Weihnachtsgeschenke für Mitarbeiter und Kunden

Weihnachtsgeschenke für Mitarbeiter und Kunden

Geschenke zu einem bestimmten Anlass, beispielsweise Weihnachtspräsente für Mitarbeiter und Geschäftspartner sind beliebt und aus betrieblicher Sicht ein wichtiges Bindungsinstrument. Fühlen sich die Angestellten oder Geschäftsfreunde durch ein Geschenk zu Weihnachten wertgeschätzt, wirkt dies motivatorisch. Ehrliche und Achtung entgegenbringende Geschenke führen zu engeren und vertrauensvolleren Mitarbeiter- und Geschäftsbeziehungen.

Unternehmer und Führungskräfte sollten neben dem richtigen Geschenk vor allem die steuerrechtlichen Fragestellungen in Bezug auf Geschenke fokussieren. Kennen Verantwortliche die unterschiedlichen Regelungen und Steuergesetze zu Geschenken, können sie neben einem aufrichtigen Dank oder Motivation zusätzlich die Steuerlast senken.

    Ein bekanntes Sprichwort sagt:

    Kleine Geschenke erhalten die Freundschaft!

    Das diese Metapher eine Tatsache ist, kann man sowohl im geschäftlichen wie privaten Rahmen beobachten. Geschenke an Mitarbeiter oder Geschäftspartner sind mehr als eine Betriebsausgabe des Unternehmens. Kundengeschenke oder Präsente für die Belegschaft drücken Wertschätzung und Dank aus und können aus betrieblicher Sicht motivatorisch wirken.

    Viele Unternehmen lassen ihren Mitarbeitern oder Geschäftspartnern Weihnachtspräsente als eine nette Aufmerksamkeit zukommen. Die Zeit rund um das Jahresende bietet sich für Geschenke an, da in den letzten Tagen des Jahres eine besondere Stimmung aufkommt. Sowohl für Unternehmen und Geschäftspartner stellt Weihnachten eine wichtige Zeitmarke dar. Nach einem stressigen, herausfordernden und arbeitsreichen Wirtschaftsjahr kommen die meisten Menschen über die Feiertage temporär zur Ruhe. Sie nehmen sich für die Familie, ihren Glauben oder nutzen freie Zeit zur Besinnung.

    Die Freude bei Betriebsangehörigen, die ein Geschenk von ihrem Arbeitgeber erhalten, ist nachvollziehbar. Es ist schön, vom Vorgesetzten oder einem wichtigen Geschäftspartner zu erfahren, dass er die Arbeit im letzten Jahr geschätzt hat und sich auf die zukünftige Zusammenarbeit freut. Abseits von religiösen Feiertagen und dem eigenen Bekenntnis können kleine Geschenke in dieser Zeit Sympathie, Anerkennung und Sympathie aufzeigen.

    Weihnachtsgeschenke, Geschenke zu Weihnachten, Chef beschenkt seine Mitarbeiter zu Weihnachten, Weihnachtsfeier und Geschenke
    Mitarbeiter freuen sich über Weihnachtsgeschenke vom Chef © LIGHTFIELD STUDIOS – Adobe Stock

    Aus betriebswirtschaftlicher und steuerrechtlicher Sicht muss die Weitergabe von Weihnachtsgeschenken gut geplant werden. Eindeutige gesetzliche Vorgaben und Richtlinien geben einen Rahmen vor, in dem Unternehmen Kundengeschenke oder Präsente zu Weihnachten verschenken können. Gleiches gilt für eine Essenseinladung oder für Feierlichkeiten rund um das Weihnachtsfest. Geschenke müssen nicht zwingend in der Weihnachtszeit an Kunden oder die Belegschaft weitergeben werden. Die gesetzlich festgelegten Freibeträge für Geschenke gelten das gesamte Kalenderjahr. Vor diesem Hintergrund fragen sich Mitarbeiter in der Buchhaltung sowie Führungskräfte und die Geschäftsleitung:

    • Warum sind Geschenke aus betrieblicher Sicht lohnenswert und praktikabel?
    • Wann sind Geschenke steuerfrei und welche gesetzlichen Rahmenbedingungen gelten?
    • Ist eine Pauschalversteuerung von Geschenken ebenfalls möglich?
    • Zu welchen persönlichen Ereignissen gelten erhöhte Freibeträge?
    • Wie müssen Weihnachtsgeschenke während einer Weihnachtsfeier versteuert werden?
    • Welche Freibeträge gelten für Geschenke an Geschäftspartner?
    • In welcher Höhe dürfen Mitarbeiter oder Geschäftspartner bewirtet werden?

    Arbeitgeber handeln zielführend, wenn sie die unterschiedlichen Freigrenzen und Freibeträge kennen und im Betrieb anwenden. In diesem Fall können sie durch ihre Geschenke die Belegschaft sowie Geschäftspartner motivieren oder Dank ausdrücken und gleichzeitig steuerliche Vorteile absetzen. Denn Geschenke sind eine freiwillige Zusatzleistung.

