Reisekostenabrechnung: Diese Kosten werden erstattet

Reisekostenabrechnung: Diese Kosten werden erstattet

Eine Reisekostenabrechnung erstellen Mitarbeiter, die aus beruflichen oder betrieblichen Gründen reisen mussten. Kein Unternehmen in Deutschland kommt um dieses Thema herum. Im Steuerrecht sind die Regelungen zur Abrechnung von Reisekosten klar definiert.

Dennoch kommt es in Unternehmen immer wieder zu Problemen, wenn Mitarbeiter unvollständige Formulare einreichen oder die Abrechnung durch das Unternehmen nicht schnell genug erfolgt. Schließlich strecken Mitarbeiter häufig Geld vor, um die Reisekosten zu bezahlen und erhalten diese erst nach Einreichen Ihrer Reisekostenabrechnung zurück.

Damit dabei nichts schief geht und die Reisekostenabrechnung nicht zum Unzufriedenheitsquell im Betrieb wird, sollten Unternehmen dieses sensible Thema verbindlich angehen.

    Definition: Was sind Reisekosten?

    Das deutsche Steuerrecht definiert Reisekosten als Aufwendungen, die bei beruflich oder betrieblich bedingten Reisen (sogenannte „Auswärtstätigkeiten“) anfallen. Dazu gehören folgende:

    • Fahrtkosten
    • Verpflegungsmehraufwendungen
    • Übernachtungskosten
    • Reisenebenkosten

    Für den Verpflegungsmehraufwand müssen Sie berücksichtigen, dass dieser oft nicht 1:1 erstattet werden. Vielmehr wird mit Pauschalen gearbeitet, die die Ausgaben für Essen und Trinken abdecken sollen.

    Eine Auswärtstätigkeit verrichtet ein Mitarbeiter, wenn er nicht an der ersten Tätigkeitsstätte ist, sondern seine Arbeitszeit anderorts verbringt.

    Hinweis: Fahrtkosten zu Niederlassungen des eigenen Unternehmens dürfen nur abgerechnet werden, wenn der Weg weiter ist als zur festen Arbeitsstätte. In solch einem Fall wird die Wegzeit als Arbeitszeit gerechnet und der Arbeitnehmer kann jene Fahrtkosten im Zuge einer Reisekostenabrechnung geltend machen.

    Wichtig: Auch Personen, die generell oder fast immer außerhalb des Unternehmens eingesetzt sind, zum Beispiel Monteure, Facharbeiter auf Baustellen oder Außendienstmitarbeiter, können die Kosten für die beruflich veranlassten Aufwendungen als Reisekosten abrechnen.

    Für welche genutzten Verkehrsmittel erhalten Mitarbeiter die Reisekosten zurück?

    Dabei muss berücksichtigt werden, dass eine Dienstreise nur dann als eine Auswärtstätigkeit gilt, wenn das Reiseziel außerhalb der Stadtgrenze liegt.

    Beispiel: Mitarbeiter A wohnt in Potsdam, aber arbeitet normalerweise in Berlin, am Hauptsitz des Unternehmens. Muss A nun nach Hamburg reisen, um vor Ort einen Kunden zu betreuen, handelt es sich um eine Auswärtstätigkeit. Für die Fahrtkosten nach Hamburg sowie eine eventuell nötige Hotelübernachtung plus Verpflegung kann er anschließend eine Reisekostenabrechnung einreichen – muss dabei aber einiges beachten.

    Wie Mitarbeiter A nach Hamburg gelangt ist, ist dabei irrelevant. Betrieblich veranlasste Reisekosten können für alle Verkehrsmittel zurückgefordert werden:

    • Zug
    • Flugzeug
    • Schiff
    • Fähre
    • Auto

    Auch U-Bahn- oder Taxi-Fahrten am Zielort können abgerechnet werden.

    Achtung: Es werden lediglich Kosten der zuvor vereinbarten Anreisemethode und Komfortklasse erstattet. Wird dem Arbeitnehmer eine Anreise mit dem Zug in der 2. Klasse zugesichert und die Anreise erfolgt stattdessen mit dem Auto, kann der Arbeitgeber die Erstattung des Kilometergeldes verweigern.

    Was müssen Sie bei der Reisekostenabrechnung beachten?

    Arbeitgeber und Arbeitnehmer sollten im Vorfeld klären, welche Reisekosten erstattet werden. Werden tatsächliche Aufwendungen in der Reisekostenabrechnung verwendet oder Pauschalen?

