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Onboarding – wie Sie neue Mitarbeiter einarbeiten

© Robert Kneschke/Fotolia
Onboarding

Jedes Jahr beginnen in Deutschland über 5 Millionen Menschen einen neuen Job. Genauso viele müssen demnach jedes Jahr neu eingelernt werden – das hat seinen Preis. Der Begriff „Onboarding“ beschreibt die systematische Einarbeitung neuer Mitarbeiter in ihren Aufgaben- und Arbeitsbereich. Die wortwörtliche Bedeutung des An-Bord-Holens beinhaltet, dass Vorgesetzte und Angestellte die neuen Mitarbeiter aufnehmen und ihnen dabei helfen, sich im Betrieb wohlzufühlen. Neben dieser Integration klären sich in diesem Prozess auch die Erwartungen und Ansprüche beider Seiten. Lesen Sie in diesem Beitrag, was Onboarding ist, aus welchen Phasen es sich zusammensetzt und wie Sie Onboarding in Ihrem Unternehmen gezielt und erfolgreich umsetzen.

Warum Onboarding – Definition und Idee des Konzepts

Das Onboarding beginnt mit dem Tag der Vertragsunterzeichnung und endet in der Regel nach etwa einem halben Jahr. In den meisten Fällen ist der neue Kollege dann voll in den Kreis der Mitarbeiter integriert und mit seinen Arbeitsgebieten und Aufgaben gut vertraut. Das Ziel sollte dabei sein, dass sich der neue Mitarbeiter vom ersten Tag an am neuen Arbeitsplatz wohl, gut aufgehoben, wertgeschätzt und akzeptiert fühlt. Auf diese Weise können Führungskräfte die Unternehmensbindung des Neuankömmlings schon von Anfang fördern.

Das Onboarding-Konzept ist ein wichtiger Bestandteil des Personalmanagements, da HR-Manager neue Mitarbeiter gezielt in den laufenden Betrieb integrieren können. Durch die Verteilung der Aufgaben und Tätigkeiten in den unterschiedlichen Abteilungen können die Zuständigen den neuen Angestellten den Start erleichtern. Damit die Integration möglichst gut gelingt, sollten Verantwortliche einen Einarbeitungsplan erstellen, der sowohl die Führungskräfte als auch die neuen Arbeitnehmer auf die kommenden Abläufe vorbereitet.

Neben der strukturierenden Funktion des Onboardings steht auch die emotionale Komponente im Zentrum des Prozesses. Mit der Zeit ergab sich aus der Unternehmenspraxis die Erkenntnis, dass vor allem die Einarbeitungsphase von einer hohen Fluktuation geprägt ist. Aus diesem Grund gewinnt die systematische Ausgestaltung der Einarbeitung besonders im Rahmen des War for Talents, dem Fachkräftemangel immer mehr an Bedeutung: Arbeitnehmer müssen sich von Beginn an in der Firma wohlfühlen, um dem Unternehmen erhalten zu bleiben. So ersparen sich die Organisationen nicht nur einen großen organisatorischen Aufwand, sondern auch hohe Kosten.

Ziele des Onboardings: Wie die Integration funktionieren kann

Im Großen und Ganzen geht es beim Onboarding um die Integration neuer Mitarbeiter in ein bestehendes Arbeitsumfeld. Da zu Beginn die jeweiligen Erwartungen häufig nicht der Realität entsprechen, ist Feingefühl notwendig. Genau hier setzt der Prozess des An-Bord-Holens an. Generell lassen sich drei verschiedene Ziele erkennen:

  • Unterstützung der Mitarbeiter zur optimalen Einarbeitung in das jeweilige Fachgebiet
  • Integration der neuen Beschäftigten in das emotionale Wertesystem der Firma
  • Soziale Orientierung und Zuweisung von Ansprechpartnern

Grundsätzlich geht es bei der geplanten Einarbeitung darum, die Anfangsphase so effizient wie möglich zu gestalten. So bleiben die Kosten für das Unternehmen gering. Auch der Aufwand für die Personalbeauftragten sowie für die neuen Mitarbeiter selbst reduziert sich auf ein Minimum. Als Folge können sich die neuen Angestellten schnell an die Atmosphäre gewöhnen und sich aktiv und produktiv in die Arbeitsprozesse einbringen.

Fluktuation verringern: Wie Onboarding die Bindung stärkt

Das Einarbeitungskonzept des An-Bord-Holens ist vor allem deshalb interessant, weil Führungskräfte den neuen Mitarbeitern von Beginn an die Möglichkeit geben, sich in den laufenden Betrieb zu integrieren. So lernen die Angestellten die Strukturen des Unternehmens sofort kennen.