    Warum Geschenke aus betrieblicher Sicht lohnenswert und praktikabel sind

    Jeder Mensch freut sich über ein unerwartetes Geschenk. Die französische Schriftstellerin Thyde Monier sagt vor einigen Jahren:

    Ein Geschenk ist genauso viel wert wie die Liebe, mit der es ausgesucht worden ist.

    Dieser Grundsatz gilt im betrieblichem wie im privaten Rahmen. Geschenke an Mitarbeiter oder Kundengeschenke an Geschäftspartner sind im Besonderen wertvoll, wenn sie persönlich und wertschätzend sind. Eine empathische Grußkarte mit einem freundlichen Dank kann mehr bewirken als ein allgemeingültiges und unpersönliches Geschenk. Statt Wein oder Pralinen, die als Dauerbrenner millionenfach zu Weihnachten verschenkt werden, können spezifische Aufmerksamkeiten begeistern.

    Anders als im privaten Rahmen können Unternehmen nicht generell sicherstellen, dass jede Geschenkidee an Geschäftspartner oder Mitarbeiter die genannten Kriterien erfüllt. Darüber hinaus muss eine professionelle Distanz gewahrt bleiben, sodass überaus persönliche Geschenke einen negativen Effekt haben könnten. Mit Überlegung und Einfallsreichtum kann es gelingen, Weihnachtsgeschenke zu wählen, die begeistern und motivieren und somit einen eindeutigen Mehrwert darstellen. Arbeitnehmer freuen sich über ein Präsent zu Weihnachten. Ein Weihnachtsgeschenk vom Chef gilt als besondere Anerkennung. Schließlich handelt es sich um eine freiwillige Zusatzleistung im Rahmen der Arbeitgeberleistung, auf die kein rechtlicher Anspruch besteht. Kleine Zuwendungen können grundsätzlich:

    • Einen Beitrag zu einem positiven Betriebsklima leisten.
    • Die Mitarbeiterbindung und das Employer Branding fördern.
    • Einen Imagegewinn für das Unternehmen darstellen.

    Vor allem in Zeiten eines weiter voranschreitenden Fachkräftemangels sollten das Employer Branding und das Betriebsklima nicht außer Acht gelassen werden. Freut sich der Beschenkte, wird er anderen im Familien-, Freundes- und Bekanntenkreis davon erzählen und gern für seine Firma arbeiten.

    Drei Viertel wünschen sich Geldgeschenke oder Gutscheine

    Fragt man die Arbeitnehmer nach ihrer Meinung, wünschen sich 75 Prozent Geldgeschenke oder Gutscheine vom Arbeitgeber. Dies hat eine Umfrage des unabhängigen Meinungsforschungsinstituts Toluna unter insgesamt 538 sozialversicherungspflichtigen Beschäftigten ergeben. Rund 40 Prozent der Arbeitgeber kommen diesem Wunsch nach.

    Eine sinnvolle Alternative zu Geldgeschenken oder Gutscheinen kann das Verschenken eines gemeinsamen Erlebnisses sein. Ein

    hat das Potenzial die Belegschaft zusammenbringen und das Zusammengehörigkeitsgefühl im betrieblichem Rahmen zu stärken. Führungskräfte oder Planer von Veranstaltungen sollten darauf achten, dass eine attraktive Veranstaltungsform gewählt wird, die alle Beschenkten begeistert. Der Vorteil: Solch gemeinsame Erlebnisse bieten Gesprächsstoff und bleiben länger im Gedächtnis.

    Wie man Geschenkideen für Geschäftspartner professionell eingrenzt

    Kennt man die Vorlieben und Interessen eines Geschäftspartners, kann man ein individuelles Kundengeschenk wählen.  Geschenkideen ergeben sich sowohl im geschäftlichen Sinn wie im persönlichen Rahmen. Sammelt ein Geschäftspartner beispielsweise Münzen oder Briefmarken kann ein Präsent aus diesen Sachgebieten nachvollziehbare Freude erzeugen. Das Geschenk wird für eine lange Zeit mit dem Unternehmen und dem Schenkenden in Verbindung gebracht werden. Dies kann die Geschäftsbeziehung stärken und lang anhaltende und dauerhafte Partnerschaften begründen.

    Besteht die Geschäftsbeziehung noch nicht lange oder ist die Beziehung von Geschäftsinteressen gepflegt, ist ein allgemeingültigeres, wertiges Geschenk angebrachter. Zielführend kann beispielsweise eine wertvolle Flasche Wein sein, die der Geschäftsführer eines Betriebes seinem Geschäftspartner persönlich aus dem Urlaub mitbringt. Auf diese Weise ergeben sich Anknüpfungspunkte für Small Talk, die die geschäftliche Beziehung beleben können.

    Zusammenfassend werden Geschenke im betrieblichen Kontext nicht ausschließlich durch ihren Sachwert wertvoll. Sie gewinnen an Wert, wenn sie den Beschenkten berühren oder einen Nutzen für ihn darstellen. Diese Art von Weihnachtsgeschenken oder Präsenten zu anderen Anlässen erzeugen Gefühle der Wertschätzung. Sie stabilisieren das Betriebsklima und die Partnerschaft mit Geschäftspartnern und wirken insgesamt positiv.

