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Projektmanagement – Wissenswertes für Arbeitgeber

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Projektmanagement, Scrum

In Zeiten des Umbruchs und des digitalen Wandels wird eine nachhaltige Ausrichtung von Unternehmen zunehmend wichtiger. Rasche Veränderungen von wirtschaftlichen Rahmenbedingungen fordern daher organisatorische Umstrukturierungen und neue Arbeitsabläufe. Dieser Artikel zeigt Ihnen die Möglichkeiten zur Prozessoptimierung, die durch den Einsatz von Projektmanagement und Projektmanagement-Tools erzielt werden können.

 

    Projektmanagement – Definition

    Das Projektmanagement macht sich zur Aufgabe, den Ablauf der Bearbeitung eines Projektes zu managen. Der Verantwortungsbereich erstreckt sich dabei von der Definition des Projektes über die Durchführung bis zum Abschluss. Dabei gilt es den Ablauf zu planen, Risiken zu kalkulieren, Terminierungen einzuhalten und den geplanten Kosten gerecht zu werden.

    Laut DIN-Norm 69901 wird ein Projekt wie folgt beschrieben:

    „Vorhaben, die im Wesentlichen durch Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet sind, z.B. Zielvorgabe, zeitliche, finanzielle, personelle und andere Begrenzungen, Abgrenzung gegenüber anderen Vorhaben, projektspezifische Organisation.“

    Modernes (agiles) Projektmanagement

    Der Begriff des Projektmanagements kommt ursprünglich aus dem IT-Bereich. Um den technologischen Fortschritt zu sichern, hat der Projektmanager an neuen Lösungen gefeilt und stand dabei auch als Umsetzer meist im Mittelpunkt. Heutzutage kommt es im Projektmanagement auf wesentlich mehr an. Die Anforderungen umfassen ein breiteres Spektrum als nur die technische Expertise.

    Ebenfalls im IT-Bereich wurden deshalb die beiden bekanntesten agilen Arbeitsmethoden Scrum und Kanban entwickelt. Sie ermöglichen bei richtiger Ausübung die Deckung aller Anforderungen und sind in ihrer Ausübung weitgehend flexibel. Aus diesem Grund finden die Methoden seit einiger Zeit auch Anwendung bei Projektarbeiten in verschiedensten Geschäftsbereichen.

    Im Zusammenhang von modernem Projektmanagement und den Herausforderungen des Wandels wir oft das Akronym VUCA genannt. Es steht für volatility, uncertainty, complexity und ambiguity (deutsch Unbeständigkeit, Unsicherheit, Komplexität und Mehrdeutigkeit). Ursprünglich aus dem Militär-Jargon, dienen diese vier Begriffe im Digitalisierungszeitalter der Beschreibung von sich ständig ändernden Anforderungen. Dabei beziehen sich die einzelnen Begriffe auf Kunden, Wettbewerb, Geschäftsmodelle und Mitarbeiter.

    Die agilen Projektmanagement-Methoden Scrum und Kanban

    Um diesen Anforderungen an die Arbeitswelt gerecht zu werden, wird in den agilen Projektmanagement-Methoden Scrum und Kanban auf größtmögliche Flexibilität gesetzt. Durch die schrittweise und strukturierte Herangehensweise bei der Projektarbeit wird ermöglicht, kurzfristig auf wesentliche Änderungen zu reagieren. Einzelne Aufgaben werden dabei in kleine Häppchen geteilt und priorisiert.

    Scrum

    Bei Scrum wird auf ein interdisziplinäres Team gesetzt, welches sich durch eigenständige Aufgabenorganisation effizient aufstellt. Das Team setzt sich aus unterschiedlichen Rollen zusammen.

    • Product Owner: Auf Basis von oftmals täglichen Kurzmeetings koordiniert der Product Owner das Team. Durch den Blick auf die Gesamtheit eines Projekts priorisiert er die Projektaufgaben nach dem maximalen Nutzen, um möglichst schnell einen Return on Invest herbeizuführen.
    • Scrum-Master: Für das methodische Arbeiten des Teams ist der Scrum-Master verantwortlich. Er hilft dabei, den Prozess von Scrum einzuhalten und Hindernisse in der Methodik aus dem Weg zu räumen.
    • Entwicklungsteam: Das Entwicklungsteam ist für die Umsetzung des Projektes zuständig. In der IT-Branche besteht dies häufig aus Programmierern und Entwicklern.

    Die Rollen sind untereinander nicht hierarchisch gegliedert und je nach Geschäftsmodell optional besetzbar.

    Im Gegensatz zum traditionellen Projektmanagement wird bei Scrum nicht in einem bestimmten Zeitraum auf den Abschluss eines Projekts hingearbeitet. Durch die Einteilung und Priorisierung der einzelnen Aufgaben in kleinere Teilaufgaben, ist eine Bearbeitung in Etappen, den sogenannten Sprints möglich. In einer Sprintlänge von maximal 4 Wochen werden so zielgerichtet Elemente des Projekts fertiggestellt.

    Ein gemeinsames Commitment auf Ziel, Priorisierung und Herangehensweise des Projektes ist dafür sehr wichtig. In vielen Projektmanagement-Teams wird dieses Commitment durch den Product Owner erarbeitet. Auf der Basis von täglichen Entwicklungsfortschritten kann dieser so die Projektentwicklung sicherstellen.

    Kanban

    Bei Kanban handelt es sich um eine methodische Prozessoptimierung. Die Visualisierung des bestehenden Workflows oder einzelner Projektaufgaben auf einem Kanban-Board führt dabei zu großer Transparenz. Die Spalten auf einem Kanban-Board richten sich bei der Projektarbeit nach dem individuellen Workflow des Projektes.

