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Selbstorganisation: Agiles Management in Unternehmen

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Selbstorganisation

Das Akronym „VUCA“ ist in Management und Human Resources in aller Munde. Der Begriff umfasst den Wandel der Arbeitswelt in Richtung ständiger Veränderlichkeit, Ungewissheit, Komplexität und Ambiguität. Ein Prozess, der Reaktionen und entsprechende Anpassungen erfordert: Führungskräfte und Angestellte müssen sich auf neue Strukturen und Arbeitsweisen einstellen, um mit den aktuellen Veränderungen umgehen zu können. Klassische Abläufe und Hierarchien gelten häufig nicht mehr als adäquate Basis für unternehmerischen Erfolg. Das Konzept der Selbstorganisation bietet hingegen vielfältige Möglichkeiten und spiegelt den Zeitgeist wider. Doch was steckt dahinter und ist die Umsetzung von Selbstorganisation in jedem Unternehmen möglich? Dieser Artikel liefert Ihnen Hintergründe und einen Überblick.

Modell der Selbstorganisation: Wie sieht agiles Organisieren in Firmen aus?

Die heutige Arbeitswelt hat sich stark verändert und befindet sich auch weiterhin in einem Wandlungsprozess. Nicht nur technische Einflüsse, auch die Veränderung der Mentalität der Arbeitnehmer trägt dazu bei, dass ständig Anpassungen nötig werden. Hierarchien und die klassische Vorstellung von Führungspositionen mit ihren weitreichenden Kompetenzen werden dabei mehr und mehr infrage gestellt.

Die genannten Veränderungen sind offensichtlich und verlangen von Führungskräften und Mitarbeitern immer mehr Flexibilität und schnelle Entscheidungen. In vielen Fällen ist das mit herkömmlichen Strukturen jedoch nicht (mehr) zu erreichen. Mitarbeiter müssen selbst Entschlüsse fassen und planen, Fragen von Kunden eigenständig klären und selbst urteilen.

Absprachen sind unter Umständen zeitlich, aber auch organisatorisch nicht möglich. Aus diesem Grund erscheint Selbstorganisation in vielen Unternehmen als neues Arbeitskonzept fruchtbar zu sein. Mitarbeiter erhalten durch dieses agile Management mehr Kompetenzen und vor allem mehr Verantwortung.

Was versteht man unter Selbstorganisation?

Selbstorganisation bedeutet grundsätzlich, dass Aufgaben und Verantwortung im Unternehmen verteilt sind. Führung obliegt nicht mehr nur einzelnen Personen, sondern wandelt sich zur Angelegenheit aller Mitglieder eines Teams. Da sich die Arbeit in Firmen häufig in einzelnen Projekten und temporären Kooperationen organisiert, erhalten einzelne Gruppen die Kompetenz zur selbstständigen Organisation.

Die Position der übergeordneten Führungskraft geht nicht verloren, verändert sich jedoch grundlegend: Die Rolle des Vorgesetzten als Kopf und Leitung spaltet sich auf und jede einzelne Führungstätigkeit teilt sich einem anderen Mitarbeiter zu. Auf diese Weise kann unter anderem gewährleistet werden, dass Arbeitnehmer die einzelnen Herausforderungen bestmöglich meistern.

Es lassen sich dabei mehrere Abstufungen unterscheiden, die kennzeichnen, wie weit die Selbstorganisation im Unternehmen fortgeschritten ist.

  • Erste Stufe: Die Führungskraft urteilt über die Arbeitsweise der Teammitglieder. Wer kann welche Aufgaben erfüllen?
  • Zweite Stufe: Selbstständige Kontrolle und Zielsetzung durch Mitarbeiter
  • Dritte Stufe: Team als eigenständig handelnde Einheit, die seine gesamte Arbeit selbst organisiert

Die Stufen zeigen, dass sich die Selbstorganisation in der Firma als Kontinuum verstehen lässt. Die klassische Führungskraft ist auf der ersten Stufe agiler Organisation noch leitend, während sie sich in der höchsten Stufe bereits aufgelöst hat.

