt zu erhöhen, ist die Bereitstellung eines Firmenwagens ein gute und kostengünstige Alternative. Denn ein Firmenwagen bietet für den Arbeitgeber geldwerte und steuerliche Vorteile. Wir liefern Ihnen im Folgenden die wichtigsten Vorteile und Gründe dafür, dass sich ein Dienstwagen auch für Arbeitgeber lohnt.

    Mehr Motivation und Bindung an das Unternehmen

    Viele Mitarbeiter betrachten einen Dienstwagen als Statussymbol – umso höher ist daher die Freude, wenn Sie einen Firmenwagen vom Unternehmen angeboten bekommen. Insbesondere die Erlaubnis zur Privatnutzung wird als großer Bonus betrachtet, der nicht nur die Mitarbeitermotivation erhöht, sondern den Mitarbeiter auch stärker an das Unternehmen bindet. Denn eine Privatnutzung ermöglicht es vielen Mitarbeitern, den privaten PKW zu verkaufen.

    Arbeitgeber sparen Umsatzsteuer beim Kauf eines Dienstwagens

    Werden die Dienstfahrzeuge durch das Unternehmen gekauft, erhält der Unternehmer beim Kauf die Umsatzsteuer zurück. Damit ergibt sich ein weiterer geldwerter Vorteil für den Arbeitgeber in Form einer steuerlichen Erleichterung. Rein technisch ist die Umsatzsteuer nur ein durchlaufender Posten. Allerdings führt sie im Fall einer derart großen Anschaffung zu einer deutlichen Reduzierung der eigenen Umsatzsteuerlast.

    Ein Firmenwagen kann für den Arbeitgeber eine lohnende Investition sein © NDABCREATIVITY – Adobe Stock

    Steuerliche Vorteile durch die Anschaffung eines Dienstwagens

    Sowohl die Anschaffung als auch der Unterhalt des Firmenwagens können von Arbeitgebern als Betriebsausgaben abgeschrieben werden.

    Bevorzugt werden Dienstwagen durch den Arbeitgeber jedoch nicht gekauft, sondern im Rahmen eines Leasingvertrages für die Firma beschafft. Auch diese Möglichkeit bringt für das Unternehmen geldwerte Vorteile mit sich – denn auch hier können alle Kosten rund um die Anschaffung steuerlich geltend gemacht werden.

    Weitere Kosteneinsparungen durch den Dienstwagen

    Die Option zur Privatnutzung des Dienstwagens räumt dem Arbeitgeber die Möglichkeit ein, das Bruttogehalt entsprechend zu reduzieren. Gleichzeitig reduzieren sich auch die Lohnnebenkosten und ergeben so einen finanziellen Vorteil für den Arbeitgeber.

    Wie Sie einen Firmenwagen möglichst vorteilhaft finanzieren

    Besonders bei der Finanzierung gibt es verschiedene Möglichkeiten, die es zu bedenken gilt. Statt ein Firmenauto einfach zu kaufen, was das Vorhandensein eines gewissen Kapitals voraussetzt, kann man das Fahrzeug auch leasen. Doch auch wenn diese Finanzierungsform auf den ersten Blick verführerisch klingt, gibt es dabei einige Tücken.

    So ist das Leasing auf Dauer beispielsweise wesentlich teurer als der Kauf eines Fahrzeugs. Außerdem wird bei Schäden am Leasingobjekt der Leasingnehmer, also in der Regel der Arbeitgeber, zur Rechenschaft gezogen.

    Doch auch eine Kostenersparnis ist durch die Nutzung eines Leasingfahrzeuges problemlos möglich. Denn auch bei einem Firmenwagen, der geleast wurde, können Sie alle Anschaffungskosten steuerlich geltend machen.

    Welcher darf’s sein? Darauf sollten Sie bei der Auswahl eines Firmenwagens achten

    Natürlich stellt sich bei der Auswahl des Firmenautos auch immer wieder die Frage, welches Modell man am besten wählen sollte. Die Marken Volkswagen, Audi, BMW, Skoda und Mercedes zählen als beliebteste Dienstwagen. Direkt dahinter folgen Ford, Opel, Renault und Volvo. Doch auch andere Marken sind durchaus vertreten.

