Personalcontrolling: Aufgaben, Instrumente und Ziele

Ein professionelles Personalcontrolling bildet die Grundlage solider Personalarbeit. Im Artikel erfahren Sie, was Personalcontrolling beinhaltet und welche Unterschiede zwischen operativem und stragischem Controlling bestehen.

Das Personalcontrolling vereint zwei wesentliche Bereich: Das Personalwesen und das Unternehmenscontrolling. In diesem Artikel erfahren Sie, weshalb es wichtig ist, Kennzahlen zu erheben und im Blick zu behalten. Es wird erklärt, welche Instrumente für Personalcontroller wichtig sind und welche Ziele mit einem professionellen Personalcontrollings verfolgt werden.

Was ist Personalcontrolling?

Das Controlling hat in Unternehmen aller Größenordnungen eine entscheidende Funktion. Der Begriff „Controlling“ betrifft in der Unternehmenspraxis die Bereiche Kontrolle, Planung sowie die gezielte Steuerung und Koordination von Unternehmensbereichen. Abhängig von der Firmengröße kümmern sich ganze Abteilungen um das Controlling. Sie prüfen fortlaufend wesentliche Kennzahlen, das Erreichen von definierten Zielen und die Key Performance Indicators (KPI). Als KPI bezeichnet man in der Betriebswirtschaftslehre vorab definierte Kennzahlen, die eng mit den Unternehmenszielen verknüpft sind. Anhand von KPI können der Fortschritt und die Entwicklung sowie der Zielerfüllungsgrad abgelesen werden.

Beispiel: Eine Vertriebsorganisation definiert als KPI, dass alle Kunden mit hohem Potenzial in einem Quartal zweimal vom Außendienst besucht werden sollen. Im Controlling werden die konkreten Kundenbesuche dieser wesentlichen Vertriebskennzahl regelmäßig überprüft und ausgegeben. Fällt bei der Betrachtung der Calls auf, dass es aufgrund zu weniger Mitarbeiter nicht möglich ist, alle Potenzialkunden in der gewünschten Frequenz zu besuchen, müssen Entscheidungen getroffen werden. Unter Einbeziehung der Kennzahlen des Personalcontrollings könnte der Vertriebsleiter nach Durchsicht aller Fakten entscheiden, neue Vertriebsmitarbeiter einzustellen und die Gebietsgrößen anzupassen. Durch diese Maßnahme könnten die Top- Kunden in höherer Frequenz betreut werden.

Während die Abteilung Controlling bereichsübergreifend arbeitet, setzt sich das Personalcontrolling, das strategisch zum Personalmanagement gehört, zielgenau mit dem Personalbereich auseinander. In der Personalplanung beantwortet es die Frage, wie viele Beschäftigte notwendig sind, um die gesteckten Unternehmensziele zu erreichen. Das Personalcontrolling beschäftigt sich darüber hinaus mit den Kosten pro Mitarbeiter und errechnet deren Effektivität. Ohne ein funktionierendes Personalcontrolling „fischen Unternehmen in Bezug auf den Personalbereich im Trüben.“ Das Personalcontrolling beschäftigt sich zusammenfassend mit Prozessen im Personalbereich und hat Auswirkungen auf alle personalspezifischen Fragen. In global agierenden Unternehmen ist das Personalcontrolling strategisch im Internationalen Personalmanagement aufgehängt.

Bei inhabergeführten Firmen oder Einzelunternehmen übernehmen Geschäftsführer und Inhaber das Controlling aufgrund fehlender Personalressourcen oder der Unternehmensstruktur selbstständig. Sie definieren für sich Erfolgsparameter und verfolgen deren Umsetzung.

Was sind die Ziele und Mittel des Personalcontrollings?

Das Ziel des Personalcontrollings ist eine professionelle und an Kennzahlen ausgerichtete Personalarbeit. Im deutschen Sprachgebrauch ist der Begriff „Kontrolle“ teilweise negativ besetzt, da das Wort mit andauernder Überwachung oder gründlicher Beaufsichtigung verbunden wird. Kontrolle kann abweichend ebenfalls mit Beobachtung oder Check-up übersetzt werden. Personalcontrolling muss weniger als negative Kontrolle und vielmehr als fortlaufende Beobachtung angesehen werden, die Herausforderungen greifbar macht und Chancen darstellt.

