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Ruhepausen: Gesetzliche Ruhepausen sind zu beachten!

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Ruhepausen

Viele Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter haben das Gefühl, dass die Belastung am Arbeitsplatz immer weiter steigt. Trotz  Arbeitszeitmodelle und der stetigen Einführung von Künstlicher Intelligenz (KI) im Industriebereich, klagen immer wieder Mitarbeiter darüber, zu überlasten. Ein oftmals angeführte Ursache hierfür ist die Digitalisierung. Durch die  Präsenz von sozialen Medien im Büroalltag und die ständige Erreichbarkeit befinden sich viele Angestellte und deren Vorgesetzte in einem Always-on-Modus, der letztlich ungesund und belastend ist.

Das Göttinger Tageblatt berichtete in einem Artikel am 05.05.2018, dass immer mehr Arbeitnehmern aufgrund dieser Entwicklung wegen Erschöpfungssyndromen und Burn-Out ausfallen. Aus einer Antwort des Bundesgesundheitsministeriums ging dabei hervor, dass die Gesamtzahl der Fehltage von 2012 auf 2016 von 19,97 Millionen auf 30,53 Millionen Fehltage pro Jahr gestiegen ist. Besonders stark stieg dabei die Zahl derjenigen, die wegen Belastungs- und Anpassungsstörungen ausfielen. Während dies 2012 nur 10,5 Millionen Fehltage verursachte, stieg die Zahl im Jahre 2016 auf 16,9 Millionen (Quelle: Göttinger Tageblatt).

Hauptgrund dieser Entwicklung ist, dass sich viele Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in unserer heutigen modernen Gesellschaft wenig oder sogar gar keine Ruhepausen gönnen. Neben einer herausfordernden Tätigkeit am Arbeitsplatz wird auch das Privatleben immer mehr mit Terminen und Aktivitäten sowie unvermeidlichen Arbeiten befüllt.

Die Folge davon ist, dass viele Menschen verlernt haben, richtig abzuschalten. Zivilisationskrankheiten wie Herz-Kreislauf-Erkrankungen oder Depressionen nehmen in Folge fortwährender psychischer Überbeanspruchung immer mehr zu. Was können Arbeitgeber daher tun, um die nervliche und körperliche Belastung am Arbeitsplatz zu reduzieren? Inwiefern können Ruhepausen bzw. Pausen, in denen ein Mitarbeiter nicht von anderen Kollegen gestört werden darf, die Effizienz steigern?

Gesetzliche Grundlage für Ruhepausen

Der Gesetzgeber hat klare Vorschriften und Gesetze erlassen, die die Ruhe- und Pausenzeiten von Arbeitnehmern betreffen. Das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) beschreibt in den § 4 und § 5, wie lange Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ohne Ruhepause arbeiten dürfen. Es regelt auch die Länge von zusammenhängenden Ruhepausen. Im Gesetz wird ausgeführt:

„Die Arbeit ist durch im Voraus feststehende Ruhepausen von mindestens 30 Minuten bei einer Arbeitszeit von mehr als sechs bis zu neun Stunden und 45 Minuten bei einer Arbeitszeit von mehr als neun Stunden insgesamt zu unterbrechen. Die Ruhepausen nach Satz 1 können in Zeitabschnitte von jeweils mindestens 15 Minuten aufgeteilt werden. Länger als sechs Stunden hintereinander dürfen Arbeitnehmer nicht ohne Ruhepause beschäftigt werden.“ (ArbZG § 4)

Zusätzlich wird im § 5 des Arbeitszeitgesetzes klar dargelegt, dass jedem Arbeitnehmer eine Ruhezeit von 11 Stunden zwischen den Arbeitseinsätzen zusteht. Betriebe müssen diese Erholungspause bei der Einsatzplanung des Personals immer einplanen. Ausnahmen beziehen sich auf wenige soziale und gesellschaftlich wichtige Branchen, bei denen die Ruhezeit in Ausnahmefällen um bis zu 1 Stunde reduziert werden kann.

Beschäftigen Sie Jugendliche unter 18 Jahren, so gelten abweichende, verschärfte Regelungen für die Pausenzeiten. Grundlage hierfür ist das Jugendarbeitsschutzgesetz (JArbSchG), welches in § 11 bestimmt, dass jugendliche Arbeitnehmer und Auszubildende folgende Ansprüche auf Ruhepausen haben:

  • 30 Minuten bei einer Arbeitszeit von mehr als viereinhalb bis zu sechs Stunden,
  • 60 Minuten bei einer Arbeitszeit von mehr als sechs Stunden, länger als viereinhalb Stunden hintereinander dürfen Jugendliche nicht ohne Ruhepause beschäftigt werden.