    Damit ein Weihnachtsgeschenk oder ein Präsent tatsächlich gut ankommt und nicht für schlechte Stimmung sorgt, kommt es nicht ausschließlich auf die Auswahl des Präsents an. Die rechtlichen und gesetzlichen Besonderheiten müssen ebenfalls beachtet werden. Dies ist essenziell, da Geschenke des Arbeitgebers grundsätzlich zum Lohn oder Gehalt gehören und versteuert werden müssen. Kennen Arbeitgeber die gesetzlichen Freigrenzen, können Sie durch ein Geschenk berühren und gleichzeitig die Steuerlast senken.

    Wann Geschenke steuerfrei sind und welche gesetzlichen Rahmenbedingungen gelten

    Der Gesetzgeber hat im § 8 des Einkommensteuergesetzes (EStG) eine Sachbezugsgrenze von 44 Euro pro Monat festgelegt. Das Gesetz präzisiert:

    • Sachbezüge bleiben außer Ansatz, wenn die sich nach Anrechnung der vom Steuerpflichtigen gezahlten Entgelte ergebenden Vorteile insgesamt 44 Euro im Kalendermonat nicht übersteigen.
    • Gutscheine und Geldkarten bleiben ausschließlich dann außer Ansatz, wenn sie zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt werden.

    Wichtig: Zum 01.01.2020 wurde eine Verschärfung des § 8 EStG beschlossen. Dieser beinhaltet, dass Gutscheine oder Geldgeschenke als Sachbezug gewertet werden können, wenn es sich um geschlossene Zahlungssysteme handelt. Kann beispielsweise ein Gutschein ausschließlich bei einem Lieferanten eingelöst werden, ist er als Sachbezug zulässig. Könnte der Gutschein in Bargeld gewechselt oder anderweitig verwandt werden, gilt er nicht mehr als Sachbezug und ist steuer- und sozialversicherungspflichtig. Kostenerstattungen oder Prepaid-Kreditkarten zählen ebenfalls nicht als steuerbefreiter Sachbezug.

    Dies bedeutet für die Praxis, dass Aufmerksamkeiten in Form von Weihnachtsgeschenken, die die monatliche Grenze von 44 Euro in dem Monat der Schenkung nicht überschreiten, steuerbefreit sind.

    Die Sachbezugsgrenze kann ebenfalls für einen monatlichen fortlaufenden Zuschuss zum Fitnessstudio oder für andere Vergünstigungen genutzt werden. Die Summe aus dem Wert des Geschenkes und den sonstigen Sachgeschenken darf im Monat des Weihnachtsgeschenkes nicht größer als 44 Euro pro Mitarbeiter sein.

    Wie man Geschenke und ihren Sachbezugswert richtig einschätzt

    Für die Steuerfreiheit eines Geschenkes zählt nicht in erster Linie der Endpreis, sondern sein materieller Wert. Dies ist wichtig, da durch persönliche Lieferantenbeziehungen oder Sonderangebote die Rechnungssumme für ein Präsent faktisch unter die Sachbezugsgrenze gedrückt werden könnte. Erscheint dem Finanzamt die Endsumme der Rechnung in einer Steuerprüfung zu niedrig, kann es den tatsächlichen Wert schätzen. Dieser Hinweis ist vor allem dann relevant, wenn es sich um in Eigenregie hergestellte Präsente handelt. Die Rechtsauslegung wird in der Regel strikt gehandhabt. 

    Der Bundesfinanzhof hat beispielsweise entschieden, dass bei nach Hause gelieferten Geschenken die Zustellungskosten ebenfalls in die Berechnung des geldwerten Vorteils einfließen müssen, da es sich um eine Zusatzleistung handelt (AZ: VI R 32/16). Aus diesem Grund ist es aus betrieblicher Sicht zielführend, im Zweifel nicht die gesamte Freigrenze auszunutzen, sondern einen Puffer offenzulassen.

    Wie man vorgehen kann, wenn die Sachbezugsgrenze überschritten wird

    Die Sachbezugsgrenze wird von vielen Betrieben genutzt, um Arbeitnehmer monatlich mit Zuschüssen zu motivieren. Sie ist mit einem Höchstbetrag von 44 Euro pro Monat festgelegt. Wird die Sachbezugsgrenze in einem Monat aufgrund eines Weihnachtsgeschenkes überschritten, würde der volle Sachbezug die Steuerfreiheit verloren gehen. Um dies zu umgehen, können Unternehmen wie folgt vorgehen:

    Zuzahlung durch MitarbeiterMöchte man die monatliche Regelzuwendung im Dezember nicht streichen und Betriebsangehörigen trotz dieser Tatsache ein Geschenk machen, ist dies durch eine Mitarbeiterbeteiligung möglich. Die Freigrenze wird in diesem Fall bewahrt. Das gilt ebenfalls, wenn Geschenke über der Sachbezugsgrenze von 44 Euro liegen.
    Dieses Vorgehen ist in der Praxis wenig praktikabel. Es muss im Vorfeld mit dem Personal abgesprochen werden. Es kann umgesetzt werden, wenn eine schriftliche Zustimmung des Angestellten vorliegt.
    Pauschale ArbeitgeberversteuerungAus Arbeitgebersicht zielführend ist die pauschale Versteuerung durch das Unternehmen. Der § 37 b EStG erlaubt die steuerliche Pauschalierung bei Sachbezügen. Arbeitgeber zahlen in diesem Fall für das Geschenk eine Pauschalsteuer von 30 Prozent für alle anfallenden Steuern und Sozialabgaben. Die Zuwendungen dürfen die Obergrenze von 10.000 Euro pro Jahr und Mitarbeiter nicht überschreiten. Bei pauschal versteuerten Aufwendungen sind die Sozialversicherungspflicht sowie der Solidaritätszuschlag und die Kirchensteuer zu beachten!
    Geringfügige Sachgeschenke, die einen Wert von 10 € nicht überschreiten und nach § 37b EStG nicht pauschalisiert wurden, müssen in Summe zur Sachbezugsfreigrenze hinzugezogen werden.
    Weihnachtsgeschenke im Rahmen der Betriebsfeier (Weihnachtsfeier)Werden die Weihnachtsgeschenke im Rahmen der Weihnachtsfeier verteilt, können sie in den Freibetrag für Betriebsveranstaltungen einbezogen werden, der gemäß § 19 Abs. 1b Satz 3 EStG 110 Euro umfasst. Es muss ein konkreter Zusammenhang zwischen Betriebsveranstaltung und dem Geschenk bestehen. Der Wert des Geschenks sollte 60 Euro nicht überschreiten. 
    Überschreiten die Gesamtkosten der Weihnachtsfeier und der Weihnachtsgeschenke den Wert von 110 Euro pro Person, muss ausschließlich der Differenzbetrag mit einer Pauschalsteuer von 25 % versteuert werden. Wesentlich ist, dass die Geschenke während der Weihnachtsfeier ausgehändigt werden. Nach Auffassung des Hessischen Finanzgerichts (FG) können Geschenke beziehungsweise Weihnachtsgeschenke, die außerhalb einer Betriebsveranstaltung ausgegeben werden lediglich unter der 44 € Freigrenze steuerfrei bleiben (Urteil v. 22.02.2018, 4 K 1408/17).
    Eine Betriebsfeier oder Weihnachtsfeier wird aus gesetzlicher Sicht ausgerichtet, wenn der Teilnehmerkreis überwiegend aus Betriebsangehörigen besteht und die Veranstaltung allen Beschäftigten zugänglich ist.

    Zu welchen persönlichen Ereignissen erhöhte Freibeträge gelten

    Bei Geschenken, die im Rahmen von persönlichen Ereignissen übergeben werden, kann von der Sachbezugsgrenze von 44 Euro pro Monat abgewichen werden. Der Höchstbetrag für Zuwendungen dieser Art erhöht sich auf 60 Euro. Die folgenden Anlässe zählen unter anderem zu den persönlichen Ereignissen:

    • Geburtstage.
    • Hochzeiten.
    • Beförderungen.
    • Die Geburt eines Kindes.
    • Rückkehr aus der Elternzeit.

    Die gesetzliche Grundlage für diese Regelung ist in den Lohnsteuerrichtlinien im Unterpunkt R.19.6 (LStR) zu finden. Der Gesetzgeber spezifiziert, dass es sich um:

    • Sachleistungen des Arbeitgebers handeln muss, die im gesellschaftlichen Verkehr üblicherweise ausgetauscht werden.
    • Dass die Sachleistungen zu keiner ins Gewicht fallenden Bereicherung der Arbeitnehmer führen.
    • Dass die Sachleistungen als bloße Aufmerksamkeiten nicht zum Arbeitslohn gehören.

    Als „Aufmerksamkeiten“ werden vom Gesetzgeber Sachgeschenke bis zu einem Wert von 60 Euro angesehen. Beispielsweise könnten dem Arbeitnehmer Blumen, Genussmittel, ein Buch oder ein Tonträger aus Anlass eines besonderen persönlichen Ereignisses zugewendet werden. Geldzuwendungen gehören generell zum Arbeitslohn. Dies gilt ebenfalls für geringe Beträge.

    erhöhte Freibeträge zu besonderen Anlässen, Geschenl Geburt, Geschenk Hochzeit
    Zu besonderen Anlässen kann der Freibetrag sich erhöhen © igishevamaria – Adobe Stock

    Anders als bei der monatlichen Sachbezugsfreigrenze bis 44 Euro ist die Steuerbefreiung für persönliche Ereignisse an das Ereignis gebunden. Somit ist es möglich, dass ein Mitarbeiter in einem Monat Aufmerksamkeiten im Wert von 120€ erhält, wenn er beispielsweise im selben Monat heiratet und Geburtstag hat. Arbeitgeber sollten die erhöhten Freibeträge bei besonderen persönlichen Anlässen nutzen, um ihre Arbeitnehmer wertschätzend zu beschenken. Auf diese Weise können sie ihren Dank und ihre Anerkennung für die Arbeit der Mitarbeiter ausdrücken und gleichzeitig Steuern sparen.