Gleichzeitig schließt ein Neuankömmling durch geschicktes Onboarding direkt Kontakt mit den neuen Kollegen – das ist die Basis für eine erfolgreiche Zusammenarbeit. Diese soziale Integration ist auch für den bestehenden Kollegenkreis von besonderer Bedeutung. So können die Beschäftigten den neuen Mitarbeiter direkt annehmen und ihn akzeptieren.

Für die gelungene Integration durch ein erfolgreiches Onboarding können Personalverantwortliche einen Einarbeitungsplan erstellen. Dieser ist wie ein Stunden- oder Tagesplan aufgebaut und deckt alle Arbeits- und Aufgabenbereiche des neuen Mitarbeiters ab. Einen Vorlageplan für eine Einarbeitung inklusive Checkliste können Führungskräfte und Personaler online herunterladen. In diesem Zusammenhang ist es sinnvoll, den jeweiligen Plan an die ausgeschriebene Stelle anzupassen, um alle Details zu berücksichtigen.

Das individuelle Konzept zur Einarbeitung neuer Mitarbeiter hat einen großen Vorteil: Die neue Arbeitskraft fühlt sich direkt aufgenommen und gut behütet. Der Beschäftigte integriert sich natürlicherweise von Tag zu Tag besser, da sich die anderen Mitarbeiter um ihn bemühen. Dieses Gefühl beeinflusst den neuen Mitarbeiter positiv und stärkt somit seine emotionale Bindung an das Unternehmen.

Vor allem in der heutigen Zeit, die von Mobilität und ständigem Wandel bestimmt ist, leiden Führungskräfte häufig unter einer hohen Mitarbeiterfluktuation innerhalb ihres Teams, die es unbedingt zu senken gilt. Ein stabiles und langfristiges Beschäftigungsverhältnis kompetenter Mitarbeiter ist daher eines der wichtigsten Ziele der Personalarbeit. Durch gezielte Bemühungen im Onboarding können Arbeitgeber ihren Angestellten einen engagierten und rücksichtsvollen Eindruck vermitteln. Das resultiert in einer wertschätzenden Gegenreaktion: Arbeitnehmer bewerten ihre Vorgesetzten entsprechend positiv.

Einarbeitungszeit: Dauer des Onboarding-Prozesses und der Einarbeitung

Je nach Einzelfall sollten Personalverantwortliche die Dauer der Einarbeitung individuell einschätzen. Führungskräfte können die Dauer des Onboardings im Vorhinein bestimmen. Zudem lassen sich Anpassungen spontan festlegen, wenn sie den Kollegen während der Einarbeitungsphase beobachten.

Die vollständige Integration in das Unternehmen beginnt in der Regel mit dem Moment der Vertragsunterzeichnung. Sie endet frühestens dann, wenn der neue Mitarbeiter seine Probezeit erfolgreich gemeistert hat.

Wer ein gelungenes Onboarding im neuen Unternehmen erfahren hat, fühlt sich dort von Beginn an wohl und eingebunden. Arbeitnehmer haben in diesem Fall nicht das Bedürfnis, den Betrieb wieder zu verlassen und sind bestrebt, möglichst gut mitzuarbeiten. Durch eine gute Einarbeitung lässt sich die Produktivität des Unternehmens deutlich steigern.

Phasen des Onboardings: Stufen der Einarbeitung

Die Einarbeitung neuer Mitarbeiter sollte in jedem Fall eine gelungene Integration ermöglichen, denn diese bringt zahlreiche positive Effekte mit sich:

  • Erhöhte Eigeninitiative und Motivation der Mitarbeiter
  • Gesteigerte Sicherheit, Wohlbefinden und Selbstsicherheit durch emotionale Unterstützung
  • Abbau von Unsicherheiten unter Kollegen

Prinzipiell gilt, dass Wertschätzung sowohl im laufenden Betrieb wie auch im Onboarding das A und O sind. Neue Mitarbeiter, die ihr Umfeld als wertschätzend und respektierend wahrnehmen, können beispielsweise besser mit Kritik und Verbesserungsvorschlägen umgehen. Damit Personalverantwortliche im Onboarding-Prozess keinen Schritt übersehen und alle wichtigen Aspekte im Blick behalten, können sie den Verlauf in einzelne Phasen unterteilen und diese Stück für Stück abarbeiten.