Das ein funktionierendes Personalcontrolling für jedes Unternehmen essenziell ist, ist nachvollziehbar, wenn man die Kosten im Personalbereich betrachtet. Personal gilt als wesentlichster Kostentreiber in Betrieben. Gleichzeitig können mit motivierten Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern die Unternehmensziele erreicht und übertroffen werden. Das Personalcontrolling arbeitet im Spannungsfeld zwischen Personalkosten und dem Nutzen und den Mehrwerten der Ressource Mensch. Es überprüft die Effizienz von Personalmaßnahmen, inspiziert und überwacht anhand von KPI und Kennzahlen den Personalbereich und liefert wesentliche Informationen für durchdachte Entscheidungen der Führungskräfte.

Zusammenfassend hat das Personalcontrolling im Unternehmen drei wesentliche Funktionen:

• Planung
• Steuerung
• Kontrolle

Datenerhebung im Personalcontrolling am Beispiel von FTE

Um an entscheidende unternehmensspezifische Informationen zu gelangen, müssen Daten erhoben werden. Das geschieht mittels Kennzahlen und KPI. Im Controlling werden KPI und Kennzahlen spezifisch festgelegt. Typische Kennzahlen im Controlling sind Umsatz, Marktanteil, Gewinn oder Mitarbeiterzahl.

Das Personalcontrolling als Unterbereich des Unternehmenscontrollings fokussiert sich auf die Personalarbeit. Bereiche wie die Personalwirtschaft, die Personalplanung oder die Personalstrategie können ohne objektive Kennzahlen nicht professionell arbeiten. Zur Datenerhebung nutzen Unternehmen in den meisten Fällen moderne digitale Softwareapplikationen. Da der Personalbereich in den meisten Unternehmen aus guten Gründen digitalisiert ist, kann spezielle Software auf Knopfdruck Kennzahlen errechnen, anhand derer Personalentscheidungen getroffen werden können. HR-Software und Personalinformationssysteme im Personalcontrolling können sowohl auf der Mitarbeiterebene und ebenso auf der Ebene von Stellen valide Ergebnisse ausgeben.  

Die Software ermittelt automatisch die Kosten einer Stelle, stellt deren Verbindung zu anderen Bereichen im Organigramm dar und berechnet den FTE. Mit dem englischen Begriff FTE (Full Time Equivalent) wird eine Rechengröße zur Arbeitszeitmessung bezeichnet. FTE drückt zusammenfassend den Zeitwert aus, den eine Vollzeit-Arbeitskraft in einem Unternehmen erbringt.

Da in den meisten Unternehmen unterschiedliche Arbeitszeitmodelle nebeneinander laufen, ist es aus Sicht der Personalcontroller wichtig, die Vollzeitäquivalenz für das Workforce Management zu errechnen. Hierbei wird die Gesamtsumme der Arbeitszeit von Vollzeitarbeitnehmer und die Gesamtsumme der Arbeitszeit von Teilzeitmitarbeitern und geringfügig Beschäftigten berechnet. Eine softwaregestützte Umrechnung der Arbeitszeit in FTE bildet die Grundlage für Personalentscheidungen im Recruiting oder bei Restrukturierungsmaßnahmen.

Personalrelevante Daten wie beispielsweise FTE werden im Personalcontrolling digital aufgearbeitet und visualisiert. Analysen und Ergebnisse dienen dann dazu, das Personalmanagement feiner abzustimmen und strategische Entscheidungen zu fällen, die schlussendlich das gesamte Unternehmen betreffen – gerade im Hinblick auf die Wirtschaftlichkeit.

Was ist der Unterschied zwischen operativem und strategischem Personalcontrolling?

Ähnlich wie im Unternehmenscontrolling gibt es im Personalcontrolling ebenfalls verschiedene Ausprägungen. Man unterscheidet im Wesentlichen zwischen einem operativen Personalcontrolling und einem strategischen Personalcontrolling:

• Operative Ausrichtung: Das Personalcontrolling ist ein Messinstrument, mit dem man das operative Geschäft überwacht. Im Blick behalten werden der Status quo und vor allem die aktuellen Zahlen. Das operative Personalcontrolling ist für die Steuerung des Unternehmens essenziell, da Kennzahlen aus dem Personalbereich für kurz- und mittelfristige Entscheidungen wichtig sind. Typische Kennzahlen im operativen Personalcontrolling betreffen eine Gegenüberstellung von Kosten und Nutzen von Personalmaßnahmen.

Wird im operativen Personalcontrolling in der Ressourcenplanung festgestellt, dass das Onboarding weiterer Außendienstmitarbeiter nicht zu den gewünschten Ergebnissen bei Umsätzen und Marktanteilen geführt hat, muss die Maßnahme aus operativen Gesichtspunkten überdacht werden. Entscheidungen in diesem Bereich könnten zum Beispiel bedeuten, dass Zeitverträge nicht verlängert werden oder älteren Mitarbeitern Altersteilzeit angeboten wird. Die Ergebnisse aus dem operativen Personalcontrolling haben gleichzeitig Auswirkungen auf das strategische Personalcontrolling.