    Warum Unternehmen zu jeder Zeit ihrer Aufzeichnungspflicht nachkommen müssen

    Um die verschiedenen Freigrenzen- und Freibeträge als Unternehmen ausnutzen zu können, ist eine

    • genaue und übersichtliche Aufzeichnung aller Ausgaben und
    • ihres Verwendungszwecks

    essenziell. Gemäß § 145 der Abgabenordnung (AO) müssen Firmen zu jeder Zeit die allgemeinen Anforderungen an Buchführung und Aufzeichnungen erfüllen. Dies schließt ein, dass die Buchführung, professionell aufgebaut ist. Sie muss einem sachverständigen Dritten, beispielsweise einem Betriebsprüfer, innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die Lage des Unternehmens vermitteln. Die Geschäftstätigkeit muss sich in ihrer Entstehung und Abwicklung zu jeder Zeit verfolgen lassen. Alle Aufzeichnungen sind in einer Weise vorzunehmen, dass der Zweck, den sie für die Besteuerung erfüllen sollen, erreicht wird.

    Um Missverständnissen vorzubeugen, handeln Mitarbeiter in der Buchhaltung zielführend, wenn sie durch Listen und Kalkulationen alle Ausgaben die mit Geschenken im Zusammenhang stehen nachweisen. Die folgenden, praxiserprobten Tipps haben sich als produktiv erwiesen:

    Bei Betriebsveranstaltungen (Weihnachtsfeiern)Aufstellungen über die konkret angefallenen Kosten, die pro anwesenden Mitarbeiter angefallen sind.
    Weihnachtspräsente oder andere GeschenkeSchriftliche Bestätigung der Übergabe.

    Teilnehmerliste mit Unterschriften, aus der die Übergabe von Geschenken ersichtlich ist.
    Bei Geschenken zu persönlichen EreignissenAnfertigung einer Anlassbeschreibung zur Rechnung des Geschenkes. Bei der Geburt eines Kindes könnte beispielsweise eine Kopie der Geburtsurkunde (personenbezogene Daten schwärzen) angehängt werden, um den Geburtstag nachzuweisen.

    Kann man als Arbeitgeber die einzelnen Aufwendungen nicht nachweisbar in die jeweiligen Freigrenzen und -beträge einordnen, könnte bei der Betriebsprüfungdie Nachzahlung möglicher Steuern fällig werden.

    Welche Freibeträge für Geschenke an Geschäftspartner gelten

    Es gibt unterschiedliche Möglichkeiten, Geschäftspartner zu Weihnachten oder zu anderen Anlässen zu beschenken. Grundsätzlich unterscheidet man zwischen:

    1. Der Weitergabe von sogenannten Streuartikeln oder
    2. Höherwertigen, spezifischen Kundengeschenken.

    Streuartikel für Geschäftspartner gelten als Werbeartikel

    Viele Unternehmen nutzen die Weihnachtszeit, um Geschäftspartnern kleine Aufmerksamkeiten zuzuschicken. Vor allem bei weniger engen oder neuen Geschäftsbeziehungen greifen Firmen verstärkt auf pauschale Streuwerbeartikel zurück. Sie dienen in erster Linie der Imageverbesserung und dem weiteren Aufbau der Geschäftsbeziehung. In den meisten Fällen werden sie mit dem Namen oder dem Logo des Betriebs oder einem Werbeslogan versehen. Aus diesem Grund werden sie steuerrechtlich nicht als Geschenke, sondern als Werbeartikel gewertet.

    Bei Streuwerbeartikeln handelt es sich um Sachgeschenke. Diese dürfen einzeln nicht die Anschaffungs- und Herstellkosten von 10€ nicht überschreiten. Dies kann beispielsweise ein Kugelschreiber mit Firmenlogo oder eine Tasse sein, den man Geschäftspartnern als Werbegeschenk überlässt. Bei der Überlassung mehrerer Artikel berücksichtigt man ausschließlich den Wert der einzelnen Artikel.

    Beispiel: Eine Brauerei kauft für 5.000 Euro Flaschenöffner. Sie verschenkt diese zu Weihnachten an einen Großteil seiner Geschäftspartner. Ausschließlich langjährige Unternehmer, zu denen eine tiefe und freundschaftliche Geschäftsbeziehung besteht, erhalten individuelle Geschenke. Ein Flaschenöffner kostet 7,50 Euro zuzüglich 19 % Umsatzsteuer.

    Der Anwendungsbereich der Pauschalbesteuerung greift im oben genannten Beispiel nicht, da es sich bei dem Geschenk um werbewirksame Streuwerbeartikel handelt. In einem Schreiben des Bundesfinanzministerium vom 19.05.2015 wird präzisiert, dass Streuwerbeartikel nicht in den Anwendungsbereich der Pauschalbesteuerung einbezogen werden brauchen. Ist der Beschenkte als Unternehmer zum Vorsteuerabzug berechtigt, gilt der Nettobetrag ohne Umsatzsteuer als Anschaffungskosten. Ist der Adressat nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt muss die Umsatzsteuer zu den Anschaffungs- bzw. Herstellungskosten kalkuliert werden – es gilt der Bruttowert. Der Flaschenöffner liegt in diesem Fall bei Anschaffungskosten in Höhe von 8,93 Euro.

