Onboarding im Homeoffice: So gelingt digitale Einarbeitung

Die Vorteile und die Flexibilität im Homeoffice überzeugen immer mehr Arbeitnehmer. Doch gerade in Krisenzeiten, wie während der Corona-Pandemie, gehen mit der Arbeit von zu Hause auch einige Herausforderungen einher. So starten viele neue Kollegen in den Job, ohne ein einziges Mal das Büro betreten zu haben. Damit die Einarbeitung neuer Mitarbeiter unter solchen Umständen gelingt, gibt es beim Onboarding im Homeoffice einiges zu beachten. Dieser Beitrag verrät Ihnen, wie sich die dezentrale Einarbeitung erfolgreich gestalten lässt.

Beim Onboarding geht es wortwörtlich darum, neue Mitarbeiter an Bord zu holen. Es geht also um die Einarbeitungsphase am neuen Arbeitsplatz. Das Onboarding versteht sich als systematischer Prozess. Das genaue Vorgehen ist in einem Einarbeitungsplan festgehalten.

Übrigens beginnt das Onboarding im Homeoffice nicht erst mit dem ersten Arbeitstag. Schon sobald der Arbeitsvertrag unterschrieben ist, startet die Phase des Preboardings – also der Vorbereitung auf die Einarbeitung. Doch warum ist es sinnvoll, den Prozess der Einarbeitung so detailliert zu gestalten?

Vorteile eines gelungenen Onboardings im Homeoffice

Zum einen ist es ein wichtiges Tool des Talent Management. Denn gute Arbeitskräfte sind gefragt. Verläuft ihr Einarbeitungsprozess nicht so, wie sie es sich vorgestellt haben, können sie die Probezeit nutzen und schon nach kurzer Zeit wieder kündigen – beispielweise weil die Konkurrenz interessantere Angebote für das Kompetenzmanagement und Bildungsurlaub bietet.

Zudem können Mitarbeiter nur selbstständig und produktiv arbeiten, sobald sie wissen, wie Abläufe beim neuen Arbeitgeber funktionieren und wo ihr Aufgabenbereich liegt. Onboarding im Homeoffice hilft außerdem dabei, ein Gefühl der Nähe im Team zu schaffen – trotz der räumlichen Distanz. Auf diese Weise stärkt ein gelungenes Integrationsverfahren die Motivation neuer Mitarbeiter. Ein doppeltes Plus: Denn motivierte Arbeitnehmer arbeiten auch produktiver.

Digitale Einarbeitung: Das sind die Onboarding-Herausforderungen

Gerade in Zeiten von Corona ist das Onboarding kein leichtes Unterfangen. Social-Distancing-Maßnahmen führen möglicherweise dazu, dass Arbeitnehmer in den ersten Arbeitstag starten, ohne das Bürogebäude ein einziges Mal betreten zu haben. Denn auch das Recruiting findet vermehrt digital statt. Die Folge: Neuen Teammitgliedern fällt es zu Beginn schwer, sich mit dem Unternehmen und seiner Arbeitsweise zu identifizieren.

Normalerweise können sich Onboardees – also neue Mitarbeiter – am ersten Arbeitstag im Office an den Kollegen orientieren. Diese Möglichkeit entfällt bei der dezentralen Einarbeitung. Die neuen Mitarbeiter sitzen zu Hause allein vor ihrem Schreibtisch und fühlen sich möglicherweise von der Flut an Informationen erschlagen. Deshalb ist es vor allem auch in Zeiten von Corona wichtig, bereits nach der Unterzeichnung des Arbeitsvertrags mit dem Preboarding zu beginnen.

So gelingt das Preboarding im Homeoffice

Ein gelungenes Preboarding ist Pflicht, damit Teammitglieder motiviert und zuversichtlich in ihre neue Stelle starten können. Dabei ist es wichtig, in der Zeit zwischen Vertragsunterzeichnung und Arbeitsstart den Kontakt zum Onboardee nicht zu verlieren. Eine transparente Kommunikation nimmt den neuen Mitarbeitern dabei viele Ängste. Personalverantwortliche sollten die Einzuarbeitenden dabei stets über das weitere Vorgehen auf dem Laufenden halten. Dabei interessieren den neuen Arbeitnehmer vor allem folgende Fragen:

• Wie läuft die virtuelle Einarbeitung ab? Gibt es einen Einarbeitungsplan?
• Wer sind die Ansprechpartner und wie sind diese zu erreichen?
• Welche technische Ausrüstung ist am ersten Arbeitstag nötig?
• Gibt es Möglichkeiten, sich im Team zu vernetzen?

