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Die besten Zeitmanagement-Methoden – wie sich Führungskräfte effektiv die Zeit einteilen

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Zeitmanagement, Zeit besser einteilen

Gutes Zeitmanagement ist das A und O bei der Unternehmensführung. Nur wer seine Arbeit so einteilt, dass alle wichtigen Aufgaben gut und richtig erledigt werden können, wird Erfolge verzeichnen. Für eine effektive Zeiteinteilung gibt es verschiedene Methoden zum Zeitmanagement, die bei der Planung helfen.

Listen führen für ein optimales Zeitmanagement

Für ein optimales Zeitmanagement sollten zunächst alle anfallenden Aufgaben in einer To-do-Liste festgehalten werden. Die Liste führt noch einmal vor Augen, welche und wie viele offene Erledigungen für den Tag anstehen. Die Aufgaben sollten möglichst nach Priorität geordnet und mit einer geschätzten Dauer versehen werden, um einen Überblick zu erhalten.

Achtung: Priorität bedeutet dabei nicht die objektive Einschätzung, sondern einen nach Zeitmanagement Methoden festgestellten Wert. Dabei kann es sich zum Beispiel um High Value Acitvities handeln, die in der entsprechenden Methode des Zeitmanagements einen hohen Wert im Sinne ihrer Wirkung sowie durch ihren Wert in Geld für das Unternehmen erhalten.

Überblick schaffen mit der A-L-P-E-N-Methode

Die Alpen-Methode ist eine praktische Hilfe, um sich einen Überblick über anstehende Aufgaben zu verschaffen. Sie gibt einen Ablauf für ein funktionierendes Zeitmanagement in wenigen Schritten vor.

A            – Aufgaben bestimmen und in einer To-do-Liste festhalten

L            – Länge der Aufgaben bestimmen und einplanen

P            – Pufferzeiten und Freiräume einplanen

E            – Entscheidungen treffen, welche Aufgaben Priorität haben

N            – Nachkontrollieren, ob der Zeitplan aufgegangen ist, eventuell Konsequenzen ziehen

„Eat the Frog“-Methode – Das Schlimmste zuerst

Die sogenannte „Eat the Frog“-Methode ist an ein Zitat von Mark Twain angelehnt, der einmal sagte, wenn man morgens einen lebendigen Frosch äße, könnte am Tag nichts Schlimmeres mehr passieren. Ganz nach diesem Motto empfiehlt die Methode, die unangenehmste Aufgabe des Tages zuerst zu bearbeiten und danach die weiteren Prioritäten abzuarbeiten.

Zeitrahmen festlegen

Wichtig für ein effektives Zeitmanagement ist das Einplanen der Aufgaben in einen bestimmten Zeitrahmen. Ähnlich einem Stundenplan werden die Aufgaben ihren Prioritäten nach mit ihrer vermutlichen Dauer sortiert. Dieser Zeitrahmen sollte jedoch nicht nur theoretisch bleiben, sondern möglichst auch eingehalten werden.

Wichtig: Kalkulieren Sie in den Zeitplan Pausen und Erholungszeiten ein und nehmen Sie diese genauso wichtig, wie die Arbeitszeit an sich. Denn: Nur so können sich Körper und Geist erholen und sind bereit für neue Herausforderungen.

Ablenkungen vermeiden

Um möglichst effektiv arbeiten zu können, sollten Zeitdiebe vermieden werden. Nur wer konzentriert arbeitet, kann gut arbeiten. Ablenkungen sollten während der Arbeitszeit nicht vorhanden sein, nutzen Sie deshalb Smartphone oder Tablet entspannt während der Pausen.

Die häufigsten Ablenkungen am Arbeitsplatz sind

  • Smartphones und die Nutzung von Nachrichtendiensten
  • Social-Media-Plattformen
  • Private Telefonate oder Unterhaltungen mit Kollegen
  • Rauchen
  • Essen und Trinken zubereiten
  • Herumstöbern auf Internetseiten oder in Internet-Zeitungen

Prioritäten setzen mit der Eisenhower-Methode

Alle Aufgaben sollten, nachdem eine Übersicht geschaffen wurde, nach Dringlichkeit sortiert werden. Die Eisenhower-Methode ist eine gute Möglichkeit, Wichtigkeiten und Prioritäten festzustellen.
Nach dieser Methode werden anfallende Aufgaben in vier Kategorien eingeteilt:

  • wichtig und dringend
  • nicht dringend, aber wichtig
  • nicht wichtig, aber dringend
  • weder dringend noch wichtig
Tipp: Aufgaben, die sich als weder dringlich noch wichtig erweisen, können unbearbeitet bleiben, während dringliche, aber unwichtige Aufgaben ruhigen Gewissens an andere Mitarbeiter delegiert werden können.