Abweichend von diesen gesetzlichen Regelungen können in Unternehmen weitere branchenspezifische Verordnungen und tarifvertragliche Vereinbarungen zu Ruhepausen gelten. Der Gesetzgeber droht Betrieben und verantwortlichen Führungskräften nicht nur Geldstrafen, sondern auch Freiheitsstrafen an, wenn diese die gesetzlichen Vorgaben in Bezug auf Ruhepausen im Betrieb wissentlich und fortwährend missachten. Alle Regelungen in Bezug auf Sanktionen für Unternehmer und Mitarbeiter in Leitungsfunktion finden Sie im Arbeitszeitgesetz in den § 22 und § 23.

Arbeitstättenverordnung und Bildschirmarbeit

Ein wesentliches Gesetz, welches neben den Ruhepausen auch Regeln für die allgemeine Arbeitsumgebung fixiert und klare Richtlinien für Pausenräume, Toilettenanlagen und die Ergonomie am Arbeitsplatz vorgibt, ist die Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV). In dieser gesetzlichen Richtschnur werden zudem die besonderen Anforderungen an Bildschirmarbeitsplätze beschrieben.

Bei der Gesamtbetrachtung aller gesetzlichen Vorschriften für Ruhepausen fallen die engen Grenzen auf, die der Gesetzgeber für Ruhe- und Erholungspausen von Arbeitnehmern festgelegt hat. Der Hauptgrund hierfür ist, dass durch unzureichende Erholungspausen die Sicherheit und der Gesundheitsschutz von Mitarbeitern gefährdet wird. Die Folge hiervon können Arbeitsunfälle, Überforderungen sowie daraus resultierende, lange Fehlzeiten sein, die letztlich immer mit hohen Krankheitskosten verbunden sind.

Die Kosten der Unternehmen für die Lohnfortzahlung im Krankheitsfall sind erheblich. Das Institut für die deutsche Wirtschaft berichtete, dass die Aufwendungen hierfür im Jahre 2015 erstmals die Marke von 50 Milliarden Euro überschritten haben (Quelle: IWD). Anhand der hohen Kosten für Unternehmen und des Schadens für die Volkswirtschaft kann man ermessen, wie wichtig präventive Maßnahmen und der allgemeine Gesundheitsschutz in jedem Betrieb sind. Zu den wichtigsten Maßnahmen der betrieblichen Prävention gehört dabei auch die Gewährung der gesetzlichen Ruhepausen und Ruhezeiten für Angestellte und Führungskräfte.

Motivation durch Ruhepausen

Motivatorische Maßnahmen in Unternehmen sind wichtige Bausteine für Erfolg und Effizienz eines Unternehmens. Durch kurze Auszeiten und Ruhepausen am Arbeitsplatz fördern Sie nicht nur die Konzentration und Leistungsfähigkeit Ihrer Mitarbeiter, sondern erhöhen auch die Motivation.

Durch gezielte Pausen erhält jeder Angestellte Ihres Betriebs die Möglichkeit, effektiv von seiner Arbeit abzuschalten und seine Gedanken neu zu justieren. Ihre Pflicht als Arbeitgeber besteht dabei darin, Ihren Mitarbeiter von allen innerbetrieblichen Tätigkeiten während der Ruhepausen zu entbinden. Entspannungstherapeuten empfehlen zudem im Rahmen der Ruhepausen vor allem Aktivitäten durchzuführen, die einen Gegenpol zur täglichen Arbeitsroutine bieten.

Arbeitet ein Angestellter täglich 8 Stunden im Büro, so wäre zum Beispiel ein Spaziergang in der Mittagspause geeignet, um für den notwendigen inneren Abstand vom Arbeitsplatz zu sorgen. Ein Arbeitnehmer, der körperlich schwer arbeitet, könnte sich dagegen am besten mit dem Lesen eines Buches oder einem Gespräch unter Kollegen entspannen. Grundsätzlich darf jeder Mitarbeiter selbst bestimmen, wie er seine Pausenzeiten verbringt.