Ein ausführliches Informationsschreiben sollte diese Fragen beantworten. Achten Sie darauf, dass dieses zeitnah nach der Vertragsunterzeichnung versendet wird.

Ein herzliches Willkommen: Vernetzungsmöglichkeiten anbieten

Auch wenn der Austausch von Angesicht zu Angesicht entfällt, sollte man neuen Mitarbeitern das Gefühl schenken, Teil eines Teams zu sein. Dabei bietet die Digitalisierung zu Zeiten von Corona sogar Vorteile. Denn noch nie waren die Kollegen digital so gut vernetzt wie zu Krisenzeiten. Das lässt sich nutzen, um neuen Teammitgliedern schon vor dem ersten Arbeitstag ein Gefühl der Zugehörigkeit zu schenken. Möglichst zeitnah sollten sie daher einen Zugang zum firmeninternen Intranet oder anderen Social-Media-Gruppen erhalten.

Von App bis Zubehör: Technische Voraussetzungen klären

Damit das digitale Arbeiten gelingt, ist die passende technische Ausrüstung Pflicht. Die Führungskraft sollte den neuen Kollegen daher detailliert mitteilen, welche Hardware für einen gelungenen Arbeitsstart nötig ist. Neben den Klassikern wie Laptop und Smartphone gibt es bei der technischen Ausstattung noch weit mehr zu beachten:

• Ist sonstige Büroausstattung (wie beispielsweise ein Drucker) nötig?
• Ist der Laptop mit der nötigen Software ausgestattet? Dazu zählen auch Tools für Videokonferenzen, Meetings und das soziale Miteinander
• Ist eine VPN-Verbindung eingerichtet?
• Ist der Zugang zu allen Cloud-Lösungen (inklusive Passwörtern) geschaffen?
• An wen kann sich der Onboardee für technischen Support wenden?

Gerade für Mitarbeiter, die das erste Mal im Homeoffice arbeiten, können die vielen technischen Details überfordernd wirken. Personalverantwortliche sollten daher Hilfe im Umgang mit der Technik anbieten und rechtzeitig über alle technischen Must-haves informieren. Sind die technischen Rahmenbedingungen schon vorab geklärt, kann der Onboardee in der ersten Woche direkt loslegen, ohne sich Gedanken um die Hardware machen zu müssen.

Persönliche Note: Mit einer Aufmerksamkeit begeistern

Wenige Tage vor dem Jobstart ist eine persönliche Geste außerdem ein guter Weg, um das neue Teammitglied auf den ersten Arbeitstag einzustimmen. Ein herzliches Begrüßungsschreiben der Führungskraft sollte dabei nicht fehlen. Zusätzlich kann ein kleines Willkommensgeschenk die Vorfreude auf den Arbeitsstart steigern. Wie wäre es beispielsweise mit einer Kaffeetasse, die das Unternehmens-Branding trägt? Ganz klassisch kann man natürlich auch einen Blumengruß überbringen lassen.

Onboarding im Homeoffice: So geht es ab dem ersten Arbeitstag weiter

Der Grundstein ist gelegt und der Onboardee ist motiviert für seinen ersten Tag im Homeoffice-Büro. Und nun? Das Preboarding ist jetzt abgeschlossen – Zeit für das richtige Onboarding im Homeoffice. Damit die Remote-Einarbeitung gelingt, ist vor allem eines wichtig: Orientierung.

Außerdem ist die soziale Integration ein wichtiger Baustein der Einarbeitungsphase. Vorgesetzte und Kollegen sollten während des gesamten Onboarding-Prozesses im engen Austausch mit dem neuen Teammitglied stehen. So können sich alle Beteiligten regelmäßig Feedback geben und prüfen, ob die Einarbeitung so erfolgreich verläuft, wie geplant.

Wichtiger Anker beim Homeoffice-Onboarding: Orientierung

Nach dem Preboarding folgt bei der Einarbeitung die Phase der Orientierung. Normalweise besichtigen neue Mitarbeiter zu dieser Zeit das Unternehmen und erhalten eine Unterweisung in ihre Arbeitsaufgaben. Doch wie lässt sich das im Homeoffice-Onboarding realisieren?