• Strategische Ausrichtung: Der Begriff „Strategie“ impliziert, dass strategisches Personalcontrolling sich mit einer längerfristigen Taktik beschäftigt. Dies bedeutet für die Praxis im Personalbereich, dass Daten erhoben werden, um eine zukunftsorientierte Unternehmensstrategie und -ausrichtung festzulegen. Man unterscheidet verschiedene Zeiträume, die für die Personalstrategie relevant sind (ein Jahr, fünf Jahre, zehn Jahre). Hat das operative Personalcontrolling zum Beispiel anhand von Kennzahlen errechnet, dass das Onboarding neuer Vertriebsmitarbeiter erfolgreich war, kann im Personalcontrolling die langfristige Ausrichtung des Außendienstes mit den Unternehmenszielen verknüpft werden. In der strategischen Ausführung wird beantwortet, mit welchen Prozessen und Strukturen und mit welchem Personalbedarf in ein, fünf oder zehn Jahren die Unternehmensziele erreicht werden können.

Quantitative und Qualitative Daten im Personalcontrolling

Um im Personalcontrolling objektive Entscheidungen treffen zu können, müssen qualitative und quantitative Daten miteinander verglichen werden. Das Adjektiv „qualitativ“ deutet an, dass vor allem Qualitätsmerkmale beleuchtet werden. Im Gegensatz impliziert „quantitativ,“ dass ausschließlich die Menge betrachtet wird, beispielsweise die Anzahl der Mitarbeiter.

• Quantitative Daten: Hier geht es um messbare Personaldaten, wie beispielsweise Mitarbeiterzahlen, Personalkosten oder Personalkapazitäten. Sie können in aller Regel ohne Aufwand betriebsintern erhoben werden. Die meisten HR-Softwareapplikationen bieten Reporting-Möglichkeiten, sodass relevante Zahlen bequem via Mausklick vom System bereitgestellt werden können.
• Qualitative Daten: Qualitative Parameter können nicht anhand von Kennzahlen abgeleitet werden. Führungskräfte können beispielsweise die Qualität der Kundenbesuche ihrer Mitarbeiter anhand von Qualitätskriterien einschätzen. Ebenfalls möglich ist das Analysieren der Leistungsbereitschaft der Beschäftigten oder die Mitarbeiterzufriedenheit im Rahmen von Mitarbeiterbefragungen. Alle Informationen sind „weiche“ Fakten, die auf Gefühlen und Beobachtungen bemühen. Für das Personalcontrolling sind ein professionelles Qualitätsmanagement und valide qualitative Daten ebenfalls wichtig, da Entscheidungen im Personalbereich grundsätzlich mit Menschen zu tun haben und aus diesem Grund nicht ausschließlich sachlich oder anhand von KPI getroffen werden können.

Im Personalcontrolling Ziele fokussieren

Abhängig von der Ausrichtung der Controlling-Maßnahmen variieren die Ziele, die erreicht werden sollen. In erster Linie dient das (Personal-)Controlling der Informationsversorgung. Durch die Erhebung von Kennzahlen und deren Auswertung und Aufbereitung kommen Informationen zum Vorschein, die vor allem der Geschäftsleitung oder verantwortlichen Führungskräften dienlich sind.

Auf Basis der ausgewerteten Daten sind Personalmaßnahmen zu beurteilen. In einer Entscheidungskaskade kann beispielsweise eruiert werden:

1. Waren die Neueinstellungen der vergangenen Monate zielführend? Welche Kennzahlen zeigen den Erfolg oder Misserfolg von Personalmaßnahmen an?
2. Im zweiten Schritt können in der Folge die bisherigen Maßnahmen evaluiert werden. Bei der Evaluation stehen nicht ausschließlich Personalmaßnahmen – Einstellungen, Neubesetzungen und Co. – im Fokus, sondern zugleich ebenso vorhandene Strukturen und Prozesse.

Welche Kennzahlen sind im Personalcontrolling wichtig?

Um ein Kennzahlensystem zu entwickeln, müssen Personalcontroller zunächst spezifische Kennzahlen definieren und diese entsprechend erheben. Während sich im klassischen Controlling Werte wie der Umsatz, Gewinn und Marktanteil anbieten, liegt der Fokus im Personalcontrolling insbesondere auf Zahlen, die in direktem Kontakt mit dem Personalmanagement stehen.