Als Betrieb können Sie die Motivation durch Ruhepausen jedoch dadurch fördern, dass Sie ansprechende Pausenräumen und echte Rückzugsmöglichkeiten für einen Spaziergang auf dem Betriebsgelände schaffen. Möglich wären auch unterschiedliche Freizeitangebote sowie Gesundheits- und Präventionsangebote, wie zum Beispiel:

  • Sportgeräte wie Kickertisch oder Tischtennisplatte
  • Sitzsäcke und ansprechende Ruheräume
  • Gesundheitsangebote in Pausen, wie Physiotherapie, Massagen

Gehen Sie so in Ihrem Unternehmen vor, fördern Sie aktiv die Regeneration Ihrer Belegschaft und erreichen eine nachhaltige Motivation. Zusätzlich helfen Pausen und zielgerichtete Ablenkung dabei, die Arbeitseffizienz und damit den Gesamterfolg Ihres Unternehmens zu steigern.

Kleine Veränderungen im Büroalltag schaffen Freiraum für Ruhepausen

Nicht nur aufgrund der hohen Krankheitskosten sehen sich die meisten Unternehmen in der Verantwortung, allen Angestellten die gesetzlichen Ruhepausen zu gewähren. Es ist logisch, dass jeder Mitarbeiter Ruhepausen benötigt, um leistungsfähig und engagiert zu arbeiten. In manchen Fällen sind falsch strukturierte, betriebliche Abläufe und unzureichende interne Prozesse der Hauptgrund dafür, dass Mitarbeiter keine oder zu wenig Ruhezeiten erhalten. Dabei helfen schon marginale Veränderungen im Büroalltag oder im Produktionsprozess, die notwendigen Freiräume für die Beschäftigten zu schaffen.

Eine einfache, wirksame und kostengünstige innerbetriebliche Maßnahme ist zum Beispiel das Anbringen von flexiblen Trennwänden oder Schiebewänden an Bildschirmarbeitsplätzen. Durch Zuschieben der Schiebewand signalisiert der Mitarbeiter, dass er eine Ruhepause benötigt. Auch bei Arbeitsprozessen, bei denen konzentriertes, ungestörtes Arbeiten sehr wichtig ist, kommen die Schiebewände zum Einsatz. So verstehen Kollegen und Vorgesetzte sofort, dass eine Störung nur bei wirklich relevanten Fragen oder in einem Notfall angebracht ist.

Durch eine solche Vorgehensweise nehmen Sie zudem auf diejenigen Mitarbeiter Rücksicht, die ihre Pausenzeiten gern ungestört verbringen möchten. Manch Angestellter entscheidet dies aus persönlichen Gründen oder aufgrund der Tatsache, dass auch während einer Pause interne Gespräche immer wieder zu betrieblichen Problemen geführt werden. Egal, wie Ihre Angestellten die Pausenzeiten verbringen – durch echte Ruhepause ohne Ablenkungen werden Ihre Mitarbeiter ein hohes Maß an Entspannung erreichen. Dies steigert die Leistungsbereitschaft und wirkt motivierend.

Eine weitere Möglichkeit, Ihre Belegschaft in Bezug auf die Gewährung von individuellen Ruhephasen zu unterstützen, ist die Einführung von Gleitzeit-Modellen. Die flexible Gestaltung der Arbeitszeit basiert dabei auf dem Grundsatz, dass Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, auch abseits der gesetzlich vorgeschriebenen Ruhepausen, unterschiedlichste Bedürfnisse haben. Nicht nur das der Biorhythmus jedes Angestellten different ist, vor allem familiäre Verpflichtungen können ein gewichtiger Grund sein, den Arbeitsbeginn und das Arbeitsende zu flexibilisieren.

Während manche Menschen früh morgens besser, schneller und effektiver arbeiten können, benötigen andere eine private Anlaufphase am Morgen und beginnen daher erst etwas später mit ihrem Tagewerk. Angepasste Arbeitszeitmodelle helfen in diesem Fall, die Ruhepausen Ihrer Mitarbeiter vor und nach der Arbeit so passgenau wie möglich zu realisieren.

Ein weiterer, gewichtiger Störfaktor für Ruhepausen im Büroalltag ist das Telefon und unangekündigte Telefonate. Ruft ein wichtiger Kunde oder ein Vorgesetzter während einer Pause an, so fühlen sich Mitarbeiter oft genötigt, das Telefongespräch anzunehmen. Ist dies oft in Pausenzeiten der Fall, so ist die Ruhephase gestört und ein effektives Ausruhen wird nicht gelingen. Der Grund hierfür liegt nicht nur im Telefongespräch, sondern auch darin, dass die Gedanken Ihres Angestellten nach dem Telefonat auf den Kunden und sein Anliegen fixiert sein werden.