Eine digitale Willkommensmappe, die den Einarbeitungsplan enthält, kann Abhilfe schaffen. Wer möchte, kann diese Inhalte und Ziele auch als Webinar, E-Learning-Kurs oder als digitales Tutorial gestalten. Doch der Onboardee trägt die Verantwortung für den erfolgreichen ersten Tag nicht allein. Daher sollte der erste Arbeitstag direkt mit einem gemeinsamen Videocall starten, indem das weitere Vorgehen besprochen wird.

Beispiel Onboarding: Der erste Tag im Homeoffice

Wie genau der erste Arbeitstag dabei abläuft, hängt natürlich von unternehmensinternen Strukturen ab. Dennoch kann es hilfreich sein, sich an dieser Grobstruktur zu orientieren:

• Gemeinsamer Start in den Tag mit einem Video-Call
• Dabei zunächst Vorstellungsrunde für alle Anwesenden und Begrüßung des neuen Teammitglieds
• Besprechen des weiteren Tagesverlaufs und festlegen konkreter Arbeitsaufträge
• Der neue Mitarbeiter erfährt, an wen er sich bei Fragen über welches Medium wenden kann
• Zeit für freies Arbeiten. Der Onboardee verschafft sich einen Überblick über seine To-Dos und erledigt erste Aufgaben
• Gegebenenfalls erneutes Meeting nach einigen Stunden, um Fortschritte und Fragen zu klären

Do’s and Don’ts: Generelle Richtlinien für das Remote-Arbeiten

Für die erste Orientierung im Unternehmen spielen auch Zeitpläne eine wichtige Rolle. Diese bieten Struktur und lassen den neuen Kollegen wissen, welcher Zeitrahmen für Aufgaben zur Verfügung steht. Zwar kann man davon ausgehen, dass neue Mitarbeiter im Sinne des Trainings on the Job mit der Zeit an ihren Aufgaben wachsen. Dennoch müssen Homeoffice-Neulinge erst noch lernen, die eigene Arbeitszeit frei einzuteilen – konkrete Zeitpläne können hierbei eine wichtige Stütze sein.

Dazu zählt auch zu klären, ob es Kernzeiten der Anwesenheit gibt und wie Pausen- und Ruhezeiten geregelt sind. Führungskräfte sollten außerdem auch zu Beginn der Einarbeitung darauf eingehen, inwieweit persönliche Ausnahmesituationen bei der Arbeitszeit berücksichtigt werden können – beispielsweise, wenn ein Kind im Homeschooling ist. Die Coronakrise hat die Relevanz der Lebensphasenorientierung noch einmal unterstrichen. Neue Mitarbeiter sollten wissen, in welchen Bereichen des Homeoffice sie eine bestimmte Flexibilität genießen und welche Pflichten es unabhängig vom Privatleben zu erfüllen gilt.

Wir statt ich: Soziales Miteinander im Homeoffice

Ein Unternehmen kann nur durch seine Mitarbeiter bestehen. Um einen Betrieb kennenzulernen, ist es daher auch wichtig, das soziale Miteinander zu durchschauen. Dazu zählen zum einen organisatorische Dinge:

• Wie viele Abteilungen gibt es?
• Wer sind wichtige Ansprechpartner?
• Wer ist für welche Aufgaben zuständig?

Dieser Überblick ist für das neue Teammitglied wichtig, um sich auch beim Onboarding aus dem Homeoffice einen Eindruck vom sozialen Miteinander im Betrieb zu verschaffen.

Während eines normalen Arbeitstages steht vor allem auch der persönliche Kontakt zu den Kollegen im Mittelpunkt. Um dies zu ersetzen, sollten im Homeoffice Alltag nicht nur fachbezogene Calls auf der Agenda stehen, sondern auch die Möglichkeit für einen persönlichen Austausch geschaffen werden. Ein Teamchat für Alltägliches kann hierzu ebenso beitragen wie eine gemeinsame Remote-Kaffeepause. Dabei schaltet sich das Team per Videokonferenz zusammen – doch nicht um zu arbeiten. Vielmehr dient die gemeinsame digitale Pause als Zeit für einen Austausch, um einander besser kennenzulernen und das Teamgefühl zu stärken.