    Für Geschenke mit werblichem Charakter, die als Weihnachtsgeschenk zu Weihnachten überlassen werden, müssen keine Steuern entrichtet werden. Bei geringwertigen Sachgeschenken bis zu 10 Euro kann ebenfalls auf einen Nachweis verzichtet werden, welche Geschäftspartner die Streuartikel erhalten haben.

    Wie höherwertige, spezifische Geschenke für Geschäftspartner behandelt werden

    Bei Kundengeschenken, die einen Wert von 10 Euro übersteigen, muss mit Bedacht vorgegangen werden. Dies ist wichtig, da höherwertige Geschenke steuerlich relevant sein können. Darüber hinaus können dem Beschenkten im Nachhinein steuerliche Aufwendungen entstehen.

    Beispiel: Ein Unternehmen lädt einen Geschäftspartner zu einem Konzert mit anschließendem Abendessen ein. Die Konzertkarte kostet 70 Euro, die anschließende Mahlzeit wird mit knapp 50 Euro pro Person abgerechnet. Zum Abschluss des Abends müsste man dem eingeladenen Geschäftspartner die Rechnung für die Konzertkarte, die einen Sachzuwendung darstellt, präsentieren und ihn bitten, diese zu versteuern.

    Da ein solches Vorgehen geschäftsschädigend und realitätsfern ist, können Geschenke an Geschäftspartner ebenfalls auf Grundlage des § 37 b EStG steuerliche pauschaliert werden. Das einladende Unternehmen entrichtet in diesem Fall  eine Pauschalsteuer von 30 Prozent mit der alle Steuern und Sozialabgaben abgegolten sind. Die gesamten Zuwendungen für einen Geschäftspartner dürfen die Obergrenze von 10.000 Euro pro Wirtschaftsjahr nicht übersteigen.

    Wichtig: Entscheidet man sich als Unternehmen für die pauschale Versteuerung von Kundengeschenken und Zuwendungen, ist man an diese Entscheidung das gesamte Kalenderjahr gebunden. Es ist nicht möglich im Einzelfall zu entscheiden, ob man die Pauschalierung anwenden möchte oder nicht. Aus betrieblicher Sicht ist es sinnvoll, die pauschale Versteuerung für Geschenke von Geschäftspartnern vorzunehmen. Ein solches Vorgehen wirkt professionell und wertschätzend.

    Für Geschenke an Geschäftsfreunde, die eindeutig betrieblich veranlasst werden und im Höchstfall 35 Euro betragen, gilt eine abweichende Freigrenze. Diese wird im § 4 EStG im Unterpunkt 5 verdeutlicht:

    • Aufwendungen für Geschenke an Personen, die nicht Arbeitnehmer des Steuerpflichtigen sind wirken gewinnmindernd, wenn die Anschaffungs- oder Herstellungskosten der dem Empfänger im Wirtschaftsjahr zugewendeten Gegenstände insgesamt 35 Euro nicht übersteigen.

    Zusammenfassend kann festgehalten werden, dass alle Kundengeschenke an Geschäftspartner, die einen Wert von 10 Euro übersteigen, versteuert werden müssen. Beträgt die Höhe der Aufwendungen im Kalenderjahr 35 Euro für einen Geschäftspartner, fällt sie ebenfalls unter die Steuerfreiheit. Bei Weihnachtsgeschenken oder Präsenten, die zu einem anderen Zeitpunkt im Jahr überreicht werden, muss es sich zwingend und eindeutig um:

    • betrieblich veranlassten Zuwendungen handeln.
    • Diese müssen zusätzlich zur ohnehin vereinbarten Leistung oder Gegenleistung erbracht werden.

    Als Kalkulationsgrundlage gelten alle tatsächlich angefallenen Aufwendungen, inklusive anfallender Transportkosten.

    Wie Geschenke für ausländische Geschäftspartner behandelt werden

    Werden Geschäftspartner mit einem Firmensitz im Ausland zu Weihnachten oder zu einem anderen Zeitpunkt beschenkt, ist das Geschenk steuerfrei. In einem Grundsatzurteil des Bundesfinanzhofes (BFH) vom 16.10.2013 wurde festgeschrieben, dass:

    • Eine Pauschalierung der Einkommensteuer für Empfänger von Zuwendungen, die nicht der Besteuerung im Inland unterliegen, untersagt ist.

    Die Begründung ist nachvollziehbar, da der ausländische Geschäftspartner nicht dem deutschen Steuerrecht unterliegt. Ob und wie er das Geschenk in seinem Heimatland versteuert, liegt in seinem Ermessen. Eine weitere Besonderheit im Steuerrecht betrifft die Einladung zu einem aus betrieblichen Erwägungen veranlassten Geschäftsessen.

