Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung – wichtige Änderungen für Unternehmen

Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung – wichtige Änderungen für Unternehmen

Zum 01.01.2021 wird der bekannte "Gelbe Schein" in Papierform von der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung abgelöst. Was Unternehmen jetzt zur Umstellung wissen müssen, zeigt der folgende Artikel.

Sowohl Arbeitgeber wie Arbeitnehmer kennen Sie gut: Die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (AU). Bei der AU handelt es sich um ein gelb coloriertes, offizielles Formular mit mehreren Durchschlägen, dass erkrankten Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern, die Mitglied in einer gesetzlichen Krankenkasse sind, nach einem Arztbesuch ausgehändigt wird.

Anhand einer Statistik über die Fehltage von Mitgliedern der Betriebskrankenkassen in Deutschland ist ablesbar, in welcher Häufigkeit Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen in Deutschland ausgestellt werden. Im Jahr 2018 war jeder Arbeitnehmer, der Mitglied in einer BKK war, im Durchschnitt 17,9 Arbeitstage arbeitsunfähig, im Jahr 2019 sogar 18,5 Tage.

Im Laufe der letzten Jahre ist der Wert der durchschnittlichen Fehlzeiten in Deutschland stark angestiegen. Er betrug 2005 geringe 11,8 Arbeitstage.

    Allen, in der Statistik aufgeführten Fehltagen liegt eine von einem niedergelassenen Arzt ausgestellte Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung zugrunde. Zusätzlich zu den in der Statistik erfassten Fehltagen fließen viele weitere Krankheitstage nicht in die statistische Berechnung ein.

    Dies ist beispielsweise der Fall, wenn Mitarbeiter einen oder zwei Tage am Arbeitsplatz fehlen, ohne einen Nachweis beim Arbeitgeber einreichen zu müssen. Ebenfalls werden Betriebsunfälle oder Wegeunfälle, die eng mit dem Arbeitsschutz und der Arbeitssicherheit im Unternehmen zusammenhängen, nicht gewertet.  

    Eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung wird umgangssprachlich in vielen Fällen als gelber Schein bezeichnet. Sie zeigt als offizielles Dokument an, dass es einem Arbeitnehmer aufgrund einer Erkrankung nicht zumutbar ist, seine vertraglich zugesicherte Tätigkeit am Arbeitsplatz auszuführen. Die rechtliche Grundlage für das Fernbleiben wird im Entgeltfortzahlungsgesetz eindeutig beschreiben.

    Der § 3 des Entgeltfortzahlungsgesetzes (EntgFG) konkretisiert, dass ein Mitarbeiter:

    „Der infolge einer Krankheit an seiner Arbeitsleistung verhindert ist, ohne dass ihn ein Verschulden trifft, Anspruch auf Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall durch den Arbeitgeber hat.“

    Die Entgeltfortzahlung durch den Arbeitgeber endet nach sechs Wochen.

    Derzeit wird jede Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung als Formular vom Arzt ausgedruckt. Dieses Vorgehen verursacht Tonnen von Papiermüll und vor allem viel Aufwand und Portokosten für Patienten. Bedenkt man, dass bundesweit in etwa 75 Millionen Krankmeldungen in 3-facher Ausfertigung ausgestellt werden, führt dies zu mindestens 225 Millionen bedruckten Blättern und Millionen von Briefsendungen pro Jahr. Dieser in Zeiten der Digitalisierung antiquiert anmutende Vorgang soll in Kürze durch die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) abgelöst werden.

    Worin der Unterschied zwischen der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung und der AU in Papierform liegt

    Mit der Einführung des Dritten Bürokratieentlastungsgesetzes hat der Bundestag im Herbst 2019 die Grundlage für die Einführung der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) gelegt. Grundsätzlich besteht das Ziel des Dritten Bürokratieentlastungsgesetzes darin, Bürgerinnen und Bürger, Unternehmen sowie Verwaltung von Bürokratie zu entlastet.

    Durch verschiedene Maßnahmen der Digitalisierung von Prozessen sollen bis zu 1,1 Milliarden Euro eingespart werden. Der wesentliche Unterschied zwischen der herkömmlichen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung in Papierform und der eAU besteht in seinem ausschließlichen elektronischen Verfahren. Dies vereinfacht das Verfahren der Krankschreibung und spart wertvolle Ressourcen.

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    „Vorgänger“ der elektonischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) ist die Bescheinigung in Papier (AU) © nmann77 – Adobe Stock

    Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung, die zum 01.01.2021 eingeführt und nach einer Übergangsphase ab 01.01.2022 ausschließlich zur Meldung von Arbeitsunfähigkeit genutzt werden soll, professionalisiert den Ablauf einer Krankmeldung erheblich.