Um Ihre Mitarbeiter in Bezug auf reguläre Telefonate während der Ruhepausen zu entlasten, gibt es unterschiedliche Ansätze. Eine sehr wirksame Maßnahme ist die Weiterleitung der eingehenden Anrufe zu einem Sekretariatsservice. Mit einer einfachen Rufumleitung werden alle in der Pausenzeit eingehenden Telefonate umgeleitet. Jeder Anrufer wird dabei persönlich und freundlich begrüßt und von den Telefonisten des Sekretariatsservice darüber informiert, dass Ihr Mitarbeiter gerade nicht erreichbar ist. Telefonnotizen helfen Ihrem Angestellten nach seiner Pause, die entgangenen Anrufe nachzuvollziehen und nach Priorität abzuarbeiten. Mit dieser einfachen und kostengünstigen Maßnahme erreichen Sie eine effektive Lösung für zwei Probleme:

Zunächst einmal stellen Sie durch dieses Vorgehen sicher, dass die Ruhepause des Mitarbeiters nicht durch betriebliche Belange gestört wird. Außerdem wird Ihr Kunde trotz der Pause des Mitarbeiters weiterhin persönlich und freundlich bedient und auf einen späteren Rückruf aufmerksam gemacht. Dies ist viel zielführender, als in eine Endlos-Warteschleife oder auf einen unpersönlichen Anrufbeantworter verwiesen zu werden. Dieser Kundenservice ist professionell und macht auch bei Ihrem Kunden Eindruck.

Die Ruhezeiten Ihrer Beschäftigten vor oder nach der regulären Tätigkeit sind ein hohes Gut. Durch klare Regelungen können Sie auf die Belange Ihrer Belegschaft Rücksicht nehmen und gleichzeitig alle gesetzlichen Vorgaben einhalten. Vor allem leitende Angestellte oder Außendienstmitarbeiter sind immer wieder versucht, betriebliche E-Mails und Anrufe auch in ihrer Freizeit zu beantworten. In manchen Fällen verlangen Führungskräfte kurzfristige Antworten von Mitarbeitern und stören so nachhaltig die gesetzlichen Ruhezeiten von 11 Stunden pro Tag. Dies führt auf Dauer zur Überforderung und zu negativem Stress.

Um solchen Entwicklungen vorzubeugen, sollten Sie klare Unternehmensregeln implementieren. Diese können zum Beispiel regeln, dass das geschäftliche E-Mail-Postfach zu einem bestimmten Zeitpunkt am Abend gesperrt wird. Mit solch einer Vorgehensweise fühlt sich keiner Ihrer Angestellten verpflichtet, sofort zurückzuschreiben und Anfragen zu beantworten. Kommunizieren Sie klar und eindeutig alle Kommunikationsgrundsätze im Unternehmen. Solche Maßnahmen tragen dazu bei, der Überforderung am Arbeitsplatz vorzubeugen. Ihre Belegschaft wird so während der Arbeitszeit noch fokussierter und effizienter arbeiten.

Störungsfreies Arbeiten erhöht die Effizienz

Unternehmen, die sich umfangreiche Gedanken über Pausenzeiten und die Einhaltung gesetzlicher Ruhezeiten machen, haben auch im Rahmen des Arbeitstages viele Möglichkeiten, ihre Beschäftigten sinnvoll zu entlasten. Dazu gehört zum Beispiel ein möglichst ablenkungsfreier Arbeitsplatz. Multitasking und fortwährende Arbeitsunterbrechungen durch Telefon, E-Mail oder andere Störfaktoren gehören heute zum Alltag vieler Beschäftigter. Auch wenn individuelle Kommunikation eine der Grundsäulen unserer modernen, globalisierten Welt ist, kann schon nach kurzer Zeit ein Normalmaß überschritten werden. Ein zu hoher Kommunikationslevel, sowie das Bewältigen von unterschiedlichen Tätigkeiten in einem Arbeitsschritt kann schnell zu einer psychischen Überforderung führen. Dies senkt letztlich die Produktivität im Gesamt-Unternehmen.

