Weihnachtsgeschenke für Mitarbeiter: Das müssen Sie wissen

Weihnachtsgeschenke für Mitarbeiter sollen motivieren, Wertschätzung ausdrücken und Ihren Angestellten eine Freude bereiten. Als Arbeitgeber profitieren Sie außerdem davon, dass Sie im Gegensatz zur Auszahlung von Weihnachtsgeld keine Sozialabgaben auf Geschenke bezahlen müssen und diese als Betriebsausgabe absetzen können.

In Sachen Steuer müssen Sie jedoch einiges berücksichtigen, damit die Weihnachtsgeschenke weder für Sie noch für Ihre Mitarbeiter zur Steuerfalle werden. Auch Weihnachtsfeiern oder Essenseinladungen müssen bei der Planung von Weihnachtsgeschenken aus steuerrechtlicher Sicht berücksichtigt werden.

Bis zu welchem Wert sind Weihnachtsgeschenke steuerfrei?

Bis zur Höhe von 44 Euro sind Sachgeschenke oder Gutscheine steuerfrei. Sie gelten als freiwillige Zusatzleistungen. Diese Grenze gilt jedoch nicht nur für die Weihnachtszeit, sondern für jeden Monat. Das heißt als Arbeitgeber können Sie Ihren Mitarbeitern jeden Monat Sachgeschenke in Höhe von 44 Euro machen, ohne dass Sie oder Ihr Mitarbeiter diese versteuern muss.

Hinweis: Entscheidend ist, dass das Sachgeschenk bis 44 Euro zusätzlich zum geschuldeten Arbeitslohn gezahlt wird und diesen nicht anteilig ersetzt.

Wenn der Freibetrag von 44 Euro überschritten wird, dann wird der gesamte Sachgeschenkewert steuer- und beitragspflichtig. Falls der Freibetrag in einem Monat mal nicht ausgeschöpft wird, kann der Betrag nicht in den nächsten Monat übertragen werden. Somit ist es nicht möglich, elf Monate lang kein Geschenk zu machen und dann zu Weihnachten steuer- und beitragsfrei ein Geschenk in Höhe von 528 Euro (12 x 44 Euro) zu verschenken.

Wann werden Weihnachtsgeschenke steuer- und beitragspflichtig?

Falls Sie Ihren Mitarbeitern jeden Monat im Rahmen von Corporate Benefits einen Tankgutschein, einen Zuschuss zum Fitnessstudio oder einen Essensgutschein in Höhe von 44 Euro zur Verfügung stellen, müssen Sie für den Dezember berücksichtigen, dass Ihr Freibetrag für die Sachleistung bereits ausgeschöpft ist und bei einem zusätzlichen Weihnachtsgeschenk in diesem Monat sowohl die übliche Sachleistung als auch das Geschenk steuer- und beitragspflichtig werden.

Welche Regeln gelten für Geldgeschenke zu Weihnachten?

Geldgeschenke an Mitarbeiter sind ab dem ersten Euro steuer- und beitragspflichtig, da sie der Fiskus als Zuwendung ansieht. Schließlich ist kein Sachbezug vorhanden, weshalb sowohl Sie als auch der Arbeitnehmer sich bei Geldgeschenken darüber im Klaren sein muss, dass es das Geldgeschenk nur mit Abzügen gibt.

So ist das Weihnachtsgeld eine solche Zuwendung, die Arbeitgeber ihren Mitarbeitern häufig sogar vertraglich zusagen. Sachgeschenke können das Weihnachtsgeld ersetzen, falls die wirtschaftliche Lage des Unternehmens kein regelmäßiges Weihnachtsgeld ermöglicht – sie können aber auch zusätzlich gemacht werden.

Was gilt für Geschenke außerhalb der Weihnachtszeit?

Sie können Ihren Mitarbeitern im Rahmen von persönlichen Ereignissen Geschenke machen, die den Wert von 44 Euro übersteigen. Der Höchstbetrag für Zuwendungen dieser Art erhöht sich auf 60 Euro.

Die folgenden Anlässe zählen unter anderem zu den persönlichen Ereignissen:

• Geburtstage.
• Hochzeiten.
• Beförderungen.
• Die Geburt eines Kindes.
• Rückkehr aus der Elternzeit.

Zu den Geschenken, die zu solch einem Zweck überreicht werden können und dabei steuerfrei sind, zählen Sachgeschenke, die üblicherweise zu solchen Anlässen ausgetauscht werden, wie Gutscheine, Wein oder Blumen.

Da der Freibetrag in Höhe von 60 Euro ereignisgebunden ist, können Mitarbeiter in einem Monat auch Geschenke in Höhe von 120 Euro erhalten, wenn sie beispielsweise innerhalb eines Monats Geburtstag haben und heiraten.