Agiles Organisieren im Unternehmen: Aufbau und Modelle

Die Anwendung von Selbstorganisation in Unternehmen ist differenziert zu betrachten. Während sich die Strukturen einiger Firmen gut dazu eignen, agile Organisation umzusetzen, müssen andere erst darauf vorbereitet werden. Verantwortliche sollten deshalb den aktuellen Stand des Unternehmens einschätzen und die Eigenschaften der Firma und ihrer Mitarbeiter verstehen.

Viele Arbeitnehmer sehen selbstorganisiertes Arbeiten als Komponente des New-Work-Ansatzes. Demnach bedeutet der Wandel in der Arbeitswelt, dass sich Angestellte heutzutage durch ihre Arbeit verwirklichen, anstatt für ihre Selbstverwirklichung außerhalb des Jobs arbeiten. Problematisch ist diese Ansicht jedoch in Hinblick auf Berufe, die keine oder nur kaum Möglichkeiten zur Selbstverwirklichung bieten.

Aus diesem Grund sollten die zuständigen Mitarbeiter eines Unternehmens beachten, welche Veränderungen in ihrer Firma umsetzbar sind. Die Realisierung einer sogenannten Holokratie im Unternehmen ist nicht immer sinnvoll: Neben Selbstorganisation und flexibler Rollenzuteilung können danach vor allem die hohe Komplexität und ständig variierende Strukturen zu einer verringerten Effektivität führen. Deshalb sollten Verantwortliche zunächst prüfen, ob die Firma die Voraussetzungen für einen holokratischen – also vollständig agilen – Aufbau und damit auch für eine selbstständige Organisation erfüllt.

Gründe für die Einführung der Selbstorganisation im Unternehmen

Es ist keine Pflicht, agiles Management beziehungsweise Selbstorganisation im Unternehmen einzuführen. Gerade durch sehr unterschiedliche Eigenschaften und Ansprüche ist es schwierig, zukünftige Entwicklungsschritte zu verallgemeinern. Trotzdem stellt sich eine Anpassung bestimmter Prozesse als sinnvoll dar, wenn der Wandel in der Unternehmenswelt die Umstände verändert.

Führungskräfte sollten sich deshalb genau überlegen, in welche Richtung ihre Firma geht. Ein beharrliches Festhalten an altbekannten Strukturen kann unter Umständen schädlich wirken. Grundsätzlich steigert die Umsetzung von Selbstorganisation die Motivation der Mitarbeiter. Die Angestellten bekommen zu spüren, dass ihre Kollegen ihnen Vertrauen entgegenbringen, und sind deshalb bereit, sich (noch mehr) anzustrengen. Zudem erhöht sich die Motivation, Leistung und Erfolge zu erzielen, da Arbeitnehmer eigene Interessen und Vorstellungen umsetzen können.

Neben dem Antrieb verstärkt sich außerdem die Fähigkeit, auf Veränderungen zu reagieren. Da sich Angestellte eigenständig bewegen und autonom entscheiden, können sie auf äußere Einflüsse reagieren, ohne dafür Einwilligungen zu benötigen oder sich zuerst abzusprechen. In dieser Hinsicht steigert die Selbstorganisation die Flexibilität und Anpassungsfähigkeit von Unternehmen.

Selbstorganisation: Welche Voraussetzungen müssen Unternehmen erfüllen?

Der Charakter einer Firma und ihre Ziele bestimmen, in welche Richtung sich ein Unternehmen entwickelt. Neuerungen in der Arbeitswelt fordern Unternehmen und verlangen regelmäßige Angleichungen. Die agile Organisation innerhalb einer Firma ermöglicht zwar eine kontinuierliche Abstimmung, ist jedoch nicht für jedes Unternehmen das richtige Konzept. Aus diesem Grund ist es hilfreich, zunächst die Voraussetzungen abzuklären. Wie steht es bislang um die folgenden Punkte?