Flexibilität gehört dabei wie selbstverständlich zum Arbeitsalltag der meisten Angestellten. Stellenanzeigen fordern den flexiblen, anpassungsfähigen Mitarbeiter ein und erwarten ein hohes Maß an Aufgeschlossenheit und Belastbarkeit. Anpassungsfähigkeit ist solange nützlich, wie eine störungsfreies Arbeiten sichergestellt ist. Betriebsangehörige, die immer wieder im Arbeitsalltag durch Kollegen, Anrufe oder kleinste Geräusche abgelenkt werden, überlasten mit der Zeit. Wissenschaftliche Studien beweisen, dass die Gehirnleistung jedes Menschen rapide sinkt, wenn dieser bei Tätigkeiten, bei denen ein konzentriertes Arbeiten erforderlich ist, gestört wird. Wird Ihr Mitarbeiter bei einer wichtigen Aufgabe während der Konzentrationsphase behindert, so benötigt er einige Minuten, um wieder auf dem Stand vor der Unterbrechung weiterarbeiten zu können.

Sensibilisieren Sie Ihre Mitarbeiter daher durch individuelles Coaching und zielgerichtete Kommunikationsregeln, um ein störungsfreies Arbeiten im Unternehmen zu fördern. So steigern Sie nachhaltig die Effizienz und Leistungsfähigkeit Ihrer Belegschaft. Durch klare und von der Geschäftsleitung kommunizierte Regelungen können Sie Mitarbeiter auf die Folgen immerwährender Störungen hinweisen und innerbetriebliche Veränderungsprozesse anregen. Seien Sie dabei als Führungskraft oder Teil des Leitungsteams Ihres Unternehmens selbst ein Vorbild. Teambesprechungen können zum Beispiel dabei helfen, Fragen und Probleme vorab zu klären, statt immer wieder Arbeitsabläufe zu stören. Vermitteln Sie den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, wie man Prioritäten richtig setzt und die präferierten Aufgaben erfolgreich abarbeitet.

Auch der Einsatz eines firmeninternen Messengers wird Ihren Mitarbeitern helfen, effizienter zu arbeiten. Durch Definition des System-Status kann jeder Ihrer Angestellte einwandfrei kommunizieren, ob er derzeit ansprechbar ist oder nicht gestört werden möchte. Ist er im Moment nicht für Fragen verfügbar, so werden Nachrichten und Anfragen erst übermittelt, wenn er dies eindeutig in den Einstellungen hinterlegt. Wird im Unternehmen so gehandelt, ist es jedem Angestellten möglich, wichtige Arbeitsaufträge ungestört zu bearbeiten. Nach Fertigstellung kann er sich dann den Nachfragen seiner Kollegen oder neuen Vorgaben von Führungskräften widmen. Diese Vorgehensweise ist professionell und viel effektiver als immerwährende Störungen im Tagesablauf.

Moderne Teamarbeit besticht vor allem durch zielgerichtete, gewinnende Kommunikation. Daher ist es sinnvoll, für Ihr Unternehmen eindeutige Kommunikationsregeln zu definieren. Diese bestimmen, wann kommuniziert werden darf und welche Eigenverantwortung jeder Betriebsangehörige in Bezug auf seine Informationsübermittlung im Zusammenspiel mit seinen Kollegen hat. So eliminieren Sie Ruhestörungen und deren schädliche Auswirkungen im Unternehmen. Auch minimieren Sie Privatgespräche von Mitarbeitern während der Arbeitszeit, die aus Rückfragen und Nachfragen resultieren. Sie fördern zudem die Effizienz und die Zufriedenheit Ihrer Belegschaft. Letztendlich werden Sie nachhaltige Unternehmenserfolge erzielen, wenn sich jeder Angestellte im Unternehmen an die vereinbarten Kommunikationsregeln hält und diese positiv umsetzt.

Homeoffice als Tätigkeitsmodell für Effizienz und gezielte Ruhepausen

Immer mehr Arbeitnehmer arbeiten teilweise oder vollständig aus ihrem Homeoffice. Während vor einigen Jahren die Vorbehalte gegenüber diesem Arbeitszeitmodell groß waren, haben sich flexible Modelle, bei denen Mitarbeiter von zu Hause ihrer Tätigkeit nachgehen, mittlerweile durchgesetzt.

In unterschiedlichsten Branchen führen Telemitarbeiter Ihre Tätigkeit zum Beispiel komplett aus dem Homeoffice aus. Sie sind dabei mit Kollegen im In- und Ausland über Internet und Telefon verbunden. Durch Videokonferenzen ist eine effektive Teamarbeit möglich, die gleichzeitig Reisezeiten und Reisekosten überflüssig macht und die Umwelt schont.