Nutzen Sie die erhöhten Freibeträge bei solchen besonderen persönlichen Anlässen und beschenken Sie Ihre Mitarbeiter wertschätzend. So drücken Sie Dank und Anerkennung aus, machen Ihren Mitarbeitern eine Freude, erhöhen die Arbeitsmotivation und sparen gleichzeitig noch Steuern.

Was leisten kleine Zuwendungen für Ihr Unternehmen?

Aus diesen 3 Gründen sollten Sie bei kleinen Geschenken für Ihre Mitarbeiter nicht lange zögern:

• Sie können einen Beitrag zu einem positiven Betriebsklima leisten.
• Sie können die Mitarbeiterbindung und das Employer Branding fördern.
• Sie können einen Imagegewinn für das Unternehmen darstellen.

Sie profitieren von zufriedenen Mitarbeitern, die sich gesehen und wertgeschätzt fühlen. Vor allem in Zeiten eines weiter voranschreitenden Fachkräftemangels sollten das Employer Branding und das Betriebsklima nicht außer Acht gelassen werden.

Wie gehen Sie damit um, wenn das Weihnachtsgeschenk teurer als 44 Euro ist?

Liegt der Wert des Geschenks über 44 Euro oder wollen Sie den Mitarbeitern zusätzlich zum Tankgutschein oder Essensgutschein ein Weihnachtsgeschenk machen, so haben Sie drei Möglichkeiten, wie Sie mit der Versteuerung des Geschenks umgehen:

Zuzahlung durch Mitarbeiter: Wenn der Mitarbeiter schriftlich zustimmt, sich an seinem Geschenk zu beteiligen, können Sie auch Geschenke über 44 Euro machen. Dies ist allerdings wenig praktikabel und könnte negativ aufgefasst werden, wenn Mitarbeiter ihr Weihnachtsgeschenk selbst versteuern oder bezuschussen müssen.

Pauschale Arbeitgeberversteuerung: Arbeitgeber können die Steuer übernehmen, indem sie für das Geschenk eine Pauschalsteuer von 30 Prozent für alle anfallenden Steuern und Sozialabgaben bezahlen. Die Höchstgrenze für Zuwendungen liegt dabei bei 10.000 Euro pro Jahr und Mitarbeiter. Weihnachtsgeschenke im Rahmen der Betriebsfeier (Weihnachtsfeier): Für Weihnachtsfeiern gibt es einen Freibetrag von 110 Euro pro Mitarbeiter, in den Sie die Weihnachtsgeschenke mit einrechnen und sie während der Feier verteilen können. Es muss ein konkreter Zusammenhang zwischen der Betriebsveranstaltung und dem Geschenk bestehen. Liegen die Gesamtkosten für Weihnachtsfeier und Weihnachtsgeschenke über 110 Euro, dann muss nur der Differenzbetrag mit pauschalen 25 Prozent versteuert werden. Nehmen Mitarbeiter an der Weihnachtsfeier nicht teil, da sie zum Beispiel krank sind, so kann Ihnen das Geschenk bis zu einem Wert von 40 Euro auch noch nachträglich übergeben werden.

Was müssen Sie für die Buchhaltung bei Weihnachtsgeschenken berücksichtigen?

Um die Ausgaben für Weihnachtsfeiern, Weihnachtsgeschenke und sonstige Leistungen auch wirklich als Betriebsausgabe absetzen zu können, müssen Sie die angefallenen Kosten mit dem Verwendungszweck aufgelistet werden.

Bei der Übergabe von Weihnachtsgeschenken sollten Sie sich zu dem schriftlich bestätigen, dass die Geschenke übergeben wurden. Können Sie die Aufwendungen bei einer eventuellen Betriebsprüfung nicht nachweisen, werden möglicherweise Steuernachzahlungen fällig.

Was müssen Sie bei der Auswahl der Weihnachtsgeschenke bedenken?

Ein Drittel der Arbeitgeber schenkt seinen Mitarbeitern zu Weihnachten gar nichts, nicht mal eine Grußkarte. Das sollten Sie anders machen und das anstehende Weihnachtsfest nutzen, um Ihren Mitarbeitern eine Freude zu machen.

Eine Umfrage hat ergeben, dass sich drei Viertel der Arbeitnehmer Geldgeschenke oder Gutscheine von ihrem Arbeitgeber wünschen. Dahinter steht der Gedanke, dass davon etwas gekauft werden kann, was Mitarbeiter wirklich benötigen. Es kommen jedoch nur etwa 40 Prozent der Arbeitgeber diesem Wunsch nach.