    Grundsätzlich sollten Sie bei der Auswahl immer bedenken, was der Sinn und Zweck des Firmenwagens sein soll. In der Regel achten Unternehmen darauf, dass die Dienstwagen die Firma selbst repräsentieren und ein seriöses Bild verkörpern. Doch auf unnötigen Luxus sollten Sie weitestgehend verzichten – denn das gilt schnell als übertrieben.

    Achten Sie stattdessen auf CO2-Werte, Kraftstoffverbrauch und Zuverlässigkeit des Dienstautos. Auch auf Elektrofahrzeuge können Sie als Firma setzen, wenn Sie etwas für den Umweltschutz tun wollen. Letztlich sollte das ausgewählte Fahrzeug immer zur Corporate Identity des Unternehmens passen und individuell ausgewählt werden.

    Vor- und Nachteile eines Firmenwagens für den Arbeitnehmer

    Die Vorteile eines Dienstwagens mit privater Nutzungsmöglichkeit sind klar. Zum einen bietet der Dienstwagen ein zusätzliches Extra, durch das unter Umständen ein privater Pkw überflüssig wird. Zum anderen garantiert der Dienstwagen gerade im bei Privatfahrten ungetrübten Fahrspaß, denn: Reparaturkosten, Versicherungsbeiträge und oft auch die Benzinkosten zahlt meistens der Arbeitgeber. Zudem räumen viele Arbeitgeber auch die Möglichkeit ein, mit dem Dienstwagen ins Ausland zu fahren. Arbeitnehmer können das Firmenfahrzeug auch für die Urlaubsfahrten in den Ferien nutzen.

    Auch steuerlich ergeben sich aus dem Dienstwagen durchaus Vorteile. So kann die Pendlerpauschale, die rechtlich exakt als Entfernungspauschale bezeichnet wird und sich aus § 9 des Einkommensteuergesetzes (kurz: EStG) ergibt, bei der Steuererklärung als Teil der Werbungskosten geltend gemacht werden. Dadurch reduziert sich die Höhe der Einkünfte und wirkt sich dementsprechend direkt auf die Steuerlast des Arbeitnehmers aus.

    Bei allen Vorteilen ergeben sich aus der privaten Nutzung eines Dienstwagens auch Nachteile. Diese sollten Ihre Arbeitnehmer bei der Entscheidung für oder gegen einen Dienstwagen unbedingt berücksichtigen.

    Der größte Nachteil bei einem Dienstwagen mit Privatnutzung ergibt sich aus der Versteuerung der privaten Nutzung des Fahrzeugs. Der Gesetzgeber sieht hierin einen sogenannten geldwerten Vorteil, der zum Bruttolohn hinzugezählt wird. Je höher der Bruttolohn, desto höher die Steuerlast. Somit schraubt auch dieser Gehaltsbestandteil den Steuerbetrag deutlich nach oben. Ebenfalls werden auf den geldwerten Vorteil Sozialabgaben erhoben: Das Nettoeinkommen des einzelnen Arbeitnehmers sinkt damit ebenfalls.

    Für die Versteuerung des Dienstwagens mit Privatnutzung stehen Arbeitnehmern zwei Methoden zur Verfügung: die Pauschalversteuerung oder das Fahrtenbuch.

    Bei der Pauschalversteuerung wird für die private Nutzung ein Betrag in Höhe von einem Prozent des inländischen Bruttolistenpreises beim Zeitpunkt der Erstzulassung versteuert. Dies kann insbesondere in den Fällen negativ sein, in denen der Arbeitgeber lediglich ein gebrauchtes Fahrzeug zur Verfügung stellt. Hier gilt der Grundsatz: Nicht die tatsächlichen Konditionen zum Zeitpunkt des Kaufs sind für die Versteuerung von einem Prozent entscheidend, sondern der ursprüngliche Listenpreis des Fahrzeugs. Fällt der Listenpreis dabei höher aus, ist somit auch der Prozentsatz höher.

    Fällt der Anteil der privaten Fahrten an der Gesamtnutzung eher gering aus, lohnt sich anstelle der Pauschalversteuerung die Versteuerung über ein Fahrtenbuch. Mithilfe des Fahrtenbuches werden alle Fahrten mit dem Firmenfahrzeug detailliert aufgezeichnet. Die Aufzeichnung für dienstliche Fahrten im Fahrtenbuch muss dabei eine Information beinhalten zu:

    • Datum der Fahrt
    • Kilometerstand bei Fahrtantritt
    • Kilometerstand bei Fahrtende
    • Name der besuchten Firma
    • Name des besuchten Geschäftspartners
    • Fahrtziel
    • Grund für die Fahrt.

