Projektbezogene Arbeit: Ist Projektarbeit zukunftsfähig?

Projektarbeit sorgt für Abwechslung und zeitlich begrenzten Fokus - auch in Ihrem Unternehmen?

Projektarbeit könnte die Arbeitswelt und die klassischen Arbeitsmodelle revolutionieren.

Anstatt von festgelegten Arbeitszeiten, Schichtmodellen und klar definierten Aufgabenbereichen bietet das Arbeiten auf Projektbasis mit Befristung die Möglichkeit zu mehr Freiheit und Abwechslung im Arbeitsverhältnis – Werte, die insbesondere für die jüngeren Generationen und spätestens seit der Corona-Pandemie immer wichtiger sind. Daher widmet sich dieser Artikel dem Thema projektbezogene Arbeit am Arbeitsplatz, den Chancen, Risiken und Vorteilen, die damit einhergehen und der Frage nach der Zukunftsfähigkeit.

Was ist projektbezogene Arbeit?

Ist von Arbeiten auf Projektbasis die Rede, muss man zunächst zwischen zwei vollkommen unterschiedlichen Dingen unterscheiden:

• Freelancer: Projektarbeit ist insbesondere bei Freelancern sehr beliebt. Selbstständige bzw. Freiberufler unterstützen unterschiedliche Firmen projektbezogen mit einer zeitlichen Befristung. Es obliegt jedoch dem Freelancer, sich um Aufträge, Sozialversicherung, Steuer und Co. zu kümmern – hierbei handelt es sich also faktisch um das klassische Modell der Selbstständigkeit.
• Arbeitnehmer: In den vergangenen Jahren hat die Projektarbeit aber auch unternehmensintern zugenommen. Das bedeutet, dass auch fest angestellte Arbeitnehmer verschiedenen Projekten zugeteilt werden. Sie arbeiten je nach Kapazität, Fachkenntnis und eigenen Interessen in unterschiedlichen Teams mit verschiedenen Schwerpunkten.

In diesem Artikel steht die Projektarbeit von festangestellten Mitarbeitern im eigenen Unternehmen im Fokus. Schließlich arbeitet schon jetzt etwa ein Drittel der Beschäftigten projektbezogen.

Angestellte werden also nicht mehr ausschließlich in einem festgelegten Aufgabenbereich eingesetzt – so zum Beispiel im Bereich der Fakturierung – sondern haben neben ihren Daueraufgaben die Möglichkeit, ihre Expertise vorübergehend auch bei anderen Aufgaben im Projektteam einzubringen.

Ist die projektbezogene Arbeit ein Zukunftsmodell?

Vor der Corona-Pandemie war Homeoffice in der deutschen Arbeitswelt eher eine Seltenheit. Die Corona-Maßnahmen und der Lockdown haben jedoch gezeigt, wie wichtig diese Flexibilität ist und welche Vorteile das Arbeitsmodell mit sich bringt. Ähnlich verhält es sich mit der projektbezogenen Arbeit, bei der die Mitarbeiter für einen begrenzten Zeitraum neue Aufgaben übernehmen: Diese neue Form der Tätigkeit mit zeitlicher Befristung erfreut sich immer größerer Beliebtheit.

Denn sie hat das Potenzial, den sich wandelnden Bedürfnissen der Arbeitnehmer nachzukommen. Spätestens seit die Generation Y den Arbeitsmarkt betreten hat, ist klar, dass die tradierten Werte einer Beschäftigung nicht mehr so viel zählen wie noch vor 20 Jahren. Das bedeutet konkret, dass Vergütung, Firmenwagen, Status und dergleichen an Relevanz verloren haben. Stattdessen gehören eine ausgewogene Work-Life-Balance sowie die persönliche Weiterentwicklung durch die Arbeit zu den Dingen, die zunehmend wichtiger werden und eine Festanstellung für Bewerber interessant machen.

Insbesondere jüngere Arbeitnehmer setzen immer mehr auf flexible Arbeitszeit– und Arbeitsortmodelle sowie neue Arbeitsmethoden. Was das nun mit Projektarbeit zu tun hat? Eine ganze Menge. Schließlich fordert das befristete Engagement in unterschiedlichen Projekten und Teams die Arbeitnehmer. Dennoch wäre es vermessen zu behaupten, dass Projektarbeit Routinen vollkommen aushebelt. Sicher ist jedoch, dass Projekte in jedem Fall ein Plus an Abwechslung mit sich bringen und den Arbeitsalltag aufregender gestalten.

Wie sorgt projektbezogene Arbeit für Abwechslung am Arbeitsplatz?

Im Gegensatz zu ständig anfallenden Daueraufgaben geht das projektbezogene Arbeiten mit Befristung naturgemäß mit Abwechslung einher. Denn Projekte weisen – und das ist sowohl aus der Theorie bekannt als auch in der Praxis erprobt – bestimmte Merkmale auf. Demnach werden sie als zielgerichtetes und einmaliges Vorhaben angesehen, das die folgenden Charakteristika aufweist:

• klarer Start- und Endtermin (Projektbefristung)
• Vorgaben zu Zeit, Ressourcen und Umsetzung
• vorab definiertes Ziel

Das Gabler Wirtschaftslexikon erweitert die Projekt-Definition noch um einen weiteren Aspekt: Es bezeichnet ein Projekt als „Aufgabe von erheblicher Komplexität“.