Personalbestand

Um den Personalbestand zu erheben, muss im ersten Schritt ein Stichtag festgelegt werden. Im Anschluss ermittelt man die Anzahl der Mitarbeiter zu diesem Zeitpunkt. Teilzeitstellen werden in Vollzeitäquivalente umgerechnet. Wegweisende Schlüsse aus dem Personalbestand können abgeleitet werden, wenn zeitliche Vergleichswerte herangezogen oder interne Vergleiche, beispielsweise abteilungsspezifisch, vorgenommen werden.

Personalkosten

Alle Kosten, die durch den Einsatz von internen Mitarbeitern im Betrieb entstehen, zählen zu den Personalkosten. Als Kennzahl sind die personalspezifischen Aufwendungen zielführend und aussagekräftig, wenn man sie in ein Verhältnis setzt. Auf diese Weise lassen sich Personalkosten unter anderem im Zeitvergleich betrachten. Der Vergleich zwischen unterschiedlichen Abteilungen sowie das Verhältnis zu den Gesamtkosten kann ebenso wichtige Hinweise geben.

Sinnvoll ist es darüber hinaus, auf eine Ausdifferenzierung der heterogenen Kostenarten zu achten. Dies ist nützlich, da sich Personalkosten in Gehaltszahlungen, Zusatzkosten durch Überstunden sowie Sozialversicherungsbeiträge unterteilen.

Netto-Personalbedarf

Der Netto-Personalbedarf ist vor allem für die Personalbedarfsplanung entscheidend. Um ihn zu ermitteln, sind der aktuelle Ist- und der zukünftige Soll-Personalbestand in ein Verhältnis zu setzten. Das geschieht auf Basis der Geschäftsplanung, wo der Brutto-Personalbedarf als Soll-Personalbestand definiert wird.

Von der Geschäftsplanung werden Zugänge und Abgänge addiert bzw. subtrahiert. Das Ergebnis ist der Netto-Personalbedarf, der Rückschlüsse zulässt, ob der Personalbestand zu verändern ist.

Beispiel-Übersicht: Personalkennzahlen qualitativ vs. quantitativ

Kennzahl	Ausprägung	QUAL/ QUANT	Information
Personalstruktur	Durchschnittsalter	QUANT	Wie ist das Durchschnittsalter im Betrieb?
	Betriebszugehörigkeit	QUANT	Hinweis auf funktionierendes Employer Branding
Personalplanung	FTE	QUANT	Wie viele FTE sind notwendig, um die Unternehmensziele zu erreichen?
Recruiting	Bewerber pro Stelle	QUANT	Wie viele Bewerber pro Stelle gibt es? Wie ist die Vorstell- und Einstellungsquote?
	Motivation für Bewerbung	QUAL	Warum bewerben sich Kandidaten? Hinweis auf Unternehmensimage
Personalentwicklung	Anteil Personalentwicklungskosten/ Gesamtpersonalkosten	QUANT	Wie viel investiert das Unternehmen in Weiterbildung. Wichtig für Employer Branding
	Potenzial Mitarbeiter	QUAL	Informationen aus Mitarbeitergesprächen zu vorhandenen Potenzialen
Personalfreisetzung	Anteil Abfindungsaufwand Mitarbeiter	QUANT	Wie hoch sind die Kosten für Abfindungen pro Mitarbeiter. Wesentlich im Outsourcing oder in Restrukturierungsprozessen

Anhand der Liste, die um viele weitere Parameter ergänzt werden könnte, ist ablesbar, dass die meisten Kennzahlen im Personalcontrolling einen quantitativen Ursprung haben. Anhand von miteinander vergleichbaren Kennzahlen kann zum Beispiel differenziert werden, wann sich ein Restrukturierungsprozess, in dem Abfindungen bezahlt werden müssen amortisiert oder wie hoch die Ausgaben für Coaching und Weiterbildung tatsächlich sind. Auf Basis der Auswertungen können ebenfalls Personalbeschaffungsprozesse analysiert und beurteilt werden. Beispielsweise können die „Time-to-hire“ und die entsprechenden Recruiting-Kosten ins Verhältnis mit dem Nutzen beim Onboarding neuer Mitarbeiter gesetzt werden.

Proaktive Früherkennung statt „Learning by doing“

Im Rahmen des Personalcontrollings sollen zum einen Erkenntnisse über erfolgte Maßnahmen gewonnen werden. Ebenfalls dient ein professionelles Personalcontrolling der Früherkennung. Es beleuchtet Trends und Strömungen im Unternehmen und vergleicht die Informationen und Parameter von Mitbewerbern und Marktteilnehmern. Anhand von objektiv gewonnenen Fakten kann frühzeitig und proaktiv bei bestimmten Tendenzen gegengesteuert werden. Fällt beispielsweise in einem global agierenden Konzern auf, dass sich ein Mitbewerber im Recruiting vor allem auf das Abwerben von Führungskräften spezialisiert hat, muss die Firmenleitung informiert werden.