    Um das ausgelegte Geld ohne Diskussionen wiederzubekommen, müssen Mitarbeiter Belege ihrer Ausgaben sammeln. Nur wenn ein Mitarbeiter einen Originalbeleg für eine Ausgabe hat, kann diese auch in voller Höhe erstattet werden. Dazu zählen Belege für Fahrt-, Verpflegungs-, Übernachtungs- und Reisenebenkosten.

    Für den Mitarbeiter sind Erstattungen von Reisekosten steuerfrei. Hat ein Mitarbeiter keinen Beleg erhalten oder diesen verloren, so kann er einen Eigenbeleg schreiben und die Kosten so nachweisen. Dieser benötigt folgende Angaben:

    • Name und Adresse des Zahlungsempfängers
    • Rechnungsbetrag
    • Rechnungsbetreff
    • Datum der Zahlung
    • Datum des Belegs
    • Unterschrift des Mitarbeiters

    Für das Unternehmen gibt es den Nachteil, dass Eigenbelege keine Mehrwertsteuer ausweisen, die Unternehmen nicht steuermindernd ansetzen können. Nur mit sachlichen Belegen entstandene Kosten können vollständig bei den Steuern und Abgaben von Unternehmen als Betriebsausgaben geltend gemacht werden.

    Um Reisekosten erstattet zu bekommen, müssen Mitarbeiter ein Formular ausfüllen, das vom Unternehmen bereitgestellt wird. Dieses wird dann zusammen mit den Belegen in der Buchhaltung oder Personalabteilung eingereicht und abgerechnet, wenn alles korrekt ist. Die Erstattung der Reisekosten wird auf der Entgeltabrechnung bzw. Gehaltsabrechnung der Mitarbeiter vermerkt.

    Unternehmen sollten Reisekostenabrechnungen zügig bearbeiten. Wenn die Rückzahlung der Auslagen zu lange dauert oder immer wieder Rückfragen entstehen, kann die Reisekostenabrechnung zum Motivationsthema werden. Schließlich treten die Mitarbeiter mit ihrem Lohn und Gehalt in Vorkasse und geraten möglicherweise sogar in eine finanzielle Schieflage, wenn die Rückzahlung zu lange dauert.

    Unternehmen sollten daher ihre Abläufe in der Lohnbuchhaltung hinsichtlich der Reisekostenabrechnung optimieren oder Mitarbeitern sogar einen Spesenvorschuss gewähren. Auch aus Unternehmenssicht ist eine zügige und korrekte Reisekostenabrechnung relevant, da fehlerhafte Abrechnungen bei Steuerprüfungen zu hohen Nachzahlungen führen können.

    Zu den Reisekosten gehören die Übernachtungskosten, Fahrtkosten, Reisenebenkosten und der Verpflegungsmehraufwand. © nmann77 l Adobe Stock

    Wie werden Fahrtkosten berechnet?

    Bei Reisen mit dem Zug oder Flugzeug ist es einfach – der Arbeitgeber erstattet dem Mitarbeiter den Ticketpreis, falls das Ticket nicht eh schon über den Arbeitgeber gebucht wurde. Geht der Mitarbeiter jedoch mit dem Auto auf eine beruflich bedingte Reise, ist die Abrechnung schon schwieriger.

    Falls einem Mitarbeiter ein Dienstwagen zur Verfügung steht, werden die Reisekosten für das Fahrzeug nicht in der Reisekostenabrechnung erfasst. Kosten für private Fahrten des Mitarbeiters mit einem überlassenen Dienstwagenwerden entweder nach der 1 %-Methode oder mittels eines Fahrtenbuches abgerechnet. Die Kosten für Kraftstoffe für das dienstliche Fahrzeug werden generell mit den Reisekosten abgerechnet.

    Nutzt Ihr Mitarbeiter seinen Privat-PKW, können bei entsprechender Veranlassung die gefahrenen Kilometer mit einem Kilometersatz von 0,30 € als Fahrtkosten abgerechnet werden (nur für die einfache Strecke). Diese Kilometerpauschale ist vom Gesetzgeber vorgegeben und bezieht sich auf Fahrten mit dem Kraftwagen. Falls Ihr Mitarbeiter die Dienstreise mit seinem Motorrad oder Motorroller antritt, beträgt der Kilometersatz 0,20 €.

    Achtung: Weitere Kosten, wie zum Beispiel für Verschleiß oder Reparatur sind in der Pauschale enthalten und können nicht extra abgerechnet werden.

    Grundsätzlich sind Mitarbeiter angehalten, immer die kürzeste Route zu fahren. Die angegebene Kilometerzahl kann mit einem Routenplaner überprüft werden. Allerdings kann es immer zu Abweichungen von der Route kommen, zum Beispiel durch Verkehrsbehinderungen und Staus, was legitim ist. Sind die Abweichungen jedoch erheblich, sollten Sie den Mitarbeiter fragen, was es mit den Mehrkilometern auf sich hat. Schließlich können nur die betrieblich veranlassten Kilometer mit der Pauschale geltend gemacht werden und keine privaten Umwege.