Kurzum: Projekte umfassen einmalige Aufgaben und zeichnen sich durch komplexere Strukturen aus, womit automatisch mehr Abwechslung einhergeht.

Durch den einmaligen Charakter und die Projektbefristung sind die Zusammensetzung eines Teams sowie die Aufgabenstellung individuell – und genau diese Besonderheit kommt den Bedürfnissen der Arbeitgeber entgegen. Denn in Projekten haben Beschäftigte die Option, sich stärker einzubringen. 

Sie verfallen nicht in Routinen, sondern werden immer wieder vor neue oder anders ausgestaltete Aufgaben gestellt, die im Rahmen ihrer Anstellung zu erledigen sind. Das fördert zum einen die Eigeninitiative, was mit einer erhöhten Motivation einhergeht. Zum anderen hat projektbezogene Arbeit auch schlicht und ergreifend den Vorteil, dass das Beschäftigungsverhältnis nicht langweilig wird.

Projektbezogene Arbeit: Fordern, aber nicht überfordern

Nicht jeder Beschäftigte kann im Rahmen seines Arbeitsvertrages und zu Betriebszwecken von Projekten eingesetzt werden. Insbesondere „Wissensarbeiter“ stehen hierbei im Zentrum des Interesses. Allerdings gehen mit der projektbezogenen Tätigkeit von Arbeitnehmern nicht nur Chancen, sondern auch Risiken einher. Denn vor allem eher traditionell ausgerichtete Unternehmen haben noch nicht die notwendigen Strukturen aufgebaut, um vollkommen auf Projektarbeit zu setzen.

Dabei müssen sich sowohl die Unternehmen im Hinblick auf projektbezogene Arbeit weiterentwickeln als auch die Mitarbeiter und die komplette Firmen- und Führungskultur. Das bedeutet, dass insbesondere bei der Teamarbeit die Kommunikation immer wichtiger wird – ein Grund dafür, eine umfassende Feedbackkultureinzuführen.

Feedback ist nicht nur unter den einzelnen Teammitgliedern wichtig, sondern auch für die Führungskräfte. Denn nur wenn sie Rückmeldung zum Workload, zum Stresslevel und zur Belastung erhalten, können Sie regulierend eingreifend. 

Schließlich ist gerade die Überbelastung bei der Projektarbeit eine der größten Gefahren. Warum? Schlicht und ergreifend, weil Beschäftigte in zu vielen Projekten eingesetzt werden und die anfallenden Aufgaben innerhalb der Projektbefristung nicht mehr stemmen können. Das Problem: Das Resultat davon ist alles andere als zufriedenstellend und es drohen Qualitätsmängel bei der Arbeit, Motivationsprobleme oder im schlimmsten Fall sogar ein Burnout.

Projektarbeit: Was sollten Arbeitgeber beachten?

Wie bei allen Personalentscheidungen ist es auch bei projektbasierten Tätigkeiten wichtig, zunächst die passende Besetzung für vakante Positionen zu finden. Hier bietet es sich an, erst einmal Freiwillige zu finden, die an einer projektbasierten Tätigkeit interessiert sind. Insbesondere die Führungskräfte haben die Aufgabe, hier mit gutem Beispiel voranzugehen.

Parallel dazu sollten Sie überprüfen, wie es um die Feedbackkultur in Ihrem Unternehmen steht. Haben Beschäftigte die Option, Rückmeldung zum Arbeitsumfeld, zur Motivation, Flexibilität und zu Führungskräften zu geben?

Tipp: Mitunter ist es sinnvoll, vor der Einführung neuer Strukturen, wie der Projektarbeit am Arbeitsplatz, eine Mitarbeiterbefragungdurchzuführen. So lässt sich die Stimmung im Unternehmen abfragen. Denn vielleicht wünschen sich einige Ihrer Beschäftigten ohnehin mehr Abwechslung oder die Möglichkeit, sich intensiver ins Unternehmen einzubringen.

Ob die Projektarbeit am Arbeitsplatz sinnvoll ist, lässt sich nur durch Ausprobieren herausfinden. Unternehmen, die bislang noch gar keine Erfahrung im Hinblick auf den projektbezogenen Einsatz der Mitarbeiter gesammelt haben, können einen sanften Einstieg schaffen und zuerst lediglich einzelne kleinere Aufgaben an ein Projektteam übergeben. Die Projektbefristung fällt dann entsprechend kurz aus. Daneben bietet es sich an, im Projektteam zuerst Freiwillige einzusetzen, die das Potenzial haben, auch als Projekt-Botschafter zu fungieren.

FAQ: Häufig gestellte Fragen zu projektbezogener Arbeit