Andere Unternehmen präferieren Lösungen, bei denen Mitarbeiter flexibel den Arbeitsort wählen können. Dafür stehen neben dem Homeoffice Büroarbeitsplätze im Unternehmen zur Verfügung, die nach Bedarf genutzt werden können. Gerade bei Tätigkeiten, bei denen eine konzentrierte, störungsfreie Arbeit für Mitarbeiter und Unternehmen essenziell ist, entscheiden sich immer mehr Angestellte und Führungskräfte für angepasste Homeoffice-Lösungen.

Studien zum Homeoffice

Dabei gibt es unterschiedliche Meinungen und Studien zu den Vor- und Nachteilen einer Tätigkeit im Homeoffice. In einem Artikel in der Zeitung „Die Welt“ vom 13.05.2016 wird eine wissenschaftliche Studie zitiert, die die Zufriedenheit und Produktivität Homeoffice-Mitarbeitern beleuchtet hat. Diese Studie geht vor allem auf die nachweislichen Vorteile ein, die Mitarbeiter schätzen, wenn sie von zu Hause arbeiten dürfen. Wer vom Homeoffice aus arbeitet, ist gemäß den Studienergebnissen glücklicher und zufriedener. Er fühlt sich dabei wertgeschätzter, als die Mitarbeiter, die im stationären Büro im Unternehmen arbeiten. 91% der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die von zu Hause arbeiten, geben zudem an, dass Sie sich und ihre Tätigkeit als produktiver einschätzen.

Neben den privaten Rahmenbedingungen im Homeoffice hat jeder Angestellte bei diesem Tätigkeitsmodell auch eine persönliche Kommunikationshoheit. Er bestimmt, wann er Störungen seiner Aufgaben akzeptiert und wann er ungestört arbeiten möchte. Kurze Ruhepausen während der flexiblen Arbeitszeit tragen dazu bei, dass Mitarbeiter über den Tag verteilt viel motivierter und kreativer wirken können. Wie die Studie gezeigt hat, fühlen sich solche Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter belastbarer und arbeiten konstruktiv.

Ob eine Tätigkeit im Homeoffice für Mitarbeiter und Unternehmen gewinnbringend ist, hängt dabei vor allem von der persönlichen Einstellung des Mitarbeiters zur Tätigkeit ab. Angestellte, die ihre Freiheiten in Bezug auf Pausenzeiten und den generellen Arbeitseinsatz ausnutzen, werden schnell als unproduktiv auffallen.

Gleichzeitig kann die Arbeit im Homeoffice für gesellige, kommunikative Menschen belastend sein, da diesen Mitarbeitern die soziale Interaktion mit Kollegen und im Team fehlt. Selbst wenn der Kontakt durch E-Mails und Webkonferenzen nicht abreißt, fühlen sich solche Mitarbeiter alleingelassen. Eine weitere Gefahr besteht bei Angestellten, die aufgrund ihrer charakterlichen Prägung anfällig für Überlastung und Burn-out sind.

Auch solche Mitarbeiter kann eine Tätigkeit aus dem Homeoffice zu stark beanspruchen. Dies ist vor allem der Fall, wenn sie es versäumen, sich selbst Grenzen auf den Arbeitseinsatz zu setzen und einzuhalten. Unterschiedliche Studien legen nahe, dass auch Telearbeit Stress und Schlafstörungen verursacht, wenn Mitarbeiter einen starken intrinsischen Druck verspüren, Top- Leistungen zu bringen und dabei nicht auf Zeiteinsatz und Ruhepausen achten.

Daher sollten sowohl Unternehmen als auch Mitarbeiter, die eine Homeoffice-Lösung anstreben, die Vor- und Nachteile genau abwägen. Da jede Tätigkeit, jedes Unternehmen und seine branchenspezifischen Anforderungen immer individuell zu betrachten ist, ist es ratsam, mit Vorgesetzten, Mitarbeitern und Belegschaftsvertretern im Dialog einvernehmliche Lösungen für eine Tätigkeit im Homeoffice zu entwickeln.