    Mit der Verabschiedung des „Terminservice- und Versorgungsgesetzes“ (TSVG) wurde beschlossen, dass Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen den gesetzlichen Krankenkassen ab 2021 ausschließlich digital übermittelt werden sollen.

    Statt wie bisher:

    • Einen Gelben Schein an den Arbeitgeber zu versenden oder zu übergeben und
    • Eine Kopie an die Krankenkasse weiterzuleiten,

    erfolgt die Meldung vom Arzt im elektronischen Verfahren direkt an die Krankenkasse. Arbeitgeber werden vom Arbeitnehmer gleichzeitig persönlich oder alternativ elektronisch per E-Mail über die Krankschreibung informiert.

    In der Personalabteilung können in der Folge die spezifischen Daten zur Krankschreibung, zu der:

    • Beginn und voraussichtliches Ende der Krankmeldung,
    • Verbleibende Tage der Entgeltfortzahlung ,
    • Personenbezogenen Informationen des Arbeitnehmers

    gehören, digital von den Servern der Krankenkasse abgerufen werden.

    Der Vorteil der Novellierung der Übermittlung von Krankmeldungen im Rahmen der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung liegt auf der Hand. Neben Portokosten und Druckkosten sparen Unternehmen und Krankenkassen durch die Digitalisierung am Entstehungsort der Krankschreibung Zeit und Geld. Ärztinnen und Ärzte sind gleichzeitig weiterhin verpflichtet, dem Arbeitnehmer eine Bescheinigung über die Krankmeldung in Papierform auszuhändigen.

    Warum Unternehmen jetzt die Weichen für den neuen Ablauf bei Krankmeldungen stellen sollten

    Personalreferenten in Personalabteilungen und der Abteilung Buchhaltung haben sich seit Jahren an einen einheitlichen Ablauf bei der Archivierung und Verarbeitung von Krankmeldungen gewöhnt.

    Mit der Einführung der eAU müssen praxiserprobte Mechanismen adaptiert werden.

    Um frühzeitig und kompetent vorzugehen, sollten die folgenden Fragen betriebsintern vor dem Stichtag 01.01.2021 beantwortet werden:

    • Wie und bis wann müssen Mitarbeiter den Arbeitgeber informieren?
    • Welche Veränderungen im Ablauf müssen in der Personalabteilung implementiert werden?
    • Wer im Unternehmen ist für den Abruf der Daten des Versicherten im Rahmen der eAU verantwortlich?
    • Welche Veränderungen am Buchhaltungsprogramm müssen vorgenommen werden und bis wann?

    Die Modifikation der Prozesskette im Unternehmen ist alternativlos, um nach der Einführung der eAU weiterhin professionell Fehlzeiten aufzunehmen und verarbeiten zu können.

    Meldung und Verarbeitung der Arbeitsunfähigkeit

    Der Prozess der Meldung und Verarbeitung der Arbeitsunfähigkeit aus Unternehmenssicht wird ab 01.01.2021 in den folgenden 6 Schritten erfolgen:

    Schritt 1: Feststellen der Arbeitsunfähigkeit

    Der Arbeitnehmer konsultiert einen Fach- oder Hausarzt und wird krankgeschrieben. Hierfür stellt der Arzt eine elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung aus.

    Schritt 2: Übermittlung der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung

    Der Arzt dokumentiert die Arbeitsunfähigkeit in seiner Praxissoftware. In der Folge wird die elektronische Weitergabe der Krankmeldung und der eAU an die gesetzliche Krankenkasse des Arbeitnehmers durchgeführt.

    Schritt 3: Schriftliche Ausfertigung der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung

    Der Arzt druckt zusätzlich eine Bescheinigung der Arbeitsunfähigkeit als Nachweis in Papierform für den erkrankten Mitarbeiter aus.

    Schritt 4: Mitarbeiter informiert den Arbeitgeber

    Der Mitarbeiter informiert den Arbeitgeber über die Arbeitsunfähigkeit und die voraussichtliche Dauer. Dies erfolgt telefonisch oder digital per E-Mail oder interne Kommunikationskanäle.

    Schritt 5: Arbeitgeber nutzt das Abrufverfahren mit den Krankenkassen

    Um die Detailangaben zur eAU zu erhalten, nutzt der Arbeitgeber das elektronische Abrufverfahren mit den Krankenkassen über sein Entgeltabrechnungsprogramm. Alle notwendigen Informationen der eAU, die bei der Krankenkasse vorliegen, werden nach dem Abruf in elektronischer Form im Abrechnungsprogramm gespeichert.