    In welcher Höhe Arbeitnehmer oder Geschäftspartner bewirtet werden dürfen

    Um als Unternehmen bei einer Bewirtung von Geschäftspartnern von Steuer- und Abgabenfreiheit oder Steuerermäßigungen zu profitieren, müssen wichtige Grundvoraussetzungen erfüllt sein. Darüber hinaus müssen Angestellte in der Buchhaltung unterscheiden, ob es sich um:

    1. Eine Bewirtung von Geschäftspartnern oder
    2. Eine Bewirtung von Betriebsangehörigen
    3. Eine gemischte Veranstaltung mit Geschäftspartnern und Mitarbeitern

    handelt.

    Wie eine Bewirtung von Geschäftspartnern steuerrechtlich behandelt wird

    Damit eine Bewirtung beim Finanzamt als Geschäftsessen anerkannt werden kann, müssen zwingend externe Geschäftspartner anwesend sein. Eine Essenseinladung, bei der ausschließlich Mitarbeiter des eigenen Unternehmens präsent sind, wird aus Sicht des Finanzamtes nicht als Geschäftsessen gewertet. In diesem Fall gelten die rechtlichen Vorschriften für Arbeitsessen. Darüber hinaus muss der geschäftliche Anlass der Bewirtung eindeutig erkennbar sein. Finanzbeamten sollten diesen ohne Zweifel nachvollziehen können. Auf dem Bewirtungsbeleg eines Restaurants kann beispielsweise vermerkt werden:

    • Bewirtung anlässlich von Vertragsverhandlungen mit Unternehmen xy.
    • Vorbereitung der Präsentation im Rahmen der Fachtagung vom.

    Die einfache Begründung „Geschäftsbesprechung“ kann Nachfragen bei einer Steuerprüfung herausfordern. Des Weiteren muss das Essen mit Geschäftspartnern offiziell und korrekt abgerechnet werden. Restaurants oder Hotels stellen auf Nachfrage vorbereite Bewirtungsbelege oder eine schriftliche Rechnung aus, die den Grundsätzen einer professionellen Buchhaltung entspricht. Kann ein Geschäftsessen glaubwürdig nachgewiesen werden, ist eine Abrechnung auf Basis von § 4 EStG möglich. Im Gesetzestext wird der Umfang der Abrechnungsmöglichkeiten dargelegt.

    Aufwendungen für die Bewirtung von Personen aus geschäftlichem Anlass, sind zu 70 % als Betriebsausgabe abzugsfähig.  

    • Hierfür müssen sie nach der allgemeinen Verkehrsauffassung als angemessen anzusehen und deren Höhe und betriebliche Veranlassung nachgewiesen sind. 
    • Zum Nachweis der Höhe und der betrieblichen Veranlassung der Aufwendungen hat der Steuerpflichtige schriftlich die folgenden Angaben zu machen: Ort, Tag, Teilnehmer und Anlass der Bewirtung sowie Höhe der Aufwendungen.
    • Hat die Bewirtung in einer Gaststätte stattgefunden, genügen Angaben zu dem Anlass und den Teilnehmern des Geschäftsessens. Die Rechnung über die Bewirtung ist beizufügen.

    In Bezug auf die allgemeine Verkehrsauffassung ergibt sich für Unternehmen eine steuerliche Grauzone. Abhängig von Unternehmensgröße, dem Gewinn des Betriebs und seinem Bestehen können unterschiedliche Rechnungshöhen für Bewirtungen als angemessen gelten. Ein international tätiger und etablierter Konzern kann in diesem Fall eine höhere Bewirtung pro Person abrechnen als ein junges Start-up mit begrenzten finanziellen Mitteln.

    Kosten der Bewirtung, Bewirtungskosten, Weihnachtsfeier Bewirtung Mitarbeiter, Pro Kopf kosten für Bewirtung
    Bei Bewirtungskosten gelten strenge gesetzliche Regelungen © MQ-Illustrations – Adobe Stock

    Als Faustregel gelten Bewirtungskosten von 80 Euro bis 120 Euro als angemessen. Sie können zu 70 % als Betriebsausgabe abgesetzt werden. Bei unangemessen hohen Bewirtungskosten rechnet das Finanzamt im ersten Schritt den unverhältnismäßigen Anteil heraus. Dieser muss zu 100 % versteuert werden. In einem nächsten Step wird der angemessene Anteil zu 70 % als Betriebsausgabe anerkannt. 30 % aller Bewirtungskosten für Geschäftsfreunde sind nicht abzugsfähig und müssen in der Regel vom Unternehmen getragen werden.

    Was bei einer Bewirtung von Betriebsangehörigen zu beachten ist

    Eine Bewirtung von Betriebsangehörigen kann im Gegensatz zu einer Essenseinladung von Geschäftspartnern vollumfänglich als Betriebsausgabe abgerechnet werden. Als Arbeitsessen gelten Zusammenkünfte von Mitarbeitern mit ihrem Vorgesetzten zu einer geschäftlichen Besprechung sowie gesellschaftliche Anlässe wie eine Weihnachtsfeier oder eine Fortbildung. Handelt es sich um ein gemischtes Meeting, bei dem sowohl Geschäftspartner und ebenso Angestellte anwesend sein, kann die Betriebsausgabe diversifiziert werden. Für Geschäftspartner sind 70 % der Kosten als Betriebsausgabe abzugsfähig, für die Beschäftigten 100 %.