    Die Aufzeichnung für private Fahrten muss lediglich eine Information über den Kilometerstand bei Fahrtantritt und bei Fahrtende im Fahrtenbuch.

    Sind Ihre Arbeitnehmer dazu verpflichtet, einen Dienstwagen zu nutzen?

    Grundsätzlich können Arbeitnehmer auf den Dienstwagen verzichten, wenn es sich um ein Fahrzeug auch zur Privatnutzung handelt.

    In der Regel nicht verhandelbar ist die Nutzung eines Dienstwagens zu dienstlichen Zwecken unter Ausschluss der Privatnutzung. Diese stellt oft eine notwendige Voraussetzung dar, um die im Arbeitsvertrag festgelegten Aufgaben zur Zufriedenheit des Arbeitgebers durchführen zu können. Ein Verzicht auf den Dienstwagen würde den Zielen des Unternehmens dann direkt entgegenstehen und die internen Prozesse unnötig erschweren.

    FAQ – Alles Wissenswerte rund um den Firmenwagen

    Die Anschaffung eines Firmenautos muss gut überlegt sein. Dabei fallen immer wieder Fragen an, die Sie unbedingt vor dem Kauf beachten sollten.

    Eine Übersicht der sechs wichtigsten Fragen und Antworten finden Sie hier:

    Dürfen Mitarbeiter das Dienstfahrzeug auch für private Zwecke nutzen?

    Wenn der Arbeitgeber das erlaubt, ja. Diese Regelung muss man vertraglich festhalten. In der Regel entsteht dem Arbeitgeber dadurch ein großer Kostenvorteil, da sich die Privatnutzung auf Bruttogehalt und Sozialversicherungsbeiträge auswirkt.

    Dürfen Familienangehörige des Mitarbeiters den Wagen benutzen?

    Auch hier kommt es darauf an, was vertraglich vereinbart ist. In der Regel gilt aber: Gibt es keine spezielle Vereinbarung, ist die Nutzung für Familienangehörige grundsätzlich untersagt. Dies gilt genauso für die private Nutzung durch den Mitarbeiter.

    Wer haftet bei einem Unfall mit Firmenwagen?

    In der Regel ist das Auto vollkaskoversichert, das heißt, die Versicherung des Arbeitgebers kommt für Schäden auf. Unter Umständen kann aber auch eine Beteiligung oder volle Haftung des Mitarbeiters gegeben sein: beispielsweise bei Privatfahrten.

    Gilt die Dienstwagenberechtigung auch während Urlaub, Elternzeit, Mutterschutz, Freistellung oder Krankheit?

    Wurde dem Mitarbeiter eine Privatnutzung eingeräumt, besteht die Dienstwagenberechtigung grundsätzlich auch während der gegebenen Fälle. Diese Regelung gilt üblicherweise sogar, wenn dem Mitarbeiter ein konkretes Beschäftigungsverbot ausgesprochen wurde. Andere Regelungen müssen Sie vorher vertraglich vereinbaren.

    Wem steht ein Firmenfahrzeug zu?

    In der Regel gibt es von Arbeitnehmerseite keinen Anspruch auf einen Dienstwagen. Die Bereitstellung ergibt sich aus dem Arbeits- oder Managervertrag zwischen Mitarbeiter und Firma.

    Wie steht es um die Versteuerung des Firmenwagens?

    Lässt der Arbeitgeber die Privatnutzung des Fahrzeugs für den Mitarbeiter zu, muss letzterer den Dienstwagen versteuern. In diesem Fall gilt das Auto nämlich als geldwerter Vorteil. Für diesen wird dann eine Einkommenssteuer fällig. Die Höhe des fälligen Betrages wird entweder per 1-%-Regelung (Abgabe entspricht 1 % des inländischen Bruttolistenpreises des Fahrzeugs) oder durch das Führen eines Fahrtenbuches berechnet.

    Autor: Redaktion Personalwissen