Das Personalcontrolling kann in diesem Fall qualitative und quantitative Daten liefern, die einerseits das Ausmaß der Abwerbemaßnahmen aufzeigen und auf der anderen Seite belastbare Gründe liefern, warum Führungskräfte zur Konkurrenz abwandern. Neben spezifischen personellen Entwicklungen können im Personalcontrolling Chancen und Risiken aufgedeckt werden, die einen Impact auf das Gesamtunternehmen haben.

Welche Instrumente und Verfahren gibt es im Personalcontrolling?

Abhängig von den durch das Personalcontrolling zu erreichenden Zielen, können verschiedene Maßnahmen und Instrumente angewandt werden. Ob und welche Controlling-Instrumente genutzt werden können, hängt vor allem von den zur Verfügung stehenden Zahlen und Daten ab. Um einen dezidierten Überblick über den Status quo zu bekommen, erweisen sich bestimmte Vergleiche als zielführend:

• Zeitvergleichskontrolle: Ist-Ist-Vergleich
• Planabweichungskontrolle: Soll-Ist-Vergleich
• Planfortschrittskontrolle: Soll-Wird-Vergleich

Vergleiche können helfen, die aktuelle Situation einschätzen und bewerten zu können. Für die Bewertung des Status quo erweisen sich ebenfalls Benchmarks als praxisorientiert. Für Referenz- und Vergleichswerte müssen nicht zwangsläufig externe Vergleiche mit Wettbewerbern herangezogen werden, da es schwierig sein kann, an Einsicht in valide Vergleichsdaten zu erhalten. Interne Vergleiche mit einer anderen Filiale oder einem anderen Firmenstandort sind ein wertvolles Controlling-Instrument.

Bei der Erhebung von qualitativen Daten sind Mitarbeiterbefragungen und Mitarbeitergespräche ein wirksames Instrument. Führungskräfte sollten darauf achten, Befragungsmethoden in Mitarbeiterbefragungen zu anonymisieren, um ehrliches Feedback zu erhalten. Viele Beschäftigte befürchten, dass das Aussprechen ihrer Meinung eventuelle Sanktionen nach sich ziehen könnte. Im Mitarbeitergespräch kann zusätzlich die aktuelle Stimmung aufgefangen werden, um eine qualitative Information zur Motivation der Mitarbeiter zu erhalten.

Die Balanced Scorecard aus dem klassischen Controlling lässt sich ebenso ins Personalcontrolling übertragen und ist ebenfalls ein Instrument, das Aufmerksamkeit verdient: Die Human Resource Scorecard. Zu definieren sind neben Key Performance Indicators (KPI) ebenfalls Ziele mit personalspezifischem Schwerpunkt, wodurch ein umfassendes Kennzahlensystem entsteht, das zahlreiche Auswertungen zulässt.

Fazit: Personalcontrolling – wichtiger Informationsbeschaffter statt Kontrollinstanz

Das Personalcontrolling umfasst mehr als eine reine Kontrollinstanz. Personalcontroller erarbeiten mit ihrer Tätigkeit die objektive Grundlage für weitreichende Entscheidungen im Personalbereich. Personalcontrolling kann als Unterbereich des Unternehmenscontrolling definiert werden und bildet das Fundament erfolgreicher Personalpolitik. Anhand von qualitativen und quantitativen Daten ermöglicht das Personalcontrolling eine objektive Entscheidungsfindung im Bereich der Personalplanung, der Personalfreisetzung oder im Recruiting. Im Personalcontrolling unterscheidet man zwischen einem kurz- oder mittelfristigen operativen Personalcontrolling und einem langfristigen, strategischen Personalcontrolling.

Die Aufgaben für Personalcontroller sind vielfältig. Für ihre Arbeit nutzen Sie in der Regel individuelle HR-Software, die sie in die Lage versetzt, alle Informationen zur Steuerung und Koordination im Personalbereich in Sekundenschnelle abzurufen. Das Management oder Führungskräfte in Abteilungen bewerten die Daten und beziehen sie in ihre Personalentscheidungen mit ein. Ein professionelles Personalcontrolling bildet zusammenfassend die Grundlage für alle Entscheidungen im Personalbereich und ist für Unternehmen aller Größenordnungen wichtig, um Unternehmensziele zu erreichen.

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Autor: Redaktion Personalwissen