  • Regeln und Ordnung
  • Transparenz
  • Kommunikation
  • Zielsetzung
  • Rückmeldung und Planung

Nach der Idee der Selbstorganisation sollten Mitarbeiter eigenständige Entscheidungen treffen und so in Zusammenarbeit oder unabhängig voneinander unternehmerisch handeln können. Um diese Vorstellung umsetzen zu können, brauchen Arbeitnehmer die nötigen Kenntnisse und Zugang zu Informationen. Aufgaben müssen klar zugeordnet werden, sodass jeder Mitarbeiter weiß, wer für welchen Bereich zuständig ist. In diesem Sinn stellen Regeln und die Transparenz der Abläufe die Grundlage für eine funktionierende Selbstorganisation im Unternehmen dar.

Eng damit verknüpft ist die Kommunikation unter Kollegen. Ein offener und effizienter Austausch unter den Mitarbeitern beziehungsweise in den einzelnen Teams ist die Voraussetzung für eine klare Verantwortungszuteilung und Organisation. Kommunizieren alle Beteiligten ehrlich miteinander, können sie Ziele, Probleme und Lösungsansätze handlungsorientiert klären. Auf diese Weise können alle Teammitglieder eigenständig auf ihr persönliches Ziel hinarbeiten und gleichzeitig die Teamintention im Blick behalten.

Abläufe funktionieren meist nicht von Beginn an reibungslos. Deshalb sollten Feedback und kontinuierliche Verbesserungen dabei helfen, die Prozesse anzupassen. Durch die Auflösung der herkömmlichen Hierarchien ist es möglich, dass jeder Mitarbeiter seinem Kollegen gleichwertig Rückmeldung gibt. Die offene Kommunikation in Unternehmen fördert so auch die Optimierung der Ergebnisse und ermöglicht es den Arbeitnehmern, ihr Potenzial auszuschöpfen.

Agiles Handeln: Die Einstellung der Mitarbeiter und mögliche Hindernisse

Es zeigt sich: Das Funktionieren der selbstorganisierten Arbeit steht und fällt mit der Position und Meinung der Arbeitnehmer. Diese müssen der Veränderung offen gegenüberstehen und die richtige Einstellung zeigen. Da Selbstorganisation von Mitarbeitern verlangt, Verantwortung zu übernehmen und Eigenständigkeit zu beweisen, müssen die Angestellten daran auch Interesse haben.

Selbstständigkeit erfordert die Fähigkeit, Probleme eigenständig zu lösen und auch mit Schwierigkeiten umgehen zu können. Damit Arbeitnehmer den Wandel zur Selbstorganisation mitgehen, müssen sie auf die Anforderungen vorbereitet sein. Kollegen müssen sich aufeinander verlassen können, da sie auf die gegenseitige Unterstützung angewiesen sind. Nur, wenn sich Mitarbeiter vertrauen, kann die Arbeit im Team funktionieren.

Damit das Unternehmen die agile Organisation umsetzen kann, sollte die Human-Resources-Abteilung auf die passende Personalauswahl achten und Arbeitnehmer für die Veränderungen sensibilisieren und auch qualifizieren. Die Unternehmenskultur ist ausschlaggebend für die Produktivität der Arbeit. Fühlen sich die Mitarbeiter miteinander verbunden und verfolgen die Kollegen das gleiche Ziel, kann ein Wandel funktionieren. Dafür müssen HR-Verantwortliche den Angestellten jedoch die nötigen Informationen vermitteln und Zuständigkeiten klären.

Vorteile agilen Handelns: Positive Folgen von Selbstorganisation

Erfüllt ein Unternehmen die Voraussetzungen und sind die entsprechenden Strukturen vorhanden, können Firmen Selbstorganisation als richtige Lösung umsetzen. Als innovatives und fortschrittliches Konzept bietet das Modell einige Vorteile und kann viele Schritte vereinfachen. Dabei stellt die Idee nicht nur einen Gewinn für Arbeitgeber, sondern auch für Arbeitnehmer dar.