  • Vorbereitung und Preboarding
  • Orientierung
  • Integration

Der komplette Onboarding-Ansatz sollte trotz der Phasen-Unterteilung als einheitlicher Prozess gesehen werden. HR-Verantwortliche sollten demnach darauf achten, dass der Verlauf fließend verläuft und sich als homogenes Konzept präsentiert.

Phase 1: Preboarding – Vorbereitungen für die Zusammenarbeit

Die erste Phase des Onboardings besteht aus der Vorbereitung. Das bedeutet, dass sich einerseits die Führungskräfte auf den neuen Mitarbeiter einstellen. Andererseits beschäftigt sich auch der neue Angestellte mit seiner neuen Tätigkeit und dem zukünftigen Arbeitsumfeld. Die erste Phase beginnt mit der Vertragsunterzeichnung und endet mit dem ersten Arbeitstag. In dieser Zeit sollte das Ziel des Arbeitgebers sein, einen professionellen und bestrebten Eindruck zu machen.

Im Preboarding ergibt es zudem Sinn, dem neuen Arbeitnehmer Materialien und wichtige Informationen an die Hand zu geben. Durch Flyer und detaillierte Broschüren des Unternehmens kann sich der neue Mitarbeiter ausführlich informieren und sich bereits ein umfassendes Bild von der Organisation machen. Außerdem ist es hilfreich, dem Arbeitnehmer Details zu Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten zukommen zu lassen. So erfährt der Mitarbeiter auch mehr über die Optionen für seine berufliche Zukunft.

Zu Beginn sind für neue Kollegen Ansprechpartner und die Möglichkeit, Fragen zu klären, besonders zentral. Um den Angestellten die anfängliche Unsicherheit zu nehmen, können Personalbeauftragte ihnen direkte Ansprechpartner zuweisen. Eine weitere Aufgabe stellt auch die organisatorische Einarbeitung sowie die Anfertigung des Einarbeitungsplans dar. Der Plan kann zum Beispiel vorsehen, wann Gesprächstermine angesetzt werden und welcher Arbeitsplatz dem neuen Mitarbeiter zugewiesen wird. Hierbei ist die Kommunikation mit dem neuen Arbeitnehmer und mit seinen Kollegen besonders wichtig.

Insgesamt sollten Verantwortliche den potenziellen zukünftigen Mitarbeiter schon in dieser ersten Phase positiv stimmen. Falls er zum festen Bestandteil des Unternehmens wird, sollte er mit einer positiven Grundstimmung in die Firma kommen. Auch, um „Reserven“ für meist vorkommende und normale Enttäuschungen zu haben. Aus diesem Grund sollten wichtige Unterlagen und Einzelheiten schon in der Vorbereitung ausgetauscht beziehungsweise bearbeitet werden.

Phase 2: Dem neuen Mitarbeiter Orientierung geben

Die zweite Phase ist die Orientierungsphase, in der sich die Mitarbeiter im Unternehmen umsehen und verschiedene Bereiche kennenlernen können. Stellen Sie dem neuen Mitarbeiter in dieser Phase auch die neuen Kollegen mit ihren jeweiligen Aufgabengebieten vor. So kann er sich schnell in der Firma orientieren und sich in das Unternehmen einordnen. Die zweite Phase reicht vom ersten Arbeitstag des neuen Mitarbeiters bis etwa in den dritten Monat seines Anstellungsverhältnisses.

Wenn Sie in der Vorbereitungsphase alles richtig gemacht haben, kann der erste Arbeitstag bequem starten. Nach der Begrüßung ist es das Wichtigste, sämtliche direkten Kollegen, Vorgesetzte und Ansprechpartner vorzustellen. Im Anschluss können Vorgesetzte mit dem neuen Mitarbeiter den Arbeitsplatz gemeinsam in Augenschein nehmen. Dabei können HR-Beauftragte alles Nötige zeigen und erklären. Der neue Angestellte erhält wichtige Dinge, wie:

  • Unterlagen,
  • Schlüssel
  • Zugangsdaten, die er für seine Tätigkeit benötigt

In der ersten Arbeitswoche geht es dann schon etwas ins Fachliche. Die zuständigen Kollegen und Führungskräfte erläutern genauere Zusammenhänge innerhalb des Unternehmens, der Produkte, der Kunden etc. und teilen die Aufgabengebiete auf. Ist die erste Orientierung gegeben und der neue Mitarbeiter „sicher gelandet“, so kann die Integration richtig beginnen.