    Bewirtungskosten werden gemäß Einkommensteuerrichtlinie (EStR) 4.10 als Aufwendungen für den Verzehr von Speisen, Getränken und sonstigen Genussmitteln definiert. Eine Bewirtung im Sinne des Einkommensteuergesetzes liegt vor, wenn Personen beköstigt werden. Dies ist der Fall, wenn die Darreichung von Speisen und/oder Getränken eindeutig im Vordergrund steht. Bei einer unentgeltlichen oder teilentgeltlichen Bewirtung ist gemäß Lohnsteuerrichtlinie 19.6 ein Betrag von 60 Euro pro Person nicht zu überschreiten.

    Der Anlass muss im überwiegenden betrieblichen Interesse und mit dem Ziel einer günstigen Gestaltung des Arbeitsablaufes erkennbar sein. Werden bei einer betrieblichen Besprechung lediglich Aufmerksamkeiten in geringem Umfang (wie Kaffee, Tee, Gebäck) angeboten, handelt es sich hierbei um eine übliche Geste der Höflichkeit. Die Höhe der Aufwendungen ist nicht ausschlaggebend.

    Der Arbeitnehmer muss für eine unentgeltliche Bewirtung des Arbeitgebers keine Versteuerung des Sachbezuges vornehmen. Würde der Angestellte im Rahmen einer Auswärtstätigkeit Verpflegungsmehraufwendungen einreichen, müsste er diese um:

    • 20 % (für ein Frühstück) oder
    • 40 % (für ein Mittag- oder Abendessen)

    einkürzen. Für Betriebsveranstaltungen gelten im Übrigen besondere Bestimmungen. Derartige Feste, beispielsweise eine Weihnachtsfeier oder ein Betriebsfeier können zweimal pro Jahr bis zu einem Betrag von 110 Euro pro Person vollumfänglich als Betriebsausgabe abgerechnet werden.  

    Zusammenfassung und Fazit

    Geschenke zu einem bestimmten Anlass oder Weihnachtsgeschenke für Mitarbeiter und Geschäftspartner sind beliebt und aus betrieblicher Sicht ein wichtiges Bindungsinstrument. Fühlen sich die Angestellten durch ein Geschenk zu Weihnachten wertgeschätzt, wirkt dies motivatorisch. Ähnlich verhält es sich mit Geschäftspartnern. Ehrliche und Achtung entgegenbringende Geschenke führen zu engeren und vertrauensvolleren Geschäftsbeziehungen.

    Unternehmer und Führungskräfte sollten neben der Frage, welches Geschenk für Geschäftspartner oder die Beschäftigten richtig ist, ebenfalls über die steuerrechtlichen Fragestellungen in Bezug auf Geschenke nachdenken. Kennen Verantwortliche die unterschiedlichen Regelungen und Steuergesetze zu Geschenken, können sie neben einem aufrichtigen Dank oder Motivation zusätzlich die Steuerlast senken.

    Tabelle Freibeträge Geschenke

    FreibetragAnlass
    44 Euro monatlichSachbezugsfreigrenze für Geschenke und andere Sachzuwendungen.
    60 Euro anlassbezogenMitarbeitergeschenke zu einem besonderen Anlass, beispielsweise der Geburt eines Kindes.
    35 Euro jährlichFreigrenze für Geschenke für Geschäftspartner.
    10 EuroSteuerfreigrenze für Streuwerbeartikel.
    Pauschalsteuer 30 %Gilt für höherwertige Geschenke zu Weihnachten oder einem anderen Anlass, die die Freigrenzen oder Freibeträge übersteigen.

    2-mal 110 Euro Freibetrag für Betriebsveranstaltungen
    Freibetrag gilt für Betriebsveranstaltungen, wie beispielsweise eine Weihnachtsfeier und eine Betriebsfeier. Im Rahmen der Veranstaltung können ebenso die finanziellen Aufwendungen für Geschenke eingerechnet werden. Übersteigen die tatsächlichen Kosten 110 Euro, kann der überzählige Betrag mit 25 % Pauschalsteuer abgerechnet werden.

    Für geschäftlich veranlasste Bewirtungen muss der Einzelfall geprüft werden. Generell gilt, dass Bewirtungen für Angehörige der Belegschaft zu 100 % als Betriebsausgabe abgerechnet werden können. Essenseinladungen für Geschäftspartner können auf Grundlage des EStG zu 70 % angerechnet werden.

    Zusammenfassend können Unternehmen durch die unterschiedlichen Freigrenzen und Freibeträge in Summe einen nicht unbeträchtlichen steuerlicher Vorteil erhalten, den sie absetzen können. Es lohnt sich aus diesem Grund, in der Buchhaltung einen Überblick über alle Aufwendungen an Mitarbeiter und Geschäftspartner zu behalten sowie professionelle, nachvollziehbare Kalkulationen aufzubauen. In diesem Fall können zwei wichtige Ziele von Unternehmen vereinigt werden: Aufrichtiger Dank sowie Mitarbeiter- oder Kundenmotivation und gleichzeitig das Senken der Steuerlast.

    Autor: Redaktion Personalwissen