 

Das führt auch direkt zur nächsten Methode des Zeitmanagements, nämlich:

Aufgaben delegieren

Zu einem erfolgreichen Zeitmanagement gehört es auch, Aufgaben an andere abzugeben. Das fällt nicht immer leicht – vor allem dann nicht, wenn man sich selbst für die beste Wahl zur Erledigung hält. Doch eine gute Personalführung bedeutet gleichzeitig auch, dass man seinen Mitarbeitern vertrauen und ihnen Aufgaben zuteilen muss. Allein ist der große Berg an offenen Aufgaben nicht zu bewältigen – nur gemeinsam kann man die Ziele des Unternehmens erreichen.

Auch Wartezeiten müssen genutzt werden

Während der Arbeitszeit sollte man nie untätig sein. Selbst Wartezeiten können sinnvoll genutzt werden. Während eine Rückmeldung aussteht, lassen sich Telefonate führen und E-Mails schreiben. Kleine Aufgaben, die schnell erledigt sind, dienen gut als Lückenfüller und müssen nicht nach Feierabend erledigt werden.

Ziele auch auf längere Sicht stecken

Beachten Sie bei der Setzung von Prioritäten im Rahmen der Zielsetzung nicht nur deren direkte Auswirkung, sondern auch die Darstellung eventueller künftiger Ergebnisse. Hilfreich kann die „10-10-10“-Methode nach Suzy Welch sein, die dabei hilft, Entscheidungen im Zeitmanagement zu fällen. Es stellen sich im Rahmen dieser Methode folgende Fragen:

  • Wie wirkt sich die Entscheidung in 10 Minuten aus?
  • Welche Auswirkungen sind in 10 Monaten zu spüren?
  • Und was kann man in 10 Jahren erwarten?

Pausen machen und einhalten

Mit verschiedenen Zeitmanagement-Methoden wie der „60-60-30“- oder der Pomodori-Methode werden Möglichkeiten vorgegeben, wie ein effektives Zeitmanagement funktionieren kann. Wer zum Beispiel nach der „60-60-30“-Methode arbeitet, sollte 55 Minuten fleißig und konzentriert arbeiten, 5 Minuten pausieren, erneut eine Stunde arbeiten und dann eine 30-minütige Pause einlegen, um sich zu entspannen und zu regenerieren. Die Zeiteinteilung sorgt für die bestmögliche Nutzung der natürlichen Konzentrationsphasen des Menschen.

Energiekurven erstellen

Eine gute Methode für Zeitmanagement, das individuell abgestimmt ist, ist das Erstellen einer Energiekurve. An ein paar Tagen der Woche werden stündlich die eigene

  • Produktivität
  • Leistungsfähigkeit
  • und Konzentrationsfähigkeit

selbst eingeschätzt und auf einer Skala von 0 bis 10 notiert. Nach einiger Zeit lässt sich aus den gewonnenen Daten eine individuelle Kurve erstellen, die detailliert die eigenen Werte abbildet. Ausgehend von den Ergebnissen dieses Selbsttests, lässt sich das Zeitmanagement in Zukunft effektiver gestalten.

Motivationen bieten

Wer sich selbst motiviert, kann besser arbeiten. Motivationen können in unterschiedlicher Weise ausfallen. Dabei kann es sich um Provisionen oder Belohnungen für die Mitarbeiter handeln. Manche Menschen belohnen sich nach einem erfolgreichen Tag mit einem leckeren Essen oder einem Treffen mit Freunden. Als Zeitmanagement-Methode bietet sich auch das Abstreichen im Kalender an: Jeder erfolgreich bewältigte Tag wird im Kalender angestrichen, um eine möglichst lange Kette an Kreuzen zu erreichen. Belohnen Sie diese Zeitmanagement-Methode außerdem, indem Sie zum Beispiel den Mitarbeiter mit der längsten Kreuzkette im Kalender am Ende des Monats ehren.

Autor: Redaktion Personalwissen

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