Im Zuge der Orientierungsphase ist es zudem sinnvoll, die gegenseitigen Erwartungen zu klären. So können HR-Manager nicht nur präsentieren, was die Organisation dem Arbeitnehmer zu bieten hat. Sie gewährleisten auch, dass die Firma die individuellen Ansprüche erfüllt und versucht, den Vorstellungen des neuen Mitarbeiters gerecht zu werden. Auf diese Weise zeigen beide Seiten Wertschätzung und Interesse an einer erfolgreichen Zusammenarbeit.

Phase 3: Integration für mehr Eigenständigkeit

In der dritten Phase findet die Integration des neuen Mitarbeiters in den laufenden Betrieb statt. Während die soziale Integration bereits am ersten Arbeitstag startet, soll die Phase der Integration den neuen Kollegen dabei unterstützen, seine Position vollkommen eigenständig auszuführen. So gewährleisten Verantwortliche die Selbstständigkeit des Arbeitnehmers in der Zukunft.

Die Integration verläuft besonders geradlinig, wenn Vorgesetzte und Kollegen den Mitarbeiter langsam an seine neuen Aufgaben heranführen. Der Onboarding-Plan kann ab dem dritten Monat bis zum sechsten Monat vorsehen, diese Phase durchzuführen. Je nach Einzelfall umfasst dieser Prozess aber auch das ganze erste Arbeitsjahr. Da das primäre Ziel des Schrittes die selbstständige Übernahme von Arbeiten ist, sollten Zuständige genügend Zeit einplanen, um die Integration nachhaltig zu gestalten.

Neben Veranstaltungen für neue Mitarbeiter können erste Feedback-Gespräche positive Effekte zeigen. Die unterschiedlichen Möglichkeiten liefern den neuen Arbeitnehmern essenzielle Informationen und vermitteln ihnen nützliches Wissen.

  • Überblick über die allgemeinen und spezifischen Ziele des Unternehmens
  • Hintergründe bestimmter Werte und das System der Organisation
  • Orientierung für zukünftige Entwicklungen

In dieser Phase ist es außerdem wichtig, dass der neue Mitarbeiter lernt, welche Entwicklungs- und Weiterbildungsmöglichkeiten ihm zur Verfügung stehen. Gleichzeitig wird er in ausgewählten Projekten mit anderen Mitarbeitern eingesetzt, um schnell erste Erfolge erzielen zu können. Diese Erfolgserlebnisse motivieren zu weiterer engagierter Arbeit. Neben Projektarbeiten dienen auch zusätzliche Veranstaltungen dazu, die Netzwerkbildung zu begünstigen.

Onboarding: Warum das Konzept in die Firma bringen?

Hilfen zur Gestaltung des ersten Arbeitstages für Ihre neuen Mitarbeiter sowie Leitfäden zum Onboarding-Prozess finden Sie kostenlos zum Download im Internet. Durch die gezielte Integration können Arbeitgeber mit deutlich motivierteren und produktiveren Mitarbeitern rechnen. Ein echter Vorteil! Die neuen Mitarbeiter bringen sich für das Erreichen der Unternehmensziele ein und wirken im Team von Beginn an engagiert mit.

Alles in allem bringt die systematische Einarbeitung neuer Mitarbeiter unterschiedliche Vorteile mit sich. Im Vordergrund steht jedoch die Effizienz, die durch das Onboarding gesteigert wird. Personalverantwortliche erreichen durch den Einsatz des Konzepts eine sinkende Fluktuation und eine erhöhte Mitarbeiterzufriedenheit. So können Firmen ökonomischer und effektiver agieren.

Fazit: Darum ist Onboarding so wichtig

An einer umfassenden Einarbeitung kommen Unternehmen nicht vorbei. Wer die Planung und diese wichtige Anfangsphase systematisiert gestaltet und auf die Bedürfnisse der Mitarbeiter ausrichtet, schöpft das gesamte Potenzial der Arbeitnehmer aus. Neben der gesteigerten Motivation der Mitarbeiter, die sich auch auf die Arbeitsleistung auswirkt, erhöhen Personalverantwortliche vor allem die Bindung der Angestellten an das Unternehmen.

Auf diese Weise geht weniger Know-how verloren und es stehen mehr Mittel zur Verfügung, um das Personal optimal auszubilden und sich weiterentwickeln zu lassen. Vor allem erreichen Führungskräfte durch erfolgreiches Onboarding zwei Ziele, welche die langfristige Stellung des Unternehmens sichern: Eine ausgeprägte Arbeitszufriedenheit der Mitarbeiter sowie eine Eindämmung unnötiger und leerer Kosten. So spart die Firma Ressourcen und fokussiert beziehungsweise optimiert zugleich den Umgang mit ihrer wichtigsten Ressource – den Human Resources.

Autor: Redaktion Personalwissen

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