  • Selbstbestimmung: Angestellte wissen am besten, wie ihre Aufgabe aufgebaut ist und welche Herangehensweise Sinn macht. Durch das eigenverantwortliche Arbeiten entstehen effiziente Lösungen.
  • Lösungsorientierung: Da Hierarchien aufgelöst sind, können Mitarbeiter auf kurzem Wege Entscheidungen fällen und orientieren sich weniger an unterschiedlichen Positionen als an den Wünschen der Kunden. So gewährleistet die Selbstorganisation, dass Reaktionen schnell und zielgerichtet erfolgen.
  • Erfolg: Während herkömmliche Modelle vorsehen, dass Vorgesetzte kontrollieren, wie ihre Angestellten arbeiten, ändert sich diese Arbeitsweise mit agilem Management. Arbeitnehmer können sich in ihrer Arbeit verwirklichen und arbeiten auf einen gemeinsamen und vor allem direkten Erfolg hin. Da die Ergebnisse dem Mitarbeiter zugeschrieben werden können, erlebt dieser den Erfolg auch als persönlichen Gewinn.

Die Umsetzung und Verwirklichung von Selbstorganisation im Unternehmen ist unter Umständen ein aufwendiger und langwieriger Prozess. Dieser ist vor allem für Führungskräfte anspruchsvoll und scheinbar wenig profitabel. Vorgesetzte verlieren ihren übergeordneten Einfluss auf ihre Angestellten und geben Kompetenzen ab. Auf der anderen Seite können Führungskräfte den Wandel hin zur agilen Organisation auch als Vorteil für sich sehen.

Nachdem sie die neuen Strukturen einführen und helfen, Arbeitnehmern die innovativen Arbeitsweisen zu vermitteln, werden unliebsame Aufgaben deutlich reduziert. Was heißt das nun? Vorgesetzte müssen dann nicht mehr nur delegieren und Probleme lösen, die durch fremde Arbeit zu Stande gekommen sind, sondern können auch mehr auf Inhaltliches fokussieren. So können sich Führungskräfte auf ihre individuellen Tätigkeiten konzentrieren und erhalten eine neue Rolle.

Selbstorganisation: Erste Schritte zur Verwirklichung

Nachdem Zuständige eines Unternehmens den aktuellen Zustand erfasst und geklärt haben, wie die Zukunft der Firma aussehen soll, können sie weitere Schritte abwägen. Wie für jede Veränderung gilt: Radikaler Wandel wirkt sich häufig negativ auf die Arbeitsatmosphäre und die Produktivität eines Unternehmens aus.

Es ist deshalb ratsam, die Änderungen schrittweise und annähernd zu gestalten. Einige Bereiche sind womöglich geeigneter, selbstorganisiert zu funktionieren als andere. Wenn die agile Organisation beispielsweise zunächst in einer Abteilung Erfolg hat, kann sich das Konzept weiterentwickeln und in der Firma verbreiten. Grundsätzlich sollten Verantwortliche dem Unternehmen keine neue Kultur und Mentalität aufzwingen, sondern diese am Arbeitsplatz wachsen lassen.

Sinnvoll ist es daher, sich nicht nur mit der Funktionsweise agiler Arbeit auseinanderzusetzen, sondern vor allem auch Change-Prozesse in den Blick zu nehmen. Insbesondere Unternehmen, die eine längere Tradition haben, stehen hier vor der Herausforderung, Modernisierungen und zeitgemäße Strukturen so zu implementieren, dass diese von Beschäftigten und Führungskräften gleichermaßen positiv aufgenommen werden. Trotz der Umbrüche die mit Veränderlichkeit, Ungewissheit, Komplexität und Ambiguität einhergehen, ist ein planvolles Vorgehen bei der Initiierung von Selbstorganisation im Unternehmen Pflicht.

Autor: Redaktion Personalwissen

Siegel

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