    So wären beispielsweise auch Spalten für

    • Entwicklungsphasen,
    • Testphasen,
    • Warteschleifen
    • oder Analysephasen

    möglich.

    Kanban-Board für Projektmanagement

    Zu dem Konzept von Kanban gehört auch die Limitierung von parallel bearbeitbaren Aufgaben (Work in Progress). Durch die Begrenzung auf beispielsweise 2 Aufgaben-Tickets pro Spalte wird sich so auf die laufenden Prozesse konzentriert. Dies führt dazu, dass durch weniger Multitasking einzelne Aufgaben schneller fertig gestellt werden können. Nach diesem Prinzip wird das Kanban-Board auch oft in die Scrum-Methode eingegliedert.

    Tipp: Kanban-Boards sind thematisch nicht nur auf Projektarbeit ausgelegt. Die Implementierung in anderen Prozessen kann in vielen Fällen zu Weiterentwicklungen führen. Aus diesem Grund werden Kanban-Boards auch in vielen anderen Projektmanagement Methoden, wie zum Beispiel Scrum, genutzt. Sogar im Arbeitsalltag einzelner Mitarbeiter dienen Kanban-Boards in einfacher Ausführung der Strukturierung und Effizienzsteigerung.

     

    Sowohl bei Kanban, als auch bei Scrum, ist die visuelle Dokumentation von Projektfortschritten und einzelnen Aufgaben zur effektiven Bearbeitung sehr wichtig. Diese Faktoren bilden wichtige Bestandteile für eine zielgerichtete Abarbeitung von Projektaufgaben im Team. Durch die ständige physische Visualisierung sind die erarbeiteten Fortschritte jederzeit für alle sichtbar. Dies ermöglicht ein flexibles Reagieren auf plötzliche Veränderungen oder Probleme.

    Tools im agilen Projektmanagement

    Die Visualisierung der Projektfortschritte auf physischen Boards bringt einige Vorteile mit sich, jedoch kann es sich lohnen, auch diese Arbeitsmethode so gut es geht zu vereinfachen. Um den Fortschritt innerhalb eines Projektes festzuhalten, gibt es am Markt eine nicht unerhebliche Menge an Software-Tools. Neben zahlreichen teuren „Profi-Lösungen“ eignen sich für die Organisation von Projekten auch kostenlose Softwares oder Einsteigerversionen. Bei der Wahl des Tools sollte dabei auf die Anforderungen des Projektes sowie die Bedürfnisse der Nutzer geachtet werden.

    Achtung: Da die Nutzung der Tools je nach Projekt stark variieren, wird im Folgenden nur auf die Grundmerkmale von Projektmanagement-Software eingegangen. Diese können Ihnen allerdings eine Einschätzung geben, welche Anforderungen ein Tool für Ihre Arbeit erfüllen muss.

     

    Projektmanagement-Tools lassen sich der Art nach in folgende 3 Kategorien einteilen:

    Kategorie PLANUNG KOLLABORATION HYBRID
    Features
    • Kalender
    • To-Do-Listen
    • Task-Boards
    • Milestones
    • Kommunikations-
      möglichkeiten
    • Whiteboards
    • Austausch von Dateien
    • gemeinsames Arbeiten in Dateien
    Unterschiedliche Zusammensetzung aus Planungs- und Kollaborations-Features

     

    Zu der Kategorie Planung gehören überwiegend Tools, die den Arbeitsfortschritt in Boards, To-Do-Listen sowie Milestones festhalten. In vielen Fällen sind die jeweiligen Boards stark nach Kanban ausgerichtet.

    Ein großer Vorteil gegenüber der physischen Visualisierung ist, dass man in vielen Tools die Möglichkeit der automatischen Terminierung hat. So können die einzelnen Aufgaben in den Boards mit Deadlines versehen werden. Auch die Verbindung mit einem Teamkalender ist eine weitere Option.

    Tools der Kategorie Kollaboration sind auf die direkte Zusammenarbeit in der Software selbst ausgelegt. Durch oftmals Cloud-basierte Lösungen ist beispielsweise das gleichzeitige Arbeiten in einer Datei möglich. Features wie Chats oder Document-Sharing tragen zu einer vereinfachten Kommunikation bei. Gerade bei räumlich getrennten Teams wird diese Lösung oft und gerne wahrgenommen.

    Zielführende Verbindung von Tools

    In den meisten Fällen fällt die Wahl auf ein Hybrid-Tool, um möglichst viele sachdienliche Funktionen zu nutzen. Genügen diese Funktionen nicht, besteht bei vielen Anbietern die kostenpflichtige Möglichkeit, auf eine befriedigende Version upzugraden. Eine sinnvolle Alternative dazu ist die gleichzeitige Benutzung von verschiedenen Tools, die in Summe alle Anforderungen abdecken. Die einzelnen Anforderungen an das Tool ergeben sich dabei aus dem Projekt selbst sowie aus der Arbeitsweise und den Wünschen der Mitarbeiter.

    Fazit: Tools ersetzen keine Manpower. Trotz weitreichenden Funktionen stellen Projektmanagement-Tools nur eine Oberfläche zur Organisation der Arbeitsstrukturen in Projekten dar. Unterstützend dienen sie der vereinfachten Darstellung von Projektfortschritten sowie der effizienteren Arbeit durch geschaffene Schnittstellen. Im Mittelpunkt einer erfolgreichen Projektarbeit steht nach wie vor ein gut aufgestelltes Projektmanagement.

    Autor: Redaktion Personalwissen

    Siegel

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