• 0228 / 95 50 160
Marken der Personalwissen Familie

Bewerbungsverfahren optimieren – Software und Menschenkenntnis

© ADragan – shutterstock
Bewerbungsverfahren

Wenn Sie als Unternehmer schnell an die immer rarer werdenden Fachkräfte kommen möchten, müssen Sie zwangsläufig die Bewerbungsverfahren optimieren. Dafür können Sie verschiedene Möglichkeiten nutzen, die im besten Fall kombiniert zum Einsatz kommen.

Trotz des Fachkräftemangels in Deutschland gibt es zahlreiche Stellenausschreibungen, bei denen Sie mit einer Vielzahl von Bewerbungen rechnen müssen. Wenn Sie Ihre Bewerbungsverfahren optimieren, sparen Sie Zeit. Außerdem haben Sie damit die Chance, die wirklich besten Bewerber als neue Mitarbeiter und Führungskräfte für Ihr Unternehmen zu rekrutieren.

So nutzen Sie Ihre Menschenkenntnis bei der Bewerberauswahl optimal aus

Sie sind es leid, Dutzende schriftliche Bewerbungen zu sichten und trotzdem nicht zu wissen, welche Persönlichkeit sich dahinter verbirgt? Dann wird es höchste Zeit, die Potenziale zu nutzen, die Ihnen das Speed Recruiting bietet. Es gibt eine ganze Reihe von Agenturen, die solche Events veranstalten. Häufig handelt es sich um private Arbeitsvermittler oder klassische Event-Agenturen.

Beim Speed Recruiting haben Sie die Chance, viele Bewerber im Schnellverfahren kennenlernen zu können. Das ist besonders dann interessant, wenn Sie als Unternehmer oder Personalchef eine sehr ausgeprägte Menschenkenntnis besitzen. Auf diese Weise fällt es Ihnen leichter, das Bewerbungsverfahren zu optimieren, indem Sie ungeeignete Kandidaten schon vor Ort aussortieren. Sie sparen sich damit überflüssige Vorstellungsgespräche, die viel mehr Zeit als die Teilnahme an einem Event zum Speed Recruiting kosten.

Jobmessen bieten ähnliches Potenzial

Suchen Sie neue Fachkräfte und sind parallel an Auszubildenden interessiert, sind die Jobmessen ein guter Anlaufpunkt. Hier erreichen Sie die Optimierung der Bewerbungsverfahren ebenfalls durch erste persönliche Kontakte. Im direkten Gespräch können Sie den Bewerbern für einen Arbeitsplatz oder einen Ausbildungsplatz mit konkreten Nachfragen „auf den Zahn fühlen“.

Haben Sie dabei geeignete Kandidaten entdeckt, bietet sich die Chance, mit diesen noch vor Ort einen Termin für ein weiterführendes Vorstellungsgespräch oder einen Probearbeitstag zu vereinbaren. Außerdem haben Sie die Möglichkeit, die Bewerber auch nach dem Gespräch mit Ihnen zu beobachten. Daraus gewinnen Sie wichtige Erkenntnisse zu deren üblichen Umgangsformen. Diese wiederum sind ein bedeutendes Auswahlkriterium bei allen Mitarbeitern, die ständig oder häufig Kontakt mit Ihren Kunden haben.

Bewerbungsverfahren optimieren – Verwaltung effizienter gestalten

Wenn Sie eine Stellenausschreibung starten, werden Sie feststellen, dass sich nicht alle Bewerber an Ihre Vorgaben halten. Bewerbungen werden sowohl per Mail als auch per Telefon und in schriftlicher Form bei Ihnen eintrudeln. Das macht es schwierig bis unmöglich, wirklich alle Bewerber im Blick behalten zu können. Genau deshalb benötigen Sie ein Hilfsmittel, mit dem die Bewerberverwaltung an einer zentralen Stelle erfolgt. Dafür bietet sich spezielle Software für das Bewerbermanagement an. Die Auswahl ist hier mittlerweile so groß, dass es Pakete für kleine Unternehmen ebenso wie für multinational agierende Konzerne gibt.

Was sollte eine gute Bewerbermanagement-Software können?

Wollen Sie mit Computerprogrammen Bewerbungsverfahren optimieren, achten Sie zuerst auf die Nutzerfreundlichkeit. Software, deren Nutzer erst umständlich eingewiesen werden müssen, machen wenig Sinn. Besser sind Programme, die eine intuitiv erfassbare Benutzeroberfläche bieten. International tätige Unternehmen sind mit Software am besten versorgt, welche die Benutzeroberfläche in mehreren Sprachen zur Verfügung stellt.