Tipp: Ein Mentorensystem kann das Onboarding im Homeoffice bereichern. Dabei erhält jeder Onboardee einen Paten. Wichtig ist, dass der erfahrene Mitarbeiter eine vergleichbare Position im Unternehmen innehat, damit kein Hierarchiegefälle entsteht. Der Mentor ist der Ansprechpartner für alltägliche Fragen und kann außerdem Insider-Einblicke bieten. Er kann beispielsweise darüber informieren, wie die Karriereplanung und das Coaching im Unternehmen aussieht und welche Personalentwicklungsmaßnahmen es gibt. Er weiß außerdem, ob der Betrieb ein Dual Ladder System bietet.

Feedback: Meinungsaustausch und Qualitätssicherung

Spätestens nach Abschluss der ersten Arbeitswoche sollte eine Führungskraft ein erstes Feedbackgespräch planen. Denn dieses ist nicht nur ein wichtiges Tool der Personalentwicklung. Vielmehr zieht man gemeinsam ein Resümee über die erste Onboarding-Woche. Dabei sollten sich Personalverantwortliche für ein Videotelefonat entscheiden. Denn die Mimik bietet für die Kommunikation häufig interessante Informationen.

Doch beim Feedbackgespräch geht es nicht nur darum, dem Onboardee Rückmeldung zu geben. Vielmehr sollte er auch selbst zu Wort kommen dürfen, um Feedback an das Unternehmen zu geben. Nur so ist die Führungskräfteentwicklung sichergestellt. Vorgesetzte können dabei folgende Fragen nutzen, um das Gespräch zu strukturieren:

• Wie geht es dem Onboardee? Wie geht’s es ihm im Hinblick auf die Zusammenarbeit mit anderen und im Hinblick auf seine Aufgaben?
• Was hat ihm an der ersten Woche gefallen?
• Wo besteht Verbesserungsbedarf? Was braucht er konkret in der nächsten Woche?

Dieses erste Feedbackgespräch ist wichtig, um die Qualität des Onboardings im Homeoffice zu kontrollieren. Ist der neue Mitarbeiter zufrieden mit seiner Arbeit im Heimbüro und der Einarbeitung? Falls er in der ersten Woche mit besonderen Herausforderungen konfrontiert war, ist nun der richtige Zeitpunkt, um darauf zu reagieren. So lassen sich kleine Unzufriedenheiten frühzeitig aufdecken und beseitigen, bevor sie sich negativ auf die Motivation auswirken.

Der Onboarding-Prozess ist mit der ersten Woche allerdings noch lange nicht abgeschlossen. Daher sind regelmäßige Mitarbeitergespräche in den ersten Monaten unerlässlich, um zu prüfen, dass die gegenseitigen Erwartungen erfüllt werden. So lässt sich auf Dauer auch ein Jobenrichment erreichen und ein Personal Entwicklungszyklus erarbeiten. Die ehrliche und transparente Kommunikation hilft dabei, dass die Einarbeitung zum Erfolg wird.

Onboarding im Homeoffice: Schlüssel zu motivierten Arbeitnehmern

Neue Mitarbeiter einzuarbeiten, war schon immer eine spannende Angelegenheit. Doch im Zuge der Corona-Krise zeigt sich, wie wichtig ein strukturiertes Onboarding wirklich ist. Die Kollegen arbeiten von zu Hause, der direkte Kontakt entfällt. Im schlimmsten Fall fühlen sich neue Teammitglieder deshalb allein gelassen und finden keinen Zugang zum Unternehmen – Demotivation ist die Folge.

Damit die Onboardees auch im Homeoffice motiviert in die neue Stelle starten können, lässt sich schon die Zeit zwischen Vertragsunterzeichnung und erstem Arbeitstag nutzen. In den Wochen des Preboardings halten Personalverantwortliche mit dem neuen Mitarbeiter Kontakt. Er erhält in dieser Zeit alle Informationen, die er für einen reibungslosen Start in den ersten Tag benötigt.

Nach Arbeitsbeginn braucht der Onboardee vor allem Orientierung und das Gefühl, sozial integriert zu sein. Ein durchdachter Einarbeitungsplan kann dabei helfen, diesen Punkten gerecht zu werden. Regelmäßige Meetings und Feedback sind wichtig, um zu überprüfen, ob die Einarbeitung gelingt. Der Aufwand lohnt sich. Denn sind neue Mitarbeiter erst einmal richtig eingearbeitet, unterstützen sie das Team motiviert und produktiv.

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