Für Unternehmen sind Home-Office-Lösungen dann eine interessante Alternative zu den klassischen Arbeitsmodellen, wenn diese nach einer individuellen Prüfung einwandfrei zeigen, dass sie für alle Beteiligten sinnvoll, zweckmäßig und zielführend sind. Für Beschäftigte, die von zu Hause arbeiten, gelten dabei die gleichen Zielvereinbarungen, Kommunikationsregeln und Arbeitszeitvorgaben wie für Mitarbeiter, die aus der Unternehmenszentrale heraus ihre Tätigkeit verrichten. Mit dieser modernen Herangehensweise sichern Sie Ihrem Unternehmen Effizienzsteigerungen. Gleichzeitig stellen Sie sicher, dass Ihre Beschäftigten alle gesetzlichen Ruhepausen einhalten können und dabei kreativ und effektiv tätig sind.

Intervallkommunikation als wirksames Mittel gegen Überlastung am Arbeitsplatz

Durch regelmäßige, terminierte Kommunikation, die man auch als Intervallkommunikation bezeichnet, können Sie die Überlastung Ihrer Mitarbeiter am Arbeitsplatz sinnvoll reduzieren und gleichzeitig Ruhepausen sicherstellen.

Kommunikation in regelmäßigen Intervallen kann im Unternehmensalltag zum Beispiel eine festgesetzte Teambesprechung bedeuten. Statt durch unzählige, informelle Gespräche Arbeitszeit und Produktivität zu verlieren, können gut vorbereitete Teambesprechungen die Effizienz im Team nachhaltig steigern. Gleichzeitig stellt eine solche Vorgehensweise sicher, dass Ihre Mitarbeiter nach Abschluss der Besprechung mit allen notwendigen Informationen ausgestattet sind. Dies trägt zu einer selbstständigen, organisierten und zielstrebigen Arbeitsweise jedes Einzelnen Beschäftigten bei. Statt in den gesetzlichen Ruhepausen Fragen und innerbetriebliche Probleme zu besprechen, kann jedes Teammitglied seine freie Zeit zur Entspannung nutzen.

Eine geplante, zielgerichtete Intervallkommunikation sorgt dabei für die bestmögliche Abwicklung des Informationsaustausches. Sie bringt jedes Teammitglied fachlich und persönlich weiter und sichert die Produktivität im Unternehmen. Arbeitsprozesse kann man so stringent abwickeln. Intervallkommunikation bringt allerdings nur dann die gewünschten Ergebnisse, wenn diese strukturell, inhaltlich und auch zeitlich klar geregelt ist.

Ein turnusgemäßer Besprechungstermin ist nicht effizient, wenn dieser inhaltlich schlecht vorbereitet wurde. Daher ist es für den Organisator wichtig, die Bedürfnisse einzelner und die Ziele des Gesamt-Teams vorab zu analysieren. Zudem steigert es die Behaltensleistung der Teilnehmer, wenn eine Teambesprechung informativ und mit visuellen Informationen unterlegt vorgetragen wird. Der Zeitrahmen sollte nachvollziehbar sein und vor dem Meeting kommuniziert werden. Epische Sitzungen ohne klare Ziele und das Nichtanwenden von Kommunikationsregeln ermüden die Teilnehmer. Sie torpedieren damit strukturelle Veränderungen, die Analyse von Schwachstellen und Verbesserungspotenzialen und letztlich die gewünschten, positiven Teamergebnisse.

Wie der Always-on-Modus Mitarbeitern schadet

Unternehmen, die nicht oder nur unzureichend darauf achten, Ihren Mitarbeitern die gesetzlichen Ruhepausen zuzugestehen, missachten ihre Fürsorgepflicht. Diese Pflicht, die mit jeder Leitungsposition einhergeht, beinhaltet auch, wirksame Maßnahmen zum Arbeitsschutz im Betrieb zu implementieren. Diese betreffen vor allem die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben in Bezug auf Ruhepausen.

Erkennen Führungskräfte, dass ein Angestellter immer wieder über Überforderung klagt und seine Aufgaben nicht oder nur noch schwerlich bewältigen kann, sollte man diesem Umstand besondere Beachtung schenken. In individuellen, empathischen Gesprächen sollten Sie dem Mitarbeiter verdeutlichen, wie das Unternehmen oder der direkte Vorgesetzte zu überzogener Professionalität steht.

In diesen persönlichen Dialogen ist es zielführend, über die Pausenzeiten hinaus Ihre Einstellung zur Fehlerkultur zu kommunizieren. So fördern Sie ein gesundes Leistungsstreben und helfen dabei, dass kein Mitarbeiter durch zu hohe Erwartungen an sich und andere überlastet.