    Schritt 6: Mitarbeiter unterrichtet das Unternehmen über Folge-eAU oder Genesung

    Mit dem Auslaufen der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung informiert der erkrankte Betriebsangehörige den Arbeitgeber über eine Folgebescheinigung oder die Wiederaufnahme der Arbeit.

    Im Pilotprojekt „Elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung“ (eAU) der Techniker Krankenkasse wird die digitale Übermittlung des gelben Scheins an den Arbeitgeber aktuell erprobt. Als erste Arbeitgeber sind die Techniker Krankenkasse und das Universitätsklinikum Schleswig-Holstein (UKSH) angebunden. Bereits seit September 2017 können Ärzte aus verschiedenen Bundesländern und ausgewählte Ärzte, die die Praxissoftware Duria eG nutzen, ebenfalls an einem Pilotprojekt der Techniker Krankenkasse teilnehmen.

    Herausforderungen, die Unternehmen mit der eAU lösen müssen

    Die Einführung der eAU soll Bürokratie in Unternehmen abbauen und das Verfahren der Übermittlung von Krankschreibungen modernisieren. Arbeitgeber und Krankenkassen begrüßen dieses Konzept, das zu mehr Effizienz beitragen kann. Gleichzeitig birgt jegliche Veränderung von statischen und festgelegten Prozessen Potenzial für Probleme und Herausforderungen.

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    Die eAU soll langfristig zum Bürokratieabbau führen © Stockwerk-Fotodesign – Adobe Stock

    Aus Unternehmenssicht besteht die größte Herausforderung darin, die Mitarbeitermeldung der Arbeitsunfähigkeit und das proaktive, digitale Abrufen der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung zu harmonisieren. Hierbei kann es zu Problemen kommen, die mit der rechtzeitigen Datenverarbeitung bei den Krankenkassen oder mit fehlerhaften Eingaben zu tun haben. Die Schnittstellen zwischen dem Lohnprogramm und dem Krankenkassenserver können ebenfalls als Fehlerquellen genannt werden.

    Aus Unternehmenssicht ist es essenziell, dass die abgerufenen Daten der Krankenkassen umgehend und gesichert sowie ohne erneute Datenprüfung weiterverarbeitet werden können. Dies ist vor allem relevant, wenn die Daten direkten Einfluss auf die Lohn- und Gehaltsabrechnung der Mitarbeiter haben. 

    Wichtige Änderungen bei der Vorlage- und Meldepflicht

    Mit Einführung der eAU entfällt die Vorlagepflicht des Arbeitnehmers aufgrund der elektronischen Übermittlung. Gleichzeitig ist er an die Vorgaben im § 5 des Gesetz über die Zahlung des Arbeitsentgelts an Feiertagen und im Krankheitsfall (Entgeltfortzahlungsgesetz) gebunden . Im Gesetz wird ausgeführt:

    Der Arbeitnehmer ist verpflichtet, dem Arbeitgeber die Arbeitsunfähigkeit und deren voraussichtliche Dauer unverzüglich mitzuteilen.

    Dauert die Arbeitsunfähigkeit länger als drei Kalendertage, hat der Arbeitnehmer eine ärztliche Bescheinigung über das Bestehen der Arbeitsunfähigkeit sowie deren voraussichtliche Dauer spätestens an dem darauffolgenden Arbeitstag vorzulegen

    (Erfolgt mit Einführung der eAU durch Abruf bei der Krankenkasse).  

    Der Arbeitgeber ist berechtigt, die Vorlage der ärztlichen Bescheinigung früher zu verlangen.

    Besonderheiten bei Minijobs – was Personaler zusätzlich beachten müssen

    Die Pauschalabgaben für geringfügig Beschäftigte werden in Deutschland nicht über die Krankenkassen, sondern über die Minijob-Zentrale abgerechnet. Arbeitgebern ist aus diesem Grund die Krankenkasse des Beschäftigten nicht bekannt. In Zukunft ergibt sich hierbei eine für Unternehmen relevante Änderung.