So kann ein einheitliches Programm für das Bewerbermanagement in allen Niederlassungen zum Einsatz kommen. Das hat außerdem den Vorteil, dass ein zentrales Personalbüro die Aktivitäten der Personalchefs in den einzelnen Niederlassungen problemlos überwachen kann. Im besten Fall erhalten die Personaler auch einen mobilen Zugriff auf die gespeicherten Bewerbungen über eine dazugehörige App fürs Smartphone. Dabei ist es wichtig, dass die App für alle gängigen mobilen Betriebssysteme zur Verfügung steht. Das sind die Grundansprüche, die jede Software für das Bewerbermanagement erfüllen sollte.

Welche weiteren Funktionen sind bei der digitalen Bewerberverwaltung nützlich?

Wünschen Sie sich eine komplette Optimierung der Bewerbungsverfahren, sollten Sie auf zusätzliche Extras achten. Sie beginnen bereits mit der Chance, gescannte Bewerbungen in die Daten einpflegen zu können. Außerdem bringt das ideale Programm zur Bewerberverwaltung eine Schnittstelle zur Übergabe von Daten aus Mail-Bewerbungen mit. Ein sehr nützliches Extra ist eine Abfragemaske, die Ihnen die schnelle Eintragung von Bewerberdaten während eines Telefonats ermöglicht. Sie sollte auch in der dazugehörigen App fürs Smartphone oder Tablet bereitstehen. Ist das der Fall, sind Sie jederzeit „betriebsbereit“, wenn Ihnen beispielsweise beim Sport oder bei Events zufällig ein geeigneter Mitarbeiter begegnen sollte.

Welche Features tragen noch zu einem hohen Nutzerkomfort bei?

Wollen Sie durch eine Optimierung der Bewerbungsverfahren Zeit sparen, sind weitere Funktionen wichtig. Eine wirklich gute Software für das Bewerbermanagement macht die Erstellung von Stellenanzeigen in verschiedenen Versionen überflüssig. Sie bieten die Chance, vorhandene Jobangebote schnell und einfach in mehreren Formaten zu exportieren. Das spart Aufwand bei der parallelen Veröffentlichung bei den Jobcentern, in den Social Networks sowie den einschlägigen Online-Jobbörsen. Möchten Sie von A bis Z die Bewerbungsverfahren optimieren, ist eine Speicherfunktion für Interviews im Video-Chat eine nützliche Sache. Idealerweise stellt ein Programm für die Bewerberverwaltung eine Schnittstelle und ein Formular für Online-Bewerbungen bereit.

So helfen Programme zur Bewerberverwaltung bei der Vorauswahl

Bevor Sie Ihre Menschenkenntnis im Vorstellungsgespräch einsetzen, müssen Sie eine Vorauswahl unter den eingegangenen Bewerbungen treffen. Auch dabei ist der Support der Software für das Bewerbermanagement hilfreich. Mit der Filterfunktion „Perfect Match“ bekommen Sie nur Bewerber angezeigt, bei denen alle Parameter zu Ihren Vorgaben passen. Die beste Wahl sind Programme, bei denen Sie die Filterkriterien individuell zusammenstellen können. Software der Oberklasse bezieht dabei nicht nur die Daten der vorhandenen Ausbildungen ein, sondern berücksichtigt zusätzlich die Soft Skills. Das macht sich bezahlt, wenn Sie Ihre neuen Mitarbeiter auch in der Gruppe der Quereinsteiger rekrutieren möchten.

Headhunter helfen bei der Optimierung der Bewerbungsverfahren

Wenn Sie Spezialisten für die Besetzung wichtiger Führungspositionen suchen, könnte sich auch ein anderer Weg lohnen. Er ist vor allem für die Unternehmen interessant, die keine spezielle Personalabteilung haben. Hier sollte sich der Chef überlegen, wie wertvoll ihm die Zeit für seine eigentliche unternehmerische Tätigkeit ist. Kommt dabei ein hoher Wert heraus, empfiehlt sich die Kooperation mit einem Headhunter. Diese Dienstleister übernehmen einen großen Teil der Bewerbungsverfahren. Der Auftraggeber bekommt zum Schluss eine kleine Zahl von Bewerbern präsentiert, die bereits ein umfangreiches Vorauswahlverfahren durchlaufen haben. Als interessante Zusatzleistungen bieten die Headhunter die Prüfung der Echtheit von Arbeitszeugnissen und Abschlusszeugnissen an. Sogar komplexe Eignungstests nach konkreten Vorgaben der Auftraggeber führen sie durch. Damit haben Sie als Unternehmer die Chance, sich auf Ihre Hauptaufgaben zu konzentrieren, ohne einen eigenen Personalchef einstellen zu müssen.

Siegel

Sie haben Fragen? Rufen Sie uns an.
0228 / 95 50 160