Erkennen Sie, dass einer Ihrer Angestellten sich in einem Always-on-Modus befindet, dann versuchen Sie, sofort gegenzusteuern. Immerwährende Belastung und ein Streben nach Perfektion führt sonst langfristig bei diesem Mitarbeiter zu einem Burn-out.

Dabei ist es wichtig, den möglichen Ursachen der Überlastung auf den Grund zu gehen. Neben einer Arbeitsüberlastung, bei der Mitarbeiter zu viele oder schwierige Aufgaben ausführen, kann soziale Überlastung und Erfolgsdruck dazu führen, dass Ihr Mitarbeiter psychisch überlastet. Die nächsten Phasen auf dem Weg zum Burn-Out sind dann absehbar und können mit einer langen Phase der Arbeitsunfähigkeit enden:

  • Vernachlässigung persönlicher Bedürfnisse,
  • persönliche, soziale Kontakte werden aktiv vernachlässigt,
  • Probleme und Konflikte werden negiert,
  • Absinken der Toleranzgrenze,
  • gehäufte Krankschreibungen,
  • Rückzug und Meidung sozialer Kontakte,
  • Depression und Burn-out

Neben zielgerichteten Präventionsmaßnahmen im Unternehmen ist eine der effektivsten Maßnahmen Depressionen und Burn-out-Erkrankungen vorzubeugen, die Sensibilisierung aller Führungskräfte. Da gerade Mitarbeiter in Leitungsfunktionen selbst viel arbeiten und daher grundsätzlich ebenfalls anfällig für Erkrankungen aufgrund von psychischen Belastungen sind, ist ihre Einstellung der Schlüssel zu einer harmonisierten innerbetrieblichen Einstellung zu Erfolg und Perfektion. Wichtig ist dabei immer, dass alle Ruhepausen und auch die gesetzlich festgelegten Urlaubstage im Unternehmen Beachtung finden. So sorgen Sie in Ihrem Betrieb dafür, dass keiner Ihrer Mitarbeiter in Depressionen und Burn-out verfällt.

Zusammenfassung und Fazit: Ruhepausen sind notwendig für die Gesundheit

Jeder Mitarbeiter, egal in welcher Funktion, benötigt Ruhepausen während seiner Arbeitstätigkeit. Ebenso wie ein Muskel durch Entspannung und Anspannung seine Leistung bringt, können Ihre Mitarbeiter nur dann effektiv und zielgerichtet arbeiten, wenn Ruhepausen zum Alltag gehören.

Neben den gesetzlichen Regelungen zu Pausenzeiten, die im Arbeitszeitgesetz geregelt sind, tragen auch die Arbeitsbedingungen maßgeblich dazu bei, dass keiner Ihrer Mitarbeiter überlastet. Ruhe- und Pausenräume sollten offen und einladend gestaltet sein. Zudem sollten Maßnahmen im Unternehmen umgesetzt werden, die jedem Mitarbeiter die Möglichkeit geben, seine Ruhepausen so zu nutzen, wie er dies möchte. Das schließt auch ein, Rückzugsmöglichkeiten für die Mitarbeiter vorzusehen, die ihre Pausenzeiten gern allein verbringen. Trennwände in Großraumbüros oder der Einsatz eines Sekretariatsservice können dabei helfen, dass Mitarbeiter eine Ruhepause auch wirklich zur Erholung nutzen.

Innerbetriebliche Kommunikationsregeln, der Einsatz von modernen Messenger-Programmen und Intervallkommunikation sind wichtig Maßnahmen, um Betriebe effektiv zu strukturieren. Fortwährende Störungen durch Nachfragen oder auch der Always-on-Modus, vor allem nach der Arbeitszeit das Beantworten von E-Mails und Telefonate, schaden auf Dauer dem Mitarbeiter und der Effizienz des Unternehmens. Letztlich kann dies zu langen Ausfällen durch Krankenzeiten aufgrund von Depressionen und Burn-Out führen. Jedes Unternehmen ist daher gut beraten, die gesetzlichen Vorgaben zu Ruhepausen im Unternehmen professionell umzusetzen und gleichzeitig auch individuell darauf zu achten, dass sinnvolle Entspannungs- und Erholungspausen einen festen Platz im Arbeitsalltag aller Mitarbeiter haben.

Autor: Thorsten Niermann

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