Da Sie bei Geldgeschenken aufpassen müssen und Gutscheine unpersönlich sind, sollten Sie kreativ werden und so noch stärker beweisen, dass Ihnen Ihre Mitarbeiter am Herzen liegen. Schließlich macht nicht nur der eigentliche Sachwert ein Geschenk wertvoll, sondern auch, wenn Sie den Beschenkten berühren oder einen Nutzen für ihn darstellen. Dafür müssen Sie Ihre Mitarbeiter jedoch gut kennen. Schließlich sind die Geschmäcker verschieden.

Bei Geschenken wie einem hochwertigen Stift, einem schicken Notizbuch oder einem Tischkalender sollten Sie daher vorsichtig sein – selbst wenn diese Geschenke einen hohen materiellen Wert haben, so schätzt sie doch nicht jeder Mitarbeiter wert, da viele damit schlichtweg nichts anfangen können. Auch bei Geschenken wie Wein müssen Sie aufpassen, schließlich trinkt nicht jeder Alkohol.

10 Ideen für Ihre Weihnachtsgeschenke

Machen Sie Ihr Weihnachtsgeschenk zum Beispiel in Form eines gemeinsamen Erlebnisses mit dem Team. Laden Sie die Belegschaft beispielsweise ins Musical oder in den Freizeitpark ein. Solche gemeinsamen Erlebnisse schweißen die Belegschaft zusammen, bieten Gesprächsstoff und bleiben für lange Zeit im Gedächtnis.

Falls es doch ein Sachgeschenk sein soll, könnten diese Artikel passen:

• Nachhaltige Trinkflasche
• Nachhaltige Lunchbox
• Hochwertige Pralinen
• Noise-Cancelling-Kopfhörer
• Abonnement (digital für Podcasts oder Hörbücher oder für Zeitschriften)
• Ein gutes Buch

Wenn Sie sich doch für einen Gutschein entscheiden, um auf Nummer Sicher zu gehen, könnte das Ihre Wahl sein:

• Amazon-Gutschein: Hier gibt es nichts, was es nichts gibt und jeder Mitarbeiter wird dort etwas finden.
• Kino-Gutschein
• Erlebnis-Gutschein
• Restaurant-Gutschein

Was gilt für Kundengeschenke?

Nicht nur Ihre Mitarbeiter wollen beschenkt werden, sondern auch Ihre Kunden mögen Geschenke. Im Gegensatz zu Mitarbeitergeschenken wird bei Kundengeschenken zwischen zwei Arten von Präsenten unterschieden:

• Die Weitergabe von sogenannten Streuartikeln oder
• Höherwertige, spezifische Kundengeschenke.

Streuartikel sind Sachgeschenke mit einem Wert von unter 10 Euro. Dazu zählen, Kugelschreiber oder Tassen, auf die dann zum Beispiel das eigene Firmenlogo gedruckt wird – also klassische Werbegeschenke. Handelt es sich um höherwertige Sachzuwendungen, gilt wieder eine Pauschalsteuer von 30 Prozent. Schließlich können Sie einen Geschäftspartner nicht bitten, das Präsent zu versteuern. Die Obergrenze für Geschenke für Geschäftspartner liegt bei 10.000 Euro pro Jahr.

Falls einem Geschäftspartner betriebliche Geschenke gemacht werden, die auf das Jahr gerechnet zusammengenommen höchstens 35 Euro kosten, so sind diese steuerfrei.

Fazit: Alles richtig machen bei den Weihnachtsgeschenken für Ihre Mitarbeiter

Das Thema Weihnachtsgeschenke ist komplex und hält viele Stolperfallen für Sie als Arbeitgeber bereit. Die Auswahl des Geschenks ist herausfordernd, schließlich sollte es allen gefallen. Entscheiden Sie sich für ein gemeinsames Erlebnis oder einen Gutschein und gehen Sie bei Sachgeschenken auf etwas Neutrales, mit dem jeder etwas anfangen kann.

Beachten Sie außerdem den Steuerfreibetrag bei Weihnachtsgeschenken und listen Sie alle Ausgaben mit Verwendungszweck auf, um sie sauber absetzen zu können. Nutzen Sie außerdem die Gelegenheiten für Geschenke zu besonderen persönlichen Anlässen Ihrer Mitarbeiter, um Wertschätzung auszudrücken und Steuern zu sparen. Auch bei Kundengeschenken gibt es Freibetragsgrenzen, die Sie berücksichtigen müssen – andernfalls wird eine pauschale Versteuerung fällig.

Unterschätzen Sie nicht den Wert von Weihnachtsgeschenken für Ihre Mitarbeiter und nutzen Sie diese Gelegenheit sich bei Ihrem Team zu bedanken und Wertschätzung auszudrücken. Das motiviert das Team und sorgt für ein gutes Betriebsklima, wovon Sie letztlich auch durch eine gute Leistung Ihrer Mitarbeiter profitieren.

Häufig gestellte Fragen zum Thema Weihnachtsgeschenke für Mitarbeitende