    Da die Daten der Arbeitsunfähigkeit ausschließlich bei den Krankenkassen gespeichert werden, müssen Arbeitgeber mit Einführung der eAU bei Minijobbern ebenfalls die Zugehörigkeit zur gesetzlichen Krankenkasse erfragen. Geplant ist, dass Arbeitgeber die Detailinformationen über die Arbeitsunfähigkeit über die Minijob-Zentrale bei der zuständigen Krankenkasse abrufen. Aus diesem Grund müssen Arbeitgeber Kenntnis darüber erlangen, in welcher gesetzlichen Krankenkasse der Mitarbeiter mit Minijob versichert ist.

    Zusammenfassung und Fazit: Wichtige Antworten zur elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung

    Was ist eine elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung?

    Als elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) bezeichnet man ein digitales Dokument, das die herkömmliche Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung in Papierform ersetzt. Die eAU wird vom behandelnden Arzt erstellt und an die gesetzliche Krankenkasse weitergeleitet.

    Ab wann wird die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung eingeführt?

    Die eAU wird zum 01.01.2021 als digitaler Standard zwischen Ärzten und den gesetzlichen Krankenkassen eingeführt. Nach einer Übergangsphase löst sie zum 01.01.2022 die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung in Papierform ab.

    Wer übermittelt die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung an den Arbeitgeber?

    Die Übermittlungspflicht des Arbeitnehmers nach einer Krankschreibung entfällt. Arbeitgeber erhalten die Daten und Detailinformationen der Krankmeldung direkt von den gesetzlichen Krankenkassen im Abrufverfahren. Hierfür kann das betriebsinterne Lohnprogramm genutzt werden.

    Wann muss die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung bei dem Arbeitgeber vorliegen?

    Die eAU wird nach der Ausstellung durch den behandelnden Arzt direkt an die gesetzliche Krankenkasse übermittelt. Arbeitgeber können diese umgehend abrufen. Arbeitnehmer sind weiterhin verpflichtet, den Arbeitgeber zeitnah über ihre Abwesenheit zu informieren. Dies kann nach Absprache persönlich, telefonisch oder über digitale Kanäle erfolgen.

    Wo und wie lange wird die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung archiviert?

    Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung wird im Lohnprogramm des Unternehmens archiviert. Für die Aufbewahrung von AU und eAU sind keine festen Aufbewahrungsfristen vom Gesetzgeber vorgegeben. Als Empfehlung zur Bestimmung einer Regellöschfrist, könnten Unternehmen die Aufbewahrungspflichten im Rahmen der Entgeltfortzahlung heranziehen. Diese wird im Aufwendungsausgleichgesetz (AAG) beschrieben werden und beträgt 4 Jahre.

    Was passiert, wenn man die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung nicht bei der Krankenkasse vorlegt?

    Eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung gilt als rechtlich relevantes Dokument. Arbeitnehmer sind aktuell verpflichtet, eine Kopie an die gesetzliche Krankenkasse zu senden. Geschieht dies nicht, kann dies unter anderem eine Abmahnung beim Arbeitgeber zur Folge haben.  Mit der eAU endet diese Verpflichtung, da die Krankschreibung direkt vom behandelnden Arzt zur Krankenkasse gesandt wird.

    Wie viel kostet eine elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung?Wie viel kostet eine elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung?

    Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung ist für Arbeitgeber und Arbeitnehmer kostenlos. Durch die digitale elektronischen Krankmeldung und reduzierte Verwaltungskosten gestaltet sich der gesamte Prozess einfacher, schneller und effizienter.

    Was steht auf der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung?

    Die eAU enthält die äquivalenten Daten der Papierversion der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung. Diese werden unter Beachtung aller Datenschutzgesetze verschlüsselt an die gesetzlichen Krankenkassen übermittelt.

    Ist das Arbeiten trotz Krankschreibung erlaubt?

    Grundsätzlich ist das Arbeiten trotz Krankschreibung zu jeder Zeit möglich, da es keine gesetzliche Regelung gibt, die dies verbietet. Eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung stellt kein Arbeitsverbot dar. Sie beinhaltet ausschließlich eine Prognose über den wahrscheinlichen Krankheitsverlauf und das Anrecht, unter Lohnfortzahlung aus gesundheitlichen Gründen der Arbeit fernzubleiben.

    Gilt das neue Verfahren ebenfalls für Privatversicherte?

    Eine elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung kann ausschließlich für gesetzlich Versicherte ausgestellt werden. Privatversicherte sind nicht in den neuen gesetzlichen Bestimmungen inkludiert. Sie erhalten weiterhin ein Attest des Arztes zur Weitergabe an den Arbeitgeber und an Ihre private Versicherung, falls Sie Krankentagegeld beanspruchen können.

    Autor: Redaktion Personalwissen