    Welche Vorgaben gelten für die Übernachtungskosten?

    Übernachtungskosten können in unbegrenzter Höhe und steuerfrei geltend gemacht werden. Dafür sind immer Einzelnachweise der Übernachtungskosten notwendig. Alternativ kann der Arbeitnehmer die Übernachtungskosten auch als Werbungskosten aus nichtselbstständiger Arbeit in der Steuererklärung anführen.

    Wenn bei der Hotelübernachtung das Frühstück inkludiert ist, müssen bei Inlandsreisen 4,80 € und bei Auslandsreisen 20 % von den ausgewiesenen Übernachtungskosten abgezogen werden. Alternativ können Frühstückskosten mit einem gesonderten Beleg nachgewiesen werden. Sie zählen nämlich nicht zu den Übernachtungs-, sondern zu den Verpflegungskosten.

    Wenn Arbeitnehmer privat unterkommen und während eines beruflichen Termins in einer anderen Stadt bei Freunden schlafen, dann ist ihnen eine Übernachtungskostenpauschale für die Privatübernachtung zu zahlen. Sie beträgt 20 Euro.

    Wie berechnet man den Verpflegungsmehraufwand?

    Je nach Absprache erhält der Mitarbeiter seine Ausgaben für die Verpflegung zurückerstattet bzw. muss kein Geld für die Verpflegung auslegen. Es gibt verschiedene Möglichkeiten:

    • Der Arbeitgeber stellt dem Arbeitnehmer eine kostenfreie Mahlzeit.
    • Der Beschäftigte übernimmt einen bestimmten Eigenanteil der Kosten.
    • Der Mitarbeiter erhält die Verpflegungspauschalen erstattet.

    Steuerlich lassen sich die Verpflegungskosten – wenn Belege vorliegen – aber nicht 1:1 geltend machen, denn der Gesetzgeber rechnet hier mit Pauschalen.

    Wie hoch sind die Verpflegungspauschalen bei Dienstreisen?

    Reisekostenpauschalen, die in der Regel Verpflegungspauschalen meinen, sind gesetzlich klar geregelt. Mittels dieser Pauschbeträge kann man sehr einfach die Kosten und Mehraufwendungen für Verpflegung abrechnen, die dem Mitarbeiter während einer beruflich notwendigen auswärtigen Tätigkeit entstehen.

    Es ist dabei unerheblich, ob der Mitarbeiter tatsächlich mehr oder weniger Geld für die Verpflegung ausgegeben hat.

    Das sind die Verpflegungskostenpauschalen in Deutschland:

    • Bei einer Abwesenheit von mehr als 8 Stunden: 12 €
    • Bei einer Abwesenheit von über 24 Stunden:  24 €
    • Ist der Mitarbeiter weniger als 8 Stunden abwesend, gibt es kein Geld.

    Abgezogen werden immer Bewirtungen, die Sie als Unternehmen für den Mitarbeiter bereitstellen, zum Beispiel durch ein gemeinsames Mittagessen auf einer betrieblich veranlassten Tagung oder Schulung.

    Im Ausland ist das Abrechnungsprinzip ähnlich – allerdings gibt es andere Pauschalbeträge für eine Verpflegungskostenmehraufwendung. Diese werden einmal jährlich vom Bundesfinanzministerium veröffentlicht. Ihre Höhe ist von Land zu Land verschieden. Pandemiebedingt sind die Pauschalen im Jahr 2022 genauso hoch wie im Jahr 2021.  

    Wie werden Reisenebenkosten abgerechnet?

    Reisenebenkosten sind alle Kosten, die abseits von Übernachtung, Verpflegung sowie Fahrtkosten anfallen. Es gibt keine Pauschalen, die für die Abrechnung von Reisenebenkosten genutzt werden können. Sie werden mit den entsprechenden Belegen abgerechnet.

    Das sind zum Beispiel:

    • Parktickets
    • Gepäckaufbewahrung
    • Mautgebühren
    • Eintrittskosten
    • Trinkgelder
    • Berufliche Telefongespräche
    • Schadensersatz, wenn Privat- oder Firmeneigentum gestohlen oder beschädigt wird.

    Private Barbesuche, private Telefonate oder Mitbringsel für die Familie sind zwar Kosten, die während einer Geschäftsreise entstehen. Sie zählen aber nicht als Reisenebenkosten und dürfen daher nicht von der Steuer abgesetzt oder mit dem Arbeitgeber verrechnet werden.

    Auch Anti-Mückenmittel oder langärmlige Kleidung, die in einem tropischen Land angeraten sind, müssen nicht vom Arbeitgeber übernommen werden, auch wenn er den Mitarbeiter dienstlich in dieses Land schickt. Dies gehört zu den persönlichen Bedürfnissen, die bereits durch die Pauschalen für die Verpflegungsmehraufwendungen geregelt sind. Wie das Wort „Mehraufwendungen“ verdeutlicht, ist damit nicht nur die Verpflegung gemeint, sondern alle Kosten, die auf einer Geschäftsreise entstehen können.

    Werden nachgewiesene und zugelassene Kosten erstattet, ist es unerheblich, ob diese im In- oder Ausland angefallen sind. Die Erstattungshöhe beträgt bei nachweislich entstandenen Kosten immer 100 %.

    Wie können Unternehmen und Mitarbeiter böse Überraschungen vermeiden?

    Am besten klären Unternehmen und Mitarbeiter im Vorfeld, welche (Spesen-)Kosten der Arbeitgeber übernimmt. Was das Unternehmen schließlich steuerlich geltend machen kann, orientiert sich an festgelegten Pauschalen. Hier sollten Unternehmen in jedem Fall auf eine einwandfreie, nachvollziehbare und lückenlose Dokumentation achten. Deshalb sollten insbesondere neue Mitarbeiter vor einer Dienstreise im besten Fall auch nochmal daran erinnert werden, dass sie alle Belege aufbewahren und anschließend mit dem firmeninternen Reisekostenformular abrechnen.

    Was ist, wenn das Unternehmen nicht alle Ausgaben erstattet?

    Unternehmen sind nicht dazu verpflichtet, Reisekosten zu erstatten. Falls eine Erstattung nur anteilig oder gar nicht erfolgt, können Arbeitnehmer die Kosten über ihre Steuererklärung zurückholen. Sie werden dort als Werbungskosten vermerkt.

    Kommt ein Arbeitnehmer mit seinen Werbungskosten nicht über den Betrag von 1.000 Euro, so wird automatische eine Pauschale von 1.000 Euro abgezogen.

    Wo ist das Thema Reisekosten geregelt?

    Die Abrechnung von Reisekosten ist im „Gesetz zur Änderung und Vereinfachung der Unternehmensbesteuerung und des steuerlichen Reisekostenrechts“ vom 20.02.2013 geregelt.

    Fazit: Das müssen Sie zur Abrechnung von Reisekosten wissen

    Die Abrechnung von Reisekosten ist gesetzlich klar geregelt. Entweder erfolgt die Abrechnung der tatsächlich gezahlten Beträge oder über Pauschalen. Einzig die Verpflegung kann nur über Pauschbeträge abgegolten werden, Einzelerstattungen sind nicht möglich. Mitarbeiter sollten alle Belege aufbewahren und einreichen und die Buchhaltung sollte die Kosten zügig erstatten. Fehlen Belege, können Mitarbeiter Eigenbelege erstellen.

    Fahrtkosten, Übernachtungskosten sowie Reisenebenkosten können 1:1 erstattet werden. Für die Verpflegung gibt es eine Pauschale, die sich an der Dauer der Auswärtstätigkeit orientiert. Für Auslandsreisen gibt es andere Pauschalen, deren Höhe je nach Reiseland variiert. Die Erstattung von Reisekosten ist steuerfrei.

    Der Arbeitgeber sollte die Erstattung der Reisekosten zusätzlich in der Lohnabrechnung festhalten. Bekommen Arbeitnehmer Reisekosten nicht erstattet, können sie sie in der nächsten Steuererklärung geltend machen.

    Häufig gestellte Fragen zum Thema Reisekosten

    Welche Reisekosten können Mitarbeiter abrechnen?

    Mitarbeiter können nach Dienstreisen Fahrtkosten, Übernachtungskosten, Reisenebenkosten sowie den Verpflegungsmehraufwand abrechnen. Dafür müssen alle Belege eingereicht und eine Reisekostenabrechnung erstellt werden.

    Welche Pauschalen gibt es?

    Die Kosten für die Verpflegung werden nicht 1:1 abgerechnet, sondern über eine Pauschale. Im Ausland variiert die Höhe der Pauschale je nach Land. Auch die Fahrtkosten mit dem Auto können über eine Kilometerpauschale abgegolten werden.

    Was müssen Arbeitgeber beim Thema Reisekostenabrechnung beachten?

    Da die Mitarbeiter die Kosten von ihrem Lohn auslegen, sollte die Erstattung zügig erfolgen. Andererseits kann die Reisekostenabrechnung zum Ärgernis werden und die Arbeitsmotivation sinkt.